Kansalliskielistrategian käytännön työvälineet kunnille ja kuntayhtymille Nationalspråksstrategin Praktiska verktyg för kommuner och samkommuner
ISBN 978-952-293-201-3 (nid.) ISBN 978-952-293-202-0 (pdf) Suomen Kuntaliitto Helsinki 2014 ISBN 978-952-293-201-3 (häftad) ISBN 978-952-293-202-0 (pdf) Finlands Kommunförbund Helsingfors 2014 Suomen Kuntaliitto Toinen linja 14 PL 200 00101 Helsinki Puh. 09 7711 www.kunnat.net Finlands Kommunförbund Andra linjen 14 PB 200 00101 Helsingfors Tfn 09 7711 www.kommunerna.net
Kansalliskielistrategian käytännön työvälineet kunnille ja kuntayhtymille Kansalliskielistrategian työvälineiden tarkoituksena on auttaa kuntien ja kuntayhtymien viranomaisia, viranhaltijoita ja työntekijöitä soveltamaan kielilainsäädäntöä työssään siten, että suomea ja ruotsia puhuvien perusoikeudet toteutuvat. Työvälineet havainnollistavat kielilakia käytännössä hallinnon eri tehtävissä. Johdanto Valtioneuvosto on 20. joulukuuta 2012 antanut periaatepäätöksen kansalliskielistrategiasta. Kansalliskielistrategia on pääministerin johdolla valmisteltu hallitusohjelmahanke ja valtioneuvoston ensimmäinen kielistrategia. Valtioneuvosto toteaa, että kansalliskielistrategiaa tarvitaan, jotta suomea ja ruotsia puhuvien kielelliset perusoikeudet voisivat toteutua täysimittaisesti ja kahdesta kansalliskielestä seuraavat hyödyt saataisiin yhteiskunnan käyttöön. Tavoitteena on Suomi, jossa on kaksi elinvoimaista kansalliskieltä ja jossa molemmat kielet näkyvät, kuuluvat ja hyväksytään. Kansalliskielistrategian liitteeseen sisältyy käytännön työvälineitä, joiden tarkoituksena on helpottaa kielilainsäädännön soveltamista käytännön tilanteissa ja edistää molempien kansalliskielten käyttöä ja näkyvyyttä. Kansalliskielistrategian käytännön työvälineiden pohjalta Suomen Kuntaliitto on valmistellut oppaan Kansalliskielistrategian käytännön työvälineet kunnille ja kuntayhtymille. Työvälineet koskevat kielilainsäädännön huomioon ottamista muun muassa kuntien ja kuntayhtymien viestinnässä, hankintamenettelyssä sekä työhönotossa. Nationalspråksstrategin Praktiska verktyg för kommuner och samkommuner Avsikten med verktygen i nationalspråksstrategin är att hjälpa kommunala myndigheter, tjänsteinnehavare och arbetstagare att tillämpa språklagstiftningen i sitt arbete så att de grundläggande fri- och rättigheterna för finsk- och svenskspråkiga tillgodoses. Genom verktygen konkretiseras tilllämpningen av språklagen i olika förvaltningsuppgifter. Inledning Statsrådet gav den 20 december 2012 ett principbeslut om nationalspråksstrategin. Nationalspråksstrategin är ett projekt som tas upp i regeringsprogrammet. Strategin, som är statsrådets första språkstrategi, har utarbetats under ledning av statsministern. Statsrådet konstaterar att nationalspråksstrategin behövs för att de finskspråkiga och svenskspråkiga medborgarnas grundläggande språkliga rättigheter ska kunna tillgodoses fullt ut och för att fördelarna med två nationalspråk ska gagna samhället. Visionen är att Finland har två livskraftiga nationalspråk och att båda språken syns, hörs och accepteras. I bilagan till nationalspråksstrategin ingår praktiska verktyg som är avsedda att underlätta tilllämpningen av språklagstiftningen i praktiken och främja användningen av de båda nationalspråken och språkens synlighet. Utgående från de praktiska verktygen i nationalspråksstrategin har Finlands Kommunförbund berett handboken Nationalspråksstrategin Praktiska verktyg för kommuner och samkommuner. Syftet med verktygen är att språklagstiftningen ska beaktas, bland annat i kommunernas och 3
Suomen Kuntaliitto Kari-Pekka Mäki-Lohiluoma, toimitusjohtaja Kristina Wikberg, johtaja, ruotsinkieliset ja kansainväliset asiat Työryhmä: Kurt Torsell, Ida Sulin ja Kia Leidenius samkommunernas kommunikation, upphandlingspraxis och anställningar. Finlands Kommunförbund Kari-Pekka Mäki-Lohiluoma, Verkställande direktör Kristina Wikberg, Direktör, svenska och internationella ärenden Arbetsgrupp: Kurt Torsell, Ida Sulin och Kia Leidenius Työvälineet 1 Miten osoitat käyttäväsi kansalliskieliä ja edistät niiden käyttöä? Tarkistuslista kielilain noudattamiseksi 2 Kielilainsäädännön huomioon ottaminen työryhmä- ja hanketyössä 3 Viranomaisten viestintä. Miten ottaa huomioon kielilaki viestinnässä? 4 Kielilain huomioon ottaminen julkaisuprosesseissa ja verkkojulkaisuissa 5 Kielilain huomioon ottaminen hankintamenettelyssä 6 Kielitaidon huomioon ottaminen työhönotossa 7 Malli kuntien ja kuntayhtymien vastuuhenkilön tai -verkoston tehtävänkuvaksi Verktyg 1 Hur visar du utåt att du använder nationalspråken och hur främjar du användningen av dem? Checklista för efterlevnad av språklagen 2 Beaktande av språklagstiftningen i arbetsgrupper och inom projekt 3 Myndigheternas kommunikation. Hur ska språklagen beaktas vid kommunikation? 4 Beaktande av språklagen i publikationsprocesser och webbpublikationer 5 Beaktande av språklagen vid upphandlingsförfarande 6 Beaktande av språkkunskaper vid anställning 7 Modell för uppgiftsbeskrivning för ansvariga personer eller nätverk i kommunerna och samkommunerna 4
