UUSI JYVÄSKYLÄ KOKOUSKUTSU 5/08 Työvaliokunta 28.3.2008 KOKOUSTIEDOT Aika Paikka Puheenjohtaja OSALLISTUJAT Päätöksentekijät Muut läsnäolijat maanantai 31.3.2008, kello 10.30 12.30 Jyväskylän kaupunginhallituksen kokoushuone Veijo Koskinen Veijo Koskinen Kaija Haapsalo Ulla Lauttamus Paavo Luukkonen Heidi Nieminen Marja Komppa Pirkko Selin Katja Sorri Aimo Asikainen Briitta Järvenpää Henna Virkkunen Ari Hiltunen Pauli Partanen Paavo Pitkänen Markku Aarnos Kari Ilmonen Tuija Mäkinen Marjaana Wuolio Kari Yksjärvi Marja Leena Makkonen Juhani Starczewski Raija Sipinen Jouko Asikainen, ohjausryhmän puheenjohtaja Markku Andersson, kaupunginjohtaja, esittelijä Arto Lepistö, kunnanjohtaja, asiantuntija Timo Rusanen, kunnanjohtaja, asiantuntija Merja Vilén, henkilöstön edustaja (vj Aini Suihkonen) Marja Toikkanen, henkilöstön edustaja (vj Merja Kolari) Jukka Autioniemi, henkilöstön edustaja (vj Seija Pekkarinen) Annaliisa Lehtinen, sihteeri Helinä Mäenpää, viestintä
UUSI JYVÄSKYLÄ ESITYSLISTA 5/08 Työvaliokunta 28.3.2008 KÄSITELTÄVÄT ASIAT NRO ASIAT SIVU 34 KOKOUKSEN AVAUS 3 35 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALINTA 3 35 UUDEN JYVÄSKYLÄN ORGANISAATION RAKENTAMINEN 4 36 TIETOJÄRJESTELMÄ-, PUHELIN- JA DATAVERKKORATKAISUJA 5 UUDESSA JYVÄSKYLÄSSÄ 5 37 YSTÄVYYSKAUPUNKISOPIMUS KIINAN KUNMINGIN KANSSA 8 38 ALUEHALLINNON KEHITTÄMISHANKE JA KESKI-SUOMEN LIITTO 9 39 VIESTINTÄ - AJANKOHTAISTA 9 40 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN 9
Työvaliokunta 31.3.2008 3 34 KOKOUKSEN AVAUS 35 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALINTA Esitys Kari Yksjärvi ja Juhani Starczewski
Työvaliokunta 31.3.2008 4 35 UUDEN JYVÄSKYLÄN ORGANISAATION RAKENTAMISPROSESSI - AJANKOHTAISTA Työvaliokunta on 3.3.2008 päättänyt organisaation lähtömalliksi kolmen apulaiskaupunginjohtajan mallin. Työvaliokunta on 10.3.2008 päättänyt, että se asettaa 4 työryhmää, joista kolme on apulaiskaupunginjohtajavetoista ryhmää ja yksi talous- ja investointityöryhmä. Työryhmien tehtävä on avustaa työvaliokuntaa sille hallinnon ja palvelujen järjestämissopimuksessa sekä hallitusten asettamispäätöksissä annettujen valmistelutehtävien hoitamisessa. Ryhmät ovat 13 jäsenisiä, lukuun ottamatta yhtä ryhmää, jossa on 14 jäsentä. Työryhmiin tulee myös henkilöstön edustus. Työryhmien toimikausi on sama kuin työvaliokunnankin eli se päättyy, kun järjestelytoimikunta on asetettu. Työvaliokunta on 17.3.2008 päättänyt nimetä työryhmät seuraaville asiakokonaisuuksille: sosiaali- ja terveys, sivistys, yhdyskuntatoimi sekä talous- ja investointi. Työvaliokunta on hyväksynyt työryhmille toimintasäännön. Työvaliokunta nimesi 25.3.2008 valmistelutyöryhmien kokoonpanot. Työvaliokunta teki 25.3.2008 myöhemmin asetettavalle järjestelytoimikunnalle esityksen kahdesta uudesta apulaiskaupunginjohtajasta sekä määritteli organisaation rakennelinjaukset esitetyn organisaatiokaavion mukaisesti. Johtavien viranhaltijoiden asema ja vastuu uuden organisaation valmistelussa määriteltiin myös 25.3.2008 kokouksessa. Organisaation rakentaminen jatkuu koko kevään ajan. Määräpäivä lopulliselle organisaatiolle on 30.5.2008. Kaupunginjohtaja Andersson esittelee tässä kokouksessa ajankohtaisia asioita sekä rakentamisprosessin etenemistä ja aikataulutusta. Esitys: Työvaliokunta käy asiasta keskustelun, merkitsee esityksen tiedoksi ja antaa tarvittaessa lisävalmisteluohjeita.
