Tutkimusrahoituspäätösten yleiset ehdot ja ohjeet Tilanne Tutkimusrahoituspäätösten perusteet 2010-2011 mukaan, asiakirja hyväksytty 6.4. 2010 Jaana Aalto Tutkijapalvelut/Ohjeistus-tiimi 14.4.2011 11.4.2011
Esityksen rakenne Tämä esitys perustuu Akatemian hallituksen Tutkimusrahoituspäätösten perusteet 2010-2011 asiakirjaan (6.4. 2010) ja tämän jälkeen hyväksyttyihin ehtoihin ja ohjeisiin Taustaa Rahoituspäätösten yleisille ehdoille ja ohjeille Mistä ne löytyvät? Mitä asioita ehdoissa ja ohjeissa käsitellään? Poimintoja rahoituspäätösten yleisistä ehdoista ja ohjeista erityisesti taloushallinnon näkökulmasta Lopuksi suunta tuleviin muutoksiin 2 14.4.2011
TAUSTAA Suomen Akatemian hallituksen tehtävänä on antaa ohjeita ja määräyksiä tutkimusrahoituspäätösten perusteista ja valmistelusta sekä hakemusten arviointiperiaatteista Akatemian hallitus hyväksyy asiakirjan noudatettavaksi tutkimusrahoituspäätösten valmistelussa ja tekemisessä Akatemian hallituksessa, tieteellisissä toimikunnissa, jaostoissa ja hallintovirastossa Asiakirja ohjaa myös hakuneuvonnan ja hakutiedottamisen sisältöä ja tukee ohjeiden antamista rahoitusta saaneille suorituspaikoille ja tutkijoille Akatemian hallitus hyväksyy päivitetyn Tutkimusrahoituspäätösten perusteet asiakirjan 1-2 kertaa vuodessa 3 14.4.2011
Rahoituspäätöstä koskevat ehdot ja ohjeet Tutkimusrahoituspäätösten yleiset ehdot ja ohjeet - asiakirjojen valmistelu perustuu keskeisesti Tutkimusrahoituspäätösten perusteet asiakirjan linjauksiin Yleisiin ehtoihin ja ohjeisiin vaikuttaa myös erilaiset käytännön toimintaan liittyvät muutokset kuten Akatemian verkkoasioinnin uudistukset jne. Yleiset ehdot ja ohjeet asiakirja on verkkoasioinnissa PDF-muotoisen PÄÄTÖSILMOITUKSEN jatkona ja nämä muodostavat yhden kokonaisuuden Yleiset ehdot löytyvät myös Akatemian verkkosivuilta: www.aka.fi/tutkijalle/rahoituksen käyttö/yleiset ehdot/ Yleiset ehdot 2010-2011 PDF-tiedostoina 4 14.4.2011
Rahoituspäätöstä koskevat yleiset ehdot ja ohjeet Ehdoissa ja ohjeissa käsitellään seuraavia asioita: Soveltamisala Kokonaiskustannusmallin soveltaminen Akatemian tutkimusrahoituksessa Rahoituksen maksaminen Rahoituksen käyttö Henkilöstön palkkaus Akatemian rahoituksella suoritettavat hankinnat Suorituspaikan raportointivelvollisuus Vastuullisen johtajan raportointivelvollisuus 5 14.4.2011
Rahoituspäätöstä koskevat yleiset ehdot ja ohjeet Ehdoissa ja ohjeissa käsitellään seuraavia asioita: Rahoitussuunnitelmasta poikkeaminen Tutkimusrahoituspäätöksen muuttaminen Lisämäärärahan myöntäminen Rahoituksen käytön valvonta sekä rahoituksen keskeyttäminen ja takaisinperintä Immateriaalioikeudet Yhteiskuntatieteellisen aineiston luovutus Tieteelliset julkaisut Tutkimusetiikka Eräitä tutkimusrahoitukseen sovellettavia säädöksiä 6 14.4.2011
Rahoituksen käytössä, maksamisessa ja siihen liittyvässä valvonnassa noudatetaan yleisten ehtojen ja ohjeiden lisäksi valtionavustuslakia (688/2001). Akatemian myöntämää tutkimusrahoitusta saa käyttää ainoastaan rahoituspäätöksen mukaiseen tarkoitukseen. Mikäli Akatemia on päätöksessään asettanut myönnölle erityisehdon, on sitä noudatettava. Akatemian rahoitusosuus mainitaan päätöksessä ja se on tällä hetkellä enintään 80 % (infrarahoitus enintään 70 %). Rahoitusosuutta sovelletaan yhtäläisesti hankkeen kaikkiin kustannuksiin eli sekä välittömiin että välillisiin kustannuksiin. Akatemiaprofessorin ja akatemiatutkijan tehtävien palkkojen kustannuslaskentaan ei sovelleta kokonaiskustannusmallia: yleiskustannusosuus on 12,5 %. Rahoitus on tarkoitettu ainoastaan päätöksessä mainitun henkilön palkkaukseen. 7 14.4.2011
Rahoituksen maksaminen edellyttää vastuullisen johtajan ja suorituspaikan vahvistusta rahoituksen vastaanottamisesta Vahvistus tehdään Akatemian verkkoasioinnin/omat hakemukset kautta kuuden viikon kuluessa päätöspäivästä, ellei päätösilmoituksen erityisehdossa toisin mainita. Vahvistusta ei tarvita FiDiPro -ohjelman eikä huippuyksikköohjelmien päätöksissä. Näihin päätöstyyppeihin liittyy sopimus. 8 14.4.2011
Yliopistot ja ammattikorkeakoulut voivat hakea ennakkoa Akatemialta. Akatemia voi maksaa projektin ensimmäistä vuotta koskevasta Akatemian rahoitusosuudesta 1/3 ennakkoa. Ennakko kuitataan hankkeen päättyessä. Ennakoiden alaraja on 7 500 euroa. Akatemia ei maksa tätä summaa pienempää ennakkoa. Ennakko maksetaan vain kerran päätöksen voimassaolon aikana. Ennakkoa ei makseta apurahoista ja infrastruktuurirahoituksesta. Akatemialle osoitetut tutkimushankkeiden maksatuspyyntöjä koskevat verkkolaskut toimitetaan 20.5., 20.9. ja 20.1. tai seuraavaan arkipäivään mennessä. Maksatuspyynnön tiliselvityksen kaudet ovat: 1.1-30.4 1.5-31.8 1.9-31.12. 9 14.4.2011
Arvonlisäveromeno maksetaan myönnetyistä määrärahoista, mikäli arvonlisäveromeno jää rahoituksen saajan lopullisesti vastattavaksi. Ellei arvonlisävero syystä tai toisesta jää tutkimusorganisaation lopulliseksi kustannukseksi, ei ole perusteltavaa sisällyttää menoa myöskään Akatemian rahoittaman tutkimushankkeen kustannuksiin. Akatemian rahoituksella ei ole sallittua ylikompensoida avustuksen saajaa maksamalla kustannuksia, jotka eivät jää tämän vastattavaksi. Akatemian rahoituksella hankitut tarvikkeet, laitteet ja kirjallisuus jäävät suorituspaikan omistukseen ja hallintaan. Suorituspaikan raportointivelvollisuus: Maksatuspyyntöön liittyvän raportoinnin lähtökohtana toimii liikekirjanpitoon perustuva projektikirjanpito, johon kirjataan projektin välittömät kustannukset. Tämän lisäksi projekteille kirjattavat laskennalliset yleiskustannukset sekä henkilösivukustannukset johdetaan yhteisön kustannuslaskennasta. 10 14.4.2011
Rahoituspäätöksessä hyväksyttyä yleiskustannuskerrointa käytetään koko rahoituskauden ajan. Ennen vuotta 2009 tehtyihin rahoituspäätöksiin sovelletaan niihin sisältyvää 12,5 % yleiskustannuskerrointa. Kustannuslajeista pyydetään kokonaistoteutumatiedot projektin alusta alkaen sekä kyseisen kauden toteutumatiedot. Lisäksi vastaavat tiedot tulee ilmoittaa Akatemian rahoitusosuudesta. Akatemian rahoitusosuuden laskentaperusteena käytetään päätöksen mukaista Akatemian rahoitusosuuden prosenttia. Akatemian rahoituksen määrä ja rahoitusosuus ilmoitetaan rahoituspäätöksessä. Henkilötyöraportointi on osa maksatuspyyntöä. Tarvittaessa Akatemia vastaanottaa henkilötyötietoja myös tiedostona, jossa on kaikki tarvittavat tietokentät. 11 14.4.2011
Mikäli Akatemian myöntämä rahoitus poikkeaa haetusta 10 % tai enemmän, eikä vastuullinen johtaja ja tutkimuksen suorituspaikka poikkeamasta johtuen voi hyväksyä päätöksen laskentaperusteita, on hankkeelle mahdollista hakea uutta kustannusarviota kuuden viikon kuluessa päätöksestä. Päätöksessä ilmoitetusta vuosierästä voi kunakin vuonna poiketa korkeintaan 15 %. Päätöksestä ilmenevät menolajit ovat ohjeellisia ja niistä poikkeaminen on sallittua, vain mikäli se tukee esitetyn tutkimussuunnitelman toteuttamista. Rahoituspäätöksen muuttamista voi hakea suorituspaikka ja hankkeen vastuullinen johtaja, jonka tulee tehdä siitä Akatemialle muutoshakemus. Rahoitusta koskeviin asioihin voi hakea muutosta vain rahoituksen voimassaoloaikana, kuitenkin viimeistään kaksi kuukautta ennen rahoituskauden päättymistä. 12 14.4.2011
Akatemiahankkeen ja tutkimusohjelmahankkeen johtajalle saa maksaa palkkaa Akatemian tutkimusmäärärahasta vain, jos tästä on maininta päätösilmoituksen erityisehdossa. Vastuullisen johtajan palkkaamiseen Akatemialla on omat rahoitusmuotonsa (akatemiaprofessorin, akatemiatutkijan ja tutkijatohtorin tehtävät). Rahan käyttämättä jääminen ei ole peruste rahoituskauden jatkamiselle. Akatemialla on oikeus seurata ja valvoa myöntämänsä rahoituksen käyttöä, sekä suorittaa rahoituksen käytön valvonnassa tarpeellisia rahoituksen saajan talouteen ja toimintaan kohdistuvia tarkastuksia. Akatemialla on myös oikeus tarkastaa tutkimustyön toteuttamista, tilinpitoa ja rahoituspäätöksen ehtojen noudattamista. 13 14.4.2011
Mikäli rahoituspäätöksessä ilmoitettu rahoituksen kokonaissumma ylittää 1 000 000 euroa, tulee tutkimusohjelman vastuullisen johtajan sekä huippuyksiköiden toimittaa Akatemialle tilintarkastuskertomus tutkimusrahoituksen käytöstä hankkeessa. Tilintarkastuskertomus toimitetaan tutkimusohjelmarahoituksen päättyessä tai huippuyksikön osalta kolmannen ja kuudennen vuoden rahoituksen jälkeen. Tilintarkastuskertomus voidaan tarvittaessa pyytää myös erikseen. 14 14.4.2011
Akatemia voi keskeyttää tai määrätä rahoituksen lopetettavaksi tai periä rahoituksen tai sen osan takaisin, jos on perusteltua aihetta epäillä, että: vastuullinen johtaja tai suorituspaikka on käyttänyt rahoitusta muuhun tarkoitukseen kuin se on myönnetty, tai antanut sellaista väärää tai harhaanjohtavaa tietoa, joka olisi voinut vaikuttaa rahoituksen saantiin, määrään tai ehtoihin tai muutoin rikkonut rahoituksen käyttämistä koskevia säännöksiä tai rahoituspäätöksen ehtoja. Rahoitus myönnetään kokonaissummana, jota ei saa ylittää. Rahoitusta voidaan käyttää vain rahoituskauden aikana syntyneisiin menoihin. Vastuullinen johtaja sekä tutkimuksen suorituspaikka vastaavat siitä, että rahoitus käytetään noudattaen päätöstä, näitä yleisiä ehtoja ja ohjeita sekä muita säännöksiä ja määräyksiä. 15 14.4.2011
Rahoituksen käytössä, maksamisessa ja siihen liittyvässä valvonnassa noudatetaan näiden ehtojen lisäksi valtionavustuslakia (688/2001). Valtionapuviranomaisena laki velvoittaa Akatemiaa. Laki määrittelee valtionavustuksen myöntämisen yleiset edellytykset Lisäksi laissa määritellään mm. valtionavustuksen maksamisesta sen käytöstä ja valvonnasta valtionapuviranomaisen tarkastusoikeudesta maksatuksen keskeytyksestä valtionavustuksen palauttamisesta ja takaisinperinnästä Akatemian rahoitus osoitetaan tutkijan sijasta taustaorganisaatiolle, joka on valtionavustuksen saaja siihen liittyvine velvoitteineen. 16 14.4.2011
Lopuksi MUUTOKSIA ON TULOSSA: Suomen Akatemian hallitus on hyväksynyt 12.4.2011 uuden Tutkimusrahoituspäätösten perusteet 2011-2012 asiakirjan Yleiset ehdot ja ohjeet 2011 2012 tulevat perustumaan yllämainittuun hallituksen hyväksymään asiakirjaan Akatemian hallituksen 12.4.2011 hyväksymä uusi asiakirja ohjaa syyskuun 2011 hakutiedotusta ja hakuneuvontaa STREAM -työryhmän raportti, sen vaikutukset? 17 14.4.2011