Yhteisen kirkkoneuvoston kokous Gemensamma kyrkorådets möte Aika Tid tiistai/tisdag 18.4.2017 klo/kl. 17.00 Paikka Plats Kirkon ylätakkahuone Kyrkans övre brasrum Yhteinen kirkkoneuvosto/gemensamma kyrkorådet 3/2017: Jäsenet/ Ledamöter Ulrik Sandell, puheenjohtaja/ordförande Tapani Ala-Reinikka, varapuheenjohtaja/vice ordförande Matti Kauppila Laura Helistekangas Anna Pesonen Kari Pesonen Raili Pirttimäki Mirja Tiri Leena Ström Wilhelm Holmberg Ingrid Ojaluoma Susanna Ohls Oscar Louhija Kari Huoponen, ykv:n pj ordf. för gkf Turid Hedlund, ykv:n vpj vice ordf. för gkf Eeva-Mari Salmi, siht. sekr. Mimosa Mäkinen, khra kyrkoherde Henkilökohtaiset varajäsenet/ Personliga suppleanter Pöytäkirja - Protokoll: 1. Kokouksen avaus Mötets öppnande Puheenjohtaja Ulrik Sandell avasi kokouksen klo 17.00. Ordförande Ulrik Sandell öppnade mötet kl. 17.00. 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Mötets lagenlighet och beslutförhet Puheenjohtaja totesi, että kokous on laillisesti koolle kutsuttu (KJ 9:1) ja päätösvaltainen (KL 7:4). Liite 1. Ordföranden konstaterade att mötet är lagenligt sammankallat (KO 9:1) och beslutfört (KL 7:4). Bilaga 1. 3. Kokouksen pöytäkirjantarkastajat Mötets protokolljusterare Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Tapani Ala-Reinikka ja Ingrid Ojaluoma Tapani Ala-Reinikka ja Ingrid Ojaluoma valdes till protokolljusterare. 4. Esityslista Föredragningslistan Päätettiin hyväksyä esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Liite 2. Föredragningslistan beslöts godkännas som mötets arbetsordning. Bilaga 2. 1
5. Ilmoitusasiat Anmälningsärenden Viranhaltijapäätökset, liite 3 Tjänsteinnehavarbeslut, bilaga 3 Johtoryhmän päätökset, liite 4 Ledningsgruppens beslut, bilaga 4 Tilintarkastajan muistio, liite 5 Revisorns promemoria, bilaga 5 Verotulot, maaliskuu, liite 6 Skatteintäkterna, mars, bilaga 6 Seuraavat kokoukset Nästa möten: YKN/GKR tiistai/tisdag 5.9.2017 klo/kl 17, Taloustoimikunta/ekonomikommittén maanantai/måndag 28.8.2017 klo/kl 17. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti merkitä ilmoitusasiat tiedoksi. Gemensamma kyrkorådet beslöt anteckna anmälningsärendena för kännedom. 6. Vuoden 2016 tilinpäätös, tilinpäätöksen hyväksyminen ja vastuuvapauden myöntäminen tilivelvollisille Bokslutet 2016, godkännande av bokslutet samt beviljande av ansvarsfrihet till de redovisningsskyldiga Talouspäällikön esittely: Ekonomichefens föredragning: Yhteinen kirkkoneuvosto on hyväksynyt ja allekirjoittanut vuoden 2016 tilinpäätöksen kokouksessaan 14.3.2017. Tilintarkastaja (KPMG Julkishallinnon palvelut Oy/Martin Slotte JHTT, CIA) on tarkastanut hallinnon, kirjanpidon ja tilinpäätöksen tilivuodelta 2016 ja antanut siitä 29.3.2017 tilintarkastuskertomuksen (liite 7). Tilintarkastaja esittää seurakuntayhtymän tilinpäätöksen hyväksymistä ja vastuuvapauden myöntämistä seurakuntayhtymän hallintoa ja taloutta hoitaneille tilivelvollisille tilikaudelta 1.1. 31.12.2016. Tilikauden 2016 tulos on 44.681,38 ylijäämäinen, josta yksikkötuloslaskelmien mukaisesti yhteistalouden osuus on -9.693,02, suomalaisen seurakunnan +20.046,37 ja svenska församlingin +34.328,03. Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että seurakuntayhtymän tilikauden ylijäämä 44.681,38 vahvistetaan ja kirjataan tilikauden yli-/alijäämätilille. Yhteistalouden erillistilinpäätöksen osoittama alijäämä 9.693,02 kirjataan seurakuntien yli-/alijäämätileille vuoden 2016 verotulojen jakoperusteen mukaisesti. Seurakuntien yksikköosuuksien käytössä noudatetaan seurakuntaneuvostojen päätöstä. Gemensamma kyrkorådet har godkänt och undertecknat bokslutet för 2016 på sitt möte 14.3.2017. Revisorn (KPMG Offentliga tjänster Ab/Martin Slotte OFR, CIA) har granskat förvaltningen, bokföringen och bokslutet för redovisningsåret 2016 och 29.3.2017 avgett en revisionsberättelse (bilaga 7). Revisorn föreslår att samfällighetens bokslut godkänns och att ansvarsfrihet 2
