Kansainvälisen tapahtuma- ja kokousalan järjestön kehittäminen Suomessa Toimintasuunnitelma MPI Finland ry LAHDEN AMMATTIKORKEAKOULU Matkailu Matkailun koulutusohjelma Tapahtumamatkailu Opinnäytetyö Kevät 2014 Heidi Vartiainen
Lahden ammattikorkeakoulu Matkailun koulutusohjelma VARTIAINEN, HEIDI : Tapahtuma- ja kokousalan kehittäminen Suomessa Toimintasuunnitelma MPI Finland ry Tapahtumamatkailun opinnäytetyö, 28 sivua, 9 liitesivua Kevät 2013 TIIVISTELMÄ Tämä opinnäytetyö on toiminnallinen, sen tavoitteena on luoda toimiva toimintasuunnitelma uudella menetelmällä. Työn toimeksiantajana toimii MPI Finland ry, joka on osa suurta kansainvälistä tapahtuma- ja kokousalan järjestöä. Sillä on osastoja ympäri maailmaa. Tulen kertomaan myös tarkemmin mitä on tapahtuma- ja kokousala. Tutkimuskysymyksiä ovat: Mitä on tapahtuma- ja kokousala? Miten järjestöt toimivat Suomessa? Miten kansainvälinen järjestö toimii Suomessa? Miten tätä kyseistä järjestöä voidaan kehittää? Mitkä ovat tämän järjestön mahdollisuudet yleisesti Suomessa? Opinnäytetyö sisältää viitekehyksen, jonka sisältö on keskittynyt tapahtuma- ja kokousalan käsitteisiin sekä yleisesti tietoa yhdistyksen toiminnasta Suomessa. Tämän lisäksi kerron Meeting Professional International (MPI) järjestöstä kansainvälisessä ympäristössä, sekä Suomen osastosta. SWOT - analyysissä tulee ilmi MPI Finlandin vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat. Viimeisenä käyn vielä läpi itse toiminta suunnitelman pääpiirtein. Itse toimintasuunnitelma (Business Plan) on toteutettu englanniksi ja on salainen sen mahdollisten kilpailuetuun liittyvien tietojen vuoksi. Tuotos osa on salattuna liitteenä. Alkuperäinen toimintasuunnitelma otetaan käyttöön MPI Finlandin toimintaan uuden hallituksen vaihtuessa, heinäkuussa 2013. Se on esitetty hyväksytysti osaston vuotuisessa kevätkokouksessa. Toimintasuunnitelma perustuu ajatuskarttaan, joka on täytetty yhdessä hallituksen, sekä korkeamman toimihenkilön kanssa. Ajatuskartta on purettu osiin ja pääkohdat ovat tässä opinnäytetyössä avattu, sekä tehty suunnitelma tarvittavien toimien edistämiseksi. Toimintasuunnitelman tehokkuutta voidaan seurata ensi hallituskauden aikana, jossa olen itsekin hallituksessa mukana. Asiasanat: tapahtuma- ja kokousala, tapahtuman tuottajat, yhdistyksen toiminta, toimintasuunnitelma, MPI
Lahti University of Applied Sciences Degree Programme in Tourism and Hospitality VARTIAINEN, HEIDI: Developing meeting and event industry in Finland Business Plan MPI Finland Bachelor s Thesis in Meetings and Events Tourism, 28 pages, 9 pages of appendices Spring 2013 ABSTRACT This thesis is functional and its objective is to create a functional business plan with a new method. The principal for this thesis is MPI Finland, which is a chapter of a big international organization in the Meeting Industry. It has chapters all around the world. I will also tell you more about the Meeting Industry. The research questions are: What is the Meeting Industry? How do organizations work in Finland? How does an international organization work in Finland? How can this particular organization develop? What are the general chances for this organization in Finland? This thesis contains a theoretical framework whose contents are focused on meeting industry concepts and organization activity in general. I will also tell you about the Meeting Professionals International (MPI) organization in an international environment and also its actions in its Finland chapter. The SWOT analysis brings out MPI Finland's strengths, weaknesses, opportunities and threats. And finally, I will go through the business plan in outline. The business plan itself has been carried out in English and it s classified, because of its possible competitive advance related information. The output is here as a hidden appendix. The original business plan will be put into use when the next board starts a new season, in July 2013. It has been introduced and approved in front of the Finland chapter in the annual spring meeting. This business plan is based on a mind map, which has been filled in together with the board and with higher staff members. The mind map has been deconstructed and expanded all the main points a bit further and made a plan for needed action. The efficiency of the business plan can be followed during the next season, I m also one of the board members. Key words: Meeting Industry, event producers, organization activity, business plan, MPI
SISÄLLYS 1 JOHDANTO 1 2 TAPAHTUMA- JA KOKOUSALA TUTUKSI MEETING INDUSTRY 3 2.1 Tapahtuman tuottajat 3 2.2 Tapahtuma- ja kokousalan olennaisimmat tilaisuudet 5 2.3 Tapahtuman sisältö 7 3 YHDISTYKSEN TOIMINTA 9 3.1 Mikä on yhdistys? 9 3.2 Yhdistyksen jäsenet ja hallitus 10 3.3 Yhdistyksen toimintasuunnitelma 10 3.4 Kansainvälinen järjestö Suomessa 11 4 MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL 12 4.1 Jäsenet 12 4.2 Rakenne 14 4.3 MPI Suomen osasto 15 5 TOIMINTASUUNNITELMA 16 5.1 Pääkohdat 16 5.2 Tutkimusmenetelmät 18 6 SWOT- ANALYYSI JÄRJESTÖN TOIMINNASTA 19 6.1 Vahvuudet 19 6.2 Heikkoudet 20 6.3 Mahdollisuudet 20 6.4 Uhat 21 7 JOHTOPÄÄTÖKSET JA JATKO 23 8 LÄHTEET 24 9 LIITTEET 27 LIITTEET 28
1 LYHENTEITÄ Olen listannut tähän lyhenteitä, jotka tulevat esiin tätä opinnäytetyötä lukiessa. Toivon tämän helpottavan lukemista ja lyhenteiden selventämistä. Lyhenteet on merkattu niiden esiintymisjärjestyksessä. MPI Meeting Professionals International, kansainvälinen tapahtuma- ja kokousalan järjestö. (MPI Finland ry MPI:n Suomen osasto) JMIC Joint Meeting Industry Council, kansainvälisten yhdistysten yhteistyöjärjestö IMEX International Meetings and Events Exhibition, messujärjestäjä, mikä järjestää vuosittain tapahtuma alanmessut Frankfurtissa ja Las Vegasissa, sekä on yksi MPI:n suurimmista yhteistyökumppaneista. FLF Future Leaders Forum, tapahtuma- ja kokousalan opiskelijoille suunnattu tulevaisuuden johtajien foorumi, minkä kautta on mahdollisuus päästä osallistumaan MPI.n kansainvälisiin konferensseihin. WEC World Education Congress, vuosittain Yhdysvalloissa järjestettävä konferenssi tapahtuma- ja kokousalan ammattilaisille, MPI järjestää. EMEC European Meetings and Events Conference, vuosittain Euroopassa järjestettävä konferenssi tapahtuma- ja kokousalan ammattilaisille MPI järjestää. IBTM Incentives, Business Travel & Meetings Expo, tapahtuma- ja kokousalalle suunnattu messutapahtuma, joka järjestetään seitsemässä eri kohteessa. Kirjaimien eteen tulee yleensä kirjain edustamaan maanosaa, missä kyseinen messu järjestetään. (esim. EIBTM- Euroopassa, AIBTM- Amerikassa) EMEA Europe, Middle East, Africa, Eurooppaa, Lähi-Itää ja Afrikkaa yhdistävä lyhenne. Puhutaan EMEA- maista.
1 JOHDANTO Tämä opinnäytetyö on toiminnallinen, jonka lopputuloksena on tehty toimintasuunnitelma. Toimeksiantajan pyynnöstä, toimintasuunnitelman eri aihealueita on tutkittu ja kehitetty suunnitelman onnistumisen hyväksi. Varsinainen toimintasuunnitelma on salainen, mutta olen pyrkinyt avaamaan sitä mahdollisuuksien verran. Toimeksiantaja tällä opinnäytetyöllä on Meeting Professionals International (MPI) - järjestön Suomen osasto. MPI on maailman suurin tapahtuma- ja kokousalan ammatillinen järjestö. Teoreettiseen taustaan olen halunnut selventää tarkasti, mikä on tapahtuma- ja kokousala, joka eroaa kovasti elämyksellisistä, musiikillisista ja urheilullisista tapahtumista. Koska kyseessä on kansainvälinen järjestö Suomessa, halusin myös selventää, mitä on järjestön ja yhdistyksen toiminta Suomessa, sekä myös kansainvälisyyden vaikutuksia toiminnassa. Teoriaosan lisäksi opinnäytetyö sisältää tutkimuksellisen osion, joka on toimintasuunnitelma pääpiirteittäin ja SWOT- analyysi, joka avaa yhdistyksen tavoitteita. Varsinaiseen tuotokseen sisältyy raportti toimintasuunnitelman sisällöstä. Tuotos on englanninkielinen. Tavoitteena minulla oli tuottaa kattava raportointi MPI Finlandin tämän hetkisestä tilanteesta ja tulevaisuuden mahdollisuuksista, joihin olisi mahdollisuus yltää. Haluan tuottaa aineistoa, josta tiedän olevan hyötyä toiselle osapuolelle ja jossa itsekin koen oppivani jotain uutta. Tulen itse myös toimimaan hallituksessa ensi vuonna, ja näin pääsen seuraamaan kehitystä joka Suomen osastossa tapahtuu, kuin myös vaikuttamaan päätöksiin ja mahdollisiin muutoksiin. Toimintasuunnitelman päätavoite oli luoda helposti lähestyttävä materiaali, jonka avulla hallituksen jäsenten on helppo käydä osa-alueita läpi ja lähteä purkamaan, niitä pienemmiksi osiksi. Tarkoituksena on, että seuraavan vuoden opiskelijat/ opiskelijaryhmät tulevat jatkamaan toimintasuunnitelmaa ja lähestyvät osa-alueita tarkemmin ja luovat sen pohjalta toimintasuunnitelmasta kokoelman, jonka avulla hallitusten jäsenet pääsevät tarkastelemaan omia osa-alueitaan lähemmin.
2 Varsinaiseen toimintasuunnitelmaan konkreettisia lähteitä ovat hallituksen kokoukset ja kansainvälinen Euroopan hallitusten kokoontuminen Montreuxissa, Sveitsissä, tammikuussa, 2013 EMEC:in yhteydessä. Tuossa kokouksessa aiheena oli nimenomaan uuden toimintasuunnitelmamallin työstäminen ja tein sitä yhdessä toisen Suomen edustajan kanssa. Tämä tilaisuus antoi minulle mahdollisuuden tutkia Suomen tilannetta vertaamalla muihin Euroopan osastoihin, sekä näkemään Suomen osaston uudessa valossa, vahvana osastona Euroopassa. Tapahtuman jälkeen sain myös sähköisen videomateriaalin tilaisuudesta, joka toimi minulle hyvänä muistin virkistäjänä. Myös MPI:n sisäiset sivustot hallituksen jäsenille ovat olleet suureksi hyödyksi. Haasteena kuitenkin on tietojen salaisuus ja käsittely ulkoistettavaan muotoon. Hallituksen kokouksissa toimintasuunnitelma on ollut paljon esillä ja olen saanut myös sieltä paljon käytettävää materiaalia. Suurin osa käyttämästäni materiaalista on englanninkielistä, koska kyseessä on kansainvälinen järjestö. Minulla oli tukena myös kansainvälinen järjestön korkeampi toimihenkilö, jonka kanssa olin yhteydessä joitakin kertoja.
3 2 TAPAHTUMA- JA KOKOUSALA TUTUKSI MEETING INDUSTRY Opinnäytetyön aluksi käydään läpi, mitä on tapahtuma- ja kokousala. Tässä osiossa on kerrottu tarkemmin tapahtuman tuottajista ja eri tapahtumatyypeistä, jotka ovat osa koko tapahtuma- ja kokousalan kokonaisuutta. Tapahtuma- ja kokousala on suuri ja sen sisälle voidaan käsittää useita eri alueita. Tapahtuma- kokousala, joka käsitteenä tunnetaan Meeting Industry alana, ei ole olemassa tarkkaa määritelmää tai käsitettä sen yhtenäisyydestä ja toimintaperiaatteista. Tapahtuma- ja kokousala aloitti kasvun vuonna 1978 ja Joint Meeting Industry Council (JMIC) otti haltuunsa alan johtajan aseman ja on toiminut edelläkävijänä usealle tapahtuma-alalla tällä hetkellä toimivalle ammatilliselle yhdistykselle. Ammatilliseksi yhdistykseksi käsitetään alan hyväksi toimiva organisaatio, joka pyrkii edistämään alaa ja sen toimijoita. JMIC on luonut alalle julkilausuman periaatteista alalla, sekä arvoehdotuksen. (Joint Meeting Industry Council [JMIC] 2013.) Meeting Industry sisältää laajan alueen, joka koostuu tapahtumajärjestäjistä, palvelujen tarjoajista ja tilojen ylläpitäjistä, joiden kanssa yhteistyössä saadaan kehitettyä ja tuotettua kokouksia, konferensseja, näyttelyitä ja muita tapahtumia, jotka järjestetään edistääkseen eri ammatti-, liike-, kulttuuri- tai akateemisten alojen tavoitteita. (JMIC 2013.) Yhtenä tärkeimmistä asioista periaatteisiin ja arvoihin kuuluu kestävän kehityksen ja ympäristön huomioiminen, johon kaikkien alan toimijoiden tulisi pyrkiä tulevaisuudessa. (JMIC 2013.) Kestävällä kehityksellä on kolme linjaa, sosiaalinen, ympäristöllinen ja ekonominen, joiden tulisi kohdata liiketoiminnan tarpeet. (Convention Industry Council 2013.) 2.1 Tapahtuman tuottajat Tapahtuman tuottajat voidaan jakaa tapahtumajärjestäjiin, palvelun tarjoajiin ja tilojen ylläpitäjiin. Ennen tapahtuman varsinaisten järjestelyjen aloittamista tulee kartoittaa eri tehtävät joita tapahtuma tulee tarvitsemaan saavuttaakseen tarvittavat päämäärät. Tapahtuman koosta riippuen, on syytä miettiä riittääkö järjestävän
