Viitasaaren kaupunginhallitus 244 02.10.2017 Viitasaaren kaupunginhallitus 259 23.10.2017 VitisOpenFest ry:n avustushakemukset markkinointi- ja valmistelukuluihin sekä VitisOpenFest tapahtuman lavarakenteiden kustannuksiin 581/222/2017 Viitasaaren kaupunginhallitus 02.10.2017 244 VitisOpenFest ry on toimittanut kaupungille kaksi 16.9.2017 saapunutta avus tus ha ke mus ta, joista toisessa yhdistys hakee kaupungilta en nak ko päätös tä 15 000 euron rahoitukselle tapahtumatuotannon lava- ja tek niik ka raken tei den sekä hankintojen toteuttamista varten ja toisessa 5000 euron avustus ta tapahtumamarkkinointi ja -valmistelukuluihin vuosille 2017-2018. VitisOpenFest ry on Viitasaarella 26.9.2016 perustettu yhdistys, jonka tavoit tee na on alueen matkailun ja palveluiden kehittäminen sekä erilaisten tapah tu mien järjestäminen Viitasaarella. Yhdistys on tehnyt päätöksen jär jestää kesällä 2018 koko perheen tapahtuman VitisOpenFest Boutique fes tivaa lin, joka keräisi alueen toimijat ja yritykset yhteen ja toisi esille paik kakun taa valtakunnallisesti. Tavoitteena on saada tapahtumaan en sim mäi se nä vuonna n. 2500 kävijää ja kasvattaa tapahtuma kolmen vuoden ai ka na n. 5000 kävijään. Avustushakemusten mukaan tapahtumaan ohjelmaa tuot taisi vat myös paikalliset yhdistykset ja yritykset ja ohjelma koostuisi mm. musiikista, kursseista, workshopeista ja lähiruuasta. Yhdistys arvioi, et tä tapahtuma jättäisi alueelle merkittävästi enemmän rahaa kuin mitä olisi kaupun gin myöntämä tuki. Yhdistys aikoo järjestää Viitasaarella myös muita tapahtumia kuten kon serttisali keik ko ja ja talvitapahtumia. Oheismateriaali: - Avustushakemukset Vapaa-aikatoimenjohtaja Jorma Rihto on pyydettynä lausuntona avus tus hake mus ten johdosta todennut seuraavaa: "VitisOpenFest ry. on viitasaarelainen yhdistys, joka järjestää 29.-30.6.2018 Vi tisopen Fest Boutique festivaalin Aikon Kartanon alueella. Ha ke mukses sa yhdistys ilmoittaa järjestävänsä tapahtumia tulevaisuudessa myös Viita saa ri Areenalla ja Viitasaaren keskusta-alueella. Yhdistys on osoittanut kaupunginhallitukselle kaksi eri hakemusta, mark kinoin tiin 5000 euroa sekä lavatuotannon kustannuksiin 15 000 euroa. Lisäksi yh dis tys hakee Viitasaaren kulttuuritoimelta 2500 euron kohdeavustusta yhdis tyk sen toiminnan käynnistämis- ja perustamiskuluihin. Päätöstä ko. avus-
tuk ses ta ei ole lausunnon päivämäärään 26.9.2017 mennessä tehty. Kesälle 2018 suunniteltu VitisOpenFest Boutique festivaali on idealtaan ajan mu kai nen ja monipuolinen. Tapahtuman ohjelmarungon suunnittelussa on huomioitu nykyaikaisen festivaalitapahtuman edellyttämät vaatimukset oh jel man monipuolisuudesta. Festivaalin rakenne muistuttaa nk. kau pun kifes ti vaa lia. Viitasaaren monipuoliseen ja tarjonnaltaan vilkkaaseen kulttuurikesään suun ni tel tu festivaali tuo onnistuessaan virkistävän lisän vieden tuskin tilaa ja yleisöä muilta tapahtumilta. Myöskään lähialueilla ei ole vastaavia saman lai sia tapahtumia. Tapahtuman onnistumisen kannalta on olennaista ohjelmisto ja siinä eri tyises ti musiikkiesiintyjät. Ilman nimekästä esiintyjäkaartia on tapahtuman veto voi mai suus vaarassa jäädä heikoksi. Tähän ovat järjestäjät ilmoittaneet kiin nit tä vän