VAASA-OPISTON HENKILÖSTÖN PEREHDYTTÄMINEN

VAASA-OPISTON HENKILÖSTÖN PEREHDYTTÄMINEN Klaus Salonen Kehittämishankeraportti Maaliskuu 2009 Ammatillinen opettajakorkeakoulu

JYVÄSKYLÄN KUVAILULEHTI AMMATTIKORKEAKOULU 27.2.2009 Tekijä(t) SALONEN, Klaus Julkaisun laji Kehittämishankeraportti Sivumäärä 26 Luottamuksellisuus Julkaisun kieli Suomi Työn nimi VAASA-OPISTON HENKILÖSTÖN PEREHDYTTÄMINEN Salainen saakka Koulutusohjelma Ammatillinen opettajakorkeakoulu Työn ohjaaja(t) LIETONEN, Raija Toimeksiantaja(t) Vaasa-opisto Tiivistelmä Laatuajattelun ja suurten muutosten myötä perehdyttämisen tarve on jo pidempään tiedostettu Vaasa-opistossa. Vuonna 2006 aloitettiin perehdyttämisen valmistelu ja 2008 opistoon perustettiin työryhmä suunnittelemaan ja toteuttamaan perehdytystä, ensin koemielessä kokemusten kartuttamiseksi rajattuna kokeiluna ja 2009 vuoden aikana käyttöönotettavaksi normaaliksi toiminnoksi. Työskentelytavaksi päätettiin ensin kartoittaa eri sektoreiden nykytilaa ja käytäntöjä päivittämällä ja täydentämällä aiemmin 2006 luotua tarkistuslistaa ja siitä luomalla kaikenkattava ns. masterlista. Lista toimitettiin kaikille sektorivastaaville ja vahtimestareille kommentoitavaksi ja päivitettäväksi heidän omiin tarpeisiinsa sopivaksi. Kaikki listan saaneet palauttivat työryhmälle itselleen räätälöidyn, päivitetyn listan. Seuraavaksi kaikki sektorivastaavat haastateltiin henkilökohtaisesti ja yhdessä palautetun listan ja haastatteluissa saaduista tuloksista muodostettiin sektorikohtaiset perehdyttämisen tarkistuslistat. Tarkistuslistat koekäytettiin syyslukukauden 2008 alussa. Vuoden 2009 helmikuussa tutkin perehdytyskokeilun tuloksia. Tarkistuslistat noudattavat sekä yhteisiä että sektorikohtaisia tarkistekohtia. Näin menetellen varmistetaan perehdyttämisen kattavuus, laatu ja yhdenmukaisuus Vaasaopistossa. Piiloagendana tehdyn työn turvaamiseksi ja jatkuvuuden sekä ajankohtaisuuden varmistamiseksi oli tarkoituksena luoda menettelytavat tarkistuslistojen päivittämisrutiineille. Avainsanat (asiasanat) Perehdyttäminen, perehdyttäjä, perehdytettävä, perehdyttämisen tarkistuslista Muut tiedot

Authors SALONEN, Klaus Type of Publication Development project report Pages 25 Language Finnish Confidential Title WORK INTRODUCTION AT THE VAASA-OPISTO Until Degree Programme Vocational Teacher Education Tutor LIETONEN, Raija Assigned by Vaasa-opisto Abstract Due to emerging quality thinking and extensive structural administrative changes, the need for a proper and systematic work introduction has gradually emerged at the Vaasa-opisto. Beginning in 2006 preparation for the introduction proceedings was initiated, and in 2008 a work group was formed with the sole purpose of planning and implementing work introduction at the Vaasa-opisto. The task was divided into planning, implementation and evaluation. The planning and implementation phase was conducted in the beginning of 2008 by both evaluating results from the earlier effort in 2006, and by evaluating and adapting existing procedures to Vaasa-opisto s needs. The proceedings of the earlier work was updated by the group and a master check list was created and distributed among the personnel for adaption to each sector s needs. The check lists were then returned and following that each head of department was personally interviewed. Thus a checklist for each sector was created along with a master list covering all sectors was created. The implementation of the introduction proceedings was divided in to a test phase to be conducted in 2008 and a final implementation phase to be conducted at a later time pending findings and evaluation from the test phase. Keywords Introduction, Introduce, Introducer, Check list for introduction Miscellaneous

SISÄLTÖ 1 JOHDANTO... 1 2 VAASA-OPISTO... 3 2.1 Toiminnan tavoite... 4 2.2 Organisaatio muutoksessa... 4 3 PEREHDYTTÄMINEN JA TYÖNOPASTUS... 6 4 PEREHDYTTÄMISEN KEHITTÄMINEN VAASA-OPISTOSSA... 8 4.1 Perehdyttämisen nykytila... 8 4.2 Perehdyttämisen tavoitteet... 8 4.3 Perehdytettävät... 9 4.4 Perehdyttäjät... 9 5 PEREHDYTYKSEN TARKISTUSLISTA... 11 6 ITSEARVIOINTI... 13 LÄHTEET... 14 Kirjalliset lähteet... 14 Sähköiset lähteet... 15 LIITTEET... 16 Liite 1 Perehdyttämisen ns. masterlista.... 16 Liite 2 Atk sektorin tarkistuslista... 20

