Etapin ja jatko -opiskelijoiden rekisteriseurannan uudistaminen

0!Rehtorin päätös 6 /2011 17.1.2011 Etapin ja jatko -opiskelijoiden rekisteriseurannan uudistaminen Helsingin yliopistossa seurataan opiskelijan opintojen etenemistä etukäteen päätetyissä opintojen vaiheissa. Seurannan tavoitteena on tukea viivästymisuhan alla olevien opiskelijoiden opintojen etenemistä ja tutkinnon valmistumista. Seuranta koskee alempaa ja ylempää korkeakoulututkintoa sekä jatkotutkintoja suorittavia opiskelijoita. Seuranta on opinto-oikeuskohtainen. Etappi-seuranta otettiin käyttöön vuonna 2005 ja jatko-opiskelijoiden rekisteriseuranta asteittain vuosina 2007 ja 2008. Molempien seurantojen muutostarpeita on arvioitu yhteistyössä tiedekuntien kanssa vuoden 2010 aikana. Valmisteluun on osallistunut myös ylioppilaskunnan edustajia. Lisäksi uudistusta on käsitelty opintoasiainneuvostossa ja tohtorikoulutustoimikunnassa. Etappi-seurantaa kevennetään. Poimintoja vähennetään viidestä kolmeen 1.8.2005 tai sen jälkeen opintonsa aloittaneilla. Ennen 1.8.2005 opintonsa aloittaneilla säilyvät kaikki viisi poimintaa, koska yliopistolain (588/2009) mukainen opintoaikojen rajaus ei koske ennen 1.8.2005 opintonsa aloittaneita. Lisäksi Etappiseurantaa muutetaan joustavammaksi sisällyttämällä 1. Etappiin kaksi vaihtoehtoista poiminta-ajankohtaa. Jatko-opiskelijoiden rekisteriseurantaa aikaistetaan yhdellä vuodella. Tiedekunnat ovat kehittäneet erilaisia seurantoihin liittyviä ohjauskäytäntöjä, mikä vuoksi tähän päätöksen sisältyy ohjauksesta ainoastaan yleisluonteinen maininta. Seurantoihin liittyvää ohjausta kehitetään tiedekunnissa edelleen osana HOPS-ohjausta kunkin tiedekunnan tarpeista käsin. Muutosten perustelut on kuvattu tämän päätöksen liitteenä olevassa muistiossa. Tämä päätös korvaa konsistorin 17.11. ja 15.12.2004 päätökset Etappi - tutkintojen valmistumisen seuranta- ja tukijärjestelmän periaatteet Helsingin yliopistossa sekä jatko-opiskelijoiden rekisteriseurantaa koskevan kohdan konsistorin 8.6.2006 hyväksymistä jatkotutkintojen yleisistä linjauksista Helsingin yliopistossa. Esitys : Opintojen etenemisen seurannat toteutetaan seuraavasti: Alemmat ja ylemmät korkeakoulututkinnot Etappi 1: Poiminta tehdään alemman korkeakoulututkinnon suoritusoikeuden saaneille opiskelijoille. Poiminta-ajankohdassa on kaksi vaihtoehtoa; joko ensimmäisenä opiskeluvuonna kolmannen periodin jälkeen tai toukokuun lopussa. Tiedekunta päättää poiminta-ajankohdan ja opintopistemäärän, jonka alittaneet opiskelijat jäävät poimintaan. Etappi 2: Poiminta tehdään alemman korkeakoulututkinnon suoritusoikeuden saaneille opiskelijoille kolmantena opiskeluvuonna kolmannen periodin jälkeen. Tiedekunta päättää opintopistemäärän, jonka alittaneet opiskelijat jäävät poimintaan. Seuraavana syksynä läsnäolevaksi ilmoittautumisen edellytyksenä on hyväksytty opintosuunnitelma. HELSINGIN YLIOPISTO HELSINGFORS UNIVERSITET UNIVERSITY OF HELSINKI Rehtorin kanslia, PL 33 ( Yliopistonkatu 4), 00014 Helsingin yliopisto Puhelin (09) 191 1, www.helsinki.filyliopisto Rektorskanstiet, PB 33 (Universitetsgatan 4), FI-00014 Helsingfors universitet Telefon +358 9 191 1, www.helsinki.fituniversitetet Rector's Office, P.O. Box 33 (Yliopistonkatu 4), Ft-00014 University of Helsinki Telephone + 358 9 191 1, www.helsinki.filuniversity

Etappi 4: Poiminta tehdään ylemmän korkeakoulututkinnon suoritusoikeuden saaneille opiskelijoille toisena opiskeluvuonna kolmannen periodin jälkeen. Tiedekunta päättää opintopistemäärän, jonka alittaneet opiskelijat jäävät poimintaan. Seuraavana syksynä läsnäolevaksi ilmoittautumisen edellytyksenä on hyväksytty opintosuunnitelma. Etappi 3 ja Etappi 5: Ennen 1.8.2005 opintonsa aloittaneiden opiskelijoiden opintojen etenemistä seurataan lisäksi seuraavasti. Kolmannessa Etapissa poimitaan rekisteristä neljäntenä opiskeluvuonna kolmannen periodin jälkeen ne opiskelijat, joiden alempi korkeakoulututkinto ei ole valmis. Viidennessä Etapissa poimitaan rekisteristä kolmantena opiskeluvuonna kolmannen periodin jälkeen ne opiskelijat, joiden ylempi korkeakoulututkinto ei ole valmis. Seuraavana syksynä läsnäolevaksi ilmoittautumisen edellytyksenä on hyväksytty opintosuunnitelma. Eläinlääketieteen, hammaslääketieteen ja lääketieteen aloilla on omat poiminta-ajankohdat, joista tiedekunta päättää. Jatkotutkinnot Poiminta tehdään kuudentena opiskeluvuonna tohtoriopintojen aloittamisesta. Poimintaan jäävät ne opiskelijat, joilla on tohtorin tutkinto suorittamatta. Seuraavana syksynä läsnäolevaksi ilmoittautumisen edellytyksenä on hyväksytty opintosuunnitelma. Opintosuunnitelma on voimassa korkeintaan kolme vuotta kerrallaan. Tiedekunta päättää, kuuluvatko erikoistumistutkinnot ja lisensiaatin tutkinnot mukaan seurantaan. Ohjaus Seurantojen yhteydessä annetaan ohjausta ja neuvontaa, joka kytketään tarkoituksenmukaisella tavalla henkilökohtaiseen opintosuunnitelmaan (HOPS) ja siihen liittyvään ohjaukseen. Toimeenpano Seurantojen toteutuksesta vastaavat tiedekunnat sekä keskushallinnon opetus ja opintopalvelut yhteistyössä. Toteutuksessa noudatetaan soveltuvin osin rehtorin päätöksiä 140/2005, 234/2006 ja 262/2007. Kehitysjohtaja antaa tarvittaessa seurantojen käytännön toteutukseen liittyviä yliopistotason ohjeita. Muutokset tulevat voimaan 1.1.2012 Päätös : Esityksen mukaan rehtori Thomas Wilhelmsson asiantuntija Marjo Posti Liite: Muistio: Etapin ja jatko-opiskelijoiden rekisteriseurannan uudistaminen 17.1.2011 Jakelu: Opintoasiainneuvosto, tohtorikoulutustoimikunta, tiedekuntien opintoasiainpäälliköt, tiedekuntien tiedesihteerit, ylioppilaskunta, keskushallinnon opetus- ja opintopalvelut

