VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2013 Sisällys 1. Johdon katsaus toimintaan..1 2. Toiminnan vaikuttavuus..2 2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen 2.2. Aineiston käyttö 3. Toiminnallinen tehokkuus..9 3.1. Toiminnan taloudellisuus 3.2. Toiminnan tuottavuus 4. Tuotokset ja laadunhallinta.11 4.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet 4.2. Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu 5. Inhimillisen pääoman hallinta (Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen) 11 6. Tilinpäätösanalyysi..14 7. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma 15 Liitteet: - Allekirjoitussivu - Indikaattorit
1 1. Johdon katsaus toimintaan Vuosi 2013 oli kolmivuotisen tuloskauden ensimmäinenvuosi. Tulossopimuksen pääkohdat olivat entiseen tapaan seuraavat: - aineiston vastaanotto - käsittely - käyttöön asettaminen Aineistoa otettiin vastaan 6459 hyllymetriä. Se on 1260 hm vähemmän kuin vuonna 2012. Vuoden aikana luotiin osana kokoelmapolitiikan kehittämistä yhdessä kirjastosektoreiden kanssa uudet käytännöt/pelisäännöt aineiston vastaanotolle sekä päätettiin aineistojen karsintakriteereistä. Lähes kaikkien suurten, keskeisten kirjastojen kanssa solmittiin palvelusopimus, jossa määritellään aineistoa siirtävien kirjastojen velvollisuudet ja Varastokirjaston tehtävät. Samalla luotiin siirtoihin liittyvä kokoelmayhdyshenkilöjärjestelmä. Syyskuussa järjestettiin kokoelmayhdyshenkilöille seminaari, jonka tuloksena loppuvuoden siirtoja tuli ennakoitua vähemmän. Seminaarissa esiintyivät johtokunnan jäsenet, OKM:n edustaja ja Varastokirjaston asiantuntijat. Uusi kokoelmapolitiikka vähensi Varastokirjastoon tulevaa aineistoa. Uuden kokoelmapolitiikan mukaisesti kirjastot joutuivat entistä enemmän harkitsemaan siirtojensa tarpeellisuutta. Tärkein Varastokirjaston toimintaan vaikuttanut asia oli korkeakoulujen ja korkeakoulukirjastojen tilasäästötarpeiden voimakas kasvu. Kirjastot ovat joutuneet vähentämään tilojaan. Seurauksena aineistonsiirrot ovat erityisesti jatkuvien julkaisujen osalta parin viime vuoden aikana lisääntyneet erittäin paljon. Suuria siirtoja tehneitä kirjastoja oli ennätysmäärä. Lähes kaikki yliopistokirjastot lähettivät aineistoa. Yksi tulevaisuuden haasteista on erityisesti yliopistokirjastojen siirtojen koordinoinnin ja hallinnan kehittäminen. E-aineistojen määrän kasvu ja digitoituminen ylipäätään vaikuttavat kirjastojen tasolla siten, että aineistoja on entistä helpompi siirtää Varastokirjastoon. Aineistoa käsiteltiin 6610 hyllymetriä. Erillisrahoituksella tästä oli 1745 hyllymetriä. Käsitellystä aineistosta kokoelmiin otettiin 4422 hm aineistoa. Aineiston käsittelyn taloudellisuus ja tuottavuus paranivat, mikä johtuu rästiprojektin onnistumisesta ja siitä, että kausijulkaisuja oli entistä enemmän. Vakinaisen henkilökunnan osalta tuottavuus laski hieman. Aineiston käyttö on vakiintunut noin 80 000 tapahtumaan vuodessa. Nämä ovat lainoja, artikkelikopioita ja uusintoja. Saapuneet tilaukset toimitettiin tilauspäivänä. Aineiston käytön taloudellisuus (euroa/tilaus) laski hieman, mikä johtuu investoinneista. Tuottavuus on pysynyt samalla tasolla. Vuoden aikana suunnattiin henkilöstön työajan käyttöäaineiston käsittelyyn, rästien purkamiseen ja palvelutoimintaan. Vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelman inhimillisen pääoman kehittämisosion mukaisesti järjestettiin eettiseen työkykyyn liittyvä seminaari. Valtion palkkausjärjestelmän kehittämistä jatkettiin Varastokirjaston omassa seuranta- ja kehittämisryhmässä.tarkoituksena on muuttaa suoritusarviointia kokonaisarvioksi yliopistojen mallin mukaisesti. Sukupuolten palkkauksellista tasa-arvoa seurataan. VES-ratkaisun mukaiset korotukset raportoitiin Valtiovarainministeriöön.