1 Miten osoitat käyttäväsi kansalliskieliä ja edistät niiden käyttöä? 1.1 Lain edellytykset ja työvälineen luonne Kielilain mukaan Viranomaisen tulee toiminnassaan oma-aloitteisesti huolehtia siitä, että yksityishenkilön kielelliset oikeudet toteutuvat käytännössä. Kaksikielisen viranomaisen tulee palvella yleisöä suomeksi ja ruotsiksi. Viranomaisen tulee sekä palvelussaan että muussa toiminnassaan osoittaa yleisölle käyttävänsä molempia kieliä. (kielilain 23 :n 1 ja 2 momentti) Viranomaisten tulee toiminnassaan vaalia maan kielellistä kulttuuriperintöä ja edistää molempien kansalliskielten käyttämistä. (kielilain 35 :n 3 momentti) Molempien kansalliskielten, suomen ja ruotsin, näkyvyys on oikeusturvakysymys: yksityishenkilöiden on tiedettävä, että he saavat käyttää kielellisiä oikeuksiaan. Molempien kielten näkyvyydellä on myös symbolista arvoa, sillä se merkitsee, että molemmat kielet hyväksytään osana julkista toimintaa ja yhteiskuntaa. Kansalliskielten käytön edistäminen myötävaikuttaa kahden elinvoimaisen kansalliskielen ylläpitoon ja kehittämiseen. Suomen Kuntaliitto on tehnyt kunnille ja kuntayhtymille soveltuvia työvälineitä Valtioneuvoston Kansalliskielistrategian pohjalta. Näiden työvälineiden tarkoituksena on auttaa kuntien ja kuntayhtymien viranomaisia, viranhaltijoita ja työntekijöitä soveltamaan kielilakia. Ohjeissa kuvataan hyviä tapoja soveltaa kielilain säännöksiä ja hyvän hallinnon periaatteita. Työvälineet perustuvat sekä kielilain säännöksiin että kielilain esitöihin, ylimpien laillisuusvalvojien ratkaisukäytäntöön ja oikeusministeriön kielilain seurantatehtävässään antamiin suosituksiin. 1 Hur visar du utåt att du använder nationalspråken och hur främjar du användningen av dem? 1.1 Lagens förutsättningar och verktygets karaktär I språklagen sägs att Myndigheterna skall i sin verksamhet självmant se till att individens språkliga rättigheter förverkligas i praktiken. En tvåspråkig myndighet skall betjäna allmänheten på finska och svenska. Myndigheten skall både i sin service och i annan verksamhet utåt visa att den använder båda språken. (23 1 och 2 mom. i språklagen) Myndigheterna skall i sin verksamhet förvalta landets språkkulturarv och främja användningen av båda nationalspråken. (35 3 mom. i språklagen) Båda nationalspråkens, finska och svenska, synlighet är en rättssäkerhetsfråga: enskilda personer ska veta att de får utnyttja sina språkliga rättigheter. De båda nationalspråkens synlighet har också ett symboliskt värde då det innebär att båda språken accepteras som en del av den offentliga verksamheten och samhället. Att främja användningen av nationalspråken bidrar till att två livskraftiga nationalspråk upprätthålls och utvecklas. Finlands Kommunförbund har utgående från statsrådets Nationalspråksstrategi utarbetat verktyg som lämpar sig för kommunerna och samkommunerna. Avsikten med verktyget är att hjälpa kommunala myndigheter, tjänsteinnehavare och arbetstagare att tillämpa språklagen. I anvisningarna beskrivs god praxis för tillämpning av bestämmelserna i språklagen och principerna för god förvaltning. Verktygen baserar sig på både bestämmelserna och förarbetet i språklagen, de högsta laglighetsövervakarnas avgörandepraxis och de rekommendationer som 5
Nämä lähteet on nimenomaisesti mainittu, ja muut kohdat ovat luonteeltaan uusia suosituksia lainsäädännön konkretisoimiseksi. Viranomaisten tiedottamiseen sovelletaan kielilain 32 :ää (ks. työväline Viranomaisten viestintä ). Kielilakia sovelletaan myös ostopalveluihin (ks. työväline Kielilainsäädännön huomioon ottaminen hankintamenettelyssä ). Kielilain perustana on jako yksi- ja kaksikielisiin kuntiin ja viranomaisiin Yksi- tai kaksikielisiä kuntia Kunta on kielellisen jaotuksen perusyksikkö. Kunnat ovat kielilain mukaan yksikielisiä tai kaksikielisiä. Kielellinen jaotus perustuu väestötietojärjestelmän tietoihin kunnan asukkaiden kielestä, ja sen vahvistaa valtioneuvosto asetuksella joka kymmenes vuosi. Henkilö voi rekisteröidä äidinkielekseen eli omaksi kielekseen vain yhden kielen. Valtion viranomaiset yksi- tai kaksikielisiä Kielilaki määrittelee myös valtion viranomaiset joko yksi- tai kaksikielisiksi. Valtion keskushallintoviranomaiset (esimerkiksi ministeriöt) ovat uuden kielilain mukaan aina kaksikielisiä. Sen sijaan niiden alue- ja paikallishallinnon yksiköt ovat yksikielisiä, jos niiden virka-alueeseen kuuluu vain samankielisiä kuntia. Esimerkiksi Verohallitus keskushallintoviranomaisena on kaksikielinen, sen alueyksiköistä Savo-Karjalan verovirasto yksi- eli suomenkielinen ja Lounais-Suomen verovirasto kaksikielinen. Jaottelu yksi- ja kaksikielisiin viranomaisiin vaikuttaa sekä yksilön kielellisiin oikeuksiin että viranomaisten kielellisiin velvollisuuksiin. Kaksikielisen viranomaisen velvollisuus antaa palveluja molemmilla kielillä on laajempi kuin yksikielisen viranomaisen. Viranomaisten velvollisuudet Kielellisten oikeuksien turvaaminen on viranomaisen velvollisuus Kaksikielisen kunnan ja kuntayhtymän tulee paljustitieministeriet i sin uppgift att följa upp språklagen har gett. Dessa källor nämns uttryckligen, och de andra punkterna är till sin karaktär nya rekommendationer som konkretiserar lagstiftningen. På myndigheternas information tillämpas 32 i språklagen (se verktyget Myndigheternas kommunikation ). Språklagen tillämpas även på köpta tjänster (se verktyget Beaktande av språklagen vid upphandlingsförfarande ). Språklagen baserar sig på indelning i enspråkiga och tvåspråkiga kommuner och myndigheter En- eller tvåspråkiga kommuner Kommunen är grundenheten för den språkliga indelningen. Enligt språklagen är kommunerna antingen enspråkiga eller tvåspråkiga. Den språkliga indelningen baserar sig på uppgifterna i befolkningsdatasystemet