sä huomiota. Aikon Kartano tulevan festivaalin järjestämispaikkana on varmasti mitä sopi vin. Olemassa oleva infra osaltaan mahdollistaa tapahtuman järjestelyn ja toi saal ta tapahtuma tuo alueelle asiakkaita. Sinänsä nykymuotoisen fes ti vaalin järjestäminen ja erityisesti lavarakennelmat edellyttävät teknisesti vaa tivia rakennelmia, jolloin kustannukset nousevat korkeiksi. VitisOpenFest hakee Viitasaaren kaupungilta ennakkopäätöstä lava- ja tekniik ka tuo tan toa varten vuodelle 2018. Yhdistyksen ilmoittama kus tan nus arvio em. hankkeille on 15 000. Näkemykseni mukaan alkuvaiheessa olevan ta pah tu man järjestämistä voidaan tukea taloudellisesti myös puitteiden osalta. Se edellyttää kuitenkin tarkempaa suunnitelmaa ja kustannusarviota, jollai sia ei hakemuksessa ollut mukana. Näin ollen Vi tisopen Fest-yh dis tyk seltä on pyydettävä em. tarkennukset hakemukseen ennen päätöksentekoa. Mah dol li nen ennakkopäätös edellyttää määrärahavarausta vuoden 2018 talous ar vi oon. Markkinointi on keskeisellä sijalla tapahtumien järjestämisessä. On tärkeää, et tä tapahtumajärjestäjillä on aktiivinen ote markkinointiin ja tie dot ta miseen. Onnistunut ja näkyvä markkinointi on myös paikkakunnan ima go mainon taa. Näin ollen VitisOpenFest ry:lle voitaisiin myöntää 4 000 euron avus tus kesän 2018 tapahtuman markkinointiin. Yhdistyksen tulee toimittaa ti li sel vi tys avustuksen käytöstä 31.8.2018 mennessä, koska hakemuksessa mai nit tu 31.12.2017 vaikuttaa liian aikaiselta ajankohdalta. Mahdollisista avustuksen käyttötarkoituksen muutoksista on avustuksen saa jan toimitettava anomus avustuksen myöntäjätaholle. Myönnetty avustus tu lee palauttaa mikäli tapahtumaa ei järjestetä." Lisätiedot: Vapaa-aikatoimenjohtaja Jorma Rihto, puh. 044 459 7570.
Ehdotus Kaupunginjohtaja: Kaupunginhallitus päättää 1. esittää vuoden 2018 talousarvioon 15 000 euron määrärahavarausta kaupun gin hal li tuk sen myönnettävissä oleviin avustuksiin VitisOpenFest ry:n lava- ja tekniikkatuotantoa varten. Lopullinen rahoituspäätös tehdään tam mikuus sa 2018 hyväksyttävän yleishallinnon käyttösuunnitelman pohjalta, kun yhdistys on toimittanut kaupunginhallitukselle tapahtumajärjestelyn eri tel lyn kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman. 2. myöntää VitisOpenFest ry:lle 4000 euron suuruisen avustuksen kesän 2018 tapahtuman markkinointiin sillä ehdolla, että yhdistys toimittaa ti li selvi tyk sen kaupungille avustuksen käytöstä 31.8.2018 mennessä ja että myönnet ty avustus tulee palauttaa mikäli tapahtumaa ei järjestetä. Perusteluna todetaan, että aktiivinen ja näkyvä tapahtumamarkkinointi on tär keä osa paikkakunnan imagomainontaa ja että alkuvaiheessa olevan, merkit tä väk si tapahtuma- ja ohjelmajärjestäjäksi alueella pyrkivän, yh dis tyk sen tapahtuman järjestämistä on perusteltua tukea myös taloudellisesti, kun toimintasuunnitelma on realistinen ja kaupungin markkinointistrategian mukai nen. - - - - Keskustelun kuluessa kaupunginjohtaja antoi kokouksessa seuraavan muutetun päätöehdotuksen: "Kaupunginhallitus päättää todeta, että esitettyyn festivaaliajatukseen suhtaudutaan lähtökohtaisesti myönteisesti, mutta kaupunginhallitus haluaa vielä tarkemman esityksen tapahtuman sisällöstä ja budjetista." Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti kaupunginjohtajan kokouksessa antama muutettu päätösehdotus. Muutoksenhaku - Merkitään, että Ilkka Kemppainen poistui kokouksesta esteellisenä tämän asian käsittelyn ajaksi. Toimenpiteet jatkokäsittelyyn kaupunginhallitus Viitasaaren kaupunginhallitus 23.10.2017 259
