TIETOJENKÄSITTELYTIETEIDEN LAITOS PROJEKTITOIMINNAN PERUSTEET TENTTI 28.4.2001 Tonja Molin-Juustila Kustakin tehtävästä max 6 pistettä. Vastaukset arvostellaan 0,5 pisteen tarkkuudella. Oikeat vastaukset tulevat kurssin www-sivuille tentin jälkeen. Tentin tulokset tarkastetaan ja toimitetaan opintokansliaan viikolla 9. Tehtävistä 1 ja 5 max 6 pistettä, nämä arvostellaan 0,5 pisteen tarkkuudella. Vastaa kysymyksiin 2,3,4,6 ja 7 rengastamalla yksi ja vain yksi vastausvaihtoehto. Kustakin tehtävästä voi saada 1 pisteen (tai ei yhtään). Mikäli kysymykseen on vastattu rengastamalla useampi kuin yksi vaihtoehto, saa tehtävästä 0 pistettä. Max pistemäärä on 17 pistettä. Oikeat vastaukset tulevat kurssin www-sivuille tentin jälkeen. Tentin tulokset tarkastetaan ja tulokset toimitetaan viikolla 19. Tentin arvostelu: 0 6.5 p = hylätty / 7 8 p = 1 / 8.5 9.5 p = 1+ / 10 11 p. = 2- / 11,5 12,5 p = 2 / 13 14 p = 2+ / 14.5 15.5 p = 3- / 16 17 p = 3. Kysymys 1: Projektin aikana voi ilmaantua syitä muuttaa projektille alussa asetettuja tavoitteita. Muutosten tekeminen ei kuitenkaan saa olla hallitsematonta. Millaisia vaiheita kuuluu muutoshallintaan? (max 6p) Vastaus: Muutosehdotuksen laatiminen (kirjallinen) Muutoksen vaikutusten arviointi Muutoksen käsittely (hyväksytään/hylätään) Muutoksen toteutus ja seuranta Muutoksen dokumentointi Muutoksesta tiedottaminen
Kysymys 2: Päätöksenteko monimutkaistuu, projektien valvonnassa tarvitaan paljon kokouksia. Projektien väliset kiistat resursseista ovat yleisiä. Organisaatio voi byrokratisoitua. Organisaatio vaatii luotettavasti toimivaa projektien aika- ja resurssisuunnittelua. Nämä ongelmat ovat tyypillisiä. Rengasta vain yksi vaihtoehto! (o/1 p) 1. linjaorganisaatiolle 2. matriisiorganisaatiolle 3. projektiorganisaatiolle Oikea vastaus on 2. Pelin s. 91. Kysymys 3: Projektijohtaminen on tulosjohtamista. Projektille asetettavat tavoitteet voidaan esittää muodostamana, ns. tuloskolmiona. Rengasta vain yksi vaihtoehto! (o/1 p) 1. ajan, tuloksen ja resurssien 2. työntekijöiden, yrityksen ja asiakkaan 3. laadun, määrän ja ajan 4. taloudellisten, sisällöllisten ja työmäärällisten tavoitteiden Oikea vastaus on 1. Pelin s. 44 ja luentomateriaali. Projektille asetetaan ajalliset, sisällölliset, laadulliset ja taloudelliset tavoitteet. Projektin tulos pitää sisällään sekä laadun, että sisällön/määrän. Resurssit on laajempi käsite kuin raha. Luennoilla on käytetty kolmiossa resursseja. Toki aikakin on resurssi, mutta resurssit käsitteenä mahdollistaa raha-arvoisen kustannuksen tyypin arvioinnin ja siten korostaa erityyppisten resurssien merkitystä tuloksen (sisällön ja laadun) tekemisessä. Vaihtehdosta 3 puuttuu resurssit kokonaan ja vaihtoehdosta 4 puolestaan aika kokonaan. Vaihtoehto 2 on aivan tuulesta temmattu. Kysymys 4: Täydennä lause puuttuvalla termillä. Rengasta vain yksi vaihtoehto! (o/1 p) Projektin tehtävänä on varmistaa projektin menestyksellinen toteutus ja tavoitteiden saavuttaminen. 1. johtoryhmän 2. projektipäällikön 3. ohjauksen 4. laadunvarmistuksen Oikea vastaus on 3. Pelin s. 305.
