PÖYTÄKIRJA 5/2010 1 (15) YHTEISEN KIRKKONEUVON KOKOUS Aika Torstaina 20. päivänä toukokuuta 2010 klo 17.10 19.07 Paikka Valkealan seurakuntakeskus, Yläsali, Kalevantie 14, 45370 Valkeala Läsnä Huovila Juhani puheenjohtaja Rasimus Risto varapuheenjohtaja Janhunen Ritva varsinainen jäsen Mänttäri Leena varsinainen jäsen Niemelä Esko varsinainen jäsen Ratasvuori Irma varsinainen jäsen Sahamies Arto varsinainen jäsen Suutari Olavi varsinainen jäsen Toikka Raija Päivi Takkisen varajäsen Viinikainen Sakari yht. kirkkovalt. pj Rikala Tuula yht. kirkkovalt. varapj. Gärdström Keijo Larvi Merja Ylikangas Kimmo Harjula Jari Hernesaho Virpi Junkkari Laura Komulainen Markku Lonka Riitta Tylli Ulla Valapuro Kirsi Kouvolan seurakunnan kirkkoherra Valkealan seurakunnan vt. kirkkoherra Kuusankosken seurakunnan kirkkoherra tietohallintopäällikkö talouspäällikkö viestintäpäällikkö yhteisen seurakuntatyön johtaja henkilöstöpäällikkö taloussihteeri toimistosihteeri, sihteeri Poissa Anttila Maire varsinainen jäsen Smeds Pentti varsinainen jäsen Takkinen Päivi varsinainen jäsen Viljakainen Hannele varsinainen jäsen Puhakka Osmo Elimäen seurakunnan kirkkoherra Reijo Jukka kiinteistöpäällikkö Saikkonen Asta hallintosihteeri, sihteeri Ennen yhteisen kirkkoneuvoston kokousta johtaja, korkoasiantuntija Jaakko Jouppi, Pankkiiriliike Seligson Oy:stä esitteli seurakuntayhtymän sijoituksia.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 2 (15) 101 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen, minkä jälkeen vt. kirkkoherra Merja Larvi piti alkuhartauden veisatun virren 329 jälkeen. 102 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi kymmenen jäsentä. KL 7:4,1 mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Jäsenten lisäksi kokouskutsu on lähetettävä niille henkilöille, joilla KJ 9:3 ja KJ 10:11 sekä ohjesäännön 3 nojalla on oikeus olla läsnä kokouksessa ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen. Puheenjohtajan päätösesitys: Toimitetaan nimenhuuto ja todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Päätettiin, että tämän kokouksen sihteerinä toimii toimistosihteeri Kirsi Valapuro hallintosihteerin virkavapauden johdosta. 103 Pöytäkirjan tarkistajien valinta Ohjesäännön 7 mukaan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai yhteinen kirkkoneuvosto kokouksessaan. Sovitun käytännön mukaan aakkosjärjestyksessä seuraavat tarkastajat olisivat Olavi Suutari ja Päivi Takkinen. Puheenjohtajan päätösesitys: Pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan Olavi Suutari ja Päivi Takkinen. Tarkastusajankohdaksi esitetään torstaita 27.5.2010 klo 9.00 15.00, Kuusankosken seurakuntakeskus, III krs, hallintosihteerin työhuone. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Olavi Suutari ja Raija Toikka, Päivi Takkisen ilmoitettua esteestään saapua kokoukseen.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 3 (15) 104 Työjärjestyksen hyväksyminen Ohjesäännön 5 mukaan yhteinen kirkkoneuvosto päättää asioiden käsittelyjärjestyksen. Kunkin asian esittelee viranhaltija, jonka tehtäväksi esittely on annettu seurakuntayhtymän asianomaisessa johtosäännössä tai erillisellä määräyksellä. Puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy esityslistan mukaisen asioiden käsittelyjärjestyksen. Esittelijän ja esittelijän sijaisen puuttuessa kokouksesta esittelijänä toimii yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja. Puheenjohtajan muuttama päätösesitys: Muihin asioihin lisätään kohta: Seuraava kokous. Muutoin asiat käsitellään esityslistan mukaisesti. Muutosesityksen mukainen. 