MOOC DIGITAL WORKPLACE MODUULI 1: ITSENSÄ JOHTAMINEN VIDEO: MOD1_6: Tuottavuus Vuorosanat: tarkemmat tiedot kouluttajan vuorosanoista Näytön teksti: ideoita, kuvia jne. jotka tulevat näytölle kehotettaessa. Muistiinpanot: muistiinpanoja siitä, mitä on muutettava seuraavaan versioon. VUOROSANAT NÄYTÖN TEKSTI MUISTIINPANOT2017 (Kouluttaja): Se miten hallitsemme aikaamme vaikuttaa tuottavuutemme tasoon. Se on taito, jota voidaan kehittää vähitellen ajan myötä ja se on välttämätöntä etätyölle. Tuottavuus tarkoittaa väistämättä PRIORISOINTIA; eli tehtävät tulisi osata laittaa tärkeysjärjestykseen. Tässä yhteydessä voimme viitata Eisenhowerin päätöksentekomatriisiin, joka perustuu kahteen peruskäsitteeseen: TÄRKEYTEEN ja KIIREELLISYYTEEN. PÄÄTÖKSENTEKOMATRIISI (kuva / grafiikkaa käsitteistä TÄRKEYS ja KIIREELLISYYS ja neljästä kvadrantista) Tässä videossa kolme osallistujaa avustaa kouluttajaa. Muutaman sekunnin lähikuva kouluttajasta pitelemässä nimikylttiä. Tehtävän tärkeys voidaan määritellä sen mukaan kuinka paljon se auttaa meitä saavuttamaan tavoitteitamme. Ja tehtävän kiireellisyys määräytyy AJAN mukaan. Kiireelliset tehtävät edellyttävän välitöntä huomiota. (OSALLISTUJA 1): matriisin nelikentän ensimmäinen kvadrantti käsittelee tehtävää, joka on TÄRKEÄ ja KIIREELLINEN, ja joka voi olla esimerkiksi lykkäämisen ja huonon suunnittelun myötä muodostunutta työtä. TÄRKEÄ ja KIIREELLINEN Lähikuva osallistujasta nro 1. 1
Tässä kvadrantissa on asioita jotka olivat tärkeitä, mutta joita ei hoidettu ajallaan ja muita tärkeitä ja kiireellisiä tehtäviä ilmaantui yllättäen. Tämä yhdistelmä johtaa usein stressiin ja uupumukseen. Saatat kokea, että joudut jatkuvasti sammuttamaan tulipaloja. (OSALLISTUJA 2): Seuraava kvadrantti on EI-TÄRKEÄ ja KIIREELLINEN; nämä työt ovat kiireellisiä, mutta eivät yhtä tärkeitä kuin ensimmäisessä kvadrantissa. EI-TÄRKEÄ ja KIIREELLINEN Lähikuva osallistujasta nro 2. Usein turvaudumme priorisointiin, jotta pystyisimme vastaamaan muiden odotuksiin. Keskitymme tehtäviin, joilla on välittömiä määräaikoja ja lopulta emme anna merkitystä niille tehtäville, jotka todella tarvitsevat huomiotamme ja ne jäävät siten tekemättä. Tämä on haastavin kvadrantti. Meidän on jatkuvasti kyseltävä itseltämme onko se mitä teemme nyt kiireellistä ja ansaitseeko se meidän aikamme vai tuleeko meidän keskittyä tärkeimpiin tehtäviin, jotka liittyvät suoraan tavoitteiden saavuttamiseen. (KOULUTTAJA): Ja nyt tulemme kvadranttiin TÄRKEÄ ja EI-KIIREELINEN. Se on työtä, jota voimme tehdä etukäteen ja se liittyy tavoitteisiimme ja/tai visioihimme. Se on kvadrantti, joka antaa meille elämänlaatua, tasapainoa ja hiljaisuutta. Se on seurausta suunnittelusta ja organisoimisesta. (OSALLISTUJA 3): Lopuksi pääsemme viimeiseen kvadranttiin: EI-TÄRKEÄ ja EI- KIIREELLINEN. Tämän osan tehtävät johtavat meidät tuhlaamaan aikaa ja menetämme fokuksen tullen TÄRKEÄ ja EI-KIIREELLINEN EI-TÄRKEÄ ja EI- KIIREELLINEN Lähikuva kouluttajasta. Lähikuva osallistujasta nro 3. 2