1 JOHDANTO Suoritan työni ohessa Jyväskylän ammattikorkeakoulun ammatillisen opettajankoulutuksen pedagogisia opintoja. Esillä oleva kehityshankeraportti on osa tätä 60 op:n kokonaisuutta. Toimin apulaisrehtorina Vaasa-opistossa ja olen rehtorilta saanut tehtäväkseni vakiinnuttaa henkilöstölle perehdyttämisrutiinit. Vaasa-opiston henkilöstöstä n. 140 toimii tuntiopettajina pääosin oman toimensa ohella. Vuosittainen vaihtuvuus on 6-8%. Vakituinen henkilöstö koostuu rehtorista ja apulaisrehtorista sekä kurssisihteeristä, kanslistista, kahdesta vahtimestarista ja 1-2 työllistettävästä vahtimestarista, videopajan hoitajasta sekä 7 johtavasta opettajasta, ns. sektorivastaavasta. Vuosittainen vaihtuvuus tässä ryhmässä on pieni. Perehdyttämisen tarve on tiedostettu jo jonkin aikaa ja sen merkitys on kasvanut koko ajan ja kasvanee jatkossakin toiminnan muuttumisen ja monipuolistumisen sekä kurssimäärän kasvamisen myötä. Lisäksi opiston hallinnolliset työrutiinit ovat olleet suurten muutosten kourissa. Palkkalaskenta on keskitetty kaupungin alaisuuteen ja kurssihallintaohjelmisto on vaihdettu nettipohjaiseen sovellukseen. Sen myötä kurssien suunnittelu ja aikataulutus ovat menneet uusiksi. Lisäksi opisto on kaupunginvaltuuston päätösten mukaisesti tiivistänyt yhteistyötä ruotsinkielisen työväenopiston, Arbiksen, kanssa. Käytännössä tämän huomaa yhteisestä kurssiohjelmasta ja joiltain osin jaetuista opettajaresursseista ja -tiloista. Myös laatuajattelu on nostanut päätään opistossa ja on osaltaan sekin myötävaikuttanut perehdyttämisen tärkeyden uudelleenarviointiin. Laatuajattelu ja sen läpivieminen kiinteyttänee muutaman vuoden sisällä perehdyttämisen tarkistuslistojen täysimittaista käyttöönottoa osana Vaasa-opiston normaalia käytäntöä. 1

Ensimmäiset perehdyttämisen sisällön kartoitukset tehtiin jo vuonna 2006. Tulokset olivat laihoja ja jäivät kansioon pölyttymään vuoden 2007 loppuun asti, jolloin päätös systemaattisen perehdyttämisen käyttöönotosta tehtiin ja rehtori antoi tehtävän apulaisrehtorille joulukuussa 2007 suoritettavaksi vuoden 2008 aikana. Tehtävää varten perustin perehdyttämisen kehittämisryhmän jonka työ alkoi suunnittelutyöllä tammikuussa 2008. Etenemistavaksi päätettiin kartoittaa eri sektoreiden nykytila ja käytännöt sekä dokumentoida tiedossa olevat perehdyttämistarpeet. Perustaksi otettiin Vaasan kaupungin käyttämä perehdyttämisopas, joka muokattiin opiston tarpeiden mukaiseksi. Siihen lisättiin tiedossa olevat sektorikohtaiset tarpeet ja luotiin näin perehdyttämisen tarkistuslista ns. masterlista, joka kattoi kaikki opiston tiedossa olevat tarpeet. Masteri kierrätettiin tämän jälkeen vakituisen henkilöstön kesken omakohtaista räätälöintiä varten. Siitä poistettiin, lisättiin ja siihen muokattiin sektorikohtaisesti omia perehdyttämistarpeita. Saatiin aikaiseksi sektorikohtaiset perehdyttämisen tarkistuslistat, joita sektorivastaavat palauttivat kehitysryhmälle. Seuraavassa vaiheessa kehitysryhmä haastatteli henkilökohtaisesti sektorivastaavia näiden palauttamien tarkistuslistojen pohjalta. Näin menetellen saatiin yhteisesti hyväksytty ja vahvistettu sektorikohtainen perehdyttämisen tarkistuslista aikaiseksi. Niistä koostettiin myös uusi ns. koko opiston perehdyttämisen tarkistusmasterlista. Heti kesälomien jälkeen kehitysryhmä loi käyttö- ja käyttöönotto-ohjeistukset sektorikohtaisille perehdyttämisen tarkistuslistoille. Tarkistuslistat digitoitiin ja muokattiin sähköiseen käyttöön intranetissä. Syyslukukaudella 2008 otettiin koe- ja tutustumismielessä käyttöön uudet sektorikohtaiset perehdyttämislistat. Ensikokeilussa sektorivastaavat itse saivat päättää keille perehdyttäminen pidettiin tarkistuslistoja käyttäen ja keille ei. Syyslukukauden kokemukset arvioitiin joulukuun 2008 ja tammikuun 2009 välisenä aikana ja tulosten perusteella päätetään loppukevään aikana jatkosta 2