Henkilöstön työkyvyn ja työtyytyväisyyden edistämistä jatkettiin monin tavoin. Näitä olivat mm. liikunnan edistäminen, ergonomiaratkaisut ja henkilökunnan yhteiset retket. VMBaron työtyytyväisyysindeksi laski hieman edellisestä vuodesta ollen nyt 3,53, mikä on edelleen korkea suhteessa valtakunnalliseen keskiarvoon. Sairauspoissaolojen määrä oli 13,3päivää/htv. Määrä on korkea valtion keskiarvoon verrattuna. Syy suureen sairauspoissaolojen määrään on muutaman yksittäisen virkamiehen pitkät sairauslomat. Vuoden aikana osallistuttiin Kansalliskirjaston koordinoimaan uuden kirjastojärjestelmän (UKJ) suunnittelutyöhön. Varastokirjaston kannalta keskeinen tavoite on parantaa metadatan siirtymistä kirjastojen välillä siten, että Varastokirjastossa luettelointiin liittyvä työ vähenee tai vähintäänkin tehostuu. Varastokirjaston aineistoluettelo asetettiin Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) käyttöliittymä Finnaan, ja tilauksia on jo jonkin verran tullut käyttöliittymän kautta. Jatkossa Varastokirjaston tiedot vaikuttavat erityisesti aineiston saatavuuden parantumiseen ja kansallisen aineistojen yhteiskäyttölogistiikan kehittämiseen. Vuoden aikana jatkettiin tilojen laajennuksen suunnittelua. Uudet tilat saadaan käyttöön vuoden 2014 toukokuussa. Käsittelyä odottavaa aineistoa on jouduttu rakennustyön alta siirtämään Neulamäkeen välivarastoon. 2. Vaikuttavuus Varastokirjaston toiminnan tarkoituksena on vähentää kaikkien Suomen kirjastojen kokoelmatilatarvetta ottamalla vastaan niiden siirtotarpeiden mukainen määrä aineistoa. Samalla varmistetaan se, että maahan hankittu tutkimusaineisto säilyy tiedontarvitsijoiden käytössä. Vuoden 2013 lopussa Varastokirjastoon on siirretty kirjastoista aineistoa 133 709 hyllymetriä. Yliopistokirjastoissa on vapaakappalekirjastoja lukuun ottamatta pystytty vähentämään varastotiloja. Säästöjä syntyy myös siitä, että Varastokirjaston tilakulut neliötä kohden ovat alle puolet yliopistokirjastojen keskimääräisistä tilakuluista. Aineistoa on uuden kartunnan ja vuoden aikana toteutettujen poistojen jälkeen 80 577 hyllymetriä. Monografioita on yli1,5 miljoonaa nidettä ja kausijulkaisuja yli 100 000 nimekettä. Aineiston käyttö on vakiintunut noin 80 000 tilaukseen vuodessa, mikä on enemmän kuin yliopistokirjastoista tilattu kaukopalvelu yhteensä. Asiakasrekisterissä oli vuoden lopussa 1 916 kirjastoa ja tietopalveluyksikköä. Avohyllymitoituksen mukaan (Hagman, Kirjaston mitoitus) tieteellisissä kirjastoissa aineistoa on 4,33 hm/m 2. Jos siirretty aineisto pidettäisiin avohyllytiloissa, vaatisi se noin 30 900 neliömetriä. Yliopistokirjastoista on siirretty aineistoa 80 306 hyllymetriä. Tilansäästö yliopistokirjastoissa on minimissään 18 500 neliömetriä. Koska siirtojen lisäksi kirjastot voivat poistaa paikallisesti Varastokirjastossa jo olevaa aineistoa, tilasäästöt ovat huomattavasti suuremmat. Vuoden 2012 yhteistilaston mukaan yliopistokirjastojen tilakulut olivat keskimäärin 205,24 /m 2 /v. Varastokirjaston tilakulut olivat 72,05 /m 2 /v. Siirtojen ansiosta yliopistokirjastojen on ollut mahdollista saada säästöä tilakuluissaan vuoden 2012 kustannustasolla vähintään lähes neljä miljoonaa euroa vuodessa. 2
Tilan vapauttaminen siirrettyä aineistoa (hm) 4 817 7 718 6 459 vaikuttavuus - vuositaso (m 2 ) - kumulatiivinen (m 2 ) 1 112 27 600 1 782 29 400 1 492 30 900 Pitkän ajan vaikuttavuutta tiloihin voidaan arvioida esim. suljettujen varastotilojen määrää seuraamalla. Seuraavassa taulukossa eritellään kirjastotilojen muutosta vuodesta 1990 vuoteen 2012 yliopistokirjastoissa tieteellisten kirjastojen yhteistilaston pohjalta. m 2 Kirjastotilat Suljetut varastot 1990 2012 1990 2012 Yliopistokirjastot yhteensä 134 796 149 314 39 557 41 136 Vapaakappalekirjastot 52 231 87 774 28 649 35 402 Muut yliopistokirjastot 82 565 61 540 10 908 5734 Yliopistokirjastojen kirjastotilat ovat kasvaneet noin 10,8 %. Varastotilat ovat kasvaneet noin neljä prosenttia. Vapaakappalekirjastoissa kaikki kirjastotilat ovat kasvaneet 68% ja suljetut varastotilat 23,6%. Varastokirjaston vaikutus näkyy suoraan muiden yo-kirjastojen varastotilatarpeen vähenemisenä. 