Pielis- Areena Tapahtumajärjestäjän opas
TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN OPAS Tapahtuman toteutus 1. Tapahtumakävijän huomiointi...3 2. Lupa-asiat...3-4 2.1. Poliisin lupapalvelut 2.2. Melu-ilmoitus 2.3. Anniskelulupa 2.4. Tupakkalaki 3. Turvallisuusasiat...5-6 3.1. Järjestetyslaki 3.2. Palo- ja pelastustoimet 3.3. Ensiapu 3.4. Järjestyksen valvonta ja vartiointi 4. Jätehuolto ja siivous...6-7 4.1. Siivous 4.2. Jätehuolto 4.3. Tapahtuman ympäristö 4.4. WC-tilat 5. Liputustietoutta...8 6. Muut asiat...9 6.1. Elintarvikkeiden myynti 6.2. Rakenteet, kalusteet ja somistus 6.3. Kuljetus- ja liikennepalvelut 7. Viralliset ilmoitukset...10 Hyödyllisiä yhteystietoja...11 Varaukset PielisAreena liikunta- ja monitoimihalli/ Hyvärilän Matkailu- ja nuorisokeskus Lomatie 12, 75500 Nurmes puh. 0207 466 780 hyvarila@nurmes.fi
PIELISAREENA 3 1. Tapahtumakävijän huomiointi On tärkeää ottaa huomioon tapahtuman kävijäninformointi jo ennen tilaisuutta, etenkin jos kyseessä on monipäiväinen tapahtuma. Kävijöitä tulisi informoida aukioloajoista, liikenneyhteyksistä, ikärajoista, infopisteistä, löytötavaroista, maksuvälineistä, roskaamisesta, ruokailusta, parkkipaikoista, turvallisuudesta jne. Mitä enemmän ja mitä tarkempaa informaatiota asiakkaille annetaan, sen parempi. Nykyään informaatiota on erittäin helppo jakaa esimerkiksi nettisivuilla. Myös tapahtumakävijällä on oma vastuunsa tapahtuman onnistumisesta. Tapahtumajärjestäjä luo puitteet kävijöille, mutta asiakkaat itse ovat vastuussa omasta käyttäytymisestään ja toiminnastaan. Tapahtumakävijä on vastuussa niin turvallisuusasioissa kuin jätteiden käsittelyssäkin. 2. Lupa-asiat 2.1. Poliisin lupapalvelut Ennen tilaisuutta on syytä varmistua yhteistyössä poliisin kanssa tilaisuuden lainmukaisesta ja turvallisesta kulusta. Poliisi voi antaa yleisen kokouksen tai yleisötilaisuuden järjestämisestä ennakolta tai tilaisuuden aikana ohjeita tai määräyksiä. Ilmoitus yleisötilaisuudesta Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallinen ilmoitus järjestämispaikan poliisille. Yleisötilaisuudella tarkoitetaan yleisölle avoimia huvitilaisuuksia, kilpailuja, näytöksiä ja muita niihin rinnastettavia tilaisuuksia. Poikkeuksen muodostavat yleisötilaisuudet, jotka osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi eivät edellytetä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä. Poliisilaitokselta on saatavissa lomake ilmoituksen tekemistä varten. Yleisötilaisuudesta ilmoitettaessa on oltava mukana yleisellä paikalla järjestettävää yleisötilaisuutta koskeva ilmoitus täytettynä. Nurmeksen poliisiasema p. 071 875 6500 lupahallinto.pohjois-karjala(at)poliisi.fi https://poliisi.ajanvaraus.fi/rms.do?url=poliisi 2.2. Meluilmoitus Meluilmoitus tulee tehdä erityisen häiritsevää melua aiheuttavista tilapäisistä toiminnoista. Ilmoitusvelvollisuus on jos toiminta aiheuttaa melua, jonka on
4 TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN OPAS syytä olettaa olevan melun voimakkuuden, keston, toistuvuuden tai ajankohdan vuoksi erityisen häiritsevää lähistöllä asuville, oleskeleville tai työskenteleville. Tapahtumapaikkakunnan järjestyssääntö kertoo lisää sallitusta melunmäärästä ja kellonajoista ynnä muista. Ilmoitus tulee tehdä mm. seuraavista toiminnoista: Huvitilaisuudet, kuten ulkoilmakonsertit Moottoriurheilukilpailut Näytökset tai melua aiheuttavat suuret yleisötilaisuudet Ilmoitusvelvollisuus ei koske pienimuotoisia katusoittoesityksiä tai muitakaan tapahtumia, joiden äänitaso ei ylitä alueen tavanomaista melutasoa. Melun aiheuttaja on ilmoitusvelvollinen. Ilmoitus on tehtävä riittävän ajoissa ennen kuin ryhdytään olennaisiin toimiin työn ja toimen meluisan vaiheen tai tapahtuman järjestämiseksi. Ilmoitus on joka tapauksessa tehtävä kuukausi ennen meluisaa työvaihetta tai tapahtumaa. Meluilmoituksen voi tehdä lomakkeella, joita saa kunnan ympäristön suojelutoimistosta: http://www.ymparisto.fi/default.asp?node=1437&lan=fi. Meluilmoituksesta saa lisätietoja Nurmeksen ympäristönsuojeluviranomaisilta. 2.3. Anniskelulupa PielisAreenalla ei ole anniskeluoikeuksia. Tilaisuuden järjestäjä voi halutessaan hakea anniskelulupaa viranomaisilta. Alkoholijuomien anniskeluun tarvitaan anniskelulupa. Anniskelulupa haetaan Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirastolta www.valvira.fi. Anniskeluluvan hakijalla tulee olla Y-tunnus ja hänen on ilmoittauduttava arvonlisäverolliseksi. 2.4. Tupakkalaki Yleisten tilojen, työpaikkojen ja ravintoloiden tupakointikielto Tupakointi on kielletty kaikissa julkisissa ja yleisissä tiloissa sekä yleisten kulkuneuvojen sisätiloissa ja yleisissä tilaisuuksissa. Kielto koskee myös sisätiloissa järjestettäviä yleisötilaisuuksia, joihin yleisöllä on esteetön pääsy. Tupakointitilaa ei ole lupa järjestää sellaisen sisätilan yhteyteen, joka on pääasiassa 18 vuotta nuorempien henkilöiden käytössä. PielisAreenalla ei ole kiinteää tupakkapaikkaa yllämainitusta laista johtuen. Tapahtuman aikaisen tupakointipaikan järjestäminen on tapahtumanjärjestäjän vastuulla.
PIELISAREENA 5 3. Turvallisuusasiat Vastuu tapahtuman turvallisuudesta on aina tapahtumanjärjestäjällä. Laki määrittää useita asioita koskien tapahtuman järjestämisen turvallisuutta. Kokoontumis- ja järjestyksenvalvonnanlaki säätelee tapahtuman turvallisuutta. Pelastuslaki velvoittaa ehkäisemään ja varautumaan vaaratilanteisiin. Laki kulutustavaroiden ja kuluttajapalveluiden turvallisuudesta liittyy myös tapahtuman järjestämiseen. Terveydensuojelulaki velvoittaa toimimaan elintarvikkeiden kanssa turvallisesti. Turvallisuussuunnitelman lähtökohtana on kartoittaa mahdolliset riskit etukäteen ja ennaltaehkäistä ne mahdollisimman hyvin. Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma tehdään kustakin yleisötapahtumasta tai ohjelmapalvelusta erikseen. Turvallisuus- ja pelastussuunnitelmassa voidaan viitata PielisAreenan yleiseen turvallisuusasiakirjaan, jonka mukaisesti toimitaan. Suunnitelma käydään läpi yhdessä tapahtumanjärjestäjän ja Hyvärilän edustajan kanssa. 