t MUISTIO Liite rehtorin päätökseen 17.1.2011 Marjo Posti ETAPIN JA JATKO-OPISKELIJOIDEN REKISTERI- SEURANNAN UUDISTAMINEN Etappi-seuranta otettiin käyttöön vuonna 2005 ja jatko-opiskelijoiden rekisteriseuranta asteittain vuosina 2007 ja 2008. Molempien seurantojen muutostarpeita on päätetty arvioida vuoden 2010 aikana. Helsingin yliopiston tavoiteohjelman 2010-2012 mukaan (HY:n hallitus 2.12.2009) Tutkinnonsuoritusaikojen lyhentämiseksi ja opetusministeriön kanssa sovittujen tavoitteiden saavuttamiseksi yliopisto: mm. kehittää Etappi-seurannan käytäntöjä ja varmistaa, että seurantaan tulevat opiskelijat saavat tukea ja ohjausta opintojen suunnittelussa. Kysymyksessä on koko yliopiston kattava toiminta, joten muutoksia on syytä tehdä vain harkitusti ja painavin perustein. Muutokset on ajoitettava niin, että niiden toteuttamiseen tiedekunnissa ja keskushallinnossa varataan riittävästi aikaa. Erityisen haastavaa on tiedotus opiskelijoille. Etappi-seurantaa uudistettaessa on otettava huomioon yliopistolain opintoaikoja rajaavat määräykset. Seuraavassa kuvataan nykyinen Etappi-seuranta, jatko-opiskelijoiden rekisteriseuranta, yliopistolain opintoaikoja rajaavien säädösten mukaiset opiskeluajat sekä opintotukeen liittyvä lakisääteinen opintojen edistymisen seuranta. ETAPPI Etappi-seurannan tavoitteena on opintojen esteiden tunnistaminen ja niihin puuttuminen varhaisessa vaiheessa, jotta opintojen etenemistä voidaan ajoissa tukea. Etappi-seuranta koostuu viidestä tarkistuspisteestä, joista kolme sijoittuu kandidaatin tutkinnon ja kaksi maisterin tutkinnon suorittamisvaiheeseen. Ensimmäisessä tarkistuspisteessä (1. lukuvuoden 3. periodin jälkeen) opiskelijarekisteristä seulotaan sellaiset opiskelijat, jotka eivät ole suorittaneet tiedekunnan määrittelemää minimäärää opintoja (25-30 opintopistettä). Tiedekunta/laitos tarjoaa näille opiskelijoille erityisohjausta. Muissa etapeissa (2-5) ne opiskelijat, jotka eivät ole saavuttaneet opintojen etenemistavoitetta (tiedekunnan asettama opintopistemäärä tai tutkinto), laativat opintosuunnitelman, joka käydään lävitse ohjaajan kanssa. Hyväksytty opintosuunnitelma on edellytys seuraavan vuoden läsnä olevaksi ilmoittautumiselle. Alla olevasta tilastosta saa kokonaiskuvan niiden opiskelijoiden määrästä, joiden opinnot eivät ole edennet odotetulla tavalla vuonna 2010. Etappi-seurantaan jäi vuonna 2010 yhteensä 5 577 opiskelijaa. Syksyllä 2009 (20.9) yliopiston kirjoilla oli 29 567 alemman ja ylemmän korkeakoulututkinnon opiskelijaa, joten Etappi-seurantaan jäi 19 %:ia yliopiston opiskelijoista. Luku antaa yleiskuvan siitä, kuinka suuren osan opiskelijoista oletetaan tarvitsevan opintojen etenemistä tukevaa ohjausta. On kuitenkin otettava huomioon, että osalla seurantaan jääneistä opiskelijoista etenemistavoite on hyvin lähellä eivätkä he kuulu tässä mielessä ohjausta tarvitsevien kokonaismäärään. Täten todenmukaisempi hitaasti opinnoissaan etenevien opiskelijoiden kokonaismäärä on arviolta 10 15 % yliopiston koko opiskelijamäärästä.

2 Etapin poimintoihin jääneiden opiskelijoiden määrä tiedekunnittain vuonna 2010 Tiedekunta Etappi 1 Etappi 2 Etappi 3 Etappi 4 Etappi 5 Teologinen 94 38 185 38 13 Oikeustieteellinen 43 97 199 7 0 Lääketieteellinen 25 7 27 - - Humanistinen 174 225 503 119 151 Matemaattis-luonnontieteellinen 404 270 555 80 59 Farmasian 28 23 10 30 23 Bio- ja ympäristötieteellinen 50 16 158 12 14 Käyttäytymistieteellinen 166 117 332 79 52 Valtiotieteellinen 83 58 272 87 58 Svenska social- och 41 25 16 - - kommunalhögskolan Maatalous-metsätieteellinen 99 72 258 24 40 Eläinlääketieteellinen 14 3 - - - Yhteensä 1221 951 2515 476 410 - =poimintaa ei ole vielä tehty, SSKH:ssa ei ole ylempää korkeakoulututkintoa JATKO-OPISKELIJOIDEN REKISTERISEURANTA Jatko-opiskelijoiden rekisteriseurannan tavoitteena on opintorekisterin tietojärjestelmän kehittäminen tohtorikoulutuksen seurantaa ja tilastointia palvelevaksi. Rekisteriseuranta toteutetaan seitsemän vuoden kuluttua jatko-opintojen aloittamisesta. Tämän jälkeen edellytetään läsnä olevaksi ilmoittautuvalta ohjaajan kanssa päivitettyä henkilökohtaista opintosuunnitelmaa. Opintosuunnitelma on voimassa korkeintaan kolme vuotta kerrallaan. Rekisteriseurannassa poimintoihin jääneiden jatko-opiskelijoiden määrä tiedekunnittain 2007-2010 Tiedekunta 2007 2008 2009 2010 Teologinen 226 29 24 14 Oikeustieteellinen - 165 32 36 Lääketieteellinen - 146 63 64 Humanistinen 399 93 97 91 Matemaattis-luonnontieteellinen 230 47 40 83 Farmasian 19 6 4 6 Bio- ja ympäristötieteellinen - 138 33 38 Käyttäytymistieteellinen - 205 54 40 Valtiotieteellinen 321 65 57 85 Maatalous-metsätieteellinen - 164 34 32 Eläinlääketieteellinen - 19 6 3 Yhteensä 1197 1077 444 493 Jatko-opiskelijoiden rekisteriseuranta aloitettiin porrastetusti siten, että keväällä 2007 poiminnan aloittivat farmasian, humanistinen, matemaattis-luonnontieteellinen, teologinen ja valtiotieteellinen tiedekunta. Muiden tiedekuntien osalta ensimmäinen poiminta tehtiin keväällä 2008. Seurannan käynnistymisvuosien 2007 ja 2008 jälkeen poimintaan jääneiden opiskelijoiden määrä näyttää vakiintuvan 450-500 välille. Syksyllä 2009 (20.9) yliopiston kirjoilla oli 4 826 lisensiaatin tai tohtorin tutkintoa ensisijaisena suorittavaa opiskelijaa, joten vuonna 2010 seurantaan jäi 10 %:ia lisensiaatin tai tohtorin tutkintoa suorittavista.

3 YLIOPISTOLAIN MUKAINEN OPINTOAIKOJEN RAJAUS Tutkinnoille on säädetty tavoiteajat, jotka vaihtelevat tutkinnoittain. Tavoiteajan lisäksi on yliopistolaissa (588/2009) erikseen määritelty aika, jonka kuluessa tutkinnon tulee valmistua. Mikäli lain sallima opiskeluaika ei riitä, opiskelijan on haettava lisäaikaa tiedekunnalta opintojen loppuun saattamiseksi. Esimerkiksi alemman ja ylemmän tutkinnon suoritusoikeuden saaneella opiskelijalla lain sallima yhteenlaskettu tutkintojen suoritusaika on 7 vuotta. Laki koskee opiskelijoita, jotka ovat saaneet alemman tai ylemmän tutkinnonsuoritusoikeuden 1.8.2005 tai sen jälkeen. ALEMPI JA YLEMPI KORKEAKOULUTUTKINTO 3 2 2 2 LISÄAIKA ALEMPI KORKEAKOULUTUTKINTO 3 1 2 LISÄAIKA YLEMPI KORKEAKOULUTUTKINTO 2 2 2 LISÄAIKA Tavo iteaika Rajauslain sallima suoritusaika Opiskeluaika, kun siihen on lisätty lain sallima yhteensä neljän lukukauden poissaolevaksi ilmoittautuminen OPINTOTUKI JA LAKISÄÄTEINEN OPINTOJEN EDISTYMISEN SEURANTA Yliopiston opintotukilautakunta seuraa yhdessä Kansaneläkelaitoksen kanssa opiskelijan opintojen edistymistä. Seuranta kohdistuu opintotukea nostaviin opiskelijoihin. Opiskelijan on suoritettava vähintään 4,8 opintopistettä opintotukikuukautta kohden, jotta opintotuki voidaan myöntää tai tuen maksamista jatkaa. Opintotuen myöntämisen edellytyksenä on lisäksi taloudellisen tuen tarve. Tutkintokohtainen enimmäistukiaika on opintojen tavoiteaika lisättynä 10 tukikuukaudella. Korkeakouluopiskelijan opintotuki muuttuu 1.8.2011 alkaen siten, että edistymisen seurannan suoritusvaatimus nostetaan 5 opintopisteeseen, opintotuki myönnetään ensin alempaa korkeakoulututkintoa varten ja vasta tämän jälkeen ylemmän korkeakoulututkinnon suorittamiseen. Muutos vahvistaa alemman tutkinnon itsenäistä asemaa tutkintojärjestelmässä. Vuonna 2009 noin 53 % (18 850 opiskelijaa) Helsingin yliopiston tutkinto-opiskelijoista sai opintotukea.

