HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä 18.8.2016 1. nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 6. tietosisältö 7. Säännönmukaiset tietolähteet 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. suojauksen periaatteet 11. Tarkastusoikeus 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 13. Kielto-oikeus 14. Rekisteröidyn informointi 15. Rekisterihallinto 1. nimi Kuntaan sijoitettujen lasten asiakasrekisteri 2. pitäjä Sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö Toinen linja 4 A PL 6000 00099 HELSINGIN KAUPUNKI SL 33 Rekisteriseloste Henkilörekisteri 15.7.2013 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Perhe- ja sosiaalipalvelujen osastopäällikkö Tehtävänimike Sosiaali-ja terveysviraston Asiakirjakeskus Osoite Helsingin kaupunki Sosiaali- ja terveysvirasto/asiakirjakeskus PL 6000 Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Sosiaali- ja terveysvirasto 09-310 5015 (vaihde/asiakirjakeskus) sosiaalijaterveys@hel.fi
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 2 (5) 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste Sosiaalihuollosta vastaavan toimielimen on pidettävä rekisteriä kuntaan sijoitetuista lapsista lastensuojelulain 78 :n nojalla. 6. tietosisältö Kuntarekisteriä ylläpidetään Effica tietojärjestelmässä kuntien ilmoittamien ilmoitusten mukaisesti. Effica tietojärjestelmästä laaditaan listaus 6-17 vuotiaista oppivelvollisista lapsista. Lista kopioidaan Excel- taulukoksi ja lähetetään kirjeitse opetusvirastoon syksyisin. Perustiedot: -lapsen nimi ja henkilötunnus -sijoituspäivämäärä ja sijoituksen päättymispäivä -sijoituspaikka yhteystietoineen -lapsen asioista vastaava sosiaalityöntekijä tai muu vastaava sijoittajakunnan yhteyshenkilö yhteystietoineen -lapsen sijoituspaikka yhteyshenkilöineen 7. Säännönmukaiset tietolähteet YPH-tuotanto/Effica tietojärjestelmä Muut kunnat, lastensuojelulain 78 :n mukaiset ilmoitukset 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille noudattaen sosiaali- ja terveysviraston tietosuojaohjeita sekä vallitsevaa lainsäädäntöä. 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 3 (5) 10. suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto Arkistoissa on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Toimintayksiköissä asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. B. ATK:lla käsiteltävät tiedot ATK:lle tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 4 (5) 11. Tarkastusoikeus Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti sosiaali- ja terveysviraston toimipaikoissa. Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Asiakkaalle varataan mahdollisuus tutustua häntä koskeviin tietoihin näyttöruudulla ja pyydettäessä tiedot annetaan tulosteina pyytäjän haluamassa laajuudessa. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee syyt tarkastusoikeuden epäämiseen sekä valitusosoitus. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista pitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen, tarpeeton tai puutteellinen tieto, se voidaan korjata tai poistaa. Muutokset tehdään siten että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on jälkikäteenkin mahdollista tarvittaessa nähdä. Asiakas/potilas tekee tietoa tai tietoja koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti siihen yksikköön, jossa merkintä on tehty. Mikäli asiakkaan/potilaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä kieltäytymistodistus, josta ilmenevät syyt korjaamisen epäämiseen. Todistukseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 13. Kielto-oikeus Asiakastietojärjestelmän tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan vain asiakkaan / potilaan nimenomaisella suostumuksella tai lakisääteisellä perusteella. 14. Rekisteröidyn informointi Viraston eri toimintayksiköt vastaavat asiakkaidensa/potilaidensa tietojen käsittelystä, tietojen oikeellisuudesta, rekisteröidyn informoinnista ja rekisteriselosteiden nähtävillä pidosta.
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 5 (5) 15. Rekisterihallinto Sosiaali- ja terveyslautakunnan päätöksen 19.3.2013 mukaan sosiaali- ja terveystoimen rekisterien rekisterinpitäjänä on sosiaali- ja tervesyviraston virastopäällikkö. Rekisterien vastuuhenkilöt vahvistetaan virastopäällikön päätöksellä. vastuuhenkilö huolehtii - rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä - periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja tietoja luovutetaan - rekisteriselosteen laatimisesta