4 organisaation omahenkilökunta järjestelyihin vai tarvitaanko tapahtumatoimiston järjestelijöitä. (Aarrejärvi 2003,23.) Tapahtuman järjestäjä voi olla joko yksittäinen taho tai kaiken palvelun tapahtumatoimisto. Tapahtuman järjestäjä on useimmiten vastuussa koko tapahtuman kokonaiskuvasta. Tapahtumasta riippuen tapahtuman järjestäjän voi valita jonkin konseptin omistaja, jolla on jo valmis tapahtuma, tilat ja palvelun tarjoajat, näin ollen järjestäjä toimii organisoijana. Toisena esimerkkinä yritys valitsee tapahtuman järjestäjän ja antaa tälle vapaat kädet tapahtuman onnistumiselle. Jolloin järjestäjä saa valita ja kilpailuttaa tahtomansa tilat ja alihankkijat. Kaikki tilaisuudet tarvitsevat kuitenkin vastuuhenkilön, joka koordinoi ja valvoo tilaisuuden kokonaisuutta. (Aarrejärvi 2003, 14.) Suuremmat tilaisuudet saattavat tarvita koko järjestelyorganisaation, johon kuuluu erinäisiä toimikuntia, jotka vastaavat tilaisuuden eri järjestelyistä. (Aarrejärvi 2003, 44.) Palveluiden tarjoajilla tarkoitetaan tapahtumissa toimivia alihankkijoita. Näitä ovat esimerkiksi ohjelmapalvelut, catering -palvelut, ja teknisten palveluiden myyjät, jos tapahtumapaikassa ei ole kieltoa ulkopuolisella tekniikalle tai palveluille. Palveluiden ostamisessa ulkopuolisilta on etuna se, että tällöin kyseessä on aina ammattilaiset, jotka osaavat erikoistumisalansa. Palveluiden ostajan ja myyjän toiveet ja tavoitteet tulee kohdata ja päällimmäisenä olla tapahtuman osallistujien kokemuksen onnistuminen. Aarrejärvi kuitenkin mainitsee, että oman henkilökunnan käyttäminen järjestelyissä nostattaa yhteishenkeä. Myös tapahtumapaikkoja voidaan pitää palvelun tarjoajina. (Aarrejärvi 2003,76.) Tapahtumapaikkoja on rajaton määrä. Erityisesti suuret kokouksille ja konferensseille suunnatut paikat ovat huippuluokkaisia, niin tekniikan, akustiikan kuin kokoustilojen määrän suhteen. Suomessa tällaisia konferenssikeskuksia on kaikissa maan suurimmissa kaupungeissa. Nykypäivänä pienemmille kokouksille on paljon mahdollisuuksia ravintoloista kokoushotelleihin ja lentokenttä tiloja myöten. Kokouksia voi käytännössä järjestää melkein missä tahansa. Monesti tapahtumapaikkaa valitessa pääkaupungit ovat ensimmäisenä mielessä, hintoja kartoittaessa edullisempi vaihtoehto löytyy kuitenkin monesti pääkaupunkiseudun
5 ulkopuolelta, ja jossa kuitenkin on samat resurssit järjestää samankaltainen tapahtuma. (Aarrejärvi 2003, 46.) Tapahtumapaikan valintaan vaikuttaa useat eri tekijät. Tärkeinä tilanvalintakriteereinä voidaan pitää tilojen saatavuutta, hintatasoa, vetovoimaisuutta ja ohessa olevien palveluiden ja mukavuuksien saatavuutta. (Rautiainen, Siiskonen 2003, 38.) Tilojen koko suhteutettuna osallistujamäärään on vaikuttajista suurin. Nykypäivänä tapahtuman järjestäjät vaativat enemmän tiloilta kuin ennen, ja uuden tyylisiä ja innovatiivisia paikkoja kehitetään koko ajan. Pohjaratkaisultaan yksinkertaiset tilat ovat ihanteellisia niiden muokattavuuden vuoksi. Tilan saa jaettua pienemmäksi, aulat ovat tilavia ja ne voidaan tarvittaessa ottaa käyttöön näyttelytiloiksi. (Harju 2003, 11.) Omistautuneista kokoustiloista kuten konferenssikeskuksista, messuhalleista tai yksityisistä vuokrattavista tiloista tulisi löytyä paikkoja jotka inspiroivat innovatiivisuuteen, luovuuteen ja henkiseen suorituskykyyn, mutta liian usein kaikki ovat tavallisia, inspiroimattomia, elottomia alueita liian vähällä luonnonvalolla varustettuna ja vielä vähemmällä tunnelmalla. (The meetology group 2013.) 2.2 Tapahtuma- ja kokousalan olennaisimmat tilaisuudet Kokouksena käsitetään vähintään kahden ihmisen välistä kokoontumista keskustelemaan aiheesta, jolle heillä on päämäärä ja mahdollisesti myös tekemään päätöksiä. (Yhdistystieto 2013.) Kokoukset voivat olla sääntö määräisiä, jäsen-, kuukausi-, hallituksen-, ylimääräisiä tai erilaisia toimikuntien tai työryhmien keskeisiä kokouksia. (Yhdistystieto 2013.) Kokouksen tyyppiin ja laillisuuteen vaikuttavat monet eri sääntöihin liittyvät seikat, jotka tulevat kysymykseen esimerkiksi kokouksen laillisuudesta ja päätäntävallasta. Konferenssi ja kongressi ovat toisiaan lähellä olevia neuvottelu- ja koulutustilaisuuksia. Erona nähdään usein tapahtuman kesto, tässä tapauksessa kongressit ovat yleensä pidempi kestoisempia. Sanan käytön ratkaisee kuitenkin järjestäjän käytäntö. (Jyväskylä Convention Bureau 2013.) Kongressit käsitettään
6 myös yleensä kansainvälisinä, minimissään kaksipäiväisenä, ja osanottajia on vähintään neljästä maasta, joista puolet on ulkomaalaisia. Messut ovat tapahtuma, jossa tietyn alan tuotteet ja palvelut ovat näytillä ja demonstroituna muille alan yrittäjille. Näyttelyllä tarkoitetaan samaa kuin messuilla, mutta se on yleensä avoin kaikelle kansalle. Messut ja näyttelyt ovat hyvä tapa esitellä yrityksen tuotteita ja tarjoamia palveluita. Näissä tilaisuuksissa on myös hyvä mahdollisuus verkostoitua muiden alalla toimivien tahojen kanssa ja kasvattaa omaa asiakasmäärää. Messujen ja näyttelyiden arvo voi olla erittäin suuri markkinoinnin puolesta, mutta sillä on myös omat riskinsä. (Queensland Goverment 2013.) Tälläkin hetkellä, mutta erityisesti tulevaisuudessa tullaan hyödyntämään teknologiaa virtuaalikokousten yhteydessä. Virtuaalikokoukset ovat tapaamisia, joissa osanottajat voivat olla kokouksessa mukana liikkumatta minnekään toimistoltaan tai kotoaan. Virtuaalikokoukseen tarvitaan ainoastaan tietokone, jossa on kaiuttimet ja kamera ja näin kaikki voivat olla mukana, missä sitten fyysisesti ovatkaan. Haasteena kansainvälisissä virtuaali- kokouksissa on aikaero maiden välillä, mutta hyötyjä on kuitenkin enemmän; matkustus vähenee ja aikaa säästyy päätöksenteossa. Myös videokonferenssit tulevat yleistymään ja kouluttautuminen helpottuu. (Visual Nexus 2013.) Virtuaalitapaamisten ei uskota kuitenkaan korvaavan kasvokkain tapahtuvia kokouksia kokonaan. Kasvokkain tapahtuva kommunikointi on ja tulee aina olemaan tehokkain ja yksinkertaisin tapa, joka tuottaa rikkaita ja potentiaalisia kokemuksia, mitä virtuaalikokoukset eivät voi tehdä. (Bloomberg Business week 2013.) Verkostoituminen, aivomyrskyt ja interaktiivisuus ovat kasvokkain tapahtuvan kommunikoinnin vahvuuksia. Näihin ei ole mahdollisuus alkaa virtuaalikokousten yhteydessä, jossa ihmisiä jaetaan pienempiin ryhmiin lisätäkseen oppimista ja hauskuutta. Usein oppiminen tapaamisissa tapahtuu enemmin kokoustilojen käytävillä kuin itse kokoushuoneessa sosiaalisien toimien yhteydessä. (Rogers 2008, 311.)
