AIPAL-KÄYTTÖOHJE 7.1.2015 1(6) Näyttötutkinnon järjestäjän AIPAL-koulutustoimijan pääkäyttäjälle TERVETULOA AIPAL - KOULUTUSTOIMIJAN PÄÄKÄYTTÄJÄKSI! Tässä ohjeessa kerrotaan, miten 7.1.2015 alkaen käyttöönotettavaan AIPAL aikuiskoulutuksen palautejärjestelmään myönnetään käyttöoikeuksia. Tutkinnon järjestäjän nimeämä AIPAL koulutustoimijan pääkäyttäjä myöntää käyttöoikeudet oman organisaationsa AIPAL -käyttäjille. Oikeuksia voi myöntää heti, kun pääkäyttäjä on saanut Opetushallitukselta asiaa koskevan sähköpostiviestin. Opetushallituksella on käytössä keskitetty käyttäjätunnistus, Opintopolun Käytönhallintapalvelu, jota myös uudistettu AIPAL käyttää. Samalla käyttäjätunnuksella ja kirjautumiskerralla pääsee kaikkiin niihin Opetushallituksen palveluihin, joihin henkilölle on myönnetty oikeudet. Käyttäjätunnukset ovat aina henkilökohtaisia. Keskitetty käyttäjätunnistus edellyttää, että kaikki AIPAL-järjestelmää käyttävät henkilöt tunnistetaan uudelleen ja käyttöoikeudet uusitaan. Vanhan AIPALin, jonka käyttö päättyi 31.12.2014, käyttäjätunnukset eivät toimi. KÄYTTÖOIKEUKSIEN MYÖNTÄMISEN VAIHEET 1. Opetushallitus myöntää AIPAL koulutustoimijan pääkäyttäjän oikeudet Jos sinulla ei ole aiemmin ollut käyttäjätunnusta Opintopolun virkailijapalveluun, Opetushallitus rekisteröi Käytönhallintapalveluun henkilötietosi osittain, jonka jälkeen sinun tulee itse täydentää rekisteröitävät tiedot. Täydentäminen tehdään, kun saat Opetushallitukselta sähköpostiviestin, jossa on linkki itserekisteröitymiseen. Tämän jälkeen henkilötietosi on rekisteröity. Jos sinulla on jo voimassa oleva käyttäjätunnus Opintopolun virkailijapalveluun, Opetushallitus vain lisää sinulle AIPAL koulutustoimijan pääkäyttäjän oikeudet. Saat Opetushallitukselta sähköpostiviestin, jossa kerrotaan, että oikeudet on myönnetty. 2. Pääkäyttäjänä myönnät oman organisaatiosi AIPAL-käyttäjille käyttöoikeudet Jos henkilöllä ei ole ennestään Opintopolun virkailijapalveluun käyttäjätunnusta, hänen henkilötietonsa tulee ensin rekisteröidä. Rekisteröi Käytönhallintapalveluun hänen henkilötietonsa osittain ja samalla lisää AIPALin käyttöoikeudet. Tämän jälkeen henkilö itse täydentää rekisteröitävät tietonsa linkin kautta, jonka ohjelma lähettää sähköpostilla. Sen jälkeen rekisteröinti on tehty ja AIPALin käyttöoikeudet toimivat. Jos henkilöllä on jo voimassa oleva käyttäjätunnus mihin tahansa Opintopolun virkailijapalveluun, riittää, että lisäät hänelle AIPALin käyttöoikeudet. 3. Käyttöoikeudet ovat voimassa vuoden kerrallaan Myönnetyt käyttöoikeudet ovat voimassa vuoden kerrallaan. Opetushallitus jatkaa AIPAL koulutustoimijan pääkäyttäjän käyttöoikeuksia ja pääkäyttäjä jatkaa oman organisaationsa AIPAL-käyttäjien käyttöoikeuksia.
