Tukipalveluiden liikelaitoksen johtokunta 5.3.2015; Liite 6 HUS-DESIKO LIIKELAITOKSEN TOIMINTAOHJE Toimintaohje 5.3.2015
2 SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO... 3 2 LIIKETOIMINTA-AJATUS... 3 3 HUS-DESIKO LIIKELAITOKSEN ORGANISAATIO... 3 3.1 Johtokunta... 3 3.2 Toimitusjohtaja... 4 3.3 Johtoryhmä ja johtoryhmän jäsenten tehtävät... 4 3.4 HUS-Desiko liikelaitoksen organisaatio... 5 3.5 Talous- ja yleishallinto... 6 3.6 Henkilöstöhallinto ja yhteistoiminta... 6 3.7 Sopimushallinto ja asiakirjojen arkistointi... 7 3.8 Tiedottaminen ja viestintä... 7 3.9 Tietohallinto... 7 4 TEHTÄVÄT JA RATKAISUVALTA... 7 4.1 Toimitusjohtajalle delegoidun päätösvallan edelleen siirtäminen... 8 4.2 Matkapuhelimen käyttöoikeus... 8 4.3 Oman auton käyttöoikeus... 8 4.4 Taksin käyttöoikeus... 8 4.5 Sivutoimiluvat ja esteellisyyden tarkistaminen... 8 4.6 Irtaimiston luettelointi... 8 4.7 Varastojen poistot ja kulutustavaran hävittäminen... 8 4.8 Kalusteiden, atk- ja lääkintäteknillisten laitteiden poistaminen... 8 5 PROJEKTIT JA TYÖRYHMÄT... 9 6 HALLINTOMENETTELY LIIKELAITOKSESSA... 9 7 ULKOINEN JA SISÄINEN VALVONTA... 9 8 RISKIENHALLINTA... 10 9 VOIMAANTULO... 10
3 1 JOHDANTO HUS-Desiko liikelaitos on osa Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän organisaatiota. HUS:n perussopimuksessa ja hallintosäännössä on määrätty sairaanhoitopiirin organisaation rakenteesta, luottamushenkilöelinten sekä HUS:n toimitusjohtajan tehtävistä ja ratkaisuvallasta. Liikelaitoksen toiminnasta säädetään kuntalaissa ja määrätään sen johtosäännössä ja toimintaohjeessa. Liikelaitoksen johtosäännössä on määrätty liikelaitoksen johtokunnan ja toimitusjohtajan tehtävistä sekä ratkaisuvallasta. Tällä johtosääntöä täydentävällä toimintaohjeella määritellään HUS-Desiko liikelaitoksen laitos- ja välinehuoltopalveluiden viranhaltijaorganisaatiota ja hallintoa koskevat järjestelyt sekä tehtävät. Toimintaohjeessa on kuvattu ne ydinasiat, jotka ohjaavat hyvää hallintotapaa eikä se näin ollen anna kaikkia tilanteita varten ohjeita. Toimintaohjeen hyväksyy HUS:n tukipalveluiden liikelaitosten johtokunta. Toimintaohjetta arvioidaan säännöllisesti ja se päivitetään tarpeen vaatiessa. Jokainen HUS-Desiko liikelaitoksen esimies noudattaa tätä toimintaohjetta ja erikseen annettua delegointipäätöstä liikelaitoksen toimitusjohtajan henkilöstöhallintoa ja taloushallintoa koskevasta ratkaisuvallasta. 2 LIIKETOIMINTA-AJATUS HUS-Desiko liikelaitos on erikoistunut tuottamaan tuloksellisesti ja asiakaslähtöisesti korkean hygieniatason takaavia laitos- ja välinehuoltopalveluja erikoissairaanhoidon, perusterveydenhuollon, kotisairaanhoidon, vanhuspalveluiden ja suun terveydenhuollon asiakkaille. Laitoshuoltopalveluja ovat tilojen puhtaanapito- ja ruokahuoltoa avustavat palvelut sekä muut laitoshuoltopalvelut. Välinehuoltopalveluja ovat puhdistamis-, desinfektio- ja sterilointipalvelut sekä valmiiden desinfioitujen tai steriloitujen välinepakkausten toimittaminen. Lisäksi liikelaitos tuottaa potilashuoneiden tarvikkeiden täyttöpalveluja, sairaalasänkyjen vuokraus- ja huoltopalveluja, suun terveydenhuollon välineistön teroittamispalveluja sekä osastojen hoitologistiikkapalveluita. Liikelaitos osallistuu infektioiden torjuntatyöhön vaikuttavasti yhteistyössä eri ammattiryhmien kanssa edistäen hoidon sujuvuutta ja potilasturvallisuutta. Liikelaitos