Sivistyslautakunta 165 09.09.2015 Sivistyslautakunta 243 17.12.2015 Kirjastotoimenjohtajan viran väliaikainen täyttäminen 200/05/052/2015 SL 165 Selostus: Savonlinnan kaupunkikirjastosta ovat jääneet eläkkeelle vuodesta 2013 lainaustoimistonhoitaja, erikoiskirjastonhoitaja, kirjastoautonkuljettaja-virkailija, kirjastovirkailija ja kirjastotoimenjohtaja sekä irtisanoutuneet kirjastonjohtaja ja osastonjohtaja. Näihin seitsemään tehtävään ei ole saatu täyttölupia. Vähennys on ollut 24 % vajaassa kolmessa vuodessa. Vuosina 2015-2020 eläkkeelle jäävät kirjastovirkailija, kirjastoautonkuljettaja-virkailija ja järjestelyapulainen. Eläkkeelle jääneiden tehtäviä on jaettu kirjaston henkilökunnalle ja palveluita on supistettu. Henkilöstön kuormitus on lisääntynyt ja jaksaminen on koetuksella. Nykytilanne edellyttää, että henkilökunnan tehtäväkuvia tarkastellaan ja tehdään tarvittavat uudelleenjärjestelyt. Jos henkilöstövähennykset jatkuvat, ei nykyistä kirjastoverkkoa, kirjastoautoa ja aukioloaikoja voida ylläpitää. Kirjastossa tarvitaan johtaja/lähiesimies, jolla on kirjastoalan pätevyys. Erityisen tärkeää se on nyt, kun kirjastossa joudutaan tekemään isoja muutoksia henkilökunnan tehtäväkuvien ja asiakaspalveluiden järjestämisessä. Toinen merkittävä asia on se, että Etelä-Savon kirjastot, Savonlinna mukaan lukien, ovat siirtymässä uuteen kirjastojärjestelmään. Kirjastojärjestelmä on kirjaston toiminnan kannalta keskeinen ja välttämätön tietojärjestelmä, joka sisältää kirjaston aineistotietokannan ja asiakasrekisterin. Kirjaston keskeiset toiminnot ja palvelut perustuvat siihen, että käytössä on toimiva järjestelmä. Nykyinen järjestelmä on vanhentunut ja sen sopimus päättyy vuoden lopussa. Etelä-Savon kirjastot ovat tänä vuonna sopineet yhteistyöstä (Lumme-kirjastot), jossa hyödynnetään verkostomaista työtapaa kirjastopalveluja kehitettäessä. Yhteistyön ensimmäisenä vaiheena on, että Savonlinnan kaupunginkirjasto ja muut Etelä-Savon kirjastot (Mikkeli, Heinävesi, Pieksämäki, Toenperä, Enonkoski), sekä Pohjois-Savon puolelta Varkaus ottavat tämän vuoden aikana vaiheittain käyttöön uuden, yhteisen avoimen lähdekoodin Koha-järjestelmän. Savonlinnassa uusi Koha-järjestelmä tulee käyttöön marras-joulukuun aikana. Lumme-yhteistyö ja Koha-järjestelmään siirtyminen edellyttävät paljon keskinäistä vuorovaikutusta ja valmistelua Etelä-Savon
kirjastojen johtajien välillä. Uuteen järjestelmään siirtyminen edellyttää myös päätöksiä, joissa tarvitaan kirjasto- ja informaatioalan laaja-alaista asiantuntemusta ja kokemusta. Lumme-ohjausryhmän muodostavat kirjastojen johtajat. Kokouksiin osallistuvalla henkilöllä on oltava sekä kirjasto- ja informaatioalan asiantuntemusta että valtuuksia tehdä päätöksiä. Myös kirjastojen johtajien välinen sähköposti- ja muu viestintä edellyttää usein nopeaa ja asiantuntevaa reagointia sekä valtuuksia päättää. Osastonjohtaja Sanna Kukkonen toimi kirjastotoimenjohtajan sijaisena oman virkansa ohella kirjastotoimenjohtaja Tapani Boman vuosiloman aikana 1.6.-3.1.8.2015. Tapani Boman jäi eläkkeelle 1.9.2015. Henkilöstöpäällikön ja kirjaston henkilökunnan kanssa käytyjen neuvottelujen pohjalta on päädytty esittämään, että kirjastotoimenjohtajan virka täytetään määräajaksi, jona aikana selvitetään miten kirjastopalvelut voitaisiin hoitaa nykyisellä henkilökunnalla. Virkaan esitetään siirrettäväksi lasten- ja nuortenosaston osastonjohtaja, joka virka jätetään täyttämättä ko. ajaksi. Hallintosäännön 8. luvun 46 :n mukaan tulosyksikön esimiehen valinnasta päättää ao. lautakunta. 47 :n mukaan viranhaltijan siirtämisestä toiseen virkasuhteeseen päättää se, jolla on toimivalta molempiin virkasuhteisiin ottamisesta. Valmistelu: kulttuuritoimenjohtaja Outi Rantasuo, puh. 044 4174400. Sivistystoimenjohtajan esitys: Sivistyslautakunta päättää, että osastonjohtaja Sanna Kukkonen siirretään suostumuksensa mukaisesti kirjastotoimenjohtajan virkaan ajalle 10.9.-31.12.2015. Määräaikaisuuden peruste on kirjaston tehtävien uudelleenjärjestelyt. Päätös: Esitys hyväksyttiin. Tiedoksi: Sanna Kukkonen Henkilöstöhallinto
SL 165 Selostus: Savonlinnan kaupunkikirjastosta ovat jääneet eläkkeelle vuodesta 2013 lainaustoimistonhoitaja, erikoiskirjastonhoitaja, kirjastoautonkuljettaja-virkailija, kirjastovirkailija ja kirjastotoimenjohtaja sekä irtisanoutuneet kirjastonjohtaja ja osastonjohtaja. Näihin seitsemään tehtävään ei ole saatu täyttölupia. Vähennys on ollut 24 % vajaassa kolmessa vuodessa. Vuosina 2015-2020 eläkkeelle jäävät kirjastovirkailija, kirjastoautonkuljettaja-virkailija ja järjestelyapulainen. Eläkkeelle jääneiden tehtäviä on jaettu kirjaston henkilökunnalle ja palveluita on supistettu. Henkilöstön kuormitus on lisääntynyt ja jaksaminen on koetuksella. Nykytilanne edellyttää, että henkilökunnan tehtäväkuvia tarkastellaan ja tehdään tarvittavat uudelleenjärjestelyt. Jos henkilöstövähennykset jatkuvat, ei nykyistä kirjastoverkkoa, kirjastoautoa ja aukioloaikoja voida ylläpitää. Kirjastossa tarvitaan johtaja/lähiesimies, jolla on kirjastoalan pätevyys. Erityisen tärkeää se on nyt, kun kirjastossa joudutaan tekemään isoja muutoksia henkilökunnan tehtäväkuvien ja asiakaspalveluiden järjestämisessä. Toinen merkittävä asia on se, että Etelä-Savon kirjastot, Savonlinna mukaan lukien, ovat siirtymässä uuteen kirjastojärjestelmään. Kirjastojärjestelmä on kirjaston toiminnan kannalta keskeinen ja välttämätön tietojärjestelmä, joka sisältää kirjaston aineistotietokannan ja asiakasrekisterin. Kirjaston keskeiset toiminnot ja palvelut perustuvat siihen, että käytössä on toimiva järjestelmä. Nykyinen järjestelmä on vanhentunut ja sen sopimus päättyy vuoden lopussa. Etelä-Savon kirjastot ovat tänä vuonna sopineet yhteistyöstä (Lumme-kirjastot), jossa hyödynnetään verkostomaista työtapaa kirjastopalveluja kehitettäessä. Yhteistyön ensimmäisenä vaiheena on, että Savonlinnan kaupunginkirjasto ja muut Etelä-Savon kirjastot (Mikkeli, Heinävesi, Pieksämäki, Toenperä, Enonkoski), sekä Pohjois-Savon puolelta Varkaus ottavat tämän vuoden aikana vaiheittain käyttöön uuden, yhteisen avoimen lähdekoodin Koha-järjestelmän. Savonlinnassa uusi Koha-järjestelmä tulee käyttöön marras-joulukuun aikana. Lumme-yhteistyö ja Koha-järjestelmään siirtyminen edellyttävät paljon keskinäistä vuorovaikutusta ja valmistelua Etelä-Savon kirjastojen johtajien välillä. Uuteen järjestelmään siirtyminen edellyttää myös päätöksiä, joissa tarvitaan kirjasto- ja informaatioalan laaja-alaista asiantuntemusta ja kokemusta. Lumme-ohjausryhmän muodostavat kirjastojen johtajat. Kokouksiin osallistuvalla henkilöllä on oltava sekä kirjasto- ja informaatioalan asiantuntemusta että valtuuksia tehdä päätöksiä. Myös kirjastojen johtajien välinen sähköposti- ja muu viestintä edellyttää usein nopeaa ja asiantuntevaa
reagointia sekä valtuuksia päättää. Osastonjohtaja Sanna Kukkonen toimi kirjastotoimenjohtajan sijaisena oman virkansa ohella kirjastotoimenjohtaja Tapani Boman vuosiloman aikana 1.6.-3.1.8.2015. Tapani Boman jäi eläkkeelle 1.9.2015. Henkilöstöpäällikön ja kirjaston henkilökunnan kanssa käytyjen neuvottelujen pohjalta on päädytty esittämään, että kirjastotoimenjohtajan virka täytetään määräajaksi, jona aikana selvitetään miten kirjastopalvelut voitaisiin hoitaa nykyisellä henkilökunnalla. Virkaan esitetään siirrettäväksi lasten- ja nuortenosaston osastonjohtaja, joka virka jätetään täyttämättä ko. ajaksi. Hallintosäännön 8. luvun 46 :n mukaan tulosyksikön esimiehen valinnasta päättää ao. lautakunta. 47 :n mukaan viranhaltijan siirtämisestä toiseen virkasuhteeseen päättää se, jolla on toimivalta molempiin virkasuhteisiin ottamisesta. Valmistelu: kulttuuritoimenjohtaja Outi Rantasuo, puh. 044 4174400. Sivistystoimenjohtajan esitys: Sivistyslautakunta päättää, että osastonjohtaja Sanna Kukkonen siirretään suostumuksensa mukaisesti kirjastotoimenjohtajan virkaan ajalle 10.9.-31.12.2015. Määräaikaisuuden peruste on kirjaston tehtävien uudelleenjärjestelyt. Päätös: Esitys hyväksyttiin. Tiedoksi: Sanna Kukkonen Henkilöstöhallinto SL 243 Selostus: Kulttuuritoimenjohtaja ja va. kirjastotoimenjohtaja ovat selvittäneet henkilökunnan kanssa miten kirjastotoimenjohtajan tehtävät ja kirjastopalvelut voitaisiin hoitaa nykyisellä henkilökunnalla. Jos kirjastotoimenjohtajan virkaan ei saada täyttölupaa, esitetään tehtäväjärjestelyjä seuraavasti:
Kulttuuritoimenjohtaja vastaa kirjaston esimiestehtävistä sekä talousja hallintotehtävistä. Kirjastoalan koulutusta vaativista kirjaston toimintaan ja kehittämiseen liittyvistä tehtävistä vastaa johtava kirjastohoitaja/informaatikko (nykyinen va. kirjastotoimenjohtaja) tiiviissä yhteistyössä kulttuuritoimenjohtajan kanssa. Kulttuurituottaja vastaa kirjaston näyttely- ja muuhun tapahtumatoimintaan liittyvistä tehtävistä, jotka nyt on jaettu usean kirjastotyöntekijän vastuulle. Järjestely edellyttää kulttuuritoimen muuttoa kirjaston tiloihin. Esitetyillä tehtäväjärjestelyillä voidaan vain pieneltä osin helpottaa kirjaston henkilökuntavajausta. Kirjaston vakituisen henkilökunnan määrä on tällä hetkellä 18, joista kolme on osa-aikaisia. Opetus- ja kulttuuriministeriön laatusuosituksen mukaan kirjastossa tulee olla vähintään 0,8-1 htv tuhatta asukasta kohti. Tehtäväjärjestelyistä seuraa lisäksi kulttuuritoimen oman palvelutuotannon väheneminen entisestään. Tehtävien uudelleenjärjestelyjä ja palveluiden supistamista on kulttuuritoimessa jouduttu tekemään toimistosihteerin jäätyä eläkkeelle kesällä 2015. Kunnan kirjastolaitosta johtavalta vaaditaan virkaan tai tehtävään soveltuva ylempi korkeakoulututkinto, johon sisältyvät tai jonka lisäksi on suoritettu vähintään 60 opintopisteen tai 35 opintoviikon laajuiset korkeakoulutasoiset kirjasto- ja informaatioalan opinnot. Kulttuuritoimenjohtaja Outi Rantasuolla ei ole vaadittuja kirjasto- ja informaatioalan opintoja. Va. kirjastotoimenjohtaja Sanna Kukkosella ei ole vaadittua ylempää korkeakoulututkintoa (opinnot kesken, arvioitu valmistumisaika 2017). Kirjastoasetuksen mukaan kunnan kirjastolaitoksen henkilöstöstä vähintään 45 prosentilla tulee olla yliopistossa tai ammattikorkeakoulussa suoritettu korkeakoulututkinto, johon sisältyvät vähintään 60 opintopisteen laajuiset korkeakoulutasoiset kirjasto- ja informaatioalan opinnot. Asetuksen vaatimukset tulee täyttää 1.7.2018 mennessä. Savonlinnassa asetuksen mukainen koulutus on tällä hetkellä 28 prosentilla. Itä-Suomen aluehallintovirasto on pääkirjasto Joelin työsuojelutarkastuksessa ja 21.10.2015 päivätyssä tarkastuskertomuksessa todennut mm., että kirjastossa on henkilökuntavajausta ja että työnantajan on ryhdyttävä tarpeellisiin toimenpiteisiin ilmoitetun kuormitusepäilyn perusteella ja kerrottava ilmoituksen tehneelle työntekijälle ja työsuojeluvaltuutetulle, mihin toimenpiteisiin asiassa on ryhdytty tai aiotaan ryhtyä. Itä-Suomen aluehallintovirasto on 26.11.2015 antanut päätöksen Kari Mielosen tekemään hallintokanteluun. Päätöksessään Itä-Suomen aluehallintovirasto kiinnittää Savonlinnan kaupungin huomiota siihen, että Savonlinnan kaupunginkirjaston henkilöstömäärän tulisi olla
yleisten kirjastojen laatusuositukseen mukainen (vähintään 0,8-1 htv / 1000 asukasta). Koulutusrakenteen ja kelpoisuuksien osalta Itä-Suomen aluehallintovirasto saattaa kaupungin tietoon, että Savonlinnan kaupunginkirjaston tämänhetkinen heikko henkilöstötilanne heikentää kirjastolain 2 1 momentissa säädetyn kirjasto- ja tietopalveluiden tavoitteen edistää väestön yhtäläisiä mahdollisuuksia sivistykseen, kirjallisuuden ja taiteen harrastukseen, jatkuvaan tietojen, taitojen ja kansalaisvalmiuksien kehittämiseen, kansainvälistymiseen sekä elinikäiseen oppimiseen. Päätös kokonaisuudessaan on luettavissa portaalissa. Valmistelu: kulttuuritoimenjohtaja Outi Rantasuo, puh. 044417 4400 Sivistystoimenjohtajan esitys: Sivistyslautakunta päättää, että osastonjohtaja Sanna Kukkonen jatkaa suostumuksensa mukaisesti kirjastotoimenjohtajan virassa 1.1.-31.12.2016. Määräaikaisuuden perusteena on kirjaston johtotehtäviin vaaditun kelpoisuuden puuttuminen ja tehtävien uudelleen järjestely. Päätös: Esitys hyväksyttiin. Tiedoksi: Toimenpiteet: Sanna Kukkonen Henkilöstöhallinto