REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas

REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Osa 07 Tietojen yhteinen toimitus REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Osa 07 Tietojen yhteinen toimitus Versio: 2.0 Sivu 1/35 Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012

2 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio: 2.0 Versio Muutokset 2.0 Heinäkuu 2012 Asiakirjan ulkoasu uusittu. Kuvat ja linkit tarkistettu. Uusi luku päivityksistä yksittäisten rekisteröintien liittämiseksi asiakirja-aineiston yhteiseen toimitukseen. Pieniä muutoksia tekstiin. 1.3 Toukokuu 2010 Päivitetty vastaamaan tietojen yhteisen toimituksen uusittua toimintoa REACH-IT-järjestelmän versiossa 2.0.5. 1.2 Maaliskuu 2010 Muokattu soveltuvaksi REACH-IT-järjestelmän versioon 2.0 ja IUCLID-verkkosivuston versioon 5.2. 1.1 Joulukuu 2009 Sivu 6: Lisättiin päärekisteröijää ja osallistuvia rekisteröijiä varten tekstiä kohtaan 2.2 sekä linkki lisätietoihin. Tekstiin tehtiin pieniä muutoksia. 1.0 Joulukuu 2008 Ensimmäinen versio.

Osa 07 Tietojen yhteinen toimitus Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 3 Osa 07 Tietojen yhteinen toimitus Viite: ECHA-12-G-23-FI Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 Kieli: suomi Euroopan kemikaalivirasto 2012 Etusivu Euroopan kemikaalivirasto Vastuuvapauslauseke: Tämä on työkäännös englanniksi julkaistusta alkuperäisasiakirjasta, joka on saatavilla ECHAn verkkosivustolla. Jäljentäminen on sallittua, kunhan lähde mainitaan muodossa Lähde: Euroopan kemikaalivirasto, http://echa.europa.eu/ ja kunhan jäljentämisestä ilmoitetaan kirjallisesti kemikaaliviraston viestintäyksikköön (publications@echa.europa.eu). Tämä asiakirja on saatavilla seuraavilla 22 kielellä: bulgaria, englanti, espanja, hollanti, italia, kreikka, latvia, liettua, malta, portugali, puola, ranska, romania, ruotsi, saksa, slovakki, sloveeni, suomi, tanska, tšekki, unkari ja viro. Asiakirjaa koskevat mahdolliset kysymykset tai huomautukset voi lähettää tietopyyntölomakkeella (mainitse viite ja julkaisuajankohta). Tietopyyntölomake on Euroopan kemikaaliviraston kotisivulla kohdassa Yhteydenotto: http://echa.europa.eu/about/contact_fi.asp Euroopan kemikaalivirasto Postiosoite: PL 400, 00121 Helsinki Käyntiosoite: Annankatu 18, Helsinki

4 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio: 2.0 Sisällysluettelo 1. Johdanto... 6 2. Yleistä tietojen yhteisestä toimituksesta... 6 2.1 Yhteys REACH-asetukseen... 6 2.2 Päärekisteröijän ja jäsenrekisteröijän tehtävät... 6 2.3 Tietojen yhteinen toimitus... 7 2.3.1 Aineen yksilöinti... 7 2.3.2 Salasana... 7 2.3.3 Ulkopuolinen edustaja (Third Party Representative, TPR)... 8 2.4 Asiakirja-aineiston toimittaminen yhteisessä toimituksessa... 8 2.4.1 Toimitusten ajankohta... 8 2.4.2 Asiakirja-aineistoja koskevat tietovaatimukset... 8 2.4.3 Tietojen yhteisen toimituksen käsittely... 9 3. Ohjeet vaihe vaiheelta... 10 3.1 Yhteisen toimituksen luominen... 10 3.1.1 Vaihe 1 Aineen yksilöinti... 10 3.1.2 Vaihe 2 Yhteisen toimituksen tietojen antaminen... 14 3.1.3 Vaihe 3 Sopivan yhteyshenkilön valitseminen... 14 3.1.4 Vaihe 4 Ulkopuolisen edustajan valitseminen (ei pakollinen)... 15 3.1.5 Vaihe 5 Luonnin vahvistaminen... 16 3.2 Yhteiseen toimitukseen osallistuvien vahvistus... 18 3.2.1 Vaihe 1 Yhteisen toimituksen nimen ja salasanan antaminen... 19 3.2.2 Vaihe 2 Yhteyshenkilön ilmoittaminen... 19 3.2.3 Vaihe 3 Ulkopuolisen edustajan valitseminen (ei pakollinen)... 21 3.2.4 Vaihe 4 Osallistumisen vahvistaminen... 21 3.3 Yhteisen toimituksen tarkastelu... 23 3.3.1 Uuden päärekisteröijän nimeäminen... 27 3.3.2 Salasanan hallinnoinnin toiminto... 29 3.3.3 Yhteisen toimituksen yhteyshenkilötietojen muuttaminen... 30 3.3.4 Yhteisen toimituksen poistaminen... 31 3.3.5 Jäsenrekisteröijän lähteminen yhteisestä toimituksesta... 32 3.3.6 Päärekisteröijän lähteminen yhteisestä toimituksesta... 32 3.3.7 Yhteisen toimituksen päärekisteröijäksi ryhtyminen... 33 4. Erillisten rekisteröintien päivitys yhteiseen toimitukseen... 33 Kuvaluettelo Kuva 1: Yhteisen toimituksen luomista koskeva sivu (valitaan valikosta)... 11 Kuva 2: Aineen valitsemissivu (yhteistä toimitusta varten)... 11 Kuva 3: Viitenumeron perusteella tehdyn ainehaun tulokset... 12

Osa 07 Tietojen yhteinen toimitus Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 5 Kuva 4: Ohjattu toiminto aineen yksilöimiseksi... 12 Kuva 5: Aineen hakua koskeva sivu (ainesosien lisääminen)... 13 Kuva 6: Ainesosan lisääminen aineeseen... 13 Kuva 7: Ainesosan lisäämisen vahvistaminen... 14 Kuva 8: Yhteisen toimituksen tietosivu... 14 Kuva 9: Yhteisen toimituksen yhteyshenkilöitä koskeva sivu... 15 Kuva 10: Ulkopuolinen edustaja... 16 Kuva 11: Vahvistamissivu... 17 Kuva 12: Ilmoitus yhteisen toimituksen onnistumisesta... 18 Kuva 13: Osallistumisen vahvistamissivu (valikosta)... 19 Kuva 14: Salasanasivu... 19 Kuva 15: Yhteyshenkilön valitsemista koskeva välilehti... 20 Kuva 16: Yhteystietojen lisäämis-/muuttamissivu... 20 Kuva 17: Yhteyshenkilösivu yhteyshenkilön tyyppi... 21 Kuva 18: Ulkopuolinen edustaja... 21 Kuva 19: Vahvistamisvälilehti... 22 Kuva 20: Lopetussivu... 22 Kuva 21: Yhteisen toimituksen tarkastelua koskeva sivu... 23 Kuva 22: Aineen yksilöimisperusteita koskeva sivu... 23 Kuva 23: Yhteisen toimituksen tarkastelua koskeva sivu... 24 Kuva 24: Jäsenrekisteröijille näkyvä yhteisen toimituksen tietosivu... 25 Kuva 25: Päärekisteröijälle näkyvä yhteisen toimituksen sivu Erikoispainikkeet (- toiminnot)... 27 Kuva 26: Päärekisteröijän tehtävän siirtämistä koskeva sivu... 28 Kuva 27: Uuden päärekisteröijän vahvistusta koskeva sivu... 28 Kuva 28: Uuden päärekisteröijän vahvistamispainike... 29 Kuva 29: Päärekisteröijän tehtävän hyväksymistä koskeva sivu... 29 Kuva 30: Laskurin hallintasivu... 30 Kuva 31: Yhteisen toimituksen yhteyshenkilöitä koskeva sivu... 31 Kuva 32: Yhteyshenkilötietojen päivityssivu... 31 Kuva 33: Poiston vahvistamissivu... 32 Kuva 34: Yhteisestä toimituksesta lähtemisen vahvistaminen... 32