4 SEURANTOJA KOSKEVAT MUUTOSEHDOTUKSET Muutosehdotusten valmistelussa lähtökohtana on ollut Etappi-työryhmän loppuraportti vuodelta 2008 (Marja Kruut, toim.). Työryhmä on mm. todennut, että Etappi-järjestelmä on nykymuodossaan liian raskas ja esitellyt erilaisia vaihtoehtoja järjestelmän keventämiseksi. Jatko-opiskelijoiden rekisteriseurannan poiminta-ajankohtaa työryhmä piti liian myöhäisenä opintojen etenemisen tukemisen näkökulmasta. Asiantuntijahaastattelut muutosesitystä varten on haastateltu 18 asiantuntijaa tiedekunnista, keskushallinnosta ja ylioppilaskunnasta. Yhteenveto haastatteluista on LIITTEESSÄ 1. Haastatteluissa käsiteltiin seuraavia kysymyksiä: 1) Etappi- ja jatko-opiskelijoiden rekisteriseurannan hyvät puolet, 2) Muutostarpeet ja kehittämisehdotukset, 3) Miten seurantatietoa käytetään hyväksi tiedekunnassa, 4) Arvio seurantojen kustannuksista sekä 5) Muita kommentteja. Ylioppilaskunnan edustajilta kysyttiin lisäksi 6) Opiskelijoiden kokemuksia seurantoihin liittyvästä ohjauksesta. Myös yhden pedagogisen yliopistonlehtorin ja opintopsykologin kanssa on keskusteltu Etappi-seurannasta erityisesti ohjauksen näkökulmasta. Seurannoille asetetut tavoitteet ovat edelleen ajankohtaisia ja molempia seurantoja pidetään hyödyllisenä ja perusteltuna. Etappi-seurannassa opintojen hitaaseen etenemiseen puututaan ajoissa jo opiskeluaikana. Yliopistolain opintoaikoja rajaavat säädökset sen sijaan kohdistuvat opinto-oikeuden päättymisvaiheeseen eikä sillä ole opiskeluprosessia tukevaa funktiota. Lisäksi lain ulkopuolelle jäävät ennen 1.8.2005 opintonsa aloittaneet. Muutostarpeet kohdistuvat Etapissa poimintojen määrään sekä opintosuunnitelmien käsittelyyn ja siihen liittyvään ohjaukseen. Jatko-opiskelijoiden rekisteriseurannassa on harkittava poiminta-ajankohdan aikaistamista. Etappi-seurannan käytännön toteutuksessa on vielä korjattavaa (esim. poimintojen täsmentäminen ja tiedotus opiskelijoille). Valmistelun yhteydessä on tullut esille myös viestinnän merkitys niin opiskelijoiden kuin henkilökunnankin asenteisiin. Opintoasiainneuvosto Opintoasiainneuvosto käsitteli asiaa 4.10.2010. Keskustelussa korostettiin varhaisen puuttumisen merkitystä kaikissa tukinnoissa, myös tohtorikoulutuksessa. Yksimielisesti kannatettiin Etapin poimintojen vähentämistä kolmeen. Opintoasiainneuvosto punnitsi myös sitä, mikä poiminta-ajankohta parhaiten tukisi opiskelun etenemistä ja valmistumista eri tiedekunnissa. Tavoitteena pidettiin yhtenäistä käytäntöä koko yliopistossa, tosin jonkin verran variaatiotakin tarvitaan. Lisäksi keskusteltiin Etappi-seurantaan kuuluvasta opintosuunnitelmasta ja siitä opiskelijalle annettavasta palautteesta sekä yleisemminkin opintojen suunnitteluun liittyvästä ohjauksesta. Kommenttikierros Tiedekunnilla ja ylioppilaskunnalla oli mahdollisuus vielä kommentoida opintoasiainneuvoston käsittelyn pohjalta laadittua ehdotusta seurantojen uudistamiseksi. Tiedekunnat kannattivat Etapin poimintojen vähentämistä kolmeen sekä jatko-opiskelijoiden rekisteripoiminnan aikaistamista. Myös Etapin poiminta-ajankohdista vallitsee tiedekunnissa varsin suuri yksimielisyys. Osa tiedekunnista kannattaa mahdollisimman yhtenäistä järjestelmää, osa taas korostaa joustavuutta ja tiedekunnan omaa päätösvaltaa. Tohtorikoulutustoimikunta Tohtorikoulutustoimikunta käsitteli jatko-opiskelijoiden rekisteriseurannan uudistamista 25.11.2010. Toimikunta kannattaa rekisteripoiminnan aikaistamista nykyisestä seitsemästä yhdellä vuodella, jolloin poiminta ajoittuisi kuudennen opiskeluvuoden lopulle. Toimikunnan näkemyksen mukaan tietoa jatko-opiskelijoiden opinnoista tarvittaisiin myös huomattavasti varhaisemmassa vaiheessa. Toimikunta ehdottaa, että jatkotutkinnot otettaisiin osaksi Helsingin yliopiston opiskelijapalautejärjestelmää, jonka valmistelu kattaa tällä hetkellä alemmat ja ylemmät korkeakoulututkinnot. Jatkoopiskelijoilta voitaisiin kerätä palautetta esim. kolmantena vuonna jatko-opintojen aloittamisesta.

5 1. Etapin poimintoja vähennetään kolmeen Etapin poimintojen määrää vähennetään nykyisestä viidestä kolmeen. Jäljelle jäävät nykyiset Etapit 1, 2 ja 4. Poiminta-ajankohta 1. Etappi Poiminta-ajankohdassa on kaksi vaihtoehtoa: joko ensimmäisenä opiskeluvuonna kolmannen periodin jälkeen tai toukokuun lopussa (31.5.) Poiminta tehdään kolmantena opiskeluvuonna opintojen aloittamisesta 2. Etappi (kolmannen periodin jälkeen) Poiminnan kriteerit ja perustelut Tiedekunta päättää poiminta-ajankohdan ja opintopistemäärän, jonka alittaneet jäävät poimintaan. Tiedekunta päättää opintopistemäärän, jonka alittaneet jäävät poimintaan. Seuraavana syksynä läsnäolevaksi ilmoittautumisen edellytyksenä on hyväksytty opintosuunnitelma (opinto-oikeuskohtainen). 4. Etappi Poiminta tehdään toisena opiskeluvuonna ylemmän korkeakoulututkinnon suorittamisen aloittamisesta (kolmannen periodin jälkeen) Perustelut poiminta-ajankohdalle: -varmistaa kandidaatin tutkinnon valmistumista -ennakoi rajatun opintoajan päättymistä niillä opiskelijoilla, joilla on pelkästään alemman tutkinnon suoritusoikeus Tiedekunta päättää opintopistemäärän, jonka alittavat jäävät poimintaan. Seuraavana syksynä läsnäolevaksi ilmoittautumisen edellytyksenä on hyväksytty opintosuunnitelma (opinto-oikeuskohtainen). Perustelut poiminta-ajankohdalle: - varmistaa maisterin tutkinnon valmistumista - ennakoi rajatun opintoajan päättymistä niillä opiskelijoilla, joilla on alemman ja ylemmän tutkinnon suoritusoikeus. Eläinlääketieteen, hammaslääketieteen ja lääketieteen aloilla on omat poiminta-ajankohdat, joista tiedekunta päättää. Ennen 1.8.2005 opintonsa aloittaneet Yliopistolaki ((588/2009) ei rajoita ennen 1.8.2005 opintonsa aloittaneiden opintoaikaa. Syyslukukaudella 2010 tällaisia opiskelijoita oli opintorekisterissä n. 10.000. Suurin osa tiedekunnista haluaa pitää tämän opiskelijajoukon seurannan piirissä ja tukea myös heidän valmistumistaan. Tästä syystä säilytetään nykyiset Etappipoiminnat 3. ja 5. siten, että ne koskevat ennen 1.8.2005 opintonsa aloittaneita.