3.1. Järjestyslaki Järjestyslaki pyrkii edistämään järjestystä ja turvallisuutta yleisillä paikoilla. Järjestyslaki koskee yleisesti käytettäviä paikkoja riippumatta siitä, kuka paikat omistaa. Tällaisia paikkoja ovat esimerkiksi tiet, kadut, jalkakäytävät, torit, puistot, uimarannat, urheilukentät, hautausmaat, yleisön käytössä olevat rakennukset, kulkuneuvot, virastot, toimistot ja ravintolat. Järjestyslaki 612/2003 (www.finlex.fi). 3.2. Palo- ja pelastustoimet Yleisötilaisuuden järjestäjän on laadittava pelastussuunnitelma, silloin kun: 1. Tilaisuuteen arvioidaan osallistuvan yhtä aikaa yli 500 henkilöä. 2. Tilaisuus järjestetään kokoontumistilassa, jonka hyväksyttyyn henkilömäärän ylitykseen on haettava luparakennusvalvontaviranomaiselta 3. Tilaisuudessa käytetään esim. esityksen tehosteina räjähteitä tai muita vaarallisia aineita tai jos toiminta muutoin voi aiheuttaa vaaraa yleisölle 4. Sellaisissa kohteessa (tilaisuudessa), jossa harjoitettu toiminta poikkeaa tilaisuuteen osallistuvien henkilöiden tavanomaisesta kokemuspiiristä (mm. tapahtumat vaativissa luonnonolosuhteissa) 5. Tilaisuudessa käytetään sellaisia laitteita tai välineitä, joiden käyttöön liittyy tavanomaisesta poikkeavia vaaratekijöitä 6. Tilaisuus edellyttää muita erityisiä toimenpiteitä järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai sivullisille tai ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi taikka erityisiä liikennejärjestelyjä.
6 TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN OPAS Avotuli ja ilotulitus Avotulen teko kokoontumistiloissa ja -alueilla on kielletty ilman paloviranomaisen lupaa. Ulkoilmatapahtumissa tulee aina ottaa huomioon mm. metsäpalovaroitus. Ilotulituksen järjestämisestä tulee tehdä kirjallinen ilmoitus paloviranomaiselle ja ammattilaisten järjestämistä ilotulitusnäytöksistä ilmoitus tehdään poliisille. Lisätietoja: Tapahtumapaikkakunnan poliisilaitokselta Sisäasiainministeriöltä www.intermin.fi > sisäinen turvallisuus > pelastustoimi > pelastussuunnitelma 3.3. Ensiapu SPR:n kanssa voi sopia tilaisuuden terveydenhuolto- ja ensiapupalveluista. Päivystysryhmän tilaaminen tapahtumapaikalle tilaisuuden ajaksi ei ole pakollista, mutta erittäin suositeltavaa. Yhteistyö ja yhteiset pelisäännöt tilaisuuden järjestysmiesten ym. vastaavien järjestävien henkilöiden kanssa on hyvä sopia jo ennen tilaisuuden alkua. Käytettäessä tapahtumapaikalla päivystäviä ensiapu- ja pelastusryhmiä, huomioikaa ainakin seuraavat seikat: Ryhmien tulee selkeästi erottua yleisöstä esim. väriliiveillä, haalareilla tms. Ensiapupisteen tulee olla selkeästi merkitty ja potilasta on voitava hoitaa hänen yksityisyyden suojaansa huomioiden Lisätietoja: Nurmeksen Ensiapuryhmä: http://rednet.punainenristi.fi/node/12935 3.4. Järjestyksenvalvonta ja vartiointi Järjestyksenvalvojan tehtävänä on ylläpitää järjestystä ja turvallisuutta sekä estää rikoksia ja onnettomuuksia siinä tilaisuudessa tai alueella. Järjestyksen valvonnan järjestäminen on tapahtumanjärjestäjän vastuulla. Nurmeslaisten avustavien järjestöjen yhteystietoja esitteen lopussa. 4. Jätehuolto ja siivous Tapahtuman järjestäjä on aina velvollinen huolehtimaan PielisAreenan ja alueen siisteydestä ja kunnosta, jätteiden käsittelystä, lajittelusta ja kuljetuksesta, ellei muuta ole sovittu.