om kommuninvånarnas språk och statsrådet fastställer indelningen genom en förordning vart tionde år. En person kan registrera bara ett språk som sitt modersmål, dvs. sitt eget språk. De statliga myndigheterna är antingen en- eller tvåspråkiga I språklagen definieras även de statliga myndigheterna antingen som en- eller tvåspråkiga. De statliga centralförvaltningsmyndigheterna (t.ex. ministerierna) är alltid tvåspråkiga enligt den nya språklagen. Däremot är deras enheter inom regional- och lokalförvaltningen enspråkiga om ämbetsdistrikten omfattar enbart kommuner med samma språk. Exempelvis är Skattestyrelsen i egenskap av centralförvaltningsmyndighet tvåspråkig, och av dess regionala enheter är Savo-Karjalan verovirasto enspråkig och Sydvästra Finlands skattebyrå tvåspråkig. Indelningen i en- och tvåspråkiga myndigheter påverkar både individernas språkliga rättigheter och myndigheternas språkliga skyldigheter. Tvåspråkiga myndigheter har en mer omfattande skyldighet att ge service på båda språken än enspråkiga 6
vella yleisöä suomeksi ja ruotsiksi. Hallintoasian käsittely määräytyy kaksikielisessä kunnassa asianosaisen käyttämän kielen mukaan, eli henkilön oman valinnan mukaan. Kunnan tulee myös osoittaa palvelevansa molemmilla kielellä niin, että esimerkiksi erilaiset opasteet, lomakkeet ja esitteet ovat esillä molemmilla kielillä. Asiakkaan on voitava mahdollisimman helposti tietää, mistä hän saa palvelua omalla kielellään. Palvelun laatu ei kaksikielisessä kunnassa saa riippua siitä, käyttääkö asiakas suomen tai ruotsin kieltä. Kielen selvittämiseksi viranomainen voi kysyä, kumpaa kieltä asiakas haluaa käyttää. Yksikielisen kunnan ja kuntayhtymän viranomainen toimii pääsääntöisesti omalla kielellään. Hallintoasian käsittelykieli on pääsääntöisesti kunnan kieli. Jokaisella on kuitenkin lain mukaan myös yksikielisessä kunnassa oikeus käyttää omaa kieltään asioissa, jotka tulevat vireille viranomaisen aloitteesta ja jotka kohdistuvat suoraan hänen perusoikeuksiinsa, tai jos viranomaiset asettavat hänelle velvoitteita. Valtion viranomainen on aina velvollinen toimimaan sekä suomeksi että ruotsiksi. Kunnan ja kuntayhtymän sisäinen toiminta Yksikielinen kunta Yksikielisessä kunnassa ja kuntayhtymässä käytetään kunnan kieltä, jollei viranomainen pyynnöstä toisin päätä ja jollei muualla toisin säädetä. Täten kunnassa kokouskutsut, pöytäkirjat, johtosäännöt ja muut vastaavat säännöt laaditaan vain kunnan kielellä. Lisäksi kunnalla on velvollisuus tiedottaa ja kuuluttaa vain kunnan kielellä. Kaksikielinen kunta Kaksikielisessä kunnassa kunnan toimielimen jäsenellä on oikeus käyttää kokouksissa suomea tai ruotsia. Jäsen voi jättää myös kirjallisen lausunnon tai mielipiteensä, esim. eriävän mielipiteen, pöytämyndigheter. Myndigheternas skyldigheter Myndigheten ska trygga de språkliga rättigheterna En tvåspråkig kommun och samkommun ska ge allmänheten service på finska och svenska. Handläggningen av ett förvaltningsärende bestäms i en tvåspråkig kommun utgående från det språk parten använder, dvs. personens eget val. Kommunen ska också visa att den ger service på båda språken genom till exempel skyltning, blanketter och broschyrer på båda språken. Kunderna ska så lätt som möjligt få veta var de får service på sitt eget språk. I en tvåspråkig kommun får servicens kvalitet inte bero på om kunden använder finska eller svenska språket. För att få reda på språket kan myndigheten fråga vilket språk kunden vill använda. Myndigheterna i enspråkiga kommuner och samkommuner använder i regel sitt eget språk. Som handläggningsspråk i förvaltningsärenden används i regel kommunens språk. Enligt lagen har var och en också i en enspråkig kommun rätt att använda sitt eget språk i ärenden som anhängiggörs på initiativ av en myndighet och som direkt hänför sig till personens grundläggande fri- och rättigheter eller om myndigheterna ålägger personen skyldigheter. Statliga myndigheter ska alltid använda både finska och svenska i sin verksamhet. Kommunens och samkommunens interna verksamhet Enspråkiga kommuner I enspråkiga kommuner och samkommuner används kommunens språk, om inte myndigheten på begäran beslutar annorlunda eller något annat föreskrivs någon annanstans i lag. I kommunen skickas således möteskallelser, skrivs protokoll, instruktioner och andra motsvarande bestämmel- 7
kirjakielestä poikkeavalla omalla kielellään. Mikäli tällainen liitetään pöytäkirjaan, se on käännettävä pöytäkirjakielelle. Kielilain mukaan kaksikielisen kunnan valtuuston kokouskutsut ja pöytäkirjat on laadittava molemmilla kielillä. Muiden toimielinten kokouskutsujen ja pöytäkirjojen kielestä päättää kunta. Asianosaisasioissa päätös on kuitenkin annettava käsittelykielellä. Asianosaisasiassa pöytäkirjanotteet tulee antaa käsittelykielellä. Mikäli pöytäkirjanotetta pyytää muu kuin asianosainen, se on annettava sillä kielellä, millä pöytäkirja on laadittu. Mikäli pöytäkirja on laadittu molemmilla kielillä, pöytäkirjanote on annettava sillä kielellä, millä pöytäkirjanotetta on pyydetty. Mikäli käsittelykielellä laadittu päätös ei ole asianosaisen kielellä, asianosaisella on pyynnöstä oikeus saada virallinen käännös päätöksestä. Asianosainen on henkilö, jonka oikeudesta, etuudesta tai velvollisuudesta päätöksessä on kyse. Ilmoitukset, kuulutukset ja julkipanot sekä muut yleisölle annettavat tiedotteet on annettava molemmilla kielillä. Katso myös