AIKA Torstai 4.12.2014 kello 16.00 PAIKKA Microkadun kampus, B-osan 2. kerroksen neuvotteluhuone B2031 käyntiosoite: Technopolis Microkatu 1, 70210 Kuopio KÄSITELTÄVÄT ASIAT Pykälä Liite/Viite* Asia 1 KOKOUKSEN AVAUS 2 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN 3 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 4 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA 5 1 kpl KIINTEISTÖ OY TECHNOPOLIS MICROKATU 1 / RAKENNUSVAIHE 7 LOPPUYHTEENVETO JA RAKENNUSRAHASTO-OSUUKSIEN MAKSU 6 TULOSTUSYMPÄRISTÖN HALLINTAPALVELUSOPIMUS 7 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEIDEN VAHVISTAMINEN 8 1 kpl HENKILÖSTÖN SIIRTO OSAKEYHTIÖÖN LIIKKEEN LUOVUTUKSESSA 9 TOIMITUSJOHTAJA- JA JOHTAJASOPIMUSTEN LAATIMINEN 10 LIIKETOIMINTAPÄÄLLIKÖN TEHTÄVÄÄN NIMITTÄMINEN 11 YHTYMÄVALTUUSTON TÄYTÄNTÖÖNPANOT 12 OTTO-OIKEUDEN ALAISET PÄÄTÖKSET 13 MAHDOLLISET YLIMÄÄRÄISET ASIAT 14 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Sivu 1
1 KOKOUKSEN AVAUS Yhtymähallituksen puheenjohtaja Riitta Korhonen avaa kokouksen. Sivu 2
2 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Yhtymähallitus hyväksyy kokouksen työjärjestyksen. Sivu 3
3 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kuntayhtymän hallintosäännön 2 :n mukaan toimielin pitää kokouksen päättämänään aikana ja paikassa. Edelleen säännön 2 :n mukaan kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo sen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. Yhtymähallitus päätti 20.5.2014 (5 ) kokouksessa syyskauden 2014 kokousajankohdistaan. Tämän kokouksen kutsu ja lista on lähetetty kokouskutsun mukaisella jakelulla 27.11.2014. Kuntalain 58 :n mukaan muu toimielin kuin valtuusto on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Yhtymähallitus toteaa 1) kokoukseen osallistuvat henkilöt 2) kokouksen laillisuuden 3) kokouksen päätösvaltaisuuden. Sivu 4
4 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA Yhtymähallitus valitsee kokoukselle kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi valitaan Antti Kivelä ja Juha Koivula. Sivu 5
5 KIINTEISTÖ OY TECHNOPOLIS MICROKATU 1 / RAKENNUSVAIHE 7 LOPPUYHTEENVETO JA RAKENNUSRAHASTO-OSUUKSIEN MAKSU Savonian terveysalan Kuopion yksikön toiminnot siirtyivät Microkadun kampukselle vaiheittain tammikuusta 2014 alkaen. Ennen muuttoa tiloihin tehtiin muutostöitä, joiden suunnittelusta ja rakentamistyöstä vastasi vuokranantaja Kiinteistö Oy Technopolis Microkatu 1. Rakennushanke nimettiin Rakennusvaihe 7:ksi ja sitä varten perustettiin Kiinteistö Oy:n tilintarkastajien suosituksesta rakennusrahasto. Savonia on maksanut v. 2013 rakennusrahastoon 500.000 + alv 120.000, yhteensä 620.000 euroa. Työt rakennusvaihe 7 alueella valmistuivat pääosin tammikuussa 2014, mutta teknisiä parannuksia ja ilmanvaihdon säätötöitä jouduttiin tekemään elokuuhun 2014 saakka tavoitteeksi asetettujen ilmanvaihtoon liittyneiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Edellä esitetystä syystä johtuen rakennusvaihe 7 lopulliset kustannukset ja siten Savonian lopullinen rakennusrahasto-osuus on vahvistettu Kiinteistö