2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena oli: Varastokirjasto ottaa vastaan voimavarojensa puitteissa kirjastoista siirrettävää aineistoa ja käsittelee sen tehokkaasti sekä kiinnittää huomiota kirjastoille annettavaan ohjeistukseen koskien Varastokirjastoon toimitettavaa aineistoa. 2.1.1. Aineiston vastaanotto Kirjastoista siirrettiin aineistoa Varastokirjastoon 6 459 hyllymetriä, mikä oli 1 260 metriä vähemmän kuin edellisvuonna. Uuden kokoelmapolitiikan seurauksena kirjastoja on ohjeistettu arvioimaan entistä huolellisemmin, mitä aineistoa kannattaa säilyttää Varastokirjastossa ja ylipäätään Suomessa. Kaikki kirjastojen siirrot kyettiin ottamaan vastaan. Lisätilan rakennustyön takia suuri osa aineistosta siirrettiin Neulamäkeen. Vuoden lopussa Varastokirjastoon oli siirretty yhteensä noin 133 700 hyllymetriä aineistoa. Aineistosiirtojen palvelusopimus lähetettiin 71 kirjastoon. Mukana olivat kaikki yliopisto-, amk- ja maakuntakirjastot sekä eniten aineistoa toimittavat erikoiskirjastot. Kaikkiaan sopimuksen on allekirjoittanut 59 kirjastoa. Vuoden aikana sopimuskirjastoista tuli 82 % kaikesta siirretystä aineistosta 3
Aineistoa on otettu vastaan seuraavasti: % Yht. koko % toiminnan aikana Yliopistojen kirjastot 2 307 4 396 5 089 78,8 80 306 60,1 AMK-kirjastot 258 399 240 3,7 33 686 25,2 Erikoiskirjastot 1391 1 965 559 8,7 * * Yleiset kirjastot 805 953 563 8,7 19 299 14,4 Muut 57 6 7 0,1 412 0,3 Yhteensä 4 817 7 718 6 459 100 127 248 100,0 *Yhteensä koko toiminnan aikana: AMK:it ja erikoiskirjastot yhdessä. Vuonna 2013 vastaanotettu aineisto koostuu seuraavan taulukon mukaisesti (hyllymetreinä): Mono- Jatkuvat Väitösgrafiat julkaisut kirjat Muu Yhteensä % Yliopistojen kirjastot 1 374 3 679 35 5 089 79 AMK-kirjastot 167 73 240 4 Erikoiskirjastot 297 262 556 9 Yleiset kirjastot 461 101 1 563 9 Vaihdot 2 2 0,03 Yksityiset 3 5 7 0,11 Yhteensä 2 304 4 120 35 1 6 459 100 Jatkuvia julkaisujatuli runsaasti jo toista vuotta perätysten erityisesti yliopistokirjastoista. Monografioita siirrettiin huomattavasti vähemmän kuin edellisvuonna, kuitenkin pitkällä aikavälillä tavanomainen määrä. Jatkuvia julkaisuja toimitettiin yhtä paljon kuin edellisvuonna, mutta huomattavasti vuotuista keskiarvoa enemmän (ka.monografioita2 281 ja jatkuvia julkaisuja 3 012 hm). Suurimmat siirrot vuonna 2013 tulivat yliopistokirjastoista: - Helsingin yliopiston kirjasto 1849 hm - Aalto-yliopiston kirjasto1 447 hm - Oulun yliopiston kirjasto 855 hm - Turun yliopiston kirjasto 313 hm - Itä-Suomen yliopiston kirjasto 142 hm - Helsingin kaupunginkirjasto 110 hm - Tampereen yliopiston kirjasto99 hm Vuonna 2013Varastokirjastoon toimitti aineistoa 158 (v. 2012190) kirjastoa tai tietopalvelua. Näistä yliopistoissa toimivia kirjastoyksiköitä oli 21, ammattikorkeakouluissa toimivia 22, erikoiskirjastoja 57 ja yleisiä kirjastoja 53. Koko toiminnan aikana aineistoa ovat luovuttaneet kaikki yliopisto- ja AMK-kirjastot, kaikki maakuntakirjastot ja muista yleisistä kirjastoistanoin puolet sekä yli sata muuta kirjastoa. Vastaanotetusta aineistosta 60,1% on peräisin yliopistojen kirjastoista. Koko toiminnan aikana 4
