Kuikka Anu Utriainen Jarkko Virkkunen Anne Onnistunut projekti Uudistettu painos 2012 VANHUS- JA LÄHIMMÄISPALVELUN LIITON PROJEKTIKÄSIKIRJA K e h i t t y v ä t v a n h u s p a l v e l u t j u l k a i s u j a 2 / 2 0 1 2
Kuikka Anu Utriainen Jarkko Virkkunen Anne Onnistunut projekti Uudistettu painos 2012 VANHUS- JA LÄHIMMÄISPALVELUN LIITON PROJEKTIKÄSIKIRJA Kehittyvät vanhuspalvelut julkaisuja 2/2012
Vanhus- ja lähimmäispalvelun liitto ry Hämeentie 58 60 A 52 00500 Helsinki Puh. (09) 7745 900 Fax (09) 701 5474 www.valli.fi Kehittyvät vanhuspalvelut julkaisuja 2/2012 ISSN 1239-5463 ISBN 978-952-9594-49-8 Alkuperäisen julkaisun tekijät (Kehittyvät vanhuspalvelut julkaisuja 1/2008): Aalto Satu, Marjakangas Satu, Kuikka Anu ja Virkkunen Anne Taitto: Vitale Ay / Taina Leino Paino: Kopio Niini / Painopörssi 2012
SISÄLLYS ALKUSANAT... 5 LUKIJALLE... 6 1 Projekti yhdessä työskentelyn iloa...7 2 Keskeiset käsitteet...9 3 Projektin lähtökohdat ja suunnittelu... 11 4 Projektirahoitus... 13 4.1 RAY-rahoitus...14 4.2 ESR-rahoitus...15 4.3 Työllisyyspoliittinen avustus...16 4.4 Taiteen keskustoimikunta...16 4.5 Teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskus (Tekes)...17 4.6 THL:n Terveyden edistämisen määräraha...18 4.7 Kunnossa Kaiken Ikää -ohjelma (KKI-ohjelma)...19 4.8 Opetus- ja kulttuuriministeriön liikuntamäärärahat...20 4.9 Kuntien toiminta-avustus...21 4.10 Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta ry...21 5 Projektin käynnistäminen ja ohjaus... 22 5.1 Projektin talouden suunnittelu ja seuranta...23 5.2 Liiton korvaukset jäsenjärjestölle...24 5.3 Projektiorganisaatio...24 5.4 Projektin ohjaus ja ositus...26 6 Projektin arviointi... 29 6.1 Arviointikriteerit...29 6.2 Arviointisuunnitelma...31 6.3 Yhteiset arviointikäytännöt...32 6.3.1 Liiton projektiarvioinnin työvälineet...32 6.4 Arvioinnin mittarit...35 7 Projektin dokumentointi... 37 8 Projektin viestintä... 39 9 Projektitulosten juurruttaminen ja levittäminen... 44 9.1 Tulosten juurruttaminen...45 9.2 Tulosten levittäminen...47 10 Projektin kompastuskivet... 49
11 Onnistunut päätös... 52 11.1 Projektin päätösseminaari...53 11.2 Projektin loppuraportti...54 11.3 Juhlan aika...55 Lähteitä ja kirjallisuutta...56 Liitteet Liite 1. Projektin prosessi...58 Liite 2. Projektin aikajana...59 Liite 3. Projektitapahtumien vuosikello...60 Liite 4. Projektihakemus...61 Liite 5. SWOT-analyysi...63 Liite 6. Viestinnän matriisi...64
ALKUSANAT Vanhus- ja lähimmäispalvelun liitto on valtakunnallinen vanhustyöjärjestö, joka osallistuu vanhuspalvelujen kehittämiseen ja tukee jäsenjärjestöjensä toimintaa. Kehittämistoiminnassa projektityöskentely on keskeinen työtapa, joka mahdollistaa uusien työmenetelmien luomisen ja kehittämisen. Vanhus- ja lähimmäispalvelun liitto ja sen jäsenjärjestöt ovat aktiivisesti mukana tässä vanhuspalvelujen kehittämistyössä. Liitto toimii myös jäsenjärjestöjensä edunvalvojana ja tukee jäsenjärjestöjen verkottumista keskenään muiden palvelujen tuottajien ja yhteistyötahojen kanssa. Vanhustyötä tekevissä yhdistyksissä ja yhteisöissä kehittämistarve on jatkuvaa. Toimintaympäristössä tapahtuvista muutoksista nousevat kehittämistyön haasteet liittyvät mm. väestön vanhenemiseen, työvoiman saatavuuden heikentymiseen ja yhteiskunnallisen monimuotoisuuden lisääntymiseen. Toisaalta muutokset avaavat myös uusia mahdollisuuksia kehittämiseen. Suurin osa projekteista rahoitetaan Raha-automaattiyhdistyksen tai ministeriöiden avustusvaroin. Toimijoiden lisääntyessä rahoitettavilta avustuskohteilta ja projekteilta vaaditaan yhä enemmän suunnitelmallisuutta, vaikuttavuutta ja tuloksellisuutta. Onnistunut projekti -projektikäsikirjassa kuvataan projektin toteuttamiseen liittyviä keskeisiä toimintoja. Tämä käsikirja on päivitetty ja osin uusittu versio vuonna 2008 julkaistusta projektikäsikirjasta. Projektikäsikirja tuo esiin myös sen, miten Vanhus- ja lähimmäispalvelun liitossa tehdään projektityötä. Käsikirja on käytännönläheinen, ja se luo yhteisen toimintapohjan sekä tavoitteet liiton ja jäsenjärjestöjen väliselle projektitoiminnalle. Käsikirja antaa selkeän kuvan myös muille tahoille: rahoittajille, auditoijille ja yhteistyökumppaneille, liiton projektien hallinnoinnista ja toteutuksesta. Myös kaikki muut toimijat voivat hyödyntää opasta omissa projekteissaan. Toimintaympäristön ulkoiset muutospaineet vaativat vanhustyötä tekeviltä yhteisöiltä jatkuvaa toimintojen sekä palvelujen kehittämistä, arviointia ja seurantaa. Projekti- ja kehittämistyön kautta syntyvät muutokset ja toiminnan vaikuttavuus on myös pystyttävä entistä selvemmin osoittamaan. Käsikirja tukee myös onnistunutta muutosjohtamista. Iloa ja onnistumisia kehittämistyöhön Virpi Dufva toiminnanjohtaja 5