PIELISAREENA 7 Siivousta kannattaa hoitaa jo tapahtuman aikana. Riittävä määrä roskakoreja ja sopiva tyhjennys takaavat sen, että siivottavaa on vähemmän jälkeenpäin. Tapahtumassa olisi hyvä olla muutama henkilö (tapahtuman koosta riippuen), jotka kiertävät aluetta ja katsovat, että yleiset tilat, kuten ruokailualueiden läheisyys, pöydät, wc-tilat ja muut mahdolliset tilat pysyisivät suhteellisen siisteinä. PielisAreenan jätehuolto käsittää jätekatoksen lajitteluastioineen. 4.3. Ympäristö Ulkoilmatapahtumassa tai ulkoalueella tapahtuvassa toiminnassa on otettava huomioon ympäröivä luonto ja rakennukset. Yleisön liikkumisen ohjaaminen tulee suunnitella niin, että aiheutetaan mahdollisimman vähän vahinkoa. Tapahtumassa kojut ja teltat sijoitetaan ensisijaisesti niin, että yleisö ohjataan liikkumaan jo olemassa olevia kulkureittejä pitkin. Nurmikot ja muu kasvillisuus on otettava huomioon myös suunniteltaessa autojen ja koneiden kulkureittejä. PielisAreenan ja Hyvärilän ulkoalueiden käytöstä on aina sovittava erikseen. 4.4. WC-tilat Tapahtuman järjestäjän on varattava yleisölle riittävä määrä käymälöitä käsienpesupisteineen. Suuressa yleisötilaisuudessa on oltava riittävästi käymälöitä sekä miehille että naisille. Käymälätarvetta vähentävinä tekijöinä voidaan huomioida mm. lähistöllä yleisön käytössä olevat muut käymälät. Käymälöiden määrää on vastaavasti lisättävä esimerkiksi jos tilaisuus kestää yli viisi tuntia tai jos tilaisuudessa anniskellaan alkoholia (esim. Bajamajat). WC- ja pesutilojen määrä Sijainti WC:t Suihkut PielisAreena 17 28 + 3 inva Lähellä PielisAreenaa: Leirintäalue (vain kesällä) 11 8 + 1 inva Rantasauna 7 4 (inva) Kartanohotelli 6 + 1 inva 4 Navetta 5 + 2 inva Rantatupa 6 4 + 1
8 TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN OPAS 5. Liputustietoutta Lippu on joko kansallislippu (siniristilippu) tai valtiolippu (ristin keskellä Suomen vaakuna). On tärkeää muistaa, että lippuun ei saa kirjoittaa, eikä siihen saa kiinnittää tunnuskuvioita tai koristeita. Lippu ei myöskään saa olla likainen saati repaleinen. Lippu ja lippusalko ovat liputtamista varten, esimerkiksi perhejuhlien yhteyteen liputtaminen sopii mainiosti. Niin ikään yritykset ja yhdistykset saavat juhlistaa Suomen lipulla vuosipäiviään tai tilaisuuksiaan oman lippunsa ohella. Suomessa saa Suomen lipulla liputtaa aina kun siihen on aihetta. Liputusaika Lippu on pyrittävä nostamaan aamunkoitteessa kello 8 ja laskemaan auringon mennessä mailleen, kuitenkin viimeistään kello 21 huomioiden poikkeukset. Vieraiden maiden lippujen käyttö Suomessa toimitaan kansainvälisen liputuskäytännön mukaisesti. Isäntämaan lippua on käytettävä arvokkaimmalla paikalla. Arvokkain paikka on heraldisesti oikea eli edestä katsottuna vasen puoli ja vieraat vasemmalle ranskankielisten nimiensä mukaisessa aakkosjärjestyksessä. Tähän perussääntöön on kuitenkin olemassa poikkeuksia. EU-lippu Yritykset ja yhdistykset saavat tervehtiä vieraitaan EU-lipulla. Lippurivistössä EU-lipun asema on kansallislippujen jälkeen. EU-lippu on oikein päin silloin, kun sen ylimmän tähden ylin sakara osoittaa ylöspäin ja alimmaisimman tähden kaksi sakaraa alaspäin. Hyvärilän liput Suomi, Ruotsi, Norja, Tanska, Saksa, Eu-lippu PielisAreenan edessä 2 x 18 m lipputankoa. Nurmikentän laidassa 3 x 14 m lipputankoa.