Työvaliokunta 31.3.2008 5 36 TIETOJÄRJESTELMÄ-, PUHELIN- JA DATAVERKKORATKAISUJA UUDESSA JYVÄSKYLÄSSÄ (asian valmistelija Arto Jalkanen) Seudullisen tietohallintostrategian mukaisesti yhteistyötä eri kuntien, kuntayhtymien, koulutusorganisaatioiden ja Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kanssa on tehty mm. tietojärjestelmähankkeissa ja laite- ja verkkopalvelukilpailutuksissa. Uutena hankkeena on käynnistymässä puhelinjärjestelmien uusinnan kilpailutus. Korpilahden ja Jyväskylän maalaiskunnan kanssa on selvitetty nykyiset tietojärjestelmät, tietotekniikkatoiminnan talous, resurssit, volyymit sekä toimintatavat. Jyväskylän kaupungin käytössä on noin 130 tietojärjestelmää joiden taustalla on 50 tietohallinnon ja toimialojen tekemää tietotekniikkapalvelujen toimittajasopimusta. Osa sopimuksista joudutaan uusimaan ja osa jatkuu sellaisenaan Uudessa Jyväskylässä. Sopimusten voimassaolo, lisenssiehdot, hinnoitteluperusteet ja päällekkäisten sopimusten irtisanominen on hoidettava ajoissa. Samoin on meneteltävä Korpilahden ja Jyväskylän maalaiskunnan tietotekniikkatoimintaan liittyvien sopimusten suhteen. Korpilahden kanssa on tehty eri toimialojen, talouspalvelukeskuksen ja tietohallinnon edustajien kesken hanke- ja projektisuunnitelmat eri järjestelmien käyttöönotosta ja integroinnista yhteisiin ratkaisuihin. Kaupungin tietohallinto on hoitanut Korpilahden tietohallintoa ja tietotekniikkatoimintaa erillisellä palvelusopimuksella syksystä 2007 alkaen. Sopimus on voimassa vuoden 2008 loppuun. Jyväskylän maalaiskunnan kanssa on mm. sosiaali- ja kirjastotoimessa, palkanlaskennassa ja liikuntatilojen varauksissa yhteiset tietojärjestelmät joiden tietosisällöt on yhdistettävä 2009 alkuun mennessä. Suurimmat erot kaupungin ja maalaiskunnan välillä ovat taloushallinnon ja teknisen toimen (perusrekisterit, karttajärjestelmät, paikkatietoratkaisut) tietojärjestelmäratkaisuissa. Tietojärjestelmien yhdenmukaistaminen edellyttää mm. järjestelmäkonversioita (tietokantojen tietojen yhdistämistä), henkilöstön kouluttamista uusiin järjestelmiin, päällekkäisten tietosisältöjen uusimista (esim. kiinteistörekisterit, integrointi kansallisiin järjestelmiin). Tiukasta aikataulusta johtuen on tässä vaiheessa päätettävä joidenkin järjestelmien käyttöön otosta koskien Uutta Jyväskylää. Näin mahdollistetaan mm. taloussuunnittelun 2009 käynnistäminen ja yhdyskuntatoimen järjestelmien integrointi valtakunnallisiin perusrekistereihin.