Kaupunginhallituksen edustajat ovat keskustelleet VitisOpenFest ry:n edusta jien kanssa tapahtuman sisällöstä ja alustavasta budjetista 6.10.2017 järjes te tys sä tapaamisessa sekä vakuuttuneet tapahtumajärjestelyjen asian mukai ses ta suunnittelusta ja hoitamisesta. Oheismateriaali: - Koko perheen boutique festivaalin esittely - Tapahtuman budjetti Lisätiedot: Vapaa-aikatoimenjohtaja Jorma Rihto, puh. 044 459 7570. Ehdotus Kaupunginjohtaja: Kaupunginhallitus päättää 1. esittää vuoden 2018 talousarvioon 15 000 euron määrärahavarausta kaupun gin hal li tuk sen myönnettävissä oleviin avustuksiin VitisOpenFest ry:n lava- ja tekniikkatuotantoa varten. Lopullinen rahoituspäätös tehdään tam mikuus sa 2018 hyväksyttävän yleishallinnon käyttösuunnitelman pohjalta, kun yhdistys on toimittanut kaupunginhallitukselle tapahtumajärjestelyn lo pul lisen kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman. 2. myöntää VitisOpenFest ry:lle 4000 euron suuruisen avustuksen kesän 2018 tapahtuman markkinointiin sillä ehdolla, että yhdistys toimittaa ti li selvi tyk sen kaupungille avustuksen käytöstä 31.8.2018 mennessä ja että myönnet ty avustus tulee palauttaa, mikäli tapahtumaa ei järjestetä. Perusteluna todetaan, että aktiivinen ja näkyvä tapahtumamarkkinointi on tär keä osa paikkakunnan imagomainontaa ja että alkuvaiheessa olevan, merkit tä väk si tapahtuma- ja ohjelmajärjestäjäksi alueella pyrkivän yh dis tyk sen tapahtuman järjestämistä on perusteltua tukea myös taloudellisesti, kun toimintasuunnitelma on realistinen ja kaupungin markkinointistrategian mukai nen. Keskustelun kuluessa Hannu Suni esitti Tuija Siltasen kannattamana, että kohtaa 1 ei hyväksyttäisi ja 15 000 euron avustusta ei näin myönnettäisi, mutta kohdassa 2 voitaisiin myöntää 5 000 euron suuruinen avustus. Puheenjohtaja totesi, että keskustelun kuluessa on tehty kaupunginjohtajan päätösesityksestä poikkeava kannatettu esitys, joten asiasta tulee suorittaa äänestys. Puheenjohtaja esitti, että äänestys suoritetaan nimenhuutoäänestyksenä ja teki äänestysesityksen siten, että ne, jotka kannattavat kaupunginjohtajan päätösehdotusta, äänestävät "jaa" ja että ne, jotka kannattavat Hannu Sunin
tekemää esitystä, äänestävät "ei". Äänestystapa ja äänestysesitys hyväksyttiin. Suoritetussa nimenhuutoäänestyksessä annettiin viisi ( 5 ) "jaa"-ääntä (Sami Wiik, Juhani Halonen, Miia Kuusela, Ilpo Manninen ja Sisko Linna ) ja kaksi (2 ) "ei"-ääntä (Tuija Siltanen, Hannu Suni). Puheenjohtaja totesi, että suoritetun äänestyksen perusteella kaupunginhallitus on hyväksynyt kaupunginjohtajan päätösehdotuksen. Päätös Hyväksyttiin. Merkitään, että Ilkka Kemppainen poistui kokouksesta esteellisenä (osallisuusjäävi) tämän pykälän käsittelyn ajaksi ja samalla kokouksesta klo 19.11. Muutoksenhaku Toimenpiteet Oikaisuvaatimus Ote + oikaisuvaatimus VitisOpenFest ry, ote vapaa-aikatoimenjohtaja