PIELISAREENA 9 6. Muut asiat 6.1. Elintarvikkeiden myynti Elintarvikevalvonnan toimeenpanosta vastaavat kunnat. Järjestäjän on tehtävä terveydensuojelulain 37 :n mukainen ilmoitus paikalliselle terveysviranomaiselle suuresta yleisötilaisuudesta, johon odotetaan yli 500 osallistujaa ja jossa myydään tai tarjoillaan elintarvikkeita. Ilmoitus on tehtävä hyvissä ajoin, suosituksen mukaan vähintään 15 vuorokautta ennen tilaisuuden alkua. Hygieniapassi Uuden elintarvikelain mukaan kaikilla osaamisen osoittamisen velvoitteen piiriin kuuluvilla on siis oltava varsinainen hygieniaosaamistodistus. Elintarvikealan toimijoiden on huolehdittava omavalvontansa puitteissa tämän velvoitteen toteutumisesta. 6.2. Rakenteet, kalusteet ja somistus Näyttelyosastojen paloturvallisuuteen on kiinnitettävä huomiota. Somistamisessa ei saa käyttää herkästi syttyviä materiaaleja. Umpikatot eivät ole sallittuja sisätiloissa ja erityisesti on huomioitava sprinklerijärjestelmien toimivuus. Mikäli tapahtumassa käytetään istuimia, on niiden oltava toisissaan kiinni. Lisäksi on muistettava jättää riittävästi tilaa kulkuväylille. 6.3. Liikenteenohjaus On myös huolehdittava riittävistä pysäköintitiloista ja liikenteenohjauksesta. Liikenteenohjaajina saavat toimia ainoastaan poliisilaitoksen tehtävään hyväksymät järjestyksenvalvojat. Liikenteenohjaajilla tulee olla normaalin järjestyksenvalvojavarustuksen lisäksi pienoisliikennemerkki Ajoneuvolla ajo kielletty, sekä näkyvä vaatetus. Tapahtuman aikaisista pysäköintipaikoista on aina neuvoteltava Hyvärilän edustajan kanssa.
10 TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄN OPAS 7. Viralliset ilmoitukset Musiikin esittäminen tilaisuuksissa ja tapahtumissa edellyttää usein sekä Teosto (tekijäkorvaukset) että Gramex (esittäjäkorvaukset) korvausten maksamista. Teosto r.y. Teoston luvan tarvitset sekä elävän että tallennetun musiikin esittämiseen. Lupa on tarpeen riippumatta siitä, onko tilaisuus maksullinen tai maksuton. Lupa on hankittava ennen tilaisuuden järjestämistä. Gramex ry Gramex on esittäviä taiteilijoita ja äänitteiden tuottajia edustava yhdistys, jonka tarkoitus on edistää ja valvoa oikeudenhaltijoiden tekijänoikeuslaissa säädettyjä oikeuksia. Gramexin tärkein tehtävä on kerätä taiteilijoille ja tuottajille tekijänoikeuslain mukaan kuuluvat korvaukset ja tilittää ne edelleen korvauksiin oikeutetuille. Lisätietoja: Teosto r.y. puh. vaihde: (09) 681 011 / www.teosto.fi Gramex ry puh. (09) 680 3400 / www.gramex.fi Kuvasto puh. (09) 2724 022 / www.kuvastory.fi Tervetuloa tekemään kanssamme onnistuneita tapahtumia, jotka muistetaan! PielisAreenalla järjestettävien tilaisuuksien lopputulos on usein monien eri palveluntuottajien toiminnan tulos. Tilaisuuden koko, luonne ja vaativuus määrittelevät millaisia asiantuntijapalveluita tilaisuuden vastuullinen järjestäjä tarvitsee tapahtumaansa. Viereisellä sivulla on yhteystietoja paikallisista palveluntuottajista. Tämän lisäksi Hyvärilän Matkailu-ja nuorisokeskus ja tilaisuuden järjestäjä kartoittavat yhdessä, mitä muita palveluita onnistunut tapahtuma edellyttää. Kysy lisää ja innostu!