Kuntaliiton yleiskirje 22/80/2003 (3.10.2003) Kielilainsäädännön uudistus; Kuntaliiton yleiskirje 9/809/2004 (6.2.2004) Kielilaki ja kaksikielisen kunnan valtuuston kokouskutsut ja pöytäkirjat ser enbart på kommunens språk. Vidare är kommunen skyldig att ge information och tillkännage ärenden endast på kommunens språk. Tvåspråkiga kommuner Medlemmar i en tvåspråkig kommuns organ har rätt att vid sammankomster använda finska eller svenska. Medlemmarna kan också ge skriftliga utlåtanden eller ställningstaganden, till exempel anmäla avvikande mening, på sitt eget språk även om det avviker från protokollsspråket. Om något av ovanstående bifogas till protokollet ska det översättas till protokollsspråket. Enligt språklagen ska fullmäktiges möteskallelser och protokoll skrivas på båda språken i tvåspråkiga kommuner. Beslut om språket i andra organs möteskallelser och protokoll fattas av kommunen. I partsfrågor ska både beslutet och protokollsutdrag dock ges på handläggningsspråket. Om någon annan än en part begär att få ett protokollsutdrag ska det ges på protokollsspråket. Protokollsutdraget ska ges på det språk som det begärts på, om protokollet har skrivits på båda språken. Om ett beslut som skrivits på handläggningsspråket inte är partens eget språk har parten rätt att på begäran få en officiell översättning av beslutet. En part är den vars rätt, fördel eller skyldighet det är fråga om. Annonser, kungörelser, anslag och annan information till allmänheten ska alltid ges på båda språken. Se också Kommunförbundets cirkulär 22/80/2003 (3.10.2003) Språklagstiftningen reformeras; Kommunförbundets cirkulär 9/809/ 2004 (6.2.2004) Språklagen och fullmäktiges möteskallelser och protokoll i tvåspråkiga kommuner 8
1.2 Käytännön neuvoja, miten osoitat käyttäväsi kansalliskieliä ja edistät niiden käyttöä Kaksikieliset kunnat ja kuntayhtymät Julkaisut ja muut painotuotteet - Julkaisut ja muut painotuotteet kannattaa julkaista samanaikaisesti suomen- ja ruotsin kielellä. Yhtenä vaihtoehtona on julkaista aineistot kaksikielisinä (esim. suomen- ja ruotsinkielinen teksti vierekkäin tai saman julkaisun eri puolilla), sillä kaksikieliset julkaisut ja muut painotuotteet (esim. lomakkeet) ovat kustannustehokkaita, ja niiden avulla osoitat käyttäväsi niin suomea kuin ruotsia ja edistät molempien kielten käyttöä. Käytä valmiita kaksikielisiä malleja riippumatta siitä, kummalla kielellä kirjoitat (esim. kirje- ja lomakepohjia). Aseta yksikieliset julkaisut ja muut painotuotteet saataville siten, että ne ovat yhtä helposti saatavilla niin suomen kuin ruotsin kielellä (HE 92/2002 vp, s. 87). Käytä Internetissä ja sosiaalisessa mediassa niin suomea kuin ruotsia, (HE 92/2002 vp, s. 93, 32 :n edellyttämä tieto annetaan sekä suomen että ruotsin kielellä riippumatta siitä, missä muodossa ja millä tavalla se annetaan). Käytä kaksikielisen viranomaisen nimeä kaikissa yhteyksissä suomen ja ruotsin kielellä. Käytä mieluiten yhtä suurta kirjainkokoa molemmilla kielillä (HE 92/2002 vp, s. 87). Anna kaksikieliselle viranomaiselle sekä suomen että ruotsinkielinen nimi. Älä yhdistä eri kieliä tai niiden kirjainyhdistelmiä samaan nimeen (EOA, dnro:t 2745/4/10, 3581/4/10, 3706/4/10). 1.2 Praktiska råd om hur du visar att du använder nationalspråken och främjar användningen av dem Tvåspråkiga kommuner och samkommuner Publikationer och andra tryckalster Det lönar sig att publicera publikationer och andra tryckalster samtidigt på både finska och svenska. Ett alternativ är att publicera ett tvåspråkigt material (t.ex. den finska och den svenska texten jämsides eller på vardera sidan av publikationen) eftersom tvåspråkigt publikationer och andra tryckalster (t.ex. blanketter) är kostnadseffektiva och med hjälp av sådana visar du att du använder både finska och svenska och främjar användningen av båda språken. Använd färdiga tvåspråkiga mallar oberoende av vilket språk du skriver på (t.ex. brev- och blankettmallar). Lägg fram enspråkigt material så att det är lika tillgängligt på både finska och svenska (RP 92/2002 rd, s. 89). Använd både finska och svenska på internet och i sociala medier (RP 92/2002 rd, s. 98, den information som 32 förutsätter ska ges på både finska och svenska oberoende av i vilken form och på vilket sätt den ges ). Använd i alla sammanhang både det finska och det svenska namnet på en tvåspråkig myndighet. Använd helst samma bokstavsstorlek för båda språken (RP 92/2002 rd, s. 89). Ge en tvåspråkig myndighet namn både på finska och på svenska. Kombinera inte olika språk eller bokstavskombinationer i dem till ett gemensamt namn (JO dnr 2745/4/10, 3581/4/10, 3706/4/10). 9
