VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2016

VARASTOKIRJASTO TOIMINTAKERTOMUS 2016 Sisällys 1. Johdon katsaus toimintaan... 1 2. Tuloksellisuus... 2 2.1 Aineiston vastaanotto... 2 2.2 Aineiston käsittely... 2 2.3 Aineiston käyttö... 3 2.4 Kehittämishankkeet... 3 3. Vaikuttavuus... 3 3.1 Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen... 3 3.1.1 Aineiston vastaanotto... 4 3.1.2 Aineiston käsittely... 5 3.3 Aineiston käytön kehittäminen... 7 3.4. Asiakaspalaute... 7 4. Toiminnallinen tehokkuus... 8 4.1 Toiminnan tuottavuus... 8 4.1.1 Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen... 8 4.1.2 Aineiston käyttö... 8 4.2. Toiminnan taloudellisuus... 9 4.2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen... 9 4.2.2 Aineiston käyttö... 9 5. Tuotokset ja laadunhallinta... 9 5.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet... 9 5.2. Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu... 9 5.2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen... 9 5.2.2. Aineiston käyttö... 10 6. Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen... 10 7. Tilinpäätösanalyysi... 12 7.1. rahoituksen rakenne... 12 7.2. talousarvion toteutuminen... 12 7.3. tuotto- ja kululaskelma... 13 7.4. tase... 13 8. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma... 13 - Allekirjoitussivu - Indikaattorit

1. Johdon katsaus toimintaan Vuosi 2016 oli nelivuotisen tuloskauden viimeinen vuosi. Kauden tärkeimmät saavutukset liittyivät aineiston vastaanoton ja käsittelyn tehostamiseen. Vuosina 2013-2015 käsiteltiin ennätysmäärä aineistoa, josta suuri osa oli vuodesta 2007 alkaen kertynyttä rästiaineistoa osin ulkopuolisella rahoituksella. Samalla luotiin aineiston siirtoihin liittyvä palvelusopimusjärjestelmä ohjaamaan kirjastoja aineistosiirroissaan. Tähän liittyi kirjastojen kokoelmayhdyshenkilöverkoston kehittäminen. Tämä verkosto loi uudet ohjeet aineiston lähettämiseen liittyen ja kehitti Varastokirjaston kokoelmapolitiikkaa. Tulossopimuskaudella aineiston käyttö lisääntyi tasaisesti. Vuosi 2016 oli kauden ainoa normaalivuosi. Kaikki toiminnot tehtiin omalla vakinaisella henkilöstöllä. Kirjastot lähettivät vuoden aikana suunniteltua vähemmän aineistoa, 3465 hm kun tavoite oli 4500 hm. Tämä johtuu siitä, että eräät suuria siirtoja tehneet yliopistokirjastot olivat saaneet perussiirtonsa tehtyä aikaisempina vuosina. Erityisesti yliopistokirjastojen siirtotarpeiden arvellaan kuitenkin edelleen olevan suuria. Näitä on kartoitettu vuoden 2016 aikana. Vakinaisen henkilöstön arveltiin pystyvän käsittelemään 4,5 kilometriä aineistoa vuodessa ja sitä käsiteltiin 4054 hyllymetriä. Tämä hieman keskimääräistä pienempi käsittelymäärä johtuu suurelta osin siitä, että kausijulkaisuja tuli odotettua vähemmän. Tämä näky myös siinä, että aineiston käsittelyn tuottavuus (hm/htv) laski edellisiin vuosiin verrattuna. Tuottavuus on kuitenkin keskimääräistä tasoa. Monografioiden luetteloinnin tuottavuus (tietueita/htv) pysyi korkealla tasolla. Aineiston käyttö lisääntyi koko tulossopimuskaudella. Vuonna 2016 tapahtumia (lainoja, kopioita, uusintoja) oli yli 102 000. Käytön taloudellisuus ja tehokkuus paranit merkittävästi. Vuosina 2013-2015 aineistoa sekä tuli että käsiteltiin (osin rästiprojektina) huomattavasti enemmän kuin vuonna 2016. Kuitenkin toiminta oli kokonaisuutena arvioituna onnistunutta normaalivuoden toimintaa. Kirjaston rahoitus väheni tuloskauden aikana yli kymmenellä prosentilla. Perustoiminnot pystyttiin hoitamaan organisoimalla työtä uudella tavalla ja sopeuttamalla väheneviä resursseja kysyntään. Henkisten voimavarojen hallintaan kiinnitettiin huomiota monella tavalla. Tämä näkyy siinä, että työtyytyväisyysindeksi VMBaro nousi jälleen ja on nyt 3,62. Johtamisen indeksi nousi myös huomattavasti ja on nyt 3,54, kun se aikaisemmin on ollut alle 3,3. Toimintaympäristön muutokset liittyvät erityisesti korkeakoulukirjastojen tietoaineistojen ja oppimisympäristöjen digitalisoitumisen jatkumiseen. Kokoelmatiloja ei tarvita enää samalla tavalla kuin aikaisemmin, mikä lisää painettujen aineistojen siirtotarpeita. Osa suurista kirjastoista on saanut perussiirtonsa tehtyä ja muutettua tilansa oppimiskeskuksiksi tai vastaaviksi. Myös erikoiskirjastoissa on tapahtunut muutoksia mm. yhdistymisten takia. Tämä on johtanut siirtotarpeiden kasvuun. Vuoden 2016 aikana osallistuttiin Keskus- ja aluehallinnon virastoselvityshankkeen (Virsu) ehdotuksista aiheutuviin selvityksiin. Tästä tehtäneen päätöksiä vuoden 2017 aikana. 1

