KSHJ-asiakaspalvelutiimi III MUISTIO 1 (5) Ryhmän 1. kokous

1 KSHJ-asiakaspalvelutiimi III MUISTIO 1 (5) Ryhmän 1. kokous KSHJ-asiakaspalvelutiimin kokous Aika: Keskiviikkona 16.10.2013 klo 9.30-14.45 Paikka: Helsingin yliopisto, päärakennus, 2. krs., Runeberg-sali Läsnä: Mari Ikonen, Jyväskylän yliopisto Hilkka Korhonen, Karelia ammattikorkeakoulu Joanna Kumpula, University Admissions Finland/Helsingin yliopisto Eva-Maija Kunnas, Tampereen ammattikorkeakoulu Aija Kuurne, lakimies, Aalto-yliopisto Eija Lantta, Lahden ammattikorkeakoulu Katariina Lehto, Seinäjoen ammattikorkeakoulu Sirkku Mäntyniemi, Metropolia Ammattikorkeakoulu Eve Oesch, Aalto-yliopisto Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto, sihteeri Riku Rosti, Maanpuolustuskorkeakoulu Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu, puheenjohtaja Nea Särkikoski, Turun yliopisto Anne Talvio, Oulun yliopisto Riikka Vanhanen, FINNIPS-valintakoeverkosto/Jyväskylän ammattikorkeakoulu 1. Kokouksen avaus Lisäksi: Joni Penkari, opetushallitus Poissa: Maarit Tenhunen, Lapin yliopisto (ilm. esteestä) Janne Santala avasi kokouksen. Pidettiin lyhyt esittäytymiskierros, koska ryhmään oli tullut uusia jäseniä. 2. Puheenjohtajan ja sihteerin valinta Tiimi III:n puheenjohtajaksi esitettiin, kannatettiin ja valittiin Janne Santala Satakunnan ammattikorkeakoulusta ja sihteeriksi vastaavasti Tuija Pasanen Itä-Suomen yliopistosta. 3. Asioiden käsittelyjärjestys Puheenjohtaja esitteli kokouskutsussa ilmoitetut asialistalla olevat asiat: 1. Ryhmän järjestäytyminen 2. Oikaisumenettely: ohjeistuksen käsittely 3. Korkeakoulujen sitoutuminen valittuihin toimintamalleihin 4. Hakijan yksilöinti ja hakemusten passivointi KSHJ-järjestelmässä 5. Paperihakemusten tallennus ja niihin tulevat muutokset 6. Hakemuksen muuttaminen (hakutoivejärjestys, muut hakemustiedot) 7. Käyttöönoton koulutusaikataulu 8. Yhteistyö maahanmuuttoviranomaisten kanssa

2 Aikataulun salliessa aloitetaan aiheesta: 9. Yhteishaun asiakaspalvelun toteuttaminen vieraskielisen koulutuksen ja 2. syklin koulutuksen osalta 4. Oikaisumenettely: ohjeistuksen käsittely Puheenjohtaja toteisi, että oikaisumenettelyn ohjeistus oli ollut kshj-ohryn käsittelyssä alustavasti 12.6.2013. Sitä ennen OKM:n juristit olivat myös kommentoineet ohjeistusta. Ohjausryhmä päätti, että asparyhmä jatkaa asian valmistelua. HY:n ja Aallon opintoasioiden lakimiehet olivat tehneet asiassa kannanoton ja kommenttipaperi on toimitettu edelleen työryhmän jäsenille. Joni taustoitti asiaa kshj:n näkökulmasta: korkeakoulut pitävät tärkeänä ajankohtaa, mistä oikaisuaika alkaa. Uudessa järjestelmässä valintapäätökset syntyvät hakijakohtaisesti. Kun kaikkien hakukohteiden tulokset on tallennettu sijoitteluun, ensimmäinen vaihe voidaan katsoa päättyneeksi ja tätä ajankohtaa voitaisiin pitää tulosten julkistamispäivämääränä. Olisi kuitenkin hyvä löytää mahdollisimman yhteneväinen käytäntö oikaisuajan laskemiselle, mikä tällä hetkellä voimassaolevan lainsäädännön vuoksi on eri sektoreilla erilainen. Aijan (Kuurne) mielestä on erittäin tärkeää, että voitaisiin sopia tulosten julkistamispäivä siis yksi yhteinen ajankohta. Hän ei näkisi isona ongelmana sitä, että eri sektoreilla oikaisuaika laskettaisiin eri tavalla eli niin kuin laki tällä hetkellä määrää. Hänen mielestään hakijoiden oikeusturvan kannalta on tärkeää, että hakijoille varataan yhtä pitkä aika laatia mahdollinen oikaisu. Joni kertoi, että lakimuutosten viivästyminen on valitettava työtapaturma. Käytänteiden yhtenäistäminen tullaan huomioimaan vasta, kun yo- tai amk-lakeja avataan seuraavan kerran. Kansainvälisten hakijoiden kannalta amkien