7 2.3 Tapahtuman sisältö Tapahtuman sisältö on kaikkea, mitä se kyseinen tapahtuma pitää sisällään ja se perustuu suoraan tapahtuman päämäärään. Tapahtuma ei ole pelkästään koulutuksellinen on osa, jossa kuunnellaan esityksiä. Esityksen sisältö perustuu ammattilaisten tuntemukseen, joka on osa konferenssin pääaihetta ja on sellaisenaan osa tapahtuman sisältöä. Aiheiden ja puhujien valinta on tapahtuman suunnittelijoiden tehtävä ja puhujiksi valikoituu usein alan asiantuntijoita. Tapahtuman sisältö kattaa kuitenkin laajemman alan asioita, ei pelkästään koulutuksellisia päämääriä vaan myös verkostoitumista ja motivointia. (Vanneste 2008, 55.) Kun puhutaan messuista, useimmiten ajatellaan vain näyttelypuolta messuista, messujen kiertämistä osastolta toiselle. Sisältöön liittyy yleensä myös koulutuksellinen puoli. Messuilla suurin osa osallistujista on samaan alaan liittyviä ihmisiä, jolloin myös verkostoituminen on olennainen osa messujen sisältöä. Näihin tapahtumiin lähdetään hakemaan motivaatiota, ideoita ja uskoa omaan tekemiseen. (Aarrejärvi 2003.) Oppimisesta puhuttaessa tapahtuman yhteydessä, ensimmäisenä mieleen tulee esitykset. Monet konferenssit on rakennettu asiantuntijoiden ympärille, joilla on aiheena omaan erityistietämykseen liittyvä aihe. Tämä on totta kai tärkeää, mutta oppimisessa on paljon muutakin. Tämänkaltaiset esitykset ovat osa jokaista tapahtumaa, mutta monissa tapauksissa esitysten tulisi olla lyhyempiä ja luoda aikaa enemmälle pohdinnalle, keskustelulle ja vuorovaikutukselle esitetyn aiheen ympärillä. Esitetyn tutkimuksen mukaan, ihmiset oppivat paljon enemmän toisiltaan mahdollisuuden annettaessa. (Ravn & Elsborg 2007.) Verkostoituminen asettuu oppimisen ja motivoitumisen väliin. Verkostoituminen on yhteydessä molempiin. Kun verkostoidut samankaltaistesi kanssa, opit heiltä paljon. Kun tapaat uusia ihmisiä, sinulla on pääsy uuteen tietoon. Useissa tapauksissa verkoston rakentaminen ihmisten ympärille on lähteen rakentamista tulevaisuuden tiedolle. (Vanneste 2008, 67.) Nykypäivän konferensseissa on huomioitu verkostoitumisen tärkeys ja sille pyritään järjestämään oma aikansa. Enää ei oleteta, että ihmiset verkostoituvat
8 itsekseen vaan esimerkiksi kahvitaukoja pidennetään ja nimetään verkostoitumishetkiksi. Monet konferenssit sisältävät myös iltaohjelmaa, joissa verkostoituminen on pääideana. (Mpi 2014.) Verkostoitumisessa tärkeää on luottamuksen syntyminen henkilöiden välille, sen ei tulisi olla aikataulutettua toimintaa vaan tulosta odottamatonta kanssakäymistä. (Verkostojohtamisen opas, 2014.) Motivoiva näkökulma tapahtumiin on kolmas ja viimeinen ryhmä tavoitteista. Tämä on osa-alue, jota suurin osa osallistujista ei mainitse syynä konferenssiin osallistumiselle. Järjestäjän perspektiivistä kuitenkin näemme sen tärkeäksi. Osallistuja ei sano, että konferenssi on tapa pysyä motivoituneena heidän työssään. (Vanneste 2008, 68.) Sosiaalinen vuorovaikutus luo motivaatiota ja näin ollen on olennaista myös tuottavuuden kannalta. (Miikka Salavuo 2011.)
9 3 YHDISTYKSEN TOIMINTA Tämä osio käsittää yleisesti yhdistyksen toimintaan vaikuttavista tekijöistä ja sisällöstä. Lopuksi kerrotaan vielä hieman kansainvälisen yhdistyksen toiminnan perusteista Suomessa. 3.1 Mikä on yhdistys? Yhdistyksenä pidetään toimintaa, jossa on osallisena vähintään kolme jäsentä, jolla on jokin aatteellinen tarkoitus ja sen toiminta on tarkoitettu jatkuvaksi. Yhdistyksen toiminnasta päättää yleensä hallitus. Hallituksella on puheenjohtaja, varainhoitaja ja muut yhdistyksessä tarvittavat välttämättömät tahot. Yhdistyksestä voidaan käyttää myös muita nimityksiä kuten osasto, kerho tai seura. Yhdistyksistä muodostuva suurempi yhdistys kantaa yleensä nimeä liitto tai järjestö; esimerkiksi Suomen Yleisurheiluliitto ry tai Suomen Ammattiliittojen Keskusjärjestö SAK ry. (Loimu 2010, 23.) Yhdistykset jakautuvat rekisteriin merkitsemättömiin, rekisteriin merkittyihin ja julkisoikeudellisiin yhdistyksiin. Rekisteriin merkitsemätöntä yhdistystä ei välttämättä voi erottaa rekisteriin merkitystä yhdistyksestä. Tällainen yhdistys ei välttämättä itsekään tiedosta itseään yhdistykseksi, jos kyseessä on esimerkiksi pienempi urheiluporukka tai luokkatoimikunta. Heidän toimintansa voi olla hyvinkin samankaltaista kuin rekisteröidyllä yhdistyksellä, mutta toimintatavat ovat vapaampia. Kuitenkin heillekin on olemassa määräyksiä, jotka liittyvät lähinnä sotilaallisiin tai aseellisiin vaikutteisiin. Rekisteriin merkitty yhdistys on oikeutettu hankkimaan oikeuksia ja olemaan asianomaisena viranomaisten luona. Rekisteriin merkityn yhdistyksen toiminta on useasti suunnitelmallista ja heidän toimintaansa voi liittyä taloudellisia piirteitä, missä tulee huomioda verotukseen liittyviä asioita. Yhdistys on tarkastettu viranomaisten toimesta ja se täyttää tietyt muotovaatimukset, jotka läpäistyään se voidaan merkitä Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteriin. Julkisoikeudellisia yhdistyksiä ovat yhdistykset, jotka toimivat jonkin tehtävän puitteissa, joka on annettu lain tai asetuksen ohessa. Tällaisia yhdistyksiä ovat esimerkiksi Suomen Punainen Risti ja Raha-automaattiyhdistys. (Loimu 2010, 24-28.)
10 3.2 Yhdistyksen jäsenet ja hallitus Yhdistykset koostuvat jäsenistä, ketkä täyttävät määrätyt ehdot, mitkä ovat olennaisia tälle kyseenomaiselle yhdistykselle. Yhdistyksiin haetaan yleensä jäsenhakemuksella. Hallitus määrittelee onko kyseinen hakija oikeutettu yhdistyksen toimintaan. Yleensä jäsenten hyväksyminen on rutiininomainen asia, jos kaikki muu taustalla oleva on kunnossa, kuten mahdollinen jäsenmaksu. Monissa yhdistyksissä on eri jäsentyyppejä, joiden mukaan saattaa myös jäsenmaksut määräytyä. Yleisimpiä jäsentyyppejä ovat kunniajäsenet, opiskelijajäsenet ja eläkeläisjäsenet. (Loimu 2010, 47-48.) Yhdistyksen hallitukseen kuuluu vähintään kolme jäsentä, ylärajaa ei ole, ellei sitä ole ennalta määrätty. Hallituksen jäsenten tulee olla vähintään 15-vuotiaita, hallituksen puheenjohtajan tulee kuitenkin olla täysi-ikäinen. Puheenjohtajalla tulee olla asuinpaikka Suomessa, mutta Suomen kansalaisuutta ei vaadita. Hallitukseen voi hakea kuka tahansa yhdistykseen kuuluva jäsen. Yhdistyksellä voi olla määräyksiä, jotka liittyvät asuinpaikkaan, sukupuoleen tai kieleen. Esimerkiksi 10 jäsenen hallituksesta vähintään neljä tulee olla miehiä. Hallituksen valinta tapahtuu sääntömääräisessä kokouksessa, jossa kaikki jäsenet ovat oikeutettuja äänestämään. Hallituksen toimikausi on yhdistyskohtainen, mutta yleensä sen pituus on vuodesta kahteen vuoteen, erityisesti pienissä yhdistyksissä. Suuremmissa yhdistyksissä toimikausi voi olla viisikin vuotta. Pidemmän toimikauden syynä on yleensä toiminnan laajuus ja aika joka menee hallitustoiminnan opetteluun. (Loimu 2010, 151-159.) 3.3 Yhdistyksen toimintasuunnitelma Yhdistyksen toimintasuunnitelma, jolla suunnitellaan seuraavan toiminta vuoden toimintaa. Hallitus tekee suunitelmasta esityksen, joka esitellään koko jäsenistöllä vyosittaisessa sääntömääräisessä kokouksessa. Abstraktiotason löytyminen voi olla haastavaa ja liian usein suunnitelma jää pelkälle yleiselle tasolle ja päätökset ja toiminta hallituksen vastuulle. Liian yksityiskohtainen suunnitelma voi tuoda hallitukselle ongelmia sen joustavuudessa toimintatasolla. (Loimu 2010, 102.)
11 3.4 Kansainvälinen järjestö Suomessa Kansainvälisen järjestön toiminta Suomessa tuo omat haasteensa sen toiminnalle. Erilaiset lakimääräykset ja säädökset eivät välttämättä ole samanlaisia kaikissa jäsen maissa. Tämän vuoksi järjestöjen toimintaa pitää suhteuttaa kyseisen maan lakeihin, säädöksiin, sekä myös käytäntöihin. Omat haasteensa tuo myös järjestön lähtömaan omat tavat ja niiden soveltuminen toiseen maahan. Järjestöissä tuleekin miettiä tarkaan toimintatavat, jolla järjestön merkitys pysyy samana ja kuitenkin järjestön osastot voivat toimia maalleen tyypillisellä tavalla. Tässä seuraavana joitakin Suomessa toimivia suuria kansainvälisiä järjestöjä: Amnesty International EU Euroopan Unioni ICRC International Committee of the Red Cross UNESCO YK:n kasvatus-, tiede- ja kulttuurijärjestö WHO Maailman terveysjärjestö WTO World Trade Organization Nämä suuret järjestöt ovat maailmanlaajuisia tunnettuja järjestöjä, joiden työskentely on ammattilaisten toimintaa.
12 4 MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL Tässä osiossa kerrotaan MPI:n toiminnasta sekä kansainvälisellä tasolla kuin myös, miten MPI:n toiminta on edennyt Suomessa. Meeting Professionals International (MPI) on maailman suurin tapahtuma- ja kokousalan järjestö, joka on voittoa tavoittelematon. MPI Finland ry on rekisteröity yhdistys. Järjestö toimii sponsoreilta saaduilta rahoituksilla, sekä jäsenmaksuilla ja rahoitukset käytetään järjestön ylläpitämiseen. MPI perustettiin 1972 Yhdysvalloissa, Eurooppaan järjestö laajentui 1995. MPI:lla on noin 20 000 jäsentä 86 eri maassa ja se jakautuu 71:ksi jaostoksi ympäri maailmaa, suurimmat jaostot ovat Pohjois-Amerikassa. Järjestö on suunnattu kaikille tapahtuma-alalla työskenteleville. Jäsenille pyritään järjestämään tilaisuuksia, joissa he pystyvät verkostoitumaan muiden alalla työskentelevien kanssa, kouluttautumaan, sekä jakamaan tietoa alan markkinoilla tapahtuvista muutoksista. Visiona MPI:lla on rakentaa globaali tapahtuma- ja kokousalan yhteisö. (MPI 2014.) 4.1 Jäsenet Jäsenistöä kasvattaessa pyritään saamaan jäseniä samassa suhteessa tapahtuman suunnittelijoiden ja palveluiden tarjoajien kanssa. Näin on mahdollista saavuttaa parhaat edut jäsenten keskuudessa. MPI:n jäsenet ovat jakautuneet pääosin neljään ryhmään. Opiskelijajäsen ovat yleensä ammatillisten- tai yliopistojen opiskelijoita, jotka ovat suuntautuneet johonkin tapahtuma-alan osa-alueeseen. Opiskelijoiden hyödyt järjestöstä ovat suuret. MPI:n kautta on mahdollista päästä suoraan alan sisäpiiriin ja tutustamaan alan ammattilaisten lisäksi, alan koulutuksiin ja jo uran alku aikana saada syventävää tietoa tulevaisuuden ongelmista ja haasteista. Opiskelijajäsenillä jäsenmaksut ovat huomattavasti alemmat kuin itse jäsenillä, mutta silti yhdenvertaiset edut, ellei jopa suuremmat. Parhaimmillaan opiskelija voi löytää harjoittelu- tai työpaikan tilaisuuksien kautta. Opiskelijat voivat myös osallistua MPI:n ja IMEX:n yhteiseen ohjelmaan, Future Leaders Forumiin (FLF), jonka kautta on mahdollisuus päästä osallistumaan heidän vuotuisiin kansainvälisiin konferensseihin.
13 Koululaitosten jäsenet ovat yleensä oppilaitosten lehtoreita. Heidän kauttaan saadaan rekrytoitua suurin osa opiskelijajäsenistä Tapahtuman suunnittelijat ryhmään kuuluu tapahtumatoimistojen johtajia, sekä tapahtumakoordinaattoreita. Tämä ryhmä voidaan jakaa myös yritysten tapahtumasuunnittelijoihin, johon kuuluu isojen yritysten sihteerejä jotka vastaavat yrityksen tapahtumista. Palveluiden tarjoajiin kuuluu puhujia, jotka esiintyvät koulutustilaisuuksissa, teknisen puolen osaajia, sekä tapahtumapaikkojen edustajia. Näihin lukeutuu monien suurien kongressikeskusten, messuhallien ja hotellien edustajia. Kuten jo aiemmin mainitsin, MPI:lla on yli 20 000 jäsentä. Alla olevasta taulukosta näkee kuinka jäsenten määrä jakautuu maailman laajuisesti. Taulukko on itse koottu lähdemerkinnän osoittaman linkin alta löytyvistä tiedoista. Taulukko.1 1. MPI:n jäsenten jakautuminen maailmassa Maa/ Maanosa (maat) Osastojen määrä Jäsen määrä (noin) Aasia (Korea ja Japani) 2 100 Etelä-Amerikka (Meksiko ja Brasilia) Eurooppa (Alankomaat, Belgia, Espanja, Iso-Britannia-Irlanti, Italia, Norja, Puola, Ranska- Sveitsi, Ruotsi, Saksa, Suomi, Tanska, Turkki 2 200 13 2000 Kanada 8 3000 Yhdysvallat 46 15000 Kuten taulukkokin kertoo, on MPI:n toiminta painottunut Pohjois-Amerikan markkinoille, jossa myös ala on jo suurempi ja toimijoita enemmän, jo pelkästään väestön määrän suhteen. Yhdysvaltojen ja Kanadan osastot ovat joko osavaltio osastoja tai suurimmissa kaupungeissa kaupunki osastoja. Myös jäsenten määrät osastoja kohden ovat suurempia. Keskimääräinen jäsenmäärä osastoa kohden on noin 200 jäsentä, mutta Yhdysvalloissa parhaimmillaan jopa yli 900. (MPI, 2013) Valtioita joiden alueilla ole osastoja on kuitenkin yksittäisiä jäseniä, jotka voivat
14 osallistua muiden maiden tapahtumiin. Tällaisia jäseniä on mm. Australiassa, Kiinassa, Thaimaassa ja Taiwanissa. (MPI 2013.) 4.2 Rakenne MPI:n päätoimisto toimii Teksasissa, Yhdysvalloissa. MPI:n toiminta koostuu noin 70 kokopäiväisestä työntekijästä, mutta käytännössä osastot toimivat täysin vapaaehtoisten toimin. Jokaisella osastolla on oma hallitus, jossa toimii 3-12 henkeä. Hallitus koostuu yleensä alan ammattilaisista, joilla on motivaatiota kehittää yhdistyksen toimintaa ja hankkia rahoitusta. MPI:n toiminta on täysin riippuvainen sponsoreiden tuesta. Niiden tuella järjestetään tapahtumia ja maksetaan muita välttämättömiä kuluja. Järjestö saa myös tuottoa jäsenien jäsenmaksuista, jäsenmaksuista palautetaan osaston käyttöön 28%:a, jotka käytetään samoin kuin muut saadut varat. Järjestön päämajalta Texasista on myös mahdollisuus hakea apurahaa, jotka yleensä käytetään koulutustilaisuuksien puhujien kustannuksiin tai muihin koulutuksellisiin menoihin. Tällä hetkellä MPI:n suurimmat sponsorit ja yhteistyökumppanit ovat IMEX America ja Jumeirah hotels and resorts. Jokaisella osastolla on myös erikseen omat sponsorit. Nämä jakautuvat on vuosittaisiin, sekä tapahtumakohtaisiin sponsoreihin. (MPI 2014.) Sponsorointi toiminta tarkoittaa yrityksen tukea yhteisöä tai toimintaa kohtaan ja saada vastalahjana julkisuutta. Tuskin koskaan sponsoroiva yritys ei odota vastavuoroista toimintaa sponsoroitavalta. Monesti esimerkiksi yrityksen nimi ja logo tulevat selvästi näkyviin sponsoroitavan esitteissä, internet-sivuilla tai muuten yrityksen toiminnassa. (Rautiainen, Siiskonen 203, 161.) MPI:lla on myös sponsoreiden logoja internet-sivuillaan. Suomessa suurimmat sponsorit ovat Helsingin ja Espoon alueen toimijoita. Myös tapahtumakohtaiset sponsorit ovat Suomessa yleisiä, käytännössä se tarkoittaa, että koulutusten yhteydessä esimerkiksi tapahtuman tekniikkaan liittyvä yritys tulee esittelemään yrityksen palveluita. MPI järjestää vuosittain kansainvälisiä konferensseja. Suurin tapahtuma on World Education Congress (WEC), joka järjestetään vuosittain heinäkuussa
15 Yhdysvalloissa. Tänä vuonna tapahtumapaikkana tulee olemaan Las Vegas. Konferenssissa on vuosittain kävijöitä yli 2000. Tapahtuma sisältää koulutusta huippupuhujien ja verkostoitumistilaisuuksia. Euroopassa järjestetään samankaltainen konferenssi hieman pienemmässä mittakaavassa. The European Meetings and Events Conference (EMEC) järjestetään vuosittain alkuvuodesta eri Euroopan kohteissa. Tänä vuonna se järjestettiin Montreuxissa, Sveitsissä ja ensi vuoden kohde on Istanbul Turkissa. Turkki on Euroopan MPI:n uusin osasto. EMEC:ssä osallistujamäärä on 400-500 henkeä. MPI on mukana myös muiden suurten organisaatioiden tapahtumissa. Tällaisia tapahtumia ovat mm. vuotuiset IMEX- messut (International Meeting and Event Exhibition) Frankfurtissa ja Las Vegasissa, IBTM- tapahtumat ympäri maailman. (Mpi 2013.) 4.3 MPI Suomen osasto Suomen osastossa on tällä hetkellä yli 100 jäsentä. Hallituksessa on 11 jäsentä, joiden toiminnan avulla osasto järjestää vuodessa 10 tilaisuutta. Koulutukset ovat maksullisia ulkopuolisille henkilöille. Kahdeksan tilaisuutta on koulutuksellisia, joissa käsitellään alan sen hetkisiä polttavia aiheita, kuten teknologiaa ja ympäristöä. Näissä tilaisuuksissa käytetään sekä suomalaisia että ulkomaalaisia puhujia, jotka ovat alan asiantuntijoita. Kaksi tilaisuutta on suunnattu ainoastaan jäsenille ja ne ovat avoimempia ja verkostoitumiseen suunnattuja. MPI on Suomessa vielä melko tuntematon ja sen mahdollisuudet potentiaalisten jäsenten keskuudessa ovat lupaavat.
16 5 TOIMINTASUUNNITELMA Toimintasuunnitelma on kolmeksi vuoksi suunniteltu, mutta sitä päivitetään vuosittain. Suunnitelma on purettu osiin, liitteenä on englanninkielinen versio tästä suunnitelmasta (salattu). Tässä osiossa kerrotaan pääpiirtein toimintasuunnitelman sisältö, jättäen kuitenkin luvut ja muut mahdolliseen kilpailuetuun vaikuttavat asiat mainitsematta. Uusi toimintasuunnitelmamalli on edelliseen verrattuna maakohtaisempi. Vaikka MPI:lla on tietyt säännöt, jotka pätevät kaikkiin maihin, on tässä suunnitelmassa kaikilla mailla mahdollisuus muokata lähstymistapaansa jäseniään kohtaan, maalleen ominaisella tavalla ja löytää tarpeita tyydyttävä suunnitelma. Tämä on erityisen ajatus, koska kaikki Euroopan maat eroavat amerikkalaisesta tyylistä toimia huomattavasti ja myös Euroopan maat ovat kovin erilaisia keskenään. Tätä toimintasuunnitelmaa on tuotettu yhdessä MPI:n Suomen hallituksen voimin, sekä apuna on ollut myös MPI:n korkeamman tason toimihenkilö. Pääkohdat on tämän jälkeen purettu pienemmiksi osiksi, jotta asioiden tarkastelu on helpompaa ja siitä on mahdollisuus kartoittaa jaoston hyöty, menestys ja heikkoudet. Niitä on myös helpompi lähteä purkamaan tästä vielä pienemmiksi osiksi ja alkaa suunnittella jatkotoimenpiteitä aktiiviseen suuntaan. 5.1 Pääkohdat Nettopromoottoripisteet ovat jäsenkyselyn avulla saavutetut pisteet. Kysymys: Suosittelisitko yritystä/ järjestöä ystävillesi ja työtovereillesi?, kysytään jäseniltä neljästi vuodessa. Kyselyn vastauksien aukaisemiseen on kaava, joka mittaa kyselyyn vastanneiden määrää suhteutettuna osaston jäsenmäärään. Näin saadaan lukema, joka saattaa vaihdella negatiivisista luvuista aina huomattavasti positiivisen puolelle. Tämä viesti lähetetään sähköisesti kaikille jäsenille ympäri maailman. Suomen osastolla nämä pisteet ovat olleetkin aina korkealla. Ja tällä hetkellä Suomen pisteet ovat korkeimmat Euroopassa. Voi olla vaikeaa nostaa näitä pisteitä enää paljoa ylemmäksi. Suomen lojaalit jäsenet ovat suuren kiitoksen ansainneet, että osasto on noussut huipputasolle.