Oy Technopolis Microkatu 1 hallituksen kokouksessa 20.10.2014 - Rakennusvaiheen 7 loppuyhteenveto ja rakennusrahasto-osuudet Muutostyöalueella on Savonian omistamia tiloja yhteensä 802 m 2 ja Technopoliksen omistamia tiloja 4.470 m 2. Kiinteistöyhtiön tilat ja niihin kohdistuvat kustannukset jakaantuvat muutosalueen omistusten suhteessa, siten että Technopoliksen osuus yhteisistä kustannuksista on 84,8 % ja Savonian 15,2 %. Taloudellinen loppuselvitys on käsitelty kahdessa vaiheessa: ensimmäinen kustannusselvitys on saatu 2.4.2014 ja lopulliset kustannukset on käyty läpi Technopoliksen edustajan kanssa 26.11.2014. Tarkastettujen laskelmien mukaan Savonian osuus rakennusvaihe 7 kokonaiskustannuksista on 625.733,36 euroa (alv 0 %). Muutostöiden kokonaiskustannuksesi tulee siis jo aiemmin rakennusrahaston kautta maksettu 500.000 euroa ja lisäystä 125.733,36 euroa, jonka Kiinteistö Oy Technopolis Microkatu 1 on laskuttanut rakennusrahasto-osuuden lisäyksenä yhtymähallituksen kokouksensa 20.10.2014 jälkeen. Talousarviossa vuodelle 2014 Microkadun tilojen muutostöihin on varattu 876.000 euron määräraha, joka tulee riittämään tämä lisämaksu huomioidenkin vuoden 2014 investointeihin. Yhtymähallitus merkitsee loppuyhteenvedon tiedoksi ja hyväksyy rakennusrahastomaksun 125.733,36 euroa (alv 0 %). Sivu 6
6 TULOSTUSYMPÄRISTÖN HALLINTAPALVELUSOPIMUS Savonialla on ollut tähän saakka Canon monitoimilaitteista Canon Oy:n kanssa 21 erillistä sopimusta leasing-sopimusta. Näiden lisäksi jokaisesta laitteesta on ollut erikseen tulostusmääriin perustuvat huolto- ja ylläpitosopimukset Canonin kanssa. Laitehallinta on hoidettu tietohallintopalveluiden kautta keskitetysti. Sopimusten hallinta ja laskujen käsittely on niiden runsaasta määrästä johtuen varsin työllistävää, kun jokainen lasku on jaettu kustannuspaikoille erikseen ja kierrätetty vastuullisilla päälliköillä hyväksyttävänä. Yhtymähallitukselle esitetäänkin nyt tulostuksen hallintapalvelusopimuksen uudistamista siten, että erilliset sopimukset kootaan yhteen. Sopimusten yhdistämistyön tuloksena on jo tähän mennessä tehty selkeä tuoteluettelo laitekannasta ja laitteiden sijainnit on täsmennetty. Samalla on luovuttu osasta vanhimmista laitteista ja siirretty vähällä käytöllä olevia tehokkaita laitteita uudistamistarpeessa olevien aktiivisessa käytössä olleiden laitteiden tilalle. Näin on säästytty uusien laitteiden leasingvuokraukselta. Esityksen mukaan Savonialla tulee 15.12.2014 lähtien olemaan yksi kampuskokonaisuus laitteineen, joka voidaan tarvittaessa kokonaisuudessaan kilpailuttaa. Tiivistyvän yhteistyön tavoitteena on luoda myös aitoa kumppanuutta, jossa tulostusympäristöä kehitetään yhteistyössä ja pystytään joustavasti vaikuttamaan myös muutoksiin (mm. tilamuutokset ja tulosmäärien muutokset siirryttäessä entistä enemmän kohti paperitonta Savoniaa). Palveluvuokra (sisältäen laitteet, sovellukset ja etähuoltopalvelut) on uudessa sopimuksessa 5.770 euroa/kk, kun se tähän mennessä on ollut 6.373 euroa/kk. Ylläpidon kustannuksissa säästöä syntyy 1.031 euroa, kun uusi sopimus maksaa 2.946 euroa/kk ja vanhat maksavat yhteenlaskettuna 3.977 euroa/kk. Kokonaissäästö on siis 1.634 euroa/kk ja laskettuna koko 36 kk sopimusajalle 58.824 euroa. Kolmelle vuodelle tehtävän sopimuksen arvo nykyisellä laitekannalla on 313.776 euroa. Yhtymähallitus hyväksyy tulostusympäristön hallintasopimuksen ja valtuuttaa kuntayhtymän johtajan allekirjoittamaan sen. Sivu 7
