KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA-PÖYTÄKIRJA KIRKKOVALTUUSTO 2/2017 KIRKKOVALTUUSTON KOKOUS 10.5.2017 8. Merkkipäiväsäännön mukaiset muistamiset... 4 9. Lähetyksen ja kansainvälisen työn koordinaattori/hanna-kaisa Taanilan aloite... 6 10. Lasten ja nuorten leirien ilmoittautuminen/kati Tervon aloite... 7 11. Aloite aikuistyöstä/lea Leminaho... 8 12. Taloussääntö... 10 13. Toimintakertomus ja tilinpäätös 2016... 23 14. Muut asiat... 25 1. Yhteisvastuuhaaste... 25
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 2(25) Kokouksen avaus Esitys: Kirkkovaltuusto merkitsee, että kirkkovaltuuston puheenjohtaja on kutsunut kirkkojärjestyksen 8 luvun 5 :n 1 momentin perusteella kirkkovaltuuston koolle kokoukseen. Puheenjohtaja avaa kokouksen. Kirkkoherra piti alkuhartauden. Puheenjohtaja avasi kokouksen. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kirkkojärjestyksen 8 luvun 5 pykälän 2 momentin mukaan kirkkovaltuuston kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka ja siihen on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Kutsu asialuetteloineen on lähetettävä kirkkovaltuuston ja kirkkoneuvoston jäsenille viimeistään viikkoa ennen kokousta sekä pidettävä seurakunnan ilmoitustaululla (kirkkoherranvirasto) viikon ajan ennen kokousta. Kokouskutsu ja esityslista on jaettu 4.5.2017 kirkkovaltuutetuille. Kokouskutsu asialuetteloineen on laitettu 2.5.2017 seurakunnan ilmoitustaululle. Esitys: Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Esteiden hyväksyminen Suoritetun nimenhuudon perusteella todettiin, että paikalla oli 24 valtuutettua. Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Esitys: Käsitellään valtuutettujen ilmoittamat esteet ja päätetään niiden hyväksymisestä. Merkittiin, että esteen olivat ilmoittaneet Jouko Juntunen, Sisko Korrensalo, Marjatta Prykäri ja Anne Vilmi. Hyväksyttiin esteet. Pöytäkirjantarkastajat:
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 3(25) Työjärjestyksen hyväksyminen Esitys: Hyväksytään työjärjestykseksi jäsenille etukäteen toimitettu esityslista. Samalla päätetään muista mahdollisesti esille tulevista asioista. Hyväksyttiin esityslista työjärjestykseksi. Muissa asioissa Eine Kemppainen varasi puheenvuoron. Pöytäkirjantarkastajien valitseminen Kirkkojärjestyksen 7 luvun 6 pykälän mukaan toimielimen kokouksesta on pidettävä pöytäkirjaa, jonka puheenjohtaja allekirjoittaa ja sihteeri varmentaa. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla, jollei tarkastamisesta ole määrätty ohje- tai johtosäännössä. Kirkkovaltuuston työjärjestyksen 4 pykälän mukaan pöytäkirja tarkistetaan heti tai sen tarkistaa kaksi kokouksessa valittua jäsentä (vuorossa Hanna-Kaisa Taanila ja Kati Tervo sekä varalla Heli Tuokkola ja Hanna Tölli). Esitys: Valitaan pöytäkirjan tarkastajiksi kaksi kokouksessa läsnä ollutta jäsentä sekä heille varajäsenet. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Hanna-Kaisa Taanila ja Heli Tuokkola sekä varalle Hanna Tölli ja Anna-Maija Alaruikka. Pöytäkirjantarkastajat:
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 4(25) 8. Merkkipäiväsäännön mukaiset muistamiset Kirkkoneuvosto 2.3.2017 Merkkipäiväsääntöihin liittyvät lahjat hankkii ja muusta muistamisesta huolehtii taloustoimisto. Kirkkoneuvosto valvoo merkkipäiväsäännön noudattamista. Seurakunnan ansiomerkit myöntää kirkkovaltuusto ja muut muistamiset kirkkoneuvosto. Esitys taljo: Kirkkoneuvosto päättää myöntää merkkipäiväsääntöjen 7 :ssä säädetyt lahjat seuraaville työntekijöille Vähintään 15 vuotta palvelusta: Hallikainen Raili haut.maa-kiinteistötyöntekijä Springare Satu siivooja Vähintään 25 vuotta palvelusta: Koskela Päivi lastenohjaaja Pääkkölä Ilona diakoni Vähintään 35 vuotta palvelusta: Rimpiläinen Kari nuorisotyönohjaaja Kirkkoneuvosto päättää myöntää seurakunnan standaarin Vähintään 20 vuotta palvelusta: Hänninen Riitta leirikeskuksen emäntä Juutinen Johanna toimistosihteeri Neuvosto päättää anoa kirkkovaltuustolta seurakunnan ansiomerkin myöntämistä seuraaville: Pronssinen ansiomerkki 10 vuoden luottamustoiminnasta Puro Juha kirkkovaltuutettu Pronssinen ansiomerkki 10 vuoden palveluksesta Korpela Markku kirkkoherra Määttä Sanna työnjohtaja Hopeinen ansiomerkki 20 vuoden palveluksesta Hänninen Riitta leirikeskuksen emäntä Juutinen Johanna toimistosihteeri Kirkkoneuvosto päättää, että huomionosoitukset luovutetaan kirkkovaltuuston tilinpäätöskokouksen yhteydessä pidettävässä tilaisuudessa. Kirkkoneuvoston päättämät huomionosoitukset luovuttavat kirkkoherra ja kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja. Ansiomerkit luovuttavat kirkkovaltuuston puheenjohtajat yhdessä kirkkoherran kanssa. Päätösesitys hyväksyttiin lisäyksellä, että neuvosto anoo pronssista ansiomerkkiä Eila Lehdolle 10 vuoden vapaaehtoistoiminnasta Hopealyhdyssä. Pöytäkirjantarkastajat:
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 5(25) Kirkkovaltuusto 10.5.2017 Esitys kn: Kirkkovaltuusto päättää myöntää seurakunnan ansiomerkit seuraaville: Pronssinen ansiomerkki 10 vuoden vapaaehtoistoiminnasta Lehto Eila Pronssinen ansiomerkki 10 vuoden luottamustoiminnasta Puro Juha kirkkovaltuutettu Pronssinen ansiomerkki 10 vuoden palveluksesta Korpela Markku kirkkoherra Määttä Sanna työnjohtaja Hopeinen ansiomerkki 20 vuoden palveluksesta Hänninen Riitta leirikeskuksen emäntä Juutinen Johanna toimistosihteeri Kirkkovaltuusto keskeyttää kokouksen muistamisten luovutuksen ajaksi. Merkittiin, että kokous keskeytettiin juhlatilaisuuden ajaksi. Pöytäkirjantarkastajat:
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 6(25) 9. Lähetyksen ja kansainvälisen työn koordinaattori/hanna-kaisa Taanilan aloite Kirkkoneuvosto 2.2.2017 Kemin Seurakunnan kirkkovaltuustolle Aloite Esitän aloitteena yhteistyöneuvottelujen aloittamisen Keminmaan ja Tornion Seurakuntien kanssa yhteisen Lähetyksen ja Kansainvälisen työn koordinaattorin tehtävän perustamiseksi. Kemissä 19.1.2017 Hanna-Kaisa Taanila Esitys taljo: Merkitään aloite vastaanotetuksi ja annetaan kirkkoherran valmisteltavaksi. Kirkkoneuvosto 2.3.2017 Kirkkoherra Markku Korpela on ollut yhteydessä asiassa Keminmaan ja Tornion seurakuntiin. Keminmaan kirkkoherra on antanut vastauksen, että lähetyssihteerin työaika ei tulisi riittämään kolmelle seurakunnalle. Viran perustaminen on esillä Keminmaan kirkkoneuvostossa 27.2. Kirkkoherra antaa kokouksessa tiedon Keminmaan päätöksestä. Esitys khra: Merkitään tiedoksi. Annetaan tiedoksi kirkkovaltuustolle vastauksena aloitteeseen. Merkittiin tiedoksi, että Keminmaan kirkkoneuvosto on 27.2.2017 kokouksessaan päättänyt esittää Keminmaan kirkkovaltuustolle lähetyssihteerin viran perustamisesta, jonka työaika jakaantuu 50 % Keminmaan seurakuntaan ja 50 % Tornion seurakuntaan. Kirkkoneuvosto antaa päätöksen vastauksena aloitteeseen. Kirkkovaltuusto 10.5.2017 Esitys kn: Kirkkovaltuusto merkitsee tiedoksi Keminmaan ja Tornion seurakuntien päätöksen yhteisen viran perustamisesta tiedoksi ja vastauksena aloitteeseen. Aloite ei anna aihetta enempään. Pöytäkirjantarkastajat:
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 7(25) 10. Lasten ja nuorten leirien ilmoittautuminen/kati Tervon aloite Kirkkoneuvosto 6.10.2016 Sähköinen/puhelimitse ilmoittautuminen mahdolliseksi lasten ja nuorten leireille Kirkkokansan työväenyhdistyksen valtuustoryhmä esittää, että ilmoittautuminen lasten ja nuorten leireille tulee jatkossa olla mahdollista myös sähköisesti/puhelimitse. Tällä hetkellä ilmoittautuminen tapahtuu tiettynä päivänä ja kellonaikana Kemin kirkossa, jolloin nopeimmat pääsevät leireille. Osa vanhemmista voi olla vuorotöissä tai lapsilla samaan aikaan harrastuksia, joten on kohtuutonta vaatia, että tiettyyn aikaan ollaan paikalla. Edellisellä ilmoittautumiskerralla kirkon edessä oli pitkä jono jo klo 17, vaikka ilmoittautuminen alkoi klo 18. Kaikki halukkaat eivät päässeet leireille. Jos suosio on huomattavasti kasvanut, niin leirejä tulee järjestää lisää. Työvälineiden sähköistyessä ilmoittautumislomake on helppo luoda ja se helpottaisi ja nopeuttaisi ilmoittautumiskäytäntöjä. Kemi 21.9.2016 Kirkkokansan työväenyhdistyksen valtuustoryhmän puolesta Kati Tervo Esitys taljo: Annetaan aloite talousjohtajan valmisteltavaksi. Kirkkoneuvosto 23.3.2017 Talousjohtaja yhdessä varhaisnuorisotyön työalasta vastaavaan Virpi Ahosen kanssa selvittivät muiden seurakuntien käytäntöjä internet-pohjaisesta varausohjelmasta ja ohjelman käytön mahdollisuuksista Kemin seurakunnassa. Internet pohjaista varausohjelmaa testattiin syksyn 2016 aikana ja ohjelmiston hankintaa varten varattiin määräraha vuoden 2017 talousarvioon. Ilmoittautumisohjelmisto hankittiin nykyiseen kalenteri- ja ajanvarausohjelmistoon liittyen Katrina ohjelmistoista M & V Software Oy:ltä. Verkkovaraaminen on ollut käytössä vuoden 2017 alusta lukien. Esitys taljo: Kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi ja antaa sen vastauksena kirkkovaltuustoaloitteeseen. Kirkkovaltuusto 10.5.2017 Esitys kn: Kirkkovaltuusto merkitsee verkkovaraamisen käyttöönoton vuoden 2017 alusta tiedoksi ja vastauksena aloitteeseen. Aloite merkitään loppuunkäsitellyksi. Päätös. Pöytäkirjantarkastajat:
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 8(25) 11. Aloite aikuistyöstä/lea Leminaho Kirkkoneuvosto 1.12.2017 Lea Leminaho jätti 16.11.2017 kirkkovaltuustoaloitteen. Aloite koskien aikuistyötä toimintasuunnitemassa ja toteutuksessa Perustelut: Aikuistyön luonteessa tulee hyvin esille yhteisöllisyys. Kuitenkin tällä hetkellä yhteisöllisyys on isossa murroksessa ja tämän tulisi näkyä myös seurakunnan tarjoamassa aikuistyössä, jossa tulisi huomioida enemmän yksilölliset elämänarvot ja sukupuolisensitiivinen työote toiminta-ajatuksessa. Ehdotus: Toiminta-ajatus Toiminta-ajatuksessa tuodaan enemmän esille eri ikäryhmiin kohdennettu työ. Nyt työn on sukupuolittunutta. Kemin väestöllinen kehityksen näkyminen toiminta-ajatuksessa, kuten yksinasuvien kasvava määrä vapaaehtoisten roolin muuttaminen aktiiviseksi toimijaksi esim. tarjota ja kehittää yhdessä vapaaehtoisten kanssa toimintaa ja toiminnan kehittämistä naistyön näkökulman siirtäminen naisten integroimisesta seurakunnan monipuolisempaan toimintojen tarjoamiseen eli tarjonnan monipuolisuus antaa mahdollisuuden jokaiselle osallistumiseen ei muuteta yksilöä vaan organisaatiota. naistyöstä pois: naisena olemisen identiteettiä. Identiteettityö, joka on tässä sidottu sukupuoleen, ei ole kirkon tehtävä. Toiminta-ajatuksena pitäisi olla jokaisen yksilön kohtaaminen omana persoonana. Esim. o naistyössä vahvistetaan hengellisyyttä niin ryhmätyöskentelyn kuin yksilötyön kautta o mies- ja naistyössä huomioidaan eri ikäryhmiin kohdennettu työ tukemalla yksilön osallisuutta ja jokaisen seurakuntalaisen kohtaamista omana yksilöllisenä persoonanaan. Painopisteet Painopisteet tuodaan esille huomioiden muutokset toiminta-ajatuksessa Tavoitteet Tavoitteissa tulisi näkyä edellä mainitut muutokset. Esitys taljo: Kirkkoneuvosto antaa aloitteen aikuistyöstä vastaava Tapio Karjulan valmisteltavaksi. Kirkkoneuvosto 26.4.2017 Kemin seurakunnan aikuistyöstä vastaavat viranhaltijat ovat keskustelleet aloitteesta, joka koskee aikuistyön toimintasuunnitelmaa ja toteutusta. Keskustelun perusteella toteamme seuraavaa: Pöytäkirjantarkastajat:
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 9(25) Kemin seurakunnan työ myös aikuistyö - perustuu kristillisiin elämänarvoihin. Kemin seurakunnan toimintaa ohjaa Kirkkojärjestyksen 1 : Suomen evankelis-luterilainen kirkko tunnustaa sitä kristillistä uskoa, joka perustuu Jumalan pyhään sanaan, Vanhan ja Uuden testamentin profeetallisiin ja apostolisiin kirjoihin, ja joka on ilmaistu kolmessa vanhan kirkon uskontunnustuksessa sekä muuttamattomassa Augsburgin tunnustuksessa ja muissa luterilaisen kirkon Yksimielisyyden kirjaan otetuissa tunnustuskirjoissa. Kirkko pitää korkeimpana ohjeenaan sitä tunnustuskirjojen periaatetta, että kaikkea oppia kirkossa on tutkittava ja arvioitava Jumalan pyhän sanan mukaan. 1) Eri ikäryhmiin kohdennettu työ toteutuu eri työmuotojen kautta. Aikuistyön tilaisuudet ja toiminta on tarkoitettu kaikenikäisille, tämä on myös koettu rikkautena. 2) Seurakunnan tehtävä on vahvistaa seurakuntayhteyttä. Siksi aikuistyön toimintaajatukseen vuodelle 2017 on kirjattu ajatus Luoda seurakuntalaisille mahdollisuuksia kohdata ja tukea toisiaan. Tämä tukee myös yksinasuvia, joiden määrän kasvu näkyy Kemin väestöllisessä kehityksessä. 3) Seurakunnan vapaaehtoiset ovat seurakuntatyön kehittäjiä ja toteuttajia. Aikuistyössä esim. maallikkoryhmä kehittää vahvasti toimintaa koko ajan, ja on myös mukana toteuttamassa toimintaa. 4) Nais- ja miestyö ovat yksi osa aikuistyön kokonaisuudessa. Molemmat perustuvat seurakuntalaisten ilmaisemiin tarpeisiin ja toiveisiin. Nais- ja miestyötä ei ole koettu sukupuolisuutta korostavana. Jokainen seurakuntalainen kohdataan omana persoonana niin naistyössä, miestyössä, kuin kaikilla muillakin aikuistyön alueilla. Tulevan toimintasuunnitelman valmistelussa tullaan aloitteen mukaisesti huomioimaan toiminta-ajatuksen osalta laaja-alaisesti eri ikäiset ja eri elämäntilanteissa elävät seurakuntalaiset. Kemissä 20.3.2017 Tapio Karjula Oili Tuovinen Teija Jestilä kappalainen seurakuntapastori johtava diakoniatyöntekijä aikuistyöstä vastaava naistyöstä vastaava maallikkotyöstä vastaava Esitys khra: Kirkkoneuvosto päättää antaa aikuistyöstä vastaavien viranhaltijoiden lausunnon vastauksena kirkkovaltuustoaloitteeseen. Kirkkovaltuusto 10.5.2017 Esitys kn: Kirkkovaltuusto merkitsee aikuistyöstä vastaavien viranhaltijoiden lausunnon tiedoksi ja vastauksena aloitteeseen. Merkitään aloite loppuun käsitellyksi. Pöytäkirjantarkastajat:
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 10(25) 12. Taloussääntö Kirkkoneuvosto 23.3.2017 Taloussääntö ja kirkkoneuvoston tai yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö ovat seurakuntatalouden hallintoa ja taloutta ohjaavat perussäännöt. Näitä sääntöjä tulee tarkastella yhdessä ja niiden tulee täydentää toisiaan. Seurakunnan ja seurakuntayhtymän varojen käyttämisestä, kirkollisverosta, tilivelvollisista ja tilintarkastajan vastuusta sekä taloutta koskevista muista säännöksistä ja määräyksistä säädetään kirkkolain 15 luvussa. Lisäksi kirkkojärjestyksen 15 luvussa säädetään muun muassa talousarviosta, talouden tasapainosta, tilinpäätöksestä, toimintakertomuksesta, hallinnon ja talouden tarkastamisesta, metsien hoidosta sekä toiminnan ja talouden tilastoinnista. Kirkkolain 15 luvun 4 :ssä säädetään, että taloudenhoidon järjestämisestä määrätään tarkemmin kirkkovaltuuston tai yhteisen kirkkovaltuuston hyväksymässä taloussäännössä. Taloussäännöllä kirkkovaltuusto tai yhteinen kirkkovaltuusto ohjaa talousarvion sekä toiminta- ja taloussuunnitelman valmistelua ja sisältöä, omaisuuden hoitoa ja rahatointa, kirjanpitoa ja tilinpäätöstä sekä tilintarkastusta ja sisäistä valvontaa. Kirkkohallituksen virastokollegio on hyväksynyt 26.1.2017 uudet seurakuntatalouden taloussääntömallit erikseen itsenäiselle seurakuntataloudelle ja seurakuntayhtymälle. Uusiin sääntöihin on päivitetty kirkkolakiin ja kirkkojärjestykseen ja muihin taloussääntöä koskeviin lakeihin tulleet muutokset. Lisäksi on huomioitu seurakuntatalouden ja Kirkon palvelukeskuksen tehtävien työnjako. Asiasta kerrotaan myös yleiskirjeessä 2/2017. Kirkkohallituksen yleiskirje nro 2/2017 26.1.2017 TALOUSSÄÄNTÖMALLI Seurakunnan ja seurakuntayhtymän varojen käyttämisestä, kirkollisverosta, tilivelvollisista ja tilintarkastajan vastuusta sekä taloutta koskevista muista säännöksistä ja määräyksistä säädetään kirkkolain 15 luvussa. Lisäksi kirkkojärjestyksen 15 luvussa säädetään muun muassa talousarviosta, talouden tasapainosta, tilinpäätöksestä, toimintakertomuksesta, hallinnon ja talouden tarkastamisesta, metsien hoidosta sekä toiminnan ja talouden tilastoinnista. Kirkkolain 15 luvun 4 :ssä säädetään, että taloudenhoidon järjestämisestä määrätään tarkemmin kirkkovaltuuston tai yhteisen kirkkovaltuuston hyväksymässä taloussäännössä. Taloussäännöllä kirkkovaltuusto tai yhteinen kirkkovaltuusto ohjaa talousarvion sekä toiminta- ja taloussuunnitelman valmistelua ja sisältöä, omaisuuden hoitoa ja rahatointa, kirjanpitoa ja tilinpäätöstä sekä tilintarkastusta ja sisäistä valvontaa. Pöytäkirjantarkastajat:
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 11(25) Kirkkohallituksen virastokollegio on hyväksynyt uudet seurakuntatalouden taloussääntömallit erikseen itsenäiselle seurakuntataloudelle ja seurakuntayhtymälle. Uusiin sääntöihin on päivitetty kirkkolakiin ja kirkkojärjestykseen ja muihin taloussääntöä koskeviin lakeihin tulleet muutokset. Lisäksi on huomioitu seurakuntatalouden ja Kirkon palvelukeskuksen tehtävien työnjako. Taloussääntöluonnoksen on käsitellyt laskentatoimen kehittämistyöryhmä ja kirkon laintarkastustoimikunta. Uudessa sääntömallissa on huomioitu muun muassa kulttuurihistoriallisesti arvokkaiden rakennusten ja irtaimiston hoito. Mallista on poistettu mainita seurakunnan rahan lainaamisesta toiselle seurakunnalle. Malliin on lisätty maininta, että talousarvio ja toiminta- ja taloussuunnitelma sekä tilinpäätös julkaistaan seurakunnan tai seurakuntayhtymän verkkosivuilla. Erityiskatteisten rahastojen määritelmää on täsmennetty. Rahaston erityiskatteisuudella seurakuntatalouksissa tarkoitetaan sitä, että rahaston pääoman varoilla on sääntöjen mukainen käyttörajoitus. Rahaston pääomaa vastaavat rahavarat voivat olla taseessa joko toimeksiantojen varoissa tai seurakuntatalouden muissa varoissa luonteensa mukaisilla tasetileillä. Rahaston pääomia vastaava muu omaisuus, esimerkiksi metsätilat, asunto-osakkeet ja muut arvopaperit, merkitään taseessa toimeksiantojen varoihin luonteensa mukaisille tileille. Joidenkin pykälien jälkeen on kursiivilla merkitty lakiviittauksia, täsmennyksiä ja esimerkkejä seurakuntatalouden tueksi ja mallin tulkitsemiseksi. Sääntömallissa on useita kohtia, joissa on erotettu kirkkoneuvosto tai yhteinen kirkkoneuvosto kauttaviivalla eri virkanimikkeistä. Seurakuntatalouden on omassa säännössään poistettava ylimääräiset nimikkeet ja jätettävä tai lisättävä se nimike, joka seurakuntataloudessa on käytössä. Joissakin tapauksessa päätösvalta voidaan jättää kirkkoneuvostolle tai yhteiselle kirkkoneuvostolle. Erityisen tärkeää on huomioida sääntömallin 2 :ssä mainittu taloudesta vastaava viranhaltija, joka muun muassa allekirjoittaa seurakuntatalouden tilinpäätöksen yhdessä kirkkoneuvoston tai yhteisen kirkkoneuvoston kanssa. Jokaisen seurakuntatalouden on laadittava mallin perusteella oma taloussääntö ja käsiteltävä se kirkkoneuvostossa tai yhteisessä kirkkoneuvostossa ja esittävä kirkkovaltuuston tai yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Tiedusteluihin vastaa taloussuunnittelupäällikkö Pasi Perander, sähköposti etunimi.sukunimi(a)evl.fi tai puhelin 050 349 6902. KIRKKOHALLITUS Jukka Keskitalo ISSN 1797-0326 Pirjo Pihlaja Talousjohtaja on Kirkkohallituksen ohjeiden mukaisesti laatinut Kemin seurakunnan taloussäännön kirkkohallituksen taloussääntömallin mukaisesti, jossa on muiden muutosten lisäksi huomioitu Kemin seurakunnan ja Kirkon palvelukeskuksen tehtävien työnjako. Pöytäkirjantarkastajat:
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 12(25) Kemin seurakunnan taloussääntö I Yleisiä määräyksiä... 13 1 Taloussäännön soveltaminen... 13 2 Taloustoimisto... 13 II Talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma... 13 3 Talousarvion sekä toiminta- ja taloussuunnitelman laatiminen ja sitovuustasosta... 13 päättäminen... 13 4 Talousarvion täytäntöönpano... 14 5 Talousarvion muutokset... 14 III Omaisuuden hoito ja rahatoimi... 14 6 Omaisuuden hoito... 14 7 Seurakunnan rahaliikenne ja pankkitilien käyttö... 14 8 Käteiskassat... 15 9 Maksujen määrääminen... 15 10 Saatavien perintä... 15 11 Hankinnat... 16 12 Osto- ja myyntilaskujen asiatarkastus ja tositteiden hyväksyminen... 16 13 Rahavarojen sijoittaminen... 16 14 Erityiskatteisten rahastojen lainat ja lainakorko... 17 IV Kirjanpito ja tilinpäätös... 17 15 Kirjanpitovelvollisuus... 17 16 Kirjanpitojärjestelmä... 17 17 Palkkakirjanpito... 17 18 Kiinteän omaisuuden kirjanpito... 17 19 Kolehtien ja lahjoitus- ja testamenttivarojen kirjanpito... 18 20 Erityiskatteiset rahastot... 18 21 Raportointi... 19 22 Tilinpäätös... 19 23 Kirjanpitoaineiston säilytysaika... 20 24 Tilastotiedot... 20 25 Avustukset... 20 V Tilintarkastus ja sisäinen valvonta... 21 26 Sisäinen valvonta ja tarkastus... 21 27 Hallinnon ja talouden tarkastus... 21 28 Tilintarkastuskertomus ja sen käsittely... 21 29 Voimaantulo... 22 Pöytäkirjantarkastajat:
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 13(25) I Yleisiä määräyksiä 1 Taloussäännön soveltaminen Kirkkolain (1054/1993, KL), kirkkojärjestyksen (1055/1993, KJ), kirjanpitolain (1336/1997) ja -asetuksen (1339/1997) sekä muiden lakien ja asetusten sekä kirkkohallituksen määräysten lisäksi seurakunnassa noudatetaan tämän taloussäännön määräyksiä - toiminnan ja talouden suunnittelussa, - talousarvion laatimisessa ja täytäntöönpanossa, - omaisuuden hoidossa, - kirjanpidossa, - tilinpäätöksessä, - tilintarkastuksessa ja - sisäisessä valvonnassa. 2 Taloustoimisto Seurakunnassa on kirkkoneuvoston apuna taloushallinnon hoitamista varten taloudesta vastaava viranhaltija ja tarpeen mukaan muuta virka- tai työsuhteista henkilökuntaa, jotka muodostavat taloustoimiston. Virkasuhteisen henkilöstön toimivalta ja vastuu on määritelty ohje- ja johtosäännöissä. Seurakunnan taloudesta vastaava viranhaltija on talousjohtaja. II Talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma 3 Talousarvion sekä toiminta- ja taloussuunnitelman laatiminen ja sitovuustasosta päättäminen Talousarvioon merkitään määrärahat ja tuloarviot bruttoluvuin vähentämättä tuloja menoista tai menoja tuloista. Talousarvion tulee olla pääluokittain/tehtäväalueittain verrattavissa edellisen vuoden tilinpäätökseen ja kuluvan vuoden talousarvioon. Kirkkovaltuusto päättää toiminnallisista tavoitteista sekä määrärahojen ja tuloarvioiden sitovuustasoista. Sitovuustason mukaista määrärahaa ei saa ylittää eikä tuloarviota alittaa. Kirkkovaltuuston hyväksymä talousarvio ja toiminta- ja taloussuunnitelma julkaistaan seurakunnan verkkosivuilla. KL 15:1 ja 2 Varojen käyttäminen, Kirkollisvero KJ 15:1-4 Talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma Kirkkohallituksen yleiskirje 23/2006 Taloushallinnon perusohjeiden päivitykset 1.1.2007 alkaen Kirkkohallituksen yleiskirje 38/2008 Taloushallinnon perusohjeiden päivitykset 1.1.2009 alkaen