17 Suomen jäsenmäärä on viime vuosina hieman laskenut, mutta osasto on kuitenkin vakiinnuttanut tilanteen kohtalaiselle tasolle. Suomen tilanne on kuitenkin hyvä ja potentiaaliset jäsenet on kartoitettu ja jäsenhankinta tullaan kohdistamaan ensimmäisenä heihin.. Suomen osaston hallituksen jäseniä en tule tässä mainitsemaan, mutta uusi hallitus hallituskaudelle heinäkuu 2013 - kesäkuu 2014 on valittu. Hallituksessa istuu 11 henkilöä ja mahdolliselle opiskelija jäsenelle on jätetty kiintiöpaikka. Hallitukseen kuuluu varsinaisen uuden puheenjohtajan lisäksi väistyvä- ja tuleva puheenjohtaja, talous- ja hallintovastaava, kolme koulutustilaisuuksista vastaavaa, jäsenvastaava sekä rahoitusvastaava, mediavastaava ja viestintävastaava. Toimintasuunnitelmassa käytetään vaiheittaista taulukkoa, jonka mukaan seurataan, mille tasolle osasto sijoittuu. Tasoon vaikuttavia tekijöitä on osaston itsenäisyys, rahallinen tasapaino, tuotosten raportointi ja kestävä kehitys. MPI on voittoa tavoittelematon järjestö, minkä vuoksi taloustilanne ei paljon muutu, vaan kaikki rahoittajilta saadut varat käytetään koulutustilaisuuksien järjestämiseen. Taloustilanteeseen vaikuttaa rahoittajilta saadut varat, sekä jäsenmäärä, jonka mukaan määräytyy hyvitysmaksut (28% jäsenmaksun määrästä). Mahdollisia uusia rahoittajia etsitään koko ajan ja uusia menetelmiä on suunniteltu. Potentiaalisia kaupunkeja, joihin voisi panostaa, pääkaupunkiseudun valloituksen jälkeen olisi Lahti, Turku ja Tampere. Kaikki ovat melko lyhyen ajomatkan päässä Helsingistä ja tapahtumien parissa työskenteleviä löytyy myös sieltä. Suomesta ei löydy vastaavaa tapahtuma- ja kokousalan ammattilaisille suunnattua järjestöä. Ainoat kilpailevat järjestöt ovat lähinnä sihteereille suunnattuja tai sitten suoraan matkailualalle. Suomen osasto pyrkii järjestämään vuosittain kahdeksan koulutustilaisuutta, sekä kaksi verkostoitumiseen suunnattua Get Together - tilaisuutta. Tämän lisäksi järjestö osallistuu vuosittaisiin suuriin messuihin ja näyttelyihin. MPI:n kansainväliset tapahtumat ovat myös kiinnostaneet suomalaisia jäseniä ja EMEC
18 onkin suosittu. Tulevaisuudessa, ei tosin kolmen seuraavan vuoden aikana, olisi haave järjestää EMEC Suomessa. Tapahtumien osallistuja määrä on pysynyt samalla tasolla ja tiettyjen tilaisuuksien suosio tiedetään. Suomen osaston koulutustilaisuuksien järjestämisessä tulisi olla innovatiivinen ja kehittyä alan mukana. Varsinaiseen toimintasuunnitelmaan olen kirjannut toimintaan liittyviä asioita, joita en tässä voi kaikkea mainita. Suurimpana tulevaisuuden tavoitteena on kuitenkin luoda MPI:lle niin vakaa pohja, että sitä voidaan pitää Suomen osastoa edellä kulkijana mitä tulee tapahtuma- ja kokousalan kouluttamiseen ja verkostoitumiseen Suomessa. 5.2 Tutkimusmenetelmät Tutkimusmenetelmistäni tärkein oli havainnointi, josta jo alussa mainitsin. Tärkein tilaisuus tähän oli Montreuxissa, Sveitsissä tammikuussa järjestetty EMEC- konferenssi ja sen yhteydessä järjestetty Euroopan hallitusten yhteinen kokous. Kuukausittaiset hallituksen kokoukset toimivat hyvinä ajatusten luojina. Seuraavassa luvussa oleva SWOT- analyysi antaa myös paljon vastauksia ja kehitysideoita. Kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus osa on havainnoinnin perusteella tehtyjen tulosten analysointia ja laadun tarkkailua eri asioiden vaikutuksista toisiinsa. Havainnointi toimi idealla, jossa annettiin uusi suunnitelmamalli, jonka toimivuutta sovitettiin oman osaston toimintaan. Tärkeimpinä pääkohtina laskettiin budjettiin ja taloudelliseen tilaan liittyviä asioita, mietittiin jäsenmäärän mahdollista kasvua ja jäsentyytyväisyyttä analysoitiin.
19 6 SWOT- ANALYYSI JÄRJESTÖN TOIMINNASTA SWOT- analyysi on erittäin hyödyllinen työkalu ymmärtämään ja kartoittamaan kaikenlaisia tilanteita liike- ja järjestötoiminnassa. SWOT on akronyymi sanoista Strengths (Vahvuudet), Weaknesses (Heikkoudet), Opportunities (Mahdollisuudet), Threats (Uhat). Kun SWOT- analyysissä käytetään nelikenttä systeemiä, teknisesti ottaen yleensä yläruudukot (Vahvuudet ja heikkoudet) kuvaavat tutkittavan sisäisiä tekijöitä ja alaruudukot (Mahdollisuudet ja uhat) kuvaavat ulkoisia tekijöitä. (Businessballs 2013.) Tähän olen tehnyt SWOT- analyysin MPI Finlandin toiminnasta. Tässä analyysissa tulee ilmi myös samoja asioita, joita olen käsitellyt varsinaisessa toimintasuunnitelmassa. Avaan kaikkia kohtia omien tutkimusteni mukaan ja sen mukaan, kuinka minä olen kokenut järjestön toiminnan Suomessa. Taulukko.2. SWOT-analyysi Vahvuudet Ainoa laatuaan Suomessa Kansainvälisyys Mahdollisuudet Jäsenmäärän kasvu tunnettuus Laajeneminen muualle Suomeen Ulkopuolisten osallistuminen tilaisuuksiin Heikkoudet Pääkaupunkiseutu painottuneisuus Henkilökohtainen jäsenyys Uhat Rahoittajien puute Vapaaehtoisten sitoutuminen Amerikkalainen toimintatapa 6.1 Vahvuudet MPI Finlandin vahvuuksista suurin on varmasti täysin vastaavan järjestön puuttuminen tapahtuma- ja kokousalan ammattilaisille. Suomen järjestöt ovat
20 enemmän sihteereille painotettuja, eli yritystapahtumiin suunnattuja. Näin ollen myös palveluiden tarjoajille ei ole Suomessa tämän tyylistä järjestöä, mikä kouluttaa ja mahdollistaa verkostoitumisen muiden alalla toimijoiden kanssa. Tämän kohdan voi nähdä myös mahdollisuutena, joka MPI:n kannattaa käyttää hyväksi. Kansainväliset juuret MPI:ssa tuovat järjestöön helpommin saavutettavia avain puhujia. Kansainväliset tapahtumat ovat upeita kokemuksia, joiden kautta pääsee tutustumaan alan kansainväliseen ilmapiiriin. Kansainvälinen järjestö tarjoaa myös tukea ylemmältä taholta ja järjestön on mahdollista seurata muiden osastojen toimintaa ja ottaa vaikutteita sieltä. Tässä tulee kuitenkin muistaa kansallisuuksien väliset erot, ja se mikä toimii Ruotsissa, ei välttämättä toimi Suomessa. 6.2 Heikkoudet Heikkouksina näen järjestön toiminnan painottumisen pääkaupunkiseudulle. Suurin osa jäsenistä työskentelee tai Helsingissä, Espoossa tai Vantaalla. Joitain jäseniä on Lahdessa, mutta sen jälkeen välimatka pääkaupunkiseudulle kasvaa yli 100:aan kilometriin ja matkustus aika samalla liian pitkäksi, mistä päästään toiseen heikkouteen eli henkilökohtaiseen jäsenyyteen. Kulmakivenä useiden pääkaupunkiseudun ulkopuolella olevien kiinnostuneiden jäsenien ongelmana on ollut jäsenyyden henkilökohtaisuus. Joissain järjestöissä yritysjäsenyys on mahdollinen, jolloin kuka tahansa yrityksestä voi osallistua järjestön tapahtumaan, eli jäsenyys ei ole sidottu yhteen henkilöön. Tämä on sellainen asia, mihin meillä Suomessa ei ole valtuuksia vaikuttaa vaan säännöt tulevat korkeammalta taholta. Asiasta on keskusteltu kansainvälisellä tasolla, mutta päätöksiä suuntaan tai toiseen ei ole vielä tehty. 6.3 Mahdollisuudet Mahdollisuuksia jäsenmäärän kasvattamiseen MPI Finlandilla on laajasti. Tunnettuuden lisääminen on ensimmäinen askel kohti jäsenmäärän kasvua. MPI