7 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEIDEN VAHVISTAMINEN Kuntayhtymässä on tarpeen uudistaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelyitä vastaamaan 1.1.2014 voimaan tulleita muuttuneita säädöksiä sekä ammattikorkeakoulutoiminnan yhtiöittämisestä aiheutuvia muutoksia kuntayhtymän toimintaan. Savonia-ammattikorkeakoulu oy:lle on laadittu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjesääntö, jossa on kuvattu osakeyhtiölle siirtyvä toiminta huomioon ottaen osakeyhtiön sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Tavoitteena on, että riskienhallinnan menettelyt ovat olemassa ja niitä toteutetaan systemaattisesti, ja että sisäisen valvonnan säännöt ja ohjeistukset ovat riittävät osakeyhtiön ja kuntayhtymän toiminnan näkökulmasta. Sisäinen valvonnan ja riskienhallinnan liityntää toiminnanohjaukseen on osakeyhtiöön laaditussa ohjesäännössä terävöitetty ja siten osaltaan pyritty varmistamaan niiden systemaattisuus ja säännönmukainen päivittämisrutiini. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet ja menettelyt on uudistettava myös kuntayhtymän osalta vastaavin periaattein. Kuntalain mukaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tulee olla luonteeltaan kokonaisvaltaista, systemaattista ja dokumentoitua toimintaa. Kuntayhtymään päivitettävässä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteissa on otettu huomioon kuntayhtymän toiminnan laajuus ja luonne, ohjeiden ajantasaistaminen, sisäisen tarkastuksen raportointikäytännöt sekä muut kuntalain vaatimuksista johtuvat muutostarpeet. Kuntalain 2 luvun 13 :n mukaan yhtymävaltuuston tulee päättää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteita koskeva liite toimitetaan yhtymähallituksen jäsenille ennen kokousta. Yhtymähallitus esittää yhtymävaltuustolle että se päättää kuntayhtymässä noudatettavasta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista liitteestä ilmenevän mukaisesti. Sivu 8
8 HENKILÖSTÖN SIIRTO OSAKEYHTIÖÖN LIIKKEEN LUOVUTUKSESSA Savonia-ammattikorkeakoulun kuntayhtymän ja osakeyhtiön välisessä omaisuuden ja toiminnallisen kokonaisuuden luovutussopimuksen liitteessä 4 yksilöitävä henkilöstö siirtyy osakeyhtiöön entisin palvelussuhde-ehdoin liikkeen luovutusta koskevien säännösten mukaisesti. Henkilöstön edustajien kanssa on käyty yhteistoimintalain (13.4.2007/449) 11 :n mukaiset liikkeen luovutusta koskevat neuvottelut ja ne on yksimielisesti todettu päättyneiksi. Neuvotteluissa on selvitetty luovutuksen ajankohta, luovutuksen syyt, luovutuksesta työntekijöille aiheutuvat oikeudelliset, taloudelliset ja sosiaaliset seuraukset sekä suunnitellut, työntekijöitä koskevat toimenpiteet liitteenä olevan muistion mukaisesti. - Muistio yhteistoimintalain (13.4.2007/449) 11 :n mukaisesta yhteistoimintamenettelystä Yhteenveto kuntayhtymästä osakeyhtiöön siirtyvistä palvelussuhteista esitellään kokouksessa. Yhtymähallitus hyväksyy osaltaan liikkeen luovutusta koskevan neuvottelutuloksen ja kuntayhtymästä osakeyhtiöön siirtyvän henkilöstön kokouksessa esitellyn yhteenvedon mukaisesti. Sivu 9
