Piirihallitus Pöytäkirja 1 (9) Hallituksen kokous 7/2017 Aika: keskiviikko 23.8.2017 klo 17.00 Paikka: Turun partiotoimisto Läsnä: Stefan Stjärnstedt puheenjohtaja Ida Arminen varapuheenjohtaja Sanna Ahtiainen kehitysministeri Maarit Heikkinen alueministeri Marika Hirvonen kasvatusministeri Susanna Koivisto viestintä- ja markkinointiministeri Outi Kronlund jäsenhankintaministeri Helena Siivonen vapaaehtoistuen ministeri Miikka Sipilä talousministeri Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri Pöytäkirja 7/17 1. Kokouksen avaaminen Piirinjohtaja avasi kokouksen klo 17.20 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hallitus on päätösvaltainen, jos hallituksen puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi vähintään puolet muista jäsenistä on paikalla. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1.) Hyväksyttiin hallituksen 6/2017 kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirja on toimitettu piirihallitukselle ja on julkaistu piirin nettisivuilla. Liite 1. 4. Kokouksen esityslista (liite 2) : 5. Saapunut posti (liite 3) : Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite 2. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Käsitellään piirin saapunut posti. Liite 3 kokouksessa Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi. Päätettiin, että Susanna Koivisto edustaa piirihallitusta Loimaan Savisten 40v -juhlissa.
Piirihallitus Pöytäkirja 2 (9) 6. Ryhmien jäsenet, jaostojen puheenjohtajat ja valmentajat Nimitetään ryhmien jäsenet, jaostojen puheenjohtajat ja valmentajat. Nimitettiin ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat ao. esityksen mukaan: Valmentajajaosto: Sanni Salonen, RajakivenKiertäjät, Kymmeykset/pestausvalmentaja Tytti W allenius, Harjavallan Pirkat, Pori/lippukuntavalmentaja ALR:n uudet, pestatut jäsenet: Kati Haapasalo, Maarian Kämmekät, tapahtumavastaava Laura Nordgren, Turun Tähti-Tytöt, aikuisluotsivastaava 7. Piirin toiminnanalojen kuulumiset (liite 4) Kuullaan toiminannanalojen kuulumiset ja todetaan piirin kokoontuneiden ryhmien muistiot. Toiminnanalojen dl:t: piirihallitus su 20.8. ja toimisto täydentää maanantaina 21.8. Liitteet Todettiin piirin toiminnanalojen nostot ja kuulumiset ja päätetään merkitä liitteiden mukaan tiedoksi, joista tärkeimpinä: VIESTINTÄ ja MARKKINOINTI (+ IT) Johtajatulilla julkistetaan wordpress-pohja, jota lippukunnat voivat käyttää omien nettisivujensa tekoon. IT-jaosto ottaa kopin tästä, opettelee teeman käytön ja suunnittelee koulutuksen lippukuntia varten (aikaisintaan marraskuun alussa) Partiopolku-lehti toimitettu kouluille 3. ja 4. luokkalaisille O365-koulutus: tällä viikolla pääkäyttäjille, 11.11. kaikille luottiksille Piiri-YSP/YSP-jaoston puheenjohtaja Nea Laine jättänyt tehtävänsä, tehtävässä aloittaa Noora Kankare Jättipihapelit saapuneet, niitä voi käyttää markkinointitapahtumissa ja lainata lippukunnille Partiotoimittajakurssi järjestetään 15. -17.9. Turun partiotoimistolla FB:ssä aloitusviikolla ollut maksullisia mainoksia, tulossa vielä aikuiset partiossa -mainos ainakin JÄSENHANKINTA Jäsenhankinnassa ei ole tapahtunut mitään, kp -n sähköposti jäsenmäärän kehityksestä YHTEISKUNTASUHDE JA KEHITYS Eka kokous kesän jälkeen 30.8. Sidosryhmätilaisuus SuomiAreenassa Pride ensi la Turussa, Axu kokoaa joukot siihen. Johtajatulet toki karsii joukkoja. Muuten kesä hiljaiseloa
Piirihallitus Pöytäkirja 3 (9) TOIMINNANJOHTAJA/TOIMISTO annettiin taustatukea SP:n SuomiAreena tapahtumalle Porissa toimistot avautuivat 7.8. toimistokokous pidettiin 17.8. Turussa Porin toimisto muuttaa 30.-31.8. ja palvelee 4.9. alkaen osoitteessa Itsenäisyydenk atu 44, 28130 Pori (linja-autoasema) Johtajatulille osallistuvat K-P, Marianna, Annika ja Maarit Toimiston SharePoint koulutus 1. 9. Toimiston tyky-päivä 6.9 PIIRINJOHTAJAT ALUE Ida vieraili RPT:n 85-vuotisjuhlissa Stefan osallistui SuomiAreenan sidosryhmätilaisuuksiin Stefan vieraili Säihkeellä ja ATP:n 100-vuotisjuhlissa Ida kokosi L-SP:n vuoden 2018 vuoden toimintasuunnitelmaa SP:lle toimitettu kommentit vuoden 2018 toimintasuunnitelmaluonnokseen ja asiantuntijuuden teemoihin Valmentajajaoston Torilla tavataan -kokous oli 13.8.2017; osallistujamäärä aika pieni, ohjelmassa oli mm. SP:n koulutussetti valmentamisesta ensi vuoden osalta täytyy miettiä ajankohtaa ehkä uudelleen AR:n eka kokous 28.8.2017, jaosto seuraavaksi 11.9. ja laajennettu KR pestausvalmentajille 18.9.2017 Keskitettyyn pestihakuun laitettu valm entajat ja vastaava(t) lpk - valmentaja(t) Porissa pidetty 20.8.2017 Tervetuloa partioon (lpk -jaosto) ja Riehakas ryhmä haltuun -koulutukset Lippukuntapäivään tulossa koulutukset lpk:n uusista johtajapesteistä (sama setti kuin toukokuussa Turussa&Porissa) ja Tervetuloa partioon (lpk -jaosto), uudet pestit teemana myös messupisteellä SP:n valmentajavastaava-skype oli 12.6.2017 ja seuraavat pidetään 31.8. klo 17.30, 11.10. klo 17.30 ja 29.11. klo 17.30 SP:n laadun minimikriteeri työryhmä kokoontui 21.6.2017 ja Skypessä 7.8.2017 eka versio tulossa kommentoitavaksi Johtajatulilla Vanhojen lippukunnanjohtajien illan VaLi:n 7.11.2017 suunnittelu alkamassa Sytytyspalojen kanssa ollaan myöhässä aikataulusta: kevään alueista haastattelematta Huittinen Lippukuntapuheluista on jäljellä enää viisi aluetta eli Altti, Pohjoiskulma, Pohjois-Turku, Rauma ja Saviseutu, jotka soitetaan vuoden loppuun mennessä. Yhteisen asialistan (kokoukset lokakuussa) materiaalipyyntö on tulossa lähiaikoina; toiveissa saada jotain ainakin liittyen syyskokoukseen (mitä lpk:n olisi hyvä pohtia&perehtyä ennakkoon ym. Paneliassa (Kiukainen) toiminnan uudelleen käynnistäminen etenee: partio esittäytyi kylätapahtumassa, flyereita kylän kaupassa ja kirjastossa. Koulun kanssa sovitaan infoillasta (pidetään vko 38), koulun kautta mahdollista myös tiedottaa.
Piirihallitus Pöytäkirja 4 (9) Kokemäellä yhteys kaup. vapaa-aikapäällikköön, mikä olisi hyvä väylä saada näkyvyyttä. Infoilta suunnitelmissa syyskuulle. Siikaisista kysytty alkavan syksyn kuulumiset: syksyn toiminta käynnistynee 3:lla ryhmällä (su, se, ta). Selvitetty toiminnan mahdollisuuksia srk:n kautta Laviassa, jossa partiotoimintaa ei tällä hetkellä ole. Kuksassa tehty kartoitus mahdollisista muista hiipumassa olevista lippukunnista KASVATUS Ohjelmaryhmän kesäkokous oli 4.7. Ukissa, vapaamuotoisesti. Pestipäivityksiä on jatkettu elokuussa. Seuraava ohjelmaryhmän kokous on 24.8.2017 aiheena jaostokuulumisten ohessa mm. kasvatustavoitteiden päivitystilanne ja niiden kommentointi. Kasvatustavoitteiden työstämistä jatketaan SP:n tasolla Johtajatulien yhteydessä. Ohjelmaryhmä ja eri jaostot ovat jättäneet pestihakuun omat ilmoituksensa. Muutama jaosto ei jättänyt ilmoitusta. Kun Ilmo on lyöty lukkoon, päästään suunnittelemaan lippukunnille jaettavia ikäkausikelloja. Muutamassa elo-syyskuun tapahtumassa vähän ilmoittautuneita. Osalle jaostoista markkinointi tuntuu olevan edelleen kovin hankalaa. O365 pääkäyttäjäkoulutuksiin on ilmoittautunut henkilö vain muutamista jaostoista. VAPAAEHTOISTUKI (Koulutusryhmä) Kesäkokous 12.6. Teijolla, keskusteltiin ajankohtaisista asioista, ei muistiota Kokous 22.8.: o Ko-Gi-asiat yleisesti, Ko-Gi valmiiksi 2017 -projektissa on jaettu kahdet nappulat tähän mennessä o Toimintasuunnitelma 2018 ja paikkavaraukset: muutama paikka vielä vaihtuu, koska kaikki paikat eivät ole talvikäytössä o Laajennetun KR:n kokous 18.9.; kutsuttavat, sisältö, käytännönjärjestelyt, sovittiin miten edetään o Lippukuntapäivän 24.9. järjestelyt hyvällä mallilla o O365 KR:n näkökulmasta, pääkäyttäjät (2) valittu o Piirirekryyn tehty 4 pesti-ilmoitusta ja nyt odotellaan kiinnostuneita tyyppejä o Koulutusfestarien 29.9.-2.10. tilanne hyvä o Syksyn pj-kurssilaisten jako tehty kesäkuussa, jolloin myös hyväksymiskirjeet lähteneet o Ko-Gi-kurssit 2018: tulossa 6 kurssia, joista yksi pääsiäisenä, lyhyenä ja pitkänä kesäkurssina, purjehduksena, vaelluksena sekä vuodenvaihteessa o Partiokouluttajakurssin (17.-19.11.) jälki-ilmoittautuminen päättyy 13.10. o Seuraava kokous 18.9., ensin laajennettu KR (kutsutaan pestausvalmentajat), jonka jälkeen ryhmän oma kokous
Piirihallitus Pöytäkirja 5 (9) VAPAAEHTOISTUKI (Aikuis- ja luottisryhmä) Menneet tapahtumat: - kesän aikana ei ollut tapahtumia Tulevat tapahtumat: - 7.10. Luottiskoulutus Viestintä: - Partiopolku-lehteen tehty aikuisjuttu - Repolaisen jäsennumeroon 4/2017 tulossa juttu sekä aikuisten tapahtumista että uudesta mentorointikierroksesta - Luottissanomien DL 4.9., viesti puhiksille tulossa Edellinen kokous 14.8.: - Tapahtumavastaavaksi pestattu Kati Haapasalo, aikuisluotsivastaavaksi Laura Nordgren - Luottislahjasta keskustelu ja päätetty - Lippukuntapäivä ryhmän osalta sovittuna - Piirirekry käynnissä, pesti-ilmoituksia tuli kaikkiaan 28 - tosi hienosti http://www. lounaissuomenpartiopiiri. fi/ajankohtaista/uutiset/23-08- 2017_hae-avoimia-luottispestej%C3%A4-piirirekryss%C3%A4 - Luottiskoulutuksen suunnittelu hyvässä vauhdissa, myös Organisaatiossa toimiminen -koulutusta (helmikuu 2018) pohditaan -Syksyn aikuisten tapahtumat sovittu ja markkinointi alkamassa -Uusi mentorointikierros alkamassa - O365 pääkäyttäjä valittu - Seuraava kokous 12.9. TALOUS Adventtikalenterikampanja: o Kalentereita tilattu 65 000 kpl, o Myyntipalkintoja (EA-laukku) tilattu 800 kpl (6,14 /kpl) o Tänä vuonna myynnissä myös Mauri Kunnaksen joulukorttipaketteja (varasto noin 7000 kpl). Viimevuotinen Facebook -markkinointi toimi hyvin hintaansa nähden (n. 50 ). Toteutetaan myös tänä vuonna. o Lähdemmekö suoramarkkinoimaan kalentereita yrityk sille? SP on kontaktoinut noin neljääkymmentä pörssiyritystä (ensin sähköpostilla, sitten puhelimitse), mutta se ei ole vielä poikinut kauppoja. 8. Piirin projektit 1: HuHu-leirin tilanne Paikka selviää syyskuun puolen välin jälkeen, 5 paikkaa tsekattavana. Vahva ehdokas Kirjurinluoto, synergiaedut tällä olisivat kiistattomat. Nettisivut kohta valmiina, heti sen jälkeen alkaa pestirekry. Markkinoidaan Johtajatulilla tarroin, lpk -pvä ja syyskokous toki myös. Ohjelman runko valmis. 4 alaleiriä ja 4 ohjelmalaaksoa (toimivat 2 päivää). Staabi kokoontunut kahdesti, intoa on! Leirin päivämäärät ovat 5. - 9.6.18, raksa ennen sitä.
Piirihallitus Pöytäkirja 6 (9) Hieno leirimerkki nähtiin, beach -teemainen. Porin Suuri Juhla Nimi ratkeaa näillä näppäimillä, kirjoitusasu oli vielä epävarma, joten siksi ei vielä tietoa. Tällä viikolla päälliköt laativat pestikuvaukset, sitten pestit auki. Johtajien työnjako: Inkalla HR, sidosryhmä ja viestintä, Outilla ohjelma, logistiikka ja talous. Marilla kokonaisuuden hallinta. Staabin pestikeskustelut valmiina ensi viikolla. Tapahtuma käyttää viestintäänsä Driveä. Viestinnällä paljon nyt töitä, graafinen ilme valmistuu lokakuussa. Yhteiset asiat: Kululaskujen käsittelystä sovittu Riitan kanssa. Joku staabilainen esitarkastaa laskut, jotta tiliöidään oikein. Molemmat palauttavat talousarvionsa 10.9. Projektisuunnitelmat ennen seuraavaa TVK:aa. Yhteinen staabien tapaaminen suunnitteilla, mahdollisesti 13. -14.1, jolloin SuPo on jo sopinut tapaavansa. Viestintäihmiset koppaavat Maaritin kanssa palaverin mahd.pian. Staabien välillä yhteistyötä siitä, ketä on hommiin jo kysytty. Pääsääntöisesti HuHu flirttaa vaeltajien kanssa ja SuPo liehittelee vanhempia ikäluokkia. Jos HuHu Kirjurinluodolla, on mahdollista, että SuPon sidosryhmätyypit vastaisivat myös Huhusta. Tämä helpottaisi yhteyksiä Porin kaupungin suuntaan ja olisi selkeämpää. Tähän palataan, kun paikka ratkeaa. Alussa projektiryhmämme kokoontuu tiiviimmin, että saadaan kaikki pyörät pyörimään. Hektisen alkuvaiheen jälkeen n. kerran kuussa. Myös eri ryhmät kokoontuvat keskenään, olen mukana niissä aina, kun vain pääsen. Seuraavat kokoukset 4.9 klo 16.15 ja 20.9 klo 16.15. 2: Yhteiseen Partioon -hanke Yhpalla on ollut kesälomalla, seuraava kokous on 30.8. Kesän aikana on työstetty valmiiksi kouluyhteistyömateriaali (materiaali ammattihenkilöstölle, partioharrastukseen kannustettavan lapsen perheelle ja lippukunnille). Materiaali lähetetään ala- ja yläkouluille syyskuun aikana. RAUTA-koulutus ryhmänohjaajille, joilla yksinäisiä, ujoja, syrjään vetäytyviä lapsia ryhmässään, vaatii vielä markkinointia. Meillä on mahdollisuus kouluttaa 35 ryhmänohjaajaa 16.9. klo 9-15 Henrikin kirkolla maksutta yhdessä ammattikasvattajien kanssa (kurssin ovh 220 e / osallistuja). Toimii kaikille.