sekä sisällöstä että käytännöistä. Jatkotoimenpiteet ovat tämän raportin ulkopuolella. Toivomus on, että henkilöstö sitoutuu perehdyttämiseen näiden tarkistuslistojen avulla ja myös jatkossa kehittää ja ylläpitää niitä. Tällöin kehityshankkeesta olisi suoraa konkreettista hyötyä Vaasa-opiston toiminnassa. 2 VAASA-OPISTO Vaasassa asui vuoden 2008 alussa vajaat 58.000 asukasta. Vaasan kaupunki on alueen suurin työnantaja runsaalla 5.000 työntekijällään. He työskentelevät eri hallintokunnissa, joista suurimpia työllistäjiä ovat sosiaali- ja koulutussektorit n. 1.500 henkilön vahvuudella. Vaasan työväenopisto, myös Vaasa-opistona tunnettu toimii omana hallintokuntanaan 13 vakituisen ja n. 140 osa-aikaisen henkilön voimin. Toiminta on jakautunut kahdeksalle eri sektorille; 1. Taideaineet 2. Kielet 3. Puu- ja metallityö 4. Tanssi ja liikunta 5. Yhteiskunnalliset aineet 6. Atk ja Musiikki 7. Käden taidot 8. Taiteen perusopetus Opisto onkin 7.721 (kalenterivuosi 2007) kurssilaisten määrällä mitattuna Vaasan isoin opinahjo jättäen jälkeensä Vaasan yliopiston ja suomen- sekä ruotsinkieliset ammattikorkeakoulut. Opiston varsinaisen toiminnan kurssilaisia oli 6.783, taiteen perusopetuksessa 588 ja maksupalvelukursseilla 350. 3

2.1 Toiminnan tavoite Toiminnan tavoite perustuu voimassaolevaan lainsäädäntöön ja Vaasa-opiston toimintasääntöön, jonka kaupunginvaltuusto on hyväksynyt 19.2.2006. Toimintasäännössä viitataan johtosääntöön, jossa toiminnan tavoite muotoutuu 2 :ssä seuraavasti; Opiston päätehtävä on aikuiskasvatuksen edistäminen. Elinikäisellä oppimisen periaatteella kansalaisille tarjotaan opintokokonaisuuksina sellaisia tietoja ja taitoja, jotka ottavat huomioon kansalaiselämän, kansainvälisyyden ja yhteiskunnan nopeasti muuttuvat tarpeet sekä elinympäristömme, edustaen myös omaehtoista opiskelua ja itsensä henkistä ja ammatillista kehittämistä. Tavoitteena on myös tarjota kansalaisille yli ikärajojen mahdollisuutta aktivoitua kulttuurin ymmärtäjiksi ja omaehtoisiksi tuottajiksi. 2.2 Organisaatio muutoksessa Opiston työntekijöiden vaihtuvuus on, n. 6-8% luokkaa vuositasolla kurssi- ja kausiluonteisesta toiminnasta johtuen. Laatuajattelu ja sen osana opetuksen suunnittelu ja sen seuranta sekä sisäinen että ulkoinen arviointi muuttavat Vaasa-opistossa totuttuja rutiineja. Myös laadun ylläpitäminen asettaa vaatimuksia työskentelytapojen ajankohtaistamiselle ja yhdenmukaistamiselle. Perehdyttämisellä ja työnopastuksella onkin siitä johtuen tavanomaista suurempi merkitys. Tällä hetkellä kuitenkin johdonmukainen perehdyttäminen puuttuu ja se onkin käytännössä pitkälti jäänyt sektorivastaavan ja työntekijän omille harteille. Syyslukukauden alussa on kyllä opettajien yhteinen neuvonta/tapaamistilaisuus, jossa aivan keskeisimmät asiat käydään läpi luentomuotoisesti ja tiivistetään tilaisuudessa jaettavassa ns. opettajan oppaassa. Seurantaa tai (itse)arviointia ei vielä suoriteta. Rinnakkain perehdyttämisen kanssa Vaasa-opistossa on kehitteillä arviointi- ja opetustyön suunnittelu- ja seurantaprojektit. Näiden käynnistäminen lähes samanaikaisesti perehdyttämistarkistuslistan käyttöönoton kanssa asettanee suuria muutospaineita etenkin vakituiselle henkilöstölle, mutta myös tuntiopettajille. Projektien käyttöönotto on kuitenkin suhteellisen pehmeä, joten 4

varsinaisia ongelmia ei asiassa uskota olevan. Jatkossa tulee kuitenkin olla tarkkana. Riski on ilmeinen aikaisempiin kokemuksiin viitaten: käyttöönotto vesittyy ilman kunnon seurantaa. 5