Project Expert Oy:llä on käytössä tietojärjestelmä projektiensa hallintaan. Nykyinen järjestelmä tukee työmäärien arviointia ja seurantaa ja toimii hyvin pienissä (1-2 hengen) projekteissa, joissa projektitiimi pystyy helposti hallitsemaan projektin aikataulun henkilökohtaisten kalentereidensa avulla. Projektikoko on kuitenkin viime aikoina ollut kasvava. Työntekijöiden määrä on myös lisääntynyt merkittävästi. On ilmaantunut tarve kehittää parempia välineitä projektin hallintaan, sekä suunnitteluun että seurantaan. Project Experts Oy on tästä johtuen tehnyt sopimuksen System Expert Oy:n kanssa projektityöstä, jossa keskityttäisiin kehittämään Project Experts Oy:n projektinhallintajärjestelmää aikataulutuksen, resurssoinnin ja raportoinnin osalta. Nämä tavoitteet uskotaan saavutettavan integroimalla MS Project ohjelmisto olemassa olevaan tietojärjestelmään. Ajatuksena on, että työmäärät, resurssit ja aikataulutus laadittaisiin MS Projectilla, minkä tiedot vietäisiin automaattisesti olemassa olevan järjestelmän tietokantoihin. Vastaavasti toteutuma tieto välitettäisiin automaattisesti nykyisen järjestelmän tietokannoista MS Projectille. Tilattavan projektin tehtäväksi on ajateltu tällaisen, toistaiseksi vielä ideatasolla olevan ratkaisun, toteutuspilotointi mahdollista jatkoprojektia silmällä pitäen. Tutustu tarkasti oheiseen materiaalin projektista ja vastaa sen pohjalta seuraaviin kysymyksiin. Kysymys 5: Tämä tehtävä on kolmiosainen: Projektisuunnitelman luvussa 2.1 luetellaan toimituksen sisältö. (max 6p) 1) Määrittele tarkemmin seuraavat listalla näkyvät toimitukset: määritys, ohjelmisto, toteutusdokumentaatio. (3p) 2) Lisäksi listalla ei ole mainittuna aivan kaikki kirjallinen aineisto, mitä projektissa tuotetaan (esim. katelmointipöytäkirjat puuttuvat). Mitä listalta puuttuu? (2p) 3) Projektin kohteessa on mainittu 3 oleellista tulosta projektin tavoitteiden kannalta. Miten täydentäisit toimitusta näiden tavoitteiden näkökulmasta? (1p) Vastaus 1) (3p) - määritys: tarkennettu määritys (sanallinen ja graafinen) kehitystarpeista ja toteutettavasta toiminnallisuudesta - ohjelmisto: rakenteellisesti laadukas ja hyvin dokumentoitu prototyyppisovellus - toteutusdokumentaatio: ulkoiset rajapinnat ja toteutusrajoitteet ainakin mainittu 2) Lisäksi toimitetaan (2p) - (katselmointipöytäkirjat: projektisuunnitelmasta ja toteutuksesta ainakin mainittu) - muistiot asiakasneuvotteluista - projektin eri työvaiheista... laaditaan muistiot 3) (esim.) projektiryhmän kirjallinen arvio MS Project:in mahdollisuuksista ja rajoitteista integroitaessa nykyiseen järjestelmään (1p)
Kysymys 6: Mikä seuraavista tilanteista vastaa lähinnä liitteenä olevan projektisuunnitelman mukaisesti tilannetta, jolloin testaussuunnitelma on valmis? Rengasta vain yksi vaihtoehto! (o/1 p) 1. Testaussuunnitelma on mainittu tehtäväryhmän testaus alla. Testaus on suunniteltu alkavaksi aikataulun mukaan toisen johtoryhmän kokouksen jälkeen. Testaussuunnitelma laaditaan tämän testaus tehtäväpalkin alussa ennenkuin varsinainen testaus aloitetaan. 