Piirihallitus Pöytäkirja 7 (9) 9. SP:n kuulumiset 1: Paras vapaaehtoistyö 2017 -kyselyn raportti, liite 5 Sanna Ahtiainen ja Marika Hirvonen valmistelevat yhteenvedon seuraavaan kokoukseen, dl 12.9. 2: Ylimääräinen jäsenkokous 28.10.2017, liite 6 3: Päätettiin avata haku delegaatioon, päätös syyskuun aikana. Susanna Koivisto ja Stefan Stjärnstedt hoitavat. LSP:n delegaatio on 23 henkilöä. SPH VII, liitteenä esityslista ja pöytäkirja liite 7 a ja b 10. Lippukuntapäivä 2017 Kuullaan Lippukuntapäivän valmistelusta Päätettiin merkitä tiedoksi lippukuntapäivän valmistelun tilanne: yhteisen osuuden puhujina toimivat Rauman Yrittäjät ry.n toiminnanjohtaja Sari Mantere ja Rauman RS-Rakennus Oy:n tekninen johtaja Antti Simula 11. Ohjattu rekrytointityöryhmän katsaus Kuullaan rekrytointityöryhmän katsaus 12. Talous 1, että piirirekry on auki ja avoinna on 28 pestiä. Adventtikalenterien myyntikampanjan, sekä yritysmyynnin esittely. Talousryhmän puheenjohtaja Miikka Sipilä esittelee. Päätettiin merkitä tiedoksi adventtikalenterien myyntikampanja ja yritysmyynti piirissä. 2 Talousarvio 2018 Talousryhmän puheenjohtaja Miikka Sipilä ja toiminnanjohtaja Kalle- Pekka Mannila esittelevät. Päätettiin merkitä tiedoksi talousarviosuunnittelun vuodelle 2018 tilanne ja jatkaa valmistelua seuraavaan kokoukseen. 13. Syyskokous 2017 Lounais-Suomen Partiopiirin syyskokouksen järjestelyt ja koollekutsuminen. Päätettiin koollekutsua piirin syyskokous Saloon sunnuntaina 5.11.2017 klo 12.00 ( valtakirjojen tarkastus klo 11-11.45) ja sen järjestelyistä.
Piirihallitus Pöytäkirja 8 (9) 14. Vaalit syksyllä 2017 1 Vahvistetaan syyskokouksessa avoinna olevat piirihallituksen pestit. 2 Vahvistettiin piirihallituksessa syyskokouksessa avoinna olevat ministeripestit: Vapaaehtoistuen ministeri, alueministeri, kasvatusministeri ja talousministeri sekä kehitysministerin tilalle valitaan yhteiskuntasuhdeministeri ja projektiministeri Lounais-Suomen Partiopiirin vaalitoimikunnan kuulumiset syyskokouksen 2017 ehdokastilanteesta. ehdolle asettuneet: Helena Siivonen vapaaehtoistuen ministeriksi ja Ville Sahlström talousministeriksi 15. Porin partiotoimisto Porin partiotoimisto muuttaa 30. -31.8. Porin linja-autoasemalle, osoitteeseen Itsenäisyydenkatu 44, Pori. Tiloihin on teetetty pintaremontti, jonka kustannusarvio on n. 4000 ja tämän lisäksi tiloihin on hankittu toimistokalusteita n. 3000 :lla. 16. Piirihallitukselle tiedoksi 1. Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän yhteinen kirkkovaltuusto on kokouksessaan 15.6.2017 päättänyt myöntää Lounais-Suomen Partiopiirille 24 500 avustuksen. Avustusten saajien tulee 30.4.2018 mennessä antaa Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän kirkkoneuvostolle selvitys siitä, että myönnetty avustus käytetään anottuun tarkoitukseen. Selvitykseen tulee sisältyä tuloslaskelma, tase, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus vuodelta 2017. Mikäli yhdistys anoo avustusta myös vuodeksi 2018, selvitykseen tulee liittää vuoden 2018 toimintasuunnitelma. 17. Piirin toiminta vuonna 2018 1 Piirin toimintasuunnitelma vuodelle 2018 Varajohtaja Ida Arminen esittelee Todettiin valmistelun tilanne ja Tsykli-stopin päivämäärä 29.8. 2 ILMO vuodelle 2018. viestintä- ja markkinointiministeri Susanna Koivisto esittelee Todettiin valmistelun tilanne 18. Uudet partiojohtajat (liite 6) Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat. Liite kokouksessa Päätettiin vahvistaa piirinjohtajan myöntämä partiojohtajavaltakirja.
Piirihallitus Pöytäkirja 9 (9) 19. Seuraavan kokouksen aiheita päätetään syyskokoukselle esitettävästä toimintasuunnitelmasta päätetään syyskokoukselle esitettävästä talousarviosta päätetään syyskokoukselle tehtävästä esityksestä Partioneuvoston jäsenten valinnassa todetaan Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry:n hallituksesta erovuorossa olevat ja keskustellaan tarvittavista toimista käsitellään talouskatsaus touko-elokuun osalta. keskustellaan syyskokouksessa mahdollisesti annettavasta julkilausumasta tilastotyöryhmän katsaus TOS Miikka Sipilän päätös ja tarjoiluvuoro HuHu:n ja Porin tapahtuman esittelyt klo 17:00 20. Kokouksen päättäminen -puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.35 Pöytäkirjan vakuudeksi Stefan Stjärnstedt puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila sihteeri