siirretynaineiston määrä on noin 20% yliopistokirjastojen painetuista kirja- ja kausijulkaisukokoelmista. 2.1.2. Aineiston käsittely Aineistoa on käsitelty seuraavasti: Käsitelty (hm) 3 790 4 691 6 610 Kokoelmiin otettu (hm) 2 533 3 282 4 422 Käsittely aineistotyypeittäin (hyllymetreissä): 5 Monografiat Jatkuvat julkaisut Väitösk. Musiikki Yhteensä Kokoelmiin otettu Kokoelmiin otettu käsitellystä % 2011 1 706 2 085 15 3 806 2 543 66,8 2012 1 630 3 062 4 691 3 282 70,0 2013 2 592 3 673 345 6610 4 422 66,9 Yhteensä koko toiminnan aikana 49 578 72 332 4 335 43 126 289 80 577 % käsittelystä 39 57 4 100 64 Monografioita käsiteltiin selvästi edellisvuotista enemmän. Ministeriöstä saadun määrärahan ansiosta monografialuetteloijia pystyttiin palkkaamaan lisää (3 htv), mikä näkyy tuloksissa. Vakinainen henkilöstö käsitteli 4865 hm, josta monografioita oli 1436 hm, jatkuvia julkaisuja 3084 hm ja väitöskirjoja 345 hm. Erillismäärärahalla palkattu henkilöstö käsitteli 1745 hm. Aineistoa otettiin kokoelmiin yhteensä 4422 hm, mikä on selvästi enemmän kuin aikaisempina vuosina. Seuraavassa taulukossa esitellään aineistotilanne koko toiminnan ajalta (hyllymetreinä). Yhteenveto 1989-31.12.2013: hm Monografiat Jatkuvat Väitös- Musiikki- Yhteensä julkaisut kirjat aineisto Vast.otettu 54 742 74 445 4 326 196 133 709 Valmista 28 947 48 852 2 735 43 80 577 Ei otettu kokoelmiin 20 631 23 480 1 591 45 357 Odottaa käsittelyä 5 164 2 113 0 (153) 7 277 Rästit mukaan lukien aineistoa käsiteltiin enemmän kuin sitä vuoden aikana saapui. Kaksoiskappaleina tai muun syyn takia kokoelmiin ei liitetty kirjastoista siirrettyä aineistoa: hm Monografiat 642 618 1 083 Jatkuvat julkaisut 616 791 760 63,8
Muut 6 0 0 Yhteensä 1 264 1 409 1 843 Vuonna 2013Varastokirjastossa hylättyä aineistoa oli noin 29 % siirretystä aineistosta. Koko toiminnan aikana poistoja on ollut 36,2%. Luetteloituja tietueita oli seuraavasti: 2010 Monografiat 44 859 54 829 53 225 81 294 Jatkuvat julkaisut 3 305 2 848 3 690 4 160 Tietueita 48 164 57 677 56 915 85 454 Tietueet yht. 1 345 452 1 403 129 1 460 044 1 545 498 Vuonna 2013 uusia monografiatietueita lisättiin tietokantaan 81 294. Näistä oli rästejä 31 547 ja normaalikäsittelyä 49 747 tietuetta. Monografianiteitä oli vuoden 2013 lopussa 1 581 897. Nimekkeitä oli 1 425 676. Uusia jatkuvia julkaisuja luetteloitiin 4 160 nimekettä. Jatkuvia julkaisuja oli vuoden lopussa yhteensä noin 104 366 nimekettä. Väitöskirjoja oli yhteensä 2 725 hyllymetriä (noin 520 000 nidettä) 3 892 hyllymetrin tilassa. Vuoden aikana poistettiin 345 hm väitöskirjoja. Musiikkiaineistoa oli 7 596 säilytysyksikköä.käsittelyä odottaa 153 hm. Järjestettyä aineistoa oli vuoden lopussa yhteensä noin 3,3 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. Vuonna 2013 uusista VAARI- tietokantaan tallennetuista luettelointitietueista 6 % oli primääriluetteloituja ja 94 % poimittuja tietueita. Primääriluetteloinnin osuus väheni 5 prosenttiyksikköä vuodesta 2012. Varastokirjastossa luetteloiduista tietueista 27% oli uusia tietueita yhteistietokanta Melindaan. Vuoden 2013 luettelointimäärä oli aiempia vuosia huomattavasti suurempi, johtuen osin erillismäärärahan turvin saaduista 3 htv:sta. Henkilöstöä kohdennettiin joustavasti monografioiden luetteloinnin ja jatkuvien julkaisujen käsittelyn kesken. Rästit Monografiarästejä käsiteltiin 1156 hm ja jatkuvia julkaisuja 589 hm. Rästiaineistosta otettiin kokoelmiin ja poistettiin seuraavasti: Monografiat (hm) % Jatkuvat % (hm) Hyllyyn 583 50,4 447 75,9 Poistoja 573 49,6 142 24,1 Yhteensä 1156 589 Rästiprojektissa luetteloitiin 31 547 monografiatietuetta. 6
Eri vuosina kertynyttä aineistoa käsiteltiin seuraavan taulukon mukaisesti: Ajalta Monografiat 1.1.2013(hm) Jäljellä oleva mono määrä 31.12.2013 (hm) Mono käsitelty % Jatkuvat julkaisut 1.1.2013 (hm) Jäljellä oleva jatkuvat määrä 31.12.2013 (hm) 2005-454 454 0 5 5 0 2008 2009 523 0 100 43 0 100 2010 484 118 76 30 23 23 2011 1503 1159 23 133 111 16,5 2012 2464 1921 22 1455 419 71 2013 1216 1555 Yhteensä 5428 4868 1666 2113 Rästiprojektiin ja uuteen kokoelmapolitiikkaan liittyen poistettiin käsittelyä odottavaa ja jo kokoelmissa ollutta hyvin vähän käytettyä aineistoa yhteensä 3541 hm (345 hm