105 Kouvolan seurakuntayhtymän ja siihen kuuluvien seurakuntien Anjalankosken, Elimäen, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakuntien sekä Jaalan kappeliseurakunnan yhteisen arkistosäännön hyväksyminen Kirkkohallitus on v. 2000 hyväksynyt seurakunnille tehtäväpohjaiset mallit arkistonmuodostussuunnitelmaksi ja arkistosäännöksi. V. 2007 kirkkohallitus päivitti näitä malleja (Kirkkohallituksen yleiskirje nro 3/2008). Mikäli seurakunnassa on tapahtunut muutoksia tehtävissä tai kertyvissä asiakirjoissa, arkistonmuodostus-suunnitelmaa on syytä päivittää vuoden 2007 mallien mukaisesti. Kouvolan seurakuntayhtymän ja siihen kuuluvien seurakuntien arkistosääntö ja arkistonmuodostussuunnitelmat on laadittu vuoden 2007 Kirkkohallituksen mallien ja ohjeiden mukaisesti seurakuntayhtymän ja seurakuntien omien käytäntöjen tarpeita vastaavaksi tehtäväaloittain. Laadittaessa on otettu huomioon julkisuuslainsäädännön vaatima hyvä tiedonhallintatapa. Kouvolan seurakuntayhtymän ja siihen kuuluvien seurakuntien arkistosääntö liitteineen on liitteenä 1. Arkistonmuodostussuunnitelma muodostuu seuraavista osista:
PÖYTÄKIRJA 5/2010 4 (15) Seurakunta Seurakuntayhtymä 0 Yleishallinto 0 Yleishallinto 1 Henkilöstöhallinto 1 Henkilöstöhallinto 2 Taloushallinto 2 Taloushallinto 3 (Kirkonkirjat vanha päättyy 31.12.2008) 3 Kiinteistöhallinto 4 (Hautaustoimi vanha päättyy 31.12.2008) 4 Hautaustoimi 5 Yleinen seurakuntatyö ja sielunhoito 5 Tietohallintopalvelut 6 Kristillinen kasvatus ja opetus 6. Kirkonkirjat, arkisto 7 Diakonia- ja lähetystyö Yhteinen seurakuntatyö 7.1 Viestintäpalvelut 7.2 Perheneuvonta 7.3 Sairaalasielunhoito 7.4 Kehitysvammaistyö 7.5 Pohjois- Kymenlaakson palveleva puhelin Yhteisen seurakuntatyön johtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy liitteenä olevan Kouvolan seurakuntayhtymän arkistosäännön ja arkistonmuodostajien arkistonmuodostussuunnitelman sekä lähettää siihen kuuluvien seurakuntien yhteisen arkistosäännön ja arkistonmuodostajien arkistonmuodostussuunnitelmat kunkin seurakunnan seurakuntaneuvoston hyväksyttäväksi. Arkistosääntöä ja sen liitteenä olevia arkistonmuodostussuunnitelmia noudatetaan vuoden 2009 alusta lukien. 106 Mikrotukihenkilön palkkaaminen Mikkeliin, It-aluekeskus Mikkelin seurakuntayhtymässä työskentelee ATK-suunnittelija, joka on jäämässä eläkkeelle. Solmitun IT-aluekeskussopimuksen henkilöstösuunnitelman mukaisesti Mikkelin seurakuntayhtymä lakkauttaa kyseisen ATK-suunnittelijan viran ja tilalle palkataan mikrotukihenkilö, jonka työnantajana toimii Kouvolan seurakuntayhtymä. Mikrotukihenkilö palkataan toistaiseksi voimassa olevaan työsuhteeseen ja hänen pääasiallinen työpaikkansa sijaitsee Mikkelissä. Tehtävästä ilmoitettiin työvoimahallinnon www.mol.fi palvelussa, kirkon rekrytointipalvelussa ja www.oikotie.fi palvelussa. Määräaika hakemuksille oli 11.5.2010 klo 15.00. Hakemukset käsitteli ja haastateltavat valitsi työryhmä, johon kuului tietohallintopäällikkö Jari Harjula, sovellusneuvoja Taru Valve ja järjestelmäasiantuntija Aki