2 ( 6 ) 1. AIPAL-KOULUTUSTOIMIJAN PÄÄKÄYTTÄJÄN OIKEUKSIEN REKISTERÖINTI 1.1 Jos olet jo Opintopolun virkailijapalveluiden käyttäjä ja sinulla on olemassa käyttäjätunnus, Opetushallitus lähettää sinulle sähköpostiviestin, jossa kerrotaan, että oikeuksiisi on lisätty AIPAL koulutustoimijan pääkäyttäjän oikeudet. Henkilötietojasi ei rekisteröidä uudelleen. Siirry ohjeen kohtaan 2: Käyttöoikeuksien myöntäminen oman organisaation AIPAL-käyttäjille 1.2 Jos sinulla ei ole aiempaa Opintopolun virkailijapalveluiden käyttäjätunnusta, Opetushallitus lähettää sinulle sähköpostiviestin, jossa on linkki itserekisteröitymiseen, jonka kautta täydennät omat rekisteritietosi. Odota tätä viestiä (ellei viestiä ole tullut kohtuullisessa ajassa, ota yhteyttä AIPAL-neuvontaan). Sähköpostiviestin sisältö näyttää tältä: Klikkaa valitsemasi kieliversion linkkiä ja täydennä vielä puuttuvat henkilötietosi (* = pakollinen). Kirjoita seuraavat tiedot: Henkilötunnus Käyttäjätunnus Salasana Henkilötunnuksella yksilöidään Opintopolun virkailijapalveluiden käyttäjä (rekisteriseloste löytyy oph.fi-sivuilta Tietopalvelut > Arviointi- ja seurantatieto > AIPAL). Minimi viisi merkkiä. Jos valitsemasi tunnus on jo käytössä, järjestelmä ilmoittaa siitä. Valitse tällöin uusi tunnus. Salasanan minimipituus on kahdeksan merkkiä. Salasanassa tulee olla vähintään yksi erikoismerkki, esim.: (!#&$?) Valitse Rekisteröidy Rekisteröitymisen jälkeen pääset myöntämään AIPAL-käyttöoikeuksia omassa organisaatiossasi.
3 ( 6 ) 2. KÄYTTÖOIKEUKSIEN MYÖNTÄMINEN OMAN ORGANISAATION AIPAL-KÄYTTÄJILLE 2.1 Kirjaudu Käytönhallintapalveluun osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi Valikossa näet kaikki ne palvelut, joihin sinulla on käyttöoikeus. AIPAL-käyttäjiä pääset lisäämään Käytönhallinta -valinnan Henkilötietojen käsittely -toiminnon alta. Huom! Kun lisäät uusia AIPALin käyttöoikeuksia, tarkista aina ensin, onko henkilöllä jo olemassa käyttäjätunnus Opintopolun virkailijapalveluihin. Jo rekisteröityjä käyttäjiä pääset hakemaan toiminnolla: Hae henkilö nimellä tai tunnuksella Jos henkilö löytyy järjestelmästä, hänelle lisätään AIPALin käyttöoikeudet (rekisteröitymistä ei tehdä uudelleen). Muista tarkistaa, että kyseessä on oikea henkilö. Siirry ohjeen kohtaan 2.3 AIPALin käyttöoikeuksien lisääminen.
4 ( 6 ) 2.2 Jos henkilöllä ei ole ennestään Opintopolun virkailijapalveluun käyttäjätunnusta, rekisteröi ensin hänen henkilötietonsa Käyttäjän rekisteröiminen palvelun käyttäjäksi Valitse Lisää virkailija ja pääset lisäämään uuden käyttäjän henkilötiedot: Pakollinen tieto on merkitty *. Asiointikieli: suomi tai ruotsi. Syntymäaika riittää. Käyttäjä ilmoittaa henkilötunnuksensa itse, kun hän täydentää omat rekisteritietonsa. Käyttäjätunnuksen voit määritellä käyttäjän puolesta tai jättää tiedon tyhjäksi. Käyttäjä voi tallentaa itse oman käyttäjätunnuksensa samalla, kun hän täydentää omat rekisteritietonsa. Tallenna ja siirry lisäämään työorganisaatio. AIPAL-järjestelmän käyttäjille organisaatioksi valitaan aina koulutustoimija. Voit valita vai niitä/sen organisaation, johon sinulla on käyttöoikeudet. Tehtävänimike on pakollinen. Tallenna.