käytäntö olisi perusteltu (Ammattikorkeakoululain [9.5.2003/351] 22 :n [24.7.2009/564] mukaan Opiskelijaksi hakenut voi hakea ammattikorkeakoulun hallitukselta kirjallisesti oikaisua opiskelijaksi ottamista koskevaan päätökseen 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Valinnan tulosta ei saa oikaisupyynnön johdosta muuttaa opiskelijaksi valitun vahingoksi. Menettelytavasta säädetään tarkemmin valtioneuvoston asetuksella. Lisäksi ammattikorkeakouluasetuksen 18 :n 3 momentin mukaan: Opiskelijavalinnan tuloksia julkistettaessa on ilmoitettava, miten hakija voi saada tiedon valinnassa noudatettujen perusteiden soveltamisesta häneen ja miten valintaan voi pyytää oikaisua. Yliopistolain [24.7.2009/558] 82 :n Opiskelijaksi hakenut henkilö saa hakea yliopistolta kirjallisesti oikaisua opiskelijaksi ottamista koskevaan päätökseen 14 päivän kuluessa valinnan tulosten julkistamisesta. Opiskelijavalinnan tuloksia julkistettaessa on ilmoitettava, miten hakija voi saada tiedon valinnassa noudatettujen perusteiden soveltamisesta häneen sekä miten valintaan voi pyytää oikaisua. Opiskelijavalinnan tulosta ei saa oikaisupyynnön johdosta muuttaa kenenkään opiskelemaan valitun vahingoksi. Yliopistolain [24.7.2009/558] 82.) Aija taustoitti asiaa nykylainsäädäntöön viitaten, että tuloksilla täytyy olla julkistamispäivä. Se ei voi olla hakijakohtainen käytäntöjenkään kannalta. Asiasta käytiin monipuolinen ja laaja keskustelu ja asian käsittelyä päätettiin jatkaa seuraavassa kokouksessa. Valmistelua jatketaan (pj, sihteeri, Aija) ja kuvataan oikaisumenettelyprosessi/oikaisumenettelyjen käsittelyaikataulu. Epäselvyyttä ei ole siitä, etteikö pyrittäisi yhteiseen päivämäärään tulosten julkistamisen osalta. Todettiin, että ohjeistus on jo melko pitkällä. On hyvä, että asiantuntijakommentteja on saatu. Tuija oli keskustellut asiasta mm. Itä-Suomen yliopiston hallintotieteen prof. Tarmo Miettisen kanssa. Pj. ja sihteeri tekevät tarvittavat päivitykset tiimin työkirjaan (ohryn luonnos) siitä, mitä on sovittu. Lisäksi kuvataan caset (oikaisumenettely suoravalinnassa, 1. hakuaikana ja 2. hakuaikana). Asiakaspalvelutiimissä pidetään tärkeänä myös hakijan näkökulmaa. Miten prosessi näyttäytyy hakijalle ja miten hän osaa tarvittaessa toimia

3 oikein? Siksi ohjeistuksen tulee olla riittävän selkeä ja yksinkertainen ja toimiva työkalu myöskin ohjaukseen. Tämän pohjalta edetään ja jatketaan asian työstämistä seuraavassa kokouksessa. Lisäksi keskusteltavaksi tulee ottaa oikaisumenettely hakukelpoisuusasiassa: korkeakoulun tulee voida tehdä oikaisupyyntökelpoinen päätös jo prosessin aiemmissa vaiheissa, esimerkiksi hakukelpoisuuteen liittyen, mutta kuten oikeuskirjallisuudessakin todetaan, prosessiekonomisista syistä tähän ei varsinaisesti ole velvoitetta. Myös em. sisältyi ohjausryhmän toimeksiantoon. 5. Korkeakoulujen sitoutuminen valittuihin toimintamalleihin Keskusteltiin siitä, miten sovitut yhteiset pelisäännöt jalkautetaan käytäntöön. Opetushallituksen tulee voida luottaa siihen, että korkeakoulut toimivat sovittujen käytäntöjen mukaisesti. Muuten syntyy yllättäviä tilanteita ja epäselvyyttä toiminnassa esim. hakemusten käsittely. Todettiin, että ASPA-ryhmä edustaa laajasti korkeakouluja ja tehtyihin pelisääntöihin pitäisi kaikkien toimijoiden sitoutua. Käytännössä ASPA-ryhmä toimii ohjausryhmän mandaatilla, joten sovittuja käytäntöjä voidaan jalkauttaa myös ohjausryhmän ja kehittämisryhmän päätösten/suositusten kautta. Puheenjohtaja ja sihteeri ovat ohryn jäseniä ja raportoivat ASPA-tiimin toiminnasta ohrylle säännöllisesti. Asioita voidaan viedä eteenpäin myös rehtoreiden kautta (Arene, Unifi), mutta