LEANISTA KÄYTÄNTÖÖN -HANKKEN OHJAUSRYHMÄN KOKOUS Aika Maanantai 10.4.2017 klo 11.00 12.30 Paikka Satakunnan keskussairaala, B1 neuvotteluhuone Jäsenet Haavisto Ermo, puheenjohtaja Hakanen Katriina (Arvola Tuula) Vaula Eija (Peltomaa Katriina) Korpela Jukka (Nieminen Eija) Sjövall Sari Luoma Anssi (Maunola Minna) Haapasalo-Pesu Kirsi-Maria (Hänti Jussi) Kallio Tapio (Laine Ari-Pekka) Hagman Harri Alinen Jouko (Saarinen Tuula) Niemi Mari Kemppainen Raija (Starck Erja) Purola Heidi, sihteeri Suominen Sanna, esittelijä Kutsuttuna Klimoff Saija, YAMK-opiskelija Asialista 1/2017 1. Avaus ja kokouksen päätösvaltaisuus Kokoukseen ovat oikeutettuja osallistumaan, jäsenet ja varajäsenet, projektisuunnittelija, sihteeri sekä kutsuttuna Saija Klimoff (4. LeanGame verkko-oppimispelin pilotointi). Todetaan läsnäolijat ja kokouksen päätösvaltaisuus. Todettiin läsnäolijat ja kokouksen päätösvaltaisuus. 2. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen
Esityslistan liitteet: 1. Ohjausryhmän kokouksen muistio 4.1.2017 Hyväksytään edellisen kokouksen muistio. Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. 3. Varahenkilöiden nimeäminen Nimetään jäsenille puuttuvat varahenkilöt. Sari Sjövallin varahenkilöksi ehdotettiin Juhani Santavirta, Harri Hagmanin varahenkilöksi henkilöstöpäällikkö Liisa Nurmi. 4. LeanGame verkko-oppimispelin pilotointi Esityslistan liitteet: 2. LeanGame oppimispelin pilotoinnin alustavat tutkimustulokset YAMK-opiskelija Saija Klimoff 10.4.2017: LeanGame verkko-oppimispelin pilotoinnin alustavien tutkimustulosten esittely. Ohjausryhmä esittää alustavien tutkimustulosten perusteella näkemyksensä LeanGame:n pilotoinnin jatkamisesta ja jalkauttamisen etenemisestä. Saija esittäytyi lyhyesti ja kertasi LeanGame -oppimispelin käyttöönottoa ensihoidon ja päivystyksen vastuualueella. Pilotointia toteutettiin reilun kuukauden ajan vuoden 2017 alussa. Vastaajista suurin osa on hoitohenkilökuntaa, lisäksi muutamia osastonsihteereitä ja opiskelijoita. Käytiin läpi pilotointiin liitetyn kyselyn tuloksia. Keskusteltiin pelin hyödyntämisestä käytännössä, ja todettiin että pelin sisältöä tulisi kehittää käytännönläheisempään suuntaan. Pelin pituus 25 minuuttia ja vaatimus pelata peli kerralla läpi asettavat haasteita käytännössä. Pelin tarkoituksena on istuttaa lean-ajattelu pelaajan mieleen, mutta konkreettisena työkaluna se ei toimi. Peliä tulee myös vielä hienosäätää sopimaan muille aloille kuin päivystykseen.
Varsinais-Suomessa lean-pelin toteutus ei ole ollut mahdollista tietojärjestelmäongelman vuoksi ja Vaasassa odotetaan pelin ruotsinkielistä versiota, joten vertailua tässä vaiheessa ei voida toteuttaa. Pelistä annetaan palaute lean-pelin ohjausryhmän kokouksessa xx.xx.2017. Sairaanhoitopiiriä ryhmässä edustavat projektisuunnittelija Sanna Suominen ja liikelaitoksen projektipäällikkö Katri Tunttunen. Todettiin, että parannusehdotukset tulee viedä ohjausryhmään. Yleisradion tuottaman pelillistämisprofessorin haastattelun yhteyteen on ehdotettu pilottiryhmän osallistumista. Tekniset puutteet viedään Turun AMK:lle ja toivotaan että kehittämistä voidaan jatkaa yhteistyössä, kun sairaanhoitopiiri on kuitenkin osaltaan suorittanut tarvittavaa tuotteen testausta ja arviointia. Pelin pituuden asettamaa haastetta voisi pyrkiä ratkaisemaan järjestämällä pelituokioita, jolloin pelaajat olisivat vapautettuna hoitotyöstä ja saisivat rauhassa keskittyä peliin. Henkilöstön edustaja toi pyynnön, että mahdollinen pilotoinnin laajuus toteutettaisiin alueella, joka ei ole Satasairaala -hankkeen toiminnallisten muutosten osana. Tuokioiden sovittaminen osastotuntien yhteyteen ja informoiminen täydennyskoulutuksena lisäisi osaltaan asiallista asennoitumista peliin. Päätettiin, että lean -oppimispelin pilotointia jatketaan päivystyksessä, jatkossa mukaan otetaan myös lasten- ja naistentautien sekä synnytysten vastuualueelta, sekä psykiatrian vastuualueelta yksiköitä. Pilottiryhmät pelaavat osastotuntien yhteydessä ATK-luokassa ja pelin jälkeen keskustellaan pelin hyödyistä ja haitoista ja yleisesti pelistä. Sanna Suominen ottaa yhteyttä ylihoitaja Jussi Häntiin ja ylihoitaja Tuula Arvolaan asian tiimoilta. 5. TYKS ervan laatupäivä 8.5.2017 Lean ja laatu -aiheen esittely. Ohjausryhmä esittää näkemyksensä laatutyön ja leanin yhteensovittamisesta Satakunnan sairaanhoitopiirissä. Sanna Suominen esitteli TYK ervan laatupäivän sisältöä. Päivään on sisällytetty myös leanryhmä. Tilaisuuteen toivotaan lean- ja laatutyön yhteensovittamiseen liittyvää sisältöä. Laatupäällikkö Jouko Alinen muistutti, että laatujärjestelmät sanelevat pitkälti raamit toiminnalle, jos sellainen on käytössä. Todettiin, että laatujärjestelmänkin puitteissa lean on hyvä työkalu, jolla laatutyötä voi viedä eteenpäin. Laatujärjestelmän suunnittelussa lean tulee huomioida toimintaa tehostavana apuvälineenä. Keskusteltiin laatujärjestelmätyökalujen ja samanaikaisesti lean-ajattelun tuomasta työn ja tiedon määrästä, jonka välttämiseksi lean tulisikin nähdä laatujärjestelmän vaatimien prosessien kuvaamisessa ja tehostamissa käytettävänä työkaluna, erillisen järjestelmän sijasta.