3 PEREHDYTTÄMINEN JA TYÖNOPASTUS Perehdyttämisellä tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä, joiden avulla uusi työntekijä oppii tuntemaan työpaikkansa, sen tavat, ihmiset ja työnsä sekä siihen liittyvät odotukset. Työnopastukseen puolestaan kuuluvat kaikki ne asiat, jotka liittyvät itse työn tekemiseen. Näitä ovat esimerkiksi työkokonaisuus, mistä osista ja vaiheista työ koostuu sekä mitä tietoa ja osaamista työ edellyttää. Lisäksi tarvitaan tietoa työssä käytettävistä koneista ja välineistä, työhön liittyvistä terveys- tai turvallisuusvaaroista sekä siitä kuinka työ tehdään turvallisesti. Työturvallisuuskeskus määrittelee asian seuraavasti; Työnantajan on huolehdittava, että työntekijä perehdytetään riittävästi työpaikan oloihin, työn oikeaan suorittamiseen ja työhön mahdollisesti liittyviin terveysvaaroihin uusien koneiden ja laitteiden toimintatapaan ja niistä johtuviin menetelmiin menettelytapoihin, joita on noudatettava, kun aloitetaan ja lopetetaan työ, puhdistetaan, säädetään, huolletaan ja korjataan koneita sekä silloin, kun sattuu häiriöitä tai koneet ja laitteet vioittuvat työssä käytettävien koneiden ja laitteiden turvallisuusmääräyksiin sekä työsuojelusäännösten mukaisiin menettelytapoihin ja varomääräyksiin. Opastuksen tulee ulottua sektorikohtaisesti soveltuvin osin myös oppilaille. Tämän hoitavat pääasiassa opettajat. Työnopastus koskee tarvittaessa kaikkia, myös jo pitempään työssä olleita työntekijöitä. Perehdyttäminen ja työnopastus tulee nähdä investointina, jolla lisätään henkilöstön osaamista, parannetaan laatua, tuetaan työssä jaksamista ja vähennetään työtapaturmia ja poissaoloja. Kyseessä on jatkuva prosessi, jota kehitetään henkilöstön ja työpaikan tarpeiden mukaan. Perehdyttäminen voidaan nähdä myös uuden työvoiman rekrytoinnin viimeisenä vaiheena, jolla voidaan joko lisätä rekrytoinnin onnistumista tai 6

tuhota onnistunut rekrytointi. Perehdyttämisessä on kyse myös kunnan ja uuden työntekijän arvojen yhteensovittamisesta. (Suomen Kuntaliitto) 7

4 PEREHDYTTÄMISEN KEHITTÄMINEN VAASA-OPISTOSSA Tämän hankkeen tarkoituksena on kehittää perehdyttämistä Vaasa-opiston tarpeisiin. Työnopastus jätetään kokonaan tarkastuksen ulkopuolelle sektorivastaavien vastuulle. Perehdyttäminen Vaasa-opistossa on tarkoitus soveltuvin osin räätälöidä eri sektoreille sopivaksi. Käytännössä tämä tiivistyy sektorikohtaiseen tarkistuslistaan. Tässä hankkeessa esittelen perehdyttämisoppaan s.o. mastertarkistuslistan yleisellä tasolla ja osan oppaasta esimerkinomaisesti atk-sektorilta. 4.1 Perehdyttämisen nykytila Perehdytys on perinteisesti ollut sattumanvaraista ja sekä sisällöltään että laadultaan hyvin vaihteleva. On ollut epätietoutta perehdytyksen vastuusta, sisällöstä ja menettelytavoista. Puutteellisesta perehdytyksestä on seurannut ylimääräistä ja turhaa työtä, epävarmuutta, syyttelyä ja ad-hoc -ohjeistusta joka on koostunut joko kirjallisista ohjeista, joita on liimattu pitkin ja poikin seiniä ja muita vapaita pintoja, tai sanallisesta ohjeistuksesta, joka on pääasiallisesti ollut luonteeltaan alentavaa, nuhtelevaa ja rangaistavaa kunnon brezneviläiseen henkeen. Lisäksi nämä sanalliset ad-hoc -ohjeistukset ovat olleet usein ristiriidassa aiemmin annettujen ohjeistusten kanssa. Tämän ilmapiirin ja työskentelytavan loi nykyisten rehtoreiden edeltäjät ajan hengessä, käytäntöjen mukaan. Uuden vuosituhannen ja uusien rehtoreiden tullessa taloon tästä ilmapiiristä on haluttu päästä eroon. Ajan vaatimukset myös taloudellisesta ja hyvälaatuisesta opetuksesta ovat asettaneet vaatimuksia hyvälle ja tehokkaalle perehdyttämiselle. 4.2 Perehdyttämisen tavoitteet Perehdyttämisen päätavoitteena on nopeuttaa ja helpottaa Vaasa-opiston työntekijän tehokasta, virheetöntä ja turvallista sekä motivoivaa työhön ryhtymistä ja sulautumista työyhteisöön sen toimivaksi osaksi. Lisäksi 8

tavoitteena on luoda hyvä perusta, jolle työnopastus rakentuu. Lisäbonuksena syntyy laadun ylläpitämiselle ja benchmarkingille merkittävä työväline. Onnistuneen perehdyttämisen tunnusmerkkejä ovat: oppiminen tehostunut ja oppimiseen käytetty aika lyhentynyt. myönteinen suhtautuminen työhön ja työyhteisöön. työhön sitoutuminen. perehdytettävälle ja asiakkaille syntynyt myönteinen yrityskuva. virheet ja niiden korjaamiseen kulutettu aika vähentynyt. turvallisuusriskit vähentyneet. poissaolot ja vaihtuvuus vähentyneet. kustannuksia säästynyt erilaisten häiriötekijöiden vähennyttyä. 4.3 Perehdytettävät Vaasa-opiston tavoitteena on ulottaa perehdyttäminen koskemaan koko henkilöstöä. Alkuvaiheessa perehdytys suuntautuu uuden henkilöstön perehdyttämiseen. Perehdytettävät kuuluvat joko vakiohenkilöstöön tai tuntiopettajiin. 4.4 Perehdyttäjät Perehdyttäjän tulee olla ammattitaitoinen ja motivoitunut koulutustehtäväänsä. Ketään ei voi, eikä pidä määrätä vastoin tahtoaan tehtävään. Uuden työntekijän ja perehdyttäjän keskinäinen ja tiivis yhteistyö takaa parhaiten tavoiteltavan ammattitaidon. (Joensuu, T, Paakkanen, T. 2008). Vaasa-opiston vakiohenkilöstö jakautuu sektorivastaaviin, hallinnolliseen tai muuhun henkilöstöön. Muu henkilöstö koostuu vahtimestareista ja videopajan hoitajasta. Perehdyttäjät koostuvat vakiohenkilöstöstä. Uuden työntekijän ollessa kyseessä pätee, että hallinnon henkilöstö perehdyttää hallinnon henkilöstöä, sektorivastaavat tuntiopettajia ja rehtorit sektorivastaavia. Muuhun henkilöstöön lukeutuvat vahtimestarit perehdyttävät toisiaan. 9

Rehtorin esimies on Vaasan kaupungin apulaiskaupunginjohtaja ja perehdyttämisen osalta hänen työkuvansa kuulunee rehtorin perehdyttäminen omalta osaltaan ja opiston osalta vakiohenkilöstö perehdyttää rehtoria kompetenssinsa mukaan. Apulaisrehtorin esimies on rehtori, joka perehdyttää hänet muun henkilöstön täydentäessä kompetenssinsa mukaisesti. Rehtorit vastaavat muilta osin perehdyttämisestä delegoimalla sen parhaaksi katsomallaan tavalla. 10

5 PEREHDYTYKSEN TARKISTUSLISTA Perehdyttämisessä käytettävä tarkistuslistan sisältö on haettu ja koostettu eri lähteistä, joista tärkeimpänä Työturvallisuuskeskuksen laatima perehdyttämisja työnopastusopas. Tämän pohjalta laadittu ja sovellettu Vaasan kaupungin laatima samanniminen opas on myös ollut aktiivisessa käytössä. Edellä mainittujen lisäksi luonnollisesti Vaasa-opiston oma henkilöstö eri tilaisuuksissa ja tilanteissa on aktiivisesti vaikuttanut sisältöön kuten myös työlainsäädäntö, työturvallisuus- ja kunnallislaki sekä tekijän kartuttama tieto ja kokemus sekä ns. hiljainen tieto. Perehdyttämisopas/tarkistuslista, edempänä ja jäljempänä tekstissä ns. masterlista, koostuu seuraavista osioista (Liite 1 ja 2); 1. Yksikkö; toiminta ja asiakkaat Tässä osiossa käsitellään Vaasa-opistoa kokonaisuutena. Toimintaajatus ja palveluidea esitellään kuten myös asiakkaat. 2. Organisaatio ja henkilöstö Organisaatio yleisellä tasolla ja johto sekä esimiehet, yhteistoiminta-, työturvallisuus ja ammattiyhdistys sekä muut yhdyshenkilöt ja yksiköt käydään läpi. 3. Toimintatavat yksikössä Arvot, käyttäytyminen ja muu vastaava käydään läpi. Hiljainen tieto yritetään dokumentoida. 4. Tilat ja kulkutiet Fyysinen suorituspaikka, pääsy ja turvallinen kulkeminen sekä työpaikan liikennejärjestelyt kuuluvat läpikäytäviin asioihin tässä kohdin. 5. Työaika ja työvuorot Työsopimukseen ja työn ajoittamiseen sekä poissaoloon liittyvät menettelytavat ja asiat. 6. Palkka-asiat Keskeisimmät palkkaan ja sen maksuun liittyvät asiat käydään läpi sekä yhteyshenkilöt nimetään. 11

7. Turvallisuusasiat, työterveyshuolto Keskeiset turvallisuuteen ja terveyteen liittyvät asiat ja yhteystiedot käyntiosoitteineen käydään läpi. Eri tilanteiden menettelytapoja ja ohjeistusta sekä sijaintipaikkoja listataan. 8. Tutustuminen omaan työskentely-ympäristöön Hyvin sektorikohtainen asia. Esimiehet ja työtoverit, toimintatavat kulkutiet ym esimerkiksi ympäristön ja tilojen siisteyteen liittyvät asiat käydään läpi. 9. Oma tehtävä Hyvin sektorikohtainen asia. Omat työhön liittyvät ohjeet, tehtävät, tavoitteet ym vastaavat sekä myös työympäristöön liittyvät seikat käydään läpi. 10. Koulutus ja sisäinen tiedottaminen Koulutukseen liittyvät asiat käsitellään. Perehdyttäminen, jatkokoulutus ja palaverit, työpaikkakokoukset sekä muut vastaavat tilaisuudet ja aineistot käsitellään tämän kohdan yhteydessä. 11. Muut asiat Tässä kohdassa käsitellään mitä tahansa perehdyttämiseen liittyvää, jota ei ole otettu huomioon tähän mennessä tarkistuslistassa. Ainakin virkistykseen ja jaksamiseen liittyviä asioita tulisi käsitellä tässä kohdassa mutta myös muuta kuten esimerkiksi puhelimien, tietokoneiden ja muiden laitteiden käyttöön liittyviä asioita sopii käsitellä tässä kohdassa. Kyseessä on cath all eli yleis-sieppari osio. (Liitteessä 1 on tarkistuslista kokonaisuudessaan.) 12

6 ITSEARVIOINTI Perehdyttäminen on uuden työvoiman rekrytoinnin viimeinen vaihe, jolla voidaan joko lisätä rekrytoinnin onnistumista tai tuhota onnistunut rekrytointi. Perehdyttämisessä on kyse myös kunnan ja uuden työntekijän arvojen yhteensovittamisesta. Tavoitteena perehdyttämisessä on tulokkaan tai muun perehdytettävän sopeutuminen tuloksentekoon. Tulos voi olla lisääntynyttä tehokkuutta, asiakastyytyväisyyttä tai laatua. Tulosta ovat myös vähentyneet tapaturmat, virheet ja vaaratilanteet. Hyvä perehdyttäminen luo pohjan tulokkaan työhyvinvoinnille. Perehdyttämisen avulla kunta voi tukea nuoria työntekijöitä ja siirtää vanhempien työntekijöiden kokemuksia eteenpäin. Perehdyttäminen luo myös positiivista työnantajakuvaa ja vaikuttaa osaltaan kunnan maineeseen (Kuntaliitto, kunta.net sivusto, 2009). Tässä hankkeessa esitetty perehdyttämisen sektorikohtainen tarkistuslista luo hyvän pohjan perehdyttämisen onnistumiselle Vaasa-opistossa. Mielestäni olen tarkistuslistan kohdalta onnistunut hyvin ja tavoite on siltä osin täytetty. Tarkistuslista on jatkuvasti muuttuva dynaaminen ohjenuora, jota tulee säännöllisesti ylläpitää. Olen vakuuttunut siitä, että mikäli listaa jatkossa ryhdytään käyttämään henkilöstö myös näkee sen tuoman hyödyn. Vaasa-opiston johdon tehtäväksi jääkin varmistaa perehdyttämisen integrointi osaksi opiston toimintaa. 13

LÄHTEET Kirjalliset lähteet Joensuu, T., Paakkanen, T. 2008. Perehdytyksen tarkistuslista - Kurikan ammattioppilaitoksen perehdyttämisen tueksi. Jyväskylä: Jamk Ammatillinen opettajakorkeakoulu. Lepistö, I. 1992. Työpaikan aikuiskoulutus. Perehdyttäminen työnopastus. Forssa: Painotalo Auranen Oy. Ranta, R. 2005. Kehittyvä työyhteisö. Kehittäminen ja uudistuminen ihmisenä ja organisaationa. Jyväskylä: Gummerus kirjapaino Oy. Rissanen, R., Sääski, K., Vornanen, J. 1996. Uudistuvat organisaatiot käsikirja organisaatiosta ja henkilöstöjohtamisesta. Kuopio: Pohjois-Savon ammattikorkeakoulu. Vaasan kaupunki, Henkilöstöpalvelut. 2002. Perehdyttämisopas. Vaasa: Waasa Graphics Oy 2003. 14

Sähköiset lähteet Suomen kuntaliitto. 2009. Viitattu 28.2.2009. http://www.kunnat.net/k_perussivu.asp?path=1;55264;55275;75935;83913 Työturvallisuuskeskus. 2009. Viitattu 28.2.2009. http://www.tyoturva.fi/tyoturvallisuus/hallinta/opastus/ Vaasan ammattikorkeakoulu. 2009. Viitattu 28.2.2009. https://intra.puv.fi/attachment/e865047a81b0a6b2a94c639db22554bb/3b5e90 4a4329594c64692668cafce17d/perehdytt%E4j%E4n+muistilista+3.0.xls Vaasan kaupunki. 2009. Viitattu 28.2.2009. http://intra.vsa.vaasa.fi/henkilostopalvelut/julkaisut/pdf/perehdyttamisopas.pdf 15

LIITTEET Liite 1 Perehdyttämisen ns. masterlista. Tanssi- ja liikunta Kielet Puu- ja metalli Kädentaidot Taideaineet Yhteiskunta Musiikki Atk Muu 1. Yksikkö; toiminta ja asiakkaat Opastettu Tarkistettu yksikön toiminta-ajatus ja palveluidea asiakkaat ja heidän odotuksensa yksikön toimintaan liittyvä aineisto, esitteet, videot, diat, muu muu, mikä? 2. Organisaatio ja henkilöstö organisaatio ja toimipisteet johto, esimiehet eri yksiköt, keskeiset yhdyshenkilöt eri yksiköissä työnopastaja ja hänen sijaisensa yhteistoiminta- ja työsuojeluorganisaatio sekä henkilöt muu, mikä? 3. Toimintatavat yksikössä mitkä asiat ovat yksikössä tärkeitä asioita (ns. arvot)? mitä henkilöstöltä odotetaan? ulkoinen olemus, käytös, työasu asiakaspalvelu vaitiolovelvollisuus täsmällisyyden merkitys muu, mikä? 16

