Pikaopas työjärjestystietojen viemiseen uuteen Outlook -kalenteriin Seuraavassa on esitetty, miten TimeEditissä olevat tiedot saadaan siirrettyä uuteen Outlook -kalenteriin. Vaihe 1 Ensimmäisenä käsitellään se, miten saamme TimeEditissä sopivan työjärjestyspohn, jota sitten voimme käyttää pohna, kun tieto siirretään Outlook - kalenteriin. Aikanaksi määrittelemme Tämän viikon + 12 kk. Tällä valinnalla saamme muodostettu sellaisen kalenteripohn, joka päivittyy Outlookin puolelle dynaamisesti. Jatkossa ei tarvitse määrittää kalenteria uudelleen Outlookin puolella, koska siellä oleva TimeEditin kalenteri päivittyy aina tästä viikosta 12 kk eteenpäin. Outlookissa olevasta dynaamisesta kalenterista häviää siis näkyvistä edellisen viikon merkinnät, mutta loppumisaika tkuu aina 12 kuukaudella eteenpäin. Vaihe 2 Toisessa vaiheessa käsitellään se, miten saamme muodostettua Outlookin oman kalenterin rinnalle omia työjärjestyksiä koskevan kalenterin. Tämä kalenteri päivittyy TimeEditin merkintöjen osalta noin 4 h viiveellä. Vaihe 3 Outlookin oman kalenterin merkinnät eivät kuitenkaan päivity automaattisesti TimeEditistä tulevilla merkinnöillä, vaikka meillä on oman kalenterin rinnalla TimeEditin tiedoilla luotu kalenteri. Tätä päivitystä ei Outlook salli tällä hetkellä tapahtuvaksi automaattisesti. Jotta saamme siirrettyä omat työjärjestystiedot Outlookin omaan kalenteriin, joudumme siirtämään ne kerta-ajolla sinne. Tämä on kerrottu tkossa kolmannessa vaiheessa. Vaihe 4 Neljännessä vaiheessa on vielä kerrottu se, miten saamme päivitettyä TimeEditin puolella tapahtuneet muutokset omaan kalenteriin.
Vaihe 1 Pikaopas työjärjestystietojen viemiseen uuteen Outlook -kalenteriin Pohn laadinta TimeEditissä 1. Kirudu TimeEditiin henkilökuntana 11. Valitse nyt henkilöksi itsesi hae varauksesi näkyville Valitse henkilökunnan työjärjestykset Tarkista ensin, mille aikavälille haluat muodostaa työjärjestyksiä. TimeEditin pääkäyttäjä on asettanut tarkasteluankohdaksi tämän viikon + 12 kk. Jos näkymän aikaväli on muu, voit palauttaa sen takaisin seuraavassa esitetyllä tavalla. Samalla periaatteella voit myös muuttaa tarkasteluan itsellesi sopivammaksi aksi. Ks. Kuitenkin kohdan 13 selvitys. 1 Näkymän ylälaidasta voit tallentaa tämän kaavion, jolloin voit tkossa hakea sen uudelleen ilman uudelleen määrittelyjä. Muuta ensin tarkasteluankohta päättymään +12 kk seuraavasti Valitse alalaidasta Valitse an yksiköksi kk Valitse an arvoksi 12 kk Muuta sitten tarkasteluankohta alkamaan tästä viikosta seuraavasti 10. Valitse an yksiköksi vk Valitse an arvoksi 0 vk HUOM! Muista painaa 0, jotta valinta tulee oikeaksi! 1 Nyt meillä on käytössä työjärjestys- / kalenteripoh, joka näyttää aina tietystä viikosta lähtien työjärjestystiedot 12 kk eteenpäin. Aika on siis liukuva, joten menneen viikon tieto ei tule näkyville, mutta loppupäivämäärä liukuu aina automaattisesti eteenpäin 12 kk. Näillä valinnoilla meidän ei tarvitse rakentaa Outlookin oman kalenterin rinnalle tulevaa TimeEditin kalenteria aina joka lukukausi uudelleen!
Vaihe 2 Tietojen siirto Outlookin kalenteriin oman kalenterin rinnalle 1. Valitse kaavion ylälaidasta Tämän kaavion tilaus kohta. Kirudu nyt verkossa olevaan sähköpostiversioon: http://posti.karelia.fi Älä siis mene Outlookin työpöytäsovellukseen, koska sen kautta seuraavassa esitetyt päivitykset eivät näy mobiiliympäristössä. Valitse käyttöösi kalenteri. Muuta oletuksena oleva aika meidän itsemme määrittelemäksi aksi. Valitse ylälaidasta kalenterin lisäys. Valitse Internetistä. Liitä nyt leikepöydällä oleva kalenterilinkki nimeä liitettävä kalenteri haluamallasi nimellä Kopio tämän jälkeen linkki työpöydälle. HUOM! Muista kopioida koko pitkä linkki!!! tallenne kalenteritilaus Nyt sinulla on oman kalenterin rinnalla näkyvissä oma TimeEditin kalenteri
Vaihe 3 Tietojen siirto Outlookin kalenteriin oman kalenterin merkinnöiksi Alussa määrittelimme aksi Tämän viikon + 12 kk. Jos haluat, että seuraavassa esitetty kalenterimerkintöjen kopiointi omaan Outlookin kalenteriin tapahtuu esim. aikavälillä 1.2017 +12 kk, käy muuttamassa yläreunasta aloitusaika uudeksi tee sen jälkeen seuraavassa esitetyt asiat. Kirudu nyt verkossa olevaan sähköpostiversioon: http://posti.karelia.fi (Merkintöjen lisäys voidaan tehdä myös Outlookin pöytäversiossa, mutta seuraavassa on kerrottu vain web version kautta tapahtuva merkintöjen lisäys) 1. Valitse kaavion ylälaidasta Sovita kohta. Valitse avautuvasta ikkunasta Vie kohta. Valitse käyttöösi kalenteri. Valitse ical. Valitse ylälaidasta kalenterin lisäys. Valitse tiedostosta. 10. Hae aikaisemmin tallentamasi tiedosto Tallenna tämän jälkeen tiedosto haluamallasi nimellä omiin tiedostoihin, josta tkossa sen löydät. tarkista, että merkinnät menevät Kalenteri kohtaan eikä muihin kalentereihin HUOM! Älä avaa tiedostoa vaan tallenna se. Jos avaat sen tässä vaiheessa, Outlookin pöytäversio käynnistyy sinne muodostuu passiivinen kalenteri oman kalenterin rinnalle. Tällaisella kalenterilla emme tee mitään. tallenne merkinnät.
Vaihe 4 Tietojen päivitys omassa Outlook -kalenterissa 1. Käynnistä Outlookin Laita aikaisemmin tehty TimeEditin kalenteri pöytäversio valitse päällekkäin oma Outlook -kalenterisi kanssa. kalenteri käyttöösi. Nyt näet mahdolliset erot kalenterimerkinnöissä. Kuvassa oma Outlook -kalenteri näkyy vihreänä TimeEditistä tuotu kalenteri näkyy sinisenä. Kuvassa näyttää torstaina aamusta puuttuvan omasta kalenterista TimeEditiin merkitty varaus. Laita nyt TimeEdit-kalenterisi erilliseksi kalenteriksi oman Outlook -kalenterisi vierelle. Aktivoi puuttuva merkintä raahaa merkintä omaan kalenteriisi. Pidä raahattaessa hiiren 1. nappulaa pohssa. Jos haluat siirtää samalla kertaa useamman merkinnän, valitse Ctrl nappulan avulla merkinnät mene sen jälkeen yhden valitun merkinnän päälle paina hiiren nappula alas raahaa merkinnät omaan kalenteriisi. Valitse esille tulevista vaihtoehdoista kopiointi. Omasta Outlook kalenteristasi voit poistaa merkinnän aktivoimalla se deletoimalla sen. TimeEditin kalenterista ei voi poistaa merkintöjä.