väitöskirjoja ja patentteja 2196 hm). Jatkuvat käsitelty % 2.2. Aineiston käyttö Tavoitteena oli: Tilaukset toimitetaan viivytyksettä. Kirjasto kehittää elektronisia aineistonvälityspalveluita ja osallistuu kaukopalvelun kehittämishankkeisiin. Varastokirjaston aineistoa on käytetty viime vuosina seuraavasti: Lainaus 67161 63 961 63 814 Pdf-kopiot 14 765 14 854 16 412 Virheelliset 613 633 645 tilaukset Yhteensä 82 529 79 448 80 871 Tilaukset toimitettiin viivytyksettä pääsääntöisesti samana päivänä kuin tilaus saapui, kuitenkin 24 tunnin sisällä tilauksesta. Tilausten kokonaismäärä on viime vuosina pysynyt samalla tasolla. Aikaisempiin vuosiin verrattuna kopiopyyntöjen määrä lisääntyi. Lainauksen kokonaismäärässä on mukana myös lainojen uusinnat.keskimäärin laina uusittiin 1,2 kertaa. Eri kirjastotyyppien lainausosuudet vaihtelevat vuosittain. Alla olevassa taulukossa näkyy, miten eri kirjastosektorien lainausosuus on muutaman viime vuoden aikana vaihdellut. 7
Osuus lainauksesta (%) 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2009 2010 Yo-kirjastot Amk-kirjastot Yleiset kirjastot Erikoiskirjastot Jäljenteiden osuus tilauksista oli 43% (201244 %). Jäljenteistä 82 % meni tieteellisiin kirjastoihin. Asiakaskirjastojen määrä on kasvanut vuosittain. Uusia kirjastoja tai tietopalveluyksiköitä saatiin 41. Yhteensä asiakasrekisterissä oli vuoden 2013lopussa 1 916kirjastoa/tietopalvelua. Aktiivilainaajia oli 705 (aktiivisista jäljenteiden tilaajista ei ole tilastotietoa saatavilla). Aineiston välittämisen kehittäminen Varastokirjastokonsepti tukee ajatusta kansallisista yhteisistä kokoelmista ja kirjastojen luottamusta aineiston nopeaan ja maksuttomaan saatavuuteen. Kirjasto osallistui UKJ:n suunnitteluun aineiston käytön kehittämisen kannalta sekä vanhan Voyager-systeemin Universal Borrowing moduulin ylläpitoon. UB on Voyager-ohjelmiston osa, joka mahdollistaa sen, että minkä tahansa Voyagerkirjaston henkilöasiakas voi tilata kirjan Varastokirjastosta oman kirjastonsa lainaustunnuksella. Varastokirjasto toimittaa tilatun kirjan asiakkaan kotikirjastoon.lähes kaikki yliopistokirjastot käyttävät tätä palvelua. Lisäksi UB-moduulia käytti muutama ammattikorkeakoulukirjasto ja muu tieteellinen kirjasto. UB-lainoja oli vuoden aikana kaikkiaan 3 278. Kahdeksan yliopistokirjastoa salli asiakkaiden itsensä jättää artikkelikopiotilauksia suoraan Vaaritietokantaan. Näitä tilauksia toimitettiin 3 188. Saadun palautteen mukaan palvelun nopeutumiseen oltiin erittäin tyytyväisiä. Asiakkaan toimeksiannosta yksityiseen käyttöön tilattuja artikkelikopioita toimitettiin 1 540 kpl. Näitä asiakkaita oli seuraavissa kirjastoissa: Itä-Suomen yliopiston kirjasto, Aalto-yliopiston kirjasto, Turun yliopiston kirjasto, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, Metsäntutkimuslaitos, Yle Arkisto, Suomen ympäristökeskuksen kirjasto sekä Maatalouden tutkimuskeskuksen kirjasto. 2.3. Asiakaspalaute Asiakaspalautetta on kerätty web-lomakkeella (webropol) aineistosiirtojen yhteydessä. Lisäksi eri tilaisuuksien yhteydessä on saatu vapaamuotoista palautetta. Pääosa palautteesta liittyy aineiston siirtoihin ja uuteen kokoelmapolitiikkaan. 8
3. Toiminnallinen tehokkuus 3.1. Toiminnan taloudellisuus 3.1.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Vuonna 2013 aineiston vastaanottoon, käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät kustannukset olivat1 345 043 euroa (tässä on erillinen rästiprojektiraha mukana 100 000 euroa). Aineiston käsittelyn yksikkökustannukset olivat seuraavan taulukon mukaiset (euroa/hyllymetri): Käsitelty 3 806 4 691 6610 Kustannukset 1 267079 1 252 549 1 345 043 Euroa / hm 333 267 203 Taloudellisuus koheniedellisvuoteen verrattuna. Kausijulkaisuja käsiteltiin enemmän kuin edellisinä vuosina. Edelliseen sisältyvät, mutta tässä vielä erikseen, tilan vapauttamiseen ja aineiston vastaanottoon liittyvät kustannukset, jotka olivat 53 438. Vastaanotetun aineiston yksikkökustannukset ovat seuraavat (euroa/hyllymetri): Vastaanotettu 4 817 7 718 6 459 Kustannukset 43 002 57 659 53 438 Euroa / hm 8,9 7,5 8,3 Yksikkökustannukset hieman nousivat, koska aineistoa tuli vähemmän. 