korkeakoulujen kirjaamoiden kautta lähetettävät suositukset/ohjeistukset jne. koetaan työläiksi ja toimimattomiksi. Korkeakoulujen vastuukäyttäjien seminaareissa voidaan esitellä työn tuloksia ja tavoitteita sekä keskustella sovituista pelisäännöistä. Koska ASPA-tiimissä ei ole edustusta kaikista korkeakouluista, on tärkeää, että tieto saadaan kaikkien toimijoiden käyttöön. Ennen käyttäjäkoulutuksia on asiakkaiden palvelumalli oltava tiedossa. Kuvaus valmistuu marraskuussa ja se tulee luonnoksena. Opetushallitukselta toivotaan ohjeistusta, jolla saadaan koko kenttä pysymään ns. koossa. Suositustasoisia löysiä ohjeita pidetään huonoina ja toimimattomina eikä ne johda toivottuun tulokseen. Jatkuvaa vuoropuhelua oph:n kanssa pidetään nyt erittäin tärkeänä. Jos oph haluaa vastauksia käytännön kysymyksiin nopealla aikataululla, voi se tarvittaessa konsultoida tiimin puheenjohtajaa ja sihteeriä, jotka voivat edelleen tiedustella asiaa omalta taustaryhmältään riippuen asiasta (ASPA-tiimi, sektoreiden päällikköverkostot). Koko kentän kuulemista ja laajoja lausuntokierroksia ei pidetä järkevänä ihan pelkästään aikataulusyistä. ASPA-tiimi pitää erittäin tärkeänä ja keskeisenä asiana sitä, miten erilaiset yhteistyöfoorumit organisoidaan kshj:n käyttöönoton jälkeen. 6. Paperihakemusten tallennus ja niihin tulevat muutokset Yhteishaun osalta paperihakemusten volyymi tullee olemaan melko vähäinen. Todettiin, että on osoittautunut, että kukaan ei haluaisi ottaa tätä tehtäväkseen. Keskustelun jälkeen sovittiin, että hakija voisi palauttaa paperisen hakemuksen johonkin niistä korkeakouluista, jotka ovat hänen hakutoivelistallaan. Tämän ei pitäisi jatkossakaan olla hakijalle ns. helppo tapa hakea, jotta se ei turhaan kannusta toimittamaan paperista hakemusta. Ulkomaille ei toimitettaisi paperihakemusta lainkaan. Käytäntö toimisi yli sektorirajojen. Opetushallitus ohjeistaa tallennuksen. 7. Hakemuksen muuttaminen a. Hakemusta voi muuttaa sellainen tai jokin sellaisista korkeakouluista, johon hakija on hakenut. Näin toimittaisiin tapauksissa, kun hakija ei ole hakenut kirjautuneena, mutta haluaisi muuttaa hakemuksensa tietoja. Hakutoivejärjestystä hakija voi muuttaa kuitenkin vain hakuaikana (tai poistaa tai laittaa tilalle uuden hakutoiveen). Muutos voi koskea myös esim. henkilö- tai yhteystietoja, arvostelua jne.

4 b. Määritellään aikataulu pohjakoulutustiedon muuttamiselle (mihin saakka voi muuttaa). Tehdyistä muutoksista ja selvityksistä jää tieto järjestelmään. c. Laaditaan ohjeistus dokumentaation säilyttämisestä ja arkistoinnista (opetushallitus). d. Hakijan muutoksia ei oteta vastaan puhelimitse vaan hakijan tulee ilmoittaa muutoksista aina kirjallisesti. 8. Yhteistyö maahanmuuttoviranomaisten kanssa Aloite keskustelulle oli tullut oph:sta. Joni taustoitti tilannetta: Migrin kanssa on keskusteltu. Toiveena on, että järjestelmään voitaisiin toteuttaa raportti hyväksytyistä kv. hakijoista. Tavoitteena on, että halutaan nopeuttaa tiedon saantia erityisesti kesäaikaan, jolloin voidaan nopeuttaa valitun opiskelijan saapumista maahan. Käytännössä Migrille räätälöitäisiin käyttäjäoikeudet ja he voisivat itse saada järjestelmästä haluamansa tiedot. Tätä pidetään erittäin hyvänä ja perusteltuna käytäntönä korkeakoulujen näkökulmasta. 