6 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio: 2.0 1. Johdanto Teollisuuskäyttäjän opas (Industry User Manual) on käsikirja, jossa neuvotaan järjestelmän käyttäjille, miten ne voivat toimittaa REACH-IT-järjestelmään tietoja ja tarkastella niitä. Teollisuuskäyttäjän oppaaseen lisätään uusia osia ja sitä päivitetään REACH-IT-järjestelmän kehittyessä. Käsikirjan uudet ja päivitetyt osat ovat saatavissa ECHAn verkkosivustolla. Ennen tämän 7. osan (Tietojen yhteinen toimitus) lukemista on erittäin suositeltavaa tutustua osaan 1 REACH-IT-järjestelmän käytön aloittaminen (Part 1 Getting started with REACH- IT), jossa käsitellään tarkemmin seuraavia asioita: Teollisuuskäyttäjän oppaan rakenne käytetyt merkintätavat, kuten kuvakkeet, tekstit, painikkeet ja linkit REACH-IT-järjestelmän taustatiedot ja sen yhteys IUCLID 5 -verkkosivustoon ja - sovellukseen. Myös lisäavun saamisesta on kerrottu osassa 1. Tämän Teollisuuskäyttäjän oppaan jokaisessa myöhemmässä osassa on siis esitetty vaihe vaiheelta ohjeet siitä, miten tulee toimia toimitettaessa tietoja REACH-asetuksen mukaisesti. 2. Yleistä tietojen yhteisestä toimituksesta 2.1 Yhteys REACH-asetukseen Valmistajilla, maahantuojilla tai ainoilla edustajilla on yksilöllinen velvollisuus rekisteröidä jokainen vastuullaan oleva aine. Jos ainetta valmistaa tai tuo maahan useampi kuin yksi yritys, mahdollisten rekisteröijien on toimitettava tietyt tiedot yhteisesti. Tätä kutsutaan tietojen yhteiseksi toimitukseksi (Joint Submission). Tietojen yhteinen toimitus voi koskea rekisteröitävää ainetta (REACH-asetuksen 11 artikla), mukaan luettuina tuotantopaikalla käytettävät tai kuljetettavat erotetut välituotteet (REACHasetuksen 19 artikla), ja se voi koskea myös ainetta, josta edellytetään luokitus- ja merkintäilmoitusta. Rekisteröijien on toimitettava yhteisesti tiedot aineen vaarallisista ominaisuuksista, luokituksesta, merkinnöistä ja (mahdollisista) testausehdotuksista. Myös kemikaaliturvallisuusraportti ja ohjeet aineen turvallisesta käytöstä voidaan toimittaa yhteisesti (REACH-asetuksen 11 artikla), jos jäsenrekisteröijät sopivat asiasta. 2.2 Päärekisteröijän ja jäsenrekisteröijän tehtävät Jokaisessa yhteisessä toimituksessa on oltava päärekisteröijä. Päärekisteröijäksi ryhtyvän yrityksen tehtävänä on luoda tietojen yhteinen toimitus REACH-IT-järjestelmässä toimittaa päärekisteröintiasiakirja-aineisto hallinnoida yhteistä toimitusta (esimerkiksi salasanojen hallinta). Muita tietojen yhteiseen toimitukseen osallistuvia yrityksiä kutsutaan jäsenrekisteröijiksi. Niiden tehtävänä on vahvistaa osallistumisensa tietojen yhteiseen toimitukseen REACH-IT-järjestelmässä

Osa 07 Tietojen yhteinen toimitus Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 7 toimittaa omat asiakirja-aineistonsa. Prosessin kulku on selvitetty pääpiirteittäin kohdissa 2.3 ja 2.4, ja kohdassa 3 on annettu ohjeet vaihe vaiheelta. 2.3 Tietojen yhteinen toimitus Tässä luvussa kuvataan joitakin keskeisiä asioita tietojen yhteisestä toimituksesta REACH-ITjärjestelmässä. 2.3.1 Aineen yksilöinti Jokainen tietojen yhteinen toimitus koskee yhtä tiettyä ainetta. Päärekisteröijä määrittää aineen tietojen yhteistä toimitusta luotaessa. Päärekisteröijä voi ilmoittaa yhteisessä toimituksessa aineen olevan yrityksen esirekisteröity aine (esirekisteröintinumero) aine, josta yritys on esittänyt tiedustelun (tiedustelunumero) yrityksen jo rekisteröimä aine, mukaan luettuina sellaiset (direktiivin 67/548/ETY mukaisesti) ilmoitetut aineet (rekisteröintinumero), joille on haettu rekisteröintinumero. Jos yksikään edellisistä vaihtoehdoista ei sovi, käyttäjä voi yksilöidä aineen samalla menetelmällä kuin esirekisteröinnissä. Tällöin käyttäjän on kuitenkin selitettävä, miksei hän ilmoittanut esirekisteröityä/tiedusteltua ainetta tai jo rekisteröityä ainetta. 2.3.2 Salasana Salasana on kirjain- ja numerojono, joka luodaan automaattisesti yhteistä toimitusta luotaessa ja joka toimitetaan yhteisestä toimituksesta vastaavalle päärekisteröijälle. Salasanan tarkoituksena on varmistaa päärekisteröijän ja jäsenrekisteröijien tarkalleen määrätty yhteys yhteisessä toimituksessa. Yhteisen toimituksen nimen ja salasanan voidaan katsoa vastaavan käyttäjätunnusta ja salasanaa, joilla vahvistetaan rekisteröijien osallistuminen yhteiseen toimitukseen. Salasanaa käyttävät päärekisteröijä ja kaikki mahdolliset jäsenrekisteröijät, jotka käyttävät sitä vahvistaakseen osallistumisensa yhteiseen toimitukseen (katso kohta 3). Mahdollisten jäsenrekisteröijien on ilmoitettava ensiksi yhteisen toimituksen nimi ja vastaava salasana vahvistaessaan osallistumisensa yhteiseen toimitukseen. Jokainen salasana on voimassa enintään 30 päivää siitä, kun se luodaan. Kun sen voimassaolo päättyy, ainoastaan päärekisteröijä voi luoda yhteiselle toimitukselle uuden salasanan REACH-IT-järjestelmässä. Päärekisteröijän on välitettävä uusi salasana mahdollisille jäsenrekisteröijille REACH-IT-järjestelmän ulkopuolella (esimerkiksi sähköpostitse). Päärekisteröijä voi luoda uuden salasanan milloin tahansa. Tämän jälkeen aikaisempi salasana ei enää kelpaa, vaan se korvataan uudella salasanalla. Tämä parantaa päärekisteröijän mahdollisuuksia valvoa, mikä yritys voi liittyä yhteiseen toimitukseen, mikäli se katsoo, että alkuperäinen salasana ei ole enää riittävän luotettava. Jos mahdollinen jäsenrekisteröijä antaa virheellisen salasanan yli viisi kertaa (pyrkiessään vahvistamaan osallistumistaan), REACH-IT-järjestelmä estää uudet kirjautumisyritykset. Tässä tapauksessa REACH-IT-järjestelmä ilmoittaa (sisäisellä viestillä) sekä mahdolliselle jäsenrekisteröijälle että päärekisteröijälle, että

