Perusturvalautakunta 6 29.08.2017 Kaupunginhallitus 7 04.09.2017 Perusturvalautakunta 8 24.10.2017 Toimistosihteerin toimen täyttölupa perusturvakeskuksessa / Toimistosihteerin toimen täyttöluvan uudelleen käsittely sekä toimistosihteerin viran muuttaminen toimistosihteerin toimeksi ja toimen täyttölupa perusturvakeskuksessa 404/01.01.01/2017, 422/01.01.01/2017 Perla 29.08.2017 6 Valmistelija: Talouspäällikkö Päivi Luhtala-Sipilä, puh. 06 438 4032, 044 438 4032 Perusturvakeskuksessa on vapautunut toimistosihteerin toimi. Toimi on sijaisjärjestelyllä täytetty 31.12.2017 saakka. Toimistosihteerin teh tä vä kent tään kuuluvat perusturvakeskuksen asiakaspalvelu ja neu von ta, ostolaskutukseen ja myyntilaskutukseen liittyviä tehtäviä, läh te vän ja saapuvan postin käsittely sekä muita tehtäviä. Perusturvakeskuksessa asiakaspalvelu ja neuvonta ovat mer kit täväs sä roolissa, koska henkilökohtaisesti asioivien asiakkaiden mää rä on merkittävä. Lisäksi neuvonnan kautta voidaan toimittaa ha ke muksia ja muita asiakirjoja muille työntekijöille. Työntekijöiden turvallisuuden vuoksi perusturvakeskuksessa asiakkai den suora pääsy työntekijöiden työhuoneisiin on estetty siten, et tä väliovet ovat lukittuna. Pääovi on avoinna ja asiakkaat pääsevät aula ti laan, jossa sijaitsee neuvonta. Henkilökohtaisen palvelun lisäksi merkittävässä osassa on pu he linpal ve lu, koska ajanvaraus sosiaalityöntekijöille ja sosiaaliohjaajille tapah tuu neuvonnan kautta. Asiakas ottaa yhteyden neuvontaan, jos ta hän saa joko vastaanotto- tai puhelinajan ko. viranhaltijoille. Asiakaspalvelun turvaamiseksi on välttämätöntä, että pe rus tur va keskuk sen neuvonnassa on pääsääntöisesti henkilöstöä paikalla. Perusturvakeskuksen toimistotyön henkilöstöresurssit ovat vähäiset työ teh tä vien määrään verrattuna, joten vapautuneen toi mis to sih teerin toimen tehtävien jakaminen muille toimistosihteereille ei ole mahdol lis ta. Perusturvakeskuksessa on kaksi toimistosihteeriä sekä toimis to työn esimies, jonka alaisuuteen kuuluvat kaikki perusturvan toimis to sih tee rit. Viime vuodenvaihteessa perusturvakeskuksen toimistotehtävät vä liai kai ses ti hoidettiin noin 6 kuukauden ajan siten, että töissä oli yksi
toi mis to sih tee ri ja toimistotyön esimies. Tänä ajanjaksona todettiin, et tä perusturvakeskuksen asiakaspalvelun ja neuvonnan sekä muiden työtehtävien hoitaminen kahdella työntekijällä on liian haa voit tuva järjestelmä. Tällä tavalla ei pystytä turvaamaan asiakaspalvelua (mm. loma-ajat) ja työaika ei riitä kaikkien työtehtävien hoitamiseen. Perusturvajohtajan ehdotus: Perusturvalautakunta esittää kaupunginhallitukselle, että se myön tää täyttöluvan toimistosihteerin toimelle (alkusijoituspaikka pe rus tur vakes kus) 1.1.2018 alkaen. Päätös: Keskustelun jälkeen perusturvalautakunta hyväksyi pää tös eh do tuksen. Lisätietoja: Perusturvajohtaja Piia Aro, puh. 06 438 4100, 044 438 4100 ja ta lous pääl lik kö Päivi Luhtala-Sipilä, puh. 06 438 4032, 044 438 4032 Kh 04.09.2017 7 Valmistelija: Hallintojohtaja Toni Leppänen, puh. 06 438 4003, 044 438 4003 Vs. kaupunginjohtajan ehdotus: Kaupunginhallitus päättää myöntää täyttöluvan toimistosihteerin toimel le (alkusijoituspaikka perusturvakeskus) 1.1.2018 alkaen. Päätös: Asiasta käydyn keskustelun jälkeen hallintojohtaja muutti eh do tuksen kuulumaan seuraavasti: "Kaupunginhallitus palauttaa asian perusturvalautakunnalle uuteen val mis te luun toimistotyön järjestämiseksi perusturvakeskuksessa huo mioi den asiakasnäkökulman, yhteistyön sosiaalityöntekijöiden se kä yhteistyötahojen kanssa." Kaupunginhallitus hyväksyi tehdyn muutetun ehdotuksen. Lisätietoja: Hallintojohtaja Toni Leppänen, puh. 06 438 4003, 044 438 4003 Perla 24.10.2017 8 Valmistelija: Talouspäällikkö Päivi Luhtala-Sipilä, puh. 06 438 4032,
044 438 4032 Perusturvakeskuksessa on vapautunut toimistosihteerin toimi, joka on tällä hetkellä sijaisjärjestelyin täytetty vuoden loppuun. Tähän toimeen liittyvät tehtävät sekä perustelut toimen täytölle on esitetty edel lä perusturvalautakunnan päätöksen yhteydessä. Perusturvakeskuksen toimistosihteerin virka vapautuu 1.4.2018 alkaen, käytännössä vuosilomien vuoksi viranhaltijan viimeinen työssä olo päi vä on joulukuun puolivälissä. Toimistosihteerin työtehtäviin ovat kuuluneet elatusturva-asioiden hoitaminen, mistä syystä kysees sä on virka. Elatusturva-asiat ovat siirtyneet jo aikaisemmin Ke lal le, joten työtehtävissä ei käytetä julkista valtaa, jolloin virka muu tet ta va toimeksi. Hallintosäännön 7. luvun 2 mom. mukaan kaupun gin hal li tus päättää mm. uusien vakanssien kelpoisuusehdoista sekä vir ka suh teen muuttamisesta työsuhteeksi. Tämän toimistosihteerin työtehtäviin kuuluvat sosiaalitoimen vä li tys tili asiak kai den rahavarojen hoito sosiaalityöntekijöiden päätöksiin perus tuen ja tähän liittyen varojen maksatus asiakkaalle, Kelan etuuksien hakemista sekä henkilökohtaista asiakaspalvelua. Lisäksi teh täviin kuuluvat ostoreskontraan liittyen laskujen oikeellisuuden var mista mi nen ja tiliöinti erityisesti lastensuojelun osalta, mutta tar vit taes sa myös muiden laskujen osalta sekä muita mak sa tus teh tä viä. Toimistosihteeri on toiminut myös Pro Consona -ohjelman (toi meentu lo tu ki-, lastensuojelun sekä aikuis- ja perhetyön asia kas tie to jär jestel mä) pääkäyttäjänä. Toimistosihteerin tehtäviin kuuluu myös asiakas pal ve lu ja neuvonta sekä neuvonnan toimistosihteerin työ pa ri na toimiminen, jolloin perusturvakeskuksen asiakaspalvelu voidaan turva ta. Vaikka henkilökohtainen asiointi perusturvakeskuksessa on jonkin ver ran vähentynyt toimeentulotuen siirryttyä Kelalle, on neuvonnan ja asiakaspalvelun rooli kuitenkin vielä merkittävä. Asiakkaat ottavat yhteyt tä henkilökohtaisesti sekä myös toimittavat neuvonnan kautta hake muk sia ja muita asiakirjoja muille perusturvakeskuksen työn te kijöil le. Perusturvakeskuksessa pääovi on avoinna ja asiakkaat pää sevät vapaasti ainoastaan aulatilaan, jossa neuvonta sijaitsee, muut ovet on turvallisuussyistä suljettu. Tämän vuoksi on tärkeää asia kaspal ve lun kannalta, että neuvonnassa on jatkuvasti työntekijä pai kal la. Merkittävässä osassa asiakaspalvelussa on myös puhelinpalvelu, kos ka ajanvaraus sosiaalityöntekijöille ja sosiaaliohjaajille tapahtuu ny ky ään neuvonnan kautta. Asiakas varaa neuvonnan kautta vastaan ot to- tai puhelinajan ko. viranhaltijoille, asiakkaat eivät ota heihin suo raan yhteyttä. Mikäli neuvonnassa ei ole riittäviä hen ki lös tö resurs se ja, joudutaan puhelinliikenne ainakin osittain siirtämään esim. suo raan sosiaalityöntekijöille ja sosiaaliohjaajille.
Perusturvan toimistotyön henkilöstöresurssit ovat vähäiset, joten nyt kä sit te lys sä olevien toimistosihteerien toimien työtehtävien ja ka minen muille toimistosihteereille hankaloittaa toimintaa merkittävästi. Pe rus tur van toimistotyön henkilöstö toimii kolmessa eri yksikössä sijoi tet tu na lähelle palvelutuotantoa, mikä aiheuttaa omat ongelmat hen ki lös tön optimaaliselle käytölle. Terveyskeskuksen ta lous toi mistos sa työskentelee kaksi toimistosihteeriä, jotka työskentelevät työpa ri na ja hoitavat toistensa tehtävät mm. vuosilomien aikana. Hopea rin teel lä työskentelee yksi toimistosihteeri ja pe rus tur va kes kukses sa on kaksi toimistosihteeriä sekä toimistotyön esimies, jonka teh tä vis tä esimiestehtävien osuus on noin 25 %. Kahden toimistosihteerin täyttöluvan hakemisessa yhtenä pe rus te lun on perusturvakeskuksen neuvonnan ja asiakaspalvelun tur vaa minen. Tarkoituksena on, että jatkossa molempien toi mis to sih tee rien työskentelytila on neuvonnan yhteydessä, jolloin asiakaspalvelu voidaan saumattomasti turvata. Osittain tällä ratkaisulla myös li sä tään henkilöstön turvallisuutta, koska perusturvakeskuksessa uh kaa vien tilanteiden mahdollisuus on aina olemassa. Toimistosihteerien toimeenkuvaan on tarkoitus liittää asia kas pal velun kehittämiseksi palveluohjauksellisia tehtäviä. Prosesseja on tarkoi tuk sen mu kais ta kehittää palveluohjauksen suuntaan erityisesti sisäi sen ja muun koulutuksen avulla. Jatkossa tulee paneutua sähköis ten asiakas- ja muiden järjestelmien kehittämiseen ja käyt töön ottoon ja näissä tehtävissä toimistohenkilökunnan rooli on mer kit tä vä. Perusturvakeskuksen toimistotehtäviä on hoidettu viime syksynä ja ke vää nä noin kuuden kuukauden ajan toimistotyön esimiehen ja yhden toimistosihteerin työpanoksella. Tällöin todettiin, että asia kas palve lun ja neuvonnan sekä muiden työtehtävien hoitaminen kahden työn te ki jän työpanoksella on haavoittuva järjestelmä ja aiheuttaa sen, että muut työtehtävät ruuhkautuvat. Toimistosihteerien toimien vakinainen täyttäminen tuo toivottua jatku vuut ta perusturvan toimistotyöhön. Perusturvakeskuksen neu vonnan toimistosihteerin toimi on ollut eri syistä määräaikaisesti täy tet tynä ja ainoastaan lyhytaikaisesti vakinaisesti täytettynä vuodesta 2012 lähtien. Toimistosihteerien toimien vakinainen täyttäminen mahdollistaa sen, et tä esim. äkillisissä poissaoloissa voidaan tarvittaessa irroittaa henki lö hoitamaan sijaisuutta. Tämä edellyttää myös sen, että on mahdol li suus perehdyttää työntekijät toistensa työtehtäviin. Toi mis to sihtee rien vuosilomasijaistukset ja muut lyhytaikaiset sijaisuudet on perus tur vas sa viime vuosina hoidettu sisäisin järjestelyin eikä näihin ole palkattu sijaisia.
Sosiaalityön ammattilaiset ovat tiimissä keskustelleet toimistotyön mer ki tyk ses tä oman työnsä kannalta ja todenneet mm. että neu vonnan avoinna pitäminen on ensiarvoista myös sosiaalityön sekä heidän työnsä kannalta. Lisäksi he ovat tiimissä listanneet lukuisia muita tehtäviä, joiden hoitamisen kannalta toimistosihteerin työpanos on vält tä mä tön. Toimistohenkilöstön resurssien vähentäminen tarkoittaa sitä, että asia kas pal ve lua ei pystytä järjestämään nykyisessä laajuudessa ja muun henkilöstön työpaine lisääntyy toimistosihteerien nyt tekemän avus ta van työn siirtyessä osittain heille. Sosiaalityön am mat ti hen ki löt ovat tällä hetkellä täystyöllistettyjä eikä ole järkevää, että heidän työpa nos taan käytetään tehtäviin, jotka nyt ovat toi mis to hen ki lö kun nan hoidettavissa. Sotemaku-uudistuksen myötä myös perusturvan toimistotyöntekijät ovat siirtymässä lähtökohtaisesti maakunnan palvelukseen kahden vuo den kuluttua, joten tässä vaiheessa on tarkoituksenmukaista pitää sosiaali- ja terveydenhuollon toimistotyö omana kokonaisuutena. Perusturvajohtajan ehdotus: Perusturvalautakunta 1. esittää kaupunginhallitukselle, että se myöntää täyttöluvan toimis to sih tee rin toimelle (alkusijoituspaikka perusturvakeskus) 1.1.2018 alkaen 2. esittää kaupunginhallitukselle, että se muuttaa toi mis to sih teerin viran toimistosihteerin toimeksi, alkusijoituspaikkana pe rustur va kes kus, 1.4.2018 alkaen ja myöntää toimistosihteerin toimel le täyttöluvan 1.4.2018 alkaen. Päätös: Asiasta käydyssä keskustelussa Heli Matilainen teki seuraavan ehdotuksen: Perusturvalautakunta 1. esittää kaupunginhallitukselle, että se myöntää täyttöluvan toimistosihteerin toimelle 1.1.2018 alkaen määräaikaisena vuoden 2019 loppuun saakka ja 2. päättää, että toimistosihteerin virka jätetään täyttämättä. Jaakko Ojanperä kannatti Heli Matilaisen ehdotusta. Puheenjohtaja totesi, että keskustelussa on tehty perusturvajohtajan
päätösehdotuksesta poikkeava kannatettu ehdotus, joten asiassa suoritetaan äänestys. Puheenjohtaja esitti, että ne, jotka kannattavat perusturvajohtajan päätösehdotusta, äänestävät kyllä ja ne, jotka kannattavat Heli Matilaisen ehdotusta, äänestävät ei. Äänestysjärjestys hyväksyttiin. Suoritetussa nimenhuutoäänestyksessä annettiin 3 kyllä-ääntä (Huhta, Jäätteenmäki, Tuurinmäki) ja 6 ei-ääntä (Kuula, Matilainen, Ojanperä, Rinnankoski, Ala-Panula, Latva-Rasku). Puheenjohtaja totesi, että perusturvalautakunnan päätökseksi tuli Heli Matilaisen ehdotus. Lisätietoja: Perusturvajohtaja Piia Aro, puh. 06 438 4100, 044 438 4100 ja talouspäällikkö Päivi Luhtala-Sipilä, puh. 06 438 4032, 044 438 4032