9. Hakijan yksilöinti ja hakemusten passivointi KSHJ-järjestelmässä Kyseessä siis, henkilötunnuksettomien hakijoiden hakemuksen käsittely ns. duplikaattien hakemusten käsittely ja tunnistaminen. Mitkä ovat tunnistamiskeinot, mikäli hakijalla ei ole henkilötunnusta? Mikä on voimassa oleva hakemus ja toisen hakemuksen poistaminen. Millaiset käyttäjäoikeudet tulisi olla, jos hakijaan ei päästä käsiksi? Yliopistosektorilla YSHJ on mahdollistanut jo nyt: hakijan tietojen yhdistäminen tapahtuu vertailun kautta. Pitäisi laatia säännöt, miten passivointi tehdään ja millä perusteella. Nykyisin esim. amksektorilla 400-500 duplikaattia. Mistä tiedetään, että hakijalla on päällekkäisiä hakemuksia? Vertailu tapahtuisi hakuajan päättymisen jälkeen, jolloin hakemus vasta muuttuu aktiiviseksi. Ehdotus: Viimeinen samaan hakijaan jätetty hakemus, jonka perusteella hakemuksen poistamisoikeus annetaan ensimmäisen hakukohteen korkeakoululle. Asiaa mietitään vielä opetushallituksessa tältä pohjalta ja esitys tuodaan seuraavaan kokoukseen. 10. Käyttöönoton koulutusaikataulua Keskusteltiin käyttöönoton koulutusaikataulusta kevään 2014 osalta (syksyn 2014 haut). Todettiin, että ns. sopivaa aikaa ei taida ollakaan, mutta toisaalta pidetään hyvänä, että mitä aikaisemmin koulutukset järjestetään sen parempi ja aikaa jää enemmän tietojen päivitykselle järjestelmään (deadline 12.6.2014). ASPA-tiimiä huolestuttaa erityisesti lukiolaisten ja opinto-ohjaajien informointi uudesta haku- ja valintajärjestelmästä sekä erityisesti niiden hakijoiden joukko, jotka ottavat opiskelupaikan vastaan vuonna 2014 ja siten eivät sitten enää ole jatkossa ensimmäistä paikkaansa hakevien joukossa. Kävi ilmi myös, että esim. AVI-tilaisuuksien järjestämisestä ei ole ryhmäläisillä tietoa. Lisäksi toivotaan, että korkeakouluja ohjeistettaisiin asioista, joita voitaisiin jo ohjauksessa kertoa eteenpäin esim. messuilla ja eril. opiskelijarekrytointitilaisuuksissa. Asia oli otettu esille myös edell. Kehryn kokouksessa 30.9. OKM on luvannut, että tällaisia usein kysyttyjä asioita päivitetään hankkeen sivuille. Joni totesi, että koulutustarjonnan julkaisu on saatavilla aikaisintaan maaliskuun lopulla. Ennen joulua tiedetään päivämäärät tarkemmin, tällä hetkellä oph:n on mahdotonta lyödä aikatauluja lukkoon. Vaatimukset kuvaustiedolle ovat paljon laajemmat kuin mitä nykyisin, Kuvauksia tulisi pystyä keräämään jo aikaisemmin, jolloin tietojen syöttö ei olisi liian työlästä. Tätä työtä ei ole vielä läheskään kaikissa korkeakouluissa aloitettu.

5 11. Alustavaa keskustelua: Yhteishaun asiakaspalvelun toteuttaminen vieraskielisen koulutuksen ja 2. syklin koulutuksen osalta ja Erillisvalintojen ja lisähakujen asiakaspalveluratkaisu Puheenjohtaja totesi, että koulutusten kirjo on hyvin moninainen. Kaikkien koulutusten osalta ei myöskään ole käsitystä ja ymmärrystä siitä mitä tässä tapauksessa tarkoitetaan ensikertalaisuudella. Janne taustoitti amk-sektorin lisähakujen toimintamallia: nykymuotoisesta amkien täydennyshausta luovutaan kesästä 2015 alkaen. Tilalle tulevat korkeakulu- ja hakukohdekohtaiset lisähaut, joiden järjestämisen aikavälin OKM päättää. Tuija näytti esimerkin Itä-Suomen yliopiston erillisvalintojen nykytilanteesta, johon useat muutkin yliopistot totesivat, että tilanne on heillä hyvin samankaltainen. Erillisvalinnat ovat erittäin pirstaleiset ja niitä tulisi hyvin voimallisesti kehittää, jotta prosessit ja asiakaspalveluratkaisut olisivat yhteensovitettavissa vaadittavaan kshj:n toimintamalliin. Yhteishaun käsitteen avaaminen sekä haku- ja valintauudistuksen vaiheistuksen aikataulutus olisi äärimmäisen tärkeää tietää, jotta erillisvalintoja ja yhteistä asiakaspalvelumallia voitaisiin kehittää edelleen. 12. Muut asiat Muita asioita ei ollut. 13. Kokouksen päättäminen ja seuraava kokous. Kokous päättyi klo 14:45. Seuraava kokous keskiviikkona 20.11. klo 9.30 15. Paikka on: Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulu, Hallituksen kokoushuone A-153, Runeberginkatu 14-16.