LUKIJALLE Projekti on erinomainen menetelmä vanhuspalvelujen sekä työelämän kokeiluja kehittämistoiminnan eteenpäinviemisessä. Parhaimmillaan projekti mahdollistaa rohkeimpienkin ideoiden testaamisen käytännössä. Projektimainen työskentelytapa antaa tilaa luovuudelle ja innovatiivisuudelle ja sen avulla voidaan tarjota vanhusasiakkaille uusia ja erilaisia yhteistyön muotoja sekä uusia palveluratkaisuja. Projektitoiminta antaa tekijälleen mahdollisuuden testata omia rajojaan ja riskejä hallitusti. Tämä projektikäsikirja on tarkoitettu projekti- ja kehittämistoiminnassa oleville ja kehittämistyöstä kiinnostuneille. Käsikirjassa kuvataan Vanhus- ja lähimmäispalvelun liiton toimintatapoja projektityöskentelystä ja tuodaan esiin kehittämistyössä yleisesti huomioitavia asioita. Projektikäsikirjan ensimmäinen painettu versio julkaistiin vuonna 2008 ja nyt kädessäsi oleva käsikirja on sen toinen uudistettu painos. Käsikirjassa tuodaan esille liiton projektitoiminnan ja ylipäätään projektitoiminnan prosessikuvausta. Käsikirja sisältää seuraavat kehittämistyön osiot: projektin lähtökohdat ja suunnittelu, rahoituskanavat, projektin käynnistäminen ja ohjaus, projektin arviointi, dokumentointi, viestintä, tulosten juurruttaminen ja levittäminen sekä mahdollisia kompastuskiviä ja projektin päättäminen. Käsikirjan liitteistä lukija voi poimia projektityön suunnitteluun ja eteenpäin viemiseen liittyviä malleja ja lomakkeita. Liiton projektitoiminta lähtee liikkeelle sen jäsenjärjestöjen esiin tuomista kehittämistarpeista sekä vanhusasiakkaiden hyvinvoinnin tarpeista. Projektiprosessia seuraten kehittämistyö etenee suunnitelmallisesti ja koordinoiduksi sen päättämiseen sekä onnistuneiden tulosten levittämiseen. Liiton kehittämistoiminta tapahtuu vuorovaikutuksessa muiden valtakunnallisten toimijoiden ja erityisesti liiton jäsenjärjestöjen kanssa. Projektikäsikirja on tarkoitettu työvälineeksi liiton ja kehittämistyöhön muodostettujen verkostojen väliseen yhteistyöhön. Kehittämisyhteistyö helpottuu, kun verkostolla on yhdessä sovitut tavat toimia projekteissa. Onnistuneita hetkiä projektien parissa! Helsingissä 6.11.2012 Anu Kuikka Jarkko Utriainen Anne Virkkunen Suunnittelija Suunnittelija Suunnittelija 6
1 Projekti yhdessä työskentelyn iloa Käytännössä projekti syntyy ihmisten yhteistoimintana erilaisissa verkostoissa ja ryhmissä. Projektit kokoavat yhteen erilaisilla mielipiteillä, taidoilla ja asiantunti juudella varustettuja ihmisiä. Ryhmien sisäinen ja ulospäin suuntautuva yhteistyö on projektitoiminnan rikkaus ja samalla sen onnistumisen kulmakiviä. Organisaation kehittämisilmapiiri, vuorovaikutus ja erilaiset tilannekohtaiset tekijät vaikuttavat projektin onnistumiseen. Projektin laatu ja onnistuminen riippuu yhdessä toimivista ihmisistä ja heidän sitoutumises taan projektiin. Kaikkien tahojen; johdon, työntekijöiden, projektiryhmän jäsenten, yhteisön luottamusjohdon ja sidosryhmien sitoutuminen on tärkeää projektin onnistumisessa. Projektissa sitouttamisvastuuta on jokaisella toimintaan osallistuvalla, mutta erityisesti sitä on projektin asettajalla, yhdistyksen hallituksella ja johdolla sekä projektista vastaavalla työntekijällä. Sitouttamisen välineitä projektin kuluessa ovat mm. jatkuva raportointi ja säännöllinen projektin etenemisestä tiedottaminen sekä viestintä. On hyvä muistaa, että kehittämisrahoitusta saaneen järjestön johto ja hallituksen jäsenet ovat osa projektin arvioinnin toteuttajista ja heidän sitoutumisensa vaikuttaa myös projektin tavoitteisiin, voimavarojen hankkimiseen sekä ylläpitoon. 7