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 14(25) 4 Talousarvion täytäntöönpano Kirkkoneuvosto huolehtii siitä, että kaikki asianomaiset hallintoelimet ja viranhaltijat saavat tiedot kirkkovaltuuston hyväksymästä talousarviosta ja toiminta- ja taloussuunnitelmasta sekä talousarvion täytäntöönpanoon liittyvistä ohjeista. 5 Talousarvion muutokset Kirkkovaltuuston päättämän sitovuustason ylittävistä määrärahojen ja tuloarvioiden muutoksista ja muutoksista talousarviossa päättää kirkkovaltuusto. Määrärahan ja tuloarvion muutosesityksissä selvitetään myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita koskevassa muutosesityksessä selvitetään muutoksen vaikutus määrärahoihin ja tuloarvioihin. Muutettaessa talousarviota hyväksytään kaikki ne talousarvion osat, joihin muutos vaikuttaa. Talousarvion muutokset on esitettävä kirkkovaltuustolle tilikauden aikana. Muista kuin sitovuustason ylittävistä määrärahamuutoksista päättää kirkkoneuvosto. KJ 15:4,2 Talousarvion muutos III Omaisuuden hoito ja rahatoimi 6 Omaisuuden hoito Seurakunnan omaisuus on pidettävä huolellisesti tallessa ja kunnossa. Sitä on käytettävä taloudellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Kirkkoneuvosto vastaa seurakunnan omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta sekä muusta omaisuuteen ja toimintaan liittyvästä riskienhallinnasta. Kirkkoneuvosto antaa ohjeen seurakunnan irtaimiston luetteloinnista sekä kiinteän ja irtaimen omaisuuden käytöstä, poistosta ja myynnistä. Kulttuurihistoriallisesti arvokkaita rakennuksia ja irtaimistoa hoidetaan kirkkohallituksen niistä antamien ohjeiden mukaisesti. Sakasti.evl.fi/kulttuuriperintö Taloushallinnon perusohjeet: Kulttuuriperinnön hoidosta, ylläpidosta ja säilyttämisestä aiheutuvat kustannukset 7 Seurakunnan rahaliikenne ja pankkitilien käyttö Kaikki seurakunnan rahaliikenne hoidetaan rahalaitosten kautta ja pankkitilit avataan seurakunnan y- tunnukselle. Kaikki seurakunnan pankkitilit merkitään seurakunnan taseeseen. Pankkitilien avaamisesta, lopettamisesta ja käyttövaltuuksista päättää talousjohtaja. Talousjohtaja valvoo seurakunnan menojen suorittamista ja tulojen kertymistä sekä huolehtii maksuvalmiuden säilymisestä.
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 15(25) Esimerkkejä pankkitilien tarpeista: seurakunnan perustoiminnoille riittää yksi maksuliikennepankkitili kolehdit tilitetään seurakunnan tavanomaiselle maksuliikennepankkitilille toimeksiantojen varat pidetään seurakunnan tavanomaisella maksuliikennepankkitilillä, ellei erillään pitämisen tarve vaadi omia pankkitilejä vuokrat, vastikkeet ja kiinteistöjärjestelmä saattavat tarvita oman pankkitilin varainhoitajille ja sijoituksille mahdollisesti omat pankkitilit 8 Käteiskassat Talousjohtaja päättää käteiskassan perustamisesta ja antaa ohjeet sen käyttötarkoituksesta, pohjakassan suuruudesta, kassan tarkastamistavoista, raportoinnista sekä siitä, kuinka paljon varoja enintään pidetään käteiskassassa. Kassat on tarkastettava vähintään kerran vuodessa ja lisäksi aina kassaa hoitavan henkilön vaihtuessa. Talousjohtajan päätös käteiskassan perustamisesta annetaan tiedoksi kirkkoneuvostolle. Kassojen tarkastuksesta laaditaan raportti, joka liitetään tilinpäätösaineistoon. 9 Maksujen määrääminen Kirkkovaltuusto päättää korvauksista, muista maksutuotoista ja kannettavista vuokrista, mikäli päätösvaltaa ei ole siirretty kirkkoneuvostolle. Kirkkovaltuusto päättää haudoista perittävistä maksuista (KL 17:9,2). Kirkkohallitus määrää kirkonkirjoista luovutettavista tiedoista perittävät maksut (KL 16:11). Kirkkoneuvoston ohjesääntö Tuomiokapituli vahvistaa kiinteän omaisuuden vuokraamisen, jos vuokra-aika on yli 10 vuotta (KL 14:4). 10 Saatavien perintä Saatavien valvonta ja perintä on järjestettävä siten, että kaikki saatavat tulevat asianmukaisesti perityiksi. Jos saatavaa ei ole eräpäivään mennessä maksettu, velallista on kehotettava maksa-maan velkansa. Muihin perimistoimiin on ryhdyttävä viipymättä, jos saatavaa viivästyskorkoineen ei kehotuksesta huolimatta ole maksettu. Viranhaltijapäätöksinä myönnetyt maksujen alennukset tai vapautukset kirjataan myynti- ja muiden saamisten oikaisuksi välittömästi päätöksen jälkeen. Kirkkoneuvosto voi perustellusta syystä päättää avoimen saatavan kirjaamisesta luottotappioksi. Jos avoimien saatavien poistaminen on delegoitu talousjohtajalle, hän tekee asiasta kirjallisen päätöksen perusteluineen ja antaa tiedon päätöksestä kirkkoneuvostolle. Avoimet saatavat kirjataan luottotappioiksi sekä myynti- ja muiden saamisten oikaisuiksi välittömästi tuloksettomien perintätoimenpiteiden jälkeen vähintään vuosittain. Jälkiperintää on kuitenkin syytä jatkaa.
