KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 1 Kokousaika Tiistai 24.10.2017 kello 18.00 Kokouspaikka Kiinteistötoimisto, Verhonkatu 25-27, Hämeenlinna Läsnä Antti Hieta puheenjohtaja Käsitellyt asiat 55 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Antti Hieta Sihteeri Tuija Niemi-Nikkola Pöytäkirjan tarkistus Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Paikka ja aika Hämeenlinna.. 2017 Allekirjoitukset Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto.2017 Todistaa Talousjohtaja Kai Kauppinen Otteen oikeaksi todistaa:
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 2 55 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. 56 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty jäsenille sekä sähköpostina että kirjepostina 19.10.2017. Johtokunnan kokous todetaan laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 57 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys. 58 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Valitaan pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat. 59 Ilmoitusasiat Kirkkohallituksen yleiskirje nro 16/2017; Suomen itsenäisyyden juhlavuoden itsenäisyyspäivä Johtokunta merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. 60 Talousarvion toteutuminen 1.1. 30.8.2017 n liitteenä 1 on hautaustoimen ja liitteenä 2 kiinteistötoimen talousseuranta ajalta 1.1. 30.8.2017. Pylväät viestittävät kuluneen vuoden toteutuneita kuluja elokuun loppuun saakka ja katkoviiva näyttää kuluvan vuoden talousarviota, joka on jaettu tasan kaikille kuukausille. Talousarvioseuranta merkitään tiedoksi.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 3 61 Kiinteistötoimen talousarvioehdotus vuodelle 2018 Liitteessä 3 on kiinteistötoimen toimintasuunnitelma vuodelle 2018 sekä vuosille 2019-2020, liitteessä 4 on kiinteistötoimen käyttötalouden yhteenveto vuodelle 2018, liitteessä 5 on kiinteistö- ja hautaustoimen investoinnit ja hankkeet vuodelle 2018 sekä vuosille 2019 2020. Liite 5 jaetaan kokouksessa. Liitteessä 6 ovat seurakuntaneuvostojen hankinta- ja investointiesitykset vuodelle 2018. Kiinteistöpäällikkö esittelee talousarvioehdotuksen kokouksessa. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta käsittelee ja hyväksyy kiinteistötoimen talousarvioehdotuksen vuodelle 2018 ja lähettää sen yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. 62 Hautaustoimen talousarvioehdotus vuodelle 2018 Liitteessä 7 on hautaustoimen toimintasuunnitelma vuodelle 2018 sekä vuosille 2019-2020, liitteessä 4 on hautaustoimen käyttötalouden yhteenveto vuodelle 2018 ja liitteessä 5 on kiinteistö- ja hautaustoimen investoinnit ja hankkeet vuodelle 2018 sekä vuosille 2019 2020. Liite 5 jaetaan kokouksessa. Kiinteistöpäällikkö esittelee talousarvioehdotuksen kokouksessa. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta käsittelee ja hyväksyy hautaustoimen talousarvioehdotuksen vuodelle 2018 ja lähettää sen yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. 63 Maankäyttösopimuksen hyväksyminen koskien Killintie 3 asemakaavaa nro 2534 Yhteinen kirkkoneuvosto 6 / 19.11.2015 / 86 Asemakaavan muutoshakemus Kiiskentien, Peninpolun ja Killintien tontille Seurakuntayhtymä omistaa Kiiskentien, Peninpolun ja Killintien varrella tontin, jonka pinta ala 9873 m2. Alueella on asemakaava ja tontti on kaavoitettu kaavamerkinnällä Y yleisten rakennusten korttelialue. Tontin tehokkuusluku e = 0,5
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 4 (tehokkuusluku = kerrosalan suhde tontin pinta-alaan) eli rakennusoikeutta olisi käytettävissä on 4936 m2. Tontille on aikoinaan ajateltu rakentaa Poltinahon seurakuntatalon tyylinen seurakuntatalo/kirkko. Tontin asemakaavan muutoksesta on kaupungin edustajien kanssa neuvoteltu jo useamman vuoden ajan ja näissä neuvotteluissa on kartoitettu erilaisia vaihtoehtoja pientalo tai rivitalo rakentamiselle. Viimeisissä neuvotteluissa on päädytty ratkaisuun, jossa tontti on jaettu kymmeneksi (10) omakotitalotontiksi, joiden pintaalat vaihtelevat 813 m2 1141 m2 välillä. Tässä vaihtoehdossa rakennusoikeus / omakotitalo on 200 m2 ja talousrakennus 60 m2, jolloin rakennusoikeus käytetään yhteensä 2600 m2 (tehokkuus e = 0,26). Asemakaavan muutoshakemusta perustellaan seuraavasti: 1. Seurakuntayhtymällä ei ole tarvetta seurakuntatalon/kirkon rakentamiseen Ojoisten alueelle. 