Yhteiseen kehittämistyöhön mukaan lähtevillä järjestöillä tai muilla tahoilla ja heidän toiminnallaan on liiton projekteissa merkittävä rooli. Usein vanhustyön järjestöjen projektivastaavat toimivat projektityön lisäksi mukana myös arjen hoivatyössä, mikä aiheuttaa haasteita projektin toteuttamiselle. Projektitoiminnalle edullista on se, että siitä vastaava saa hoitaa kehittämistyötä päätyönään. Järjestöjen johdon tulee varmistaa, että kehittämistyölle varataan riittävästi resursseja. Kehittämistyössä on tärkeää myös järjestöjen ja muiden tahojen työntekijöiden mukaan ottaminen niin tavoitteiden asetteluun kuin suunnitteluun. Oman organisaation työntekijöille tiedottaminen ja viestintä on ensiarvoisen tärkeää. Avainase massa ovat yhteisen hyödyn näkeminen, resurssien oikea kohdentaminen ja kaiken kaikkiaan hyvä projektin ohjaus. Yhteistyökumppaneiden ja muiden sidosryhmien osuus projektissa vaihtelee projektin tavoitteista riippuen. Esimerkiksi työyhteisön sisäiset kehittämistavoitteet eivät vaadi yhtä paljon ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden sitouttamista kuin esimerkiksi palveluketjujen parantamiseen tai uusien palvelumuotojen luomiseen tähtäävät tavoitteet. Projektin etenemisen kannalta tärkeää on myös projektiryhmän sitoutuminen. Vanhus- ja lähimmäispalvelun liiton projektin projektiryhmä koostuu paikallisista projektivastaajista ja liiton projektin suunnittelijasta tai projektipäälliköstä. Ryhmän yhteishenki muodostuu sitoutumisen, säännöllisten kokoontumisten, dokumentoinnin sekä yhteisesti sovittujen tavoitteiden mukaan ja niitä noudattaen. Projektivastaavien tapaamiset ovat luonteeltaan vertaistuellisia, arvioivia ja toimintaa innovoivia. Tapaamisissa pyritään vahvistamaan yhteistä sekä paikallista kehittämistoimintaa. Vertaistuella eli keskinäisellä keskustelulla ja kokemusten vaihdolla on tapaamisissa merkittävä osuus. Tapaamisten yhteyteen pyritään järjestämään myös virkistystoimintaa ja erilaisia tutustumisia muihin yhteisöihin, jolloin vuoropuhelua sekä voimavarojen jakamista päästään toteuttamaan vapaammin. 8
Keskeiset käsitteet 2 Projekti on erityistä tarkoitusta varten suunniteltu ja perustettu toiminnan toteutuksen väline eli työmenetelmä. Se on sarja ainutlaatuisia, monimuotoisia ja toisiinsa kytkeytyneitä toimintoja, joilla on tavoite tai päämäärä ja jotka toteutetaan määrätyn ajan, talousarvion ja määrättyjen erityisehtojen mukaan. Projektin tunnuspiirteitä ovat: Määräaikaisuus (alku ja loppu) Kertaluonteisuus (ei toistuvaa toimintaa) Erityinen tarkoitus ja tavoite Rajattu tehtäväkokonaisuus Erilliset, osoitetut resurssit Hallittu ja joustavasti tilanteisiin mukautuva kokonaisuus Oma ohjausrakenne; vastuut ja valtuudet tilannekohtaisesti määritelty Vanhus- ja lähimmäispalvelun liiton projekti- ja hanketoimintaan liittyviä keskeisiä käsitteitä: Liittotoimikunta Suunnittelija Projektipäällikkö Projektivastaava/ Projektiohjaaja Verkosto Liiton strateginen johto, joka asettaa projektin ja valvoo sitä. Liittotoimikunta hyväksyy joissakin projekteissa paikalliset projektit hakemusten perusteella tai liittotoimikunta hyväksyy projekti suunnitelman, jossa yhteistyökumppanuus on varmistettu aiesopimuksella. Vastaa liiton valtakunnallisen projektin johtamisesta, hallinnasta ja taloudellisten resurssien käytöstä sekä dokumentoi ja raportoi projektin etenemisestä projektin asettajalle, asiantuntijatyöryhmälle sekä rahoittajalle. Projektipäällikön vastuut ja tehtävät ovat samat kuin suunnittelijan. Liitossa projektipäällikkö palkataan useamman henkilön työllistäviin yhteistyöprojekteihin. Projekteja tehdään yhteistyössä liiton jäsenjärjestöjen tai muiden tahojen kanssa. Jokaisessa hyväksytyssä projektikohteessa nimetään projektivastaava, joka toimii projektin ajan sen ensisijaisena yhteyshenkilönä ja vastaa paikallisesta kehittämistoiminnasta. Verkosto on yksilöiden muodostama joukko, jota niiden väliset siteet yhdistävät. Verkostoja käytetään kehittämistyössä organisointi ja koordinointimuotona. 9
Valtakunnallinen projekti Paikallinen projekti Asiantuntijatyöryhmä Ohjausryhmä Projektityöryhmä Projektitiimi Valtakunnallisella tasolla toimiva kehittämisprojekti, jota liitto hallinnoi. Paikallinen toiminta, jota jäsenjärjestö / muu taho hallinnoi. Asiantuntijatyöryhmä on liiton valtakunnallisen projektin tueksi valittava ryhmä, joka arvioi projektin etenemistä ja antaa asiantuntija-apua sekä tukea suunnittelijalle tai projektipäällikölle. Ohjausryhmä on paikallisen projektin tueksi valittava ryhmä, joka ohjaa ja antaa tukea projektivastaavan työlle. Suunnittelija(t), projektipäällikkö ja projektivastaavat muodostavat yhdessä projektityöryhmän, joka kokoontuu sovitusti. Liiton hallinnoimassa useamman kuin kahden valtakunnallisen toimijan välisessä yhteistyöprojektissa. Tiimin jäsenet ovat projektissa mukana olevien toimijoiden itsensä palkkaamia. 10
