Johdanto ja asennus
Kappale 1: Johdanto ja asennus FirstOffice on integroitu taloushallinto-ohjelma pienyrityksille Windows, Macintosh ja Linux käyttöympäristöihin. Se sisältää laskutuksen, osto- ja myyntireskontran, integroidun kirjanpidon sekä graafisen kalenterin, jota voit käyttää kontaktiesi ja ajankäyttösi hallintaan. Tässä johdantokappaleessa kerromme, kuinka pääset alkuun FirstOffice ohjelmallasi. Tämä kappale sisältää ohjeet asennukseen sekä uuden tietokannan luomiseen. Seuraavissa kappaleissa kerromme FirstOfficen työskentely-ympäristöstä, sen rakenteesta, FirstOfficen tavasta käsitellä tietoa ja kuinka aloitat työskentelyn FirstOfficessa. Lopuksi kuvailemme FirstOfficen asetuksia, käyttötapoja, hyvä tietää -vinkkejä, yksittäisten rekisterien rakennetta, erilaisten lomakkeiden ja raporttien tulostamista ja lopuksi tuonti-vienti toimintoa. FirstOfficen rakenne FirstOffice ohjelma koostuu useista eri rekistereistä tai tietueista, joihin kaikki informaatio on varastoituna. Nämä rekisterit ovat integroidusti yhteydessä toisiinsa monin eri tavoin. Esimerkiksi, kaikki informaatio asiakkaista on varastoitu asiakasrekisteriin, kaikki informaatio toimittajista löytyy toimittajarekisteristä ja niin edelleen. Informaatio asiakasrekisteristä voidaan hakea suoraan myyntilaskulle ja kun myyntilasku tallennetaan tieto laskusta päivittyy suoraan myyntireskontraan ja laskusta syntyy myös automaattisesti tosite kirjanpitoon. 2
Kappale 1: Johdanto ja asennus FirstOfficen rakenne Alla olevassa kuvassa näet FirstOfficen rekisterit Henkilökohtaiset rekisterit Nämä rekisterit ovat tarkoitettu henkilökohtaiseen ajanhallintaan. Näihin rekisterihin voit tallentaa tapaamiset yms. tärkeät tehtävät. Tapahtumarekisterit Jokainen tapahtumarekisterin rekisteri on tarkoitettu tiettyä taloushallinnon toimenpidettä varten. Laskut, suoritukset (suoritukset, jotka kohdennat avoimiin myyntilaskuihin), ostolaskut ja maksut (maksut, jotka kohdennat avoimiin ostolaskuihin) ovat kaikki varastoitu erillisiin rekistereihin. Tositteet rekisteri on tarkoitettu muihin kirjanpidon tositteiden luomiseen, kuten esimerkiksi luottokorttimaksujen, palkkojen ja pankkitililtä toiselle rahansiirron tiliöimisiin. Perusrekisterit Perusrekisterit sisältävät pääasiassa kaiken sen tiedon, mitä käytetään muissa rekistereissä. Tämä tieto on luonteeltaan pysyvää ja harvoin muuttuvaa. Esimerkiksi asiakasrekisterissä on toimiva lista asiakkaista ja heidän osoitteistaan. Tämä tieto asiakasrekisteristä on käytettävissä kalenterissa, laskuissa ja niistä syntyvillä tositteilla. 3
Työn kulku Integraatio rekistereiden välillä on hyvin yksinkertaista: tiedot yhdestä rekisteristä on helposti siirrettävissä muihin rekistereihin, tiedot yksittäisiin rekistereihin tarvitsee kirjoittaa vain yhden kerran. Laskut, osto- ja myyntireskontran ja kirjanpidon tositteet siirtyvät kirjanpidon raportteihin ja kaikki tiedot tallentuvat kirjanpidon rekistereihin. Rekisteriden lisäksi ohjelmassa on myös paljon pieniä tietueita, joita kutsutaan Asetuksiksi. Rekistereiden ja asetusten välinen ero ilmenee näiden tietueiden käyttötavoissa. Tieto, jota käytät päivittäin kuten asiakkaat, toimittajat, laskut ja tositteet ovat varastoitu rekistereihin. Tietoa, joka on syötetty sisään Asetukset -rekisteriin käytetään silloin, kun halutaan tarkistaa määrittelyjä tai määrätään ohjelma toimimaan tietyllä tavalla. Yrityksen taloushallinto noudattaa aina tiettyjä lainalaisuuksia. Tyypillisessä pienyrityksessä tuoteet hankitaan ryhmältä toimittajia, jonka jälkeen ne toimitetaan asiakkaille. Rahaliikenne kulkee suorituksina asiakkaalta yritykseen ja yritykseltä maksuina toimittajalle. Kaikki tositteet kirjataan ylös, laskut tulostetaan ja tieto siirtyy yrityksen kirjanpitoon. FirstOffice on moderni