vastuuttomiksi. Nämä ovat tehtäviä, jotka pitäisi jättää huomiotta ja heittää suoraan roskikseen! On monia työkaluja, jotka voivat auttaa sinua paitsi priorisoimaan mutta myös olemaan tuottavampi työskennellessäsi. Tässä on muutamia mielenkiintoisia esimerkkejä: Kalenteri Tehtäväluettelo (Agenda) Aikataulut Taaksepäin aikataulutus (Retroplanning) Lähikuva kouluttajasta. Sanat ilmestyvät näytölle ne mainittaessa. KALENTERI: toimii hyvin tehtävien määräaikojen asettamiseen. Kalenteri voidaan jakaa muille ihmisille, mikä sopii erinomaisesti etätyöntekijöille tiimin jäsenten koordinointiin. TEHTÄVÄLUETTELO (AGENDA): käytetään päivittäin käytettävissä olevan ajan organisoimiseen. AIKATAULUT: hyvä kaikkien hankeen toteuttamiseen liittyvien toimintojen listaamiseen, koska se mahdollistaa määräaikojen sisällyttämisen ja tehtävien laittamisen loogiseen järjestykseen. TAAKSEPÄIN AIKATAULUTUS ELI RETROPLANNING: tämä on aikataulutusta käänteisesti; määräajasta tai projektin lopusta (päivämäärästä johon mennessä tavoite on pitänyt olla saavutettu) tähän päivään asti eli kaikki toimet projektin lopusta nykyhetkeen. 3
Lopuksi, tullaksesi tuottavammaksi sinun kannattaa kokeilla seuraavia: Älä ole perfektionisti. Joskus olemme liian vaativia tehtävien kanssa jotka eivät ole tärkeitä ja se vähentää aikaamme tärkeiden tehtävien suhteen. Opi järjestämään tehtäviä ja toteuttamaan prosesseja erityisesti yksinkertaisille tehtäville. Pyri välttämään useiden tehtävien tekemistä yhtä aikaa, jotta et menisi sekaisin. Ei ole mahdollista tehdä kuin yhtä asiaa kerrallaan, mikäli halutaan ylläpitää laatua. Ota kaikki irti energiatasoistasi. Ole tietoinen milloin keskittymisja tuottavuustasosi ovat korkeimmillaan. Muista, että liikunnan harjoittelu auttaa sinua pysymään kunnossa ja ylläpitää korkeaa suorituskykyä. Yritä löytää aikaa harjoitella säännöllisesti. Aloita päiväsi töillä, joilla et haluaisi aloittaa, jotta ne tulisi tehtyä kun olet valppaimmillasi ja keskittyneimmilläsi. Jos aloitat päiväsi asioilla, joista pidät voi se tarkoittaa, että käytät siihen enemmän aikaa kuin mitä siihen todella vaaditaan. Jos jokin nopea ja helppo tehtävä tulee vastaan, tee se välittömästi, jotta vältyt lisäämästä sitä työlistalle. Varaa jonkin verran aikaa viikoittain ajattelemiseen, suunnittelemiseen, järjestämiseen ja priorisoimiseen. Hyödynnä resursseja ja työkaluja, joita sinulla on käden ulottuvilla. Muista, että aikaa on vain 24 tuntia vuorokaudessa. Se mitä voimme muuttaa on se miten hallitsemme sitä. Tiivistelmä: Vältä tarpeetonta perfektionismia. Systematisoi tehtäviä. Vältä monien asioiden tekemistä yhtä aikaa. Hyödynnä ajat, jolloin energiatasosi ovat korkeat. Harrasta säännöllistä liikuntaa. Tee sellaiset tehtävät ensin, joista et pidä. Tee mitä vastaan tulee ja tee se nopeasti. Varaa aikaa suunnitteluun ja organisoimiseen. Hyödynnä resursseja ja työkaluja Lähikuva kouluttajasta. Näytön toisessa laidassa tekstit, jotka tulevat näkyviin ne mainittaessa. 4
5