Projektin lähtökohdat ja suunnittelu 3 Projektitoiminnan tärkeimpänä lähtökohtana on tarpeen selvittäminen. Projektilla tulee olla tarve ja liiton kehittämistoiminnassa tarve nousee vanhuspalveluista. Erilaiset valtakunnalliset ohjelmat ja linjaukset määrittelevät kehittämistoiminnan pääsuuntia. Tarpeen tulee nousta myös liiton jäsenjärjestöjen keskuudesta, sillä käytännön projektitoiminnan toteutus tapahtuu jäsenjärjestöissä eri puolilla Suomea. Tarpeita selvitetään monin eri tavoin. Liitto tekee vuosittain toiminta- ja imagokyselyt ja liiton sekä sen projektien järjestämistä koulutuksista lähetetään koulutuspalautekyselyt kaikille koulutukseen osallistuneille. Kyselyistä nousee esiin erilaisia kehittämistoiminnan tarpeita, joita voidaan työstää projekti-ideoiksi. Uuden projektin tarve voi myös nousta jonkun edellisen projektin lopputuloksista. Kun idea projektista on syntynyt, tarkastellaan sitä suhteessa liiton strategiaan ja toimintaan. Projektin tulee istua liiton strategisiin suuntaviivoihin, ja projektilla tulee olla yhtymäkohtia myös valtakunnallisiin vanhustyön linjauksiin (Virtanen 2009). Projektin ideaa tarkastellaan ja arvioidaan myös rahoittajien näkökulmasta ja mietitään, onko realistista saada rahoitusta hankkeelle. Kun projektin ideaa on tarkasteltu useammasta näkökulmasta voi projektin varsinainen suunnittelu alkaa. Liiton projektien prosessi on kuvattu liitteessä 1. Liiton projektitoiminnan tavoitteet Vanhus- ja lähimmäispalvelun liiton projektit ovat liittokokouksen vahvistaman strategian mukaisia. Projektin tavoitteet määrittävät sen, mitä projektin kuluessa ja päättyessä arvioidaan. Liiton kehittämistoiminnan tavoitteiden lisäksi jokaisessa projektissa voi olla myös yksilölliset tavoitteensa. Liiton kehittämistoiminnan tavoitteita ovat: Kehitetään uusia toimintamuotoja ja resursseja vanhustyöhön. Kehittämistoiminta tukee liiton strategisia tavoitteita, hyvää ikääntymistä ja laadukasta kotona asumista. Tukeudutaan yhteiskunnallisiin ikäohjelmiin, lakeihin ja säännöksiin. Kehitetään projektihallinnan menetelmiä tukemaan tuloksellista kehittämistyötä, jolla varmistetaan jäsenjärjestöjen edelläkävijyys. 11
Projektin suunnittelu Projektin suunnitteluvaihe tulisi toteuttaa huolella. Siihen kannattaa käyttää aikaa ja projektin päätavoite on syytä pitää mielessä koko ajan. Suunnitelmasta saadaan realistinen, kun tiedostetaan miksi projektia ollaan asettamassa ja mihin sillä pyritään. Mitä mitattavampaan muotoon projektin tavoitteet voidaan kirjata, sitä helpompaa on tulosten arviointi. On hyvä miettiä erikseen lyhyen tähtäimen tavoitteet, jotka ovat helpommin saavutettavissa ja pitkän tähtäimen tavoitteet. Projektisuunnitelmassa paneudutaan myös projektin arviointiin eli mietitään keinoja ja menetelmiä, miten projektin tuloksia ja toimintaa arvioidaan. Projektin suunnittelua ohjaavat omalta osaltaan rahoittajan laatimat avustushakemuslomakkeet ja niitä käsittelevät ohjeistukset. Niihin kannattaa tutustua ajoissa ja huolellisesti ennen kuin uutta projektia suunnitellaan. Suunnittelun hyvä apuväline on aikajana (liite 2), johon merkitään suunnitellut toimenpiteet projektin eri kuukausille ja vuosille. Aikajana auttaa näkemään projektin kokonaisuuden. Suunnitteluvaiheessa kannattaa tehdä yhteistyötä alan asiantuntijoiden kanssa. On myös syytä selvittää, onko jossakin tehty samanlaista kehittämistyötä tai toimintaa jo aikaisemmin. Nykyisin rahoittajat suosivat laajempia projektikokonaisuuksia. Tämä tarkoittaa sitä, että projektissa toimii yhteistyössä useampi järjestö tai taho. On tärkeää, että yhteistyöstä kerrotaan riittävän läpinäkyvästi ja selvästi suunnitelmissa, erityisesti se, mitä kukin taho projektissa toteuttaa. Vaatimuksena on usein myös, että yhteistyöstä toimitetaan myös allekirjoitetut aie-/yhteistyösopimukset avustushakemuksen yhteydessä. Projektisuunnitteluun kuuluu myös mahdollisten riskien kartoittaminen ja riskianalyysin tekeminen. Kun taustatyötä ja esiselvitystä projektin tarpeesta on tehty, voidaan laatia varsinainen projektisuunnitelma. Siitä tulee ilmetä projektin tausta, lähtökohdat ja tavoitteet, yhteistyökumppanit, kohderyhmä, toimenpiteet, organisaatio, budjetti, tuotokset