8 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio: 2.0 jäsenrekisteröijä on ylittänyt virheellisten kirjautumisyritysten enimmäismäärän pyrkiessään antamaan salasanaa. Mahdollisen jäsenrekisteröijän on otettava yhteyttä päärekisteröijään (REACH-IT-järjestelmän ulkopuolella) ja pyydettävä, että yrityksen virheellisiä kirjautumisyrityksiä koskeva laskuri nollataan. Kun päärekisteröijä on nollannut mahdollisen jäsenrekisteröijän virheellisiä kirjautumisyrityksiä koskevan laskurin, tämä voi yrittää vahvistaa osallistumisensa uudelleen oikean salasanan avulla. Jos mahdollinen jäsenrekisteröijä antaa yhteisen toimituksen nimen virheellisesti yli viisi kertaa (pyrkiessään vahvistamaan osallistumistaan), REACH-IT-järjestelmä estää uudet kirjautumisyritykset. Mahdollisen jäsenrekisteröijän on tällöin otettava yhteyttä ECHAan, jotta sen virheellisiä kirjautumisyrityksiä koskeva laskuri nollataan ennen uutta kirjautumisyritystä. 2.3.3 Ulkopuolinen edustaja (Third Party Representative, TPR) Sekä päärekisteröijä että jäsenrekisteröijät voivat halutessaan salata henkilöllisyytensä yhteisessä toimituksessa käyttämällä ulkopuolista edustajaa (Third Party Representative, TPR). Yritykset voivat määrittää ulkopuolisen edustajan yhteistä toimitusta luotaessa tai vahvistaessaan osallistumisensa. Jos yritys nimeää ulkopuolisen edustajan, sen omat yhteystiedot (jotka on kuitenkin ilmoitettava) eivät näy yhteisessä toimituksessa muille yrityksille (päärekisteröijälle tai jäsenrekisteröijille), vaan niiden sijasta näkyvät ulkopuolisen edustajan yhteystiedot. Jos käytetään ulkopuolista edustajaa, on huomattava, että luotaessa IUCLID 5 -asiakirja-aineistoa ulkopuolisen edustajan oikeushenkilö on merkittävä asiaankuuluvaan kenttään ( Third Party ) IUCLID-asiakirja-aineiston osassa 1.1. 2.4 Asiakirja-aineiston toimittaminen yhteisessä toimituksessa Yhteiseen toimitukseen osallistuvat rekisteröijät toimittavat asiakirja-aineistot Euroopan kemikaalivirastolle REACH-IT-järjestelmän kautta. Järjestelmä tukee järjestelmän ulkopuolella, IUCLID 5:ssä, laadittujen asiakirjatiedostojen toimittamista. 2.4.1 Toimitusten ajankohta Päärekisteröijä toimittaa ensin päärekisteröintiasiakirja-aineiston yhteistä toimitusta varten. Yhteiseen toimitukseen osallistuvat rekisteröijät voidaan yksilöidä päärekisteröintiasiakirjaaineistossa (ei pakollista) (IUCLID 5, kohta 1.5). Muut jäsenrekisteröijät voivat toimittaa asiakirja-aineistonsa vasta, kun yhteistä toimitusta varten toimitettu päärekisteröintiasiakirja-aineisto on hyväksytty käsiteltäväksi, toisin sanoen kun se on tarkastuksessa todettu sääntöjen mukaiseksi (Business Rules Check). REACH-ITjärjestelmän yhteistä toimitusta koskevalla sivulla ilmoitetaan jäsenrekisteröijille, milloin päärekisteröintiasiakirja-aineisto on todettu tarkastuksessa sääntöjen mukaiseksi. Samalla ilmoitetaan, että jäsenrekisteröijät voivat ryhtyä toimittamaan asiakirja-aineistojaan. 2.4.2 Asiakirja-aineistoja koskevat tietovaatimukset Yhteisesti toimitettavat tiedot toimittaa ainoastaan päärekisteröijä muiden rekisteröijien puolesta. Päärekisteröijän vastuulla on luoda IUCLID 5 -asiakirja, joka sisältää kaikki REACHasetuksen mukaiset yhteisen toimituksen enimmäistonnimäärään liittyvät vaatimukset. Tätä varten päärekisteröijän on käytettävä IUCLID 5 -asiakirja-aineistomallia. Tietojen yhteiseen toimitukseen osallistuvien rekisteröijien on toimitettava kunkin erikseen seuraavat hallinnolliset tiedot: oikeushenkilön tunnistetiedot aineen tunnistetiedot

Osa 07 Tietojen yhteinen toimitus Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 9 tiedot aineen valmistuksesta, käytöstä tonnimäärät mukaan luettuina ja altistumisesta. Jäsenrekisteröijien on käytettävä yhteiseen toimitukseen osallistuvan rekisteröijän asiakirjaaineistomallia IUCLID 5:ssä laatiessaan asiakirja-aineistoa. Valmistaja tai maahantuoja voi päättää jäädä pois yhteisen rekisteröintiasiakirja-aineiston joistakin osista (tietojen yhteisestä toimituksesta pois jääminen). Pois jäämistä voidaan perustella kohtuuttomilla kustannuksilla, tietojen antamisesta todennäköisesti aiheutuvalla merkittävällä kaupallisella haitalla tai erimielisyydellä päärekisteröijän toimittamaan asiakirjaaineistoon sisältyvien tietojen valinnasta (REACH-asetuksen 11 artikla). 2.4.3 Tietojen yhteisen toimituksen käsittely Kaikki yhteisen toimituksen (sekä päärekisteröijän että jäsenrekisteröijien) asiakirja-aineistot tarkastetaan REACH-IT-järjestelmässä, jotta ne olisivat sääntöjen mukaisia (Business Rules Checks) ja teknisesti täydellisiä (Technical Completeness Check), ja ne käyvät läpi kaikki laskutukseen liittyvät vaiheet. Lisätietoja näistä aiheista saa seuraavista käsikirjoista: Tietojen toimittamisen käsikirja 4 Miten läpäistään sääntöjen mukaisuutta koskeva tarkastus ( Säännöt käyttöön ) (Data Submission Manual 4 How to Pass Business Rule Verification ( Enforce Rules )) Tietojen toimittamisen käsikirja 5 Miten täytetään rekisteröintiä koskeva tekninen asiakirja-aineisto ja PPORD-ilmoitukset (Data Submission Manual 5 How to complete a technical dossier for registrations and PPORD notifications) Teollisuuskäyttäjän opas, osa 6 Asiakirja-aineiston toimittaminen (Industry User Manual Part 6 Dossier submission) Käsikirjat ovat kemikaaliviraston sivustolla seuraavassa linkissä: http://echa.europa.eu/web/guest/support/dossier-submission-tools/reach-it Tietojen yhteistä toimitusta käsiteltäessä noudatetaan seuraavaa periaatetta: jäsenrekisteröijien asiakirja-aineisto voidaan katsoa täydelliseksi vasta, kun kemikaalivirasto katsoo päärekisteröijän asiakirja-aineiston täydelliseksi. Jos jäsenrekisteröijän asiakirja-aineisto käsitellään teknisiä vaatimuksia koskevassa tarkastuksessa ja laskutuksessa nopeammin kuin päärekisteröintiasiakirja-aineisto, jäsenrekisteröijän asiakirja-aineisto jätetään odottamaan siihen saakka, kunnes päärekisteröintiasiakirja-aineiston käsittely on saatu onnistuneesti päätökseen. Jäsenrekisteröijän asiakirja-aineiston käsittely saatetaan päätökseen ja rekisteröijälle annetaan viitenumero (esimerkiksi rekisteröintinumero) vasta sen jälkeen, kun päärekisteröijä on saanut viitenumeron. Jäsenrekisteröijille ei toimiteta viitenumeroa ennen kuin yhteisen toimituksen päärekisteröijän rekisteröintiprosessi on saatettu onnistuneesti päätökseen, koska jäsenrekisteröijät voivat täyttää kaikki REACH-asetuksen tietovaatimukset vasta, kun päärekisteröijä on toimittanut tarvittavat tiedot.