vastaa sterilointipalvelujen tuottamiseen ja sterilointiprosessiin liittyvästä turvallisuudesta. HUS-Desiko liikelaitos osallistuu HUS-kuntayhtymän ja jäsenkuntien saneeraus- ja rakennushankkeiden tilojen ja kalusteiden suunnitteluun ja hankintaan. Lisäksi annetaan lausuntoja tilojen toimivuudesta, puhtaanapidosta, huoltohuoneiden välineistön huoltolaitteista ja hygieenisyydestä. HUS-Desiko liikelaitoksen asiakkaita ovat HUS:n tulosalueiden, taseyksiköiden, liikelaitosten ja tytäryhtiöiden lisäksi HUS-konsernin jäsenkuntien sairaanhoidolliset yksiköt ja muut asiakkaat. Yhteistyö ervan kuntien välinehuollon ja muiden sairaanhoitopiirien kanssa on suunnitelmallista. 3 HUS-DESIKO LIIKELAITOKSEN ORGANISAATIO 3.1 Johtokunta Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunta vastaa osaltaan siitä, että liikelaitos toimii valtuuston ja hallituksen antamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden mukaisesti. Johtokunnan tehtävistä on säädetty kuntalaissa ja liikelaitoksen johtosäännössä. Yksityiskohtaisemmin tukipalveluiden liikelaitoksen johtokunnan päätöksenteosta, läsnäolo- ja puheoikeudesta johtokunnan kokouksissa ja hallituksen ottooikeudesta johtokunnan päätöksiin määrätään HUS:n hallintosäännössä. Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunnan kokouksissa asiat ratkaistaan liikelaitoksen toimitusjohtajan esittelystä johtokunnan toiminnan sisäistä järjestelyä lukuun ottamatta.
4 3.2 Toimitusjohtaja HUS-Desiko liikelaitosta johtaa liikelaitoksen toimitusjohtaja. Liikelaitoksen johtaja päättää, mitä toimitusjohtajan tehtävistä on päätetty hallintosäännössä ja liikelaitosten johtosäännössä. Toimitusjohtaja päättää vastuualueista ja niiden jakamisesta tarkoituksenmukaisiin vastuuyksiköihin. Toimitusjohtaja vastaa terveydenhuollon välineiden sterilointitoiminnasta ja siihen liittyvästä koulutuksesta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Toimitusjohtaja huolehtii palvelujen tuottamisesta ja niiden kehittämisestä kustannustehokkaasti sekä tekee niitä koskevia esityksiä ja aloitteita johtokunnalle. Liikelaitoksen toimitusjohtaja raportoi HUS:n talousjohtajalle. Toimitusjohtajan sijaisena toimii jäljempänä mainitussa järjestyksessä tämän estyneenä ollessa henkilöstöpäällikkö ja tämän estyneenä ollessa suunnittelupäällikkö tai johtokunnan erikseen määräämä työntekijä. 3.3 Johtoryhmä ja johtoryhmän jäsenten tehtävät Toimitusjohtaja asettaa HUS-Desiko liikelaitoksen johtoryhmän. Johtoryhmän tehtävänä on avustaa toimitusjohtajaa strategisessa johtamisessa ja kehittämisessä sekä huolehtia päätösten toimeenpanosta, toiminnan ja talouden seurannasta. Johtoryhmän tehtävänä on käsitellä koko HUS-Desikoa koskevia merkittäviä asioita. Liikelaitoksen johtoryhmään kuuluvat henkilöstöpäällikkö, suunnittelupäällikkö, palvelupäällikkö, kehittämispäällikkö, tiedottaja, työsuojelupäällikkö ja kaksi henkilöstön edustajaa. Johtoryhmän sihteerinä toimii johdon sihteeri. Johtoryhmän kokouksiin kutsutaan tarvittaessa asiantuntijoita. Johtoryhmän kokouksista pidetään pöytäkirjaa ja ne julkaistaan intrassa. Henkilöstöpäällikön tehtävänä on toimitusjohtajan alaisuudessa vastata liikelaitoksen henkilöstöprosessien ohjauksesta sekä valmistelusta ja kehittämisestä konsernin henkilöstöstrategian mukaisesti. Henkilöstöpäällikkö vastaa hänelle erikseen delegoidun päätösvallan mukaisista tehtävistä ja osallistuu kuntayhtymän ohjeistuksen mukaisiin liikelaitoksen välittömiin neuvotteluihin henkilöstöjärjestöjen kanssa. Hän raportoi liikelaitoksen toimitusjohtajalle alaisestaan toiminnasta. Henkilöstöpäällikkö on liikelaitoksen johtoryhmän jäsen ja alaisuudessaan toimivan henkilöstön esimies. Suunnittelupäällikön tehtävänä on toimitusjohtajan alaisuudessa vastata liikelaitoksen talousohjauksesta, suunnittelusta, kehittämisestä sekä talousarvion ja tilinpäätöksen laadinnan valmistelusta konserniohjauksen ja liikelaitoksen strategian mukaisesti. Suunnittelupäällikkö vastaa osaltaan liikelaitoksen taloudenpidon asianmukaisuudesta, toimintojen kustannusten ja kannattavuuden seurannasta, laskutuksen oikeellisuudesta sekä maksuvalmiudesta. Suunnittelupäällikkö vastaa toimitusjohtajan ohjeiden mukaisesti liikelaitoksen toimintaa ja taloutta kuvaavista raporteista. Hän raportoi liikelaitoksen toimitusjohtajalle alaisestaan toiminnasta ja taloudesta. Suunnittelupäällikkö on liikelaitoksen johtoryhmän jäsen ja alaisuudessaan toimivan henkilöstön esimies. Palvelupäällikön tehtävänä on liikelaitoksen toimitusjohtajan alaisuudessa vastata laitos- ja välinehuollon vastuualueiden ja vastuuyksiköiden palvelutoiminnasta, asiakaspalvelusta, taloudesta ja henkilöstöstä konserniohjauksen, liikelaitoksen strategian ja talousarvion mukaisesti. Palvelupäällikkö johtaa ja kehittää laitos- ja välinehuoltopalvelujen kustannustehokasta ja virtaviivaista tuottamista sekä seuraa ja valvoo niiden toteutumista liikelaitoksen kokonaisedun ja strategian mukaisesti. Palvelupäällikkö raportoi liikelaitoksen toimitusjohtajalle alaisestaan toiminnasta ja taloudesta. Hän on liikelaitoksen johtoryhmän jäsen ja tuotannon vastuualueen alaisuudessaan toimivan henkilöstön esimies. Kehittämispäällikön tehtävänä on liikelaitoksen toimitusjohtajan alaisuudessa vastata liikelaitoksen kehittämishankkeiden, ympäristöasioiden ja energiatehokkuuden koordinoinnista, seurannasta ja laadun kehittämisestä konserniohjauksen ja liikelaitoksen strategian ja talousarvion mukaisesti yhteistyössä
5 hallinnon ja tuotannon vastuualueiden kanssa. Lisäksi hän vastaa laitoshuoltopalvelujen mitoituksesta ja osallistuu tarjousten sekä palvelusuunnitelmien valmisteluun. Kehittämispäällikkö raportoi toimitusjohtajalle alaisestaan toiminnasta ja taloudesta. Hän on liikelaitoksen johtoryhmän jäsen ja alaisuudessaan toimivan henkilöstön esimies. Tiedottajan tehtävänä on toimitusjohtajan alaisuudessa vastata HUS-Desikon sisäisestä viestinnästä ja liikelaitoksen yhteisökuvan rakentumisesta sekä ulkoisen viestinnän valmistelusta. Tiedottaja on liikelaitoksen johtoryhmän jäsen. Hän raportoi liikelaitoksen toimitusjohtajalle tiedotus- ja viestintätoiminnasta. Työsuojelupäällikön tehtävänä on vastata liikelaitoksen työhyvinvoinnin, työsuojelun, työsuojelun riskienhallinnan koordinoinnista sekä jatkuvasta kehittämisestä konserniohjauksen ja liikelaitoksen toimitusjohtajan ja henkilöstöpäällikön antamien ohjeiden mukaisesti. 3.4 HUS-Desiko liikelaitoksen organisaatio HUS-Desiko liikelaitos jakaantuu vastuualueisiin ja laitos- ja välinehuollon vastuuyksikköryhmiin. Vastuuyksikköryhmän jakaantuvat laitos- ja välinehuollon vastuuyksiköihin. Vastuuyksiköt jakaantuvat edelleen laitos- ja välinehuollon palvelualueisiin (liite 1 organisaatiotunnisteet). Toiminnallinen organisaatio HUS-Desikon toimitusjohtajan alaisuudessa toimivan hallinnon vastuualueen tehtävänä on vastata HUS-Desiko liikelaitoksen strategisesta johtamisesta ja talouden hallinnasta, koko liikelaitosta koskevista toimintamenettelytavoista, palvelutuotannon koordinoinnista, liikelaitoksen riskien hallinnasta, ympäristökysymyksistä, toiminnan kehittämisestä sekä liikelaitoksen sisäisestä tarkastuksesta ja viestinnästä. Liikelaitoksen hallinnon tiimien keskeisenä tehtävä on tukea liikelaitoksen strategista johtoa sekä luoda edellytyksiä vastuuyksikköryhmien ja -yksiköiden toiminnalle ja tukea niitä tehtäviensä suorittamisessa. Liikelaitoksen johtoryhmä huolehtii tukipalveluiden liikelaitosten johtokunnan kokousasioiden
6 valmistelusta ja päätösten toimeenpanosta. Hallinnon vastuualueella on Talouden ja HR:n ohjausryhmät. Ohjausryhmän kokouksista pidetään muistiota ja ne julkaistaan intrassa. Tuotannon vastuualuetta johtaa palvelupäällikkö. Vastuualueen tehtävänä on huolehtia liikelaitoksen johtoryhmän antamien tehtävien ja päätösten toimeenpanosta ja seurannasta strategian ja sovittujen toimintaa ja taloutta koskevien tavoitteiden mukaisesti. Lisäksi tehtävänä on huolehtia operatiivisen palvelutuotannon, henkilöstösuunnitelman ja asiakaspalvelun toteuttamisesta sovittujen suunnitelmien mukaisesti ja osallistua palvelusopimusten valmisteluun. Palvelupäällikön johdolla kokoontuu vastuualueen palvelutuotannon ohjausryhmä. Palvelutuotantoryhmän ohjausryhmän muodostavat vastuuyksikköryhmien päälliköt, asiakaspalvelupäälliköt, tuotantopäällikkö ja suunnittelupäällikkö. Lisäksi kokouksiin osallistuu tarvittaessa kutsuttuina muita asiantuntijoita. Ohjausryhmän kokouksista pidetään muistiota ja ne julkaistaan intrassa. Laitos- ja välinehuollon vastuualueiden vastuuyksikköryhmiä johtavat palvelupäällikön alaisuudessa laitos- ja välinehuoltopäälliköt. Päälliköt vastaavat oman palvelualueensa asiakaspalvelusta, tuloksellisesta ja laadukkaasta toiminnasta sekä henkilöstön osaamisen ylläpitämisestä ja kehittämisestä yhteistyössä vastuuyksiköiden henkilöstön kanssa tuotannon vastuualueen esimiehen antamien ohjeiden mukaisesti. Vastuuyksiköiden esimiehet vastaavat oman palvelualueensa asiakaspalvelusta, tuloksellisesta ja laadukkaasta toiminnasta sekä henkilöstön osaamisen ylläpitämisestä ja kehittämisestä yhteistyössä alueensa henkilöstön kanssa vastuuyksikköryhmänsä esimiehen antamien ohjeiden mukaisesti. Vastuuyksiköt jakaantuvat palvelualueisiin, joiden esimiehenä toimivat palveluesimiehet. 3.5 Talous- ja yleishallinto Kuntayhtymän taloudenpidosta on annettu yleisiä ohjeita perussopimuksessa, hallintosäännössä ja liikelaitosten johtosäännössä sekä Dynasty-asiakirjanhallintajärjestelmän ohjeissa. Liikelaitoksessa noudatetaan HUS:n talous- ja yleishallinnon ohjeistusta sekä pysyväis- ja määräaikaisohjeita. HUS-Desiko liikelaitoksen toimitusjohtajalla on kokonaisvastuu liikelaitoksesta. Liikelaitoksen strategisesta suunnittelusta, palvelusopimusneuvotteluista sekä toiminta- ja taloussuunnitelman valmisteluista vastaa liikelaitoksen toimitusjohtaja kuntayhtymän ohjeiden mukaisesti. Suunnittelupäällikkö valmistelee yhdessä henkilöstöpäällikön ja palvelupäällikön kanssa liikelaitoksen talousarvion. Liikelaitoksen suunnittelupäällikkö huolehtii liikelaitoksen tekemien hankintojen suunnittelusta ja hankintamenettelystä yhteistyössä HUS-Logistiikan kanssa. Liikelaitoksen talous- ja yleishallintopalvelujen tuottaminen on keskitetty liikelaitoksen johtoon. Näiden palveluiden tuottamisesta vastaava esimies huolehtii toimitusjohtajan antamien ohjeiden mukaisesti liikelaitoksen taloushallintoprosessien asianmukaisuudesta ja siitä, että toiminnot ovat yhdenmukaiset liikelaitosta koskevan lainsäädännön ja HUS-kuntayhtymän ohjeiden kanssa. Taloushallinnosta vastaava yksikkö osallistuu liikelaitoksen tekemien sopimusten valmisteluun. Liikelaitoksen sihteerit vastaavat sopimusten ja muiden liiketoiminta-asiakirjojen säilyttämisestä. HR- ja Kehittämisyksikkö osallistuvat HUS-Desikon jatkuvan tasalaatuisen laadun ylläpitämiseen, laatujärjestelmän ja osaamisen kehittämiseen. 3.6 Henkilöstöhallinto ja yhteistoiminta Liikelaitoksessa noudatetaan työlainsäädäntöä, virka- ja työehtosopimuksia sekä HUS:n henkilöstöhallinnon ohjeistusta. Kunkin vastuualueen, vastuuyksikköryhmän ja vastuuyksikön päällikkö sekä tiimin vetäjä vastaavat alueensa henkilöstöjohtamisesta. Liikelaitoksen lakisääteinen työterveyshuolto järjestetään osana HUS-kuntayhtymän työterveyshuollon toimintaa. Työterveyshuollon yhteyshenkilönä toimii henkilöstöpäällikkö.
7 Liikelaitoksen henkilöstöpäällikkö vastaa toimitusjohtajan alaisena liikelaitoksen henkilöstöprosessien (neuvottelu- ja työnantajatoiminta, osaaminen ja kyvykkyys, henkilöstöresurssit, urasuunnittelu, työhyvinvointi ja työsuojelu) ohjauksesta, toteuttamisesta ja kehittämisestä konsernin henkilöstöstrategian mukaisesti. Lisäksi hän tukee johtoa henkilöstöstrategian toimeenpanossa ja liikelaitoksen tavoitteiden toteuttamisessa. Henkilöstöpäällikkö toimii yhtenä työnantajan edustajana neuvotteluissa pääsopijajärjestöjen kanssa ja esittelee toimitusjohtajalle esitykset virka- ja työehtosopimusten soveltamisesta liikelaitoksessa sen jälkeen, kun jatketut välittömät neuvottelut pääsopijajärjestöjen kanssa on käyty. Henkilöstön ja työnantajan välinen yhteistoiminta kunnissa ja kuntayhtymissä perustuu annettuun lakiin työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa. Työpaikan työsuojelua koskevasta yhteistoiminnasta säädetään lailla työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta. Näiden lakien lisäksi liikelaitoksen yhteistyötoimintaa säätelevät HUS:n ohjeet (HUS-kuntayhtymän yhteistoimintaorganisaatio ja yhteistoimintaelinten kokoonpano sekä Opas yhteistoiminnan toteuttamiseksi kuntayhtymässä). HUS-Desikon yhteistyötoimikunnassa on toimitusjohtajan lisäksi viisi (5) työnantajan edustajaa ja työsuojeluvaltuutettu sekä henkilöstön nimeämät edustajat. Yksi työnantajan edustajista on työsuojelupäällikkö. HUS-Desiko liikelaitoksessa toimii oma työsuojelupäällikkö. Työsuojeluasiat käsitellään yhteistyötoimikunnassa. Toimitusjohtaja nimeää liikelaitoksen yhteistyötoimikunnan. Liikelaitoksessa on ympäristövastaavat ja vastuuyksikkökohtaiset työsuojeluparit. 3.7 Sopimushallinto ja asiakirjojen arkistointi Liikelaitoksen sopimukset tehdään kirjallisesti ja ne allekirjoittavat liikelaitoksen puolesta toimitusjohtaja. Toisena allekirjoittajana toimii suunnittelupäällikkö ja hänen estyneenä ollessaan henkilöstöpäällikkö tai palvelupäällikkö. Sopimukset arkistoidaan tiedonhallintasuunnitelman (THS) mukaisesti. Liikelaitoksen pöytäkirjat, toimintaa ja henkilöstöhallintoa koskevat asiakirjat, lukuun ottamatta työsopimusasiakirjoja, arkistoidaan liikelaitoksen johdossa. Työsopimusasiakirjat arkistoidaan HUS- Servisin arkistoissa. 3.8 Tiedottaminen ja viestintä Liikelaitoksen sisäisestä ja ulkoisesta tiedottamisesta, markkinoinnista ja HUS-Desikon tunnuksen eli logon käytöstä vastaa liikelaitoksen toimitusjohtaja. Tiedottajan tehtävänä on toimitusjohtajan alaisuudessa johtaa, kehittää ja koordinoida HUS-Desikon sisäistä ja ulkoista viestintää. Toimitusjohtaja hyväksyy liikelaitosta koskevan tiedotusvälineissä julkaistavaksi tarkoitetun materiaalin ennen sen julkaisemista. 3.9 Tietohallinto Liikelaitoksen tietohallinnosta ja tietojärjestelmien käyttöönotosta vastaa liikelaitoksen toimitusjohtaja. Suunnittelupäällikkö valmistelee asiat päätettäväksi yhdessä palvelu- ja kehittämispäällikön kanssa. Tietoturva-asioita ohjaa suunnittelupäällikkö. Tietoturva-asioista tuotannon vastuualueella vastaa palvelupäällikkö. 4 TEHTÄVÄT JA RATKAISUVALTA Johtokunnan tehtävistä ja ratkaisuvallasta määrätään johtosäännössä 3. HUS-Desiko liikelaitoksen toimitusjohtajan tehtävistä ja ratkaisuvallasta on määrätty HUS:n hallintosäännössä, kuntalaissa ja liikelaitoksen johtosäännössä.
8 4.1 Toimitusjohtajalle delegoidun päätösvallan edelleen siirtäminen HUS-Desiko liikelaitoksen toimitusjohtaja siirtää henkilöstöhallinnon, hankintatoimen ja taloushallinnon päätösvaltaansa edelleen erikseen tehdyillä delegointipäätöksillä 4/28.1.2015 ja 5/28.1.2015 (toimintaohjeen liitteenä). Viranhaltija on velvollinen valvomaan alaisensa päätöksenteon laillisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta sekä HUS:n sääntöjen ja ohjeiden noudattamista. 4.2 Matkapuhelimen käyttöoikeus Matkapuhelimien käytössä noudatetaan HUS:n antamaa ohjeistusta. Matkapuhelimien käyttöoikeudesta päättää liikelaitoksen toimitusjohtaja. Tuotannon vastuualueen matkapuhelimien käytöstä päättää suunnittelupäällikkö palvelupäällikön puoltamana. Alkuperäiset päätökset säilytetään liikelaitoksen johdossa. 4.3 Oman auton käyttöoikeus Oman auton käyttämisestä virantoimitusmatkoilla noudatetaan HUS:n antamaa ohjeistusta. Päätöksen oman auton toistaiseksi voimassa olevasta käyttöoikeudesta tekee liikelaitoksen toimitusjohtaja. Alkuperäiset päätökset säilytetään HUS-Desikon johdossa. 4.4 Taksin käyttöoikeus Liikelaitoksella voi olla käytössään työyksikkökohtaisia jatkuvakäyttöisiä ja kertakäyttöisiä taksikortteja. Taksikorttien käytöstä alaisensa henkilökunnan osalta päättää liikelaitoksen toimitusjohtaja ja liikelaitoksen toimitusjohtajan osalta HUS:n talousjohtaja. Tuotannon vastuualueen kertakäyttöisten taksikorttien käytöstä päättää suunnittelupäällikkö palvelupäällikön puoltamana. 4.5 Sivutoimiluvat ja esteellisyyden tarkistaminen Sivutoimista ja niiden luvan hakemisesta ja ilmoittamisesta noudatetaan HUS:n antamaa ohjeistusta. Sivutoimista pyydetään vuosittain sivutoimi-ilmoitukset tai -luvat. Samassa yhteydessä pyydetään henkilöitä ilmoittamaan mahdolliset esteellisyyden aiheuttavat sidokset. Sivutoimiluvat ja -ilmoitukset hyväksyy toimitusjohtaja HUS Plus -järjestelmän kautta. Luettelo hyväksytyistä sivutoimista pidetään HUS Plus-järjestelmässä. 4.6 Irtaimiston luettelointi Liikelaitoksen kaluston ja irtaimiston rekisteröinnistä vastaa palvelupäällikkö. Työasemien, tulostimien ja ohjelmistojen sekä matkapuhelimien rekisteröinnistä vastaa suunnittelupäällikkö toimitusjohtajan antamien ohjeiden mukaisesti. 4.7 Varastojen poistot ja kulutustavaran hävittäminen Liikelaitoksen toimitusjohtaja päättää HUS-Desikon varastojen poistoista sekä käytöstä poistetun epäkurantin kulutustavaran hävittämisestä, myynnistä tai lahjoittamisesta edelleen. 4.8 Kalusteiden, atk- ja lääkintäteknillisten laitteiden poistaminen Liikelaitoksen toimitusjohtaja päättää oman liikelaitoksen osalta kalusteiden hävittämisestä, myynnistä tai lahjoittamisesta edelleen sekä atk- ja lääkintäteknillisten laitteiden poistoista, myynnistä, hävittämisestä tai varaosien hyödyntämisestä. Tietoteknisiä laitteita ei myydä eikä lahjoiteta, vaan niiden hävitys toteutetaan HUS Tietohallinnon taseyksikön ja HUS-Kuvantamisen liikelaitoksen, lääkintätekniikan yksikön antamien ohjeiden mukaisesti. Mikäli poistettavalla tavaralla tai laitteella on merkittävää arvoa tai
9 se lahjoitetaan edelleen, myynnissä ja lahjoituksessa tulee käyttää tietohallinnon ja lääkintätekniikan sekä HUS-Logistiikan asiantuntemusta. 5 PROJEKTIT JA TYÖRYHMÄT Liikelaitoksessa voi olla toimintasuunnitelman mukaisen strategisen hankesalkun lisäksi yksittäisten tuotteiden, palveluiden tai toimintojen kehittämiseksi erillisiä projekteja ja työryhmiä. Lähtökohtaisesti jokaisen käynnistyvän kehittämisprojektin on linkityttävä strategiaan tai siitä johdettuihin toimintasuunnitelmiin. Projektin lopputuloksen tulee jo suunnitteluvaiheessa linkittyä tiiviisti osaksi HUS- Desikon jatkuvaa toimintaa. Projektia koskevat hankintapäätökset, hallinnolliset päätökset ja projektia koskevat yhteistyösopimukset tekee hallintosäännön, liikelaitoksen johtosäännön ja mahdollisten delegointipäätösten mukainen viranhaltija tai toimielin. Projektin tai työryhmän perustamisesta, projektipäällikön nimeämisestä ja projektipäällikön päätösvaltuuksista sekä projektille talousarviosta kohdistettavista määrärahoista päättää toimitusjohtaja. 6 HALLINTOMENETTELY LIIKELAITOKSESSA Kuntayhtymän hallintoa koskevista menettelytavoista säädetään mm. kuntalaissa ja hallintolaissa. HUS-Desikon johtamis- ja esimiestehtävissä noudatetaan HUS:n hyvän hallinnon periaatteita kaikessa toiminnassa. Päätöksenteko Liikelaitoksessa hankintatoimeen, henkilöstöhallintoon ja tutkimuslupiin liittyvien hallintopäätösten valmistelu ja esittely tapahtuu mahdollisimman keskitetysti. Esittelymenettelyä ei käytetä jokapäiväisiin hallintorutiineihin liittyvissä päätöksissä kuten esim. vuosilomien tai sairauslomien vahvistamisessa. Päätökset tehdään esittelystä siten kuin siitä erikseen määrätään. Päätöksentekijä on aina ensisijaisesti vastuussa tekemästään päätöksestä. Asian esittelijä on vastuussa hänen esittelystään tehdystä päätöksestä, jos hän ei ole ilmoittanut eriävää mielipidettä. 1 Esittämästään eriävästä mielipiteestä huolimatta esittelijä vastaa kuitenkin siitä, että päätöksenteon pohjaksi annetut tiedot ovat oikeat ja riittävät. Eriävä mielipide voidaan merkitä päätökseen tai siitä voidaan tehdä erillinen liiteasiakirja, jonka esittelijä vahvistaa allekirjoituksellaan. Koska esittelijä on vastuussa esittelemästään päätöksestä, esittelijää on etukäteen informoitava, jos päätöksentekijä aikoo tehdä esittelijän päätösehdotuksesta poikkeavan päätöksen. Jos päätös tehdään ilman esittelyä, ei esittelijää merkitä päätökseen. Kaikkien päätöksiä tekevien viranhaltijoiden ja työsuhteisten päätösluettelot säilytetään liikelaitoksen johdossa. 