Pohjois-Savon maakunta- ja sote-uudistuksen viestintäryhmä Aika: Maanantai 22.5.2017 klo 10.00 12.00 Paikka: KYS, Kaarisairaala, Kaarre-ravintolan kabinetti 2 Koollekutsuja: Pj. Anna Laukkanen Osallistujat: Jäsenet: Varajäsen: (x) Anna Laukkanen, Pohjois-Savon ELY-keskus (-) Reija Huttunen, Pohjois-Savon pelastuslaitos (x) Auli Posti, Itä-Suomen aluehallintovirasto (-) Anne Rantonen, Pohjois-Savon TE-toimisto (x) Jari Sihvonen, Pohjois-Savon liitto (x) Taru Kokkonen, Kuopion kaupunki (x) Katja Karhunen, henkilöstön edustaja (-) Kirsi Soininen (-) Irja Kuosmanen (x) Anne Sahrio, Pohjois-Savon liitto (x) Henna Räsänen, PoSoTe-hanke, Pohjois-Savon liitto (x) Heljä Koistinen, PoSoTe-hanke, Pohjois-Savon liitto Asiantuntijajäsenet: Varkauden viestintäpäällikkö Kaisu Tolvanen (x), KYSin viestintäassistentti Varpu Rönkkö (x), Ylä-Savon SOTEn viestintäsihteeri Arja Laajalahti (x) Vieraat: Pohjois-Savon liiton digijohtaja Toni Auvinen (x) 1. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen Päätös: Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. 2. Digijohtaja Toni Auvinen esittelee valtakunnallisen ICT & Digi -valmistelun tilannekatsauksen sekä alustavat suunnitelmat Pohjois-Savon maakunnan verkkopalvelusta huomioiden kansalliset linjaukset. Esitys: Käydään keskustelu ja merkitään tiedoksi
Tiedoksi: Jokaisen tulevan maakunnan tietohallinnon ja ICT-palvelujen suunnittelu, järjestäminen ja siirtymän läpivienti on maakunnallisten valmisteluorganisaatioiden vastuulla. Kunkin maakunnan valmisteluorganisaatio päättää, miten ICT-palvelut järjestetään olemassa olevia rakenteita, sopimuksia ja tuottajia käyttäen. Toni Auvinen käynnistää poikkihallinnollisen työskentelyn Maakunnan Pohjois-Savo.fi verkkopalvelun suunnittelun ja toteutuksen osalta huomioiden valtakunnalliset linjaukset ja maakuntaorganisaation muodostumisen. Tekninen toteutus tehdään yhteistyössä valitun kumppanin kanssa ja rahoitus varataan yhdessä sovitulla tavalla. Suunnittelu-/määrittelyvaihe sekä kumppanin hakeminen tehdään 12/2017 mennessä. Toteutusvaihe alkaa valtakunnallisista rahoitusratkaisuista riippuen 1/2018. Päätös: Viestintäryhmä nimeää kaksi henkilöä, jotka ovat jatkossa mukana Pohjois-Savon ICT & Digi-valmistelussa. 3. Viestinnän järjestäytyminen Pohjois-Savossa 1.7. alkaen. Työvaliokunta ehdottaa, että uudistuksen viestintä järjestetään edelleen pääasiassa oman työn ohessa -periaatteella. Kartoitamme uuteen maakuntaan siirtyvien viestintähenkilöiden määrän, osaamisen ja miettimme kohdennetusti heidän työpanoksensa ja halukkuutensa muutosviestintään. Resursseja halutaan jokaisesta organisaatiosta nykyistä konkreettisemmin käyttöön, esim. 20 prosenttia henkilön työajasta olisi muutosviestintää ja uuden maakunnan viestinnän suunnittelua. Esitys: Kartoitamme viestintähenkilöiden määrän, osaamisen ja halukkuuden osallistua uudistuksen viestintään. Valmistellaan viestintäryhmän esitys viestinnän organisoitumisesta uudistuksen johdolle ja uudistustyöhön osallistuvien viestintähenkilöiden työnantajille. Työpanosten lisäksi on sovittava, mitä osa-alueita viestintätoimistolla on ja kuinka yhteistyö järjestetään. TAI: Sovitaan tarpeen mukaan erillinen kokous aiheesta. Päätös: Pidetään erillinen palaveri viestinnän järjestäytymisestä ja vastuista. 4. Valmisteluvaiheen strategia ja #halutuin-taikasanan hyödyntäminen Pohjois-Savon mehengen luomisessa. Jari esittelee suunnitelmia strategian jalkautuksesta. Esitys: Viestintäryhmä käy kokouksessa keskustelun asiasta ja muodostaa yhteisen mielipiteen, kuinka asiassa edetään ja vie sen edelleen työvaliokunnalle. Tiedoksi: Keskusteltiin siitä, kuinka tärkeää on olla erottamatta viestintää ja markkinointia toisistaan. Päätös: Otetaan kantaa valmisteluvaiheen strategian ja #halutuin-taikasanan jalkauttamiseen samassa palaverissa, jossa mietitään viestinnän organisoitumisen resursseja ja vastuita. Jollekin tulevan viestintätiimin jäsenelle tulee vastuulleen uudistuksen markkinointi. Kunhan saadaan tehtyä asiasta viestintäryhmän oma esitys, laitetaan se johdolle.
Kerätään syksyn RoadShow n aikana ihmisiltä ajatuksia siitä, miksi Pohjois-Savo on Suomen halutuin elämisen ympäristö. Tarjotaan jokaiselle muutoksessa mukana olevalle organisaatiolle mahdollisuus tilata halutuin t- paita omille työntekijöilleen omalla kustannuksellaan. Jokaisen organisaation tulee tilausvaiheessa huomioida hankintalaki ja selvittää, että ne voivat tilata paidan Idé Groupin kautta. 5. Aiemmin ryhmässä on ollut esillä facebook-tilin perustaminen maakunnalle, ajankohdaksi ajattelimme syksyä 2017. Tehtäisiin uutta maakuntaa tunnetuksia ja kerättäisiin seuraajia ennen v. 2019. Halutuin-asiasanaa voisi tilillä hyödyntää. Teemmekö työvaliokunnalle jo esityksen vai odotammeko syksyyn? Kuka sivua päivittää, miten suhteessa posoten sivuun: selkeä strategia ja tavotteet uudelle sivulle, ettei sekoita käyttäjiä. Toinen vaihtoehto on, että posoten fb-sivu laajennetaan koskemaan myös maakuntauudistusta. Näin ei tarvitsisi perustaa uutta sivua ja seuraajia olisi jo valmiina. Tällä hetkellä seuraajia n. 750 hlöä (vrt. valtakunnallisilla uudistussivuilla seuraajia n. 850 hlö). Uuden viestintätoimiston tulee myös miettiä muu sosiaalisen median käyttö ja strategia ja päivittää siltä osin viestintäsuunnitelmaa ja huoneentaulua. Esimerkiksi oma twitter-tili on ollut vahvasti esillä sote-uudistuksen puolella, mutta on syytä määritellä: tavoitteet, käyttötarkoitus ja päivittäjät. Esitys: Viestintäryhmä käy kokouksessa keskustelun asiasta ja muodostaa yhteisen mielipiteen, kuinka asiassa edetään ja vie sen edelleen työvaliokunnalle. Tiedoksi: Keskusteltiin facebookin osalta siitä, että facebookissa pitäisi hyödyntää maksullista mainostamista. Päätös: Kun syksyllä aletaan rakentaa viestintästrategiaa, tehdään myös some-strategia sen osaksi ja päätetään, mitä some-kanavia ja miten otetaan käyttöön. 6. Uudistuksen ulkoiset verkkosivut - Heljä ollut yhteydessä Koodiviidakkoon sivustolla huomattujen virheiden korjaamiseksi, korjausten tilanne - Keskustelupalstan tilanne - Sivujen analytiikka - Väliaikaishallinnolle oma osio verkkosivuille (pitäisi olla jo päävalikossa piilossa), materiaalit sivulle, kuka kokoaa? - Kun Pohjois-Savon valmistelusta saadaan lisää tietoa, nettisivujen sisältöjä pitää muokata laajemminkin. Samoin diayleiesitykset pitää päivittää, kun lisää tietoa on Esitys: Sovitaan pienryhmän työpaja, jossa katsoaan kaikki päivitystarpeet ja sovitaan päivittäjät, myös sote/makuyleisdiaesitysten päivitystarpeet Päätös: Sovitaan erillinen pienryhmän työpaja, jossa katsoaan kaikki päivitystarpeet ja sovitaan päivittäjät, myös sote/makuyleisdiaesitysten päivitystarpeet. Puheenjohtaja laittaa palaveriajasta Doodle-kyselyn.
7. Maakunta- ja sote-uudistuksen uutiskirje - Seuraava uutiskirje ilmestyy kesäkuussa. Juttujen deadline toukokuun loppu, juttuja julkaistaan jo nettisivuilamme pikku hiljaa. - Muistutuksena jakelusta: Viestintäryhmien jäsenet levittävät omissa organisaatioissaan uutiskirjettä asiantuntijoilleen, jotta lähettävät sitä edelleen eteenpäin esim. maaseututoimijoille. Uutiskirje 2/2017, aihelista: jutut julkaistaan pääasiassa pohjoissavo2019-sivuille, ja linkitetään uutiskirjeeseen (lisää sivuston käyttöä ja hakukonenäkyvyyttä) Alkutervehdys, Leila Pekkanen, video Miten uudistus etenee Pohjois-Savossa, Anne, Henna ja Elsa > Otetaan mukaan Leilan alkutervehdykseen eli jää tällaisenaan pois uutiskirjeestä. Kasvupalvelulaki (alueellinen työllisyyskokeilu tiedoksi, lyhyesti, samaan), Jan Blomberg ja Soile Lahti Valinnanvapaus ja Ylä-Savon kokeilu, Henna ja Heljä. Tehty, OK Maakuntauudistuksen henkilöstöinfo 31.5., Anna Maakunta- ja sote-uudistuksen Road show, Heljä Lapsi- ja perhepalvelujen muutosohjelma LAPE starttaa Pohjois-Savossa, Heljä. Tehty, OK Hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen koordinaatio Pohjois-Savossa (HytePoS), Mervi Lehmusaho Strategia, Jari Sihvonen ja Silja Huhtiniemi 8. Kuinka maakuntauudistuksen ja sote-uudistuksen johto ja viestintä lomailevat. Medialle ja muille kumppaneille tiedote loma-ajoista ja sijaisista, kenet tavottaa milloinkin. Esitys: Mediatiedote jakoon ja tiedot myös pohjoissavo2019-yhteystiedot -sivulle. Kuka kokoaa tiedot? Päätös: Ei tehdä erillistä mediatiedotetta. Verkkosivujen Yhteystiedot-sivulle tieto, että lomat ovat heinäkuussa. 9. Ehdotukset vlogin/blogin tekijäksi omasta organisaatiosta
Esitys: Valmistellaan kokouksessa lista henkilöistä. Jaetaan blogi/vlogivuorot myöhemmin. Kuka jakaa vuorot ja on yhteydessä henkilöihin? Päätös: Viestintäryhmä jäsenet ilmoittavat puheenjohtajalle sopivia bloggaajia/vloggaajia omasta organisaatiostaan sähköpostilla. Kysytään bloggaajiksi/vloggaajiksi sote-puolelta Laura Vuorensolaa ja uutta YHDESSÄ!-muutospäällikköä. 10. Kolme yleistietoiskua Pohjois-Savon uudistuksesta kaikelle kansalle. Kuinka kaksi ekaa tilaisuutta menneet? Anne, Henna ja Heljä kertovat kuulumiset. 11. Muut asiat - viestinnän 2. vaiheen raportti tiedoksi (kokouskutsun liitteenä) - katsotaan ajankohtaiskoontiamme; tulevia tapahtumia ja niistä kertomista, Pohjois-Savon mallin julkistamisesta lehdistötilaisuus ja sitä ennen info henkilöstölle? > Mallin valmistuminen menee kesäkuun loppuun, laitetaan viestiä mahdollisesta lehdistötilaisuudesta muutosjohtajille. - halutuin-t-paidan tilausmahdollisuus kaikille organisaatioille, joiden henkilöstöä muutos koskettaa. Jokainen organisaatio kustantaa paitatilauksen itse. - Jari tekemässä esittelyvideon Pohjois-Savon uudistuksesta, aikataulu, sisältö - Savon tiedottajien tapaaminen Messissä 2.6. klo 14-16 kerrotaan uudistuksen viestinnästä, toivottavasti moni pääsee paikalle - Infotilaisuus aamupäivällä 16.6. Pohjois-Savon kunnanvaltuustoille ja -hallituksille, paikka selviää myöhemmin - Kuopion syksyn Kohtaamisia-lehteen tulossa juttu uudistuksesta, freelanseri tekee, meille lukuun ennen julkaisua (koskeehan juttu sekä maakunta- ja sote-uudistusta?) > Maakunta- ja sote-uudistusta käsitellään lehden pääkirjoituksessa. - viestintämme seuranta, onko palvelu mahdollista ostaa, kun väliaikaishallinto aloittaa? Muita tärkeitä alulle väliaikaishallinnon alettua: viestintäsuunnitelma, kriisiviestintäsuunnitelma, sosiaalisen median suunnitelma, markkinointisuunnitelma