taloushallinto-ohjelma, joka on suunniteltu tekemään automaattisesti niin paljon kirjanpidollisia toimenpiteitä kuin mahdollista. Jos tieto on kerran syötetty ohjelman johonkin rekisteriin sitä ei tarvitse syöttää enää uudestaan muualle. Sama tieto saadaan esiin uudelleen ja sitä voidaan kierrättää ja käyttää hyväksi yhä uudelleen ja uudelleen. FirstOfficen moduulirakenteen avulla pystyt tekemän paljon erilaisia toimenpiteitä yrityksen toiminnan eri osa-alueilla. FirstOffice on suunniteltu hyvin joustavaksi, jotta erilaisen yritysmuodon omaavat yritykset voivat käyttää ohjelmaa. FirstOfficessa pääset lisäämään tiedon aina välittömästi. Esimerkiksi, jos ostolaskua kirjatessasi tarvitset tietoa myyntilaskusta pystyt hakemaan tiedon välittömästi sulkematta ostolaskurekisteriä. FirstOffice on integroitu taloushallinto-ohjelma. Ohjelman eri osa-alueet ovat integroitu toisiinsa. Myyntireskontra on esimerkiksi integroitu kirjanpidon kanssa siten, että kun hyväksyt laskun kaikki yrityksen kirjanpidolliset raportit päivittyvät automaattisesti heti. Tämä integrointi toimii välittömästi ja kattaa koko järjestelmän. Kaikki rekisterit, pääkirjat ja raportit päivittyvät aina kun tietoa lisätään ohjelmaan. Monessa tapauksessa tämä integrointi tapahtuu siten, että käyttäjä ei edes huomaa, kun automaattinen kirjanpidon tosite syntyy osto- tai myyntilaskusta. Nämä tositteet muodostavat jopa 80 % kirjanpidostasi 4
Kappale 1: Johdanto ja asennus FirstOfficen rakenne automaattisesti. Ohjelmassa ei myöskään tarvitse tehdä ylimääräisiä toimenpiteitä rekistereiden yhteensovittamiseksi toisiinsa. FirstOffice tekee kaiken tämän automaattisesti. Monivuotinen tietokanta FirstOffice:ssa on monivuotinen tietokanta. Tämä tarkoittaa mahdollisuutta säilyttää tositteet, laskut jne. samassa tietokannassa useiden vuosien ajan. Edellisen tilikauden kaikki loppusaldot siirtyvät automaattisesti avaaviksi saldoiksi seuraavalle tilikaudelle. Monivuotinen tietokanta yksinkertaistaa ja helpottaa yrityksesi vuodenvaihdetoimenpiteitä. FirstOfficen tietokanta on jatkuva. Tositteet ovat tallennettu tietokantaan juoksevassa numerojärjestyksessä ilman rajoittavia kausia tai numerosarjoja. Sinun on mahdollista ottaa raportit haluamiltasi kausilta ihan milloin vain haluat. Kun tilikausi on päätetty voidaan se halutessa myös lukita. Voit kuitenkin pitää avoimena niin monta tilikautta kuin itse haluat. 5
Asennukseen valmistautuminen FirstOffice on suunniteltu siten, että siinä on identtinen graafinen käyttöympäristö Windows, Machintosh ja Linux -käyttöjärjestelmiin. FirstOffice käyttää moni-ikkunointitekniikkaa, voit käsitellä useita eri toimenpiteitä useassa eri ikkunassa saman aikaisesti. Perusideana on ollut luoda sellainen työympäristö, joka läheisesti muistuttaa tapaasi käsitellä papereita, lomakkeita ja dokumentteja työpöydälläsi Tämä seikka vaikuttaa suuresti FirstOfficen ulkoasuun ja se käsittelee raportteja ja lomakkeita hieman eri tavalla, johon olet ehkä tottunut käyttäessäsi muita tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentaohjelmia. FirstOfficessa on paljon ominaisuuksia, joihin et ole aikaisemmin tutustunut. Jos tämä on ensimmäinen ohjelma, jota alat käyttämään Windows tai Machintosh käyttöjärjestelmässäsi, tutustu tietokoneeseesi ja sen ominaisuuksiin ja opettele kaikessa rauhassa käyttämään sitä. Varmista myös, että käyttöjärjestelmäsi mukaiset oikeat ohjelmaversiot on asennettu koneellesi. Jos olet epävarma tästä, ota yhteys tietokonesi jälleenmyyjään. FirstOffice ja yrityksesi kappaleesta voit lukea perusasioista yrityksen kirjanpidosta. Lue se huolella, jos tämä on ensimmäinen kerta, kun aloitat kirjanpidon tietokoneellasi. Vaikka olet kokenut tietokoneenkäyttäjä lue tämä johdanto huolella koska FirstOffice sisältää paljon uusia ja erilaisia keinoja