Työvaliokunta 31.3.2008 6 Keskeisimmät käyttöön otettavat tietojärjestelmät ja hankkeet Uutta Jyväskylää koskien: Talous- ja henkilöstöhallinto: Logica Oy:n ERP/SAP-toiminnanohjausjärjestelmä. Käyttäjämäärien lisääntyessä on hankittava lisenssilaajennus. Skillnet Oy:n Artist-rekrytointijärjestelmä. Lisenssiehdot täytyy neuvotella uusiksi. Yhdyskuntatoimen perusrekisterit ja karttajärjestelmät: Teklan XCITY-, Webmap- ja Webinfo tuotteet, Xstreet, Internet-karttapalvelu, maanvuokralaskutus. Lisenssiehdot täytyy neuvotella uusiksi. Intranet, Internet, Extranet: Innofactor Oy:n Innofactor Prime järjestelmä, jolla on toteutettu kaupungin www-sivut ja intranet. Lisäksi järjestelmällä on tehty kaupungin pääsivun ja eri toimialojen uutisia (periytyvät myös kaupungin pääsivun uutisiksi). Myös intrauutiset on toteutettu ko. järjestelmällä. Uutistoiminnallisuuteen on koulutettu 64 käyttäjää; kaikkiaan järjestelmässä on tällä hetkellä noin 250 sivujen tekemiseen oikeuttavaa käyttäjätunnusta. Lisenssiehdot on tarkistettava. Korpilahden ja Jyväskylän mlk:n työntekijöille on sallittu pääsy kaupungin intranetiin tietoverkkoon tehdyillä toimenpiteillä. Puhelinjärjestelmät: Jyväskylän kaupungilla on tehty konsernin edustajista koostuvassa työryhmässä puhelinjärjestelmien kehittämissuunnitelma. Konsulttina on toiminut Dialcons Oy ja suunnitelma on pohja käynnistyvään puhelinoperaattorikilpailutukseen. Hankkeeseen tulevat mukaan: Hankasalmi, Jyväskylä, Jyväskylän maalaiskunta, Korpilahti, Laukaa, Muurame, Petäjävesi, Uurainen, Palokan terveydenhuollon kuntayhtymä, Korpilahden-Muuramen terveydenhuollon kuntayhtymä, Keski-Suomen sairaanhoitopiiri ja Jyväskylän ammattikorkeakoulu. Kilpailutuksen perusteella tehtävät ratkaisut (mm. mobiiliteknologian laajempi käyttöönotto korvaamaan perinteistä lankapuhelinverkkoa) suunnitellaan palvelemaan Uutta Jyväskylää.
Työvaliokunta 31.3.2008 7 Dataverkko: Seudullisesti kilpailutetussa dataverkkoratkaisussa ovat mukana: Jyväskylän kaupunki, Jyväskylän mlk, Korpilahti, Palokan terveydenhuollon kuntayhtymä, Keski-Suomen sairaanhoitopiiri, Jyväskylän koulutuskuntayhtymä, Jyväskylän ammattikorkeakoulu ja Jyväskylän yliopisto. Kuntien ja terveydenhuollon ratkaisutoimittajaksi tarjouskilpailussa valittiin Elisa Oyj jonka kanssa on meneillään sopimusneuvottelut. Tekniset toteutukset ja verkko-operaattorin tarjoamat tukipalvelut suunnitellaan Uutta Jyväskylää palvelevaksi sekä toiminnallisesti että taloudellisesti kustannustehokkaalla tavalla. Verkkoprojektin yhteydessä yhdistetään Active Directory (AD) käyttäjätietokannat ja hakemistopalvelut sekä sähköpostijärjestelmät. Esitys Työvaliokunta pättää 1) Esittää myöhemmin nimettävälle järjestelytoimikunnalle, että Uuden Jyväskylän tietojärjestelminä otetaan vuoden 2009 ajaksi käyttöön: - Talous- ja henkilöstöhallinto: Logican SAP/ERP-toiminnanohjausjärjestelmä ja Skillnet Oy:n Artist-rekrytointijärjestelmä. - Yhdyskuntatoimi: Teklan