PÖYTÄKIRJA 5/2010 5 (15) Mattila. Haastattelijoina toimivat tietohallintopäällikkö Jari Harjula, hallintojohtaja Markku Salmi ja ATK-suunnittelija Marjo Murtonen. Tietohallintopäällikön lisäys esittelytekstiin: Tietohallintopäällikkö Jari Harjula lisäsi esittelytekstiinsä seuraavan kappaleen kokouksessa: Haastatteluiden jälkeen pidetyssä arviointitilaisuudessa työryhmä päätti yksimielisesti esittää mikrotuen tehtäviin tietotekniikan insinööri (AMK) Petri Pulkkista. Pulkkisen vahvuuksiksi nähtiin mm. soveltuva IT-alan työkokemus ja ajantasainen koulutus sekä asiakaspalveluhenkisyys. Varalle työryhmä esittää tradenomi Satu Laihoa. Tietohallintopäällikön esitys: Mikrotukihenkilön toistaiseksi voimassa olevaan työsuhteeseen valitaan insinööri (AMK) Petri Pulkkinen ja varalle tradenomi Satu Laiho. 107 Kouvolan III seurakuntapastorin viran täyttö III seurakuntapastori Marko Marttilan tullessa valituksi Valkealan seurakunnan kirkkoherraksi vapautuu Kouvolan seurakunnassa III seurakuntapastorin virka. Kouvolan seurakunnan seurakuntaneuvosto on käsitellyt asiaa kokouksessaan 4.5.2010, 56. Seurakuntaneuvosto anoo yhteiseltä kirkkoneuvostolta lupaa III seurakuntapastorin viran täyttöä varten toistaiseksi voimassa olevana. Täyttölupa-anomus on liitteenä 2. Henkilöstöpäällikön päätösesitys: Hyväksytään Kouvolan seurakunnan seurakuntaneuvoston anomus III seurakuntapastorin viran täyttämisestä. Virka täytetään yhteisen kirkkoneuvoston nykyisen virantäyttökäytännön mukaisesti määräaikaisena v. 2012 loppuun. Käsittely kokouksessa: Valtuutettu Arto Sahamies teki muutosesityksen: Hyväksytään Kouvolan seurakunnan seurakuntaneuvoston anomus III seurakuntapastorin viran täyttämisestä toistaiseksi. Arto Sahamiehen esitystä kannattivat Raija Toikka ja Esko Niemelä.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 6 (15) Pitkän ja periaatteellisen keskustelun päätteeksi yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi yksimielisesti muutosesityksen; Kouvolan seurakunnan III seurakuntapastorin virka täytetään toistaiseksi. 108 Lastenohjaajan toimen täyttölupa ajaksi 2.8.2010 31.12.2010 109 Rakennusmestarin valinta Valkealan seurakunnan seurakuntaneuvosto on käsitellyt kokouksessaan 29.4.2010, 59, lastenohjaajan täyttölupa-asiaa. Vuoden 2010 talousarvioon on varattu määräraha lastenohjaajan määräaikaiselle tehtävälle. Lastenohjaaja Saara Malinin siirtyessä hoitamaan toista kahden vuoden määräaikaista lastenohjaajan tehtävää syyskaudelle on etsittävä uusi työntekijä. Valkealan seurakunnan lapsityön vastuuryhmän puheenjohtaja ja lapsityönohjaaja ovat esittäneet 20.4.2010 päivätyssä kirjeessään seurakuntaneuvostolle, että lastenohjaajan tehtävä täytettäisiin syksyksi 2010 sekä vuodeksi 2011 nykyisten kerhojen toiminnan jatkumiseksi sekä toimintasuunnitelman toteuttamiseksi. Valkealan seurakuntaneuvosto esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että lastenohjaajan tehtävä täytetään ajaksi 2.8.2010 31.12.2010. Lisäksi seurakuntaneuvosto päätti, että vuoden 2011 osalta asia käsitellään seurakuntaneuvoston elokuun talousarviokokouksessa. Täyttölupa-anomus on liitteenä 3. Henkilöstöpäällikön päätösehdotus: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy Valkealan seurakuntaneuvoston esityksen lastenohjaajan tehtävän täyttämisestä määräaikaisesti 2.8.2010 31.12.2010. Kouvolan seurakuntayhtymän yhteinen kirkkoneuvosto 26.11.2009 kokouksessaan 186 päätti esittää Kouvolan seurakuntayhtymän yhteiselle kirkkovaltuustolle projektipäällikön viran lakkauttamista ja rakennusmestarin viran perustamista. Yhteinen kirkkovaltuusto puolestaan
PÖYTÄKIRJA 5/2010 7 (15) 17.12.2009 kokouksessaan 65 päätti lakkauttaa projektipäällikön viran ja perustaa seurakuntayhtymään rakennusmestarin virka. Virka on ollut auki 18.4.2010 Kouvolan Sanomissa, internetissä Kirkon rekrytointi sivuilla ja oikotie.fi sivuilla, Kouvolan seurakuntayhtymän kotisivuilla sekä Työvoimahallinnossa. Määräaikaan mennessä 30.4. klo 13 virkaa oli hakenut viisi hakijaa (Liite 4). Kaikki hakijat kutsuttiin haastateltaviksi. Neljän hakijan haastattelut järjestettiin 5.5.2010 ja yksi haastateltiin 7.5.2010. Haastattelun suorittivat luottamushenkilöt Marjatta Poteri ja Esko Niemelä sekä vs. hallintojohtaja Markku Komulainen, henkilöstöpäällikkö Riitta Lonka ja kiinteistöpäällikkö Jukka Reijo. Haastatteluiden jälkeisessä arviointijaksossa haastatteluryhmä päätyi esittämään yksimielisesti rakennusinsinööri Tony Grönroosia rakennusmestarin virkaan. Perusteluissa Tony Grönroosin vahvuutena nähtiin työmaatekniikka, rakennuttajantehtävät, valvonta, yhteistyökykyisyys ja esimiestaidot. Lisäksi hänellä on kokemusta itsenäisestä työskentelystä sekä sähköisestä suunnittelusta, joita seurakuntayhtymän rakennusmestarin viran menestyksekäs hoitaminen edellyttää. Vs. hallintojohtajan päätösesitys: Haastatteluryhmän yksimielisen valmistelun perusteella Kouvolan seurakuntayhtymän rakennusmestarin virkaan valitaan rakennusinsinööri Tony Grönroos. Päätökseen lisätään, että Tony Grönroos on ilmoittanut 19.5.2010 sähköpostilla, ettei ota vastaan tehtävää mahdollisen valinnan jälkeen. Näin ollen tehtävää jatketaan nykyisen käytännön mukaisesti ostopalveluna. 110 Toisen talouspäällikön viran lakkauttaminen Talouspäällikkö Markku Paavolan siirryttyä 1.1.2010 alkaen eläkkeelle, toisen talouspäällikön virka on ollut täyttämättä. Yhteinen kirkkoneuvosto valitsi uuteen perustettuun talouspäällikön virkaan 18.2.2010 46 KTM Virpi Hernesahon.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 8 (15) Henkilöstöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy osaltaan täyttämättä olleen viran lakkauttamisen ja lähettää sen edelleen Yhteisen kirkkovaltuuston päätettäväksi. 111 Väistötilojen vuokraus Nuorisotalon peruskorjaustöiden ajaksi Yhteinen kirkkoneuvosto päätti kokouksessaan 18.2.2010 Nuorisotalon peruskorjauksen toteutuksesta ja hyväksyi samalla urakoitsijat. Urakkaohjelman mukaan korjaustyöt on tarkoitus aloittaa 7.6.2010 ja töiden on tarkoitus valmistua 28.2.2011 mennessä. Lapsityön päiväkerhot, avoimet kerhot ja iltapäiväkerhot on tarkoitus siirtää vuokrattaviin väistötiloihin. Nuorisotyön kerhotoiminta siirretään seurakuntayhtymän nykyisiin tiloihin. Kouvolan Vapaaseurakunta on ilmaissut halukkuutensa vuokrata Ahdinkadulla sijaitsevista toimitiloista osan (noin 200 m2) Kouvolan seurakuntayhtymälle em. toimintaa varten. Vuokra-aika olisi 1.8.2010-31.3.2011. Vuokrattaviin tiloihin kuuluu ruokasali, keittiö, kaksi kerhohuonetta, WC- ja eteistilat. Rakennus on kolmessa eri tasossa. Leikkikenttää tontilla ei ole, mutta lähellä on kaupungin leikkikenttä. Oma paikoitusalue sijaitsee kiinteistöllä. Neuvottelu vuokrattavista tiloista pidettiin 20.4.2010 Vapaaseurakunnan tiloissa Ahdinkatu 25. Neuvotteluissa olivat mukana Kouvolan seurakunnasta Hilkka Taipale, Eila Katajisto ja Jaana Mäkelä, Kouvolan seurakuntayhtymästä Ari Salminen, Jukka Reijo ja Anne Loikala sekä Vapaaseurakunnasta Paulus Rissanen ja Sisko Maijala. Neuvotteluissa sovittiin tulevista vuokra-ajoista, vuokralaisen / vuokranantajan vastattaviksi kuuluvista asioita sekä kalusteista. Kouvolan Vapaaseurakunta on toimittanut sähköpostilla 5.5.2010 tarjouksen neuvottelun pohjalta. Vapaaseurakunta tarjoaa vuokratiloja kuukausivuokralla 1.300 (alv 0 %). Vuokrahintaan kuuluu sähkö, lämpö ja vesi. Siivouksesta, lumitöistä sekä mahdollisista vaurioista ja rikkoutumisista vastaa vuokralainen. Mahdollinen sopimus vaatii vielä Kouvolan Vapaaseurakunnan virallisen kokouksen hyväksynnän.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 9 (15) Vs. hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää vuokrata Kouvolan Vapaaseurakunnalta tilat väistötiloiksi em. ehdoin Nuorisotalon peruskorjaustöiden ajaksi. Käsittely kokouksessa: Valtuutettu Arto Sahamies teki muutosesityksen: Luovutaan vapaakirkon tilojen käytöstä, sen sijaan lapsityön toiminta Nuorisotalolta siirretään Kouvolan seurakuntakeskuksen Luukas-saliin. Raija Toikka kannatti esitystä. Keskustelun jälkeen yhteinen kirkkoneuvosto päätti yksimielisesti, että vapaakirkon tilojen käytöstä luovutaan ja lapsityön toiminta keskitetään Nuorisotalon remontin ajaksi Kouvolan seurakuntakeskuksen Luukassaliin. 112 Anjalan kanttorilan myynti Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunta päätti kokouksessaan 19.3.2009 laittaa myyntiin muutamia Kouvolan seurakuntayhtymän kiinteistöjä. Yksi myytävistä kohteista oli Anjalan kanttorila, Anjalantie 3 B, 46910 Anjala. Anjalan kanttorila sijaitsee Anjalan keskustassa seurakuntatalon välittömässä läheisyydessä. Rakennus ei ole ollut seurakunnan toiminnan käytössä, vaan vuokrattu asuntokäyttöön 1.4.2010 asti. Rakennuksen kerrosala on 168 m2 ja tilavuus 504 m3. Huoneita rakennuksessa on neljä. Tekniset tilat ja varastotilaa on kellarikerroksessa. Rakennusvuosi on 1955. Tontin pinta-ala on 4.943 m2. Anjalankosken seurakunta on tehnyt kohteesta myyntipäätöksen ennen seurakuntayhtymän voimaantuloa. Myytävien kohteiden kiinteistövälittäjäksi johtokunta valitsi kokouksessaan 24.6.2009 SKV Kiinteistövälitys Oy:n. Toimeksiantosopimus Anjalan kanttorilan myynnistä tehtiin kiinteistövälittäjän kanssa 15.9.2009 ja myyntihinnaksi sovittiin 103.000. SKV:n tilastoihin perustuva arvio tai käsitys toteutuvasta kauppahinnasta oli tuolloin 85.000-100.000. Myyntihintaa tarkistettiin 4.12.2009 ja uudeksi myyntihinnaksi sovittiin 93.000. Kiinteistövälittäjän mukaan näyttöjä kohteeseen on ollut noin 12. Kirjallisia ostotarjouksia kohteesta on tullut kaksi: 1. Ostajat Kotkasta tarjoavat kanttorilasta 85.000, päivätty 13.4.2010 2. Ostaja Inkeroisista tarjoaa kanttorilasta 70.000, päivätty 28.4.2010