tehdä työsi tehokkaammaksi, helpommaksi ja nopeammaksi. Jos olet en-koskaan-luekäsikirjoja ihminen opit varmastikin käyttään FirstOfficea nopeasti se on hyvin helppoa. Mutta muista, että ohjelma sisältää paljon työtäsi nopeuttavia oikoteitä, nämä kaikki vinkit löydät tästä käsikirjasta. Tehokasta hallintoa FirstOfficea on helppo käyttää. Seuraamalla tässä käsikirjassa olevia asennusohjeita pystyt asentamaan taloushallinto-ohjelmasi hyvin nopeasti. Saat tulosi ja menosi ajantasalle tuotapikaa ja pystyt tehokkaasti seuraamaan yrityksesi rahaliikennettä. Automaattisen taloushallinnon perusidea on laittaa tietokone tekemään suurimman osan rutiinitehtävistä. Aluksi työmäärä voi näyttää suurelta kun ohjelma tarvitsee sisälleen kaiken tarvittavan tiedon esimerkiksi tuotteista ja asiakkaista, mutta se on todellisuudessa ainoa asia mikä täytyy aluksi tehdä. Ei ole pakollista aloittaa heti käyttämään kaikkia FirstOfficen monista ominaisuuksista. Muista, että mitä enemmän tietoa syötät eri rekistereihin ja 6
Chapter 1: Introduction and Installation - Preparing for Installation tietueisiin sitä enemmän ohjelma pystyy avustaamaan sinua päivittäisessä työssäsi. Asennuksen suunnittelu Jos tämä on ensimmäinen kertasi kun alat käyttää tietokoneohjelmasovellusta taloushallinnossasi tai jos olet vaihtamassa järjestelmää vietä hetki aikaa, että saat muodostettua kokonaiskuvan ohjelmastasi. Sen jälkeen tiedät kuinka tarvittavat toimenpiteet tehdään tehokkaammin. Hyvä tapa on aloittaa suunnittelu kynän ja lehtiön kanssa ja käydä läpi tuotteet (palvelut ja tavarat, joita ostat ja myyt), asiakkaat, tilit, maksuehdot, jne. Jos joku FirstOfficen osa-alue on sinulle uusi on aina helpompaa aloittaa työ miettimällä hetki, kuinka se on parasta tehdä. FirstOfficen asennus yrityksesi vaatimusten mukaiseksi vaatii hieman ajattelua ja suunnittelua. Tee ensin päätös kuinka haluat tiedon asiakkaista, tuotteista ja toimittajista eri rekistereihin ja esimerkiksi miltä haluat lomakemallisi näyttävän. FirstOffice joustaa pitkälle tarpeidesi mukaan ja voit luoda sinne sellaisen työympäristön itsellesi kuin haluat. Mutta muista, Sinä olet vastuussa muutoksista. Jos mielestäsi FirstOfficen vakio tilikartta ei ole yrityksellesi sopiva voit muokata yrityksellesi oman tilikartan. FirstOffice sallii melkein kaikki haluamasi muutokset. Useimmat ihmiset ajattelevat, että tilikauden vaihde on ainoa mahdollisuus aloittaa uudella kirjanpito-ohjelmalla. Päinvastoin! On parempi tehdä muutokset kesken tilikauden. Silloin voit syöttää kaiken tarvittavan tiedon uuten ohjelmaan sisään ja vielä verrata tiedon yhtäpitävyyttä vanhan ohjelmasi kanssa. Näin voit olla varma, että vaihto on tehty onnistuneesti. Muista, että kun asennus on onnistuneesti tehty FirstOffice tarvitsee jatkossa kuitenkin jotain huolto- ja ylläpitotoimenpiteitä. Tärkein niistä on varmasti varmuuskopion tekeminen. Taloushallinto-ohjelma on hyvin erilainen ohjelma kuin tekstinkäsittelyohjelmat, jotka käsittelevät yksittäisiä dokumentteja. FirstOffice käyttää - kuten kaikki taloushallinto-ohjelmat yhtä tietokantaa, joka sisältää kaiken tiedon asiakkaistasi, laskuistasi, kirjanpidon tositteistasi jne. Kaikki tallentuu yhteen tietokantaan. Jos kadotat tämän tiedoston kadotat samalla kaiken tiedon myös asiakkaistasi ja laskutushistoriastasi. 7
Asennus FirstOffice taloushallinto-ohjelman asennus on teknisesti hyvin yksinkertaista. Jos olet tottunut työskentelemään tietokoneiden parissa ja Sinulla on kokemusta ohjelmien asennuksesta huomaat, että FirstOffice on todella helppo asentaa. Järjestelmävaatimukset Windows Tarvitset Windows tietokoneen, jossa on kovalevy ja tulostin laskujen ja raporttien tulostamiseen. Tarkista laittestosuositukset kotisivuiltamme www.hansaworld.com tai ota yhteyttä FirstOffice Finlandiin. Macintosh Tarvitset Macintosh tietokoneen, jossa on kovalevy ja tulostin laskujen ja raporttien tulostamiseen. Tarkista laittestosuositukset kotisivuiltamme www.hansaworld.com tai ota yhteyttä FirstOffice Finlandiin. FirstOffice vaatii Macintosh käyttöjärjestelmän, joka on 9.2 tai uudempi. Uutena käyttäjänä sinulla on oikeus hakea uusin versio kotisivultamme yhden kuukauden aikana ostopäivästä. Ostopäivästä lähtien sinulla on myös yhden kuukauden ilmainen puhelintuki. Jos tietokoneessasi ei ole internetyhteyttä ja haluat asentaa ohjelman cd-levyltä, siirry kohtaan -> B. Asennus cd levyltä. Linux Tarvitset Linux tietokoneen, jossa on kovalevy ja tulostin laskujen ja raporttien tulostamiseen. Tarkista laittestosuositukset kotisivuiltamme www.hansaworld.com tai ota yhteyttä FirstOffice Finlandiin. 4. Uuden version asentaminen kotisivuiltamme, www.hansaworld.com Suosittelemme aloittamaan uusimmalla versiolla, jonka löydätte kotisivuiltamme. Kotisivumme toimii selaimen kielen mukaan, jos kieli on suomi, suurin osa sivuista näkyy suomen kielellä. Jos selaimen kieli on englanti niin sivut näkyvät englannin kielellä. Kotisivuillamme valitse: Demot ja päivitykset (Downloads) 8
Kappale 1: Johdanto ja asennus - Asennus Täytä yhteystietosi; kohdat joissa on * ovat pakollisia Valitse maaksi Suomi (Choose country -> Finland) ja paina Submit - painiketta Valitse Lataa päivitys (Download New Versions) ja maaksi Suomi (Finnish) Selaa sivua alaspäin kunnes tulet kohtaan FirstOffice taloushallinto Aloita lataaminen osoittamalla versio -linkkiä käyttöjärjestelmäsi kohdalla. Kun lataaminen on valmis koneeltasi löytyy pakattu ohjelmatiedosto (1Office.xxxx riippuen käyttöjärjestelmästäsi) WINDOWS 98/NT/2000/XP: Latauksen jälkeen löydät tiedoston 1Office.exe kovalevyltäsi. Kaksoisosoita pakattua tiedostoa ja osoita OK painiketta kun teksti This is a self-extracting Stuffit archive. Do you wish to continue and extract files? ilmestyy. Valitse seuraavaksi mihin hakemistoon haluat asentaa ohjelman (suositus C: levy). Ohjelma purkautuu ohjelmakansioon jonka nimi on: 1Office + versiopäivämäärä. Ohjelmakansiossa olevasta ohjelmakuvakkeesta 1Office voit tehdä pikakuvakkeen työpöydällesi. Pikakuvake voidaan luoda esim. osoittamalla ohjelmakuvaketta hiiren oikealla painikkeella. Toimintolistalta valitaan Lähetä työpöydälle, jolloin Windows kysyy halutaanko luoda pikakuvake työpöydälle. MACHINTOSH: Latauksen jälkeen löydät tiedoston 1Office.sit.hqx (MacOS 9.2.1) tai 1OfficeOSX.sit.hqx (MacOS X) kovalevyltäsi. Tiedosto purkautuu kaksoisosoittamalla ohjelmakansiota jonka nimi on: 1Office + versiopäivämäärä. Voit siirtää ohjelmakansion haluamaasi paikkaan kovalevylläsi. Ohjelmakuvakkeesta voit halutaessasi luoda aliaksen työpöydällesi. 9
LINUX: Latauksen jälkeen löydät tiedoston 1Office.tar.gz kovalevyltäsi. Ohjelma puretaan komentotasolla komennolla: tar xvzf 1Office.tar.gz. Ohjelma purkautuu ohjelmakansioon jonka nimi on: 1Office + versiopäivämäärä. Ohjelmakuvakkeesta voit halutaessasi luoda linkin työpöydällesi B. Asennus cd - levyltä FirstOffice toimitetaan cd-levyllä pakatussa muodossa. Käynnistä tietokoneesi ja tarkista, että kovalevylläsi on vähintään 30MB vapaata levytilaa. Huom! Cd:ltä löytyy FirstOffice Taloushallinto-ohjelman lisäksi myös muita ohjelmia tuotevalikoimastamme (Office/2) Ole tarkkana, kun valitset asennustiedostoa! Ohjelmaversiot ovat myös saatavana kotisivultamme www.hansaworld.com.katso edellä kohtaa A. Uuden version hakeminen kotisivuiltamme. WINDOWS 98/NT/2000/XP Syötä cd-levy cd-asemaan ja avaa cd-asema esim. resurssienhallinnan tai Oman tietokoneen kautta. Asennus käynnistyy kaksoisosoittamalla asennustiedostoa 1OFFICE.exe cd:ltä Asennusikkuna avautuu näytölle, siirry eteenpäin osoittamalla Suomen lippua. Siirry asennuksessa eteenpäin osoittamalla Seuraava > painiketta. Hyväksymällä YTE-1/93 toimitusehdot asennus jatkuu. Asennusohjelma ehdottaa että asennus tapahtuu C:/1OFFICE-hakemistoon. Osoita Seuraava > painiketta. Tämän jälkeen 1Office on valmis asennettavaksi, paina Valmis aloittaaksesi tiedostojen kopioinnin kovalevyllesi. 10
Kappale 1: Johdanto ja asennus - Asennus Asennuksen jälkeen näet kovalevylläsi uutena tulleena "1OFFICE"- ohjelmakansion ja sen sisällä 1OFFICE ohjelmakuvakkeen. Ohjelmakuvakkeesta voit tehdä pikakuvakkeen työpöydällesi. (Pikakuvake voidaan luoda esim. Osoittamalla ohjelmakuvaketta hiiren oikealla painikkeella. Toimintolistalta valitaan Lähetä työpöydälle, jolloin Windows kysyy halutaanko luoda pikakuvake työpöydälle.) MACINTOSH: Syötä cd-levy cd-asemaan. Avaa cd kaksoisosoittamalla cd-kuvaketta työpöydälläsi. Valitse FirstOffice-kansio. Valitse Finland-kansio. Kopioi 1Office-kansio kovalevyllesi. Tämän jälkeen voit siirtää ohjelmakansion haluamasi paikkaan kovalevylläsi. Avaa ohjelmakansio kovalevyltäsi ja käynnistä ohjelma kaksoisosoittamalla: - 1Office/PPC ohjelmakuvaketta jos käyttöjärjestelmä on MacOS 9.2.1. - 1Office/CFM ohjelmakuvaketta jos käyttöjärjestelmä on MacOS X. Ohjelmakuvakkeesta voit halutaessasi luoda aliaksen työpöydällesi LINUX: Linuxversiot löytyy kotisivultamme www.hansaworld.com -> katso edellä kohtaa A.Uuden version hakeminen kotisivuiltamme. 11
Asennuksen jälkeen FirstOffice kansio sisältää monta eri tiedostoa Tiedostojen ja kansioiden ulkonäkö ja määrä voi vaihdella konetyypistäsi, sen käyttöjärjestelmästä ja muista asetuksista riippuen. Seuraavat / kaikki alla kuvatut tiedostot tulisi löytyä 1Office-kansiosta. 1. FirstOffice sovellus, sisältää ohjelma tiedoston 1Office.exe tai 1Office (Windows) tai 1Office (Macintosh). 2. Hob kansio sisältää kielen ja muita tiedostoja. Tämän kansion täytyy olla samassa kansiossa FirstOffice sovelluksen kanssa. 3. Tiedosto DBDEF.txt tuo FirstOffice-ohjelmaan perusasetuksia kun uutta tietokantaa luodaan. Tämän tiedoston täytyy olla ohjelman kanssa samassa kansiossa kun uusi tietokanta on luotu. 4. Tiedosto Default.txt tuo FirstOffice-ohjelmaan perusasetuksia kun uusi yritys luodaan. Tämän tiedoston täytyy olla ohjelman kanssa samassa kansiossa kun uusi yritys on luotu. Yritysten ja tietokantojen erot ovat kuvattu tämän luvun seuraavassa kappaleessa. 5. Setup -kansio sisältää ohjelman perusasetukset, kuten tilikartan, raporttimäärittelyt ja lomakemallien pohjat. Jos haluat nämä perusasetukset käyttöön, seuraa ohjeita kappaleessa Uuden yrityksen perustaminen, jossa kerrotaan kuinka luodaan uusi yritys ja tuodaan siihen yrityksen perusasetukset 6. Liitetiedostot, jotka haluat liittää ohjelmassa oleviin tietueisiin tulee olla ohjelmakansiossa olevassa Attach -kansiossa Liitetiedostojen käytöstä kerrotaan enemmän kappaleessa 2 Työskentely Ympäristö. 7. Backup -kansiota käytetään päivittäisten varmuuskopioiden säilyttämiseen. 12
Kappaler 1: Johdanto ja asennus FirstOfficen aloitus FirstOfficen aloitus Yritykset ja tietokannat Avain FirstOffice ohjelman rakenteeseen on sovellus ja tietokanta. Sovelluksella tai ohjelmalla on ikoni, sininen maapallo, ohjelmakansiossa (Windows, Linux) tai Finderissa (Machintosh) FirstOffice käyttää tietokantaa tallentamaan kaiken informaation ohjelmasta. Usein tämä tietokanta sisältää vain yhden yrityksen, mutta FirstOfficessa voit perustaa samaan tietokantaa myös muita yrityksiä (99 yritystä). Näiden kaikkien yritysten tieto on tallennettuna tähän samaan tietokantaan. Jokainen erillinen yritys luodaan samaan FirstOffice tietokantaan. Niistä jokainen on oma erillinen yrityksensä omilla yrityskohtaisilla asetuksillaan. Sinulla on kuitenkin mahdollisuus käyttää esim. samaa muokkaamaasi tilikarttaa kaikilla yrityksillä. Tilikartta voidaan kopioida yrityksestä toiseen tuonti ja vienti toimintojen avulla. Moniyritystietokannasta saat aina erilliset yrityskohtaiset raportit. Varmuuskopion voit halutessasi tehdä yhdestä yrityksestä tai koko tietokannasta yhtäaikaa. Huomaa, että voit perustaa useita yrityksiä kun siihen on tarvetta. Kun yritysten laskutus tai kirjanpito on oma erillinen yksikkönsä Sinun tulee perustaa tietokantaan sille oma erillinen yritys. Syntynyt tietokanta näkyy ohjelmakansiossa ikonina, jossa on teksti 1Office.hdb.! Tietokannan nimi täytyy olla 1Office.HDB ja sen tulee sijaita FirstOffice ohjelmakansiossa. Jos tieotokanta on siirretty tai sille on annettu uusi nimi syntyy uusi tietokanta aina, kun käynnistät FirstOffice ohjelman uudelleen. Olemassaolevan tietokannan tai yrityksen avaaminen Käynnistä FirstOffice kuin mikä tahansa muu Windows tai Macintosh sovellus, kaksoisklikkaamalla ohjelman ikonia. FirstOffice avaa tietokannan, jonka nimi on 1Office.HDB. Jos tämän nimistä tiedostoa ei löydy ohjelma kansiosta, uusi tyhjä tietokanta syntyy automaattisesti. Jos Sinulla on vain yksi yritys tietokannassasi se avautuu automaattisesti ja voit aloittaa työskentelyn. Jos Sinulla on enemmän yrityksiä tietokannassasi avautuu Valitse Yritys ikkuna, josta voit valita yrityksen jossa haluat työskennellä. 13
Valitse haluamasi yritys listasta ja tuplaklikkaa nimeä. Perusikkunan yläpalkissa näkyy sen yrityksen lyhenne, jonka olet valinnut. (Lyhenteen määrittely kohdassa uuden yrityksen perustaminen ) Tietokanta on nyt valmis käytettäväksi. Uuden tietokannan luominen Siinä tapauksessa, että haluat luoda uuden tietokannan varmista ensin, että ohjelma kansiossa EI ole tiedostoa nimeltä 1Office.HDB. Uusi tietokanta syntyy automaattisesti. DBDef.txt ja Default.txt teksti tiedostojen pitää olla samassa kansiossa ohjelman kanssa kun uutta tietokantaa luodaan. FirstOffice käyttää näitä tekstitiedostoja ohjaamaan uuden tietokannan luomista.! Syntynyt tietokanta ei ole täydellinen jos DBDef.txt tiedosto puuttuu. Uuden yrityksen perustaminen Kun luot uuden tietokannan ensimmäinen tehtävä sen jälkeen on perustaa uusi yritys. Kun yrityksiä ei vielä ole FirstOffice avaa automaattisesti Yritykset:Tarkista -ikkunan. Tähän ikkunaan kirjoitat perustettavien yritysten koodit, nimet ja lyhenteet. Jos Yritykset:Tarkista ikkuna ei avaudu se johtuu esimerkiksi siitä, että DBDef.txt tiedosto ohjaa FirstOfficen luomaan uuden yrityksen automaattisesti. Tässä tapauksessa siirry seuraavaan kappaleeseen 14
Kappaler 1: Johdanto ja asennus FirstOfficen aloitus Varmuuskopion tuonti ja jatka asennusprosessia sen ohjeiden mukaan. Klikkaa Koodi kenttää enimmäisessä vapaalla rivillä ja lisää alla mainitut tiedot kenttään. Käytä Enter tai nuoli näppäintä liikkuessasi kentästä toiseen. Seuraavat kentät näkyvät Yritykset:Tarkista -ikkunassa. Koodi Nimi Lyhenne Lisää yksilöllinen koodi. Suosittelemme, että aloitat yritysten koodin numerosta 1. Ensimmäisen yrityksen koodi on 1 seuraavan numero 2 ja niin edellen.. Lisää yrityksen nimi. Jos Sinulla on useampi kuin yksi yritys tietokannassasi voit vaihtaa yritystä työskentelyn aikana ilman, että Sinun täytyy sulkea toisen yrityksen ikkunat. Tässä tapauksessa Sinulla on kummastakin yrityksestä samanaikaisesti auki ikkunoita. Lyhenne näkyy kyseisten ikkunoiden nimikkeissä ja kertoo mitä yritystä kyseinen ikkuna koskee. Voit lisätä Yritykset:Tarkista -ikkunaan yhden tai useamman yrityksen nyt. Voit perustaa lisää yrityksiä myös myöhemmin asennuksen aikana. Tämä on kuvattu kappaleessa Uusien yritysten lisäminen. Tekstitiedosto Default.txt täytyy sijaita samassa kansiossa kuin FirstOffice ohjelma kun uutta yritystä luodaan. FirstOffice käyttää tätä tiedostoa tuodakseen tiettyjä perusasetuksia uuteen yritykseen. Kun olet lisännyt yrityksen tiedot Yritykset:Tarkista ikkunaan ja tiedät, että Default.txt tiedosto on oikeassa paikassa klikkaa TALLENNA -painiketta oikeassa yläkulmassa ja Yritykset:Tarkista ikkuna sulkeutuu. Tämän jälkeen Sinun tulee kertoa FirstOfficelle, että haluat käyttää juuri luomaasi yritystä. Valitse Yritys ikkuna aukeaa automaattisesti. 15
Valitse listasta yritys tuplaklikkaamalla yrityksen nimeä. Tuontitiedostojen tai vanhan varmuuskopion tuonti FirstOffice avaa yrityksen valinnan jälkeen Sinulle Tuontitiedostoja saatavilla -listan. FirstOffice hakee nämä tiedostot Backup ja Setup kansioista. Jokainen tiedosto näissä kansioissa, joka on tallennettu oikealla tiedostopäätteellä näkyy tässä Tuonti tiedostoja saatavilla -listalla Valitse yllä olevista ohjeista se kohta, mitä tietoa haluat tuoda perustamaasi uuteen yritykseen: 1. Jos olet perustamassa uutta yritystä eikä Sinulla ei ole vanhaa varmuuskopiota palautettavana valitse Tuontitiedostoja saatavilla - listasta sen yritysmuotosi mukaiset perusasetukset esim. Oy:n 16
Kappaler 1: Johdanto ja asennus FirstOfficen aloitus perusasetukset ja tuplaklikkaa sitä. Jos halua luoda kokonaan oman tilikartan ja raporttimäärittelyt itse, sulje tämä ikkuna ja palaat FirstOfficen perusikkunaan. Siirry kappaleeseen Perusikkuna. 2. Jos haluat tuoda esimerkkiyrityksen tietokannan valitse valitse Tuonti tiedostoja saatavilla -listasta FirstOffice Esimerkki Yritys tuplaklikkaamalla. 3. Jos olet palauttamassa varmuuskopiota FirstOfficeen vanhasta tietokannasta (ehkä olet palauttamasa varmuuskopiota vaurioituneen tieokannan takia tai päivittämässä uuteen versioon), valitse varmuuskopiotiedosto, mikäli olet tallentanut sen Backup-kansioon. Jotta tietäisit mitä tässä prosessissa tapahtuu yksityiskohtaisesti katso myös kohta Varmuuskopion palauttaminen tämän kappaleen lopusta. Perusikkuna Varmuuskopion tai perusasetusten tuonnin jälkeen aukeaa FirstOfficen perusikkuna. Perusikkuna on lähtökohta työskentelyysi FirstOfficeohjelmalla. Tämän ikkunan sisältöä kuvataan kappaleessa FirstOfficen työskentely-ympäristö, mutta kuva alapuolella auttaa Sinua hahmottamaan paremmin seuraavissa luvuissa esiintulevia asioita. 17
Asetukset FirstOffice sisältää tiettyjä asetuksia, joilla kontrolloidaan kuinka ohjelma toimii. Nämä asetukset saat esiin Arkisto-valikosta valitsemalla Asetukset tai valitsemalla [Asetukset] painike perusikkunasta. Ennen kuin aloitat työskentelyn FirstOfficessa tarkista asetukset, että ne ovat yrityksesi toiminnan kannalta oikeat (esim. tilikaudet). Monet asetukset sisältävät ohjeita, ominaisuuksia ja vaihtoehtoja, joista voit valita tietueissa parhaan vaihtoehdon, esim. maksuehdon asiakaskorttiin. Osa asetuksista, kuten Yritystiedot, sisältävät tietoa joka sisältyy muihin tietueisiin sellaisenaan, esim. yritystiedot laskulomakkeeseen. Yrityksen nimen muuttaminen Voit nyt lisätä yrityksesi nimen, osoitteen ja muut tiedot Yritystiedot kenttään. Tätä tietoa ohjelma käyttää raporteissa ja lomakemalleissa kuten esimerkiksi laskulla. Yrityksen nimi -kenttä ruudun oikeassa yläreunassa näyttää yrityksesi nimen, kun olet lisännyt tiedot Yritystieto kenttään. Valitse Asetukset Arkisto valikosta tai valitse [Asetukset] painike perusikkunasta. Sinulle avautuu Asetukset ikkuna. Valitse listasta Yritystiedot kaksoisklikkaamalla sanaa. Yritystiedot. tarkista ikkuna avautuu. Lisää nimi, osoite ja muut tiedot. Nämä tiedot tulostuvat esim. lomakkeille. 18