21 on vielä melko tuntematon Suomessa ja potentiaalisia jäseniä on myös pelkästään pääkaupunkiseudulla satoja. Olen kartoittanut mahdollisia yrityksiä, joiden toimihenkilöt olisivat mahdollisia jäseniä. Toisena mahdollisuutena näen MPI Finlandin laajenemisen muualle Suomeen. Joissain Euroopan osastoissa on kaksi maata yhdistettynä yhteen osastoon, kuten Ranska ja Sveitsi, ja mahdollisuutena Suomessa näkisin esimerkiksi Lapin yhdistymisen Suomen osastoon. Tapahtumia voitaisiin järjestää joko osaksi Lapissa pääkaupunkiseudun lisäksi tai järjestää sama tapahtuma kahdessa eri maakunnassa, lennättämällä tapahtuman puhuja Helsingistä Rovaniemelle esimerkin antaakseni. Samantyylisen mahdollisuuden näen myös Viron kanssa. Tarvittaisi Virosta kontakti, joka olisi kiinnostunut vastaamaan Viron puolen osaston toiminnasta ja kasvattamaan osastoa siellä, saataisiin myös yksi uusi jäsenmaa MPI:hin. Kolmantena mahdollisuutena tässä näen ulkopuolisten osallistujien määrän nostamisen MPI:n tilaisuuksissa. Tällä hetkellä ulkopuolisten osallistujien määrä on erittäin alhainen, mutta uskoisin sen nousevan, tunnettuuden, sekä markkinoinnin lisäämisellä. 6.4 Uhat Suurimpana uhkana kaikilla järjestöillä on rahoituksen loppuminen. Rahoittajien kiinnostuksen ylläpitäminen ja järjestön innovatiivisuus ovat tärkeimpiä suurten vuosittaisten rahoittajien kannalta. Uusia rahoittajia tarvitaan aina ja uskon tässäkin tunnettuuden lisäämisen ja mahdollisen jäsenmäärän ja kiinnostuksen lisääntymisen tuovan järjestöä enemmän esille ja taloudellisten mahdollisuuksien nousevan. Yksi uhka on vapaaehtoisten eli hallituksen jäsenten sitoutumisen puute. Tällä hetkellä hallitus sitoutuu tehtäviinsä aina vuodeksi eli yhdeksi hallitus kaudeksi. Aika on nykypäivänä kaikilla vähissä ja hallitukseen tarvitaan henkilö tai henkilöitä, jotka ovat motivoituneet ja valmiita sitoutumaan hallitustyöskentelyyn. MPI Finlandilla on ollut ihanteellinen tilanne, koska samat hallituksen jäsenet ovat työskennelleet vuosia hallituksessa eri asemissa. Uhka kuvana näenkin,
22 hallituksen joka uudistuu täysin ilman vanhoja tekijöitä. Hallitukseen on suunniteltu vuosittain työllistää harjoittelija, joka olisi alan opiskelija ja molemmat osapuolet hyötyisivät tästä. Tänä vuonna minä toimin koehenkilönä tässä asemassa. Molemmat osapuolet ovat olleet tyytyväisiä. Olen toiminut osaaikaisena työntekijänä ja pyrkinyt olemaan kaikille hallituksen jäsenille hyödyksi. Tämän lisäksi toimintasuunnitelman työstäminen on ollut osaksi osa toimenkuvaani. Kolmantena uhkana mainitsen amerikkalaisen tyylin, joka on tullut monesta mielipiteestä ilmi. Ymmärrettävästi Yhdysvalloista lähtöisin oleva järjestö omaa amerikkalaisen tyylin, joka eroaa suomalaisesta tyylistä huomattavasti. Amerikkalaiset tekevät jotkin asiat paljon monimutkaisemmin, lomakkeet ovat pitkiä ja yksityiskohtaisia ja jo pelkästään ajattelutapa on erilainen. Asiaan on kuitenkin tulossa muutos. Ensimmäisenä muutoksena toimi uuden toimintasuunnitelmamallin käyttöön otto ja osastojen yksilöllistäminen. Tulevaisuudessa Eurooppaan suunnitellaan omaa päämajaa EMEA osastoille (Europe, Middle East and Africa).
23 7 JOHTOPÄÄTÖKSET JA JATKO Varsinaiseen toimintasuunnitelmaan ja sen työstämiseen käyttämäni aika oli suhteessa melko pitkä koko opinnäytetyötä ajatellen. Varsinaisen toimintasuunnitelman kehittämisideoihin olen tyytyväinen ja uskon, että se tulee olemaan hyödyllinen hallituksen toiminnassa. Olen erittäin kiinnostunut MPI- järjestöstä yleensäkin ja oli kunnia saada tehdä työ heille. Pääsin myös tutustumaan tarkemmin MPI:n kansainväliseen toimintaan, sekä hallinnollisiin asioihin. Tästä tulee olemaan minulle suurta hyötyä, ajatellen ensi vuoden hallitus toimintaa, missä toimin hallinnon- ja talouden vastaavana. On mielenkiintoista nähdä miten toimintasuunnitelma toimii ja muuttuu vuoden aikana. Toimintasuunnitelmasta ja tutkimuksista tulee olemaan hyötyä MPI Finlandin toiminnassa. Toimintasuunnitelma tulee olemaan pohjana työskentelylle, mutta tulee myös päivittymään uusien ideoiden ja kehityksen myötä. Toimintasuunnitelma on vuosittainen projekti, vaikka kyseessä onkin kolmen vuoden suunnitelma, on sitä päivitettävä vuosittain. Hallituksen toimintaan tulee mukaan myös Haaga-Helian opiskelijoita, jotka lähtevät purkamaan jokaista pääkohtaa erillisenä kohtana. Heidän tarkoituksenaan on lähteä suunnitelemaan erityisesti markkinointiin ja jäsenmäärän kasvatukseen liittyviä asioita, joihin liitettäisiin myös aktiivinen osa, eli itse toteutusta suunnitelman lisäksi. Odotan mielenkiinnolla MPI: tulevaisuuden näkymiä ja uskon vahvasti järjestön toimintaan ja päämäärään nousta Suomen edelläkävijäksi tapahtuma- ja kokousalaan liittyvissä asioissa.
24 8 LÄHTEET Kirjat: Aarrejärvi, L., 2003. Kokoukset ja kongressit; järjestäjän käsikirja. Helsinki: Edita. Harju, L., 2003. Työelämän taoahtumat ja tilaisuudet. Keuruu: Otava. Loimu, K., 2010. Yhdistystoiminnan käsikirja. Juva: Bookwell. Rautiainen, M., & Siiskonen, M., 2007. Kokous- ja kongressipalvelut. Helsinki: Restamark. Rogers, T., 2008. Conferences and Conventions: a global industry. Oxford: Butterworth-Heinemann. Vanneste, M., 2008. Meeting architecture a manifesto. Puola: Vestagraphics. Internet: Bloomberg Business week 2013. Virtual meeting will erase face to face[viitattu 21.5.2013].Saatavissa: http://www.businessweek.com/debateroom/archives/2009/01/virtual_meeting.htm l. Business Ball. 2013. [viitattu: 19.5.2013]. Saatavissa: http://www.businessballs.com/swotanalysisfreetemplate.htm. Convention Industry Council 2013. Green meetings [viitattu 16.5.2013] Saatavissa: http://www.conventionindustry.org/standardspractices/greenmeetings.aspx. IBTM 2013. IBTM Global Events [viitattu 19.5.2013]. Saatavissa: http://www.ibtmevents.com/. IMEX 2013. Imex Group [viitattu 19.5.2913]. Saatavissa: http://www.imexexhibitions.com/.
25 Jyväskylä Convention Bureau 2013. Etusivu [viitattu 16.5.2013]. Saatavissa: http://jcb.fi/etusivu JMIC 2013. The Meetings Industry: Statement of Principles and Value Propsition [viitattu 18.5.2013].Saatavissa: http://www.themeetingsindustry.org/. The meetology group 2013. Meeting design [viitattu; 15.5.2013]. Saatavissa: http://meetology.com/our-services/meetings-design. MPI 2013 a) Events: WEC2013 [viitattu 20.5.2013]. Saatavissa: http://www.mpiweb.org/events/wec2013. b) Membership [viitattu 20.5.2013]. Saatavissa: www.mpiweb.org/membership/directory. c) Community [viitattu 20.5.2013].Saatavissa:www.mpiweb.org/community/chapters. Pure. 2013. Facilitating learning at conferences Ib Ravn and Steen Elsborg. [viitattu 20.5.2013] Saatavissa: http://pure.au.dk//portal/files/41988269/ravn_elsborg_facilitating_learning_at_ Conferences_IJLC_5_1_84_98_2011.pdf Miikka Salavuo. 2013. Yhteisöllisset yritykset. [viitattu 20.5.2013] Saatavissa: http://miikkasalavuo.fi/2011/04/19/yhteisolliset-yritykset-perusteita-jamahdollisuuksia/#more-1190 Visual Nexus. 2013. What are Virtual Meetings [viitattu 21.5.2013]. Saatavissa: http://www.visualnexus.net/what_are_virtual_meetings.html. Yhdistystieto 2013. a) Kokoustyypit [viitattu 18.5.2013]. Saatavissa: (http://yhdistystieto.fi/wiki/81- kokoustyypit) b)kokoukset [viitattu 18.5.2013]. Saatavissa: (http://yhdistystieto.fi/wiki/81- kokoukset)