PÖYTÄKIRJA 5/2010 10 (15) Kuntotarkastus talosta on tehty 29.8.2009 (liite 5) ja se on toimitettu tarjouksen jättäneille. SKV:n kiinteistövälittäjän mukaan ostotarjouksen hintaa voidaan pitää käypänä arvona. Lisäksi ulkopuoliselta asiantuntijalta pyydetään lausunto käyvästä hinnasta kauppaa varten. Käsittely kokouksessa: Vs. hallintojohtaja Markku Komulainen esitteli ostotarjoukset ja kertoi kuntoarvion perusteella kiinteistön arvon olevan 83.000, +- 5 %. Vs. hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy ostotarjouksen 85.000 ja saattaa asian edelleen yhteisen kirkkovaltuuston päätettäväksi ja kirkkohallituksen vahvistettavaksi. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi Pertti Tenhovaaran antaman ostotarjouksen 85.000 ja päätti saattaa asian edelleen yhteisen kirkkovaltuuston päätettäväksi ja kirkkohallituksen vahvistettavaksi. 113 Savonkatu 40 toimitilojen muutostyöt lisämääräraha-anomus Kouvolan seurakuntayhtymän siirryttyä hallinnoimaan IT-aluekeskusta syntyi myös tarve sijoittaa kaksi IT- alan uutta työntekijää Kouvolan seurakuntayhtymän, Savonkatu 40:ssä sijaitseviin tiloihin. Tilaratkaisuista on käyty työryhmässä, johon kuului Kouvolan seurakunnan, Perheasiain neuvottelukeskuksen, Tietohallintopalveluiden, Kiinteistöpalveluiden sekä Yhteisen seurakuntatyön edustus, neuvotteluja ja kartoitustyötä. Neuvotteluissa ja kartoituksissa ulkopuolisten tilojen vuokraus todettiin liian kalliiksi ja epätarkoituksenmukaiseksi. Käydyn valmistelun sekä tilatarvekartoituksen perusteella olisi tarkoituksenmukaista erottaa nykyisistä Perheasiain neuvottelukeskuksen tiloista tilajärjestelyin kaksi huonetta Kouvolan seurakunnan papiston käyttöön ja sijoittaa uusi IT-aluekeskuksen henkilöstö sekä Kouvolan seurakunnan alueella toimiva ylivahtimestari vapautuneisiin tiloin (liite 6) IT- henkilöstön sijoittaminen tiloihin tuo myös vuokratuottoja Kouvolan seurakuntayhtymälle. Tehtävän muutosten ei tule haitata perheasiain neuvottelukeskuksessa nyt jäädytettynä olevan viran täyttämistä, silloin kun se on taloudellisesti ja toiminnallisesti mahdollista. Tällöin Perheasiain neuvottelukeskuksen tilatarve on ratkaistava muutoin uudelleen.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 11 (15) Välttämättömien muutostöiden kertakustannusarvio on enimmillään 13 000 euroa, jota ei ole voitu ennakoida vuoden 2010 talousarvioon. Vs. hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy muutossuunnitelman ja lisämäärärahan sekä lähettää lisämäärärahaesityksen edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi. 114 Esitys maanvuokrauksesta tuulivoimaenergialaitosten käyttöön Kaarel Kõllo Intercon Oy:n edustajana on lähettänyt Yhteiselle kirkkoneuvostolle esityksen seurakuntayhtymän maanvuokrauksesta tuulivoimaenergian käyttöön. Tarvittava maa-ala muodostuisi noin 300-400 ha alueesta ja projektin tarkoitus noin 8-13 tuulienergiaa tuottavan myllyn perustamisesta alueelle. Maan vuokrasopimuksen kesto olisi 30 vuotta ja tuotto vuosivuokrana seurakuntayhtymälle olisi 5000 e/vuosi/tuulivoimala. Tuulivoimalat eivät estäisi normaalia pelto- tai metsäalueiden talouskäyttöä. (Liite 7 ja liite 8). Vs. hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi ja pyytää lisäselvityksiä Intercon Oy:ltä. 115 