10 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio: 2.0 3. Ohjeet vaihe vaiheelta Ensimmäinen vaihe on tietojen yhteisen toimituksen luominen REACH-IT-järjestelmässä. Tämä prosessi kuvataan kohdassa 3.1. Vain päärekisteröijä luo yhteisen toimituksen. Prosessissa luodaan yhteinen toimitus, joka tallentuu REACH-IT-järjestelmään. Kun yhteinen toimitus on luotu, yhteisen toimituksen salasana toimitetaan päärekisteröijälle REACH-ITjärjestelmän sisäisenä viestinä. Päärekisteröijä ilmoittaa salasanan mahdollisille jäsenrekisteröijille, jotta ne voivat vahvistaa osallistumisensa yhteiseen toimitukseen. Kohdassa 3.2 kuvataan, miten vahvistetaan osallistuminen yhteiseen toimitukseen. Mahdolliset jäsenrekisteröijät tarvitsevat sekä yhteisen toimituksen nimen että salasanan voidakseen vahvistaa osallistumisensa. Kun yhteinen toimitus on luotu REACH-IT-järjestelmässä, päärekisteröijä voi toimittaa kyseiseen yhteiseen toimitukseen liittyvän päärekisteröintiasiakirja-aineiston. Kun jäsenrekisteröijät ovat vahvistaneet osallistumisensa yhteiseen toimitukseen ja päärekisteröijä on toimittanut päärekisteröintiasiakirja-aineiston, jäsenrekisteröijät voivat toimittaa kyseiseen yhteiseen toimitukseen liittyvän asiakirja-aineistonsa. Tämän oppaan kohdassa 3.1 käsitellään yhteisen toimituksen luomista, ja se koskee vain päärekisteröijää. Kohdasta 3.2 alkaen käsiteltävät aiheet koskevat sekä yhteisen toimituksen päärekisteröijää että toimitukseen osallistuvia rekisteröijiä. 3.1 Yhteisen toimituksen luominen Yhteinen toimitus luodaan viisivaiheisessa prosessissa REACH-IT-järjestelmän ohjaustoiminnon eli velhon avulla. Vain päärekisteröijä luo yhteisen toimituksen. 3.1.1 Vaihe 1 Aineen yksilöinti Napsauta aloitussivun valikosta kohtaa <Joint submission> ja sen jälkeen kohtaa <Create joint submission> (Kuva 1).

Osa 07 Tietojen yhteinen toimitus Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 11 Kuva 1: Yhteisen toimituksen luomista koskeva sivu (valitaan valikosta) <Create joint submission substance> -sivu aukeaa (Kuva 2). Valitse ensin kyseessä oleva aine. Kuva 2: Aineen valitsemissivu (yhteistä toimitusta varten) Voit valita yhteisen toimituksen aineen joko valitsemalla <Reference number type> -kohdasta, onko kyseessä esirekisteröinti-, tiedustelu- vai rekisteröintinumero, ja antamalla viitenumeron kohdassa <Reference number> tai napsauttamalla linkkiä <Specifying the substance identity>. Molempia vaihtoehtoja, toisin sanoen viitenumeron perusteella hakemista tai aineen tunnistetietoja tarkentamalla hakemista, käsitellään jäljempänä. Viitenumeron perusteella hakeminen Yhteisen toimituksen aine voidaan yksilöidä antamalla esirekisteröintinumero (<Preregistration>), tiedustelunumero (<Inquiry number>) tai rekisteröintinumero (<Registration

12 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio: 2.0 number>). Haun tekemiseksi valitse ensin pakollinen (*) viitenumeron tyyppi kohdassa <Reference number type> (napsauta asianomaista valintanappia) (Kuva 2) ja syötä viitenumero pakolliseen (*) <Reference number> -kenttään. Napsauta <Search>-painiketta (Kuva 2), jolloin hakutulokset ilmestyvät näytölle (Kuva 3). Kuva 3: Viitenumeron perusteella tehdyn ainehaun tulokset Tämän jälkeen voit siirtyä seuraavaan vaiheeseen, josta kerrotaan kohdassa 3.1.2 (vaihe 2 Yhteisen toimituksen tietojen antaminen). Aineen tunnistetietoja tarkentamalla tehtävä haku Jos ainetta ei ole esirekisteröity, siitä ei ole tehty tiedustelua tai sillä ei ole rekisteröintinumeroa, haku tapahtuu tunnistetietoja tarkentamalla (linkki <Specifying the substance identity>) (Kuva 2). Tässä tapauksessa aineen tunnistetiedot voidaan valita manuaalisesti. Napsauta linkkiä <Specifying the substance identity> (Kuva 2), jolloin velhosivu eli ohjattu toiminto aineen yksilöimiseksi (Kuva 4) aukeaa. Kuva 4: Ohjattu toiminto aineen yksilöimiseksi Napsauta <Add another constituent> -painiketta (Kuva 4) yksilöidäksesi aineen ainesosat (kuva 5). Lisättyäsi pakollisen selityksen <Explanation>-kenttään voit hakea ainesosia <Search>-hakutoiminnolla. Ainesosa voidaan yksilöidä EY-numeron (<EC number>), EYnimen (<EC name>), CAS-numeron (<CAS number>) tai kemiallisen kaavan (<Molecular

Osa 07 Tietojen yhteinen toimitus Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 13 formula>) avulla tai laajentamalla hakua lisäämällä hakusanaan asteriskin (*). Alla olevassa esimerkissä <EC name> -kenttään annetaan sana <silver>, jonka jälkeen napsautetaan <Search>-painiketta. Hakutulokset sivun alalaidassa (Kuva 5) on siis saatu tekemällä haku sanalla <silver>. Kuva 5: Aineen hakua koskeva sivu (ainesosien lisääminen) Jos päätät etsiä aineen manuaalisesti, sinun on perusteltava selkeästi, mikset käytä viitenumeroa (esirekisteröinti-, tiedustelu- tai rekisteröintinumeroa). Jos hakua laajennetaan asteriskilla (esimerkiksi 200* ), hakutuloksena voi löytyä yli 500 kemiallista ainetta, jolloin hakua pyydetään rajaamaan käyttämällä asteriskin (*) edessä tai jäljessä tarkempaa merkintää (esimerkiksi <200-0*> ). Kun haluttu ainesosa on yksilöity, se voidaan valita napsauttamalla valintanappia. Aineeseen voi lisätä uuden ainesosan napsauttamalla <Select constituent> -painiketta (kuva 5). Tällöin REACH-IT-järjestelmä näyttää sivun, jossa on valitsemasi ainesosan tiedot (Kuva 6). Kuva 6: Ainesosan lisääminen aineeseen Vahvista valittu ainesosa napsauttamalla <Continue>-painiketta (Kuva 6). Valintaa voi muuttaa napsauttamalla <Modify>-painiketta. Ainesosia voi lisätä yksi kerrallaan. Kaikki lisätyt ainesosat näkyvät aineen yksilöintisivulla (Kuva 7).

14 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio: 2.0 Kuva 7: Ainesosan lisäämisen vahvistaminen Tässä vaiheessa voit vielä lisätä tai poistaa ainesosia. <Add another constituent> -painikkeen napsauttamisen jälkeen toistetaan edellä esitetyt vaiheet, ja <Remove a constituent> - painiketta napsauttamalla voit poistaa aiemmin valitsemasi ainesosan. Kun napsautat <Next>painiketta, <Joint Submission> -välilehti aukeaa (Kuva 8). 3.1.2 Vaihe 2 Yhteisen toimituksen tietojen antaminen Päärekisteröijänä sinun on annettava yhteisen toimituksen nimi sekä kuvaus yhteisestä toimituksesta (ei pakollinen) (Kuva 8). Yhteisen toimituksen nimessä on oltava 8 30 merkkiä. Kuva 8: Yhteisen toimituksen tietosivu Jos napsautat <Cancel>-painiketta, prosessi keskeytyy ja sinua pyydetään vahvistamaan keskeyttäminen. Napsauttamalla <Cancel>-painiketta pääset aloittamaan yhteisen toimituksen luomisen alusta. Napsauttamalla <OK>-painiketta vahvistat, että yhteisen toimituksen luominen on saatettu päätökseen. Napsauttamalla <Next>-painiketta voit avata <Contact>-sivun (Kuva 9). 3.1.3 Vaihe 3 Sopivan yhteyshenkilön valitseminen Yhteisen toimituksen seurannasta vastaava yhteyshenkilö voidaan valita yhteyshenkilöiden luettelosta (Kuva 9), jonka päärekisteröijänä toimiva yritys on ilmoittanut REACH-ITjärjestelmään siihen kirjautuessaan.

Osa 07 Tietojen yhteinen toimitus Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 15 Myös uuden yhteyshenkilön nimeäminen on mahdollista (Kuva 9). Napsauttamalla <Create a new contact information> -linkkiä voit lisätä uuden yhteyshenkilön (tarkempia tietoja on Teollisuuskäyttäjän oppaan osassa 2, joka koskee kirjautumista ja käyttäjätilin hallintaa (Signup and account management)). <Create a new contact information> -linkin kautta lisättyjen yhteyshenkilöiden tehtäväksi merkitään <Contact Type(s)> -sarakkeessa automaattisesti Joint Submission. Kuva 9: Yhteisen toimituksen yhteyshenkilöitä koskeva sivu Napsauttamalla <Next>-painiketta voit avata <Representative>-välilehden. 3.1.4 Vaihe 4 Ulkopuolisen edustajan valitseminen (ei pakollinen) Voit halutessasi salata henkilöllisyytesi ja käyttää ulkopuolista edustajaa. Voit valita ulkopuolisen edustajan (Third Party Representative, TPR) avaamalla <Representative>-välilehden tai voit jatkaa <Validation>-sivulle napsauttamalla <Next>painiketta (Kuva 10). Jos olet valinnut ainetta varten ulkopuolisen edustajan, napsauta <New third party representative> -linkkiä ja anna UUID-tunnus. Tunnuksen saat valitsemaltasi ulkopuoliselta edustajalta, jonka on jo aiemmin pitänyt rekisteröityä REACH-IT-järjestelmään. Jos käytetään ulkopuolista edustajaa, on huomattava, että luotaessa IUCLID 5 -asiakirja-aineistoa ulkopuolisen edustajan oikeushenkilö merkitään IUCLID 5 -asiakirja-aineiston osan 1.1 asiaankuuluvaan kenttään ( Third Party ).

16 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio: 2.0 Kuva 10: Ulkopuolinen edustaja 3.1.5 Vaihe 5 Luonnin vahvistaminen Päärekisteröijä voi tarkistaa kaikki REACH-IT-järjestelmään yhteistä toimitusta luotaessa annetut tiedot. Tarvittaessa on mahdollista palata edellisille välilehdille (aineen yksilöiminen, yhteisen toimituksen tiedot ja yhteyshenkilö) ja muuttaa tai täydentää kussakin edellä kuvatussa vaiheessa annettuja tietoja. Napsauta <Go to the Substance identity section> - linkkiä, <Go to the submission tab> -linkkiä tai <Go to the Contact person section> -linkkiä sen mukaan, mitä tietoja haluat muuttaa (Kuva 11).

Osa 07 Tietojen yhteinen toimitus Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 17 Kuva 11: Vahvistamissivu Kun prosessi on saatu päätökseen, napsauta punaisella värillä korostettua <Create Joint Submission> -painiketta (Kuva 11). Jos napsautat <Cancel>-painiketta, prosessi keskeytyy ja sinua pyydetään vahvistamaan yhteisen toimituksen keskeyttäminen. Jos napsautat <OK>-

18 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio: 2.0 painiketta, yhteisen toimituksen luominen saatetaan päätökseen. Tällöin yhteinen toimitus vahvistetaan ja luodaan, ja näytölle ilmestyy ilmoitus (Kuva 12), jossa vahvistetaan, että yhteinen toimitus onnistui. Kuva 12: Ilmoitus yhteisen toimituksen onnistumisesta Samalla kun uusi yhteinen toimitus luodaan, luodaan myös salasana. Päärekisteröijän vastuulla on ilmoittaa salasana kaikille muille yhteiseen toimitukseen osallistuville rekisteröijille. Päärekisteröijän on ilmoitettava tietojen yhteiseen toimitukseen osallistuville rekisteröijille salasanan ohella myös salasanan voimassaoloaika. Salasanasta ei ilmoiteta jäsenrekisteröijille REACH-IT-järjestelmässä vaan muilla keinoin. Napsauttamalla <OK>-painiketta päätät prosessin ja siirryt <Joint Submission Details> - sivulle, jossa näkyvät kaikki tiedot vasta luodusta yhteisestä toimituksesta. Sivun alalaidassa olevia painikkeita ja yhteisen toimituksen hallinnointia käsitellään kohdassa 3.3 (Yhteisen toimituksen tarkastelu). 3.2 Yhteiseen toimitukseen osallistuvien vahvistus Yhteiseen toimitukseen mahdollisesti osallistuvana rekisteröijänä sinun on vahvistettava osallistumisesi REACH-IT-sovelluksen avulla, jolloin sinusta tulee jäsenrekisteröijä. Tämä edellyttää, että jäsenrekisteröijä on saanut päärekisteröijältä yhteisen toimituksen tarkan nimen ja salasanan. Osallistumisen voi vahvistaa napsauttamalla ensin kohtaa <Joint submission> (REACH-ITjärjestelmän valikosta) ja sitten kohtaa <Confirm membership> (Kuva 13).

Osa 07 Tietojen yhteinen toimitus Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 19 Kuva 13: Osallistumisen vahvistamissivu (valikosta) 3.2.1 Vaihe 1 Yhteisen toimituksen nimen ja salasanan antaminen <Token>-sivu (välilehti) aukeaa (Kuva 14). Jäsenrekisteröijänä sinun on annettava yhteisen toimituksen tarkka nimi ja salasana asianomaisiin pakollisiin kenttiin (*). Kuva 14: Salasanasivu Tämän pidemmälle EI pääse jatkamaan, jos yhteisen toimituksen nimi ja salasana eivät täsmää. Jos nimi ja salasana eivät täsmää, voit joko yrittää uudelleen oikean nimen ja/tai salasanan antamista (enintään viisi yritystä) tai voit ottaa yhteyttä päärekisteröijään, joka toimittaa sinulle uuden tai päivitetyn salasanan. Napsauttamalla <Next>-painiketta pääset seuraavalle <Contacts>-sivulle (Kuva 15). Jos napsautat <Back to home> -painiketta, siirryt takaisin REACH-IT-kotisivulle. 3.2.2 Vaihe 2 Yhteyshenkilön ilmoittaminen <Contacts>-sivulla (Kuva 15) voit joko valita yhteisestä toimituksesta vastaavan

20 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio: 2.0 yhteyshenkilön yhteyshenkilöluettelosta (joka on annettu REACH-IT-kirjautumismenettelyn yhteydessä) tai luoda uuden yhteyshenkilön. Valittuasi yhteyshenkilön valintanappia napsauttamalla voit vahvistaa <Next>-painiketta napsauttamalla, että kyseistä yhteyshenkilöä käytetään tässä yhteisessä toimituksessa. Jos haluat määrittää uuden yhteyshenkilön, napsauta linkkiä <Create a new contact information>. Kuva 15: Yhteyshenkilön valitsemista koskeva välilehti Kun napsautat linkkiä <Create a new contact information>, avautuu lisäsivu, jonne voit lisätä kaikki tarpeelliset yhteystiedot (Kuva 16). Sinun on täytettävä kaikki pakolliset kentät, jotka on merkitty asteriskilla (*). Huomaa, että kohdassa <Contact Type> oletusarvona on kenttä <Joint Submission>, kuten kuvassa Kuva 17 näkyy suurennettuna. Kun olet täyttänyt kaikki asianomaiset kentät, voit lisätä uuden yhteyshenkilön napsauttamalla <Add>-painiketta. Kuva 16: Yhteystietojen lisäämis-/muuttamissivu Jos napsautat <Cancel>-painiketta, uuden yhteyshenkilön lisääminen keskeytyy. Lisätietoja yhteyshenkilöistä on Teollisuuskäyttäjän oppaan osassa 2, joka koskee kirjautumista ja käyttäjätilin hallintaa (Sign-up and account management). Tämä opas on saatavissa Euroopan kemikaaliviraston verkkosivustolla.

Osa 07 Tietojen yhteinen toimitus Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 21 Kuva 17: Yhteyshenkilösivu yhteyshenkilön tyyppi Valitse tämän jälkeen yhteisen toimituksen vasta luotu yhteyshenkilö ja napsauta <Next>painiketta päästäksesi seuraavalle <Representative>-välilehdelle. 3.2.3 Vaihe 3 Ulkopuolisen edustajan valitseminen (ei pakollinen) Voit halutessasi salata henkilöllisyytesi ja käyttää ulkopuolista edustajaa. Voit valita ulkopuolisen edustajan (Third Party Representative, TPR) avaamalla <Representative>-välilehden tai voit jatkaa <Validation>-sivulle napsauttamalla <Next>painiketta (Kuva 18). Jos olet valinnut ainetta varten ulkopuolisen edustajan, napsauta <New third party representative> -linkkiä ja anna UUID-tunnus. Tunnuksen saat valitsemaltasi ulkopuoliselta edustajalta, jonka on jo aiemmin pitänyt rekisteröityä REACH-IT-järjestelmään. Kuva 18: Ulkopuolinen edustaja 3.2.4 Vaihe 4 Osallistumisen vahvistaminen <Validation>-sivulla esitetään kooste tiedoista, ja voit vahvistaa kaikki aiemmin annetut tiedot esimerkiksi kohdissa <Substance identification>, <Joint Submission> tai <New third party representative> (Kuva 19).

22 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio: 2.0 Kuva 19: Vahvistamisvälilehti Kun olet tarkistanut annetut tiedot huolellisesti, voit vahvistaa osallistumisesi yhteiseen toimitukseen napsauttamalla <Confirm membership> -painiketta. Tällöin näytölle ilmestyy vahvistamisilmoitus (Kuva 20). Jos napsautat <Cancel>-painiketta, REACH-IT keskeyttää vahvistamisen ja siirtää sinut takaisin aloitussivulle. Kuva 20: Lopetussivu Napsauttamalla <OK>-painiketta päätät prosessin ja siirryt <Joint Submission Details> -

Osa 07 Tietojen yhteinen toimitus Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 23 sivulle, jossa näkyvät kaikki tiedot yhteisestä toimituksesta. Sivun alalaidassa olevia painikkeita ja yhteisen toimituksen hallinnointia käsitellään kohdassa 3.3 (Yhteisen toimituksen tarkastelu). 3.3 Yhteisen toimituksen tarkastelu Sekä yhteisen toimituksen päärekisteröijä että jäsenrekisteröijinä toimivat yritykset voivat tarkastella yhteisen toimituksen täydellistä luetteloa REACH-IT-järjestelmässä. Napsauta REACH-IT-kotisivulla valikosta kohtaa <Joint submission> ja sen jälkeen kohtaa <View joint submissions> (Kuva 21). Kuva 21: Yhteisen toimituksen tarkastelua koskeva sivu Hakutoiminto on nyt käytettävissäsi (Kuva 22), ja hakuja voi tehdä joko yhteisen toimituksen nimen (<Joint submission name>), EY-numeron (<EC number>), CAS-numeron (<CAS number>) tai kemiallisen nimen (<Chemical Name>) perusteella. Kuva 22: Aineen yksilöimisperusteita koskeva sivu Syötä tiedot tarvittaviin kenttiin ja napsauta <Search>-painiketta. (Kuva 23) REACH-IT näyttää tällöin täydellisen luettelon REACH-IT-järjestelmässä jo olevasta yhteisestä toimituksesta. Lisätietoja hakutoiminnon käyttämisestä ja laajentamisesta asteriskin (*) avulla on saatavissa Euroopan kemikaaliviraston verkkosivuilla Teollisuuskäyttäjän oppaan osassa 9, jossa käsitellään tarkennettuja hakuja (Advanced Search).

24 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio: 2.0 Kuva 23: Yhteisen toimituksen tarkastelua koskeva sivu Valittuasi luettelosta yhden yhteisen toimituksen (napsauttamalla vasemmalla olevaa valintanappia) voit päärekisteröijänä tai jäsenrekisteröijänä suorittaa jonkin seuraavista neljästä toiminnosta: <Modify>, <Delete>, <Leave> tai <Cancel>. <Modify>-toiminnon avulla voit muuttaa yhteystietoja ja valita yhteyshenkilön, jota käytät kyseisessä yhteisessä toimituksessa. <Delete>-toiminnolla voit poistaa yhteisen toimituksen. Tämä toiminto on sallittu vain, jos olet päärekisteröijä ja kaikki jäsenrekisteröijät ovat lähteneet yhteisestä toimituksesta. Jos jäsenrekisteröijiä on edelleen aktiivisina, REACH-IT ilmoittaa, että yhteisellä toimituksella on vahvistettuja jäsenrekisteröijiä eikä sitä voida poistaa. <Leave>-toimintoa käytetään, jos jäsenrekisteröijä haluaa lähteä yhteisestä toimituksesta. Päärekisteröijä ei voi käyttää <Leave>-toimintoa, ennen kuin jokin jäsenrekisteröijistä on ryhtynyt päärekisteröijäksi. <Cancel>-toiminnolla pääset takaisin REACH-IT-kotisivulle. Sekä päärekisteröijä että jäsenrekisteröijät saavat sisäisen viestin, kun jäsenrekisteröijiä lähtee tai päärekisteröijä jättää päärekisteröijän tehtävät jollekin toiselle. Napsauta lopuksi yhteisen toimituksen linkkiä sarakkeessa <Name> tai <Substance id>, jos haluat tarkastella kyseisen yhteisen toimituksen tietoja. Yhteisen toimituksen tiedot sisältävä sivu ei näytä samoja tietoja jäsenrekisteröijille (Kuva 24) ja päärekisteröijälle (<Assign New Lead> -painiketta käytetään, kun päärekisteröijän tehtävä siirretään jollekin toiselle yhteiseen toimitukseen osallistuvalle rekisteröijälle (lisätietoja kohdassa 3.3.1), kun taas <Manage Token> -painikkeella nollataan sellaisen jäsenrekisteröijän yrityskertalaskuri, joka on kirjautuessaan ylittänyt kirjautumisyrityskertojen enimmäismäärän Kuva 25), mutta sekä jäsenrekisteröijät että päärekisteröijä voivat tutustua seuraaviin välilehtiin: <Substance identification>, <Joint submission>, <Contact> ja <Third party representative>. Päärekisteröijä voi lisäksi nähdä jäsenrekisteröijien tiedot välilehdeltä <Joint submission members>. Tämä toiminto ei ole jäsenrekisteröijien käytettävissä.

Osa 07 Tietojen yhteinen toimitus Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 25 Kuva 24: Jäsenrekisteröijille näkyvä yhteisen toimituksen tietosivu

26 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio: 2.0 Päärekisteröintiasiakirja-aineiston käsittelytilaa voidaan kuvata joko punaisella rastilla tai vihreällä valintamerkillä. Punainen rasti tarkoittaa, että päärekisteröintiasiakirja-aineistoa ei ole toimitettu ja hyväksytty käsiteltäväksi (Kuva 24). Jäsenrekisteröijät voivat toimittaa asiakirja-aineistonsa vasta, kun rastin sijasta näkyvillä on vihreä valintamerkki. Yhteisen toimituksen tietoja koskevalla sivulla on päärekisteröijän käytettävissä muitakin painikkeita (toimintoja), esimerkiksi <Assign New Lead> ja <Manage Token> (Kuva 25). Nämä painikkeet eivät ole yhteiseen toimitukseen osallistuvien rekisteröijien käytettävissä. Napsauttamalla <Assign New Lead> -painiketta voit siirtää päärekisteröijän tehtävän jollekin toiselle yhteiseen toimitukseen osallistuvalle rekisteröijälle (lisätietoja kohdassa 3.3.1), kun taas <Manage Token> -painikkeella nollataan sellaisen jäsenrekisteröijän yrityskertalaskuri, joka on kirjautuessaan ylittänyt kirjautumisyrityskertojen enimmäismäärän.

Osa 07 Tietojen yhteinen toimitus Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 27 Kuva 25: Päärekisteröijälle näkyvä yhteisen toimituksen sivu Erikoispainikkeet (-toiminnot) 3.3.1 Uuden päärekisteröijän nimeäminen Päärekisteröijä voi siirtää yhteisen toimituksen päärekisteröijän tehtävän jollekin toiselle (Kuva 26) ja nimetä kyseiseen tehtävään minkä tahansa muun yhteiseen toimitukseen osallistuvan rekisteröijän. Siirron tekemiseksi päärekisteröijän on valittava yksi yhteiseen toimitukseen osallistuvista rekisteröijistä (vasemmalla olevien valintapainikkeiden avulla) ja napsautettava tämän jälkeen <Assign New Lead> -painiketta. (Kuva 26)

28 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio: 2.0 Kuva 26: Päärekisteröijän tehtävän siirtämistä koskeva sivu REACH-IT pyytää käyttäjää vahvistamaan muutoksen ennen päärekisteröijän tehtävien siirtämistä toiselle yhteiseen toimitukseen osallistuvalle rekisteröijälle (Kuva 27). Päärekisteröijä hyväksyy uuden päärekisteröijän valinnan napsauttamalla <OK>-painiketta (Kuva 27). Sitten uudeksi päärekisteröijäksi valitun on hyväksyttävä yhteisen toimituksen päärekisteröijän tehtävä. Jos napsautat <Cancel>-painiketta, prosessi keskeytyy ja siirryt takaisin yhteisen toimituksen tiedot sisältävälle sivulle. Kuva 27: Uuden päärekisteröijän vahvistusta koskeva sivu Kun alkuperäinen päärekisteröijä on aktivoinut muutoksen, uusi päärekisteröijä näkee yhteisen toimituksen sivullaan uuden <Confirm Lead> -painikkeen (Kuva 28), jolla se vahvistaa ryhtyvänsä yhteisen toimituksen päärekisteröijäksi. Päärekisteröijän tehtävän siirtämistä voidaan muuttaa siihen asti, kun valittu yritys

Osa 07 Tietojen yhteinen toimitus Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 29 on vahvistanut hyväksyvänsä tehtävän. Kuva 28: Uuden päärekisteröijän vahvistamispainike Kun alkuperäinen päärekisteröijä on siirtänyt päärekisteröijän tehtävän jollekin yhteiseen toimitukseen osallistuvalle rekisteröijälle, kyseinen jäsenrekisteröijä saa käyttöönsä <Confirm Lead> -painikkeen. Napsauttamalla <Confirm Lead> -painiketta vasta nimetty uusi päärekisteröijä ottaa vastaan päärekisteröijän tehtävän (Kuva 28). Tällöin siitä tulee aktiivinen päärekisteröijä ja näytölle ilmestyy vahvistusilmoitus (Kuva 29). Uusi päärekisteröijä vahvistetaan lopullisesti napsauttamalla <OK>-painiketta. Uuden päärekisteröijän hyväksyminen voidaan keskeyttää <Cancel>-painikkeella. Kuva 29: Päärekisteröijän tehtävän hyväksymistä koskeva sivu Vasta nimetystä päärekisteröijästä tulee laillinen päärekisteröijä vasta sen jälkeen, kun 1. se on vahvistanut hyväksyvänsä tehtävän yhteisen toimituksen päärekisteröijänä REACH-IT:ssä ja 2. se on toimittanut onnistuneesti päärekisteröinnin. Alkuperäinen päärekisteröijä katsotaan kuitenkin yhteisen toimituksen lailliseksi päärekisteröijäksi siihen saakka, kunnes molemmat edellä mainitut ehdot on täytetty, ja se vastaa siihen saakka alun perin toimittamansa päärekisteröinnin sisällöstä. Huomaa, että uuden päärekisteröijän asiakirja-aineisto on toimitettava aikaisemmin toimitetun jäsenasiakirja-aineiston spontaanina päivityksenä. 3.3.2 Salasanan hallinnoinnin toiminto Yhteisen toimituksen päärekisteröijä voi hallinnoida salasanaa REACH-IT-järjestelmässä ja saada tiedon esimerkiksi siitä, mikä yritys ei ole onnistunut antamaan oikeaa salasanaa sallituilla yrityskerroilla. Lisäksi REACH-IT antaa mahdollisuuden tarkistaa, mikä yritys ei saanut annettua yhteisen toimituksen oikeaa salasanaa, mutta ei ole vielä ylittänyt kirjautumisten sallittua enimmäismäärää.

30 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio: 2.0 <Manage token> -toiminto (Kuva 25), joka on päärekisteröijän käytettävissä <View joint submissions> -sivulla, antaa mahdollisuuden joko nollata salasanalaskurit tai luoda uuden salasanan. Napsauttamalla <Manage token> -painiketta pääset <Manage counter> -sivulle, jossa voit suorittaa edellä kuvatut toiminnot (Kuva 30). Kuva 30: Laskurin hallintasivu Jos jäsenrekisteröijä antaa oikean yhteisen toimituksen nimen mutta väärän salasanan ja käyttää kaikki sallitut yrityskerrat, sitä kehotetaan ottamaan yhteyttä päärekisteröijään laskurin nollaamiseksi. Jos jäsenrekisteröijä antaa väärän yhteisen toimituksen nimen ja oikean tai väärän salasanan ja käyttää kaikki sallitut yrityskerrat, REACH-IT-järjestelmä kehottaa sitä ottamaan yhteyttä Euroopan kemikaalivirastoon laskurin nollaamiseksi. 3.3.3 Yhteisen toimituksen yhteyshenkilötietojen muuttaminen Napsauttamalla <Modify>-painiketta <View joint submissions> -sivulla voit muuttaa yhteisen toimituksen tietoja ja yrityksesi yhteystietoja. Sinun on ensiksi valittava yhteyshenkilöluettelosta (vasemmalla olevien valintanappien avulla) tiedot, joita haluat muuttaa (Kuva 31). Napsauta tämän jälkeen <Modify>-painiketta.

Osa 07 Tietojen yhteinen toimitus Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 31 Kuva 31: Yhteisen toimituksen yhteyshenkilöitä koskeva sivu Näytölle ilmestyy sivu, jolla muutokset voi tehdä (Kuva 32). Muuta tarvittaessa ainakin kaikkien pakollisten kenttien tietoja. Jos haluat merkitä kyseiselle yhteiselle toimitukselle toisen yhteyshenkilön, sinun on napsautettava <Use in joint submission> -painiketta ja täytettävä kaikki pakolliset kentät (Kuva 32). Kuva 32: Yhteyshenkilötietojen päivityssivu 3.3.4 Yhteisen toimituksen poistaminen Napsauttamalla <Delete>-painiketta <View joint submissions> -sivulla (Kuva 25) voit poistaa koko yhteisen toimituksen REACH-IT-järjestelmästä. REACH-IT-järjestelmä pyytää vahvistamaan yhteisen toimituksen poiston (Kuva 33).

32 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio: 2.0 Kuva 33: Poiston vahvistamissivu Päärekisteröijä ei voi poistaa yhteistä toimitusta niin kauan, kun siinä on aktiivisia jäsenrekisteröijiä. Ainoastaan päärekisteröijä voi poistaa yhteisen toimituksen ja vain siinä tapauksessa, että kaikki jäsenrekisteröijät ovat lähteneet yhteisestä toimituksesta (yhteisen toimituksen <Leave>-painiketta käyttämällä). 3.3.5 Jäsenrekisteröijän lähteminen yhteisestä toimituksesta Jäsenrekisteröijä voi halutessaan lähteä yhteisestä toimituksesta napsauttamalla <Leave>painiketta <View joint submissions> -sivulla. REACH-IT-järjestelmä pyytää vahvistamaan yhteisestä toimituksesta lähtemisen (Kuva 34). Jäsenrekisteröijä voi lähteä yhteisestä toimituksesta milloin tahansa. Kuva 34: Yhteisestä toimituksesta lähtemisen vahvistaminen 3.3.6 Päärekisteröijän lähteminen yhteisestä toimituksesta Päärekisteröijä EI voi lähteä yhteisestä toimituksesta, ennen kuin se on siirtänyt päärekisteröijän tehtävän toiselle toimitukseen osallistuvalle rekisteröijälle ja kyseinen jäsenrekisteröijä on ottanut tehtävän vastaan (tarkemmat tiedot kohdassa 3.3.1).

Osa 07 Tietojen yhteinen toimitus Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 33 3.3.7 Yhteisen toimituksen päärekisteröijäksi ryhtyminen <Take lead> -toiminnon avulla tehtävää varten nimetty jäsenrekisteröijä voi ryhtyä yhteisen toimituksen päärekisteröijäksi (tarkemmat tiedot kohdassa 3.3.1). Jäsenrekisteröijien on keskusteltava siitä, mikä toimitukseen osallistuvista rekisteröijistä ryhtyy päärekisteröijäksi (REACH-IT-järjestelmän ulkopuolella). Kun päärekisteröijäksi nimetty jäsenrekisteröijä ottaa vastaan päärekisteröijän tehtävän napsauttamalla <Confirm Lead> -painiketta, REACH-IT vahvistuttaa vielä päärekisteröijäksi ryhtymisen. 4. Erillisten rekisteröintien päivitys yhteiseen toimitukseen Jos yritys on rekisteröinyt aineen erikseen, siis yhteisen toimituksen ulkopuolella, sen on suoritettava seuraavat toimenpiteet liittyäkseen kyseisen aineen yhteiseen toimitukseen: 1. Ota yhteyttä päärekisteröijään. Varmistu siitä, että aine on todella sama, ja liity SIEFiin ja neuvotteluihin tietojen jakamista koskevasta sopimuksesta. 2. Vahvista yhteisen toimituksen jäsenyys REACH-IT:ssä kuten tämän käsikirjan kohdassa 3.2 on selitetty. Päärekisteröijän on toimitettava sinulle yhteisen toimituksen nimi ja salasana. 3. Toimita rekisteröintiasiakirjasi päivityksenä. Tullaksesi todella yhteisen toimituksen jäseneksi sinun on toimitettava asiakirja-aineistosi aikaisemmin erikseen toimitetun asiakirja-aineiston spontaanina päivityksenä. Teknisten rajoitusten vuoksi sinun on valittava Change of tonnage band päivityksen syyksi luodessasi asiakirja-aineistoa IUCLIDissä. Jos tonnimääräsi pysyy samana kuin aikaisemmassa toimituksessasi, tämä ei aiheuta laskun lähettämistä. Jos liityt yhteiseen toimitukseen jäsenenä, valitse asiaankuuluva jäsenen malli luodessasi asiakirja-aineistoasi IUCLIDissa. Jos sinusta tulee yhteisen toimituksen päärekisteröijä, sinun on valittava asianmukainen malli, joka kattaa yhteisen toimituksen enimmäisvaatimukset. Yksityiskohtaista tietoa IUCLID-asiakirja-aineiston luomisesta on tietojen toimittamista koskevan käsikirjan osassa 4 How to pass business rule verification. 4. Toimita asiakirja-aineistosi REACH-IT:n kautta. Lähettäessäsi sitä muista merkitä rasti kohtaan Related to Joint Submission ja anna yhteisen toimituksen nimi.

EUROOPAN KEMIKAALIVIRASTO ANNANKATU 18, PL 400, FI-00121 HELSINKI ECHA.EUROPA.EU