KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2017 1 Tarkastuslautakunta 06.04.2017 Aika 06.04.2017 klo 13:00-15:50 Paikka Kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 2 Pöytäkirjan tarkastaminen 4 3 Pöytäkirjan nähtävillä pitäminen 5 4 Viranhaltijoiden haastattelut 6 5 Toimielinten päätösten seuranta 7 6 Tilintarkastustyön toteutumisraportti 6.4.2017 asti tehdystä vuoden 2016 tarkastustyöstä 8 7 Hallintosäännön valmistelu 9 8 Arviointikertomuksen valmistelu 10 9 Sidonnaisuuspalvelun hankinta 11 10 Muut asiat 12
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2017 2 Tarkastuslautakunta 06.04.2017 Aika 06.04.2017 klo 13:00-15:50 Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot LÄSNÄ Elomaa Irmeli Puheenjohtaja Isojärvi Tapio Jäsen Kunnaspuro Raili Jäsen Lanne Pauli Jäsen Anttila Arto Varajäsen Sari Lehtisen varajäsen Keso Vesa Sihteeri, Tilintarkastaja, JHTT, BDO Audiator Oy MUU Hatanpää Mika Kaupunginjohtaja Läsnä :n 4 käsittelyn aikana Laiho Pekka Kaupunginkamreeri Läsnä :n 4 käsittelyn aikana Kiviniemi Heikki Sivistysjohtaja Läsnä :n 4 käsittelyn aikana POISSA Lehtinen Sari Varapuheenjohtaja Allekirjoitukset Irmeli Elomaa puheenjohtaja Tapio Isojärvi Raili Kunnaspuro Pauli Lanne Arto Anttila Vesa Keso JHTT sihteeri BDO Audiator Oy JHTT-yhteisö Käsitellyt asiat 1-10 Pöytäkirja yleisesti nähtävillä Kaupunginkansliassa 13.4.2017 klo 9:00-15:00
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2017 3 Tarkastuslautakunta 1 06.04.2017 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARKL 1 Kuntalain mukaan lautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Hallintosäännön mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen esty nee nä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu on lähetetty 29.3.2017 sähköpostina kaupunginvirastoon, mis tä se on toimitettu sähköpostitse edelleen tarkastuslautakunnan jä senil le. Tarkastussäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läs nä olo- ja puheoikeus. Kunnanhallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Tarkastuslautakunta totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2017 4 Tarkastuslautakunta 2 06.04.2017 Pöytäkirjan tarkastaminen TARKL 2 Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöy tä kir jan pi tä jä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöy tä kir jan pi tä jä. Pöytäkirja tarkastetaan lautakunnan päättämällä tavalla. Esitys: Tarkastuslautakunta päättänee tarkastaa kokouksen pöytäkirjan siten, että kaik ki läsnä olevat jäsenet/varajäsenet allekirjoittavat sen välittömästi kokouk sen jälkeen. Tarkastuslautakunta päätti tarkastaa kokouksen pöytäkirjan siten, että kaik ki läsnä olevat jäsenet/varajäsenet allekirjoittavat sen välittömästi kokouk sen jälkeen.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2017 5 Tarkastuslautakunta 3 06.04.2017 Pöytäkirjan nähtävillä pitäminen TARKL 3 Kuntalain 63 :n mukaan lautakunnan pöytäkirja siihen liittyvine oi kai suvaa ti mus oh jei neen ja valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen ylei ses ti näh tä vä nä siten kuin siitä on ennakolta ilmoitettu. Hallintosäännön mukaan pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä lau ta kunnan päättämänä aikana ja paikassa. Esitys: Tarkastuslautakunta päättänee pitää tämän kokouksen pöytäkirjan ylei sesti näh tä vä nä 13.4.2017 kaupunginkansliassa sen aukioloaikana. Tarkastuslautakunta päätti pitää tämän kokouksen pöytäkirjan yleisesti näh tä vä nä 13.4.2017 kaupunginkansliassa sen aukioloaikana.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2017 6 Tarkastuslautakunta 4 06.04.2017 Viranhaltijoiden haastattelut TARKL 4 Haastateltava Aika Aihe Kaupunginjohtaja ja 13:00 Tilinpäätöksen esittely kaupunginkamreeri Sivistysjohtaja 13:45 Arviointi, sivistystoimen investoinnit valtuustokauden suurimmat investoinnit o koulukeskus o keskustan koulu o kirjasto investointien esittely investoinneille asetetut tavoitteet miten on mitattu/mitataan in ves toin neille asetettujen tavoitteiden toteutumista? onko investoinneille asetut tavoitteet saa vu tet tu? sivistysjohtajalle toimitetaan täy tet täväk si investointeja koskeva ar vioin ti loma ke arviointilomake toimitetaan tar kas tuslau ta kun nan jäsenille ennen kokousta arviointi suoritetaan tämän lomakkeen ja suullisen selostuksen perusteella Kaupunginhallituksen 3.4.2017 allekirjoittama tasekirja jaettiin ennen kokous ta tarkastuslautakunnan jäsenille. Kaupunginjohtaja selosti tarkastuslautakunnalle olennaisia kaupungin toimin taan liittyviä asioita vuodelta 2016. Selvityksen mukaan kaupungin toimin nas sa on suurelta osin päästy tavoitteisiin. Käyttötalouden ja toiminnan voi daan katsoa olevan tasapainossa kertyneiden tulojen kanssa. Erityisen huo les tut ta va na asiana kaupunginjohtaja toi esille asukasluvun laskun ja nuo ri so työt tö myy den pysymisen entisellä