2. Tuloksellisuus Tulossopimuksen tavoitteet liittyivät tulossopimuskauden 2013-2016 linjausten mukaisesti seuraaviin kokonaisuuksiin: - aineiston vastaanotto - käsittely - käyttöön asettaminen 2.1 Aineiston vastaanotto Aineistoa otettiin vastaan 3 465 hyllymetriä. Määrä on huomattavasti pienempi kuin viime vuosina. Tämä johtunee siitä, että erityisesti monien perinteisesti paljon aineistoa lähettäneiden korkeakoulukirjastojen siirtotarpeet ovat vähentyneet joko pysyvästi (perussiirrot on tehty aikaisempina vuosina) tai siirtojen toteutus on siirretty tuleville vuosille. Toisaalta Varastokirjaston kokoelmapolitiikka on ohjannut kirjastoja vähentämään siirtoja. Yksi vuoden 2016 tavoitteita oli saada saapuvan aineiston määrä vähenemään siten, että kaikki vuoden aikana tullut aineisto pystytään käsittelemään määräajassa. Tässä onnistuttiinkin osin jo edellisenä vuonna sovittujen uusien käytäntöjen ansiosta. Kirjastojen kanssa jatkettiin yhteistyötä kokoelmapolitiikan kehittämiseksi. Kokoelmayhdyshenkilöverkosto laati uudet täsmennetyt ohjeet aineiston lähetyksille. Aiemmin kehitetty palvelusopimusjärjestelmä määritteli aineistoa siirtävien kirjastojen velvollisuudet ja Varastokirjaston tehtävät. Kuten muutamana viime vuotena tärkein Varastokirjaston toimintaan vaikuttanut asia oli yliopistojen ja yliopistokirjastojen tilasäästötarpeiden voimakas kasvu. Nyt onnistuttiin erityisesti yliopistokirjastojen siirtojen koordinoinnin ja hallinnan kehittämisessä. Aineistoa tuli edelleen huomattavasti vähemmän kuin edellisinä vuosina. Vähennystä oli kaikilla kirjastosektoreilla. 2.2 Aineiston käsittely Aineistoa käsiteltiin 4 054 hyllymetriä. Käsitellystä aineistosta kokoelmiin otettiin 2 870 hm aineistoa. Määrät ovat pienehköjä verrattuna vuotuiseen keskiarvoon, joka on käsittelyn osalta noin 4 500 hyllymetriä. Määrien pienentyminen johtuu ennen kaikkea siitä, että kausijulkaisuja tuli käsittelyyn tavallista vähemmän. Luetteloituja tietueita oli 71 477, mikä on vähemmän kuin muutamana edellisenä vuotena. Edellisinä vuosina kuitenkin käsiteltiin ulkoisella rahoituksella rästejä. Normaaliin vuoteen verrattuna (tietueiden keskiarvo on noin 50 000) tietueiden määrä on suuri. Vuoden aikana jatkettiin yhteistyötä kirjastojen kanssa metadatan siirtämisen tehostamiseksi. Tätä tehtiin siten, että aineistoa lähettävät kirjastot siirsivät tietueen valmiiksi Vaari-tietokantaan Vaaritietokannasta aineistoa tarkistaessaan. Tämä nopeutti ja yksinkertaisti aineiston käsittelyä Varastokirjastossa, jossa siirretylle aineistolle annettiin sijaintitietueet. Näitä ns. LowTag-tietueita oli 6000. Aineiston käsittelyn tavoitteena oli vuoden aikana saapuneen aineiston käsittely määräajassa. 2