9 TOIMITUSJOHTAJA- JA JOHTAJASOPIMUSTEN LAATIMINEN palvelussuhteen osalta on voimassa johtajasopimus. Mainitun sopimuksen ehtojen mukaisesti johtajasopimus on uudistettava ennen osakeyhtiöön siirtymistä. Kuntayhtymän johtaja on virkasuhteessa kuntayhtymään. Toimitusjohtajan asema on erilainen. Toimitusjohtaja ei ole työsuhteessa osakeyhtiöön, vaan on osakeyhtiön toimielin. Sen vuoksi toimitusjohtajasopimuksen merkitys on keskeinen toimitusjohtajan toimisuhteen ehtojen määrittämisessä. Lisäksi on otettava huomioon ammattikorkeakoululain tuomat erityispiirteet toimitusjohtajan asemaan ja tehtävään. Lain mukaan ammattikorkeakoulussa on toimitusjohtajana toimiva rehtori. Kyse on siten myös ammattikorkeakoulun rehtorin tehtävästä. Toimitusjohtajasopimuksessa on keskeistä sopia toimitusjohtaja/rehtorin toimisuhteen ehtojen (mm. palkkauksen määräytyminen, vuosiloma, sivutoimet) lisäksi muun muassa työn tavoitteista ja painopistealueista sekä niiden seuranta- ja arviointimenettelystä sekä palvelussuhteen päättämiseen tai päättymiseen liittyvistä ehdoista. Yhtymähallitus päätti 20.5.2014 (13 16 ) kokouksessaan tekemien nimityspäätösten yhteydessä, että talousjohtajan, koulutusvastuujohtajien ja hallinto- ja henkilöstöjohtajan kanssa tehdään johtajasopimus. Edellä mainitut johtajat ovat työsuhteessa osakeyhtiöön. Johtajasopimuksessa on tarpeen sovellettavan työlainsäädännön puitteissa sopia keskeisistä johtamistehtävän suorittamiseen liittyvistä tavoitteista, vaatimuksista ja painopistealueista sekä niiden arviointi- ja seurantamenettelystä. Lisäksi johtajasopimuksessa sovitaan tietyistä työsuhteen ehdoista, kuten työsuhteen päättämiseen tai päättymiseen liittyvistä ehdoista ja menettelyistä, sivutoimista, palkkauksen määräytymisen perusteista ja muista vastaavista ehdoista. Johtajasopimuksen merkitys on keskeinen erityisesti niissä työsuhdetta koskevissa asioissa, joiden osalta johtajat on lain tai työehtosopimuksin määräyksillä rajattu niiden soveltamisalan ulkopuolelle tai jotka eivät lainkaan kuulu sääntelyn piiriin. Luonnokset toimitusjohtajasopimukseksi ja johtajasopimukseksi toimitetaan sähköpostitse yhtymähallituksen jäsenille ennen kokousta. Asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen ja kokouksessa tekemän esityksen pohjalta. Sivu 10
10 LIIKETOIMINTAPÄÄLLIKÖN TEHTÄVÄÄN VALITSEMINEN Yhtymähallitus on 2.9.2014 (9 ) kokouksessaan julistanut liiketoimintapäällikön tehtävän julkisesti haettavaksi. Hakuprosessiin kuuluu haastattelu ja ulkopuolisen asiantuntijan toteuttama soveltuvuusarviointi. Liiketoimintapäällikön rekrytoinnin valmisteluryhmään kuuluvat yhtymähallituksen päätöksen mukaisesti kuntayhtymän johtaja Mervi Vidgrén, yhtymähallituksen puheenjohtaja Riitta Korhonen, yhtymähallituksen varapuheenjohtaja Iris Asikainen, yhtymähallituksen jäsen Martti Lamberg ja henkilökunnan edustaja tutkimuspäällikkö Esa Jääskeläinen. Ammattikorkeakoulun hallituksen työelämän edustaja hallintoylihoitaja Merja Miettinen ei työkiireiden vuoksi osallistunut valintaryhmän työhön. Valintaryhmässä oli mukana ulkopuolinen asiantuntija Mercury Urvalilta. Liiketoimintapäällikkö vastaa Savonian liiketoiminnan johtamisesta ja kehittämisestä, johon kuuluvat muun muassa maksullinen palvelutoiminta, täydennyskoulutus ja koulutusvienti. Hän vastaa tulosvastuullisena Savonian liiketoimintasuunnitelman mukaisista toiminnan ja talouden tuloksista. Liiketoimintapäällikön keskeisenä tehtäväalueena on: myynnin johtaminen, kehittäminen sekä toimijoiden sparraaminen parempaan liiketoimintaan vastuu Savonian kotimaisesta ja kansainvälisestä liiketoiminnasta vastuu asiakkuuksien/kumppanuuksien hallinnasta ja asiakkuuksien hallintaan liittyvien käytänteiden kehittämisestä Savoniassa vastuu liiketoiminnan ja T&K:n tuotekehityksestä ja uusista palvelutuotteista yhteistyössä koulutusvastuualueiden ja painoalojen kanssa vastuu liiketoiminnan tuotteiden ja palveluiden laadusta vastuu Savonian liiketoimintasuunnitelman toteuttamisesta ja talousarviosta sekä niiden seurannasta ja raportoinnista toimia vastuualueensa henkilöstön lähiesimiehenä hoitaa muut sovitut ammattikorkeakoulutasoiset vastuu- ja kehittämistehtävät sekä muut johtosäännössä määrätyt tai rehtorin/toimitusjohtajan määräämät tehtävät Liiketoimintapäällikön tehtävä laitettiin julkisesti haettavaksi yhtymähallituksen päätöksen mukaisesti. Tehtävä pyritään täyttämään 1.1.2015 lukien. Tehtävässä noudatetaan 6 kuukauden koeaikaa. Hakuaika päättyi 29.9.2014 klo 15.00. Liiketoimintapäällikön tehtävään haki määräaikaan mennessä 47 hakijaa, joista valintaryhmä hakukriteereihin perustuen kutsui kahdeksan henkilöä haastatteluun. Haastattelut järjestettiin 7.11.2014 ja 14.11.2014. Haastateltavia valitessa painotettiin edellä olevien tehtäväalueiden osalta erityisesti myynnin ja liiketoiminnan tuntemusta, kansainvälistämiseen liittyvää kokemusta sekä osaamista kumppanuuksien ja asiakkuuksien hallinnassa. Mercury Urval tiedotti haastattelujen ulkopuolelle jääneille Sivu 11
hakijoille valintaperusteista sähköpostitse valmisteluryhmän 31.10.2014 pitämän kokouksen jälkeen. Soveltuvuusarviointiin osallistui neljä hakijaa. Haastatteluihin ja soveltuvuusarviointiin osallistuneet hakijat esitellään kokouksessa. Tehtävän palvelussuhteen ehdot määräytyvät Avaintyönantajat AVAINTA ry:n työehtosopimuksen mukaisesti. Tehtävän palkkaus määräytyy yhtymähallituksen 15.4.2014 ( 6) päättämien palkkausperusteiden mukaisesti. Nimitys perustuu valmisteluryhmän yksimieliseen esitykseen. Valmisteluryhmä on hakemusasiakirjoihin, haastatteluun, tehtyyn ansiovertailuun, soveltuvuusarviointiin ja kokonaisharkintaan perustuen todennut, että KTM Tomi Hyttinen täyttää parhaiten tehtävän vaatimukset ja on siihen soveltuvin. Hakijayhteenveto toimitetaan erikseen tiedoksi yhtymähallituksen varsinaisille jäsenille (Henkilötietolaki 22.4.1999/523, 3.3 ; Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621, 16.3 ). Yhtymähallitus nimittää liiketoimintapäällikön tehtävään 1.1.2015 lukien KTM Tomi Hyttisen valmisteluryhmän yksimielisen esityksen mukaisesti. Kokonaisharkintaan perustuen Tomi Hyttinen täyttää parhaiten tehtävän vaatimukset on ja siihen soveltuvin. Tehtävän palvelussuhteen ehdot määräytyvät Avaintyönantajat AVAINTA ry:n työehtosopimuksen mukaisesti. Tehtävän palkkaus määräytyy yhtymähallituksen 15.4.2014 ( 6) päättämien palkkausperusteiden mukaisesti. Sivu 12
11 YHTYMÄVALTUUSTON TÄYTÄNTÖÖNPANOT Yhtymähallitus toteaa, että yhtymävaltuuston 26.11.2014 tekemät päätökset ovat syntyneet lainmukaisessa järjestyksessä ja yhtymävaltuuston toimivallan puitteissa ja ehdottaa että ne saataisiin välittömästi panna täytäntöön, mikäli kysymys ei ole pöydälle pannuista asioista, tai sellaisista asioista joissa täytäntöönpano tekisi mahdollisen valituksen mitättömäksi, sekä viimeksi mainittujen asioiden osalta sen jälkeen kun ne ovat saaneet lainvoiman. Sivu 13
12 OTTO-OIKEUDEN ALAISET PÄÄTÖKSET Kuntayhtymän hallintosäännön 13 14 :ssä määrätään yhtymähallituksen otto-oikeudesta ja ottokelpoisen päätöksen tiedottamisesta seuraavaa: Alemman viranomaisen ja ammattikorkeakoulun hallituksen päättämän ylläpitäjän delegoimaan toimivaltaan kuuluvan asian ottamisesta yhtymähallituksen käsiteltäväksi voi päättää yhtymähallitus, sen puheenjohtaja ja kuntayhtymän johtaja, kukin erikseen. Ammattikorkeakoulun sisäisiin asioihin ei ole otto-oikeutta. Kuntayhtymän ja ammattikorkeakoulun viranhaltijoiden ja toimielinten on pöytäkirjan tarkastamista tai viranhaltijapäätöksen allekirjoittamista lähinnä seuraavan viikon keskiviikkoon mennessä tai sen sattuessa arkipyhäksi ensimmäisen arkipäivänä sen jälkeen ilmoitettava yhtymähallitukselle ja sen puheenjohtajalle niistä päätöksistä, jotka voidaan ottaa yhtymähallituksen käsiteltäväksi. Niistä asioista tai asiaryhmistä ei kuitenkaan ilmoiteta, joista yhtymähallitus on päättänyt olla käyttämättä otto-oikeuttaan. Luettelo 1: Päätökset ovat olleet määräajan esillä Savoniaammattikorkeakoulun suojatulla www-sivulla otto-oikeuden käyttämistä varten. Niissä ei ole käytetty otto-oikeutta määräaikaan mennessä. Osaamisaluejohtaja Kari Lehtomäki H31 / 3.11.2014: Varkauden kampuksen energiatekniikan tutkimushalli, Keraaminen rakenne Luettelo 2: Ei päätöksiä, joihin olisi käytetty otto-oikeutta. Yhtymähallitus merkitsee asian tiedoksi ja toteaa, että luettelon 1 mukaisista päätöksistä ei ole käytetty kuntalain 51 :n mukaista otto-oikeutta määräaikaan mennessä. Sivu 14
13 MAHDOLLISET YLIMÄÄRÄISET ASIAT Kuntayhtymän hallintosäännön 5 3 mom. mukaan toimielin voi ottaa käsiteltäväkseen sellaisen toimivaltaansa kuuluvan asian jota ei ole mainittu kokouskutsussa (listassa). Tällainen asia pannaan pöydälle seuraavaan kokoukseen, jos vähintään neljäsosa läsnä olevista toimielimen jäsenistä sitä vaatii. Sivu 15
14 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Sivu 16