6 2. Jatko-opiskelijoiden rekisteriseurannassa poimintaa aikaistetaan Etappi-työryhmä piti jatko-opiskelijoiden rekisteriseurannan poiminta-ajankohtaa (seitsemän vuotta opintojen aloittamisesta) liian myöhäisenä. Myös tiedekunnat kannattavat poiminnan aikaistamista. Tohtorikoulutustoimikunta päätyi kannattamaan poiminnan toteuttamista kaikissa tiedekunnissa samanaikaisesti kuudentena opiskeluvuonna tohtoriopintojen aloittamisesta. Kaikki tohtorin tutkintoa suorittavat kuuluvat seurannan piiriin. Tiedekunta päättää, otetaanko myös erikoitumistutkintoja ja lisensiaatin tutkintoja suorittavat seurantaan. Poiminta Poiminta-ajankohta Poiminta tehdään kaikissa tiedekunnissa kuudentena vuonna jatko-opintojen aloittamisesta. Tiedekunta päättää, kuuluvatko erikoistumistutkinnot ja lisensiaatin tutkinnot mukaan seurantaan. Poiminnan kriteerit ja perustelut Poimintaan jäävät ne opiskelijat, joilla on kyseinen tutkinto suorittamatta. Seuraavana syksynä läsnäolevaksi ilmoittautumisen edellytyksenä on hyväksytty opintosuunnitelma. Perustelut poiminta-ajankohdalle: Varmistaa tutkinnon valmistumista. 3. Muut poiminnat Tiedekunnat voivat tilata opiskelijarekisteristä rehtorin päätöksen mukaisten poimintojen lisäksi muitakin opintojen etenemiseen liittyviä poimintoja/tilastoja, joita rekisteri tuottaa resurssiensa puitteissa.

7 4. Seurantoihin liittyvä ohjaus Havaintoja ohjauksen nykytilasta Tiedekunnilta pyydettiin marraskuussa 2010 lyhyt kuvaus seurantoihin liittyvän ohjauksen toteutuksesta sekä haasteista. LIITTEESEEN 2. on koottu esimerkkejä tiedekuntien ohjausjärjestelyistä. Haasteina tiedekunnat mainitsevat mm. HOPS -työskentelyn ja Etappijärjestelmän yhteyden kehittämisen, seurantoihin liittyvän ohjauksen rajalliset resurssit, opiskelijoiden heikon sitoutuminen opintoihin ohjauksesta huolimatta sekä seurantaan yleisesti liittyvät kielteiset asenteet. Positiivista viestintää pidetään erittäin tärkeänä, jotta seuranta nähtäisiin aidosti opintoja ja ohjaustyötä tukevana. Ylioppilaskunnan selvityksen mukaan opintosuunnitelmiin ei aina suhtauduta vakavasti, ohjausta ei ole tarjottu tai ohjaus on jo muutenkin ylityöllistettyjen lehtorien vastuulla. Osa opiskelijoista ottaa Etapin erittäin (jopa liian) vakavasti ja tätä kautta se voi heijastua negatiivisesti opiskelumotivaatioon. Etappi-kirjettä tulisikin muokata pehmeämpään ja persoonallisempaan suuntaan. On myös huomattu, että ohjausta ei ole ollut saatavissa tai opiskelijat eivät hakeudu ohjaukseen. Opiskelijat odottavat palautetta opintosuunnitelmasta, erityisesti toivotaan keskustelua kasvokkain opettajan/muun opintosuunnitelman hyväksyjän kanssa. Ylioppilaskunta toteaa, että laitosten tavoissa tukea opiskelijoita on paljon hajontaa ja yliopistossa tulee edelleen kehittää keinoja opiskelijan motivaation kasvattamiseksi ja opiskelutaitojen kehittämiseksi. Ohjaus ja opintojen suunnittelu Kaikki alempaa- ja ylempää korkeakoulututkintoa sekä jatkotutkintoja suorittavat opiskelijat tekevät osana opintojaan henkilökohtaisen opintosuunnitelman (HOPS). Opintosuunnitelmaan liittyvä työ jatkuu koko opintojen ajan. Seurantoihin liittyvää ohjausta ei pitäisi tarkastella erillään HOPS - työskentelystä. Poimintoihin jääneiltä opiskelijoilta vaadittava suunnitelma tulisi kytkeä osaksi henkilökohtaista opintojen suunnittelua ja näin on eräissä tiedekunnissa tehtykin. HOPS -työskentelyn merkitys korostuu tulevaisuudessa entisestään ja rekisteripoiminnat tuovat siihen hyödyllistä lisätietoa opiskelijan opintojen etenemisestä. Useat tiedekunnat ovat tavoiteohjelmissaan sitoutuneet kehittämään ohjausta kaudella 2010-2012 yliopiston strategian mukaisesti. 5. Muutosten aikataulu, tiedotus ja seurantojen käytännön toteutus Koska kysymyksessä on koko yliopiston kattava toimintamalli, muutosten toteuttamiseen on varattava riittävästi aikaa sekä tiedekunnissa että keskushallinnossa. Tiedekuntien ja laitosten haasteena on opintosuunnitelmiin liittyvän ohjauksen/palautteen varmistaminen. Koko yliopistossa haasteena on tiedotus muutoksista kaikille opiskelijoille. Muutokset voidaan toteuttaa vuoden 2012 alusta siten, että kaikki opiskelijat siirtyvät uudistuksen piiriin samanaikaisesti. Selkeän ja yhdenmukaisen viestinnän avulla tulee pyrkiä siihen, että sekä opiskelijat että henkilökunta tuntevat seurantojen tavoitteet ja näkevät niiden tarpeellisuuden ja hyödyt niin koko yliopiston kuin yksittäisen opiskelijankin kannalta. 6. Seurantojen vaikuttavuuden arviointi Seurannat koskevat kaikkien tiedekuntien opiskelijoita, ohjausta antavaa henkilöstöä sekä opintohallinnon asiantuntijoita. Esim. vuonna 2010 kaikissa seurannoissa poimintoihin jäi yhteensä runsaat 6000 opiskelijaa. Humanistinen tiedekunta on esittänyt, että seurantojen vaikuttavuutta tulisi tutkia, jotta niitä voidaan kehittää edelleen vastaamaan tiedekuntien ja opiskelijoiden tarpeita. Seurantojen vaikuttavuuden arviointiin voitaisiin varautua esim. strategiakauden 2013-2016 aikana.

8 YHTEEVETO HAASTATTELUISTA LIITE 1. ETAPPISEURANNAT Hyviä puolia - Uudenlainen kulttuuri, välittäminen - Hyvä palvelu opiskelijalle - Kannustaa opintojen suunnitteluun, ehdottomasti hyvä asia - Hyvää ennakointia tiedekunnassa, jossa tentit vanhenevat - Opettajat ehkä seuraavat opiskelijoita paremmin - Opiskelija herää ajoissa ajattelemaan omia ratkaisujaan - Helpottaa opintojen ohjaukseen hakeutumista ja tuo tunteen, että opinnot kiinnostavat jotakuta - Hyvä askel eteenpäin opintojen tukemisessa - Pakottaa suunnittelemaan opintoja realistisesti sisällön ja aikataulujen suhteen - Etappi-neuvonnan ohessa voi keskustella muistakin ajankohtaisista opintoasioista - Antaa kokonaiskuvan missä mennään - Alkuvaiheen ohjauksen tehostaminen hyvää - Ensimmäisen vuoden etappi on hyvä, koska siihen ei liity sanktiota (ilmoittautumisen estettä). - Tavoitetaan osa niistä opiskelijoita, joiden opinnot takkuavat - Kolmas etappi on hyvä, koska se vahvistaa tutkintojärjestelmän kaksiportaisuutta, pakottaa ottamaan kandidaatin tutkinnon - Puutteet opintosuoritusten rekisteröinnissä löytyvät ajoissa - Ehkäisee ennalta opintojen viivästymistä - Opiskelijarekisterin tekemät Etappipoiminnat ovat arvokas palvelu tiedekunnille - Viimeinen Etappi tavoittaa tulevaisuudessa ne opiskelijat, jotka eivät kuulu rajauslain piiriin. - On hyvä, että opiskelijalle tulee viesti opintoaikoja rajaavaa yliopistolain säädöstä ennakoiden - Etappikirjeiden keskitetty postitus taloudellista - Kansainvälisesti hieno esimerkki siitä, millä tavoin Helsingin yliopistossa seurataan ja tuetaan opiskelijoita opintojen alussa. Kehitettävää Järjestelmä - Tarkastuspisteitä on liian monta, raskas sekä opiskelijalle että henkilökunnalle - Tarvitaan tiedekuntakohtaisia ratkaisuja - Aiheuttaa turhaa työtä jos opiskelija ei mene aivan kaavan mukaan ja jää haaviin kandipoiminnassa - Koetaan jäykäksi järjestelmäksi, joustoa pitäisi olla myös henkisesti - Monet eri syistä tehtävät seurannat (Etappi, opintoaikoja rajaava yliopistolain säädös, KELA) hämmentävät opiskelijoita - Etappikirjeessä pitäisi mainita, mistä kiinnijääminen johtuu - Poiminnoissa otettava huomioon tutkintorakenteet, samoin opetusohjelma, esim. laajat tentit - Keskitetystä yhteydenotosta (keskushallinto, tiedekunta) tulisi siirtyä yhteydenottoon laitoksilta - Keskitetystä kirjeestä pehmeämpi - Opiskelija kokee tekevänsä opintosuunnitelman tiedekuntaa, ei itseään varten - Opiskelija voi kokea turhana kyttäyksenä tai kontrollina - Enemmän seuranta- kuin tukijärjestelmä - Osa-aikaisen opiskelijan status käyttöön - Ei läsnäoloilmoittautumisen estoa web-oodiin ennekuin seurantakirje lähetetty - Oodiin tieto, miten opinto-oikeudesta voi luopua - Turhat tapaukset pyrittävä poistamaan poiminnoista, jo kustannussyistä - Tiedekunnan ja laitosten välisessä työnjaossa on vielä kehittämistä - Tiedotusta Etappiseurannasta kaikille opiskelijoille lisättävä - Panostettava viestintään (kirjeet, esitteet, verkko), koko seurannassa onnistuminen kiinni henkilökunnan ja opiskelijoiden asenteista - Etappi näyttäytyy opiskelijoille rajoittamisena ja kurinpitona - Henkilökunta ei ole sitoutunut: johtamisen haaste - Automaattisesti rekisteristä poimittava keskitettynä palveluna sellaiset opiskelijat, joilta puuttuu vain gradu. Onko mahdollista? - Lisää opintohallinnon työtä nyt, kun w5w-suunnittelijaa ei enää ole

9 - Etappi ei pure kovin hyvin tilanteessa, jossa viivästymisen syynä terveys- tai perhesyyt, toisaalta herättelee hyvin opiskelijoita, jotka priorisoivat työssäkäynnin opintojen edelle Opintosuunnitelmat ja niihin liittyvä ohjaus - Opiskelijat odottavat palautetta opintosuunnitelmasta: aitoa keskustelua mieluiten kasvokkain - Opintosuunnitelmiin ei suhtauduta vakavasti laitoksella - Ohjausta ei ole näkynyt, tukea oikealle tekemiselle ei oikein löydy. - Jatkuvuus puuttuu kun ohjaaja vaihtuu - Enemmän resursseja ohjaukseen - Ylityöllistetyt lehtorit hoitavat ohjauksen - Kaipaisin ehkä enemmän gradutuutorointia - Opiskelijat suhtautuvat vakavasti: poimintaan jääminen voi synnyttää kierteen: huono omatunto opiskelumotivaatio laskee - 1. etappipoiminnasta voidaan luopua ja kytkeä viivästyneiden erityisohjaus osaksi HOPSohjausta JATKO-OPISKELIJOIDEN REKISTERISEURANTA Hyviä puolia - Opiskelijarekisteristä on saatu seulottua aktiiviset opiskelijat roikkujista - Selkiyttänyt tilannetta ja ryhdistää jatko-opiskelua - Rekisterin siivous - Jatko-opiskelijoihin otetaan yhteyttä systemaattisesti - Monet jatko-opiskelijat eivät tunne nykyisiä vaatimuksia - Tukee jatko-opiskelijoiden valintojen kehittämistä - Atk-lupamaksut vähenevät - Erityisesti jatko-opiskelijoiden rekisteriseuranta on havaittu hyödylliseksi - Jatko-opiskelijoiden kannalta mielekästä suoritusmerkintöjen päivitys - Tasapuolisuus, kaikkia jatko-opiskelijoita kohdellaan samalla tavalla - Keventää väitöskirjojen ohjaajien työtaakkaa, kun seurantaan ja opintosuunnitelmiin liittyvä opintohallinnon työ hoidetaan tiedekunnassa - Toteutus on toiminut hyvin - Tutkimussuunnitelma tulee päivitettyä - Tilastoja voidaan hyödyntää mm. sisäänottokiintiöiden valmistelussa sekä jatkoopiskelija/opettaja -suhdeluvun tarkastelussa (ylärajan asettaminen suhdeluvulle?) Kehitettävää - Kirje kaikille silloin, kun väitös lähestyy - Kirjettä pehmennettävä - 7 vuotta opintojen aloittamisesta on liian pitkä aika - Valmistumisen tuki - Mahdollisuus ilmoittautua poissaolevaksi siirtää ongelmaa vuodesta toiseen (pitäisikö opintoaikoja rajaa säädös ulottaa myös jatko-opiskelijoihin?) Haastatellut asiantuntijat Haarala-Muhonen Anne, pedagoginen yliopistonlehtori, oikeustieteellinen tiedekunta Haataja Maarit, tiedesihteeri, bio- ja ympäristötieteellinen tiedekunta Hakala Markku, HYY:n hallituksen jäsen Heikkilä Annamari, opintopsykologi, YTY Heinsalo Riitta, opintoasiain suunnittelija, humanistinen tiedekunta Heiskanen Eeva, jatko-opintosuunnittelija, teologinen tiedekunta Ijäs Päivi, opintoasiain suunnittelija, lääketieteellinen tiedekunta Jailo Rita, koulutuspoliittinen sihteeri, HYY Jokipii Lauri, sovellussuunnittelija, keskushallinto, opetus- ja opintopalvelut Karppinen Laura, opintoasiainpäällikkö, oikeustieteellinen tiedekunta Kononen Tiina, suunnittelija, valtiotieteellinen tiedekunta Kotajärvi-Söderholm Sanna, jatko-opintosuunnittelija, humanistinen tiedekunta Lumikko Sanna, opintoasiain suunnittelija, teologinen tiedekunta Mether Martina, suunnittelija, keskushallinto, opetus- ja opintopalvelut Muilu Hanna, opintoneuvoja, käyttäytymistieteellinen tiedekunta Palo-Kauppi Anne, opintoasiainpäällikkö, matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta Ryhänen Sanna, opintoasiainpäällikkö, eläinlääketieteellinen tiedekunta Salmisuo Sari, opintoasiain suunnittelija, lääketieteellinen tiedekunta

10 ETAPPIIN JA JATKO-OPISKELIJOIDEN REKISTERISEURANTAAN LIITE 2. LIITTYVÄ OHJAUS - Esimerkkejä tiedekuntien käytännöistä TEOLOGINEN TIEDEKUNTA 1. Kuvaus etappiseurannasta Teologisessa tiedekunnassa etappi-ohjaus on vastuutettu tiedekunnan opintotoimistolle. Perustutkinto-opiskelijat palauttavat opintosuunnitelmansa opintoneuvojalle, joka hyväksyy suunnitelmat, sekä saavat etappiin liittyvää ohjausta häneltä. Työmäärää neuvonnassa ovat kuormittaneet eniten 1. ja 3. etappipoiminnat, joihin teologisessa jää suuri määrä opiskelijoita. 1. etapin poiminta-ajankohtaa muuttamalla luku olisi luultavasti alhaisempi. Kuvaus jatko-opiskelijoiden rekisteriseurannasta a) Koska jatkotutkinnon painottuvat vahvasti tutkimustyön tekemiseen, on jatko-opintoihin liittyvä sisällöllinen ohjausvastuu pääasiassa oppiaineissa. Jatko-opiskelijat ohjataan ottamaan yhteyttä valvovaan professoriinsa (jatkotutkinnon pääaineen professori) ja käymään ohjauksessa jatkotutkinnon pääaineessa. Tiedekunnan ohjeiden mukaan ohjaustilanteessa keskustellaan ohjausjärjestelyistä ja muista opintoihin liittyvistä asioista, jatko-opintojen viivästymiseen liittyvistä seikoista ja pohditaan keinoja asioiden parantamiseksi. Tapaamisen yhteydessä tulisi laatia ohjaussuunnitelma. Ohjeita ohjaussuunnitelman laatimiseen: https://alma.helsinki.fi/doclink/117677. Myös oppiaineiden amanuenssit tarjoavat tarvittaessa ohjausta. b) Tiedekunnan jatko-opintoasioista (tiedesihteeri) saa teknisempää opintoneuvontaa (mm. tutkinnon rakenteesta, tiedekunnan jatkokoulutuslinjauksista, väitöskirjaprosessista, tiedekunnan järjestämistä koulutustapahtumista). c) Jatko-opiskelijat laativat henkilökohtaisen opintosuunnitelman, jossa esitellään jatko-opintojen sisältö ja puuttuvien opintojen suunniteltu suoritusaikataulu sekä arvioitu valmistumisaika. Opintosuunnitelmaan liitetään tutkimussuunnitelma. Opinto- ja tutkimussuunnitelman laatimiseen tarjottava ohjaus on jaettu kohtien a)-b) mukaisesti (sisällöllinen ohjaus oppiaineessa, tekninen ohjaus tiedekunnan jatko-opintoasioissa). d) Jatko-opintosuunnitelmat ja tutkimussuunnitelmat käsitellään osastoilla. Tiedekunnan tutkimustoimikunta päättää suunnitelmien hyväksymisestä. Jatko-opiskelijoiden rekisteriseurantaan liittyvät haasteet a) Tiedekunnan näkökulmasta rekisteriseurannalla on oltava jatko-opintoja tukeva vaikutus. Poiminta 7. opiskeluvuonna on tätä ajatellen liian myöhäinen. b) Vaikka tiedekunnassa on aktiivisesti käytetty hyväksi rekisteriseurantaa ja sen suomaa mahdollisuutta kohdentaa ohjausresurssit aktiivisille jatko-opiskelijoille, ovat oppiaineiden ohjausresurssit silti rajalliset. Myös tiedekunnan hallintopalveluissa jatkoopintoasioista vastaa pääasiassa tiedesihteeri yksin. Rekisteriseurantaan tarjottava tuki tiedekunnan jatko-opintohallinnossa on näin ollen rajallinen. c) Jatko-opintoihin liittyvän toimivan HOPS -työkalun kehittäminen. HUMANISTINEN TIEDEKUNTA 1. Ensimmäisen Etapin ohjaus on järjestetty tällä hetkellä niin, että oppiaineen hops-ohjaaja ottaa opiskelijoihin yhteyttä ja tarjoaa mahdollisuutta tulla ohjaukseen. Muut Etappi-poiminnat on tähän asti hoidettu tiedekunnan opiskelijapalveluissa, jolloin opintoneuvojat ovat käsitelleet opintosuunnitelmat ja antaneet niistä palautetta. Tiedekunnan opintoneuvojat ovat parhaita asiantuntijoita tutkintorakenteissa mutta he eivät voi tuntea tarkkaan kaikkien humanististen aineiden sisältöjä. Tarvittaessa opiskelijoita on pyydetty käymään ohjauksessa oppiaineessa. Työnjakoa Etappi-ohjauksessa tiedekunnan opiskelijapalveluiden ja oppiaineiden välillä tullaan pohtimaan erityisesti maisterin tutkinnon poimintojen osalta. Maisterin tutkinto sisältää pääasiassa pääaineen syventäviä opintoja, joten Etappi-ohjauksen siirtäminen oppiaineisiin voisi olla järkevää.

11 Jatko-opiskelijoiden rekisteriseuranta toteutetaan siten, että tiedekunnan jatko-opintoasiat koordinoi seurannan toteuttamisen tiedekuntatasolla. Päivitetyt tutkimus- ja opintosuunnitelmat palautetaan kansliaan, josta ne toimitetaan laitoksille puoltokierrokselle. Seurantaan ja tohtorin tutkintoon liittyvä ohjaus annetaan jatko-opintoasioissa. Kansliassa tarkistetaan suunnitelmien riittävyys, ja opiskelijaa pyydetään tarvittaessa täydentämään puutteelliset suunnitelmat. Väitöskirjatutkimukseen ja jatko-opintoihin liittyvä sisällöllinen ohjaus annetaan oppiaineissa, joten seurantaan jääneitä kehotetaan käymään ohjauksessa omassa oppiaineessaan. Ohjaustilanteessa tulisi keskustella ohjausjärjestelyistä sekä muista opintoihin liittyvistä ja jatko-opintojen viivästymiseen liittyvistä asioista. Laitoksen myönteisen puollon jälkeen kansliassa poistetaan ilmoittautumisesto läsnä olevaksi ja tiedotetaan asiasta opiskelijalle. Paras ohjaus ja palaute saavutetaan, jos opiskelija käy ohjaajansa luona keskustelemassa opintojensa ja tutkimuksensa tilanteesta. Tällöin palaute on vuorovaikutuksellista ja hyödyttää molempia ohjauksen osapuolia. Ohjauskeskustelu on erityisen tärkeä, jos tutkimuksessa ja opinnoissa on ollut taukoa. Jos opiskelija ei hyödynnä tätä ohjauskeskustelumahdollisuutta on vaarana, että hänen suunnitelmiaan koskeva palaute (hyväksyntä + lausuntolomakkeen kirjallinen palaute) ei tavoita sisällöllisesti opiskelijaa parhaalla mahdollisella tavalla. MATEMAATTIS-LUONNONTIETEELLINEN TIEDEKUNTA Ensimmäisessä Etapissa poimintaan jääneille lähetetään sähköposti, jossa kehotetaan heitä ottamaan yhteyttä HOPS-ohjaajaan tai laitoksen opintoneuvojaan. Ohjaajien yhteystiedot lähetetään sähköpostin mukana. Lisäksi opiskelijoita pyydetään vastaamaan opintojen etenemistä koskevaan e- lomakkeeseen. Yleensä vain pieni osa opiskelijoista ottaa yhteyttä opintoneuvojiin ja täyttää e- lomakkeen. Muissa Etapeissa opiskelija palauttaa opintosuunnitelman pääainelaitoksensa HOPS-ohjaajalle tai opettajatuutorilleen, joka käy läpi opintosuunnitelman ja antaa tarvittaessa opintoneuvontaa. Opiskelija palauttaa hyväksytyn opintosuunnitelman tiedekunnan kansliaan, missä ilmoittautumisesto poistetaan Oodista. Jatko-opiskelijoiden rekisteriseurantaan poimitut opiskelijat palauttavat opintosuunnitelmansa jatkoopintojensa ohjaajalle. Ohjaaja käy läpi jatko-opintosuunnitelman ja antaa tarvittaessa opintoohjausta. Jatko-opintosuunnitelma toimitetaan tämän jälkeen pääaineen professorille. Jos professori hyväksyy opintosuunnitelman, hän allekirjoittaa sen. Hyväksytty opintosuunnitelma palautetaan tiedekunnan kansliaan, missä ilmoittautumisesto poistetaan Oodista. Osalla laitoksista haasteena on saada opiskelijat HOPS-ohjaukseen muutenkin kuin seurantoihin liittyvissä asioissa. Osa opiskelijoista vieroksuu henkilökohtaista tapaamista ja hoitaisi asiat mieluiten sähköisesti. Tiedekunnassa ollaan uudistamassa HOPS-ohjausta perusteellisesti vuoden 2011 aikana, jotta HOPS kytkeytyisi luontevammin osaksi opintoja ja jotta jokainen opiskelija voisi kokea hyötyvänsä HOPSista. Tiedekunnan jatko-opintoihin liittyvää tutkimusta tehdään usein tiiviisti osana tutkimusryhmää, jossa ohjaus ja neuvonta ovat osa jokapäiväistä vuorovaikutusta. Tiedekunnan jatko-opiskeluun liittyvien ohjeiden mukaan henkilökohtaista jatko-opintosuunnitelmaa on päivitettävä vähintään kerran vuodessa ja siihen on kirjattava tavoitteet ja niiden toteutuminen sekä opintojen että tutkimustyön osalta. Päivittämisen yhteydessä käydään vähintään kerran vuodessa opiskelijan ja vastuullisen ohjaajan välinen ohjauskeskustelu. Toisinaan opiskelijoiden on vaikea ymmärtää, miksi rekisteriseurantaa varten on täytettävä erikseen lomake, jos vuosittainen keskustelu on hiljattain käyty.

12 FARMASIAN TIEDEKUNTA HOPS-työskentely ja ETAPPI-ohjaus farmasian tiedekunnassa Farmasian tiedekunnassa tarjotaan opiskelijoille opintojen suunnitteluun liittyvää ohjausta sekä HOPS-työskentelyssä että Etapin tarkistuspisteissä. Tarkoituksenmukaista olisi jatkossa kytkeä etappiohjaus paremmin HOPS-ohjaukseen. HOPS-ohjausta annetaan kaikille ensimmäisen ja neljännen vuoden opiskelijoille. Tämän lisäksi tarjotaan ohjausta toisen vuoden HOPSin päivityksen yhteydessä sekä opiskelijan omasta aloitteesta muissakin opintojen vaiheissa. Ensimmäisen vuoden HOPS-ohjausta antavat pedagoginen yliopistonlehtori, tiedekunnan opettajatuutorit sekä opintoneuvoja. Toisen ja kolmannen vuoden HOPS-ohjausta antaa pääsääntöisesti opintoneuvoja ja maisterin tutkinnon (neljännen ja viidennen vuoden) HOPS-ohjauksesta vastaavat tiedekunnan osastojen HOPS-vastuuhenkilöt. HOPS-ohjauksen lisäksi tarjotaan ohjausta Etapin poimintojen kautta. Etappiohjauksesta vastaavat tiedekunnassa opintoneuvoja ja opintoasiainpäällikkö. Tarvittaessa opiskelija voidaan pyytää myös keskustelemaan pedagogisen yliopistonlehtorin, osaston HOPS-vastaavan tai muun sopivan opettajan kanssa. Koska ensimmäisen vuoden HOPS-ohjaus on kaikille opiskelijoille pakollista, on eritysohjauksen tarve 1. etappiin jääneille ollut hyvin vähäistä tai tarvetta ei ole ollut. Käytännössä ohjausta on tarjottu yleensä 1. etappiin jääneille lähetetyllä sähköpostilla, mutta yhteydenottoja ei juurikaan ole tullut. Kysely on koettu turhauttavaksi jos opiskelija on jo HOPS-työskentelyssään suunnitellut alemman tutkinnon suorittamista hieman ohjeistettua aikataulua hitaammin (neljässä vuodessa). Tunnollisille opiskelijoille voi seurantaan jääminen aiheuttaa myös ahdistusta, jolloin tukemaan tarkoitettu järjestelmä kääntyy itseään vastaan. Farmasian tutkintojen pitkälle ohjeistettujen aikataulujen vuoksi ei ohjauksen tarve liity useinkaan opintojen suunnitteluun liittyviin asioihin vaan opintojen viivästyminen saattaa johtua esim. perhesyistä tai taloudellisista vaikeuksista. Opiskelutaitoihin liittyvää ohjausta tarvitaan myös ajoittain, jolloin ohjataan käyttämään tarvittaessa opintopsykologien palveluja. Etappi-järjestelmää vaivaa sen jäykkyys, jolloin tarkistuspisteisiin jää turhaan opiskelijoita. Joillain opiskelijoilla on perusteltuja syitä suunnitella tutkinnon suorittaminen ohjeistettua aikataulua hitaammin. HOPS-työskentelyssä ja 1. etapissa voidaan tällainen rajauslain puitteissa tehty suunnitelma hyväksyä, mutta silti opiskelija jää jatkossa aina ennalta määrättyihin etappeihin. Turhien poimintojen vähentämiseksi tiedekunta esittää, että jatkossa olisi tiedekunnan harkinnan mukaan mahdollista tehdä etappiohitus jo ennen kuin opiskelija jää etappeihin (esim. 1. vuoden HOPS-työskentelyn yhteydessä). Tällöin vältyttäisiin ylimääräiseltä kirjeiden lähettämiseltä ja jo tehtyjen suunnitelmien päivittämiseltä. Näin voitaisiin ottaa huomioon ns. osa-aikaopiskelijat, jotka alusta asti suunnittelevat opintojen suorittamista hieman hitaammin mutta kuitenkin rajauslain puitteissa. Jatko-opiskelijoiden rekisteriseuranta Rekisteriseurannassa kiinni jäänneille farmasian tiedekunnan jatko-opiskelijoille lähetetään virallisen kirjeen mukana tiedekunnan omat lisäohjeet, joissa pyydetään ottamaan yhteyttä oppialansa vastuuprofessoriin, väitöskirjansa ohjaajaan tai tiedekunnan suunnittelijaan. Opintosuunnitelman laatimisesta ja opinto-ohjauksen tarpeesta päätetään tapauskohtaisesti. Ohjaajat ovat vastuussa ohjauksesta ja keskusteluista opiskelijan kanssa. Päivitetyille opintosuunnitelmille ei ole aina ollut tarvetta, jos ohjaaja on ollut perillä jatko-opiskelijan väitöskirjan etenemisestä ja ollut vakuuttunut sen valmistumisesta. Palautteen antaminen on ollut jokaisen ohjaajan itse päätettävissä. BIO- JA YMPÄRISTÖTIETEELLINEN TIEDEKUNTA Tiedekunnan Etappi-periaatteet ovat osoitteessa http://www.helsinki.fi/bio/opiskelu/etappi.html. Tiedekunnassa on tähän saakka hyväksytty opiskelijoita kuuteen eri koulutusohjelmaan ja kolmeen englanninkieliseen maisteriohjelmaan (1.8.2011 alkaen neljään koulutusohjelmaan ja kolmeen englanninkieliseen maisteriohjelmaan). Etapin ensimmäisessä kohdassa tiedekunnan kansliasta on toimitettu laitosten ja pääaineiden opintoneuvojille niiden opiskelijoiden tiedot, jotka eivät ole suorittaneet vaadittua opintopistemäärää. Opintoneuvojat ovat ottaneet yhteyden opiskelijoihin ja selvittäneet opintojen vähäiseen määrään

vaikuttaneita tekijöitä. Tiedekunnan Etappi-periaatteiden mukaan opintoneuvojan tulee tarjota opiskelijalle opintoneuvontaa ja opintojen ohjausta sekä opastaa opiskelijaa, kuinka hän voi saada apua opiskelutaitojensa kehittämiseen. Varsinaista erityisohjausta voi tiedekunnassa antaa pedagoginen yliopistonlehtori. Lisäksi opiskelijat on mahdollista ohjata ottamaan yhteys opintopsykologiin. Tiedekunnassa kerättyjen kokemusten mukaan monet Etapin ensimmäiseen seurantakohtaan jääneet opiskelijat ovat kokeneet yhteydenoton omalta laitokseltaan myönteisenä. Osalla opiskelijoita on ollut selkeä syy opintosuoritusten vähäiseen määrään, ja osa opiskelijoista on tullut opintoneuvontaan ja -ohjaukseen. Tiedekunnan henkilökunnan oma koulutustausta ei kuitenkaan välttämättä anna hyviä valmiuksia erityisohjauksen tarpeiden tunnistamiseen. Tiedekunta suhtautuu myös varauksellisesti siihen, että opiskelijoille annettaisiin ainoastaan erityisohjausta, sillä opiskelijalla saattaa myös olla kysymyksiä, epätietoisuutta jne. omien opintojensa suorittamiseen liittyvistä käytännön seikoista. Yhtenä haasteena tiedekunnan isommissa koulutusohjelmissa on ollut se, kuinka opiskelijalle voidaan tarjota riittävän kattavaa opintoneuvontaa ja ohjausta eri pääainevalinnoista ja esim. työllistymisen kannalta suositeltavista ainevalinnoista (esim. biologian koulutusohjelmassa on kandidaattivaiheessa ollut kahdeksan eri pääainetta). Tiedekunta pitää tärkeänä, että opiskelijan jäädessä ensimmäistä kertaa Etappi-poimintaan hänen olisi mahdollista päästä keskustelemaan opintojen ohjauksesta vastaavan henkilön kanssa ja käydä läpi opintosuunnitelma. Olisi tärkeää pystyä puuttumaan varhaisessa vaiheessa opiskelijoiden mahdollisiin ongelmiin. Opintosuunnitelmia ei ole Helsingin yliopistossa laadittu systemaattisesti vielä kovinkaan pitkää aikaa, joten opintosuunnitelmien sisältöjä ja laatimisprosessia on mahdollista kehittää vielä nykyisestä. Opintosuunnitelmien toteutumista on mahdollista tehostaa myös siten, että Etappi-seurantaan jääneen opiskelijan opintojen etenemistä seurataan esim. seuraavan lukukauden ajan. Tällöin saatettaisiin ehkäistä samojen opiskelijoiden jäämistä kaikkiin Etapin poimintakohtiin. Lisäksi seurantakohtaan jäämisellä olisi tällöin todellista merkitystä. Ehdotettu jälkiseuranta luonnollisesti lisäisi Etappiin käytettävää henkilökunnan työpanosta. Yksi seurantajärjestelmän kehittämistä koskeva haaste liittyy tiedottamiseen. Bio- ja ympäristötieteellisessä tiedekunnassa Etappi-järjestelmää esitellään jo aivan opintojen alussa, opintoihin orientoivalla jaksolla, mutta uusien opiskelijoiden kyky jäsentää kaikki saamansa uusi tieto saattaa olla rajallinen. Olisi kuitenkin tärkeää, että opiskelijat hahmottaisivat, miten opintojen odotetaan etenevän. On myös mahdollista kiinnittää opiskelijoiden huomio opintojensa edistymiseen mm. lähettämällä kollektiivisesti opintojen aloitusvuoden mukaan sähköposti esim. neljä kuukautta ennen Etappiseurantaa. Tällöin opiskelijoiden olisi vielä mahdollista hankkia lisää opintosuorituksia. Miten jatko-opiskelijoiden rekisteriseurannan opintosuunnitelmia koskeva ohjaus/palaute opiskelijoille on järjestetty? - bio- ja ympäristötieteellinen tiedekunta lähettää rekisteriseurantaan jääneille opiskelijoille kirjeen, jossa on ohjeet jatko-opintosuunnitelman päivittämiseksi. Opiskelijat hyväksyttävät jatkoopintosuunnitelman pääaineen vastuuprofessorilla ja ohjaajalla ja toimittavat sen tiedekunnan kansliaan. Tiedesihteeri käy läpi, että kaikki tarvittava tieto löytyy jatko-opintosuunnitelmasta ja lopuksi dekaani hyväksyy/hylkää jatko-opintosuunnitelman. - bio- ja ympäristötieteellisessä tiedekunnassa ei ole tehty selvitystä seurantoihin liittyvän ohjauksen toteutumisesta 13 MAATALOUS- METSÄTIETEELLINEN TIEDEKUNTA Etappiohjaus on järjestetty laitoksilla. Tiedekunta lähettää ensimmäiseen etappiin poimituille kyselyn, jossa kartoitetaan opintojen tavoitetta hitaamman edistymisen syitä. Opiskelija voi halutessaan jättää yhteydenottopyynnön laitoksille tehostettua ohjausta varten. Etappiohjauksesta laitoksella huolehtivat henkilöt vaihtelevat opintoneuvojasta professoriin. Useimmilla laitoksilla kandidaattivaiheen opintosuunnitelmat käsittelee opintoneuvoja ja maisterivaiheen opintosuunnitelmat yliopistonlehtori tai professori. Etapin haasteina koettiin roikkuvat opinto-oikeudesta kiinnipitävät opiskelijat, jotka ohjauksesta huolimatta eivät sitoudu opintoihinsa. Tällainen koetaan turhauttavaksi ohjaajan ajan ja työpanoksen haaskaukseksi. Etappitiedotusta haluttaisiin myös parantaa. Opiskelijoita, jotka putoavat toisen kerran samaan etappiin tulisi muistuttaa asiasta.

Jatko-opiskelijoiden rekisteriseurannan HOPS ohjaus on järjestetty laitoksilla. Mikäli jatkoopiskelijalla ei ole tutkimus- ja jatkokoulutustoimikunnan ja dekaanin hyväksymää jatkoopintosuunnitelmaa, tulee hänen tehdä jatko- opintosuunnitelma ja toimittaa se tutkimus- ja jatkokoulutustoimikunnan käsiteltäväksi. Ne jatko-opiskelijat, joilla on tutkimus- ja jatkokoulutustoimikunnan ja dekaanin hyväksymä jatko-opintosuunnitelma, arvioivat valmistumisaikataulunsa. Mikäli opiskelijan jatkotutkinto ei valmistu ennen lukuvuoden päättymistä (31.7.), tulee hänen ottaa yhteyttä ohjaajaansa ja tehdä henkilökohtainen opintosuunnitelma. 14 ELÄINLÄÄKETIETEELLINEN TIEDEKUNTA Ensimmäisen Etapin osalta tiedekunta on nimennyt ohjaajaksi eläinlääketieteellisten biotieteiden osaston ohjaavan opettajan. Etappiin jääneiden opiskelijoiden luettelo tulee opiskelijarekisteristä opintoasiainpäällikölle, joka käy Etappiin jääneiden tilanteen läpi yhdessä ohjaavan opettajan kanssa. Ohjaava opettaja tarjoaa mahdollisuutta Etappiin jääneille tulla keskustelemaan opinnoistaan. Muiden Etappien osalta opintoasiainpäällikkö ottaa sähköpostitse yhteyttä (räätälöity kirje) Etappiin jääneisiin opiskelijoihin ja pyytää heitä tekemään opintosuunnitelman. Suunnitelman voi palauttaa sähköpostitse tai halutessaan tulla keskustelemaan. Osa opiskelijoista palauttaa opintosuunnitelman sähköpostitse ja osa varaa keskusteluajan joko opintoasiainpäälliköltä tai opintoasiainsuunnittelijalta. Tarvittaessa opintoasiainpäällikkö tarkistaa opiskelijan henkilökohtaisen opintosuunnitelman tilanteen pedagogiselta yliopistonlehtorilta, joka vastaa opiskelijoiden HOPS-ohjauksesta. Etappi-ohjauksen haasteita: osa opiskelijoista tekee suunnitelmia, jotka eivät toteudu, vaikka ovat sinänsä toteuttamiskelpoisia joidenkin opiskelijoiden tarpeeton ahdistuminen Etappi-viestistä niin, että he jättävät yhteydenoton viimeiseen mahdolliseen hetkeen yksittäistapauksissa saada opiskelija ohjattua tekemään suunnitelma, jonka toteuttaminen on realistista. Jatko-opiskelijoiden rekisteriseuranta koskee eläinlääketieteellisessä tiedekunnassa sekä tohtorin tutkinnon että erikoistumistutkinnon suorittajia. Poimintaan jääneiden opiskelijoiden tulee päivittää tutkimussuunnitelmansa ja henkilökohtaisen opintosuunnitelmansa. Väitöskirjatyötä valvova professori hyväksyy suunnitelman. Suunnitelman päivittämisen yhteydessä opiskelija keskustelee tutkimuksen valvojan kanssa ohjausjärjestelyihin mahdollisesti tehtävistä muutoksista sekä muista jatkoopintojen etenemiseen vaikuttavista seikoista. Erikoistumistutkintojen osalta ohjaaja hyväksyy opiskelijan henkilökohtaisen opintosuunnitelman.