beviljas de redovisningsskyldiga som skött samfällighetens förvaltning och ekonomi under redovisningsperioden 1.1 31.12.2016. Redovisningsperioden 2016 uppvisar ett överskott på 44 681,38 euro, av vilken summa den gemensamma ekonomins andel enligt resultaträkningarna per enhet är -9 693,02 euro, finska församlingens +20 046,37 euro och svenska församlingens +34 328,03 euro. Gemensamma kyrkorådet föreslår för gemensamma kyrkofullmäktige att samfällighetens överskott för redovisningsperioden, 44 681,38 euro, fastställs och bokförs på kontot redovisningsperiodens över-/underskott. Underskottet i den gemensamma ekonomins enhetsbokslut, 9 693,02 euro, bokförs på församlingarnas över-/underskottskonto enligt fördelningsprinciperna för skatteintäkterna 2016. Församlingarnas enhetsresultat behandlas enligt församlingsrådens beslut. Talouspäällikön päätösesitys: Ekonomichefens beslutsförslag: Yhteinen kirkkoneuvosto antaa seurakuntayhtymän vuoden 2016 tilinpäätöksen ja tilintarkastuskertomuksen yhteiselle kirkkovaltuustolle ja esittää, että seurakuntayhtymän tilinpäätös ja sen mukainen tilikauden ylijäämä 44.681,38 vahvistetaan; ylijäämä kirjataan tilikauden yli-/alijäämätilille; yhteistalouden erillistilinpäätöksen osoittama alijäämä 9.693,02 kirjataan seurakuntien yli-/alijäämätileille vuoden 2016 verotulojen jakoperusteen mukaisesti; seurakuntien yksikköosuuksien käytössä noudatetaan seurakuntaneuvostojen päätöstä; kirkkovaltuusto päättää vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille. Gemensamma kyrkorådet överlåter samfällighetens bokslut 2016 och revisionsberättelsen till gemensamma kyrkofullmäktige och föreslår att samfällighetens bokslut och redovisningsperiodens överskott på 44 681,38 euro fastställs; överskottet bokförs på kontot redovisningsperiodens över-/underskott underskottet i den gemensamma ekonomins enhetsbokslut, 9 693,02 euro, bokförs på församlingarnas över-/underskottskonto enligt fördelningsprinciperna för skatteintäkterna 2016; församlingarnas enhetsresultat behandlas enligt församlingsrådens beslut; gemensamma kyrkofullmäktige beslutar att bevilja de redovisningsskyldiga ansvarsfrihet. Päätös Beslut: Yhteinen kirkkoneuvosto päätti esityksen mukaan. Gemensamma kyrkorådet beslutade enligt förslaget. 3
7. Vuoden 2018 tuloveroprosentti Inkomstskattesatsen för 2018 Talouspäällikön esittely: Ekonomichefens föredragning: Yhteinen kirkkovaltuusto päättää seurakuntayhtymän tuliveroprosentista ja ilmoittaa sen veromenettelylain mukaan verohallinnolle marraskuun puoliväliin mennessä. Kauniaisten seurakuntayhtymän, kuten muidenkin pääkaupunkiseudun srk-yhtymien veroprosentti on 1 %. Verotulokertymä maaliskuussa 2017 on koko kirkossa -5% edellisvuotta alhaisempi, Kauniaisten seurakuntayhtymässä -5,7%. Seurakuntayhtymän talousarviossa 2017 on varauduttu -3% alenemaan. Kauniaisten kaupunki on vuoden 2017 alusta korottanut veroprosenttiaan. Kauniaisten seurakuntayhtymä seuraa pääkaupunkiseudun muiden seurakuntayhtymien veroprosentti linjausta. Kauniaisten seurakuntayhtymä ei voi nykyisessä tilanteessa muuttaa tuloveroprosenttiaan. Taloutta parantavia tekijöitä on ensin etsittävä kustannusrakenteista sekä myös tuotoista. Mikäli verotulojen kehitys jatkuu edelleen alenevana, veroprosentin uudelleen arviointi on tehtävä muutaman vuoden sisällä. Talouspäällikkö esittää, että tuloveroprosentti vuodelle 2018 olisi nykyinen 1 %. Taloustoimikunta tulee käsittelemään muita talousarviovuoden 2018 olettamuksia kokouksessaan elokuussa ja tuo