2. Kyseiselle tontille sijoitettu kaavan mukainen rakennus olisi suuri rakennusmassa pientalovaltaisessa ympäristössä. 3. Tontin muuttaminen omakotitalotonteiksi sopii hyvin pientalovaltaiselle alueelle ja se tukisi kaupungin strategiaa tiivistää kaupunkirakentamista. Alueelle ei tarvitse rakentaa uutta tietä. Liitteenä 8 on alueen nykyinen asemakaava ja liitteenä 9 suunnitelma uudeksi tonttijaoksi. Suunnittelussa asiantuntijana on toiminut Ajan Arkkitehdit Oy / arkkitehti Asko Kaipainen. Yhteinen kirkkoneuvosto lähettää Hämeenlinnan kaupungille liitteen 9 mukaisen asemakaavan muutoshakemuksen koskien Kiiskentien, Peninpolun ja Killintien tonttia ja esittää, että hakemus käsiteltäisiin kaupunginhallituksessa viimeistään alkuvuonna 2016. Päätösesitys hyväksyttiin. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta Hämeenlinnan kaupungin kaupunkirakennelautakunta on kokouksessaan 22.8.2017 29 päättänyt esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle, että se hyväksyisi Killintien asemakaavan nro 2534 ja että kaupunginhallitus hyväksyisi asemakaavakarttaan nro 2534 liittyvän Killintie 3 rakentamistapaohjeen noudatettavaksi aluetta rakennettaessa. n liitteenä 8 on kuvattu prosessi, miten seurakuntayhtymän marraskuussa 2015 tekemä kaavamuutoshakemus on edennyt, mm. kuulutukset, selvitykset, luonnokset ja niihin tehdyt muutokset, muistutukset yms. Yleisellä tasolla voidaan todeta prosessin edenneen hyvin ilman huomautuksia. n liitteenä 9 on laadittu asemakaavakartta ja asemakaavamerkinnät ja määräykset. n liitteenä 10 on kaupungin ja seurakuntayhtymän välinen maankäyttösopimus, jonka hyväksyminen on edellytys asemakaavan nro 2534 saattamisessa päätökseen kaupunginvaltuuston toimesta. Sopimuksen
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 5 mukaan seurakuntayhtymä suorittaa kaupungille osuutenaan asemakaavan laatimisesta ja toteuttamiskustannuksiin yhteensä 117.650 euroa. Maksu erääntyy 3 kuukauden kuluessa, kun ensimmäinen uuden kaavan mukainen tontti luovutetaan. Sopimus raukeaa, jos kaupunginvaltuusto ei hyväksy kyseessä olevaa asemakaavaa tai jos hyväksymispäätös ei saa lainvoimaa. Talousjohtaja selvittää asiaa kokouksessa suullisesti. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta käsittelee ja lähettää yhteiselle kirkkoneuvostolle hyväksyttäväksi liitteen 10 mukaisen maankäyttösopimuksen koskien Killintien 3 asemakaavaa nro 2534 (kiinteistö 109-11- 26-419, pinta-ala 9873 m2). 64 Soile Pitkäjärven työsuhteen vakinaistaminen Soile Pitkäjärvi on ollut 1.1.2009 alkaen Hämeenlinnan seurakuntayhtymän toistaiseksi voimassa olevalla työsopimuksella tarvittaessa töihin kutsuttava tuntipalkkainen vahtimestari. Hän on pääasiassa toiminut Rengon seurakunnan vahtimestarin ja erityisammattimiehen loma- ja työlomasijaisena Rengon hautausmailla ja kiinteistöissä. Soile Pitkäjärvi toimi erityisammattimiehen pitkäaikaisena ja täysipäiväisenä työloman sijaisena ajalla 12.1.2016 31.1.2017 ja jatkaen vastaavasti edelleen 1.5.2017 lukien avoimen erityisammattimiehen tehtävien hoitoa. Erityisammattimies eläköityi 1.5.2017. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta valitsee Soile Pitkäjärven erityisammattimiehen vakinaiseen työsuhteeseen 1.12.2017 alkaen. Tehtävän vaativuusryhmä on 401 ja pääasiallinen työpaikka on Rengon hautausmaat ja muut kiinteistöt. 65 Muut asiat Talousjohtaja kertoo suullisesti kiinteistöstrategian avainhanketyöryhmien työn aloittamisesta.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 6 66 Seuraava kokous Johtokunnan seuraava kokous - tiistaina 28.11.2017 klo 18 67 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todetaan pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 68 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen.