PALVELUKUVAUS 1 (6) YHTIÖ- JA SOPIMUSOIKEUDEN AUDITOINTIPALVELUPAKETTI 1 Tavoite ja tarkoitus Tarkoituksena on - selvittää kohdeyrityksen yhtiöoikeudellinen tila ja/tai sen, - sopimuksiin ja toimintaprosesseihin liittyvät juridiset riskitekijät ja - antaa suositukset korjaavista toimenpiteistä. Tavoitteena on - tukea kohdeyrityksen toimintaa ja - mahdollisuuksien mukaan varmistaa soveltuvin juridisin keinoin kohdeyrityksen asettamien liiketoiminta-, kasvu- tai muutostavoitteiden saavuttaminen. Edelleen paketoinnin tavoitteena on - luoda asiakkaan tarpeiden mukaiset kustannustehokkaat ja selkeät palvelukokonaisuudet, joiden - tulosten käyttöönotto ja hyödyntäminen kohdeyrityksen toiminnassa on vaivatonta. Eri palvelupakettien raportteja ja suosituksia voidaan hyödyntää kohdeyrityksen muutoksenhallinnassa tai myöhemmin suoritettavassa laajemmassa legal dd -auditoinnissa ja näihin varautumisessa. Pakettien avulla voidaan selvittää kohdeyrityksen valmiudet selviytyä muutostilanteista, kuten - yritysjärjestelyistä ja - sukupolvenvaihdostilanteista sekä
PALVELUKUVAUS 2 (6) - niistä toimenpiteistä, joita muutoksen hallittu toteuttaminen vaatii ja tarvittavasta aikajänteestä korjaavien toimenpiteitten ja muutoksen suorittamiselle. 2 Pakettien sisältö 2.1 Valittavat auditointipaketit: Paketti A: Paketti B; Paketti C: Paketti D: Operatiiviseen liiketoimintaan liittyvät sopimukset Yhtiöoikeudellinen aineisto (osakassopimukset, yhtiöjärjestys, pöytäkirjat jne.) Henkilöstöhallinto (työsopimukset, salassapito ja tietoturva, YT neuvottelut jne.) Kohdeyrityksen täydellinen juridinen auditointi 2.2 Aloitustoimenpiteet Kohdeyhtiön edustajan kanssa käydään alkuneuvottelu, jossa määritellään tavoitteet, joihin palvelun käyttämisellä pyritään: - kartoitetaan palvelutarve ja valitaan soveltuvat palvelupaketit, sovitaan palvelun painopisteistä ja kenties räätälöitävästä työstä asiakkaan toiveitten ja tavoitteiden mukaan, - määritellään auditoinnin kohde ja sen mukaisesti rajautuva materiaali, - kohdeyritykselle valmistellaan ja luovutetaan auditoitavan kohteen mukainen kysymysluettelo, jonka mukaisesti auditoitava materiaali järjestetään, - laaditaan alustava työsuunnitelma, työmääräarvio ja aikataulutus ja - sovitaan muutoksenhallinasta, ilmoitusmenettelystä ja tuntiveloituksesta silloin jos työsuunnitelmaa joudutaan muuttamaan tai alustava työmääräarvio tulee ylittymään.
PALVELUKUVAUS 3 (6) Kohdeyrityksen auditoitava materiaali kerätään yhtiön toimesta luovutetun kysymysluettelon mukaiseen järjestykseen. Yrityksen vastuuhenkilöt vastaavat luettelossa esitettyihin kysymyksiin ja varautuvat olemaan sovitun aikataulun mukaisesti auditoijien käytettävissä vastatakseen auditoinnin yhteydessä esitettäviin täydentäviin kysymyksiin ja tarkennuksiin. 2.3 Auditointityö Auditointityö sisältää valitun palvelupaketin mukaisen ja sovitussa aikataulussa suoritettavan: 2.4 Auditointiraportti ja palaute - auditoitavan materiaalin järjestelmällisen läpikäynnin kohdeyrityksessä tai muussa sovitussa paikassa, - täydentävien kysymysten ja mahdollisen lisämateriaalipyyntöjen esittämisen ja läpikäynnin yhdessä kohdeyrityksen vastuuhenkilöiden kanssa ja - alustavan palautteen antaminen tilaajan kanssa sovitulla tavalla auditointityön aikana havaituista välittömistä korjaustarpeista ja korjaustoimenpiteistä. Auditointiraportti ja palauteosuus sisältävät: - asiantuntijamme tekemän riskikartoituksen ja toimenpidesuositukset tilanteen korjaamiseksi, hallinnoimiseksi tai haitallisten vaikutusten minimoimiseksi ja kirjallisen raportin tästä ja - palautekeskustelun auditointiraportin luovutuksen yhteydessä. Keskustelussa peilataan alkuneuvottelussa asiakkaan esittämiä tavoitteita raportoituun kohdeyrityksen tilaan ja pyritään löytämään raportissa esitetyistä suosituksista asiakkaalle parhaiten soveltuvat vaihtoehdot, joilla asetetut tavoitteet voidaan saavuttaa.