Sähköpostikirjeenvaihto Käytä ainakin suomea ja ruotsia sähköpostien automaattisissa poissaoloilmoituksissa (EOA, dnro:t 2575/4/06, 63/4/07). Käytä ainakin suomea ja ruotsia sähköpostin yhteystiedoissasi (EOA, dnro 3010/4/11). Tietojärjestelmien käyttö ja kehittäminen, mukaan lukien verkkoviestintä Tarkastele viranomaisen verkkosivuja yksikielisen henkilön näkökulmasta: saako hän kaiken tarvitsemansa tiedon omalla kansalliskielellään ja pystyykö hän siirtymään eteenpäin sivustolla vaihtamatta kieltä? Huomioi tarve tuottaa verkkosisältöjä ja rinnakkaisia kieliversioita suomen kuin ruotsin kielellä jo tietojärjestelmien hankintavaiheessa ja palvelua suunniteltaessa (ks. työväline Kielilain huomioon ottaminen hankintamenettelyssä ). Suomea ja ruotsia olisi muistettava käyttää myös kaikissa automaattisesti tuotetuissa teksteissä. Hanki ja käytä domain-osoitteet, jotka koostuvat kokonaisista suomen- ja ruotsinkielisistä viranomaisen nimeen perustuvista sanoista (esimerkiksi www.kunnanimi.fi ja www. kommunensnamn.fi). Tämä edistää kielellisten oikeuksien tasavertaista toteutumista kielilain 35 :n tarkoittamalla tavalla (EOA, dnro 3802/4/07). Tee verkkolomakkeet kaksikielisiksi. Yhteydet yksityishenkilöihin Suunnittele palveluprosessit ottaen huomioon molemmat kielet. Tee valmiita kaksikielisiä malleja (esim. kirjepohjat ja muut aineistot). Selvitä etukäteen, kenelle asiakas ohjataan jollei asiaa hoitavalla henkilöllä ole riittävää suomen tai ruotsin kielen taitoa vastata kysymyksiin tai auttaa asiakasta hänen asiassaan. E-brevväxling Använd åtminstone finska och svenska i e-postens automatiska frånvaromeddelande (JO dnr 2575/4/06, 63/4/07, 2809/2/08). Använd åtminstone finska och svenska för dina kontaktuppgifter i e-posten (JO dnr 3010/4/11). Utveckling av informationssystemen, inklusive nätkommunikation Granska myndighetens webbsidor ur en enspråkig persons synvinkel: får han eller hon all den information som behövs på det egna nationalspråket och går det att navigera framåt på sidorna utan att byta språk? Bedöm behovet av att producera webbinnehåll och parallella språkversioner på både finska och svenska redan i det skede då informationssystem upphandlas och tjänsten planeras (se verktyget Beaktande av språklagen vid upphandlingsförfarande ). Kom ihåg att använda finska och svenska också i alla texter som produceras automatiskt. Skaffa och använd domän-adresser som består av hela ord på finska och svenska och som baserar sig på myndighetens namn (t.ex. www. kunnanimi.fi och www.kommunensnamn.fi). Detta främjar att de språkliga rättigheterna förverkligas på lika grunder i enlighet med 35 i språklagen (JO dnr 3802/4/07). Utarbeta blanketterna på nätet på båda språken. Kontakter med enskilda personer Beakta båda språken i planeringen av serviceprocesser. Gör färdiga tvåspråkiga mallar (t.ex. brevmallar och annat material). Klargör på förhand till vem kunden ska hänvisas om den person som sköter ärendet inte har tillräckliga kunskaper i finska eller svenska för att svara på frågor eller hjälpa kunden med hans eller hennes ärende. 10
Huolehdi siitä, että jokainen tietää, mistä hän saa palvelua suomeksi tai ruotsiksi, jos palvelua ei anneta samassa paikassa molemmilla kielillä (esim. erikieliset palvelupisteet, palvelunumerot, selkeät opasteet, muut symbolit) (HE 92/2002 vp, s. 87). Käytä kylttejä, lippuja tai muita symboleja, jotka selkeästi osoittavat, millä kielillä voit palvella. Auta asiakasta valitsemaan haluamansa kieli. Kysy epävarmoissa tilanteissa, kumpaa kansalliskieltä asiakas haluaa käyttää (kielilain 23 :n 1 mom.: viranomaisen tulee toiminnassaan oma-aloitteisesti huolehtia siitä, että yksityishenkilön kielelliset oikeudet toteutuvat käytännössä, HE 92/2002 vp, s. 86). Luo etukäteen oman alasi asiasanastoa sisältäviä termilistoja ja fraasilistoja, esim. tervehdyksistä. Tämä helpottaa esimerkiksi puhelinpalvelua ja muuta työtä vähemmän käytetyllä kielellä. Ohjeista myös avustavaa henkilöstöä käyttämään niin suomea kuin ruotsia (esim. tervehdyksissä). Käytä suomea ja ruotsia automaattisissa puhelinvastauksissa (EOA, dnro:t 1891/4/10, 633/4/07). Ota yhteyttä yksityishenkilöön hänen aikaisimmin käyttämällään kielellä tai sekä suomeksi ja ruotsiksi. Tämä koskee kaksikielisiä viranomaisia (kielilain 19 :n 3 mom., 23 :n 3 mom.). Kaikki kunnat ja kuntayhtymät Painotuotteet ja viestintä Harkitse aina, tarvitaanko painotuotteet kaksikielisinä (joko erillisinä julkaisuina tai esim. suomen- ja ruotsinkielinen teksti vierekkäin tai saman julkaisun eri puolilla). Yhteydet yksityishenkilöihin Suunnittele palveluprosessit ottaen huomioon molemmat kielet, jos kielilain mukaan asiak- Se till att var och en vet var man får service på finska eller svenska, om inte servicen ges på båda språken på samma ställe (t.ex. serviceställen för olika språk, servicenummer, tydliga skyltar, andra symboler) (RP 92/2002 vp, s. 92). Använd skyltar, flaggor eller andra symboler som tydligt visar på vilka språk du kan ge service. Hjälp kunden att välja det språk som han eller hon vill använda. Fråga i osäkra fall vilket nationalspråk kunden vill använda (se 23 1 mom. i språklagen: Myndigheterna skall i sin verksamhet självmant se till att individens språkliga rättigheter förverkligas i praktiken. ( RP 92/2002 rd, s. 92). Gör på förhand för ditt område upp ett ämnesordregister som innehåller listor över termer och fraser, t.ex. hälsningsord. Detta är till hjälp vid till exempel telefonservice eller annat arbete som utförs på det språk som man använder mindre. Ge också assisterande personal instruktioner om att de ska använda både finska och svenska (t.ex. hälsningsord). Använd finska och svenska vid automatiska telefonsvar (JO dnr 1891/4/10, 633/4/07). Kontakta enskilda personer på det språk de tidigare använt eller både på finska och på svenska. Detta gäller tvåspråkiga myndigheter (19 3 mom., 23 3 mom. i språklagen). Alla kommuner och samkommuner Tryckalster och kommunikation Överväg alltid om tryckalstren behövs på två språk (som separata publikationer eller t.ex. den finska och den svenska texten jämsides med varandra eller på vardera sidan av publikationen). Kontakter med enskilda personer Beakta de båda språken i planeringen av serviceprocesser, om kunden enligt språklagen 11