ne edelleen yhteisen kirkkoneuvoston käsittelyyn. Gemensamma kyrkofullmäktige beslutar om samfällighetens inkomstskattesats och meddelar densamma till skatteförvaltningen i enlighet med lagen om beskattningsförfarande före mitten av november. Grankulla kyrkliga samfällighets, liksom de övriga samfälligheternas i huvudstadsregionen, skattesats är 1 procent. Skatteintäkterna i mars 2017 är 5 procent mindre än föregående år i hela kyrkan, i -5,7 procent. I samfällighetens budget har vi förberett oss på en minskning med 3 procent. I början av 2017 höjde Grankulla stad sin skattesats. Grankulla kyrkliga samfällighet följer huvudstadsregionens övriga samfälligheters riktlinjer i fråga om skattesatsen. I nuläget kan inte höja sin inkomstskattesats. Först gäller det att försöka finna faktorer som förbättrar ekonomin inom kostnadsstrukturen och intäkterna. Om skatteintäkterna fortsätter att minska måste vi omvärdera skattesatsen inom några år. Ekonomichefen föreslår att inkomstskattesatsen för 2018 blir nuvarande 1 procent. Ekonomikommittén kommer att behandla andra antaganden om budgetåret 2018 på sitt möte i augusti och framlägger sedan dessa för vidare behandling i gemensamma kyrkofullmäktige. 4
Talouspäällikön päätösesitys: Ekonomichefens beslutsförslag: 1. Yhteinen kirkkoneuvosto käy keskustelua verotulokehityksestä ja veroprosentista. 2. Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että seurakuntayhtymän vuoden 2018 tuloveroprosentti on 1,00 %. 1. Gemensamma kyrkorådet diskuterar skatteintäktsutvecklingen och skattesatsen. 2. Gemensamma kyrkorådet föreslår för gemensamma kyrkofullmäktige att samfällighetens inkomstskattesats för 2018 blir 1,00 procent. Päätös Beslut: Yhteinen kirkkoneuvosto päätti esityksen mukaan. Gemensamma kyrkorådet beslutade enligt förslaget. 8. Kirkon ja yläsalin äänentoisto ja audiolaitteiston parantaminen Förbättring av kyrkans och övre salens ljudåtergivnings- och audioapparatur Vuoden 2017 talousarvioon ja toimintasuunnitelmaan on suunniteltu kirkon ja yläsalin äänentoisto ja audiolaitteiston parantaminen, määräraha 12.000. Investointimäärärahojen uudelleen kohdistamista on käsitelty kirkkoneuvoston kokouksessa 14.3.2017, pykälässä 10. Määrärahamuutos esitykseen sisältyy, että kirkon ja yläsalin äänentoisto- ja audiolaitteiston parantamiseen voitaisiin osoittaa 35.000 määräraha (12.000 sijaan) ja vastaavasti kirkon sisäpihan kunnostaminen (25.000 ) siirretään eteenpäin vuodesta 2017. Mikäli yhteinen kirkkovaltuusto 2.5.2017 kokouksessaan hyväksyy investointimäärärahojen uudelleen jakamisen niin, talouspäällikkö ehdottaa seuraavaa laajennettua hanketta. Alkuperäisenä ja budjetoituna hankkeena on ollut yläsalin audiolaitteiston uusiminen ja kirkkosalin datatykin yhdistäminen äänentoistoon, toisen apukaiuttimen uusiminen, 30 vuotta vanhan Genelec-vahvistimen uusiminen ja DSP-matriisin uusiminen, ja kahden laittomilla taajuuksilla toimivien langattomien mikrofonien uusiminen, yhteensä (12.000 ). Hankkeen valmistelua on tehty syksyn 2016 aikana. Vuoden alkupuolella kuitenkin tuli esiin uusia huomioitavia seikkoja. Ilmeni, että kirkon induktiosilmukka ei toimi, sillä sen vahvistinlaite on rikkoutunut. Kaikki mikrofonit tarkistettiin ja saarnastuolin mikrofoni kannattaa uusia. Remontin yhteydessä on myös järkevä uusia kirkkosalin molemmat kaiuttimet sekä alasalin erittäin vanhat 5