3.1.2 Aineiston käyttö Vuonna 2013aineiston käyttöön liittyvät kustannukset olivat 391 531 euroa. Aineiston välitystapahtuman yksikkökustannukset (euroa/tapahtuma): Tilauksia 82 529 79 448 80 871 Kustannukset 360 676 378 976 391 531 Euroa / tilaus 4,37 4,77 4,84 Yksikkökustannukset nousivat, mikä johtui laiteinvestoinneista sekä yleisen kustannustason (mm. posti) noususta. Henkilöstökustannukset olivat suurin menoerä. Suhteutettuna tilausten määrään niiden osuus pysyi lähes ennallaan ollen 2,88 euroa/tilaus. 9
3.2. Toiminnan tuottavuus 3.2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineistoa käsiteltiin 6610 hyllymetriä. Vastaanottoon ja käsittelyyn osallistui 16,74 henkilötyövuotta. Aineistoa käsiteltiin 395hm/htv. Alla vertailutiedot: Käsitelty (hm) 3 806 4 691 6610 HTV 14,23 13,50 16,74 Käsitelty aineisto (hm/htv) 267 347 395 Mukana on rästiprojekti HTV(3,2). Ilman sitä käsitellyn aineiston määrä on 359 hm/htv. Tuottavuuden muutos johtuu siitä, että jatkuvia julkaisuja käsiteltiin enemmän kuin edellisenä vuotena sekä rästiprojektista, jonka tuottavuus oli korkea. Tuottavuutta voidaan kuvatamyös suhteuttamalla luetteloitujen tietueiden määrä henkilötyövuosiin: 2010 Luetteloituja tietueita 48 164 60 525 56 915 85454 HTV 14,81 14,23 13,50 16,74 Luetteloitu aineisto (tietuetta/htv) 3 252 4 253 4 216 5105 Luetteloituja tietueita henkilötyövuotta kohti oli selkeästi enemmän kuin kahtena edellisenä vuonna. 3.2.2. Aineiston käyttö Tilauksia oli 80 871. Henkilötyövuosia käytettiin 5,45 (v. 2012 5,45). Tilauksia oli henkilötyövuotta kohden 14 839. Alla vertailutiedot: Tilauksia 82 529 79 448 80 871 HTV 5,48 5,45 5,45 Tilauksia / htv 15 060 14 578 14 839 Tuottavuus kasvoi hieman edellisvuoteen verrattuna. Ruuhkahuippujen tasoittamiseen käytettiin muun henkilökunnan apua.aineiston käyttöön liittyvissä tehtävissä työskenteli myös palkkatuettuja, tuetun työllistämisen harjoittelijoita sekä työkokeilijoita. 10
4. Tuotokset ja laadunhallinta 4.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Koska suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkissuoritteet liittyvät suoraan kirjaston toiminnan vaikuttavuuteen, on niitä analysoitu vaikuttavuusosiossa. 4.2. Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu 4.2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena on käsitellä aineisto kuuden kuukauden kuluessa sen saapumisesta. Vuonna 2013 siirretyn aineiston käsittelyyn kuluisi laskennallisesti nykyisellä henkilömäärällä (ml. rästiprojekti 3 htv) noin vuosi. Lisäksi aiempina vuosina kertynyttä käsittelyrästiä (monografioita) oli 4 296 hm, mikä vastaa noin yhdeksän kuukauden käsittelyaikaa koko henkilökunnalla. Varastokirjasto tukee kirjastoja entistä parempaan suunnitelmallisuuteen kokoelmiensa hallinnassa ja aineistojen siirroissa. Lähes kaikkien kirjastojen kanssa on solmittu palvelusopimus, jossa on sovittu kirjastojen roolista aineistonsiirroissa. Kirjastoille on luotu työkalu, joka ohjaa kirjastoja suunnittelemaan aineistonsiirtoja. Vastuu lähetysten sisällön tarkoituksenmukaisuudesta on siirtävällä kirjastolla. Parantuneen vuorovaikutuksen ja kirjastoissa tehtävän siirrettävän aineiston evaluoinnin myötä lähetysten määrä laski loppuvuodesta. Myös aineiston käsittelyn odotetaan tehostuvan, koska yhä useampi lähetys on tarkastettu yhteistietokannasta. 4.2.2. Aineiston käyttö Vuoden 2013 lopussa rekisterissä oli yhteensä 1 946 asiakasta, näistä kirjastoja ja tietopalveluyksiköitä 1 916. Aktiivisia lainaajia oli 705 kirjastoa. Käyttäjärekisterissä ovat: - kaikki yliopistojen kirjastot - kaikki maakuntakirjastot - lähes kaikki muut kunnalliset kirjastot. Yleisistä kirjastoista oli rekisteröitynyt 509 toimipistettä - kaikki ammattikorkeakoulukirjastot - erikoiskirjastot - yrityskirjastot. Näkövammaisten kirjaston Celian asiakkaista 143 kuului asiakasrekisteriin. Celia maksaa postikulut Varastokirjastossa olevien Braille-julkaisujen lähettämisestä. Pohjoismaisia asiakkaita oli 312. Muita ulkomaisia asiakkaita oli 193. 5. Inhimillisen pääoman hallinta (Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen) Tulossopimuksen mukaan Varastokirjasto on vastuullinen työnantaja, joka arvioi toimintaansa jatkuvasti. Johtamista kehitetään kaikilla tasoilla. Tavoitteena on ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdistettu ja joustava henkilöstö. Henkilöstön työkyvystä ja työhyvinvoinnista huolehditaan. 11
Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistämiseen liittyviä toimintoja olivat mm. henkilöstön virkistystoiminta sekä työterveyshuollon kanssa toteutetut tyhy-hankkeet. Syksyllä toteutettiin henkilökunnan yhteinen virkistys- ja opintomatka Turkuun ja Tukholmaan. Lisäksi järjestettiin eettinen työkyky työpaja. Omaehtoista liikuntaa tuettiin, mm. kulttuuri- ja liikuntaseteleillä. Seuraavassa on työhyvinvointiin liittyviä tunnuslukuja (jakajana on käytetty 22,19 htv:tä): Työtyytyväisyysindeksi (asteikolla 1-5) Sairauspoissaolot (päivää/htv) Työterveyskustannukset (euroa/htv) Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistäminen ( /htv) 3,65 3,62 3,53 15,9 12,6 13,3 697 896 766 537 583 720 Koulutuskustannukset ( /htv) Koulutukseen käytetty aika (tpv/htv) 579 604 771 2,9 3,2 4,4 Koulutuskuluihin on laskettu käytetty työaika ja koulutuksen muut kulut (matkakulut, päivärahat, kurssimaksut, kouluttajien palkkiot ym.). Vuonna 2013 on ollut enemmän koulutustapahtumia VATU-hankkeesta johtuen ja uuden johtokunnan myötä. Muita henkilöstöön liittyviä seurattavia tunnuslukuja ovat mm henkilötyövuosien määrä ja kustannukset (= palkat ja sivukulut) sekä henkilöstön ikärakenne. (Vakinainen henkilöstö) Henkilötyövuodet 19,7 18,95 18,99 Kustannukset ( ) 810 254 808 665 826 963 /htv 41 109 42 674 43 547 Työvoimakustannukset ovat valtion keskimääräistä hieman alempia. Tehdyn työajan palkat suhteessa palkkasummaan ovat melko matalia, mikä johtuu henkilöstön pitkästä työurasta ja sitä kautta vuosilomaoikeuden määrästä. Kirjastossa työskenteli vuoden aikana 21 vakinaista ja viisi määräaikaista virkamiestä. Vuoden 2013 alussa vakinaisia oli 20. Vakinaisesta henkilöstöstä aineiston vastaanottoon, luettelointiin ja aineiston käsittelyyn käytettiin 11,55 henkilötyövuotta. Kaukopalveluun käytettiin 4,65 henkilötyövuotta. Tukitoimintoihin mm. atk-tehtäviin, tiedotukseen ja toimisto- sekä johtotehtäviin käytettiin yhteensä 2,79 henkilötyövuotta Yhteensä käytettiin kokoaikaiseksi muutettuna 18,99 henkilötyövuotta. Erillisellä rahoituksella kirjastossa työskenteli 3,20 henkilötyövuotta. 12
Koko vuoden aikana henkilötyövuosia kertyi yhteensä 22,19. Tämä osuus on jyvitetty yllä oleviin toiminnallisiin htv-osuuksiin. Lisäksi kirjastossa työskenteli vuoden aikana työllistettyjä ja työharjoittelijoita. Keski-ikä vuoden lopussa: Miehet 51,5 52,5 50,33 Naiset 51,1 48,9 46,14 seniori-ikäisiä* (%) 81 74 69 (* Seniori-ikäinen on yli 45-vuotias.) Hallinto Varastokirjaston toimintaa ohjaa johtokunta, jonka opetusministeriö nimittää kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan tehtävänä on huolehtia kirjaston yleisestä kehittämisestä ja päättää toiminnan suuntaviivoista sekä toimia yhteistyöelimenä kirjastoihin päin. Tämä tarkoittaa mm. toiminta- ja taloussuunnitelman- sekä talousarvioehdotusten tekemistä, päätöksentekoa periaatteellisista asioista sekä kirjastojen toiveiden ja aloitteiden käsittelemistä. Nykyinen