ENONKOSKEN KUNTA Vapaa-aikalautakunta KOKOUSKUTSU 11.10.2017 Kokousaika 19.10.2017 klo 18.00 Kokouspaikka Enonkosken koulu, fy ke luokka Käsiteltävät asiat 23 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 24 Pöytäkirjantarkastajien valinta 25 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen 26 Tositteiden hyväksymisoikeus lautakunnan toimintakaudelle 1.6.2017 31.5.2021 27 Talousarvion toteutuminen ajalla 1.1.-31.8.2017 28 Vapaa-aikalautakunnan vastine kunnanhallitukselle vuoden 2016 arviointikertomuksesta 29 Vapaa-aikalautakunnan talousarvioehdotus vuodelle 2018 ja taloussuunnitelma vuosille 2019 2020 30 Kulttuuri- ja urheilustipendien jakaminen 2017 31 Vuoden liikuttajan valitseminen 2017 32 Nuorisotoimen kohdeavustus / Enonkosken Vesaiset ry 33 Rehtori-sivistystoimenjohtajan viranhaltijapäätökset 1.5. 30.9.2017 34 Vapaa-aikatoimen ajankohtaiset kuulumiset HUOMIOITAVAKSI Jos olet estynyt saapumasta, pyydä henkilökohtainen varajäsenesi tulemaan puolestasi kokoukseen. Pyri ilmoittamaan hänelle asiasta jo hyvissä ajoin. Toimita hänelle myös esityslista/kokouskutsu. Ilmoita esteestäsi myös puheenjohtajalle ja rehtori-sivistystoimenjohtajalle 044 345 3045. Pöytäkirjan Kokouksen tarkastettu pöytäkirja, johon on liitetty oikaisuvaatimusohjeet pidetään yleisesti nähtävillä nähtävänä Enonkosken kunnanvirastossa 1.11.2017 klo 9.00 15.00 Puheenjohtaja Hannu Huoman
ENONKOSKEN KUNTA KOKOUSPÖYTÄKIRJA N:o Sivu Vapaa-aikalautakunta 3/2017 34 Kokousaika 19.10.2017 klo 18.00 Kokouspaikka Enonkosken koulu, fy-ke luokka Saapuvilla olleet jäsenet: pj. Hannu Huoman Antti Montonen vpj. Tiina Natunen Vuokko Pakarinen Kati Laukkanen Kirsi Nousiainen Timo Loikkanen Janne Pöllänen Esa Natunen Teija Rönkkö Muut saapuvilla olleet: Lauri Niiranen KH:n puheenjohtaja Keijo Männynsalo KH:n edustaja Kari Kuuramaa kunnanjohtaja Tommi Tikka pöytäkirjanpitäjä Asiat: :t 23- Pöytäkirjan allekirjoitus ja varmennus Hannu Huoman puheenjohtaja Tommi Tikka pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan Tarkastusaika: tarkastus: Allekirjoitukset: Pöytäkirja on pidetty yleisesti Enonkosken kunnanvirastossa 1.11.2017 klo 9.00 15.00 nähtävänä: Toimistosihteeri Minna Pesonen
Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Vapaa-aikalautakunta 23 Enonkosken kunnan hallintosäännön mukaisesti kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Kuntalain (410/2015) 103 :n mukaan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Rehtori-sivistystoimenjohtajan päätösehdotus: Puheenjohtaja toteaa läsnäolijat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Pöytäkirjantarkastajien valinta Vapaa-aikalautakunta 24 Hallintosäännön 138 :n mukaan pöytäkirjanpitäjän pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Rehtori-sivistystoimenjohtajan päätösehdotus: Vapaa-aikalautakunta päättää 1. valita kaksi pöytäkirjantarkastajaa 2. pöytäkirjan tarkastamisajankohdan. Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Vapaa-aikalautakunta 25 Rehtori-sivistystoimenjohtajan päätösehdotus: Vapaa-aikalautakunta päättää hyväksyä esityslistan kokouksen työjärjestykseksi.
Tositteiden hyväksymisoikeus lautakunnan toimintakaudelle 1.6.2017 31.5.2021 Vapaa-aikalautakunta 26 Enonkosken kunnan sisäisen valvonnan ohjeen, kohdan talous 2. tositteiden merkintä mukaan: Lautakunnan on toimikausittain määrättävä henkilöt, joilla on oikeus hyväksyä menotositteet, jollei hyväksyjää ole määrätty ohje- ja johtosäännössä. Hyväksyjän on tarkastettava, että tositteesta ilmenee maksunsaajan nimi ja osoite riittävän tarkasti sekä tavaran, työsuorituksen tai muun palveluksen toimitusajankohta, kohde, laji, määrä, yksikköhinnat ja alennukset. Edelleen hyväksyjän on varmistuttava, että tosite on numerollisesti oikein, että siinä on oikea tilimerkintä ja että menon suorittamiseen on käytettävissä määräraha ja tarvittaessa asianmukainen päätös. Hyväksyjien on huolehdittava siitä, ettei käytettävissä olevaa määrärahaa ylitetä. Hyväksyjän on huolehdittava siitä, että laskut ja muut maksutositteet tulevat viivytyksettä hyväksytyiksi ja toimitetaan maksettavaksi niin, etteivät maksut viivästy. Vastaanottajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö samassa tositteessa. Kunnan sisäisestä oikaisu- ja korjaustositteesta tulee ilmetä korjauksen tai oikaisun peruste ja että tositteen hyväksyy alkuperäisen tositteen hyväksyjä. Rehtori-sivistystoimenjohtajan päätösehdotus: Vapaa-aikalautakunta päättää, että vapaa-aikalautakunnan laskujen hyväksymisoikeus lautakunnan toimintakauden 1.6.2017 31.5.2021 ajan on lautakunnan puheenjohtajalla ja rehtorisivistystoimenjohtajalla.
Talousarvion toteutuminen ajalla 1.1. 31.8.2017 Vapaa-aikalautakunta 27 4.5.1999 päivätyn pysyväisohjeen mukaan hallintokuntien tulee antaa vuosittain 30.4., 31.8. ja 31.12. tilanteista seurantaraportit, joissa näkyy talouden ja toiminnan kehittyminen. Kunnanvaltuusto on 8.3.2005 21 päättänyt, että huhtikuun lopun tilanteesta annettava raportti käsittää vain määrärahojen käytön seurannan, ei kirjallista tulostavoiteosiota. Seurantaraportti tulostetaan suoraan kirjanpito-ohjelmasta saatavassa muodossa. Talousarvion toteutuman mukainen käyttöprosentti on elokuun lopun tilanteesta 66 %. Toimintakate on valtuustoon nähden sitova. Tilanne osastoittain 31.8.2017 Toteutuma % Kulttuurityö toimintatuotot 1 522,64-100,00 % toimintakulut -5 726,28 56,0 % toimintakate -4 203,64 41,0 % Liikuntatoimi toimintatuotot 11 304,83 1130,5 % (sis. liikuntatalon toimintakulut -148 662,10 66,2 % ja muut liikuntapaikat) toimintakate -137 357,27 61,4 % Nuorisotyö toimintatuotot 324,05 162,0 % (sis. ehkäisevän toimintakulut -18 142,52 37,3 % päihdetyön) toimintakate -17 818,47 36,8 % Vapaa-aikatoimi toimintatuotot 180,39-100,00 % hallinto toimintakulut -8 756,37 53,5 % toimintakate -8 575,98 52,4 % Vapaa-aikalautakunta toimintatuotot 13 331,91 1111,0 % yhteensä toimintakulut -181 287,27 60,5 % toimintakate -167 955,36 56,2 % Talousarvion toteutuminen 31.8.2017 toimitetaan kokoukseen osallistuville. Rehtori-sivistystoimenjohtajan päätösehdotus: Vapaa-aikalautakunta käsittelee toteutumavertailun ja merkitsee sen tietoonsa saatetuksi. Tiedoksi: Kunnanhallitus