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 16(25) 11 Hankinnat Hankinnat on suoritettava julkisia hankintoja koskevan lainsäädännön ja kirkkoneuvoston hyväksymän hankintaohjeen mukaisesti. Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) Kirkkohallituksen ohjeet hankinta-asioista: sakasti.evl.fi/hankinnat Julkisten hankintojen neuvontayksikkö www.hankinnat.fi 12 Osto- ja myyntilaskujen asiatarkastus ja tositteiden hyväksyminen Kirkkoneuvosto antaa ohjeen osto- ja myyntilaskujen asiatarkastus- ja hyväksymismenettelystä. Menettely on järjestettävä niin, että siihen osallistuu aina vähintään kaksi henkilöä, asiatarkastaja ja hyväksyjä. Talousjohtaja päättää, ketkä hyväksyvät kunkin tehtäväalueen meno- ja tulotositteet. Myyntilaskutustiedot ja muistiotositteet on hyväksyttävä ennen niiden kirjaamista kirjanpitoon. Pelkkä laatijan allekirjoitus ei riitä. Ostolaskuihin ja muihin tositteisiin tai niiden liitteisiin merkitään tiedot tavaran tai palvelun vastaanotosta, asiatarkastuksesta ja hyväksymisestä. Merkinnät tehdään sähköisesti Kipan järjestelmässä. Menettelyllä varmistutaan siitä, että tositteen tarkoittama tavara tai palvelu on saatu, lasku on asiallisesti ja numerollisesti oikea, hankinta/tilaus perustuu asianmukaiseen päätökseen ja se on annettujen määräysten mukainen sekä siitä, että maksamiseen tarvittava määräraha on käytettävissä ja käytettävää määrärahaa ei ylitetä. Kirkkoneuvoston ohjeessa on mainittava ainakin, että tavaran tai palvelun tilaaja (asiatarkastaja) tarkastaa, onko lasku tilauksen ja toimituksen mukainen ja että hankintaluvan antanut ja määrärahasta vastaava henkilö (hyväksyjä) hyväksyy laskun maksettavaksi. 13 Rahavarojen sijoittaminen Kirkkoneuvosto antaa ohjeet seurakunnan sijoitustoiminnasta. Kirkkoneuvoston ohjesäännöllä voidaan siirtää sijoitustoimintaa koskevaa toimivaltaa talousjohtajalle. Tämän viranhaltijan tulee tehdä päätös sijoituksista ja ilmoittaa tehdyistä päätöksistä kirkkoneuvostolle kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. Seurakunnan sijoitustoiminnassa sovelletaan Kirkon eläkerahaston vastuullisen sijoittamisen ohjeita. KL 11:10 Päätösvallan siirtäminen Sakasti.evl.fi/sijoittaminen: Kirkon eläkerahaston vastuullisen sijoittamisen ohjeet
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 17(25) 14 Erityiskatteisten rahastojen lainat ja lainakorko Kirkkoneuvosto päättää lainan ottamisesta erityiskatteiselta rahastolta tai lainan antamisesta erityiskatteiselle rahastolle. Lainan takaisinmaksuaika voi olla enintään viisi vuotta. Lainan koron on oltava käypä antolainauskorko. Lainapäätöksessä on otettava huomioon erityiskatteisen rahaston säännöt ja niiden aiheuttamat rajoitukset rahaston varojen käyttämiseen. IV Kirjanpito ja tilinpäätös 15 Kirjanpitovelvollisuus Seurakunnan kirjanpitovelvollisuuteen, kirjanpitoon ja tilinpäätökseen sovelletaan kirjanpitolakia. Kirjanpidossa noudatetaan kirkkohallituksen antamia ohjeita ja määräyksiä. Toiminta- ja taloussuunnitelmasta, talousarviosta, varojen ja omaisuuden hoitamisesta, kirjanpidosta, tilinpäätöksestä ja toimintakertomuksesta sekä tilintarkastuksesta säädetään tarkemmin kirkkojärjestyksessä (KL 15:4,2). Kirkkohallituksen tehtävänä on muun muassa antaa tarkempia määräyksiä seurakuntien ja seurakuntayhtymien kirjanpidosta ja palkanlaskennasta (KL 22:2). 16 Kirjanpitojärjestelmä Seurakunnan kirjanpito hoidetaan Kirkon palvelukeskuksen järjestelmässä. KL 22:2,1 8 kohta 17 Palkkakirjanpito Seurakunnan palkanlaskenta hoidetaan Kirkon palvelukeskuksen järjestelmässä. Palkkakirjanpidon tapahtumat siirretään seurakunnan kirjanpitoon. KL 22:2,1 8 kohta 18 Kiinteän omaisuuden kirjanpito Kiinteän omaisuuden kirjanpito hoidetaan Kirkon palvelukeskuksen järjestelmässä. Pysyviin vastaaviin kuuluvan aineellisen omaisuuden hankintameno aktivoidaan ja kirjataan vaikutusaikanaan suunnitelman mukaan poistoina kuluksi.
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 18(25) KL 22:2,1 8 kohta Kirkkohallituksen yleiskirje 33/2009 Liite 1 Investointi- ja toimintamenojen määrittely Seurakuntien kirjanpitoasioiden neuvottelukunta on päättänyt, että investointina käsitellään ja pysyviin vastaaviin aktivoidaan - perusparannusmenot, joiden arvioitu euromäärä ylittää valtuuston päättämän aktivointirajan, - hankinnat tai hankeryhmät (esim. koneet, laitteet ja kalustot), joiden arvioitu hankintahinta ylittää valtuuston päättämän aktivointirajan sekä - seurakunnan oman harkinnan mukaan suuret korjausmenot (harkinnan perusteina ovat korjausmenon merkittävä vaikutus seurakunnan rahavirtaan sekä vuosikatteen ja tilikauden tuloksen vertailukelpoisuus eri vuosien kesken). Kirkkovaltuusto hyväksyy suunnitelmapoistojen perusteet. Kirkkohallituksen yleiskirje 10/2005 Suunnitelman mukaisten poistojen laskeminen ja pysyvien vastaavien osakekirjanpito Seurakunnan tulee tarkkailla kiinteän omaisuuden tasearvoja ja ryhtyä toimenpiteisiin, jos ne ovat liian korkeita suhteessa palveluntuotanto- tai tulontuottamiskykyyn. 19 Kolehtien ja lahjoitus- ja testamenttivarojen kirjanpito Kolehtien ja lahjoitus- ja testamenttivarojen kirjanpito hoidetaan Kirkon palvelukeskuksen järjestelmässä osana seurakunnan kirjanpitoa kirkkohallituksen antaman ohjeen mukaisesti. Kirkkoneuvoston on valvottava, että lahjoittajien ja testamentin tekijöiden määräyksiä noudatetaan ja että kolehdeilla saadut tulot käytetään ilmoitettuun tarkoitukseen. Talousjohtaja antaa ohjeen kolehtivarojen vastaanottamisessa ja tilityksissä noudatettavasta menettelystä. Kirkkohallituksen yleiskirje 16/2016 Kirjausohjeen ja tililuettelon päivitys sekä ohje erityiskatteisten rahastojen ja kolehtien kirjanpidosta Kirkkohallituksen yleiskirje 39/2008 Keräysten ja muiden erityiskatteisten varojen kirjanpito Kirkkohallituksen yleiskirje 34/2009 Yhteisvastuukeräysten rahaliikenne, kirjanpito ja tilitykset Rahankeräyslaki (255/2006) 2 Rahankeräyslain mukaan seurakunnalla ei ole oikeutta muuhun rahankeräykseen kuin kolehdin keräämiseen. Seurakunnan ei myöskään ole lupa järjestää julkisia arpajaisia. Yhteisvastuukeräys on Kirkkopalvelut ry:n järjestämä ja seurakunta toimii sen kerääjänä. 20 Erityiskatteiset rahastot Erityiskatteinen rahasto perustetaan silloin, kun seurakunta saa testamentin tai lahjoituksen, johon liittyy käyttöehto. Kirkkovaltuusto vahvistaa rahaston säännöt. Rahaston varoista koostuva pääoma merkitään taseeseen toimeksiantojen pääomiin. Rahaston kirjanpito hoidetaan joko omana taseyksikkönä tai seurakunnan kirjanpidon yhteydessä kirkkohallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Hautainhoitorahaston kirjanpito hoidetaan omana taseyksikkönä seurakunnan kirjanpidossa.
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 19(25) Seurakunnalla voi olla vain erityiskatteisia rahastoja. Rahaston erityiskatteisuudella seurakuntataloudessa tarkoitetaan sitä, että rahaston pääoman varoilla on sääntöjen mukainen käyttörajoitus. Kirkkohallituksen yleiskirje 16/2016 Kirjausohjeen ja tililuettelon päivitys sekä ohje erityiskatteisten rahastojen ja kolehtien kirjanpidosta Kirkkohallituksen yleiskirje 39/2008 Keräysten ja muiden erityiskatteisten varojen kirjanpito Kirkkohallituksen yleiskirje 30/2005 Ohje hoitosopimushautojen hallinnoinnista ja kirjanpidosta Seurakunta voi hoitaa haudanhoitosopimuksiin liittyvän kirjanpidon joko omana taseyksikkönä tai seurakunnan kirjanpidossa. Haudanhoitomaksujen tulee kattaa haudan hoitamisesta aiheutuneet kustannukset. Verovaroja ei saa käyttää yksittäisten hautojen hoitoon kirkkolain 17 luvun 5 pykälässä mainittuja poikkeuksia lukuun ottamatta. 21 Raportointi Toiminnasta ja taloudesta vastaavien on annettava kirkkovaltuustolle, kirkkoneuvostolle ja muille hallintoelimille tietoja toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta sekä kirjanpitoon perustuvia tietoja menojen ja tulojen toteutumisesta talousarvioon nähden ja ennusteista loppuvuodelle. Talousarviovuoden aikana on raportoitava toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Kirkkovaltuusto päättää talousarvion hyväksyessään tavoista, joilla toiminnasta ja taloudesta raportoidaan kirkkovaltuustolle, ja raportoinnin aikataulusta. Kirkkoneuvosto, johtokunnat ja muut hallintoelimet määrittelevät, millä tasolla, tarkkuudella ja kuinka usein niille raportoidaan toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta ja taloudesta tilikauden aikana. 22 Tilinpäätös Kirkkoneuvosto huolehtii tilinpäätöksen laatimisesta kirkkojärjestyksen 15 luvun 5 :n mukaisesti. Tilinpäätös on laadittava maaliskuun loppuun mennessä, ja sen allekirjoittavat päätösvaltainen kirkkoneuvosto ja taloushallinnosta vastaava viranhaltija. Allekirjoitettu tilinpäätös luovutetaan tilintarkastajille viipymättä. Tilinpäätös koostuu tasekirjasta ja tilinpäätöstä varmentavista asiakirjoista. Tilinpäätös ja tasekirja laaditaan kirkkohallituksen antaman ohjeen mukaisesti. Tasekirja sisältää tilinpäätöslaskelmat (tuloslaskelma, tase, rahoituslaskelma), toimintakertomuksen, talousarvion toteumavertailun, tilinpäätöksen liitetiedot, allekirjoitukset ja tilinpäätösmerkinnän sekä luettelot ja selvitykset. Tasekirja laaditaan paperimuodossa. Tasekirja, jonka sivut on numeroitu ja joka on sidottu, säilytetään pysyvästi. Tilintarkastuskertomus liitetään kirkkovaltuustolle esitettäviin tilinpäätösasiakirjoihin. Kirkkovaltuuston on hyväksyttävä tilinpäätös kesäkuun loppuun mennessä.
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 20(25) Seurakunnan tilinpäätös julkaistaan seurakunnan verkkosivuilla. Kirkkoneuvoston asiana on johtaa seurakunnan hallintoa sekä seurakunnan talouden ja omaisuuden hoitoa (KL 10:1,1 3 kohta). Tilinpäätöksen laatimisesta säädetään KJ 15:5:ssä. Toimintakertomuksesta säädetään KJ 15:6:ssä. Kirkkohallituksen yleiskirje 38/2008 Taloushallinnon perusohjeiden päivitys 1.1.2009 alkaen Kirkkohallituksen yleiskirje 23/2006 Taloushallinnon perusohjeiden päivitys 1.1.2007 alkaen 23 Kirjanpitoaineiston säilytysaika Tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin edellä mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. EU-hankkeisiin liittyvien asiakirjojen säilytysajat saattavat olla edellä mainittuja pidempiä. Ajat on varmistettava rahoituspäätöksestä tai hanketta hallinnoivalta ministeriöltä. Kirjanpitoaineiston säilyttämisessä on lisäksi noudatettava seurakunnan arkistosäännön määräyksiä. Kirjanpitolain 2 luvun 10 Kirkkohallituksen yleiskirje 3/2008 Päivitetty malli seurakunnan arkistosäännöksi ja arkistonmuodostussuunnitelmaksi 24 Tilastotiedot Kirkon palvelukeskus toimittaa seurakunnan tilinpäätöslaskelmat ja kirjanpidosta johdettavat tilastoitavat taloustiedot (taloustilasto) kirkkohallituksen ylläpitämään tilastotietokantaan. Kirkkoneuvosto vastaa siitä, että muut vaadittavat tilastotiedot toimitetaan kirkkohallitukselle sen antamien ohjeiden mukaisesti. 25 Avustukset Kirkkovaltuusto päättää avustusten myöntämisen periaatteet. Avustuksen myöntämisen yhteydessä päätetään, pyydetäänkö avustuksen saajalta myöhemmin selvitys avustuksen käyttämisestä. KL 15:1 Varojen käyttäminen Mahdolliset lähetystyön ja diakoniatyön avustusohjeet Yhteisöjen toiminta-avustuksissa on syytä aina pyytää selvitys avustuksen käyttämisestä.
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 21(25) V Tilintarkastus ja sisäinen valvonta 26 Sisäinen valvonta ja tarkastus Seurakunnan hallinnon ja talouden valvonta järjestetään siten, että ulkoinen valvonta (tilintarkastus) ja sisäinen tarkastus ja valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Kirkkoneuvosto vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä ja sen toimivuudesta. Kirkkohallituksen yleiskirje 30/2004 Hyvien johtamis- ja hallintotapojen sekä sisäisen valvonnan kehittäminen seurakunnassa Sisäinen tarkastus on johtamisen apuväline, jonka tarkoituksena on varmistaa sisäisen valvonnan riittävyys. Sisäisen tarkastuksen ja valvonnan avulla tulee saada kohtuullinen varmuus siitä, että tehtävät hoidetaan seurakunnassa asianmukaisesti ja riskit pysyvät hyväksyttävällä tasolla. Sisäinen tarkastus on sisäisen valvonnan näkyvä osa. Se on aktiivista, järjestelmällistä ja avointa toimintaa. Se on tarkastustarkoituksessa tehtyä valvontaa. Sisäisen tarkastuksen ensisijaisena kohteena ovat toimintalinjaukset, toimintaperiaatteet, toimintaresurssien käyttö ja tavoitteiden toteuttaminen. 27 Hallinnon ja talouden tarkastus Tilintarkastajan on tarkastettava toukokuun loppuun mennessä julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan mukaisesti kunkin tilikauden hallinto, kirjanpito ja tilinpäätös. Tilintarkastus järjestetään seurakunnan toimivasta johdosta ja muista tilivelvollisista riippumattomaksi. Tilintarkastajalta ei edellytetä seurakunnan jäsenyyttä. Tilintarkastuksen toimittamisesta säädetään KL 15:4:ssä ja KJ 15:7 ja 8:ssä 28 Tilintarkastuskertomus ja sen käsittely Tilintarkastuksesta on annettava kirkkovaltuustolle kultakin tilikaudelta kirkkojärjestyksen 15 luvun 9 :n mukainen tarkastuskertomus, jossa esitetään tarkastuksen tulokset. Tarkastuskertomuksessa on myös esitettävä, voidaanko tilinpäätös hyväksyä ja myöntää tilivelvollisille vastuuvapaus. Kirkkoneuvoston on esitettävä tilinpäätös sekä tilintarkastuskertomus kirkkovaltuuston käsiteltäväksi kesäkuun loppuun mennessä. Samassa yhteydessä on esitettävä kirkkovaltuustolle tilintarkastuskertomukseen liittyvät, asianomaisilta muistutuksen johdosta pyydetyt vastineet ja kirkkoneuvoston lausunto. Kirkkovaltuusto päättää toimenpiteistä, joihin tarkastuskertomus ja siitä tehdyt muistutukset antavat aihetta. Tilinpäätöksen hyväksymisen yhteydessä päätetään myös vastuuvapaudesta tilivelvollisille. Tilintarkastajan on ilmoitettava havaitsemistaan epäkohdista viipymättä kirkkoneuvostolle. (KJ 15:8 ja 9)
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 22(25) 29 Voimaantulo Tämä taloussääntö tulee voimaan päivänä kuuta 20... Tällä taloussäännöllä kumotaan 16 päivänä kesäkuuta 2011 vahvistettu Kemin seurakunnan taloussääntö Esitys taljo: Kirkkoneuvosto hyväksyy talousjohtajan laatiman Kemin seurakunnan uuden Kemin seurakunnan taloussäännön ja esittää sen Kemin seurakunnan kirkkovaltuustolle vahvistettavaksi. Uudella taloussäännöllä kumotaan 16.6.2011 voimaan tullut taloussääntö. Uudesta taloussäännöstä johtuvat muut muutokset Kemin seurakunnan taloushallinnon säännöksissä tuodaan hallinnon käsittelyyn uuden taloussäännön tultua voimaan. Kirkkovaltuusto 10.5.2017 Esitys kn: Kirkkovaltuusto vahvistaa Kemin seurakunnan taloussäännön. Uudella taloussäännöllä kumotaan 16.6.2011 voimaan tullut taloussääntö.
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 23(25) 13. Toimintakertomus ja tilinpäätös 2016 Kirkkoneuvosto 23.3.2017 Esityslistan liitteenä tasekirja ja muut tilinpäätösasiakirjat vuodelta 2016. Esitys taljo: Kirkkoneuvosto käsittelee toimintavuodesta 2016 laaditun tasekirjan sekä muut tilinpäätösasiakirjat. Kirkkoneuvosto hyväksyy vuoden 2016 tasekirjan ja muut tilinpäätösasiakirjat ja allekirjoittaa Tasekirjan 2016 sekä luovuttaa sen tilintarkastajalle tilintarkastusta varten ja edelleen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi. Merkitään, että Tasekirjaan 2016 liittyvät erilliset muut tilinpäätösasiakirjat jäävät ainoastaan kirkkoneuvoston päätöskäsittelyyn. Kirkkoneuvosto 26.4.2017 TILINTARKASTUSKERTOMUS Kemin seurakunnan kirkkovaltuustolle Olemme tarkastaneet Kemin seurakunnan hallinnon, kirjanpidon ja tilinpäätöksen tilikaudelta 1.1. 31.12.2016 Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman, taseen, rahoituslaskelman ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailun ja toimintakertomuksen. Kirkkoneuvosto ja muut tilivelvolliset ovat vastuussa seurakunnan hallinnosta ja taloudenhoidosta tilikaudella. Kirkkoneuvosto ja talousjohtaja vastaavat tilinpäätöksen laatimisesta ja siitä, että tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot seurakunnan toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta tilinpäätöksen laatimista koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti. Olemme tarkastaneet tilikauden hallinnon, kirjanpidon ja tilinpäätöksen julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan mukaisesti olennaisten virheiden ja puutteiden havaitsemiseksi ja raportoimiseksi tarkastuksen tuloksina. Hallinnon tarkastuksessa olemme selvittäneet hallinnon lainmukaisuutta ja päätöstenmukaisuutta. Olemme tehneet tarkastuksen riittävän varmuuden saamiseksi siitä, onko seurakunnan hallintoa hoidettu laillisesti sekä asinaomaisten toimielinten ja viranhaltijoiden päätösten mukaisesti. Kirjanpitoa sekä tilinpäätöksen laatimisperiaatteita, sisältöä ja esittämistapaa olemme tarkastaneet riittävässä laajuudessa sen toteamiseksi, ettei tilinpäätös sisällä olennaisia virheitä eikä puutteita. Tarkastuksen tulokset Seurakunnan hallintoa on hoidettu laillisesti ja päätösten mukaisesti. Seurakunnan sisäinen valvonta on järjestetty asianmukaisesti. Seurakunnan tilinpäätös on laadittu tilinpäätöksen laatimista koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti. Tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot tilikauden toiminnasta, taloudesta, taloudellisesta kehityksestä ja taloudellisista vastuista.
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 24(25) Lausunnot tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden myöntämisestä Esitämme tilinpäätöksen hyväksymistä. Esitämme vastuuvapauden myöntämistä tilivelvollisille tarkastamaltamme tilikaudelta. Kemissä 4.4.2017 BDO Audiator Oy JHTT-yhteisö Simo Paakkola JHT ja HT-tilintarkastaja Esitys taljo: Kirkkoneuvoston 23.3.2017 allekirjoittama Tasekirja 2016 tilinpäätös ja toimintakertomusasiakirjana tili- ja toimintakaudelta 1.1. 31.12.2016 esitetään yhdessä tilintarkastajan tilintarkastuskertomuksen kanssa kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Tilikauden ylijäämän 88 772,49 euroa kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle kirjattavaksi taseen omaan pääomaan edellisten tilikausien yli-/alijäämätilille. Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se päättää tili- ja vastuuvapaudesta. Kirkkovaltuusto 10.5.2017 Esitys kn: Kirkkovaltuusto hyväksyy Tasekirjan 2016 tilinpäätös ja toimintakertomusasiakirjana tili- ja toimintakaudelta 1.1. 31.12.2016. Tilikauden ylijäämän 88.772,49 euroa kirkkovaltuusto päättää kirjattavaksi taseen omaan pääomaan edellisten tilikausien yli-/alijäämätilille. Kirkkovaltuusto päättää tili- ja vastuuvapaudesta. Merkittiin, että talousjohtaja selosti tasekirjaa. Talousjohtajan kokouksessa jakama kirjallinen materiaali on pöytäkirjan liitteenä. Kirkkovaltuusto hyväksyi Tasekirjan 2016 tilinpäätös ja toimintakertomusasiakirjana tili- ja toimintakaudelta 1.1. 31.12.2016. Tilikauden ylijäämän 88.772,49 euroa kirkkovaltuusto päätti kirjattavaksi taseen omaan pääomaan edellisten tilikausien yli-/alijäämätilille. Kirkkovaltuusto päätti myöntää vastuuvapauden tilivelvollisille.
KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2017 25(25) 14. Muut asiat 1. Yhteisvastuuhaaste Yhteisvastuutyöryhmä oli haastanut kirkkovaltuutetut viidellä eurolla mukaan keräykseen. Yhteisvastuutyöryhmän jäsen Eine Kemppainen kiitti valtuutettuja keräykseen osallistumisesta. Pöytäkirjan nähtävilläolo Esitys: Kokouksesta tehty ja allekirjoitettu pöytäkirja valitusosoituksineen pannaan nähtäville taloustoimistoon 17.5.-16.6.2017 toimiston aukioloaikoina. Ilmoitus nähtävillä olosta laitetaan ilmoitustaululle 12.5.2017. Kokouksen päättäminen ja valitusosoitus Kirkkovaltuuston puheenjohtaja kiitti eläkkeelle jäävää kirkkoherraa valtuuston puolesta. Veisattiin iltavirsi. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.24.