sekä alustavat suunnitelmat projektin arvioinnista ja viestinnästä. Projektisuunnitelma on projektivastaavalle projektin hallinnassa tärkeä työväline. Sen avulla kuljetetaan projektia eteenpäin ja tehdään tarkemmat työsuunnitelmat. Yleensä projektisuunnitelmaan tulee matkan varrella muutoksia ja suunnitelma elää käytännössä. Saattaa olla, että projektille on asetettu liian paljon tavoitteita ja projektin kuluessa huomataan ettei niitä pystytä saavuttamaan. Tavoitteita tarkastellaan ja tarvittaessa hieman muutetaankin projektin edetessä. Suurimmista muutoksista projektisuunnitelmassa tulee aina neuvotella projektin asettajan sekä rahoittajan kanssa. Kun myönteinen rahoituspäätös on saatu, voidaan aloittaa projektin tarkempi suunnittelu ja aikataulutus. Suunnittelussa voidaan hyödyntää myös projektin vuosikelloa (liite 3). 12
Projektirahoitus 4 Kaikki julkiset avustukset ovat harkinnanvaraisia Projektisuunnitelmaan sisältyy rahoitussuunnitelma. Rahoitussuunnitelman on oltava uskottava, hakijalla ei saa olla maksuhäiriöitä tai verorästejä. Hakijan on oltava luottokelpoinen. Projektisuunnitelmassa kerrotaan projektin kustannusarvio ja siinä eritellään hakulomaketta yksityiskohtaisemmin kustannukset, mukaan lukien projektin tulot. Eri rahoittajatahojen yleinen käytäntö on, että kustannusarviota ei voi nostaa jälkikäteen, mutta sen pienentäminen on toki mahdollista. Rahoittajatahoilla on omat aikataulunsa ja hakulomakkeensa ja useimmiten ne ovat täytettävissä myös internetissä. Projektirahoitusta mietittäessä huomioitavia asioita ovat muun muassa seuraavat asiat: Kustannusarvio laaditaan projektisuunnitelmaan vuosittain. Miten hoidetaan projektin toteutuksen aikainen rahoitus jos ja kun maksatus tulee jälkikäteen. Kaikkien projektia koskevien kulujen tulee olla hakijan maksamia ja niiden tulee olla kirjanpidossa näkyviä sekä projektin toteutusaikana maksettuja. Projektin on syytä eritellä ainakin henkilöstömenot, tilakustannukset, toimintamenot, projektiin ostettavat ulkopuoliset palvelut sekä mahdolliset hankinnat ja projektin seurannasta, arvioinnista ja raportoinnista syntyvät menot. Mikäli projektiin hankitaan laitteita tai palvelua noudatetaan niiden hankinnoissa hankintalainsäädäntöä. Kustannusarviossa kerrotaan myös, mistä kertyy yksityinen rahoitusosuus, mikäli rahoitusavustus ei ole 100 %. Yleiskulujen (hakijaorganisaation sisäisten kustannusten) kohdentaminen projektille tulee perustua projektista aiheutuviin ylimääräisiin ja todellisiin kustannuksiin. Mukaan on hyvä laittaa selvitys yleiskulujen jakoperusteista, jolloin todelliset maksusuoritukset ovat todennettavissa. Hyvä kirjanpitäjä on kustannusarvion laadinnassa arvokas yhteistyökumppani. Tässä käsikirjassa sosiaali- ja terveysalan kehittämistyötä (projekteja) rahoittavien tahojen hakumenettelyistä kuvataan seuraavat: RAY Raha-automaattiyhdistyksen avustukset ESR Euroopan Sosiaalirahaston rahoitus Työllisyyspoliittinen avustus (Ely-keskukset) Taiteen keskustoimikunnan avustukset Terveyden edistämisen määrärahat (THL) Kunnossa Kaiken Ikää -ohjelmaan liittyvien paikallishankkeiden avustus 13
Opetus- ja kulttuuriministeriön liikuntamääräraha Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta ry:n apuraha Kuntien toiminta-avustus Rahoitusavustusten kuvausten yhteydessä mainitut hakuajankohdat ja menettelyohjeet perustuvat vuoden 2012 tiedossa oleviin EU-linjauksiin/-ohjelmiin sekä eri ministeriöiden valtakunnallisiin ohjelmiin. Myös internetosoitteet ovat vuoden 2012 tietojen tasalla. 4.1 RAY-rahoitus Järjestöjen projekti- ja kehittämistoiminnan yleisin rahoittaja on Raha-automaattiyhdistys, jonka avustusharkintaa ohjaavat avustusstrategia, sosiaali- ja terveysministeriön tulostavoitteet ja avustuslajikohtaiset linjaukset sekä lainsäädäntö. RAY valmistelee avustusten jakoehdotuksen joulukuun puoliväliin mennessä. Lopullisen jakopäätöksen tekee valtioneuvosto yleensä helmikuun alkuun mennessä. Avustuspäätökset ovat julkisia ja ne julkaistaan RAY:n verkkosivuilla. Avustuksia myönnetään järjestötoimintaan, joiden lähtökohtina ovat mm. vapaaehtoisuus, vertaistuki ja kansalaistoiminta. RAY-tukea ei saa myöntää valtion ja kuntien tehtävien täyttämiseen tai myytävien palvelujen tuottamiseen. Avustushakemukset voi täyttää verkossa. Verkkoasiointiin pääsee, kun täyttää verkkoasioinnin käyttöoikeuslomakkeen (jonka voi tallentaa omalle koneelleen) ja postittaa hakemuksen postitse osoitteeseen Avustusosasto / toimistotiimi PL 32, 02601 Espoo tai lähettää sen sähköpostin liitetiedostona (allekirjoitetun hakemuksen voi skannata myös sähköpostin liitteeksi) osoitteeseen asiointituki@ray.fi Avustusta voidaan myöntää mm. yleisavustuksena järjestön toiminnasta aiheutuviin menoihin (Ay), kohdennettuna toiminta-avustuksena, jonkin erillisen toimintalohkon tai toiminnon toteuttamisesta syntyviin menoihin (Ak), investointiavustuksena käyttöomaisuuden, kuten kaluston, laitteiden tai toimintatilojen hankintaan, peruskorjaushankkeisiin sekä uudisrakentamishankkeisiin (B) tai projektiavustuksena kokeilu-, kehittämis-, käynnistämis- tai tutkimushankkeesta syntyviin menoihin (Ci ja Ck). Hakuaika: Maaliskuussa Haetaan investointiavustuksia uusiin rakennushankkeisiin ja suurehkoihin peruskorjauksiin. Uusia hankkeita ovat ne, joihin ei ole vielä myönnetty RAY-avustusta. Suurehkoja peruskorjauksia ovat kokonaiskustannuksiltaan yli 50 000 euron hankkeet. Toukokuussa Haetaan uusia projektiavustuksia erilaisiin kehittämishankkeisiin, kokeilu- ja käynnistämisprojekteihin sekä muihin määräaikaisiin hankkeisiin. 14
Syyskuussa Haetaan toiminta-avustukset: yleisavustukset ja kohdennetut toiminta-avustukset, ja investointiavustukset toimitila-, asunto- sekä käyttöomaisuushankintoihin hankinnan suuruudesta riippumatta. Syyskuussa haetaan lisäksi investointiavustukset alle 50 000 euron peruskorjauksiin ja investointiavustusten jatkohakemukset (kun kyseiseen kohteeseen on jo myönnetty avustusta ainakin yhden kerran). Käynnissä olevien projektien jatkohakemukset (kyseiseen projektiin on jo myönnetty avustusta ainakin yhden kerran) haetaan myös syyskuussa. RAY-avustus myönnetään vuodeksi kerrallaan. Syyskuussa haetaan siis avustusta kaikkiin meneillään oleviin toimintoihin seuraavalle vuodelle. Lisätietoa RAY-avustuksista osoitteesta www.ray.fi 4.2 ESR-rahoitus Euroopan sosiaalirahaston (ESR) rahoittamien projektien tulee edistää vahvasti ainakin yhtä seuraavista ESR-ohjelman painotuksista: 1. Sukupuolten välistä tasa-arvoa sekä miesten ja naisten yhtäläisiä mahdollisuuksia työelämässä. 2. Kansainvälisen, kansallisen, alueellisen ja/tai paikallisen tason kumppanuus sekä työmarkkinaosapuolien ja kansalaisjärjestöjen osallistumista eri tasoilla. 3. Teknologisia ja sosiaalisia innovaatioita, jotka voivat liittyä esim. teknologiaan, kaupallistamiseen, organisaatioiden toimintaan tai sosiaalisiin käytäntöihin. 4. Kestävää kehitystä, jonkin/joidenkin seuraavan ulottuvuuden osalta: sosiaalinen, taloudellinen, kulttuurinen ja ekologinen kestävän kehityksen ulottuvuus. Rahoitusta voivat hakea yritykset, oppilaitokset, järjestöt, tutkimuslaitokset, kunnat, seutukunnat ja muut oikeuskelpoiset yhteisöt tai niiden yhdistelmät. EU-tuen tarkoitus on hyödyttää mahdollisimman laajaa kenttää. Hankkeessa on oltava mukana EU-tuen lisäksi myös muita rahoittajia tai omaa rahoitusta. Hakija on vastuussa projektin kokonaisuudesta, yhteistyöstä projektin muiden toteuttajien kanssa, projektin tavoitteiden toteutumisesta sekä määrärahojen käytön ja osallistujia koskevan seurannan hoitamisesta. Toteuttajan tulee olla luotettava ja vakavarainen. Hakuaika: Hankerahoituksen hakuaika järjestetään pääsääntöisesti kerran tai kaksi vuodessa. Niistä ilmoitetaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen (Ely-keskusten) internet-sivuilla sekä alueen päivälehdissä. Ilmoituksissa kerrotaan rahoitettavien toimien painopisteet, hakuajat sekä niiden valintakriteerit. 15
Lisätietoja hakumenettelyistä ja hakuajoista saa ELY-keskusten ESR-koordinaattoreilta ja lääninhallitusten-, maakuntien liittojen-, sosiaali- sekä terveysministeriön yhteyshenkilöiltä. EU-rahoitusta haetaan täyttämällä rahoitushakemus EURA2007 -järjestelmässä. Järjestelmään tehty hakemus tulostetaan, allekirjoitetaan (viralliset nimenkirjoittajat) ja toimitetaan hakuaikana postitse elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselle. Alueellisia ELY-keskuksia on 14 ja ne sijaitsevat seuraavilla paikkakunnilla; Helsingissä, Tampereella, Jyväskylässä, Kuopiossa, Oulussa, Turussa, Porissa, Seinäjoella, Lappeenrannassa, Kouvolassa, Lahdessa, Mikkelissä, Kajaanissa ja Hämeenlinnassa. Lisätietoa ESR ja EAKR rahoituksesta osoitteessa: www.intermin.fi 4.3 Työllisyyspoliittinen avustus Työllisyyspoliittista avustusta voidaan myöntää toimintaan, jonka tavoitteena on mm. selvittää työttömien työnhakijoiden työ- ja toimintakykyä, työllistymisedellytyksiä sekä parantaa heidän työmarkkinavalmiuksiaan järjestämällä työmarkkinatoimenpiteitä ja työmahdollisuuksia, jotka helpottavat työnhakijan sijoittumista avoimille työmarkkinoille. Avustusta myönnetään enintään viideksi vuodeksi. Alueellisen työllisyysprojektin avustusta haetaan sen ELYkeskuksen työvoimaosastolta, jonka toimialueella projekti on tarkoitus toteuttaa (2012 tiedon mukaan). Hakuaika: Avustuksen haku tapahtuu jatkuvan haun menettelyllä, mutta eri Ely-keskukset voivat myös toteuttaa ajallisesti rajattuja hakuja. Lisää tietoa työllisyyspoliittisesta avustuksesta ja siihen liittyvistä toimenpiteistä (palkkatuella työllistämisestä, työelämäharjoittelusta, -kokeilusta ja -valmennuksesta sekä työvoimakoulutuksesta) ja hakulomakkeista on saatavana ELY-keskusten työvoimaosastoilta ja internetistä. Lisätietoa työvoimapoliittisesta avustuksesta osoitteesta www.te-keskus.fi/public/?nodeid=10586&area=7641 4.4 Taiteen keskustoimikunta Taiteen keskustoimikunta avustaa muun muassa alueellisten taidetoimikuntien yhteisöjä kulttuurin hyvinvointivaikutuksia edistävissä hankkeissa. Avustuksen tulee edistää kansalaisten yhteisöllisyyttä, arjen luovia toimintoja ja ympäristöä sekä työhyvinvointia kulttuurin ja taiteen keinoin. Avustusta päätettäessä painotetaan seuraavia asioita: Kuinka selkeä ja vahva hankkeen taiteellinen idea on? 16
Kuinka hankkeen tavoitteet on asetettu ja onko ne mahdollista saavuttaa esitetyllä tavalla? Millaista taiteellista haastetta tai kehitystä hankkeeseen sisältyy? Millaisia uutta luovia mahdollisuuksia hanke tarjoaa osallistuville taiteilijoille/osanottajille? Kehittääkö hanke siihen osallistuvien taitoja ja osaamista? Pitääkö hanke sisällään uusia ideoita, toimintatapoja ja riskinottoa? Hakuaika: Avustuksia haetaan erikseen määriteltyinä ajankohtina ja määräpäivään mennessä. Hakemus osoitetaan sille valtion taidetoimikunnalle, jaostolle tai lautakunnalle, joka avustuksen myöntää ja se toimitetaan Taiteen keskustoimikunnan hallintotoimistoon osoitteeseen: PL 293 (käyntiosoite Maneesikatu 7), 00171 Helsinki. Alueellisille taidetoimikunnille osoitetut hakemukset toimitetaan kyseisen taidetoimikunnan toimistoon. Päätös avustuksesta lähetetään kahden kolmen kuukauden kuluttua hakuajan päättymisestä. Avustusta haetaan seuraavalle vuodelle syksyisin. Taiteen keskustoimikunnan ja valtion taidetoimikuntien hakulomakkeet ovat pdf-tiedostoina internetsivuilla kunkin avustusmuodon kuvauksen yhteydessä. Lomakkeen voi täyttää tietokoneen näytöllä ja tulostaa. Alueellisten taidetoimikuntien lomakkeita saa vastaavasti myös alueellisista toimistoista. Taiteen keskustoimikunnan alueellisia toimikuntia on 13 ja ne sijaitsevat Mikkelissä, Hämeenlinnassa, Oulussa, Kouvolassa, Jyväskylässä, Rovaniemellä, Tampereella, Vaasassa, Joensuussa, Kuopiossa, Porissa, Turussa ja Helsingissä. Lisätietoa taiteen keskustoimikunnan avustuksista osoitteesta www.taiteenkeskustoimikunta.fi/fi/web/tkt/mita-voin-hakea 4.5 Teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskus (Tekes) Tekes rahoittaa tietyn prosenttiosuuden kehitysprojektin hyväksyttävistä kustannuksista. Rahoitusvaihtoehtoja ovat avustus, laina tai niiden yhdistelmä. Projektin saama rahoitus riippuu projektin luonteesta ja yrityksen koosta. Yritykset (joihin luetaan myös järjestöt) voivat saada Tekesin rahoitusta tutkimusja kehitysprojekteihin. Pienille ja keskisuurille yrityksille voidaan myöntää rahoitusta innovaatiopalveluiden hankintaan ja nuoret innovatiiviset yritykset voivat saada liiketoiminnan kokonaisrahoitusta. Tekes tukee sellaisia yritysten tutkimus- ja kehittämishankkeita, jotka hyödyttävät yhteiskuntaa, kansantaloutta tai ympäristöä työ- ja elinkeinoministeriön Tekesille asettamien elinkeino-, teknologia- ja innovaatiopoliittisten tavoitteiden mukaisesti. 17
Hakuaika: Rahoitushakemuksille ei ole hakuaikoja, joten rahoitusta voi hakea jatkuvasti. Tuettavien hankkeiden tulee edistää muun muassa rahoituksen saajien osaamista tai yritysten verkottumista. Kehitysprojektia suunniteltaessa kannattaa jo varhaisessa vaiheessa ottaa yhteyttä Tekesiin. Projekti-ideaa voi esitellä Tekesin tai lähimmän Ely-keskuksen asiantuntijalle jo ennen hakemuksen laatimista. Häneltä saa vastauksia projektin sisältöön liittyviin kysymyksiin. Rahoitusta haetaan sähköisesti. Lisätietoa Tekes -rahoituksesta osoitteessa www.tekes.fi/fi/community/hakeminen_ja_raportointi/ 4.6 THL:n Terveyden edistämisen määräraha Terveyden ja Hyvinvoinnin laitokselta (THL) haettava terveyden edistämisen määräraha on harkinnanvarainen, vuosittain haettavaksi julkaistava rahallinen tuki, joka on tarkoitettu pääsääntöisesti 1 3 vuotta kestäviin terveyden edistämisen kokeilu- ja kehittämishankkeisiin sekä terveyden edistämistä tukeviin tutkimushankkeisiin ja ohjelmiin. Rahoituksen myöntämisen tärkein peruste on hankkeen tuottama lisäarvo terveyden edistämiselle. Tuettavan hankkeen tulee kehittää terveyden edistämisen rakenteita, menetelmiä, laatua tai yhteistyötä sekä pyrkiä kaventamaan väestöryhmien välisiä terveyseroja. Lisäksi hankkeen tulee liittyä Terveys 2015 -kansanterveysohjelman ja muiden kansallisten terveyden edistämisen ohjelmien toimeenpanoon. Määrärahan jaossa on vuosittaisia painotuksia. Terveyden edistämisen määrärahasta voidaan myöntää valtionavustuksia järjestöille, säätiöille, kunnille ja muille toimijoille (esimerkiksi yliopistot, ammattikorkeakoulut ym. oppilaitokset, sairaanhoitopiirit) sekä tehdä sopimuksia valtionhallinnon laitosten kanssa terveyden edistämisen hankkeista. Hakuaika: Hanke-ehdotukset jätetään Terveyden ja hyvinvoinnin laitokseen kesäkuun puoliväliin mennessä, ja ne arvioidaan heinä syyskuussa. Terveyden edistämisen määrärahaa haetaan hanke-ehdotuslomakkeella, jonka tietojen perusteella valinta tapahtuu. Hakuilmoitus julkaistaan vuosittain Helsingin Sanomissa, Hufvudstadsbladetissa ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen verkkosivuilla toukokuussa. Sosiaali- ja terveysministeriö vahvistaa määrärahan hankekohtaisen käyttösuunnitelman viimeistään tammikuussa. Hanke-ehdotus jätetään sähköisessä järjestelmässä. Lisätietoa terveyden edistämisen valtionavustuksista osoitteessa www.thl.fi/fi_fi/web/fi/tutkimus/palvelut/ 18
4.7 Kunnossa Kaiken Ikää -ohjelma (KKI-ohjelma) Kunnossa Kaiken Ikää -ohjelma on opetus- ja kulttuuriministeriön sekä sosiaalija terveys-ministeriön/osittain RAY:n rahoittama toimintaohjelma, joka kestää vuoteen 2014 saakka. Ohjelmaa tarkistetaan vuoden 2013 lopussa ja se jatkuu, mikäli ministeriöt haluavat. Ohjelman tavoitteena on madaltaa yli 40-vuotiaiden kynnystä liikuntaharrastuksen aloittamiseen tarjoamalla heille esimerkiksi säännöllistä, ohjattua ryhmäliikuntaa, eri lajien starttikursseja tai ohjaajien koulutusta. Paikallishankkeita on eri puolilla Suomea. Hakuaika: Ohjelman taloudellista tukea jaetaan kaksi kertaa vuodessa ja hakuajat ovat maaliskuussa ja syyskuussa. Paikallishankkeet voivat hakea taloudellista tukea toimintaansa KKI-ohjelmalta. Hanketuella kannustetaan huomioimaan KKI-ohjelman tärkeitä painopistealueita. Vuonna 2011 2012 niitä olivat erityisesti fyysisesti huonokuntoiset miehet sekä painonhallintaan liittyvät liikunta- ja ravitsemusmallit. KKI-ohjelman toteutuksesta vastaa Liikunnan ja kansanterveyden edistämissäätiö LIKES. Haku on avoin kaikille rekisteröidyille yhteisöille. Hanke voi saada avustusta vain kerran vuodessa eli joka toisella hakukierroksella. Päätökset postitetaan hakijoille kesäkuussa ja joulukuussa. Tukea myönnetään hankkeille, jotka parhaiten täyttävät seuraavat kriteerit: Hanke aktivoi liikkumaan yli 40-vuotiaita, jotka liikkuvat terveytensä kannalta liian vähän. Hankkeella on toimintamalli, joka houkuttelee, ei lainkaan tai vähän liikkuvia ihmisiä liikunnallisen elämäntavan alkuun. Hanketta järjestävät useat eri tahot, joille kohderyhmän aktivoiminen liikkumaan on yhteinen tavoite. Hankkeen hakema avustus on korkeintaan puolet kokonaiskuluista. Tukea ei myönnetä mittaviin välinehankintoihin, matkakorvauksiin eikä yksittäisten tapahtumien järjestämiseen. KKI-ohjelma voi myöntää avustusta myös sellaisille hankkeille, jotka tukevat KKI-toiminnan aloittamista ja tavoitteita. Hankeavustuksen lomake täytetään ja lähetetään sähköisesti sekä tulostetaan, allekirjoitetaan ja postitetaan myös paperisena osoitteeseen: KKI-ohjelma, Viitaniementie 15a, 40720 Jyväskylä. Lisätietoa Kunnossa kaiken ikää -ohjelmasta osoitteessa /www.kki.likes.fi/ 19