Tanssi- ja liikunta Kielet Puu- ja metalli Kädentaidot Taideaineet Yhteiskunta Musiikki Atk Muu 4. Tilat ja kulkutiet Opastettu Tarkistettu työpaikan sijainti, kulkeminen, kulunvalvonta kulkutiet ja varauloskäynnit, hälytysjärjestelmä eri yksikköjen ja tilojen sijainti kiertokäynti eri yksiköissä työpaikan liikennesäännöt muu, mikä? 5. Työaika ja työvuorot koeaika ja sen merkitys työajat ja vuorot, vuoronvaihto, ylityöt ruoka- ja kahvitauot lomat, sairauspoissaolot, muut poissaolot, poissaoloista sopiminen muu, mikä? 6. Palkka-asiat palkka ja palkanmaksu erillislisät sairausajan palkka loma-ajan palkka, lomaraha ja korvaukset verokortti luontaisedut muu, mikä? 7. Turvallisuusasiat, työterveyshuolto työhöntulotarkastus terveysasema, työterveyshuollon palvelut työpaikan turvallisuussuunnitelma, (ympäristön) suuronnettomuuksiin varautuminen ensiapuohjeet, ensiapukaappi tapaturma, sairauskohtaus paloturvallisuusohjeet omaisuuden suojaus, väkivallan uhkatilanne, toimintaohjeet menettelytavat muissa häiriö- ja poikkeustilanteissa (esimerkiksi kiinteistö, sähkö, LVIjärjestelmät) muu, mikä? 17

Tanssi- ja liikunta Kielet Puu- ja metalli Kädentaidot Taideaineet Yhteiskunta Musiikki Atk Muu 8. Tutustuminen omaan työskentelyympäristöön Opastettu Tarkistettu esimies, työtoverit, heidän tehtävänsä asiakkaat, muut sidosryhmät yksikön toimintatavat oma työpiste, kulkutiet, henkilökunnan tilat, avaimet varastot, muut säilytystilat siisteys, järjestys, hygienia ympäristöasiat, jätehuolto muu, mikä? 9. Oma tehtävä omat tehtävät ja vastuualueet, työohjeet oman työn tavoitteet ja laatu oman työn merkitys kokonaisuuteen, yhteistyö koneet, laitteet, välineet käyttöohjeet apuvälineiden käyttö henkilökohtaiset suojaimet käyttö, hoito, huolto työasennot ja liikkeet elpyminen, elpymisliikunta oman tehtävän riskitekijät mistä lisää tietoa ja apua? muu, mikä? 10. Koulutus ja sisäinen tiedottaminen perehdyttämisaineisto ja sen käyttö palautekeskustelut perehdyttäjän ja/tai esimiehen kanssa (samalla perehdyttämisen arviointi) jatkokoulutusmahdollisuudet ilmoitustaulu, palaverit, tiedotteet lait, asetukset, ohjeet, TES ammattikirjallisuus ja lehdet muu, mikä? 18

Tanssi- ja liikunta Kielet Puu- ja metalli Kädentaidot Taideaineet Yhteiskunta Musiikki Atk Muu 11. Oma tehtävä Opastettu Tarkistettu harrastus- ja virkistysmahdollisuudet työ- ja toimintakyvyn ylläpito muut henkilöstöpalvelut ja edut vakuutukset, eläkkeet puhelimen ja tietotekniikan käyttö (työasiat, yksityisasiat, tietoturvallisuus) taloudellisuus, kannattavuus aloitetoiminta muu, mikä? 19

Liite 2 Atk sektorin tarkistuslista Perehdytettävä Perehdytys pvm 1. Yksikkö; toiminta ja asiakkaat yksikön toiminta-ajatus ja palveluidea Johtosääntö 2 asiakkaat ja heidän odotuksensa Oppilaiden ja kurssien lukumäärä Oppilasjakautuma iän ja sukupuolen mukaan yksikön toimintaan liittyvä aineisto, esitteet, videot, diat, muu Kurssiohjelma ( jaetaan kaikille Vaasalaisille lukukauden alussa ) AV-aineisto videopajasta muu, mikä? 2. Organisaatio ja henkilöstö organisaatio ja toimipisteet Yleisellä tasolla valtuusto -> Tojk -> Rehtori -> Päätoiminen henkilöstö Toimipisteet yleisellä tasolla johto, esimiehet Rehtori ja apulaisrehtori Sektorivastaava Kurssi- ja taloussihteeri Kanslisti Vahtimestarit eri yksiköt, keskeiset yhdyshenkilöt eri yksiköissä Sektorit ja vastaavat työnopastaja ja hänen sijaisensa yhteistoiminta- ja työsuojeluorganisaatio sekä henkilöt muu, mikä? 3. Toimintatavat yksikössä mitkä asiat ovat yksikössä tärkeitä asioita (ns. arvot)? Opetusilojen käyttö Oppitunti ja tauot Päiväkirja ja sen käyttö (kts kohta 4 tuntiopettajan oppaassa) Muutosilmoitus (kts kohta 5 tuntiopettajan oppaassa) mitä henkilöstöltä odotetaan? ulkoinen olemus, käytös, työasu asiakaspalvelu vaitiolovelvollisuus täsmällisyyden merkitys muu, mikä? Opiston aukioloajat Opetustilojen aukiolot Toimiston, infon (vahtimestarit) ja kanslian aukioloajat 4. Tilat ja kulkutiet työpaikan sijainti, kulkeminen, kulunvalvonta kulkutiet ja varauloskäynnit, hälytysjärjestelmä eri yksikköjen ja tilojen sijainti ot 216, 217 ja 227 kiertokäynti eri yksiköissä työpaikan liikennesäännöt Pysäköintipaikat muu, mikä? Käyty läpi Asia OK 20