PIELISAREENA 11 Hyödyllisiä yhteystietoja Sähkötyöt: Ylä-Karjalan sähkö Porokylänkatu 14, 75530 Nurmes Puh. 013-462880 Hyvärilän Matkailu- ja nuorisokeskus Lomatie 12, 75500 Nurmes Puh. 040 7087 616 Messurakenteet Messujen tekijät Volttikatu 12, 70700 Kuopio Puh. +010 231 8000 www.messujentekija.fi info@messujentekija.fi Siivouspalvelut Hyvärilän palvelut tai paikalliset siivousfirmat EA-palvelut Nurmeksen Ensiapuryhmä Kirkkokatu 25, 75500, Nurmes Puh. 040 506 3413 nurmes@punainenristi.fi Matkailupalvelut KareliaExpert Oy Kauppatori 3, 75500 Nurmes Puh. 050 3360707 nurmes@visitkarelia.fi - matkailuinfo, majoitusvälitys, lipunmyynti, tapahtumainfo Äänentoisto Nurmeksen kaupunki/nurmes-talo Sivistyspalvelukeskus Kötsintie 2, 75500 Nurmes Puh. 04010 45101 Induktiosilmukka Vuokrattavana induktiosilmukka Ylä-Karjalan Kuulo ry Puheenjohtaja Anja Tuovinen p. 050 386 4921 anja.tuovinen@evl.fi Avustavat järjestelyt Järjestysmiehiksi ja liikenteen ohjaukseen voi tiedustella paikallisilta yhdistyksiltä, listaa päivitetään. Nurmeksen sepot puh. 013-248 1175 Porokylänkatu 6 B, 75500 NURMES sepotnurmes@gmail.com ja monia muita järjestöjä, mm. Nurmeksen UA, Kuhmon mobilistit, Tractor pulling, LC Lions ym. Tapahtumalle saa näkyvyyttä ilmoittamalla esim. seuraavissa: KareliaExpert, www.visitkarelia.fi Nurmeksen kaupungin tapahtumat, www.nurmes.fi LomaSuomi, www.lomasuomi.fi Hyvärilän Matkailu-ja nuorisokeskus, www.hyvarila.fi Oikeudet muutoksiin pidätetään. Hyvärilä tekee parhaansa, jotta tiedot ovat ajan tasalla ja pitävät paikkaansa, mutta emme vastaa annettujen tietojen soveltuvuudesta käyttäjän tarpeisiin tai tietojen perustella tehtyjen toimien tuloksesta.
Faktat PielisAreena Kokonaispinta-ala 2.960 m², huoneistopinta-ala 2.790 m², tilavuus 26.000 m³ Ulkomitat 62 x 39 x 14 m (pit. x lev. x kork.) Salin pinta-ala 1.165 m² (pohjapinta-ala 44,4 x 26,2 m) + 2,6 m käytävä 3 osaan väliseinin jaettava salitila, peiliseinä päädyssä Kiipeilyseinä 10 korkea, 5 eri reittiä Erillinen boulderointihuone kiipeilyyn Punttisali Kahvio Kiinteä katsomo 180 paikkaa (2. krs) + kasettikatsomo salissa 210 paikkaa, yhteensä 390 istumapaikkaa Invahissi 2. kerroksessa Hyvärilän nuorisokeskuksen työpajatilat, toimisto ja lähivarasto Parkkialue 50 autolle. Lisäparkkeja saadaan Hyvärilän olemassa olevista parkkipaikoista sekä tarvittaessa nurmialueista (neuvoteltava tapauskohtaisesti) Omistaja: Nurmeksen kaupunki Hallinnoija: Hyvärilän Matkailu- ja nuorisokeskus Varaukset PielisAreena liikunta- ja monitoimihalli/ Hyvärilän Matkailu- ja nuorisokeskus Lomatie 12, 75500 Nurmes puh. 0207 466 780 hyvarila@nurmes.fi