Päätettiin, että Sanna saa yllä olevan mukaisesti laatia sairaanhoitopiirin osalta johdon näkemyksen laatutyön ja leanin yhteensovittamisesta laatupäivän lean-ryhmän työskentelyn tueksi. 6. Leanista käytäntöön -hankkeen tilannekatsaus Esityslistan liitteet: 3. Väliraportti 1.1.-31.3.2017 Väliraportin tulosten esittely. Ohjausryhmä keskustelee väliraportin tuloksista. Käytiin läpi alkuvuoden tilannekatsauksen tuloksia. Koulutustilaisuuksien jälkeen on pikkuhiljaa siirrytty käytännön kehittämistyöhön. Pilotointiyksikön kokemukset henkilökunnan sivuuttamisesta kehittämistyössä tulee huomioida ja toimintaa edelleen saada henkilöstön tietoon. Perustason koulutuksia on järjestetty 3 kappaletta, ja henkilökunnan intranetissä olevaa videoitua koulutusta on katsottu 60 kertaa. Infotilaisuuksia ja kehittämisehdotukset käyttöön luentoja on pyydetty yksiköistä jonkin verran. Esimiesten työpajoja on järjestetty 2 kpl, ja palaute on ollut pääosin hyvää. Keskusteltiin Henkan lean -työkalupakin sisällöstä ja lean-agenttien kuulumisista. Käytiin läpi lean pilottihankkeet (72 kpl), suosituimpana kehittämishanketyyppinä ovat 5S mallin mukaiset prosessit. Viestinnän osalta lähiesimiesten tapaamisia on ollut runsaasti. Henkassa Leanista käytäntöön sivusto on nostettu etusivulle. Tiedotusta on tehty piirin internet-sivuilla, toimialueiden ja vastuualueiden kokouksissa, henkilökunnan lehdessä, sekä Kunteko Tekojen Torissa. Todettiin väliraportin perusteella että paljon on tapahtunut ja saatu aikaan. Jatkossa halutaan varmistaa lääkärien osallistuminen lean -pelituokioihin ja -osastotunteihin. Todettiin lääkärien näkökulman ja innostamisen merkitys. Asetetaan yhdeksi lean-tavoitteeksi, että kotiutuspäivänä kaikki potilaat lähtevät sairaalasta ennen klo 12 ja lääkärit otetaan vahvasti mukaan pohtimaan toteutustapaa jolla tavoitteeseen päästään. 7. Leanista käytäntöön -hankkeen jatkosuunnitelma Hankkeen jatkosuunnitelmien esittely.
Ohjausryhmä keskustelee suunnitelmaan tehdyistä muutoksista sekä tekee omat ehdotuksensa. Ohjausryhmä hyväksyy suunnitelman tarvittavin muutoksin, jotka projektisuunnittelija tekee. Sanna esitteli toimintasuunnitelmaa jatkon osalta. Viestintää tehostetaan entisestään, ja arviointeja aletaan suorittaa suunnitelmallisesti. Lähiesimiesten ja lean-agenttien tapaamisia jatketaan ja tapaamisten sisältö muokataan aina tarpeen mukaan. Aloitetaan lean -koulutuspakettien laatiminen tilaajan tarpeen mukaan. Käytiin läpi lean -koulutussuunnitelman sisältö vuonna 2017. Pohdittiin myös ulkoista tiedottamista enemmän. Suunnitteilla on myös yhteistyö VSSHP:n kanssa lean- ja laatuhenkilöiden vaihtoviikoilla. Päätettiin että suunnitelma on hyvä sellaisenaan. Ehdotettiin asiakasraadin ja asiakaspalvelupäällikön mukaan ottamista lean -ohjausryhmään. Yleisellä tasolla pidetään lean ajankohtaisena ja esillä. 8. Muut asiat 9. Seuraavan kokouksen ajankohdan päättäminen Seuraava kokous pidetään Sannan kutsusta kun käsiteltäviä aiheita on tarpeeksi. 10. Kokouksen päättäminen LIITTEET Liite 1 LeanGame oppimispelin pilotoinnin alustavat tutkimustulokset Liite 3 Väliraportti 1.1.-31.3.2017