PALVELUKUVAUS 4 (6) 2.5 Muutoksenhallinta ja erikseen laskutettavat lisäpalvelut Auditoinnin kestäessä saattaa auditoitavan materiaalista, auditoinnin kohteen juridisesta tasosta ja/tai asiakkaan muutostarpeista johtuen palveluntuottamiseen tarvittava työmäärä kasvaa siitä, mitä alkuneuvottelussa on arvioitu. Havaitessaan auditoinnin suorittamiseen vaadittavan työmäärän ylittävän arvioidun tason, auditoijamme tekevät asiakkaalle asiasta ilmoituksen ja asiakkaan toiveen mukaisesti sovimme joko (i) ylittävien tuntimäärien laskutuksesta, uudesta työsuunnitelmasta ja aikataulutuksesta tai (ii) rajaamme suoritettavan palvelun soveltuvilta osin alkuperäisen kustannusarvion ja työmäärän mukaiseen, mutta kenties alkuneuvottelussa sovittua rajoitetumman palvelukokonaisuuden tuottamiseen. Auditoinnin aikana ja erityisesti palautevaiheessa esittämämme suositukset korjaavista toimenpiteistä on yleensä syytä tehdä välittömästi auditoinnin päätyttyä, jotta palvelun tavoitteet saavutetaan. Tässä yhteydessä teemme erillistä tarvetta varten lisäpalveluina mm: - yrityksen operatiiviseen toimintaan liittyvän sopimuskannan tarvittavien muutosten toteuttaminen - yhtiöoikeudellisia sopimuksia, pöytäkirjoja, osakas- ja osakeluetteloita sekä muita yhtiöoikeudellisia dokumentteja ja suoritamme erilaisia muutostietojen rekisteröintejä - uusia operatiivisia, työoikeudellisia tai muita tarvittavia sopimuksia, sitoumuksia, ohjeistuksia, prosessikuvauksia ja muita tarvittavia dokumentteja Lisäpalveluista sovitaan erikseen siten, että ne tehdään joko muutoksenhallinnan avulla joustavasti lomitettuna auditointityön yhteydessä tai palautevaiheen jälkeisinä välittömästi käynnistettävinä erillisinä toimeksiantoina.
PALVELUKUVAUS 5 (6) 2.6 Osakeyhtiön ylläpitopalvelut Täysin uutena palveluna tarjoamme lisäksi yhtiöoikeuden osalta auditoimillemme yrityksille joustavaa mahdollisuutta siirtyä uuden osakeyhtiön ylläpitopalvelumme käyttäjäksi erillisen palvelukuvauksen mukaisesti. 3 Maksut Paketeista ja auditointityöstä peritään seuraavat maksut: - aloitusmaksu sisältäen alkuneuvottelut, työmääräarvion, työsuunnitelman laadinnan ja aikataulutuksen (kohdassa 2.2 tarkoitetut toimenpiteet) - auditointimaksu perustuen sovittuun tuntiveloitukseen ja alkuneuvottelussa arvioituun työmäärään (kohdassa 2.3 ja 2.4 tarkoitetut toimenpiteet) - muutoksenhallintana lisäveloitettavat arvioidun työmäärän ylittävät työtunnit ja auditoinnin yhteydessä suoritettavat lisäpalvelut laskutetaan toteutuneiden työtuntien mukaan Kaupparekisterin käsittelymaksut sekä muut ulkoiset kulut laskutetaan erikseen toimiston kulloisenkin käytännön mukaisesti. Pakettihintaan eivät kuulu yllä kerrotun mukaisesti mahdollisten uusien ja korjaavien toimenpiteitten suoritukset kuten sopimuksiin, ohjeistuksen tai toimintaprosesseihin liittyvät muutokset tai uudistukset, yhtiöjärjestyksen muutokset tai muu yhtiöoikeudellinen neuvonta ja toimenpiteet, vaan ne laskutetaan lisäpalveluina joko (i) välittömästi palautteen jälkeen käynnistettävissä erillisissä toimeksiannoissa noudattamalla auditoinnin alkuneuvottelussa sovittua tuntiveloitusta tai (ii) myöhemmin toimiston kulloinkin noudattamien normaalien laskutusperusteiden mukaisesti.
PALVELUKUVAUS 6 (6) 4 Palvelujen kohderyhmä Tässä palvelukuvauksessa esitetyt palvelut on tarkoitettu - erikokoisille yrityksille ja/tai niiden liiketoimintayksiköille, - yritysten omistajille, - sijoittajille, - rahoittajille tai - ostajille ja näiden kaupallisille neuvonantajille. Palvelut voidaan toimittaa erilaisina yhdistelminä ja niitä voidaan painottaa ja räätälöidä eri tavoin kohdeyrityksen koon, sen toimialan ja auditoitavan kokonaisuuden tai asiakkaan palvelutavoitteiden mukaan.