kaalla on oikeus käyttää omaa kieltään prosessissa. (Viranomaisen asettamat velvoitteet tai asiat, jotka tulevat vireille viranomaisen aloitteesta ja kohdistuvat suoraan asiakkaan perusoikeuksiin.) Tee valmiita kaksikielisiä malleja (esim. kirjepohjat ja muut aineistot). Selvitä etukäteen, kenelle asiakas ohjataan jollei asiaa hoitavalla henkilöllä ole riittävää suomen tai ruotsin kielen taitoa vastata kysymyksiin tai auttaa asiakasta hänen asiassaan. Muuta Käytä sekä suomea että ruotsia julkisissa esiintymisissä, esimerkiksi puheissa ja tervehdyksissä, jos yleisössä oletettavasti on molempien kielien käyttäjiä. Käytä suomea ja ruotsia kansainvälisissä yhteyksissä (esim. Suomi/Finland). Huolehdi kirjallisuuden, kulttuurin ja tieteen saatavuudesta suomen ja ruotsin kielellä. Käytä suomea ja ruotsia tiedottaessasi kulttuurinähtävyyksistä. Käytä suomea ja ruotsia historiallisissa nimissä. har rätt att använda sitt eget språk i processen. (Skyldigheter som myndigheten ålägger en person och ärenden som anhängiggörs på initiativ av en myndighet och som direkt hänför sig till personens grundläggande fri- och rättigheter). Gör färdiga tvåspråkiga mallar (t.ex. brevmallar och annat material). Utred på förhand till vem kunden ska hänvisas om den person som sköter ärendet inte har tillräckliga kunskaper i finska eller svenska för att svara på frågor eller hjälpa kunden med hans eller hennes ärende. Övrigt Använd både finska och svenska vid offentliga framträdanden, till exempel i tal och hälsningsord, om det är sannolikt att det finns personer i publiken som talar båda språken. Använd finska och svenska i internationella sammanhang (t.ex. Suomi/Finland). Se till att det finns tillgång till skönlitteratur, kultur och vetenskapliga rön på finska och svenska. Använd finska och svenska då du informerar om kulturella sevärdheter. Använd finska och svenska i historiska namn. 12
2 Kielilainsäädännön huomioon ottaminen työryhmä-, hanke- ja selvitystyössä Johdanto Tämän työvälineen tarkoituksena on auttaa kunnallisia viranomaisia, viranhaltijoita ja työntekijöitä soveltamaan kielilakia (423/2003) työryhmä- ja hanketyössä siten, että suomea ja ruotsia puhuvien perusoikeudet toteutuvat työryhmä- tai hanketyön tuloksissa. Riippuen siitä onko kunta tai kuntayhtymä yksi- vai kaksikielinen vaatimukset ovat erilaisia (ks. 1.1.). Parhain lopputulos, joka turvaa kielellisten oikeuksien toteutumisen, saavutetaan, jos kielilainsäädäntö muistetaan erityisesti työn al- 2 Beaktande av språk - lagstiftningen i arbetsgrupper, projekt och utredningar Inledning Avsikten med detta verktyg är att hjälpa kommunala myndigheter, tjänsteinnehavare och arbetstagare att tillämpa språklagen (423/2003) i arbetet i arbetsgrupper och inom projekt, så att de grundläggande fri- och rättigheterna för finsk- och svenskspråkiga tillgodoses i resultaten av det arbete som utförs. Kraven är olika beroende på om kommunen eller samkommunen är en- eller tvåspråkig (se 1.1). Det bästa resultatet, som tryggar de språkliga rättigheterna, uppnås om språklag- Työryhmä- ja hanketyö Arbetsgrupper och projekt Asettamispäätös Beslutet om tillsättande Työskentely Arbetet Lopputulos Slutresultatet Tiedottaminen Information Ks. työväline Viranomaisten viestintä Se verktyget Myndigheternas kommunikation 13
kuvaiheessa ja sen jälkeen kaikissa työvaiheissa. Viranomaisten tiedottamiseen sovelletaan kielilain 32 :ää (ks. työväline Viranomaisten viestintä ). Kielilakia sovelletaan myös ostopalveluihin (ks. työväline Kielilain huomioon ottaminen hankintamenettelyssä ). Tarkistuslista: Asettamispäätökseen kirjattavaa Tehtävien määrittely Maininta hankkeen tai selvityksen kielellisten vaikutusten arvioinnista osana tehtävää. Maininta siitä, että kielellisten vaikutusten arviointi otetaan huomioon lopputuloksessa. Kuuleminen työn edistyessä Maininta työryhmä- tai hanketyön kannalta keskeisten yhteistyötahojen kuulemisesta (esimerkiksi ruotsinkielisten palvelujen tuottamisen asiantuntijat). Työsuunnitelma Maininta siitä, missä työvaiheessa kielellisten vaikutusten arviointi suoritetaan. Maininta siitä, että työn aikatauluissa varataan riittävä aika käännösten tekemiselle. Hankkeesta tiedottaminen: ks. Työväline Viranomaisten viestintä. Tarkistuslista: Työskentely Kielellisten vaikutusten arviointi lainmukaisen lopputuloksen varmistamiseksi. Ks. oikeusministeriön muistilista kielellisten vaikutusten arvioimiseksi, joka soveltuu myös muihin kuin lainvalmisteluhankkeisiin: http://oikeusministerio.fi/fi/index/toimintajatavoitteet/perusoikeudetjademokratia/ kielilaki/kielellistenvaikutustenarviointi/kielellistenvaikutustenarviointi.html Asiantuntijoiden ja kuntalaisten/käyttäjien kuuleminen tarvittaessa suomen ja ruotsin kielellä toimivan työtuloksen varmistamiseksi. stiftningen beaktas särskilt i början av arbetet och därefter i alla arbetsskeden. På myndigheternas information tillämpas 32 i språklagen (se verktyget Myndigheternas kommunikation ). Språklagen tillämpas även på köpta tjänster (se verktyget Beaktande av språklagen vid upphandlingsförfarande ). Checklista: Vad bör ingå i beslutet om tillsättande? Uppgiftsbeskrivning Ett omnämnande om bedömningen av de språkliga konsekvenserna som en del av projektet eller utredningen. Ett omnämnande av att bedömningen av de språkliga konsekvenserna ska beaktas i slutresultatet. Samråd under arbetets gång Ett omnämnande om samråd med samarbetsparter som är viktiga för arbetsgruppen eller projektet (t.ex. experter på produktion av svenskspråkig service). Arbetsplan Ett omnämnande om i vilket skede av arbetet bedömningen av de språkliga konsekvenserna görs. Ett omnämnande om att tillräckligt med tid ska reserveras för översättning i tidtabellerna för arbetet. Information om projektet: se verktyget Myndigheternas kommunikation. Checklista: Arbetet Bedömning av de språkliga konsekvenserna för att säkerställa ett lagenligt slutresultat. Se justitieministeriets checklista för bedömning av språkliga konsekvenser som också lämpar sig för andra projekt än sådana som gäller lagberedning: http://oikeusministerio. fi/sv/index/grundlaggandebestammelser/ 14