5 ( 6 ) 2.3 AIPALin käyttöoikeuksien lisääminen Tehdään, kun henkilön tiedot on rekisteröity tai jos henkilöllä on jo ennestään voimassa oleva käyttäjätunnus mihin tahansa Opintopolun virkailijapalveluun. Valitse toiminto Käyttöoikeudet. (Koulutustoimija) Valitse yksi käyttöoikeusryhmä ja aseta sille voimassaoloaika. Hyvän tietoturvan varmistamiseksi käyttöoikeus voi olla voimassa enintään yhden vuoden aloituspäivämäärästä, sen jälkeen se uusitaan tarvittaessa. AIPAL koulutustoimijan vastuukäyttäjä - ylläpitää tutkinnon järjestäjäkohtaisia palautekyselylomakkeita ja kysymyksiä - luo kyselyihin vastaajille vastaajatunnuksia - tulostaa raportteja AIPAL koulutustoimijan käyttäjä - luo kyselyihin vastaajille vastaajatunnuksia - tulostaa raportteja AIPAL koulutustoimijan katselija - tulostaa raportteja
6 ( 6 ) 2.4 Ilmoita käyttäjälle, että AIPALin käyttöoikeus on myönnetty Jos käyttäjä jo aiemmin oli Opintopolun virkailijapalveluiden käyttäjä, ilmoita, että hänen käyttäjätunnukseensa on lisätty AIPALin käyttöoikeus. Jos käyttäjälle annettiin nyt ensimmäisen kerran käyttäjätunnus Opintopolun virkailijapalveluihin (henkilötiedot rekisteröitiin), lähetä hänelle rekisteröitymiskutsu, jolla hän täydentää omat rekisteröitävät tietonsa. Rekisteröitymiskutsun lähettäminen Valitse toiminto Lähetä kutsu Ilmoita sähköpostiosoite, johon käyttäjälle lähetetään rekisteröitymiskutsu. Käyttäjä saa sähköpostiinsa itserekisteröitymislinkin (ohjeen kohta 1.2). Jos käyttäjä ei ole saanut sähköpostiviestiä, rekisteröitymiskutsun voi käydä lähettämässä uudelleen. Rekisteröitymisen jälkeen käyttäjä pääsee kirjautumaan AIPALiin osoitteessa: https://virkailija.opintopolku.fi 3. KÄYTTÖOIKEUDEN VOIMASSAOLON JATKAMINEN AIPAL - koulutustoimijan pääkäyttäjä uusii käyttöoikeudet. Uusimisen voi tehdä joko ennen käyttöoikeuden päättymistä tai sen jälkeen. Käyttäjät voivat myös itse lähettää järjestelmän kautta käyttöoikeusanomuksia AIPAL koulutustoimijan pääkäyttäjälle. Käyttöoikeusanomusten käsittely Anomuksen voi tehdä uusi henkilö, joka haluaa käyttää AIPAL - järjestelmää tai henkilö, joka haluaa jatkaa omia AIPALin käyttöoikeuksiaan niiden voimassaolon päättymisen jälkeen. Käyttöoikeusanomus tehdään Käytönhallinta-palvelussa. Tällä hetkellä Käytönhallintapalvelu ei lähetä automaattista ilmoitusta saapuneista anomuksista, vaan pääkäyttäjän tulee käydä säännöllisesti tarkistamassa tilanne. Anomukset näkyvät Käytönhallinta valinnassa toiminnolla Käyttöoikeusanomukset. KÄYTÖN TUKI Opetushallituksen AIPAL-neuvonta sähköposti aipal@oph.fi puh. 029 533 1025 Lisäohjeita käytönhallintapalveluun Opintopolun virkailijapalvelun käyttöohjeet ovat virkailijan työpöydällä: Käyttöohjeet ja ohjevideoita: http://www.oph.fi/oppijanpalvelut/kayttoonotto/ohje_ja_tukimateriaali.