1 (5) Suoritusraportointi: Loppuraportti Tiimitehtävä, 20 % kurssin arvosanasta Ryhmän vetäjä toimittaa raportit keskitetysti projektiyrityksille Raportti sisältää kaksi osiota: Johdon tiivistelmän (Executive Summary) ja varsinaisen raportoinnin, pituus yhteensä noin 8 sivua Tavoitteena on raportoida projektityöstä ja sen tuloksista projektiyritykselle. Raporttiin laaditaan kansilehti, johdon tiivistelmä, sisältöluettelo, varsinainen raportointi-osio ja lähteet. Loppuraportin rakenteellisena tukena voidaan pitää esimerkiksi yleistä selvitystyön kaavaa, vaikka otsikot kannattaa muotoilla kiinnostaviksi ja informatiivisiksi oman projektityön sisällön mukaan. 1. Johdanto: Mitä on tehty? Mikä on ollut tavoite? Miksi tehtävä on suoritettu? 2. Analyysi-osio: Mitä ja miten tehtiin? Mitä tuloksia saatiin? 3. Päätelmäosio: Mitä tuloksista voidaan päätellä? 4. Ehdotusosio: Mitä kannattaa tehdä? Milloin? Kenen? Jatkotoimet? 1. Johdon tiivistelmä (noin 1 sivu) Tiivistelmän tavoite on tukea projektiyrityksen johdon päätöksentekoa. Tehtävänä on vakuuttaa johto projektityön tuloksista taustaselvitysten ja analyysien sekä lähdekirjallisuuden pohjalta. Lisäksi tehtävänä on suostutella johto ostamaan projektityön tulokset. Tiivistelmässä esitellään projektityön tulokset, toimenpide-ehdotukset ja niiden hyödyt. Lisäksi osoitetaan hyötyjen todenperäisyys, kohdennetaan hyödyt juuri kyseiselle yritykselle (esimerkiksi suhteessa yrityksen strategiaan) ja/tai suositellaan ratkaisua osoitettuun tilanteeseen tai ongelmaan. Jäsentelyn tulee olla selkeä ja helposti silmäiltävä. Siksi tiivistelmässä edetään tärkeimmästä asiasta vähemmän tärkeään ja laaditaan kiinnostusta herättävät väliotsikot. Tekstin tulee myös olla helposti luettavaa ja kielellisesti viimeisteltyä. 2. Raportti (lähteineen noin 6 sivua) Raportin tavoitteena on tiivistelmää yksityiskohtaisemmin esittää projektityön sisältö. Tehtävänä on esitellä ja analysoida se tieto, jota on kerätty projektiyrityksen tehtävän tai ongelman ratkaisemiseksi. Raportin luetuin osio on usein päätelmät. Siksi on tärkeää osoittaa selkeästi saadut tulokset sekä uskottavasti ja vakuuttavasti esittää ne päätelmät, joita tuloksista voidaan tehdä ja jotka perustuvat analyysistä saatuihin faktoihin ja muuhun evidenssiin. Johdanto koostuu projektiyrityksen tehtävän kuvauksesta sekä projektityön tavoitteen muotoilusta ja työn tärkeyden tai merkityksen osoittamisesta. Johdannossa on hyvä myös linkittää projektityö aiheeseen sopivaan laajempaan kontekstiin kuten esimerkiksi digitalisaation mukanaan tuomiin liiketoiminnallisiin ja kulttuurisiin muutoksiin. Seuraavissa luvuissa esitellään omaan projektityöhön liittyvä taustatutkimus ja analyysi. Se voi olla toimiala-, yritys- ja liiketoiminta-analyysiä, uusien viestintä- ja markkinointikanavien ominaisuuksien ja haasteiden esittelyä, benchmarkkeja eli vertailua muiden vastaavien yritysten toimintaan, viestintä- ja markkinointikonseptien tunnistusta, parhaiden käytäntöjen osoittamista, tms. Taustatutkimuksessa hyödynnetään selvityksiä, tutkimuskirjallisuutta, media-aineistoja, haastatteluja sekä omia kokemuksia.
Loppuluvuissa esitellään tulokset, niistä tehtävät päätelmät sekä ehdotetaan, miten yrityksen kannattaisi toimia. 2 (5) Raportin toteutustapa on multimodaalinen, joten se ei noudata akateemista kirjoitustapaa mutta osoittaa sisällöltään kuitenkin tutkimuksellista ja analysoivaa otetta. Ulkoasussa kannattaa kiinnittää huomiota visuaalisuuteen ja käyttää palstoitusta ja viivoja; katseen kiintopisteinä nostoja, faktalaatikoita, infopalloja; otsikoissa värejä; tekstissä linkkejä, kuvia ja kuvaa, josta voi esimerkiksi klikata videon haastattelusta näitä kaikkia kuitenkin kohtuullisesti ja harkiten. Lähteet ja linkit on hyvä merkitä, jotta ei jää kiinni kopioinnista eikä plagioinnista. Sivuilla 3 5 on muutamia esimerkkejä erilaisten selvitysraporttien visuaalisesta toteutuksesta. Arviointi 5 = Raportti antaa erittäin selkeän ja selvästi mietityn kokonaiskäsityksen projektista ja sen tavoitteista. Sisältö on kiinnostava, uutta tietoa ja omaa ajattelua välittävä. Taustoitus, analyysi ja tulokset ovat uskottavia ja vakuuttavia sekä vastaavat erinomaisesti projektiyrityksen tehtävänantoa. Lisäksi väitteet ja havainnot on perusteltu hyvin ja suhteutettu lähdekirjallisuuteen. Eri osioiden asiasisällöt ovat erittäin tarkoituksenmukaiset ja vastaavat hyvin lukijan odotuksia, ja osioiden jäsentely on selkeä. Esitystapa on sujuva, viitteet ja lähteet on merkitty tarkoituksenmukaisesti, tiimin jäsenten omat äänet sulautuvat saumattomaksi kokonaisuudeksi. Visuaalinen toteutus on erinomainen. Raporttia on mukava lukea. 3 = Raportti antaa hyvän kokonaiskäsityksen projektista ja sen tavoitteista. Sisältö on kyllä kiinnostava, mutta uuden tiedon ja oman ajattelun osuus on paikoin vähäistä. Taustoitus, analyysi ja tulokset ovat kunnossa ja vastaavat projektiyrityksen tarpeisiin. Raportissa esitetyt väitteet ja havainnot jäävät joskus hieman kevyiksi, eikä niitä ole aina suhteutettu relevanttiin lähdekirjallisuuteen. Eri osioiden asiasisällöt ovat tarkoituksenmukaisia ja vastaavat lukijan odotuksia. Esitystapa on pääosin sujuva, mutta eri kirjoittajien osuudet saattavat näkyä tekstissä tyylin- ja kirjoittajanvaihdoksina. Tekstin jäsentely on toimiva, viitteet ja lähteet on merkitty hyvin. Visuaalinen toteutus on hyvä. 1 = Raportti antaa sekavan vaikutelman projektista ja sen tavoitteista. Sisältö on monin paikoin arvattava, eikä omaa pohdintaa ole riittävästi. Taustoitus, analyysi ja tulokset on laadittu puutteellisesti. Väitteitä ja havaintoja ei ole juuri suhteutettu relevanttiin lähdekirjallisuuteen. Näyttää siltä, etteivät kirjoittajat ole kaikilta osin olleet tiimin ja projektityöskentelyn tasavertaisia osallistujia. Osioiden asiasisällöt ovat toisteisia, eivätkä siten vastaa lukijan odotuksia. Jäsentely on osin sekava, ja tekstin kieliasu kaipaa viimeistelyä. Raportti ei ole visuaalisesti kiinnostusta herättävä.
3 (5) Esimerkkejä visuaalisesta toteutuksesta Lähde: https://www.palta.fi/wp-content/uploads/2016/11/digitalisaatio-palvelualoilla-pysyykö-suomi-mukana-digikehityksessä_final.pdf
Lähde: http://reutersinstitute.politics.ox.ac.uk/sites/default/files/digital-news-report- 2016.pdf?utm_source=digitalnewsreport.org&utm_medium=referral 4 (5)
5 (5) -- Lähde: http://documents.worldbank.org/cura- ted/en/896971468194972881/310436360_20160263021000/additional/102725-pub-replacement- PUBLIC.pdf