Tarkennetaan mihin toimenpiteisiin ryhdytään Esimerkki: kielikoulutuksen järjestäminen riittävän kielitaidon varmistamiseksi. Määritellään toimenpiteiden ja vaikutusten seurantamittarit. Jos työryhmätyöstä seuraa hankinta, ks. työväline Kielilain huomioon ottaminen hankintamenettelyssä. Tarkistuslista: Lopputulos Lopputuotoksen sisällön on mahdollistettava kielellisten oikeuksien toteutuminen. Työryhmämietintö tai hankkeen loppuraportti Vähintään tiivistelmän tulisi aina olla suomen ja ruotsinkielellä (kielilain 32 ). Tiedottaminen: ks. työväline Viranomaisten viestintä. Seurantavastuun määrittäminen niin, että kielellisten oikeuksien toteutumista seurataan. Miten ja millä aikavälillä seurataan? Kenen tehtävänä on seurata? Millaisilla seurantamittareilla tuloksen kielellisiä vaikutuksia seurataan? Itsearvioinnin työväline: CAF, omakielinen arviointi http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/20080606caflii23655/ name.jsp perusoikeudetjademokratia/kielilaki/kielellistenvaikutustenarviointi/kielellistenvaikutustenarviointi.html Samråd med experter och kommuninvånare/ brukare vid behov för att säkerställa ett fungerande resultat på finska och svenska. Precisering av vilka åtgärder som bör vidtas. Exempel: Att ordna språkutbildning för att säkerställa tillräckliga språkkunskaper. Fastställande av mått för uppföljning av åtgärder och effekter. Om arbetsgruppens arbete leder till en upphandling, se verktyget Beaktande av språklagen vid upphandlingsförfarande. Checklista: Slutresultat Slutresultatet ska göra det möjligt att tillgodose de språkliga rättigheterna. Arbetsgruppens betänkande eller projektets slutrapport Det bör alltid finnas åtminstone ett sammandrag på finska och svenska (32 i språklagen). Information: se verktyget Myndigheternas kommunikation. Uppföljningsansvaret fastställs så att tillgodoseendet av de språkliga rättigheterna föl-js upp. Hur och med vilka intervaller sker uppföljningen? Vem ansvarar för uppföljningen? Med vilka mått följs resultatets språkliga konsekvenser upp? Verktyg för självvärdering: CAF, Common Assessment Framework, utvärdering på det egna språket http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/20080606caflii23655/ name.jsp (Kieliversiot) 15
3 Kunnan ja kuntayhtymän viestintä Johdanto Tämän työvälineen tarkoituksena on auttaa viranomaisia, viranhaltijoita ja työntekijöitä soveltamaan kielilakia (423/2003) viestinnässään siten, että suomen- ja ruotsinkielisten kielelliset perusoikeudet toteutuvat tiedonsaannissa. Katso myös työväline Kielilain huomioon ottaminen julkaisuprosesseissa ja verkkojulkaisuissa. Lainsäädännön edellytykset Kaksikieliset kunnat ja kuntayhtymät Valtion ja kunnallisen viranomaisen yleisölle suunnatussa tiedottamisessa on kaksikielisessä kunnassa käytettävä suomen ja ruotsin kieltä (ks. kielilain 32 :n 1 mom.). Palvelua tuottavan yhtiön, jossa yhdellä tai useammalla kaksikielisellä kunnalla tai erikielisillä kunnilla on määräämisvalta, on annettava palvelua ja tiedotettava suomeksi ja ruotsiksi toiminnan laadun ja asiayhteyden edellyttämässä laajuudessa ja tavalla, jota kokonaisuutena arvioiden ei voida pitää yhtiön kannalta kohtuuttomana. (ks. kielilain 24 :n 1 mom.) Viranomaisten kaksikielisessä kunnassa asettamien kilpien, liikennemerkkien ja muiden yleisölle suunnattujen vastaavien opasteiden tekstien on oltava suomen- ja ruotsinkielisiä, jollei kansainvälisen käytännön mukaisesti käytetä pelkästään vierasta kieltä. Jos uusi kunta tulee kaksikieliseksi kuntajaon muutoksen johdosta, voidaan kuitenkin kunnan sillä alueella, joka aikaisemmin oli yksikielinen, edelleen käyttää yksikielisiä kadun- ja tiennimien kilpiä. Muut kilvet ja opasteet on muutettava kaksikielisiksi viimeistään kahden vuoden kuluttua ja tieliikennelainsäädännössä tarkoitettujen liikennemerkkien ja ohjauslaitteiden tekstit on muutettava 3 Kommunens och samkommunens kommunikation Inledning Avsikten med detta verktyg är att hjälpa myndigheter, tjänsteinnehavare och arbetstagare att tilllämpa språklagen (423/2003) i sin kommunikation så att finsk- och svenskspråkigas grundläggande språkliga rättigheter förverkligas i informationsförmedlingen. Se även verktyget Beaktande av språklagen i publikationsprocesser och webbpublikationer. Vad lagstiftningen förutsätter Tvåspråkiga kommuner och samkommuner Information som statliga och kommunala myndigheter riktar till allmänheten skall ges på finska och svenska i tvåspråkiga kommuner (se 32 1 mom. i språklagen). Sådana tjänsteproducerande bolag där en eller flera tvåspråkiga kommuner eller kommuner med olika språk har bestämmanderätt skall betjäna och informera allmänheten på finska och svenska i den omfattning det behövs med tanke på verksamhetens art och saksammanhanget och på ett sätt som enligt en helhetsbedömning inte kan anses oskäligt för bolaget. (se 24 mom. 1 i språklagen) Texten på skyltar, trafikmärken och andra motsvarande anslag som riktar sig till allmänheten och som myndigheterna sätter upp i tvåspråkiga kommuner ska finnas på finska och svenska, om man inte enligt internationell praxis använder enbart ett utländskt språk. För en kommun som blir tvåspråkig till följd av en ändring i kommunindelningen, kan enspråkiga skyltar med gatu- och vägnamn fortfarande användas på det område i kommunen som tidigare var enspråkigt. Andra skyltar och anslag bör göras 16