Tilintarkastus 2009: yhteenveto kirkkoneuvostolle ja kertomus kirkkovaltuustolle Esityslistan liitteenä ovat tilintarkastajien laatimat yhteenveto vuoden 2009 tilintarkastuksesta sekä kirkkovaltuustolle tilintarkastuskertomus. Tilintarkastuskertomuksessa eikä yhteenvedossa ei ole esitetty mitään korjattavaa tilinpäätökseen eikä muitakaan muistutuksia tilivelvollisia kohtaan. Yhteenvedossa on kuitenkin esitetty joitakuita kehitysehdotuksia seuraavan tilinpäätöksen laadintaan ja ne otetaan vuoden 2010 tilinpäätöstä laadittaessa huomioon. Talouspäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee tarkastusyhteenvedon tiedoksi ja esittää tilintarkastuskertomuksen edelleen kirkkovaltuustolle.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 12 (15) 116 Talousarviomuutoksia 2010 Liitteet: 9 Yhteenveto vuoden 2009 tilintarkastuksesta, 10 tilintarkastuskertomus yhteiselle kirkkovaltuustolle Tähän on koottu/kootaan kaikki yhteiselle kirkkovaltuustolle jo kesäkuun kokoukseen esitettävät talousarvion tarkistukset: Seuraavat päätettiin jo viime kokouksessa esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle: - Jaalan muuhun seurakuntatyöhön historiikkia varten 15.000 (ostopalveluihin tehtäväalueelle 25199), ja kate rahoitustoimeen keskusrahaston avustuksiin - Investointiosaan Elomaan talon vesikaton korjaukseen merkitään 45.000 euroa, tästä 10.000 euroa saadaan siirtämällä Kymintehtaan seurakuntatalon ulkopuolen puuosien huoltomaalaus vuoteen 2011, loppuosa katetaan investointisuunnitelmaan merkityistä maalausurakoista syntyvistä säästöistä. - 13.000 euron lisämääräraha Savonkatu 40:n tilojen järjestelyihin. Talouspäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää talousarviomuutokset edelleen kirkkovaltuuston vahvistettaviksi. 117 Taloushallinnon vuosineljännesraportti Taloussäännön 23 Raportointi Toiminnasta ja taloudesta vastaavien on annettava tiedot yhteiselle kirkkovaltuustolle, yhteiselle kirkkoneuvostolle, seurakuntaneuvostoille ja muille hallintoelimille koko seurakuntayhtymän ja seurakuntien toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta sekä kirjanpitoon perustuvat tiedot menojen ja tulojen toteutumisesta talousarvioon nähden ja ennusteista loppuvuodelle. Myös talousarviovuoden aikana raportoidaan toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta ja taloudesta.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 13 (15) Kj: Yhteinen kirkkovaltuusto päättää talousarvion hyväksyessään toiminnan ja talouden raportointitavoista ja aikataulusta kirkkovaltuustoon nähden. Muut hallintoelimet määrittelevät, millä tasolla, tarkkuudella ja kuinka usein toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta ja taloudesta raportoidaan tilikauden aikana Meillä ei ole tehty päätöksiä raportoinnin tiheydestä. Ensimmäisen vuosineljänneksen valmistuttua kokoukseen mennessä talouspäällikkö raportoi kokouksessa taloustilanteesta. Talouspäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee tilanteen tiedoksi. Merkittiin tiedoksi kokouksessa jaetun liitteen mukaisesti. 118 Outi Partasen jättämä reklamaatio Azad Garibin hautausasiassa Outi Partanen on esittänyt Sari Garib-Hermusen valtuuttamana seurakuntayhtymän osallistumista täysimääräisesti Azad Garibin hautauskuluihin reklamaatiossa esitetyin määrin. Perusteluina Partanen esittää, että seurakuntayhtymä on virheellisellä toiminnalla aiheuttanut vaadituksi esitetyt kustannukset Azad Garibin hautauksen järjestelyissä. Hautaustoimen päällikkö Antti Kurki on seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön 19 :n 2. kohdan mukaisesti käsitellyt reklamaation ja todennut 2.3.2010 antamassaan vastineessa, että reklamaatiossa esitetty vaatimus seurakuntayhtymän osallistumisesta Azad Garibin hautauskuluihin on aiheeton. Outi Partanen on ollut tyytymätön Antti Kurjen vastineeseen ja esittää 21.4.2010 Kouvolan seurakuntayhtymän yhteiselle kirkkoneuvostolle jättämässään reklamaatiossa, että Kouvolan seurakuntayhtymän tulee osallistua täysimääräisenä reklamaatiossa esitettyihin kuluihin. Reklamaatio ja vastine liitetään pöytäkirjaan. Vs. hallinto-johtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy hautaustoimen päällikkö Antti Kurjen tekemän vastineen ja pitäytyy siinä.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 14 (15) Kokouksessa saadun selvityksen perusteella yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi yksimielisesti päätösesityksen. 119 Muut asiat Hankinta-asiamies Juhani Sipposen kirje bussikuljetusten kilpailutuksesta Kouvolan seurakuntayhtymän hankinta-asiamies Juhani Sipponen on lähettänyt johtoryhmälle/yhteiselle kirkkoneuvostolle kirjeen, jossa hän ilmoittaa, että bussikuljetusten nykyiset kuljetussopimukset päättyvät 31.12.2010. Sipponen alkaa valmistella bussikuljetusten kilpailutusta 1.9.2010. Hän toivoo, että johtoryhmä/yhteinen kirkkoneuvosto kävisi keskustelun, mitä kilpailutuksessa on otettava huomioon ja miten se järjestetään. Yhteisen kirkkoneuvoston antamat evästeet hän pyytää toimittamaan 31.8.2010 mennessä. Vs. hallinto-johtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto keskustelee asiasta ja antaa mahdolliset evästeet hankinta-asiamiehelle. Erityisesti yhteinen kirkkoneuvosto suosittelee hankintatyöryhmien käyttöä, joissa todellinen käyttäjätarve ja palvelun keskeiset tekijät kartoittuvat asian valmistelussa. Vilkkaan keskustelun jälkeen yhteinen kirkkoneuvosto päätti, että johtoryhmä valmistelee asian seuraavaan, kesäkuun yhteiseen kirkkoneuvostoon. Seuraava yhteisen kirkkoneuvoston kokouspäivä Päätettiin, että seuraava yhteinen kirkkoneuvoston kokous pidetään 17. kesäkuuta klo 17.00, kokouspaikka tarkentuu ja ilmoitetaan myöhemmin. 120 Muutoksenhaku kokouksen päätöksiin Puheenjohtaja antoi oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitetään pöytäkirjaan (liite 11). 121 Kokouksen päätös Puheenjohtaja päättää kokouksen klo 19.07.
PÖYTÄKIRJA 5/2010 15 (15) JUHANI HUOVILA Juhani Huovila puheenjohtaja KIRSI VALAPURO Kirsi Valapuro sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Kouvola 27.5.2010 Kouvola 27.5.2010 OLAVI SUUTARI Olavi Suutari RAIJA TOIKKA Raija Toikka Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä Kouvolan seurakuntayhtymän hallintopalvelujen toimistossa 28.5. 27.6.2010. Kuulutus on julkipantuna Anjalankosken, Elimäen, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakuntien ilmoitustaululla 12.5.2010 27.6.2010. JUHANI HUOVILA Juhani Huovila lääninrovasti, yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja