SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1 ( 9 Aika Keskiviikko 23.1.2013 klo 18.30 19.40 Paikka Olavin toimintakeskus, Kokoustila Katiska, Uotintie 7 Läsnä Petri Tervo kirkkoherra, puheenjohtaja Jarmo Heinonen Hannu Hyttinen Riitta Jutila Eija Nurminen Anneli Ukkonen Muut Poissa Lauri Kirves Marja Virkkunen Martti Komu Merja Virtanen kirkkovaltuuston puheenjohtaja kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja talouspäällikkö, pöytäkirjanpitäjä ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä LAILLISUUS JA PÄÄ- TÖSVALTAISUUS Petri Tervo Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi 1 KÄSITELLYT ASIAT 107-124 PÖYTÄKIRJAN Pöytäkirja tarkistettu ja hyväksytään TARKISTUS Sysmässä Martti Komu Riitta Jutila Eija Nurminen PÖYTÄKIRJA YLEI- Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävillä ajalla 30.1. 13.1.2013 SESTI NÄHTÄVILLÄ Olavin toimintakeskuksessa seurakunnan toimistotiloissa. Talouspäällikkö Martti Komu
SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 2 ( 9 1 KOKOUKSEN AVAUS JA ALKUHARTAUS SEKÄ LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Puheenjohtaja avasi kokouksen alkuhartauden jälkeen, ja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi 2 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJAT Kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Riitta Jutila ja Eija Nurminen. 3 KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Työjärjestykseksi hyväksyttiin esityslista.
SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 3 ( 9 2012/ 79 HAUTAUSMAIDEN YLLÄPIDON ULKOISTUS Sysmän seurakunnan kirkkovaltuuston yhtenä tavoitteena on ollut seurakunnan talouden tasapainottaminen. Tässä onkin onnistuttu. Tänä vuonna säästöä ja kustannustehokkuutta on saavutettu Olavin toimintakeskuksen siivouksen ja seurakunnan ruokahuollon ulkoistamisella. Muutamissa seurakunnissa on saavutettu säästöä hautausmaiden hoidon ylläpidon ostolla alan yritykseltä. Sysmän seurakunnan hautainhoitorahaston tilinpäätöksen mukaan yhden sopimushaudan hoito maksoi 79,56 euroa. Asikkalan seurakunnassa ulkopuolisen sopimushaudan hoito maksoi 65,17 euroa. Säästöjen etsimisen lisäksi on perustelua tutkia säästökohteet tässä vaiheessa. Mahdollisen seurakuntarakenneuudistuksen myötä ympäristöseurakunnilla on yhteinen talous. On hyvä, että hankkeen toteutuessa Sysmän seurakunta on tehnyt oman selvityksensä edullisimmista palvelumalleista. Talouspäällikkö esittää: Jätetään tarjouspyyntö HILMAan Sysmän seurakunnan hautausmaiden ylläpidon ostopalveluista. Töiden ulkopuolelle jää kiinteistöjen kunnossapito ja hautaustoimi. Kirkkoneuvosto pidättää oikeuden hylätä kaikki tarjoukset ja hoitaa työt edelleen omana työnään Päätösesitys hyväksyttiin 2012/ 110 Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät Kalkkisten Pihapuu Ay, Maakunnan Vihertyö, Greensail Oy ja Sysmän Mape Oy. Pisteytyksessä tarjouksensa jättäneet saivat pisteet seuraavasti. Suluissa urakan kahden vuoden kokonaissumma ilman optiovuotta. Hinnat ovat verottomat. Pisteet muodostuivat niin, että hintaa painotettiin 40 prosenttia ja laatua 60 prosenttia. Laatupisteet muodostuivat referensseistä, toimintatavasta ja ammattitaidosta. Maakunnan Vihertyö, Greensail Oy 44,80 pistettä (85.391,00 euroa Kalkkisten Pihapuu 40,32 pistettä (316.400,00 euroa Sysmän Mape 37,81 pistettä (175.000,00 euroa Talouspäällikkö esittää: Hyväksytään Sopimuskaudelle 1.1.2013-31.12.2014 Maakunnan Vihertyö, Greensail OY:n tarjous. Anneli Ukkonen esitti asian jättämistä pöydälle. Riitta Jutila ja Jarmo Heinonen kannattivat Anneli Ukkosen esitystä. Asia päätettiin siirtää seuraavaan kirkkoneuvoston kokoukseen. Pykälä 110 salattiin julkisuuslain 621/1999 24 17 momentin nojalla 4 Pisteytytysten perustelut tarkistettu ja määritelty uudestaan. Hintavertailuun on otettu huomioon optiovuosi. Tarjousten vertailu: toimittajavalinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Hinta; painoarvo 40 %. Halvin tarjous saa täydet 40 pistettä ja muu tarjous suhteessa siihen x 40 pistettä, painoarvo 40 %: Maakunnan Vihertyö: 16,00 pist., Sysmän Mape 7,67 pist. ja Kalkkisten pihapuu: 4,27 pist. Laatuvaatimukset; painoarvo 60 %. Eniten laatupisteitä saanut saa 60 pistettä ja muu tarjous suhteessa siihen x 60 pistettä, painoarvo 60 %. 1. Asiakaslaatu ja referenssit 25 pist. Kalkkisten Pihapuu 25 pist. pitkä (17 v kokemus hautausmaan hoidosta sekä monipuolinen ja pitkä kokemus monipuolisista viheralueiden hoidosta. Rekiamaatioiden käsittelystä pitkä kokemus ja tuntemus sekä selkeä selvitys. jatkuu 4 HAUTAUSMAIDEN YLLÄPIDON ULKOISTUS jatkuu
SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 4 ( 9 Maakunnan Vihertyö/Greensail Oy 7,5 pist., kokemusta hautausmaan hoidosta 4 vuodelta ja kokemusta muiden viheralueiden työnjohtotehtävistä 8 vuotta. Reklamaatioiden käsittelystä vähän kokemusta, mutta selvitys riittävä ja työmaapäiväkirja laaditaan. Sysmän Mape 5 pist., Yrittäjällä kokemusta ylläpito- sekä puisto- ja viheralueiden hoitotöistä 25 vuodelta. Puutarhurina työnjohtotehtäviä. Ei kokemusta hautausmaan hoidosta. Rekiamaatioiden käsittelystä ei selkeää selvitys. 2. Toimintatapa 25 pist. Kalkkisten Pihapuu 25 pist., tehokkaat työmenetelmät, jatkuvuus turvattu, tavoitettavuus toimiva, yrityksen johto ja työnjohto yrittäjinä vastaavat yhdessä molemmista kohteista / kaikesta toiminnasta ja ovat tavoitettavissa puhelimitse ja sähköpostilla 24 h / 7 pv. Maakunnan Vihertyö/Greensail Oy 25 pist., Hoitopiirit jaettu kahteen osaan: Kirkkomaa ja Otamo + Nuormaoinen. Kummallakin piirillä oma vastuuhenkilö, joka vastaa nurmi- ja kukkahoidosta. Nurmikonleikkuusta vastaa kiertävä leikkuuyksikkö. Vastuuna nurmikon leikkuut kaikilla alueilla. Erikoistyöt (aidanleikkuut, käytävätyöt yhteistoimin. Tavoitettavuus: työnjohto puhelimitse klo 7 15.30, yrityksen johto puhelimitse ja sähköpostilla 24 t / 7 pv. Sysmän Mape 25 pist., Lisätyövoimaa saadaan yrityksen muista pisteistä. Huoltopäivystäjä tavoitettavissa 24 h/ 7pv. 3. Henkilöstön aikaansaantokyky 10 pist. Kalkkisten Pihapuu 10 pist., ammattitaitoinen henkilöstö ja lisäksi vastuuhenkilöiden yrittäjäkoulutus, henkilöstön vaihtuvuus ja sijaisten käyttö selvitetty, samoin kuin henkilöstön työtyytyvä isyys ja tykytoiminta. Maakunnan Vihertyö/Greensail Oy 8 pist, ammattitaitoinen henkilöstö, henkilöstön vaihtuvuutta eikä sijaisuuksia ole selvitetty. Henkilöstön työtyytyväisyyttä eikä tykytoiminnan järjestämisestä ole mainintaa. Sysmän Mape 10 pist., ammattitaitoinen henkilöstö ja lisäksi vastuuhenkilöiden yrittäjäkoulutus, henkilöstön vaihtuvuus ja sijaisten käyttö selvitetty, samoin kuin henkilöstön työtyytyväisyys ja tykytoiminta. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu postitetaan kirkkoneuvostolle. Lopulliset pisteet ja optiovuoden sisältävät hinnat:: Maakunnan Vihertyö, Greensail Oy 40,30 pistettä (129.371,00 euroa Kalkkisten Pihapuu 40,27 pistettä (484.500,00 euroa Sysmän Mape 31,67 pistettä (270.000,00 euroa Talouspäällikkö esittää: Esitän kirkkoneuvoston hyväksyttäväksi, että Sysmän seurakunnan hauatusmauden ja ympäristön hoitotyöt annetaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneelle Maakunnan Vihertyö/Greensail Oy yhtiö tehtäväksi kokonaishintaan 129.371 e + alv (sis.optiovuoden ajalle 1.4.2013 31.3.2015, ja mahdollinen jatkoaika optiona yksi vuosi 1.4.2015 31.3.2016. Kirkkoneuvosto päättää optiovuodesta syksyllä 2014. Asiasta laaditaan palveluhankintasopimus. Kirkkoneuvosto hyväksyi esityksen 5 KIRJANPITOTILIN 2001 PÄÄOMAN LIITTÄMINEN TILIN 2000 PÄÄOMAAN Sysmän seurakunnan taseessa omassa pääomassa on ollut viime vuosituhannelta lähtien tilillä 2001 Muu oma pääoma 801.031,80 euron pääoma. Varat on aikoinaan mahdollisesti kirjattu tilille rakennusvarauksena. Tämän tyyppiset varaukset on kuitenkin myöhemmin purettu, eikä sellaisia saa
SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5 ( 9 olla, jos tiettyä varausta ei ole olemassa. Vastaavan tyyppinen kirjaus tehtiin vuoden 2009 kirjanpidossa. Tilintarkastajat ja Kirkkohallituksen taloussuunnittelupäällikkö ovat suositelleen kirjanpitotilien yhdistämistä. Seurakunnan talouden ja vuoden 2012 tuloksen kannalta asialla ei ole mitään merkitystä. Talouspäällikkö esittää: Esitetään kirkkovaltuustolle, että ennen tilinpäätöksen vahvistamista kirkkovaltuusto siirtää Taseen tilillä 2001 Muu oma pääoma varat, 801.031,80 euroa kirjanpidon tilille 2000 Peruspääoma. Kirkkoneuvosto hyväksyi esityksen
SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 6 ( 9 6 TUKIRYHMIEN NIMEÄMINEN Kirkkoneuvosto voi asettaa tilapäisiä tehtäviä varten toimikuntia ja työryhmiä, jotka toimivat työalansa tukiryhminä. Työalasta vastaavat työntekijät kutsuvat tukiryhmät koolle tarpeen mukaan. Tukiryhmillä ei ole päätösvaltaa eikä niiden kokouksista pidetä pöytäkirjaa. Tukiryhmien toimintaohje on vahvistettu kirkkoneuvoston kokouksessa 5/2011 50. Kirkkoherra esittää: Kirkkoneuvosto asettaa seuraavat tukiryhmät vuosille 2013 2014 ja nimeää niiden jäsenet: aikuistyö, diakoniatyö, lapsityö, lähetystyö, nuorisotyö ja hallinto. Esitys tukiryhmien jäseniksi jaetaan kokouksessa. Kirkkoneuvosto nimesi tukiryhmiksi vv. 2013 2014: LÄHETYSTYÖ Marja Apilainen työntekijä: Petri Virkkunen Anja Marjamäki Aila Nurminen Irja Palvalin Terttu Toivonen Kari Vesenterä Ulla Virkkunen Merja Virtanen DIAKONIATYÖ Marja Virkkunen työntekijät: Pekka Kuuppo Antero Liimatainen Petri Tervo Tiina Mäkinen LAPSITYÖ Nina Hakala työntekijät: Lahja Palvanen Eeva-Liisa Kirves Petri Virkkunen Sini Seppänen NUORISOTYÖ Milla Hakala työntekijät: Erja Pesu Pia Kekkonen Petri Virkkunen Tuija Pessa Mari Vesander AIKUISTYÖ Riitta Jutila työntekijät: Jaak Luts Lauri Kirves Petri Tervo Anneli Vesenterä Merja Virtanen HALLINTO Lauri Kirves, Marja Virkkunen, Eija Nurminen, Martti Komu, Petri Tervo, kirkkovaltuuston pj. kirkkovaltuuston vpj. kirkkoneuvoston vpj. talouspäällikkö kirkkoherra 7 KANTTORI JAAK LUTSIN VAPAA-AIKASUUNNITELMA
SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 7 ( 9 Kirkkoneuvosto hyväksyy kanttorin vapaa-aikasuunnitelman työkausittain. Kirkkoherra esittää: Kirkkoneuvosto hyväksyy liitteenä olevan kanttori Jaak Lutsin vapaa-aikasuunnitelman ajalle 1.2.2012 31.5.2013. Kanttorin sijaiselle maksetaan neuvoston hyväksymät toimituspalkkiot kulloistenkin työtehtävien mukaan. Kirkkoneuvosto hyväksyi esityksen
SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 8 ( 9 8 PAPISTON VAPAA-AIKASUUNNITELMA Papiston vapaa-aikasuunnitelma ajalle 1.2. 31.5.2013 on toimitettu 31.12.2012 mennessä lääninrovastille, joka vahvistaa sen ja toimittaa tuomiokapituliin. Kappalaisen osalta vapaaaikasuunnitelman hyväksyy kirkkoherra, kirkkoherran osalta tuomiokapituli. Kirkkoherra esittää: Kirkkoneuvosto merkitsee liitteenä olevan suunnitelman tiedokseen. Kirkkoneuvosto hyväksyi esityksen
SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 9 ( 9 9 MUUT ASIOITA EI OLLUT 10 ILMOITUSASIAT - Lauri Kirves kertoi, että seurakuntasali Nuotan alttaritaulu on sijoitettu sinne kirkkoneuvoston toistaiseksi. keskustelun jälkeen todettiin, että em. päätös on edelleen voimassa. - Talouspäällikkö antoi Olavin toimintakeskuksen sisäilman laatua koskevan muistion tiedoksi kirkkoneuvostolle. Kirkkoherra esittää: Merkitään tiedoksi Merkittiin tiedoksi 11 MUUTOKSENHAKU JA KOKOUKSEN PÄÄTÖS Puheenjohtaja antaa kirkkolain mukaisen valitusosoituksen ja oikaisuvaatimusohjeen. Puheenjohtaja päättää kokouksen. Puheenjohtaja antoi kirkkolain mukaisen valitusosoituksen ja oikaisuvaatimusohjeen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.40