tasolla. Kaupunginjohtaja selvitti tarkastuslautakunnalle ajankohtaisia kaupungin toi min taan liittyviä asioita. Kaupunginkamreeri esitteli tarkastuslautakunnalle vuoden 2016 ti lin päätök sen olennaisia asioita. Tuloslaskelman osoittama vuosikate oli 4 429t ja tilikauden ylijäämä 1 706. Talousarviossa vuosikate oli 3 204t ja ti likau den ylijäämä 604t. Lainakanta oli 3 243 /asukas ja suhteellinen velkaantuneisuus 60,5%. Taseen kertynyt ylijäämä oli 273 /asukas. Sivistysjohtaja oli etukäteen toimittanut tarkastuslautakunnalle ar vioin ti lomak keen koulukeskuksen, keskustan koulun ja kirjaston investoinneista. Lo mak keel la oli selvitetty hankkeittain investointien laajuutta, asetettuja tavoit tei ta ja sitä miten asetettujen tavoitteiden saavuttamista on seurattu ja mi tat tu. Sivistysjohtajan esitys eteni tämän lomakkeen sisällön mukaisesti.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2017 7 Tarkastuslautakunta 5 06.04.2017 Toimielinten päätösten seuranta TARKL 5 Lautakunta Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta Sivistyslautakunta Tekninen lautakunta Ympäristölautakunta Henkilöstöjaosto Tarkastuslautakunnan jäsen Kaikki Kaikki Kaikki Kaikki Kaikki Tarkastuslautakunta on sopinut siitä, että jäsenille toimitetaan kaikkien toimi elin ten esityslistat ja pöytäkirjat liitteineen tiedoksi. Seurannan pe rus teella käydään keskustelu siitä, ovatko toimielinten tekemät päätökset kau pungin val tuus ton asettamien tavoitteiden mukaisia. Tarkastuslautakunta kävi keskustelun toimielinten tekemistä päätöksistä.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2017 8 Tarkastuslautakunta 6 06.04.2017 Tilintarkastustyön toteutumisraportti 6.4.2017 asti tehdystä vuoden 2016 tarkastustyöstä TARKL 6 Tilintarkastaja antaa tarkastuslautakunnalle kirjallisia ja suullisia raportteja tar peen mukaan. Seurannan kannalta on tarpeellista, että jokaisessa kokouk ses sa käsitellään omana kohtana tilintarkastajan kokouspäivään mennes sä tekemät havainnot. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedokseen havain not ja saattaa ne tarvittaessa tiedoksi kaupunginhallitukselle. Tarkastuslautakunta merkitsi saaneensa tiedoksi tilintarkastustyön to teu tuma ra por tin vuoden 2016 tarkastustyöstä.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2017 9 Tarkastuslautakunta 7 06.04.2017 Hallintosäännön valmistelu TARKL 7 Kuntalain (410/2015) 121 mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on mm. valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hal lin tosään nön määräyksiksi. Kunnanhallitus voi muuttaa tarkastuslautakunnan esi tys tä vain erityisen painavista syistä. Tarkastuslautakunnalle on aikaisemmin jaettu kuntaliiton laatima mal li hallin to sään tö siltä osin kun se käsittelee tarkastuslautakunnan tehtäviä. Tarkastuslautakunta valmisteli 12.1.2017 hallintosääntöä siltä osin, kun se kos kee tarkastuslautakunnan tehtäviä ja päätti jatkaa valmistelua maa liskuun kokouksessa. Esitys: Tarkastuslautakunta valmistelee kunnanhallitukselle esityksen tehtäviään kos ke vik si hallintosäännön määräyksiksi. Tarkastuslautakunta valmisteli kunnanhallitukselle esityksen tehtäviään kos ke vik si hallintosäännön määräyksiksi. Esitys on pöytäkirja liitteenä.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2017 10 Tarkastuslautakunta 8 06.04.2017 Arviointikertomuksen valmistelu TARKL 8 Tarkastuslautakunnan tehtävänä on KunL 121 :n mukaan arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet se kä onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella taval la. Tarkastuslautakunta antaa valtuustolle kultakin vuodelta ar vioin ti ker to muksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuus tos sa tilinpäätöksen yhteydessä. Esitys: Tarkastuslautakunta valmistelee arviointikertomusta keskustelemalla arvioin ti ker to muk ses sa esille nostettavista asioista. Tarkastuslautakunta keskusteli arviointikertomuksen sisällöstä.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2017 11 Tarkastuslautakunta 9 06.04.2017 Sidonnaisuuspalvelun hankinta TARKL 9 Kuntalain (410/2015) 84 :n mukaan tiettyjen kunnan luot ta mus hen ki löiden ja viranhaltijoiden on ilmoitettava sidonnaisuuksistaan tar kas tus lau takun nalle, joka saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Ilmoitukset jul kaistaan yleisessä tietoverkossa. Säännöstä sovelletaan 1.6.2017 alkaen. Tarkastuslautakunta keskusteli sidonnaisuuspalvelun hankinnasta Project-TOP Solutions Oy:ltä. Tarkastuslautakunta päätti, että sidonnaisuuspalvelu hankitaan Project-TOP Solutions Oy:ltä annetun tarjouksen mukaisesti.
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2017 12 Tarkastuslautakunta 10 06.04.2017 Muut asiat TARKL 10 Tarkastuslautakunta käsittelee muut kokouksessa tilintarkastajan ja lau takun nan jäsenten esille ottamat asiat. Tarkastuslautakunnan seuraava kokous pidetään torstaina 11.5.2017.