ROVANIEMEN KAUPUNKI VAPAA-AJAN PALVELUALUEEN RISKIENHALLINTASUUNNITELMA 2017 Antti Lassila 10.3.2017
2 RISKIENHALLINTASUUNNITELMA 2017 1. Riskien arviointi toiminnan ja talouden suunnittelussa sekä päätöksenteossa Vapaa-ajan palvelujen riskejä arvioidaan riskienhallintasuunnitelmassa, joka on osa sivistyksen toimialan yhteistä riskienhallintasuunnitelmaa. Suunnitelmaan liittyvässä riskienhallintalomakkeessa on arvioitu, luokiteltu ja priorisoitu merkittävimmät riskit sekä laadittu toimenpiteet riskien minimoimiseksi sekä määritelty riskien hallintaan liittyvät vastuutahot. Talousarviossa annetaan ohjeet koko kaupungin riskienarvioinnista sekä toimialojen riskienarvioinnista. Lisäksi talousarviossa on määritelty toimialoihin kuuluvien palvelualueiden keskeisimmät riskit, joita arvioidaan sekä lautakuntien että kaupungin tilinpäätöksessä. Vapaa-ajan palvelualueen johto, johtoryhmä ja yksiköt huomioivat talous- ja toimintasuunnitelmissaan kaupungin strategisiin painopisteisiin liittyviä keskeisiä taloudellisia ja toiminnallisia riskejä, epävarmuustekijöitä sekä muita toimintaan vaikuttavia seikkoja. Riskienhallinnan suunnittelussa huomioidaan sisäisen ja ulkoisen valvonnan riskienhallintaan liittyviä ohjeistukset sekä raportit. Talouden suunnittelun osalta riskienhallintaa määritellään myös talousarvion täytäntöönpano-ohjeessa samoin kuin hankintaohjeessa. Jatkuvalla esimieskoulutuksella sekä johtajien koulutuksella pyritään toiminnan suunnittelussa jo ennalta tunnistamaan ja ehkäisemään riskejä. Vapaa-ajan palvelualueen talous- ja toimintasuunnitelmissa sekä johtamisessa huomioidaan strategisten riskien lisäksi erityisesti vahinkoriskit, taloudelliset riskit sekä toiminnalliset riskit. Yksiköissä riskienarvioinnin ja riskienhallinnan painopiste on vahinkoriskien ja toiminnallisten riskien ehkäisyssä. Yksiköiden henkilöstö, asiakkaat ja omaisuus on laajasti vakuutettu työnantajan toimesta. Toiminnan ja talouden suunnittelussa noudatetaan omien ohjeiden lisäksi talousarviosekä hankintaohjeita ja muita talousprosesseihin liittyviä ohjeita ja määräyksiä, joita valvotaan johtamisjärjestelmään kuuluvan valvonnan avulla. Jokaisella palvelualueella ja palveluyksiköissä on varautumissuunnitelmat, jonka mukaisesti palvelukeskus sekä palveluyksiköt tekevät yhteystyötä eri viranomaisten kanssa. Vapaa-ajanlautakunnan päätösten valmistelussa otetaan huomioon eri vaihtoehtoihin liittyvät riskitekijät ja niiden vakavuus sekä todennäköisyys. Päätöksien valmistelun yhteydessä tehdään vaikutusten arviointia, joissa otetaan huomioon eri riskit.
3 2. Ennakoiva riskienhallinta Ennakoivaa riskienhallintaa toteutetaan hallinto- ja johtosäännön sekä delegointimatriisin määräyksillä sekä johtamisjärjestelmän mukaisesti esimiesten sekä johtajien toimintaan, päätöksentekoon, sopimusten tekoon sekä johtamiseen liittyvällä prosessien valvonnalla. Esimiehiä sekä johtajia ohjeistetaan edellä lueteltuihin prosesseihin liittyen. Vapaa-ajan palvelualueen riskienhallinta ja ennakointi perustuu oman ennakoivan valvonnan lisäksi myös hyvään yhteistyöhön kaupungin turvallisuuspäällikön, sisäisen tarkastuksen ja ulkoisen tilintarkastuksen kanssa. Sopimusten tekemisen yhteydessä noudatetaan kaupungin lakiasiainyksikön ohjeistusta. Tarvittaessa sopimusten laatimisessa konsultoidaan hankintayksikköä, tietohallintoa ja lakiasiainyksikköä. Palvelualueella käytettävät laadunarviointivälineet ja laadunarviointimenetelmät ovat osaltaan ennakoivaa riskienhallintaa. Toiminnan laatua ja siihen liittyviä prosesseja arvioidaan vuosittain toiminnan edelleen kehittämiseksi. Tämän toiminnan kehittämisen yhteydessä riskejä ennakoidaan sekä minimoidaan mahdollisuuksien mukaan. 3. Riskienhallinnan toteutus ja riskien seuranta talouden ja toiminnan raportoinnissa Palvelualueella on käytössä raportointijärjestelmä, jossa toimintaa ja taloutta seurataan kuukausittain. Raportoinnin osana seurataan myös eri riskejä ja mahdollisten riskien toteutumista. Johtamiseen liittyvistä päätöksistä ja sopimuksista raportoidaan erikseen kuukausittain. Osavuosikatsauksien yhteydessä raportoidaan laajemmin toiminnasta ja siihen liittyvistä mahdollisista riskitekijöistä. 4. Lautakunnan tehtävät riskienhallinnassa määrittelee keskeisimmät palvelujen järjestämiseen liittyvät kokonaisriskit laatii suunnitelmat kokonaisriskien välttämiseksi ja raportoi vuosittain kaupunginhallitukselle toteutuneista riskeistä ja keskeisimmistä toimenpiteistä riskien välttämiseksi huolehtii tehtäväalueidensa riittävästä riskienhallinnan tietämyksestä ja ohjeiston laatimisesta sekä ylläpidosta ohjeistaa tarvittaessa palveluorganisaatiota ja liikelaitoksia palvelutuotannon kokonaisriskien vaikutuksista
4 laatii tarvittavat suunnitelmat ja toimenpiteet sekä vahinkojen varalle että suunnitelmat korjaavista toimenpiteistä mahdollisissa vahinkotapauksissa 5. Keskeisimmät riskit ja niiden yksityiskohtainen kuvaaminen 5.1 Vapaa-ajan palvelut 5.1.1 Rakennusten ja liikuntapaikkojen kunto Kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopalveluiden toiminnan turvallisuus, pitkäjänteinen kehittäminen ja johtaminen edellyttävät terveellisiä ja turvallisia tiloja ja liikuntapaikkoja. Kulttuurirakennusten (esim. Lapin maakuntamuseo ja Lapin maakuntakirjasto), liikuntapaikkojen (esim. uimahalli) ja nuorisotilojen kunto ei ole kaikilta osin riittävän hyvällä tasolla ja vuosien mittaan on kertynyt huomattavia korjaustarpeita. Tiloissa ilmenneet ongelmat vaikuttavat sekä työntekijöiden että asiakkaiden hyvinvointiin ja terveyteen. Ongelmatilanteisiin tulee puuttua heti niiden ilmettyä ja arvioida tilojen kuntoa ja sopivuutta palveluverkkoselvityksiä tehtäessä. Vapaa-ajanpalveluiden tuottajien sekä kiinteistöjen käyttäjien ja omistajien tulee jatkaa aktiivista yhteistyötä tiloihin liittyvien ongelmien vähentämiseksi. Palveluissa käytettävät monitoimi- ja yhteiskäyttötilat edellyttävät toimijoilta saumatonta yhteistyötä. 5.1.2 Kulunvalvontaan liittyvät riskit Vapaa-ajanpalveluiden tilat ja alueet ovat avoimia julkisia rakennuksia ja alueita. Useimpiin niistä voi tulla vapaasti seuraamaan tai osallistumaan toimintaan. Samalla rakennusten ja alueiden avoimuuteen liittyy merkittävä turvallisuusriski. Vain osassa tiloista on sähköinen kulunvalvontajärjestelmä ja turvakamerat. Tiloja ei ole mahdollista lukita sähköisesti äkillisessä uhkatilanteessa. 5.1.3 Asiakkaiden ja henkilöstön turvallisuus Asiakkaiden ja henkilöstön turvallisuuden lisäämiseksi on kiinnitettävä erityistä huomiota laadittujen suunnitelmien ja ohjeistusten noudattamiseen. Turvallisuuteen liittyvät asiakirjat on käytävä läpi riittävän usein yhdessä henkilökunnan kanssa ja toimittava ohjeiden ja käytössä olevien ohjelmien mukaan. 5.1.4 Kelpoisten ammattiosaajien saatavuus Tavoitteena on, että Rovaniemen vapaa-ajanpalvelut näyttäytyvät houkuttelevana työnantajana. Paikkakunnalla on vapaa-ajan palvelualueen ammatillista koulutusta liikunta-
5 alaa lukuun ottamatta vain vähän. Liikunta-alan koulutusta tarjoavat Lapin ammattikorkeakoulu, Lapin yliopisto ja Lapin urheiluopisto. Nuoriso alan koulutuksena on tarjolla perustason tutkinto. Riskinä on liikunta-alan ja nuoriso-alan opiskelijapaikkojen vähentyminen paikkakunnalla. Ongelmana on lisäksi kokeneiden nuoriso-ohjaajien saatavuus. Lisäksi nykyistä pitempiaikaisten työsuhteiden kestolle on nuorisopalveluissa tarvetta. 5.2 Palveluverkkoon liittyvät toiminnalliset ja taloudelliset riskit Palveluverkon tulee olla mitoitettu palvelutarpeen mukaisesti. Oikein mitoitetulla palveluverkolla voidaan vastata palvelutarpeisiin lähipalveluperiaatteen mukaisesti ja turvata toiminnan laatua taloudellisen tilanteen kiristyessä. Äkillisiin palveluverkkomuutoksiin tulee varautua esimerkiksi kiinteistöön tai alueeseen kohdistuneen vahingon vuoksi. 5.2.1 Kaupungin taloudellisen tilanteen heikkeneminen Vapaa-ajanpalveluiden laadun ja turvallisten toimintaedellytysten säilyttäminen edellyttävät riittäviä resursseja ja osaamista. Vaikeassa taloustilanteessa tukitoimenpiteiden tarve sekä riski turvallisuuteen liittyvien toimenpiteiden järjestämisestä todennäköisesti kasvaa. 5.2.2 Muutosten läpivieminen Muutokset edellyttävät huolellista suunnittelua ja uusien toimintamallien kehittämistä. Riskinä on, etteivät strategiat ja suunnitelmat jalkaudu, vaan toimintaa jatketaan entisellä tavalla.