kaiuttimet yhdellä uudella kaiuttimella. Järkevää on myös kokonaishankkeen yhteyteen hankkia papistolle omat henkilökohtaiset langattomat pääpantamikrofonit sekä toimituspappia varten omansa, yhteensä seitsemän. Valmistelutyötä on tehty yhdessä käyttäjien ja Studiotec Oy:n kanssa. Studiotec on yksi johtavista kirkkojen äänentoistoa toimittavista yrityksistä Suomessa. Projektin varmistamiseksi on järjestetty testitilaisuus kirkossa käyttäjille 1.2.2017. Hankinta alittaa julkisen kilpailutuksen raja-arvon (60.000 ), seurakuntayhtymän hankintasääntö ( YKN 27.10.2009) määrittää, että yli 5.000 hankintoihin on etsittävä vaihtoehtoisia tarjoajia. Talouspäällikkö ehdottaa, että hankinta voidaan tässä tapauksessa tehdä ilman tarjouskilpailua seuraavin perustein: Studiotec Oy on toimittanut aiemman äänentoistojärjestelmän uudistamisen Kauniaisten kirkkoon vuonna 1999. Äänentoistojärjestelmän hankinta on projektityötä, jota on nyt valmisteltu vuoden vaihteen molemmin puolin tiiviisti Studiotec Oy:n kanssa. Koska hankintalainsäädäntö ei vaadi kilpailutusta ja Studiotec on osoittautunut palvelualttiiksi ja asiantuntevaksi ja lisäksi referenssilista on vakuuttava, talouspäällikkö esittää hankkeen toimittajaksi Studiotec Oy:tä. Liitteenä 8 on Studiotec Oy:n viimeisin tarjous D, 28.2.2017, yhteishinnaltaan 27.046,88, sis. alv 24%. Lisäksi projekti vaatii kaapeloinnin suunnittelua ja osittaista kaapeleiden uudelleen vetämistä. Tavoitteena ehdotetuilla ratkaisuilla on äänentoistojärjestelmä, jossa puheen äänentoisto on varsin hyvä ja laulun äänentoisto on riittävän hyvä. Mikäli yhteinen kirkkovaltuusto kokouksessaan 2.5.2017 hyväksyy investointimäärärahan uudelleen jaon YKN 14.3.2017 pykälän 10 esityksen mukaisesti, talouspäällikkö ehdottaa, että kirkon ja alasalin äänentoistojärjestelmän investointi käynnistetään, niin, että hankinnan kokonaismääräraha on 35.000. Päätoimittaja on Studiotec Oy, projektiin sisällytetään kaapeloinnin suunnittelu ja kaapelointityö. Johtoryhmä aikatauluttaa ja valvoo hanketta. I budgeten och verksamhetsplanen för 2017 har ett anslag på 12 000 euro reserverats för förbättring av kyrkans och övre salens ljudåtergivnings- och audioapparatur. En omfördelning av investeringsanslagen behandlades på gemensamma kyrkorådets möte 14.3.2017, paragraf 10. I förslaget till anslagsändring ingår att 35 000 euro (i stället för 12 000 euro) kunde reserveras för att förbättra kyrkans och övre salens ljudåtergivnings- och audioapparatur och att iståndsättandet av kyrkans innergård (25 000 euro) kunde flyttas fram från 2017. 6
Om gemensamma kyrkofullmäktige på sitt möte 2.5.2017 godkänner omfördelningen av investeringsanslagen föreslår ekonomichefen följande utvidgade projekt. Det ursprungliga och budgeterade projektet gällde att förnya audioapparaturen i övre salen och att koppla samman videoprojektorn i kyrksalen med ljudåtergivningen, att byta ut den ena stödhögtalaren, att byta ut den 30 år gamla Genelec-förstärkaren och att förnya DSP-matrisen samt att byta ut de två trådlösa mikrofoner som använder olagliga frekvenser, totalt 12 000 euro. Projektet förbereddes under hösten 2016. I början av 2017 kom det dock fram nya omständigheter som bör beaktas. Det visade sig att kyrkans induktionsslinga inte fungerar, eftersom dess förstärkare har gått sönder. Alla mikrofoner kontrollerades, och det visade sig att predikstolens mikrofon borde bytas ut. I samband med renoveringen vore det också klokt att byta ut bägge högtalarna i kyrksalen och de mycket gamla högtalarna i nedre salen mot en ny högtalare. Inom ramen för projektet vore det också klokt att skaffa personliga trådlösa headsetmikrofoner till prästerna och en dylik till gästande präster, totalt sju stycken. Beredningsarbetet har gjorts tillsammans med användarna och Studiotec Oy. Studiotec är en av de ledande leverantörerna av ljudåtergivningsapparatur till kyrkor i Finland. För att säkerställa projektet ordnades ett testtillfälle för användarna i kyrkan 1.2.2017. Anskaffningen underskrider gränsvärdet för offentligt anbudsförfarande (60 000 