5. Työaika ja työvuorot koeaika ja sen merkitys työajat ja vuorot, vuoronvaihto, ylityöt ruoka- ja kahvitauot Kahvikassa lomat, sairauspoissaolot, muut poissaolot, poissaoloista sopiminen Syys-, joulu, talvi- ja pääsiäisloma-ajankohdat Ilmoittaminen vahtimestareille -> sektorivastaavalle muu, mikä? Muutosilmoituksen käyttö 6. Palkka-asiat palkka ja palkanmaksu Henkilötiedot palkkajärjestelmään Päiväkirjan merkitys palkanmaksussa Sijaisen ilmoittaminen ja käsittely erillislisät sairausajan palkka Lääkärintodistus loma-ajan palkka, lomaraha ja korvaukset verokortti luontaisedut Ateriaetu Wasacard muu, mikä? Tiedustelut opiston kanslia Tiedustelut palkkatoimisto 7. Turvallisuusasiat, työterveyshuolto työhöntulotarkastus terveysasema, työterveyshuollon palvelut työpaikan turvallisuussuunnitelma, (ympäristön) kokoontumispaikka suuronnettomuuksiin varautuminen ensiapuohjeet, ensiapukaappi tapaturma, sairauskohtaus paloturvallisuusohjeet omaisuuden suojaus, väkivallan uhkatilanne, toimintaohjeet menettelytavat muissa häiriö- ja poikkeustilanteissa (esimerkiksi kiinteistö, sähkö, LVI-järjestelmät) muu, mikä? 8. Tutustuminen omaan työskentely-ympäristöön esimies, työtoverit, heidän tehtävänsä asiakkaat, muut sidosryhmät yksikön toimintatavat Kopiokoneen käyttö (myös yksityinen) Sähköpostiosoitteen myöntäminen (sisäinen vs. ulkoinen koulutus) oma työpiste, kulkutiet, henkilökunnan tilat, avaimet Käyttäjätunnukset ja salasanat ot 216, 217 ja 227:ssa Videotykin käyttö ot 216, 217 ja 227:ssa varastot, muut säilytystilat Webkamerat, äänikortit ja keyboardit sekä kuulokkeet siisteys, järjestys, hygienia Roskakorit ympäristöasiat, jätehuolto muu, mikä? 21

9. Oma tehtävä omat tehtävät ja vastuualueet, työohjeet oman työn tavoitteet ja laatu Itsearviointi oman työn merkitys kokonaisuuteen, yhteistyö koneet, laitteet, välineet Ohjelmien asentaminen PC:lle Laitteiden PC-asennus Internetin suojauskäytäntö Intra ja edu -net käyttöohjeet apuvälineiden käyttö Kannettavan videotykin ja läppärin varaus sekä käyttökoulutus Webkamerat, äänikortit ja keyboardit sekä kuulokkeet Asennusohjeet henkilökohtaiset suojaimet käyttö, hoito, huolto työasennot ja liikkeet elpyminen, elpymisliikunta oman tehtävän riskitekijät mistä lisää tietoa ja apua? muu, mikä? Vikojen ja virheiden ilmoittaminen Ohjelma/laitehankinnat 10. Koulutus ja sisäinen tiedottaminen perehdyttämisaineisto ja sen käyttö palautekeskustelut perehdyttäjän ja/tai esimiehen kanssa (samalla perehdyttämisen arviointi) jatkokoulutusmahdollisuudet ilmoitustaulu, palaverit, tiedotteet lait, asetukset, ohjeet, TES ammattikirjallisuus ja lehdet muu, mikä? 11. Muut asiat harrastus- ja virkistysmahdollisuudet Pohjanpirtti työ- ja toimintakyvyn ylläpito Tyky toiminta ja opiston tyky-vastaavat muut henkilöstöpalvelut ja edut vakuutukset, eläkkeet puhelimen ja tietotekniikan käyttö (työasiat, yksityisasiat, tietoturvallisuus) Puhelimen ja faxin käyttö Opettajahuoneen PC:n käyttö ja tunnukset taloudellisuus, kannattavuus aloitetoiminta muu, mikä? Henkilöstojuhlat, elorieha ja pikkujoulu Syys- ja kevätlukukauden päättäjäiset 22