7 ULKOINEN JA SISÄINEN VALVONTA Ulkoinen ja sisäinen valvontajärjestelmä muodostaa yhdessä kattavan valvontajärjestelmän. Sisäinen valvontavastuu on hallituksella. HUS-Desiko liikelaitos noudattaa HUS:ssa annettuja ulkoisen ja sisäisen valvonnan ohjeita. Sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa lain, viranomaisohjeiden ja johdon päätösten noudattaminen sekä strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttaminen. Sisäinen valvonta on osa johtamista, riskienhallintaa ja kaikkea esimiestyötä. Se tarkoittaa kaikkia niitä toimenpiteitä ja menetelmiä, joiden tavoitteena on kuntayhtymän ja HUS-Desiko liikelaitoksen toiminnan tuloksellisuuden ylläpitäminen ja edistäminen ohjeiden sekä säädösten mukaisesti, toiminnan 1 kuntalaki 61
10 jatkuvuuden turvaaminen, informaatiojärjestelmien luotettavuuden varmentaminen, virheiden, erehdyksien ja väärinkäytösten minimointi, ennakointi ja toteaminen sekä varojen ja muiden resurssien huolellisen ja taloudellisen käytön turvaaminen. Ohjeessa korostetaan esimiesvalvonnan merkitystä. Jokaisella esimiehellä ja toimielimellä on vastuu oman toimintansa ja yksikkönsä sisäisen valvonnan toteuttamisesta asianmukaisesti. Toimitusjohtaja vastaa siitä, että liikelaitoksen sisäinen valvonta on järjestetty ja hoidettu kattavasti. Päätösvallan siirtäminen ei poista asianomaisen delegointipäätöksen tehneen viimekätistä vastuuta ja valvontavelvollisuutta delegoimassaan asiassa. 8 RISKIENHALLINTA Riskienhallinnan päämäärät ja tavoitteet on määritelty HUS:n hallituksen hyväksymässä riskienhallintapolitiikassa, joka ohjaa HUS-Desikon riskienhallintaa. Riskienhallinnan menetelmin turvataan toiminnalliset perusedellytykset, joita tarvitaan HUS-Desikon toteuttaessa perustehtäväänsä häiriöttä ja keskeytyksettä, laadukkaasti ja kustannustehokkaasti. Riskienhallinta kuuluu osana johtamiseen, ohjaukseen ja toimintaan. HUS-Desikossa on riskienhallintamatriisi ja toiminnan jatkuvuuden suunnitelma. 9 VOIMAANTULO Tämä toimintaohje tulee voimaan 5 päivänä maaliskuuta 2015 ja on voimassa toistaiseksi. Liite 1
11 Organisaatio ja tunnisteet 91 HUS-DESIKO LIIKELAITOS 910 HUS-DESIKO 9100 HUS-DESIKO LIIKELAITOKSEN HALLINTO 9101 HUS-DESIKON TUOTANTO 910000 HUS-DESIKON HALLINTO 910100 TUOTANTO 9102 HUS-DESIKON LAITOSHUOLTO 9100001 Johto, HUS-Desiko 9101001 Tuotanto, HUS-Desiko 910200 LAITOSHUOLTO 1 9102001 Laitoshuolto Torni- ja Kolmiosairaala, HUS-Desiko 9102002 Laitoshuolto Traumasairaala, HUS-Desiko 9102003 Sairaalasänkyjen puhdistus ja huolto, HUS-Desiko 9102004 Laitoshuolto Psykiatria, HUS-Desiko 910201 LAITOSHUOLTO 2 9102005 Laitoshuolto Naistensairaala, HUS-Desiko 9102006 Laitoshuolto Lastensairaala, HUS-Desiko 9102007 Laitoshuolto Kirurgia, HUS-Desiko 910202 LAITOSHUOLTO 3 9102008 Laitoshuolto Uusimaa länsi, HUS-Desiko 9102009 Laitoshuolto Jorvi, HUS-Desiko 910203 LAITOSHUOLTO 4 9103 HUS-DESIKON VÄLINEHUOLTO 9102010 Laitoshuolto Hyvinkää, HUS-Desiko 9102011 Laitoshuolto Uusimaa itä, HUS-Desiko 910300 VÄLINEHUOLTO 1 9103001 Välinehuolto Helsinki, HUS-Desiko 910301 VÄLINEHUOLTO 2 9103002 Välinehuolto Hyvinkää, HUS-Desiko 9103003 Välinehuolto Jorvi, HUS-Desiko 9103004 Välinehuolto Lohja, HUS-Desiko 9103005 Välinehuolto Porvoo, HUS-Desiko