XCITY-, Webmap- ja Webinfo tuotteet, Xstreet, Internet-karttapalvelu, maanvuokralaskutus. - Intranet, Internet, Extranet: Innofactor Prime Sopimuskokonaisuuksien kilpailuttamisvelvoite tulee selvittää vuoden 2009 siirtymäkauden aikana. Mikäli kysymys on sellaisesta sopimusmuutostilanteesta, joka voidaan tulkita uudeksi hankinnaksi, tulee kokonaisuudet kilpailuttaa vuoden 2009 aikana vallitsevan lainsäädännön mukaisesti. Tässä vaiheessa, kun kilpailuttamisvelvoite on epäselvä, työvaliokunta päättää esittää järjestelmien hyväksymistä koskemaan vuotta 2009. 2) Nykyisten käytössä olevien yhteisten järjestelmien integrointi ja käyttöönotto toteutetaan hanke- ja projektisuunnitelmien mukaisesti. 3) Muiden tietojärjestelmien osalta hankkeet päätetään erillisen suunnitelman mukaan ottaen huomioon mahdolliset kilpailuttamisvelvollisuudet. 4) Puhelinjärjestelmien ja dataverkon uudistuksissa edetään kyseisten hankkeiden projektisuunnitelmien mukaisesti. 5) Tietojärjestelmäuudistusten kokonaiskustannukset selvitetään erikseen. 6) Työvaliokunta nimeää seuraavat henkilöt vastuuhenkilöiksi otsikkoasiassa: Arto Jalkanen, Pekka Pirinen sekä Maija-Liisa Havia. Heille annetaan oikeus neuvotella ja allekirjoittaa tarpeelliset sopimukset työvaliokunnan/ järjestelytoimikunnan päätösten jälkeen. Allekirjoittajina on Jalkanen yhdessä joko Havian tai Pirisen kanssa.
Työvaliokunta 31.3.2008 8 37 YSTÄVYYSKAUPUNKISOPIMUS KIINAN KUNMINGIN KANSSA Jyväskylän kaupunki ja Kunmingin kaupunki Kiinassa ovat solmineet vuosittaiset yhteistyösopimukset vuodesta 2005 alkaen (25.2.2005, 21.3.2005, 31.5.2006, 14.9.2006 ja 25.4.2007). Jyväskylän ja Kunmingin välisessä yhteistyössä on erityisesti ympäristöalalla saavutettu hyviä tuloksia. Tällä hetkellä on valmisteilla kolme yhteistyöprojektia, jotka perustuvat aiemmin allekirjoitettuihin yhteistyösopimuksiin. Kolme valmisteilla olevaa hanketta keskittyvät vesistö- ja ympäristökuormituksen alentamiseen, (keski-)suomalaista teknologiaa hyödyntävään ns. suomalais-kiinalaisen ekokyläkonseptin luomiseen ja Dianchi-järven ekologisen tilan tutkimukseen ja kunnostussuunnitelman laatimiseen. Hankkeissa ovat Jyväskylästä mukana mm. Jykes Oy, Jyväskylä Innovation Oy, Jyväskylän yliopisto ja Jyväskylän ammattikorkeakoulu ja Kiinasta Yunnanin yliopisto Kunmingissa. Ystävyyskaupunkisopimus sisältää yhteistyön elinkeinoelämän, tieteen ja teknologian, kulttuurin ja tutkimuksen aloilla sekä asiantuntijoiden ja osaamisen vaihdon. Sopimus on voimassa viisi vuotta allekirjoittamisesta lukien. Esitys Työvaliokunta käy asiasta keskustelun ja merkitsee asian tiedoksi.
Työvaliokunta 31.3.2008 9 38 ALUEHALLINNON KEHITTÄMISHANKE JA KESKI-SUOMEN LIITTO Esitys Työvaliokunta käy asiasta keskustelun aluehallinon kehittämishankkeesta ja linjaa kantansa suurten kuntayhtymien perussopimusten muutostarpeisiin. 39 VIESTINTÄ - AJANKOHTAISTA 40 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Annaliisa Lehtinen sihteeri