johtokunta, jonka jäsenet edustavat koko kirjastoverkkoa, aloitti toimintansa 1.3.2013. Siihen kuuluvat: kirjastonjohtaja Ulla Nygrén (Turun yliopiston kirjasto), puheenjohtaja kirjastonjohtaja Jarmo Saarti (Itä-Suomen yliopiston kirjasto), varapuheenjohtaja kirjastonhoitaja Harri Ahonen (Kansalliskirjasto) kirjastotoimenjohtaja Asko Hursti (Porin kaupunginkirjasto - Satakunnan maakuntakirjasto) Esimies, hankinta ja erikoiskokoelmat Janne Ranta (Yle Arkisto) tietopalvelupäällikkö Tuula Snicker (Savonia-ammattikorkeakoulun kirjasto, Kuopio) Esittelijänä johtokunnan kokouksissa toimi kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Asiantuntijoina olivat kirjastonhoitaja Sirpa Janhonensekä toimistopäällikkö Ari Kotonen. Johtokunta kokoontui neljäkertaa. Varastokirjaston toimintaa johti kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Kirjastonjohtajan apuna oli johtoryhmä, johon kuuluivat kirjastonhoitaja Sirpa Janhonen, toimistopäällikkö Ari Kotonen, hallintosihteeri Saija Miettinen ja kirjastosihteeri Kaija Kirjavainen. Johtoryhmä kokoontui kahdeksan kertaa. 13
6. Tilinpäätösanalyysi a. rahoituksen rakenne Varastokirjaston perusrahoitus tuli valtion talousarvion kautta. Varastokirjaston momentti on 29.40.04. b. talousarvion toteutuminen Varastokirjasto sai valtion talousarviossa ja lisätalousarviossa 1 618 000 euroa. Siirtomäärärahoja oli 90 401 euroa.välivaraston vuokriin saatiin 35 000 euroa momentilta 29.40.20. Edellisestä vuodelta välivaraston vuokrarahoja siirtyi 7 035 euroa. Rästiprojektiin saatiin 100 000 euroa momentilta 29.40.537. Käytettävänä oli yhteensä 1 850 436 euroa. Varastokirjaston kulut momentilla 29.40.04 olivat 1 546 173 euroa. Siirtomäärärahoja vuodelta 2012 käytettiin (momentti 4.11.29.40.04) 90 401 euroa. Varastokirjaston nettomenot olivat 1 636 574 euroa. Tuloja kertyi yhteensä 6 100 euroa. Vuodelta 2012 siirtyneet välivaraston vuokriin tarkoitetut määrärahat 7 035 euroa (momentti 4.12.29.40.20) käytettiin kokonaan. Momentilta 29.40.20 (välivaraston vuokrat) jäi käyttämättä 10 287 euroa. Momentilta 29.40.53.7 ( rästiprojekti ) saadut määrärahat käytettiin kokonaan. Määrärahoja siirtyi 77 928 euroa vuodelle 2014. c. tuotto- ja kululaskelma Varastokirjaston tulosalueiden kokonaiskustannukset v. 2013, euroa (momentit 29.40.04 ja 4.11.29.40.04) Kustannuslaji Tilan vapauttaminen, aineiston käsittely ja säilyttäminen Kaukopalvelu Yhteensä muutos ed. vuodesta % 2012 Investoinnit 18 115 18 115 2,00 % 17 760 Aineet, tarvikkeet ja 28 141 13 845 41 986-2,90 % 43 238 tavarat Henkilöstökustannukset 589 559 235 051 824 610 2,00 % 808 665 Vuokrat 486 927 15 060 501 987 2,10 % 491 758 Palvelujen ostot 116 914 100 882 217 796 2,90 % 211 599 Muut kulut (matkat ym.) 23 502 8 578 32 080 5,00 % 30 541 Yhteensä 1 245 043 391 531 1 636 574 2,10 % 1 603 561 d. tase Taseessa on eriteltynä arvon muutokset hankintojen ja suunnitelmanmukaisten poistojen jälkeen. 14
7. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Varastokirjaston johto on valtion talousarviosta annetun lain 24 b :n mukaisesti vastuussa sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Sisäisen valvonnan tarkoitus on antaa kohtuullinen varmuus siitä, että kirjaston toiminta on tehokasta ja tarkoituksenmukaista, toimintaan liittyvä raportointi on luotettavaa ja toiminnassa noudatetaan lakeja ja hyvän hallinnon vaatimuksia. Varastokirjaston sisäisen valvonnan tilaa on vuoden aikana arvioitu käyttämällä COSO-ERM viitekehystä. Sen mukaan: - Toimintaympäristön tila on hyvä - Tavoitteiden asettaminen toimii: toimintaa suunnitellaan johdonmukaisesti, seuranta ja ohjaus ovat kunnossa. - Valvontatoimenpiteet ovat asianmukaisia - Informaatio ja tiedonkulku on asianmukaista - Seuranta on asianmukaista Kaudella havaittiin väärinkäytöksiä, joihin on puututtu mm kirjallisella varoituksella. 15