Vapaa-aikalautakunnan vastine kunnanhallitukselle vuoden 2016 arviointikertomuksesta Vapaa-aikalautakunta 28 Tarkastuslautakunnan kunnanvaltuustolle antama arviointikertomus vuodelta 2016 on ollut käsiteltävänä kunnanvaltuustossa 30.5.2017 19 ja kunnanhallituksessa 22.8.2017 159. Kunnanhallitus on lähettänyt arviointikertomuksen lautakunnille käsittelyä ja toimenpiteitä varten. Lautakuntien tulee antaa vastineensa arviointikertomuksesta kunnanhallitukselle 29.9.2017 mennessä. Arviointikertomuksessa todetaan vapaa-aikalautakunnanosalta: Valtuustoon nähden sitovia vapaa-aikalautakunnan alaisia tulosalueita ovat kulttuurityö, liikuntatoimi, nuorisotyö ja hallinto. Vapaa-aikalautakunnan alaisten menojen osuus kunnan toimintamenoista oli 2,1 % (2,0 % v. 2015). Toimintakate vuonna 2016 oli 244.240,26 ja käyttöprosentti oli 86,5 %. Kulttuuritoimi Sitovat tavoitteet: Lasten ja nuorten harrastustoiminnan tukeminen Kulttuuritapahtumien järjestäminen kuntalaisille Tulosalue saavutti sitovat tavoitteensa pääsääntöisesti. Toimintakatteen käyttöprosentti oli vain 62,1 %, toimintakulut alittuivat 2.667,02 eurolla. Liikuntatoimi Sitovat tavoitteet: Lapsille ja nuorille maksuttoman liikuntakerhotoiminnan jatkaminen ja kehittäminen Kuntalaisten ikääntymisen huomioiminen kehittämällä väestön toimintakykyä tukee liikuntatoimen palvelutarjontaa. Suorituspaikkojen parantaminen Koko Enonkoski liikkumaan -hankkeen tavoitteiden toteutuminen Liikuntatoimen sitovat tavoitteet saavutettiin pois lukien hanke Koko Enonkoski liikkumaan. Kunnassa on kehitetty vuonna 2016 liikuntatoimea ja sen tarjoamia palveluita positiiviseen suuntaan. Tulosalueen toimintakatteen käyttöprosentti oli 92,6 % ja toimintakulut alittuivat 14.717,19 eurolla. Nuorisotoimi Sitovat tavoitteet: Nuorisotoimen kehittäminen kunnan omana ja seudullisena yhteystyönä. Kerhotoiminnan, retkien ja tapahtumien tukeminen ja järjestäminen Nuorisotilan kehittäminen yhteistyössä nuorten kanssa Nuorten työharjoittelun tukeminen
Toimialan toteuma ei vastannut suoraan sitoviin tavoitteisiin. Toteuman perusteella ei voida varmistua siitä toteutuvatko kaikki, nuorisotoimelle asetut sitovat tavoitteet. Nuorten työharjoittelun tukemisen tavoite saavutettiin. Toimintakatteen käyttöprosentti oli 63,1 % ja toimintakulut alittuivat 16.030,56 eurolla. Nuorisotoimi ei jakanut lainkaan kohdeavustuksia vuonna 2016. Vapaa-aikatoimen hallinto Sitovat tavoitteet: Tiedotuksen kehittäminen Vapaa-aikatoimen henkilöstön yhteistyön ja osaamisen kehittäminen koko Enonkoski liikkumaan -hankkeen tavoitteiden toteutuminen Tavoitteiden toteutumista ei ole raportoitu riittävästä. Toimintakatteen toteuma oli 83,8 %. Tarkastuslautakunta toteaa, että kaikki vapaa-aikalautakunnan tulosalueet alittivat toimintakatteensa vuonna 2016. Tarkastuslautakunta kiinnitti huomiota, että kaikkien tavoitteiden osalta ei voida varmentua siitä ovatko tavoitteet toteutuneet vai eivät. Tarkastus lautakunta oli edellisvuoden arviointikertomuksissa suosittanut aiempina vuosina pitämättä jääneiden kehityskeskustelujen pitämistä vuonna 2016. Vuoden 2016 toteuman perusteella tarkastuslautakunta ei voi varmentua onko kyseiset kehityskeskustelut toteutunut vuonna 2016. Hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen on jatkossa yksi kunnan tärkeimmistä tehtävistä. Tämä tulisi huomioida jo koulujen liikunnan järjestämisessä ja saada näin lapset ja nuoret kiinnostumaan liikunnasta ja sen tärkeydestä. Arviointikertomus vuodelta 2016 on nähtävillä kokouksessa. Rehtori-sivistystoimenjohtajan päätösehdotus: Vapaa-aikalautakunta käsittelee vastineensa poikkeuksellisesti määräajan jälkeen, koska sillä ei ole ollut aikaisemmin kokousta. Vapaa-aikalautakunta käsittelee arviointikertomuksen ne osat, joka koskevat vapaa-aikalautakunnan alaisia toimintoja. Kehityskeskustelut pidettiin vuonna 2016. Vapaa-aikatoimi tulee myös tiedottamaan järjestöjen avustuksista enemmän, jotta järjestöt hakisivat niitä jatkossa enemmän. Jatkossa pyritään raportoimaan tavoitteiden toteutumisesta tarkemmin, jotta tarkastuslautakunta voi paremmin arvioida vapaa-aikalautakunnan alaista toimintaa. Tavoitteita aseteltaessa tullaan huomioimaan hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen koko kunnassa.
Tiedoksi: Kunnanhallitus Vapaa-aikalautakunnan talousarvioehdotus vuodelle 2018 ja taloussuunnitelma vuosille 2019 2020 Vapaa-aikalautakunta 29 Vapaa-aikalautakunnan kokoukseen osallistuville toimitetaan vapaaaikalautakunnan talousarvioehdotus vuodelle 2018 kustannuspaikoittain ja tiliryhmittäin jaoteltuna. Lisäksi osallistujille toimitetaan talousarvioon liitettävät vapaaaikalautakunnan tulostavoitteet ja riskilomake. Talousarvio on laadittu entisten toimintojen pohjalta. Rehtori-sivistystoimenjohtajan päätösehdotus: Vapaa-aikalautakunta 1. käsittelee talousarvioehdotuksen ja hyväksyy sen toimittamisen kunnanhallituksen käsiteltäväksi. 2. käsittelee ja hyväksyy liitteenä olevan talousarvioon liitettävän lautakunnan tulostavoitteet. Tiedoksi: Kunnanhallitus
Kulttuuri- ja urheilustipendien jakaminen 2017 Vapaa-aikalautakunta 30 Enonkosken kunta on jo vuosia halunnut muistaa kulttuurin ja urheilun alalla kunnostautuneita kuntalaisia. Kulttuuristipendiä on jaettu vuodesta 2009 alkaen, urheilustipendiä kauemmin. Lisäksi on nimetty vuoden paras nuori urheilija. Kulttuuristipendiin on varattu 200 euron määräraha ja urheilustipendeihin yhteensä 500 euroa. Yleensä sivistystoimelta on kysytty ehdotuksia stipendien saajiksi. Liitteenä ovat kulttuuri- ja urheilustipendien saajat vuosilta 2008 2016. (Valmistelija rehtori-sivistystoimenjohtaja tommi.tikka(at)enonkoski.fi, 044 345 3045) Rehtori-sivistystoimenjohtajan päätösehdotus: Julkinen vasta kun stipendit on jaettu. Kulttuuri- ja urheilustipendit jaetaan kunnan itsenäisyyspäivän juhlassa keskiviikkona 6.12.2017. Juhla alkaa klo 12.00 liikuntatalolla. Vuoden Liikuttajan valitseminen 2017 Vapaa-aikalautakunta 31 Etelä-Savon Liikunta ry ja Etelä-Savon Maakuntaliitto järjestävät yhteistyökumppaneiden kanssa Etelä-Savon Urheilugaalan tammikuussa 26.1.2018, jossa muistellaan ja juhlitaan vuoden 2017 urheiluvuoden huippuhetkiä. Lisätietoja gaalasta tulee ESLi:n verkkosivuille vuoden lopussa. Jokaisella eteläsavolaisella kunnalla on mahdollisuus nimetä palkittavaksi tässä tilaisuudessa oman kuntansa Vuoden Liikuttaja. (Valmistelija rehtori-sivistystoimenjohtaja tommi.tikka(at)enonkoski.fi, 044 345 3045) Rehtori-sivistystoimenjohtajan päätösehdotus: Julkinen vasta kun Vuoden Liikuttaja on julkistettu.
Nuorisotoimen kohdeavustus / Enonkosken Vesaiset ry Vapaa-aikalautakunta 32 Enonkosken Vesaiset ry on toimittanut 6.10.2017 vapaa-aikalautakunnalle kohdeavustuksen 29.10. järjestettävästä Miina ja Manu -lastenteatteriesityksestä. Esitys esitetään ala-asteella ja tavoitteena on saavuttaa mahdollisimman paljon lapsiperheitä. Tapahtuma on ilmainen. Haetun avustuksen suuruus on 1 015 euroa. Hakemuksen menot koostuvat palkkiokustannuksista, jotka ovat 1 450 euroa. Kohdeavustushakemus on nähtävillä kokouksessa. Nuorisotoimen kohdeavustuksiin on varattu vuoden 2017 talousarvioon 3 000 euroa. Rehtori-sivistystoimenjohtajan päätösehdotus: Vapaa-aikalautakunta voi myöntää kohdeavustuksia järjestöjen avustussäännön mukaisesti maksimissaan 700 euroa ja 70 % nettokustannuksista, joten Enonkosken Vesaiset ry:lle myönnetään kohdeavustusta 700 euroa. Tapahtuman jälkeen tulee antaa vapaa-aikalautakunnalle selvitys kuluista sekä toimittaa kuittien kopiot vapaa-aikalautakunnalle. Ote: Enonkosken Vesaiset ry
Rehtori-sivistystoimenjohtajan viranhaltijapäätökset 1.5. 30.9.2017 Vapaa-aikalautakunta 33 Hallintosäännön l osan 5 luvun 27 :n mukaan lautakunnan alaisen viranomaisen on ilmoitettava lautakunnalle tekemistään ottokelpoisista päätöksistä lukuun ottamatta sellaisia asioita tai asiaryhmiä, joista lautakunta on ilmoittanut, ettei se käytä otto-oikeuttaan. Rehtori-sivistystoimenjohtaja on tehnyt oheisen luettelon mukaiset vapaaaikalautakunnan viranhaltijana viranhaltijapäätökset 1.5. 30.9.2017 19 31. Puheenjohtajan päätösehdotus: Vapaa-aikalautakunta merkitsee tehdyt päätökset tiedoksi ja päättää, ettei otto-oikeudella olevia päätöksiä oteta lautakunnan käsittelyyn. Vapaa-aikatoimen ajankohtaiset kuulumiset Vapaa-aikalautakunta 34 Esittelijä selostaa vapaa-aikatoimeen liittyviä ajankohtaisia asioita ja niistä käydään keskustelua. Rehtori-sivistystoimenjohtajan päätösehdotus: Vapaa-aikalautakunta käy keskustelun ajankohtaisista asioista.