Tässä onnistuttiin. Suuri osa saapuneesta aineistosta oli kausijulkaisuja, joiden käsittely on nopeaa. Monografioita tuli vuoden aikana täsmennettyjen aineiston siirtoihin liittyvien ohjeiden ja käytäntöjen ansiosta määrä, joka pystyttiin käsittelemään aikataulussa. 2.3 Aineiston käyttö Kuluvan vuoden aikana oli yhteensä 102 191 toimitettua tilaustapahtumaa eli lainoja, artikkelikopioita ja uusintoja. Saapuneet tilaukset toimitettiin tilauspäivänä. Aineiston käytöntaloudellisuus (euroa/tilaus) parani, samoin tuottavuus (tapahtumia/htv). 2.4 Kehittämishankkeet Varastokirjaston kannalta keskeinen tavoite oli parantaa metadatan siirtymistä kirjastojen välillä siten, että Varastokirjastossa luettelointiin liittyvä työ vähenee tai vähintäänkin tehostuu. Hankkeessa onnistuttiin kehittämään metadatan siirtoa nykyisten Voyager ja Melinda -järjestelmien avulla. Tätä jatketaan jo mukana olevien kirjastojen kanssa. Jatkossa hankkeeseen liittyy muitakin kirjastoja. Varastokirjaston aineistoluettelo oli monen kirjaston Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) käyttöliittymä Finnassa. Tämä vaikutti tilausten määrän nousuun. Jatkossa Varastokirjaston tiedot vaikuttavat erityisesti aineiston saatavuuden parantumiseen ja kansallisen aineistojen yhteiskäyttölogistiikan kehittämiseen. 3. Vaikuttavuus Varastokirjaston toiminnan tarkoituksena on vähentää kaikkien Suomen kirjastojen kokoelmatilatarvetta ottamalla vastaan niiden siirtotarpeiden mukainen määrä aineistoa. Samalla varmistetaan se, että Varastokirjastoon siirretty tutkimusaineisto säilyy tiedontarvitsijoiden käytössä. Vuoden 2016 lopussa Varastokirjastoon on siirretty kirjastoista aineistoa 148 729 hyllymetriä. Erityisesti yliopistokirjastoissa, mutta myös muissa kirjastoissa on pystytty vähentämään kokoelmatiloja. Varastokirjaston tilakulut neliötä kohden ovat alle puolet yliopistokirjastojen keskimääräisistä tilakuluista. Aineistoa on uuden kartunnan ja vuoden aikana toteutettujen poistojen jälkeen 94 171 hyllymetriä. Monografioita on yli 1,8 miljoonaa nidettä ja kausijulkaisuja lähes 111 000 nimekettä. Aineiston käyttö nousi ja oli yli 100 000 tapahtumaa. Asiakasrekisterissä oli vuoden lopussa 2 051 kirjastoa ja tietopalveluyksikköä. Käytön kasvun takana on se, että Varastokirjastossa oleva aineisto on entistä helpommin löydettävissä mm. KDK:n Finna-käyttöliittymän kautta. 3.1 Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena oli: Varastokirjasto ottaa vastaan voimavarojensa puitteissa kirjastoista siirrettävää aineistoa ja käsittelee sen tehokkaasti sekä kiinnittää huomiota kirjastoille annettavaan ohjeistukseen koskien Varastokirjastoon toimitettavaa aineistoa. 3

3.1.1 Aineiston vastaanotto Kirjastoista siirrettiin aineistoa Varastokirjastoon 3465 hyllymetriä. Uuden kokoelmapolitiikan seurauksena kirjastoja on ohjeistettu arvioimaan entistä huolellisemmin, mitä aineistoa kannattaa säilyttää Varastokirjastossa ja ylipäätään Suomessa. Kaikki kirjastojen siirrot kyettiin ottamaan vastaan. Vuoden lopussa Varastokirjastoon oli siirretty yhteensä noin 148 728 hyllymetriä aineistoa. Vuoden aikana järjestettiin kokoelmayhdyshenkilötapaaminen, jossa yhdessä kirjastojen edustajien kanssa pohdittiin Varastokirjaston kokoelmapolitiikan uudistamista. Tapaamisessa perustettu kokoelmapoliittinen työryhmä laati tarkennetut ohjeet lähettäville kirjastoille. Aineistosiirtojen palvelusopimus oli voimassa 71 kirjaston kanssa. Mukana olivat kaikki yliopisto-, ammattikorkeakoulu- ja maakuntakirjastot sekä eniten aineistoa toimittavat erikoiskirjastot. Vuoden aikana sopimuskirjastoista tuli yli 80 % kaikesta siirretystä aineistosta. Aineistoa on otettu vastaan seuraavasti: *Yhteensä koko toiminnan aikana: AMK:it ja erikoiskirjastot yhdessä. Vuonna 2016 vastaanotettu aineisto koostuu seuraavan taulukon mukaisesti (hyllymetreinä): 2014 2015 2016 % Yht. koko toiminnan aikana Yliopistojen kirjastot 5 447 3611 2 354 91 881 AMK-kirjastot 182 147 220 35 873 Erikoiskirjastot 657 678 460 * Yleiset kirjastot 465 342 416 20 522 Muut 15 8 15 453 Yhteensä 6 766 4786 3 465 148 729 Mono- Kausijulkaisut grafiat Muu Yhteensä Yliopistojen kirjastot 776 1 578 2 354 AMK-kirjastot 79 141 220 Erikoiskirjastot 181 279 460 Yleiset kirjastot 355 57 4 416 Muut 12 3 15 Yhteensä 1 402,5 2 058 4 3 465 Monografioita siirrettiin tavanomainen määrä. Kausijulkaisuja siirrettiin hieman vuotuista keskiarvoa vähemmän (ka.monografiat 2 281 ja kausijulkaisut 3 012 hm). Suurimmat siirrot vuonna 2016 tulivat seuraavilta kirjastoilta: - Helsingin yliopiston kirjasto (5 laitos- tai kampuskirjasto yht.) 894 hm - Aalto-yliopiston kirjasto 669 hm - Åbo Akademis bibliotek 250 hm 4

- Oulun yliopiston kirjasto 140 hm - Kansalliskirjasto 97 hm Vuonna 2016 Varastokirjastoon toimitti aineistoa 106 kirjastoa tai tietopalvelua (v. 2015: 130). Näistä yliopistoissa toimivia kirjastoyksiköitä oli 21, ammattikorkeakouluissa toimivia 15, erikoiskirjastoja 33 ja yleisiä kirjastoja 37. Koko toiminnan aikana aineistoa ovat luovuttaneet kaikki yliopisto- ja AMK-kirjastot, kaikki maakuntakirjastot ja muista yleisistä kirjastoista noin puolet sekä yli sata muuta kirjastoa. Vastaanotetusta aineistosta 62 % on peräisin yliopistojen kirjastoista. 3.1.2 Aineiston käsittely Aineistoa on käsitelty seuraavasti: 2014 2015 2016 Käsitelty (hm) 9567 7964 4 054 Kokoelmiin otettu (hm) 5 521 5203 2 870 Käsittely aineistotyypeittäin (hyllymetreissä): Monografiajulkaisut otettu Kausi- Kokoelmiin Väitösk. Yhteensä 2013 2 592 3 673 345 6610 4 422 2014 4 461 5 106 9 567 5521 2015 4 040 3 924 7 964 5203 2016 2 272 1 782 4 054 2 870 Yhteensä koko toiminnan aikana 60 351 83 144 147 874 94 171 % käsittelystä 40 56,5 3,5 100 63,5 Monografioita käsiteltiin vähemmän kuin edellisinä vuosina, jolloin ns. rästiprojektin puitteissa aineistoa käsiteltiin lisäresurssien avulla huomattavasti enemmän kuin keskimäärin. Vuosi 2016 oli kuitenkin normaalivuosi ja aineistoa käsiteltiin kohtuullisesti. Aineistoa käsiteltiin enemmän kuin sitä vuoden aikana saapui. Seuraavassa taulukossa esitellään aineistotilanne koko toiminnan ajalta (hyllymetreinä). Yhteenveto 1989-31.12.2016 hm Monografiajulkaisut Kausi- Väitös- Musiikki- Yhteensä kirjat aineisto Vast.otettu 60 616 83 588 4 326 198 148 728 Valmista 34 362 57 031 2 735 43 94 171 Ei otettu 25 989 kokoelmiin 26 113 1 246 53 348 Odottaa käsittelyä 265 444 0 0 709 5

Lähetyksistä poistettiin seuraavan taulukon mukaisesti: hm 2013 2014 2015 2016 Monografiat 1 083 2665 1872 821 Kausijulkaisut 760 1381 889 363 Muut 0 0 Yhteensä 1 843 4046 2761 1 184 % käsittelystä 27,9 42,3 34,7 29,1 Koko toiminnan aikana poistoja on ollut 36%. Luetteloituja tietueita oli seuraavasti: 2013 2014 2015 2016 Monografiat 81 294 88197 104 250 71 477 Jatkuvat julkaisut 4 160 4614 3401 1 601 Tietueita 85 454 92811 107 651 73 078 Tietueet yht. 1 545 498 1 637309 1 744 960 1 818 038 Vuonna 2016 uusia monografiatietueita lisättiin tietokantaan 71 477. Näistä perinteiseen tapaan luetteloituja monografiatietueita oli 65 477. Ns. LowTag menetelmää käyttäen luetteloitiin 6000 monografiatietuetta. LowTag tarkoittaa, että aineistoa lähettäväkirjasto merkitsee aineiston omistajuuden Varastokirjaston tietokantaan. Monografianiteitä oli vuoden 2016 lopussa 1 837 049. Uusia kausijulkaisuja luetteloitiin 1601 nimekettä. Kausijulkaisunimekkeitä oli vuoden lopussa 110 844. Väitöskirjoja oli yhteensä 2 725 hyllymetriä (noin 520 000 nidettä) 3 892 hyllymetrin tilassa. Musiikkiaineistoa oli 7 596 säilytysyksikköä. Käsittelyä odottaa 154 hm. Järjestettyä aineistoa oli vuoden lopussa yhteensä noin 4 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. Vuonna 2016 uusista VAARI- tietokantaan tallennetuista luettelointitietueista 5 % oli primääriluetteloituja ja 95 % poimittuja tietueita. Primääriluetteloinnin määrä lisääntyi yhden prosenttiyksikön vuoden 2015 tasolta. Varastokirjastossa luetteloiduista tietueista 21 % oli uusia tietueita yhteistietokanta Melindaan. Tämä lisää Varastokirjaston kokoelmien näkyvyyttä ja löytyvyyttä. Varastokirjaston primääriluetteloimat ja Melindaan uutena poimimat tietueet ovat 11,4 % kaikista Melindaan vuonna 2016 lisätyistä tietueista. Varastokirjasto on merkittävä tiedontuottaja yhteisluettelo Melindassa. 3.2. Aineiston käyttö Tavoitteena oli: Tilaukset toimitetaan viivytyksettä. Kirjasto kehittää elektronisia aineistonvälityspalveluita ja osallistuu kaukopalvelun kehittämishankkeisiin. 6

Varastokirjaston aineistoa on käytetty viime vuosina seuraavasti: 2013 2014 2015 2016 Lainaus 63 814 67053 75007 87 525 Pdf-kopiot 16 412 15 616 15330 14 549 Virheelliset 645 369 504 117 tilaukset Yhteensä 80 871 83 038 90841 102 191 Tilaukset toimitettiin viivytyksettä pääsääntöisesti samana päivänä kuin tilaus saapui, kuitenkin 24 tunnin sisällä tilauksesta. Tilausten kokonaismäärä on noussut, ja kasvu vuodesta 2015 oli 12,5 %. Aikaisempiin vuosiin verrattuna kopiopyyntöjen määrä väheni hieman. Lainauksen kokonaismäärässä on mukana myös lainojen uusinnat. Keskimäärin laina uusittiin 1,2 kertaa. Lainoista 69 % meni asiakkaille yleisten kirjastojen kautta. Jäljenteiden osuus tilauksista oli 14,5 %. Jäljenteistä 84 % toimitettiin yliopisto- ja erikoiskirjastoihin. Asiakaskirjastojen määrä on kasvanut vuosittain. Yhteensä asiakasrekisterissä oli vuoden 2016 lopussa 2 051 kirjastoa/tietopalvelua. Aktiivilainaajia oli 617 (aktiivisista jäljenteiden tilaajista ei ole tilastotietoa saatavilla). 3.3 Aineiston käytön kehittäminen Varastokirjastokonsepti tukee ajatusta kansallisista kaikille avoimista kokoelmista ja kirjastojen luottamusta aineiston nopeaan ja maksuttomaan saatavuuteen. Kirjasto osallistui Voyagerohjelmiston Universal Borrowing moduulin (UB) ylläpitoon. UB on Voyager-ohjelmiston osa, joka ansiosta minkä tahansa Voyager-kirjaston henkilöasiakas voi jättää tilauksen Varastokirjaston tietokantaan oman kirjastonsa lainaustunnuksella. Varastokirjasto toimittaa tilatun kirjan asiakkaan kotikirjastoon. Lähes kaikki yliopistokirjastot käyttävät tätä palvelua. Lisäksi UB-moduulia käytti moni ammattikorkeakoulukirjasto ja muu tieteellinen kirjasto. UB-lainaus saavutti vuonna 2016 uuden ennätyksen 7238 (vrt. 2015 4850) lainaa, tämä luku sisältyy aineiston käytön taulukon lainaukseen. Moni yliopisto- ja tutkimuskirjasto salli asiakkaiden itsensä jättää artikkelikopiotilauksia suoraan Vaari-tietokantaan joko oman tietokantansa tai Finnan kautta. Näitä tilauksia toimitettiin 4319, mikä on 29,5 % kaikista artikkelikopioista. 3.4. Asiakaspalaute Asiakaspalautetta on kerätty web-lomakkeella (webropol) aineistosiirtojen yhteydessä. Lisäksi eri tilaisuuksien yhteydessä on saatu vapaamuotoista palautetta. Pääosa palautteesta liittyy aineiston siirtoihin ja uuteen kokoelmapolitiikkaan. Saatua palautetta hyödynnetään mm. ohjeistuksen täsmentämisessä. 7

4. Toiminnallinen tehokkuus 4.1 Toiminnan tuottavuus 4.1.1 Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Aineistoa käsiteltiin 4 054 hyllymetriä. Vastaanottoon ja käsittelyyn osallistui 13,16 henkilötyövuotta. Aineistoa käsiteltiin 484 hm/htv. Alla vertailutiedot: 2013 2014 2015 2016 Käsitelty (hm) 6610 9567 7964 4 054 HTV 16,74 18,23 16,46 13,16 Käsitelty aineisto (hm/htv) 395 525 484 308 Vuoden 2013 luvuissa on mukana rästiprojekti 3,20 htv. Vuonna 2014 rästiprojektin htv-määrä oli 4,68. Vuoden 2015 aikana rästien purkuun käytettiin 4,96 henkilötyövuotta. Tuottavuuden poikkeuksellisen suuri nousu vuonna 2014 johtuu siitä, että uuden kokoelmapolitiikan mukaisesti arvioitua tarpeetonta aineistoa poistettiin aikaisempia vuosia enemmän. Vuonna 2015 poistoja oli vähemmän. Kausijulkaisujen suuri käsittelymäärä lisää tuottavuutta. Vuoden 2016 tuottavuuden lasku johtuu siitä, että kausijulkaisuja tuli ja käsiteltiin tavanomaista vähemmän. Tuottavuus on kuitenkin normaalivuosien keskiarvon tasolla. Tuottavuutta voidaan kuvata myös suhteuttamalla luetteloitujen tietueiden määrä henkilötyövuosiin: 2013 2014 2015 2016 Luetteloituja tietueita 85 454 92 811 107 651 73 078 HTV 16,74 18,23 16,46 13,16 Luetteloitu aineisto (tietuetta/htv) 5 105 5 091 6 540 5 553 Tuottavuus säilyi korkeana ja on yli normaalivuoden keskiarvon. Toimintakertomus vuonna käsittelyä tehtiin vakituisen henkilökunnan voimin sillä kolmen edellisen vuoden ajan jatkunut ns. rästiprojekti päättyi 2015. Vuoden 2016 alusta otettiin käyttöön uudet RDA-kuvailusäännöt ja toimintakertomusvuonna metadatan tuottajilla oli paljon uusien asioiden opiskelemista ja vanhan pois oppimista, joten vuosi oli poikkeuksellinen ja saavutettu tulos on näiden seikkojen valossa hyvä. 4.1.2 Aineiston käyttö Tilaustapahtumia oli 102 191. Henkilötyövuosia käytettiin 5,47. Tilauksia oli henkilötyövuotta kohden 18 682. Alla vertailutiedot: 2013 2014 2015 2016 Tilauksia 80 871 83038 90841 102 191 HTV 5,45 5,42 5,68 5,47 Tilauksia / htv 14 839 15 321 15 993 18 682 8

Tuottavuus nousi edellisvuoteen verrattuna. Töitä organisoitiin paremmin vastaamaan mm. ruuhkahuippujen tasoittamisessa. Aineiston käyttöön liittyvissä tehtävissä työskenteli oman henkilökunnan lisäksi myös palkkatuettuja, tuetun työllistämisen harjoittelijoita sekä työkokeilijoita. 4.2. Toiminnan taloudellisuus 4.2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Vuonna 2016 aineiston vastaanottoon, käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät kustannukset olivat 1 302 610 euroa (momentit 294004 ja 415294004). Aineiston käsittelyn yksikkökustannukset olivat seuraavan taulukon mukaiset (euroa/hyllymetri): 2013 2014 2015 2016 Käsitelty 6610 9567 7964 4 054 Kustannukset 1 345 043 1 454 475 1 655 001 1 302 610 Euroa / hm 203 152 209 321 Tähän sisältyvät tilan vapauttamiseen ja aineiston vastaanottoon liittyvät kustannukset, jotka olivat 38 574 euroa. Yksikkökustannus oli 9,5 euroa/hyllymetri. 4.2.2 Aineiston käyttö Vuonna 2016 aineiston käyttöön liittyvät kustannukset olivat 446 393 euroa. Aineiston välitystapahtuman yksikkökustannukset (euroa/tapahtuma): 2013 2014 2015 2016 Tapahtumia 80 871 83038 90841 102 191 Kustannukset 391 531 375 027 410 009 446 393 Euroa/tapahtuma 4,84 4,52 4,52 4,37 5. Tuotokset ja laadunhallinta 5.1. Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkissuoritteet liittyvät suoraan kirjaston toiminnan vaikuttavuuteen, joten niitä on analysoitu vaikuttavuusosiossa. 5.2. Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu 5.2.1. Aineiston vastaanotto, käsittely ja säilyttäminen Tavoitteena on käsitellä aineisto kuuden kuukauden kuluessa sen saapumisesta. Vuonna 2016 kaikki saapunut aineisto käsiteltiin kuuden kuukauden sisällä saapumisesta. 9

Varastokirjasto tukee kirjastoja kokoelmiensa hallinnassa ja aineistojen siirroissa. Kaikkien paljon aineistoa lähettävien kirjastojen kanssa on solmittu palvelusopimus, jossa on sovittu kirjastojen roolista aineistonsiirroissa. Kirjastoille on myös luotu Webropol-ohjelman avulla työkalu, joka ohjaa kirjastoja suunnittelemaan aineistonsiirtoja. Vastuu lähetysten sisällön tarkoituksenmukaisuudesta on siirtävällä kirjastolla. Varastokirjasto uudisti kokoelmapolitiikkaansa ja toimintatapojaan. Parantuneen vuorovaikutuksen ja kirjastoissa tehtävän siirrettävän aineiston evaluoinnin myötä monografialähetysten määrä laski. Myös aineiston käsittelyn odotetaan tehostuvan, koska yhä useampi lähetys on tarkastettu yhteistietokannasta. Aineiston käsittelyä tehostaa myös se, että aineistoa lähettävät kirjastot itse siirtävät metadatan Varastokirjaston tietokantaan. 5.2.2. Aineiston käyttö Vuoden 2015 lopussa rekisterissä oli yhteensä 2027 kirjastoa ja tietopalveluyksikköä. Aktiivisia lainaajia oli 658 kirjastoa. Käyttäjärekisterissä on lähes kaikki Suomen kirjastot. Pohjoismaisia asiakkaita oli 342. Muita ulkomaisia asiakkaita oli 221. 6. Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Tulossopimuksen mukaan Varastokirjasto on vastuullinen työnantaja, joka arvioi toimintaansa jatkuvasti. Tavoitteena oli ammattitaitoinen, motivoitunut, oikein kohdistettu ja joustava henkilöstö. Henkilöstön työkyvystä ja työhyvinvoinnista huolehdittiin. Ongelmia oli kuitenkin edelleen esimiestyössä, mikä vaikeutti suunnitelmallista ja pitkäjänteistä toimintaa. Tähän liittyvät ongelmat on vuoden aikana ratkaistu. Työkuntoa ja työtyytyväisyyttä edistettiin järjestämällä muun muassa henkilöstön virkistystoimintaa. Omaehtoista liikuntaa tuettiin kulttuuri- ja liikuntaseteleillä. Seuraavassa on työhyvinvointiin liittyviä tunnuslukuja: Työtyytyväisyysindeksi (asteikolla 1-5) Sairauspoissaolot (päivää/htv) Työterveyskustannukset (euroa/htv) (Työkunnon ja työtyytyväisyyden edistäminen ( /htv) 2014 2015 2016 3,39 3,51 3,62 15,8 8,3 11,05 587 710 1117 612 570 630 Työtyytyväisyysindeksi nousi. Muun muassa seuraavien osioiden tunnusluvut nousivat: johtaminen, työn sisältö ja vaikuttamismahdollisuudet, työyhteisön toimintakulttuuri. Kehitettävää oli palkkauksessa sekä vuorovaikutuksessa ja viestinnässä. 10

Sairauspoissaolojen nousi edelliseen vuoteen verrattuna. Vuonna 2016 sairauspoissaoloja oli 11,05 päivää/htv, kun vuonna 2015 se oli 8,3 päivää/htv. Työterveyskustannukset nousivat tavanomaiselle tasolle. Työterveyshuollon kustannusten painotus siirtyi ennaltaehkäisevän työterveyshuollon puolelle. Seuraavassa muutama osaamisen kehittämiseen liittyviä tunnuslukuja: Koulutuskustannukset ( /htv) Koulutukseen käytetty aika (tpv/htv) 2014 2015 2016 508 681 588 2,1 3,2 2,5 Koulutuskuluihin on laskettu käytetty työaika ja koulutuksen muut kulut (matkakulut, päivärahat, kurssimaksut, kouluttajien palkkiot ym.). Edelliseen vuoteen verrattuna koulutuskulut laskivat vuonna 2016. Vuoden 2015 koulutusten määrää lisäsi erityisesti Kiekun käyttöönotto. Lisäksi vuonna 2015 käyttöönotettiin uusi versio Valtiolle.fi rekrytointiohjelmasta. Muita henkilöstöön liittyviä seurattavia tunnuslukuja ovat mm henkilötyövuosien määrä ja kustannukset (= palkat ja sivukulut) sekä henkilöstön ikärakenne. 11 2014 2015 2016 Henkilötyövuodet 19,99 22,13 18,64 Kustannukset ( ) 866 136 987 982 820 295 /htv 43 328 44 635 44 007 Vuoden 2015 luvussa on mukana toimintameno- ja siirtomäärärahamomentilta maksettu henkilöstö. Työvoimakustannukset ovat valtion keskimääräistä hieman alempia. Tehdyn työajan palkat suhteessa palkkasummaan ovat melko matalia, mikä johtuu henkilöstön pitkästä työurasta ja sitä kautta vuosilomaoikeuden määrästä. Kirjastossa työskenteli vuoden aikana 19 vakinaista ja 6 määräaikaista virkamiestä. Vakinaisesta henkilöstöstä aineiston vastaanottoon, luettelointiin ja aineiston käsittelyyn käytettiin laskennallisesti 11,26 henkilötyövuotta. Aineiston käytössä vastaava luku oli 4,52 henkilötyövuotta. Tukitoimintoihin, kuten atk-tehtäviin, tiedotukseen ja toimisto- sekä johtotehtäviin käytettiin yhteensä 1,70 henkilötyövuotta. Vakinaisen henkilöstön osalta yhteensä käytettiin kokoaikaiseksi muutettuna 17,48 henkilötyövuotta. Määräaikaisten virkamiesten työpanos jakautui seuraavasti: - Aineiston vastaanotto, luettelointi ja aineiston käsittely 0,16 henkilötyövuotta. - Toimiston hallintosihteerin viransijaisuus 1 henkilötyövuosi. Koko vuoden aikana henkilötyövuosia kertyi yhteensä 18,64. Tämä osuus on jyvitetty yllä oleviin toiminnallisiin htv-osuuksiin. Lisäksi kirjastossa työskenteli vuoden aikana kuntouttavan työtoiminnan henkilöitä.

Keski-ikä vuoden lopussa: 2014 2015 2016 Miehet 53,4 56,6 52,43 Naiset 41,2 42,3 47,42 seniori-ikäisiä* (%) 64 61 70 * Seniori-ikäinen on yli 45-vuotias. Hallinto Varastokirjaston toimintaa ohjaa johtokunta, jonka opetusministeriö nimittää kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Johtokunnan tehtävänä on huolehtia kirjaston yleisestä kehittämisestä ja päättää toiminnan suuntaviivoista sekä toimia yhteistyöelimenä kirjastoihin päin. Tämä tarkoittaa mm. toimintaja taloussuunnitelman- sekä talousarvioehdotusten tekemistä, päätöksentekoa periaatteellisista asioista sekä kirjastojen toiveiden ja aloitteiden käsittelemistä. Nykyinen johtokunta, jonka jäsenet edustavat koko kirjastoverkkoa, aloitti toimintansa 1.3.2016. Siihen kuuluvat: kirjastonjohtaja Ari Muhonen (Jyväskylän yliopiston kirjasto), puheenjohtaja kirjastonjohtaja Minna Abrahamsson-Sipponen (Oulun yliopiston kirjasto), varapuheenjohtaja kirjastonhoitaja Harri Ahonen (Kansalliskirjasto) kirjastotoimenjohtaja Asko Rossi (Porvoon kaupunginkirjasto Uudenmaan maakuntakirjasto) Asiakkuusjohtaja Minna von Zansen (Celia, Helsinki) kirjastonjohtaja Riitta-Liisa Karjalainen (Kajaanin ammattikorkeakoulun kirjasto, Kajaani) Esittelijänä johtokunnan kokouksissa toimi kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen. Asiantuntijoina olivat kirjastonhoitaja sekä toimistopäällikkö. Johtokunta kokoontui neljä kertaa. Johtokunnan työvaliokunta kokoontui yhden kerran. 12 7. Tilinpäätösanalyysi 7.1. rahoituksen rakenne Varastokirjaston perusrahoitus tuli valtion talousarvion kautta. Varastokirjaston momentti on 29.40.04. 7.2. talousarvion toteutuminen Varastokirjasto sai valtion talousarviossa 1 733 000 euroa. Siirtomäärärahoja vuodelta 2015 oli 51 208,68 euroa. Käytettävänä oli yhteensä 1 784 208,68 euroa. Varastokirjaston kulut momentilla 29.40.04 olivat 1 697 794,06 euroa. Siirtomäärärahat (momentti 4.14.29.40.04) vuodelta 2015 käytettiin kokonaisuudessaan eli 51 208,68 euroa. Varastokirjaston nettomenot olivat 1 745 950,27 euroa. Tuloja kertyi yhteensä 3 502,47 euroa. Määrärahoja vuodelle 2017 siirtyi 35 206 euroa.

7.3. tuotto- ja kululaskelma Varastokirjaston tulosalueiden v. 2016 bruttokustannukset 1 749 002,74 euroa (momentit 29.40.04 ja 4.15.29.40.04) Kustannuslaji Tilan vapauttaminen, aineiston käsittely ja säilyttäminen Aineiston käyttö Yhteensä 2015 muutos ed. vuodesta % 2015-16 Yhteensä 2016 Investoinnit Aineet, tarvikkeet ja tavarat 29 943 4 483 42 909-19,8 % 34 426 Henkilöstökustannukset 533 289 287 006 987 982-17,0 % 820 295 Vuokrat 590 173 18 252 762 038-20,2 % 608 425 Palvelujen ostot 129 141 129 020 237 122 +8,9 % 258 161 Muut kulut (matkat ym.) 20 064 7 632 34 959-20,8 % 27 696 Yhteensä 1 302 610 446 393 2 065 010-15,3 % 1 749 003 7.4. tase Taseessa on eriteltynä arvon muutokset hankintojen ja suunnitelmanmukaisten poistojen jälkeen. 8. Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Varastokirjaston johto on valtion talousarviosta annetun lain 24 b :n mukaisesti vastuussa sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä. Sisäisen valvonnan tarkoitus on antaa kohtuullinen varmuus siitä, että kirjaston toiminta on tehokasta ja tarkoituksenmukaista, toimintaan liittyvä raportointi on luotettavaa ja toiminnassa noudatetaan lakeja ja hyvän hallinnon vaatimuksia. Varastokirjaston sisäisen valvonnan tilaa on vuoden aikana arvioitu käyttämällä COSO-ERM viitekehystä. Sen mukaan: - Toimintaympäristön tila on hyvä - Tavoitteiden asettaminen toimii: toimintaa suunnitellaan johdonmukaisesti, seuranta ja ohjaus ovat kunnossa. - Valvontatoimenpiteet ovat asianmukaisia - Informaatio ja tiedonkulku ovat asianmukaisia - Seuranta on asianmukaista 13

Varastokirjasto Tilinpäätöskannanoton tunnuslukuja 2014-2016 2014 2015 2016 Tavoite: Varastokirjasto ottaa vastaan kirjastojen siirtotarpeiden edellyttämän määrään aineistoa Vastaanotetun aineiston määrä 6766 4786 3465 Kirjastoista v:sta 1989 siirretty aineisto (hyllymetriä) 140 480 145 266 148 731 Vastaanoton kustannukset Varastokirjastolle (euroa/hyllymetri) 7,7 6,8 9,5 Tilansäästö aineistoa luovuttaneille kirjastoille 1562 1105 800 Tavoite: vastaanotettu aineisto käsitellään yleensä kuuden kuukauden kuluessa saapumisesta Käsitellyn aineiston määrä (hyllymetriä) 9567 7964 4054 Käsittelyyn kuluva aika (kuukausia) - monografiat (kk) < 6 < 6 < 6 - kausijulkaisut (kk) < 6 < 6 < 6 Käsittelyn yksikkökustannukset (euroa/hyllymetri) 152 209 321 Tavoite: Tilaukset toimitetaan vuorokauden sisällä. Palvelut ovat maksuttomia Tilausten määrä (kpl) 83 038 90 841 102 191 Palvelun nopeus (tuntia) < 24 < 24 < 24 Asiakastyytyväisyys - asiakaskirjastojen määrä 2007 2027 2027 Palvelun kustannukset (euroa/tilaus) 4,52 4,52 4,37 Tavoite: Kirjasto kehittää työyhteisöään tavoitteena henkilöstön hyvä työkyky ja -tyytyväisyys Henkilöstö (tehdyt henkilötyövuodet) 23,7* 22,13** 18,6 Työtyytyväisyysindeksi 3,39 3,51 3,62 Sairauspoissaolot (työpäivää/htv) 15,8 8,3 11,05 Henkilöstökoulutus (työpäivää/htv) 2,1 3,2 2,5 Kokonaistyövoimakustannukset (euroa/htv) 43 328 44 635 44 007 * sisältää rästiprojektin henkilötyövuodet (3,7) ** toiminta - ja siirtomäärärahamomentilta maksettu henkilöstö 14