Kappaler 1: Johdanto ja asennus FirstOfficen aloitus Pankin asiakasnumeroa käytetään joissain maissa automaattisen modeemiyhteyden luomiseen. Kun olet täyttänyt tarvittavat tiedot paina [TALLENNA] ja ikkuna sulkeutuu. Yrityksen nimi kentässä oikealla yläkulmassa lukee nyt sen yrityksn nimi, jonka juuri täytit Yritys tiedot valikkoon. Uusien yritysten lisääminen Voit lisätä FirstOffice ohjelmaan useampia yrityksiä halutessasi. Moniyritystietokanta antaa mahdollisuuden lisätä yhteensä 99 eri yritystä FirstOffice ohjelmaasi. Uudet yritykset lisätään yritysrekisteriin. Kun lisäät uusia yrityksiä FirstOfficeen, jokainen niistä on oma erillinen yksikkönsä vaikka ne sijaitsevat samassa tietokannassa: yrityksissä ei ole yhteisiä tietoja. Jos haluat käyttää esim. kerran muokkaamaasi tilikarttaa tai toisen yrityksen asiakasrekisteriä perustamassasi uudessa yrityksessä tämä on mahdollista tuonti-vienti toiminnon avulla. Saat jokaisesta yrityksestäsi erilliset raportit ja varmuuskopio voidaan tehdä myös yrityskohtaisesti tai kerralla koko tietokannasta. Huomaa, että voit perustaa useita yrityksiä kun siihen on tarvetta. Kun yritysten laskutus tai kirjanpito on oma erillinen yksikkönsä Sinun tulee perustaa tietokantaan sille oma erillinen yritys. Uusien yritysten lisäämiseksi paina. [Yritykset] painiketta perusikkunasta. Tämän jälkeen valitse ylävalikosta Toiminnot ja Avaa yritys-rekisteri. Yritykset:Tarkista ikkuna avautuu. Tämä ikkuna on sama, jonka olet jo nähnyt ja siinä näkyy aikaisemmin lisäämäsi yrityksen tiedot. Lisätäksesi uusia yrityksiä klikkaa koodi kenttää seuraavalla vapaalla rivillä ja lisää kenttiin tiedot, jotka kuvailtiin kappaleessa uuden yrityksen luominen. Muista, että luot nyt aivan uutta erillistä yritystä tietokantaasi. On suositeltavaa lisätä kaikki tarvitsemasi yritykset kerralla, siinä tapauksessa tarvitset vain yhden tietokanta-avaimen kaikille luomillesi yrityksille. Sinun täytyy tuoda perusasetukset jokaiseen yritykseen yksi kerrallaan. Muista, että asetukset koskevat aina yksittäistä yritystä, tämä mahdollistaa sen, että voit esimerkiksi luoda tietokantaan erilaisien 19
yritysmuotojen tietokantoja esim. osakeyhtiöitä, asunto-osakeyhtöitä tai yhdistyksiä. Kun olet lisännyt tarvittavt tiedot Yritykset:Tarkista ikkunaan paina [TALLENNA] painiketta vasemmassa yläkulmassa ja Yritykset:Tarkista ikkuna sulkeutuu. Sulje Yrityksen valinta ikkuna kerran ja avaa uudestaan. Listassa näet nyt yritys rekisteriin lisäämäsi yritykset. Valitse listalta yritys, jota haluat käyttää. Valitse yritys tuplaklikkaamalla nimeä. Lisää yritystiedot kaikille lisäämillesi yrityksille perusasetusten tuonnin jälkeen samalla tavalla kuin ensimmäiselle perustamallesi yritykselle. Vaihtaaksesi yritystä valitse Yritykset Arkisto valikosta ja valitse Yrityksen valinta ikkunasta yritys, jossa haluat työskennellä seuraavaksi. Perusasetusten tuonti ja yritystietojen kirjoitus tulee tehdä ennen kuin voit laittaa ohjelmaan uuden tietokanta-avaimen. Tietokanta-avain Seuraava askelma FirstOfficen käytössä on ohjelman rekisteröiminen ja tietokanta-avaimen asettaminen ohjelmaan. FirstOfficen ohjelmalisenssi oikeuttaa Sinut asentamaan ohjelman yhdelle tietokoneelle. FirstOffice ohjelma tarvitsee tietokanta-avaimen, jonka jälkeen ohjelmasta voi tulostaa lomakkeita ja raportteja. Ennen tietokantaavaimen asettamista ohjelma on demo tilassa, josta ei pysty tulostamaan. Tärkeää on kuitenkin huomata, että FirstOffice toimii täysin normaalisti myös demo-tilassa ja tallentaa kaikki tekemäsi asetukset ja sinne syöttämäsi tiedot. Avaimen saat hankkimaasi ohjelmaan heti kun ohjelma on rekisteröity ohjelmapaketista löytyvällä rekisteröintikortilla. Ennen kuin pyydät tietokanta-avaimen, perusta yritykset yritysrekisteriin, tuo perusasetukset yrityksiin ja syötä yritystiedot asetukset -valikossa Yritystiedot -kenttään (kuten aikaisemmin ohjeissa on kerrottu). Saadaksesi tietokanta-avaimen ohjelmaan ja ohjelman tulostamaan, toimi seuraavasti: 5. Klikkaa [Asetukset] painiketta perusikkunasta. Kaksoisklikkaa tietokanta-avain sanaa avautuvasta listasta. 6. Tietokanta-avain:Tarkista ikkuna avautuu. 20