2. Testaussuunnitelma on valmis, kun johtoryhmä on sen hyväksynyt. 3. Testaussuunnitelma on valmis, kun määrityksiin ei tehdä enää muutoksia ja testaussuunnitelma vastaa määrityksiä. Oikea vastaus on 3. Mahdolliset muutokset määrityksiin tulee tässä projektissa suunnitelman mukaan viedä myös testaussuunnitelmaan. Tässä ei periaatteessa oteta kantaa ajankohtaan milloin se on valmis vaan tukeudutaan riippuvuuten määrityksistä projektisuunnitelman hengen mukaisesti. Vaihtoehto 1 kuullostaa erittäin mahdolliselta, mutta ei voida varmuudella sanoa, noudatetaanko tätä aikataulusuunnitelmaa koko projektin ajan. Lisäksi testaus voi alkaa ennenkuin testaussuunnitelma on kokonaisuudessaan valmis. Testaussuunnitelman tulee maalaisjärjellä olla kuitenkin valmis viimeistään silloin kun itse testauskin päättyy (tai kun viimeinen osuus testaussuunnitelman mukaisesta testauksesta alkaa). Missään ei myöskään ole sanottu, että johtoryhmän pitäisi hyväksyä testaussuunnitelma esim. ennen testausta. Vaihtoehto 2 ei siis ole sopiva vastaus. Kysymys 7: Projektin laatutavoitteiden määrittely on kovin epämääräistä. Samoin näiden tavoitteiden mittaaminen. Mikä seuraavista vastaa eniten esitetyn projektin laatutavoitteita ja näiden arviointia? Rengasta vain yksi vaihtoehto! (o/1 p) 1. Projektin laatutavoitteissa ja näiden mittaamisessa on kiinnitetty huomiota prototyypin koodin laatuun. Tätä varten on suunniteltu noudatettava standardi/ohjeistus ja katselmointeja laadun varmistamiseksi. 2. Projektin laatutavoitteet on kirjattu luvussa 1.5. Projektissa pyritään pysymään aikataulussa ja pitämään arvioidut työmäärät. Näiden arviointi on laatutavoitteiden arvioinnin perusta ja projektin laadukkuus perustuu näihin tehtäviin arviointeihin. 3. Projektisuunnitelman luvussa 1.2 on kuvattu oleelliset seikat projektin tavoitteiden kannalta. Täällä kuvattuja laatutermejä ovat: selkeä kuva, hyvin dokumentoitu, sekä järkevä ja käyttökelpoinen kokonaisuus. Tulosten arvioinnissa keskitytään MS Project:in mahdollisuuksien ja rajoitteiden kuvauksen selkeyteen, prototyypin järkevyyden ja käyttökelpoisuuden arviointiin sekä koodin kommentointiin. Oikea vastaus on 1. Laatutavoitteet luvussa 1.5. eivät kerro mitään ja lisäksi suunnitelmassa ei muuten näy toimenpiteitä/tehtäviä, joilla näitä laatutavoitteita varmistettaisiin. Toki nämä voivat olla arvioinnin kohteena, mutta eivät vaikuttaisi ensisijaisilta laatutavoitteilta projektin kokonaisuutta tarkateltaessa. Sen sijaan toteutuksen laatuun on moneen kertaan kiinnitetty huomioita ja katselmoinnit on merkitty selkeinä etappeina aikataulukaavioon. Tavoitteissa kuvatut laadulliset termit ovat periaatteessa niitä kohtia, joissa voitaisiin laatukriteereitä ja näiden todentumista pohtia. Projektissa ei kuitenkaan ole minkäänlaisia toimenpiteitä suunniteltu MS Project:in mahdollisuuksien ja rajoitteiden kuvauksen arviointiin puhumattakaan määrityksen järkevän kokonaisuuden kriteeristöön. Arvioinnissa painotetaan
selkeästi toteutuksen laadukkuutta, vaikka tämä ei välttämättä ole juuri tämän projektin kokonaistavoitteiden kannalta kaikkein oleellisin asia.