euro), samfällighetens anskaffningsstadga (GKR 27.10.2009) fastställer att man måste finna alternativa leverantörer om anskaffningen överskrider 5 000 euro. Ekonomichefen föreslår att anskaffningen i detta fall kan göras utan anbudsförfarande på följande grunder: Studiotec Oy har levererat det tidigare ljudåtergivningssystemet i Grankulla kyrka 1999. Att köpa ett ljudåtergivningssystem är ett projektarbete som nu har förberetts på bägge sidor om årsskiftet i samarbete med Studiotec Oy. Eftersom upphandlingslagstiftningen inte kräver ett anbudsförfarande och eftersom Studiotec har visat sig vara tjänstvilligt och sakkunnigt och företaget dessutom har en övertygande referenslista föreslår ekonomichefen att Studiotec Oy väljs till leverantör för projektet. Studiotec Oy:s senaste offert D 28.2.2017 som bilaga 8, totalt 27 046,88 euro, inkl. moms 24 procent. Dessutom kräver projektet att kabeldragningen planeras och att kablarna delvis dras på nytt. Med de föreslagna lösningarna eftersträvas ett ljudåtergivningssystem, där ljudåtergivningen av tal är mycket god och ljudåtergivningen av sång är tillräckligt god. Om gemensamma kyrkofullmäktige på sitt möte 2.5.2017 godkänner omfördelningen av investeringsanslagen enligt förslaget i GKR 14.3.2017, paragraf 10, föreslår ekonomichefen att investeringen i kyrkans och övre 7
salens ljudåtergivningssystem sätts igång så att det totala anslaget för projektet är 35 000 euro. Den huvudsakliga leverantören är Studiotec Oy, i projektet ingår planering av kabeldragningen och kabelarbetet. Ledningsgruppen gör upp tidtabellen för projektet och övervakar detsamma. Talouspäällikön päätösesitys: Ekonomichefens beslutsförslag: 1. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy ehdotetun kirkon ja yläsalin äänentoisto ja audiolaitteisto hankinnan, kokonaismääräraha 35.000 2. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy järjestelmätoimittajaksi Studiotec Oy:n ja antaa valtuudet talouspäällikölle sopia muut tarvittavat alihankkijat 3. Yhteinen kirkkoneuvosto määrittää johtoryhmän valvomaan projektin toteuttamista. 1. Gemensamma kyrkorådet godkänner anskaffningen av den föreslagna ljudåtergivnings- och audioapparaturen, totalt anslag 35 000 euro 2. Gemensamma kyrkorådet godkänner Studiotec Oy som systemleverantör och befullmäktigar ekonomichefen att komma överens om övriga nödvändiga underleverantörer 3. Gemensamma kyrkorådet fastslår att ledningsgruppen övervakar genomförandet av projektet. Päätös Beslut: Yhteinen kirkkoneuvosto päätti kohdat 1-3 esityksen mukaan. Gemensamma kyrkorådet beslutade enligt förslaget, punkterna 1-3. Päätös on ehdollinen ja tulee voimaan, mikäli YKV kokouksessaan 2.5.2017 hyväksyy YKN:n 14.3.2017 10 ehdottamat investointimäärärahamuutokset. Beslutet är villkorligt och träder i kraft om GKF på sitt möte 2.5.2017 godkänner de ändringar i investeringsanslagen som GKR föreslog 14.3.2017, 10. Pykälä tarkistettiin kokouksessa. Paragrafen justerades på mötet. 9. Muut asiat Övriga ärenden Ei Ollut. Inga övriga ärenden. 10. Valitusosoitus Besvärsanvisning Annettiin KL 24 luvun mukainen valitusosoitus, liite 9. Besvärsanvisningen delges enligt kapitel 24 i KL, bilaga 9. 8
11. Kokouksen päätös Mötets avslutande Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 17.40 Ordföranden avslutade mötet kl 17.40. Kauniaisten seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston puolesta: På gemensamma kyrkorådets i vägnar: Kauniaisissa Grankulla 20.4.2017 Ulrik Sandell Kokouksen puheenjohtaja Mötets ordförande Eeva-Mari Salmi Sihteeri Sekreterare Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty Protokollet är justerat och godkänt: Kauniaisissa Grankulla..2017..2017 Tapani Ala-Reinikka _ Ingrid Ojaluoma 9