kaksikielisiksi viimeistään viiden vuoden kuluttua (ks. kielilain 33 :n 1 mom.). Kaikki kunnat ja kuntayhtymät Yksilön hengen, terveyden ja turvallisuuden sekä omaisuuden ja ympäristön kannalta oleellinen tieto annetaan molemmilla kansalliskielillä koko maassa (ks. kielilain 32 :n 1 mom.). Huomaa laki vaaratiedotteista (466/2012, voimaan 1.6.2013). Vaaratiedote on annettava suomen ja ruotsin kielellä. Vaaratiedoteopas on julkaistu keväällä 2013 sisäasiainministeriön verkkosivuilla http://www.intermin.fi/julkaisu/012013. Viranomaisten laatimien selvitysten, päätösten tai muiden vastaavien tekstien julkaiseminen ei velvoita kääntämään niitä sellaisenaan. Viranomaisen tulee kuitenkin huolehtia sekä suomen- että ruotsinkielisen väestön tiedonsaantitarpeista (ks. Kielilain 32 :n 3 mom.). Tarkistuslista Kaksikieliset kunnat ja kuntayhtymät Viestintä yleensä: Kaksikielisyyden huomion ottaminen aikatauluissa: Ovatko lehdistötiedote, verkkosivut ja muut materiaalit saatavilla samanaikaisesti molemmilla kielillä? Mahdollistatko haastatteluiden antamisen molemmilla kansalliskielillä esimerkiksi tiedotustilaisuuden yhteydessä? Verkkoviestintä: Kielilaki koskee kaikkia viestintäkanavia, myös Internetissä julkaisemista. Verkkoon laitettaessa lehdistötiedotteesta tulee yleisölle suunnattua ja tiedotteen on oltava suomen ja ruotsin kielellä. Millä tavoin huomioit suomen ja ruotsin kielen käytön sosiaalisessa mediassa? Hankeviestintä: Viesti johdonmukaisesti suomen ja ruotsin kielellä tvåspråkiga inom två år, medan vägmärken och trafikanordningar ska göras tvåspråkiga inom fem år (se 33 mom. 1 i språklagen) Alla kommuner och samkommuner Information som är väsentlig för individens liv, hälsa och säkerhet samt för egendom och miljön ges på båda nationalspråken i hela landet (se 32 1 mom. i språklagen). Observera lagen om varningsmeddelanden (466/2012, trädde i kraft 1.6.2013). Ett varningsmeddelande ska ges på finska och svenska. En handbok för varningsmeddelanden har våren 2013 publicerats på inrikesministeriets webbsida http://www.intermin.fi/julkaisu/022013. Att utredningar, beslut eller andra liknande texter som en myndighet utarbetat publiceras medför inte att de behöver översättas som sådana. Myndigheten skall dock se till att både den finskspråkiga och den svenskspråkiga befolkningens behov av information tillgodoses (se 32 3 mom. i språklagen). Checklista Tvåspråkiga kommuner och samkommuner Kommunikation i allmänhet: Tvåspråkigheten ska beaktas i tidsplanerna: Ser du till att pressmeddelanden, webbsidor och annat material finns att tillgå samtidigt på båda språken? Möjliggör du att intervjuer kan göras på båda nationalspråken, till exempel i samband med att en presskonferens? Webbkommunikation: Språklagen gäller alla informationskanaler också publicering på internet? När ett pressmeddelande läggs ut på internet så riktar det sig till allmänheten och ska då ges på finska och svenska. Hur beaktar du användningen av finska och svenska språket i de sociala medierna? 17
koko hankkeen ajan, mm. mediatiedotteiden sekä ajantasaisten verkkosivujen avulla. Kaikki kunnat ja kuntayhtymät Jos asiasta tiedotetaan eri laajuudessa suomen tai ruotsin kielellä (kielilain 32 :n 3 mom.) Mikä on vastaanottajan kannalta olennaista tietoa, jonka on oltava suomen ja ruotsin kielellä? Onko asialla nimi tai otsikko molemmilla kielillä, toisin sanoen saako lukija tiedon siitä, mitä asia koskee? Ilmeneekö molemmilla kielillä, mikä asian vaihe on (esimerkiksi mietintö, väliraportti, päätös)? Kuka antaa lisätietoja toisella kielellä, jollei varsinainen tietojenantaja osaa kyseistä kieltä? Jos kaikkea tausta-aineistoa ei julkaista kokonaisuudessaan suomen ja ruotsin kielellä, onko näkyville asetettu selkeä tiivistelmä vähemmän käytetyllä kielellä? Onko asiasta tai samasta aihepiiristä muualla julkaistu tekstiä, johon voisi linkittää? Projektinformation: Informera konsekvent på både finska och svenska under hela projektets gång, bland annat med hjälp av pressmeddelanden och uppdaterade webbsidor. Alla kommuner och samkommuner Om det i ett ärende informeras i olika omfattning på finska och svenska (32 3 mom. i språklagen) Vilken information är ur mottagarens synvinkel sett väsentlig och ska finnas på både finska och svenska? Har ärendet ett namn eller en rubrik på båda språken, dvs. får läsaren information om vad saken gäller? Framgår det på båda språken i vilket skede ärendet är (t.ex. ett betänkande, en mellanrapport eller ett beslut)? Vem ger närmare information på det andra språket, om den som egentligen ger information inte kan det aktuella språket? Om all bakgrundsinformationen inte publiceras i sin helhet på finska och svenska, är det då lätt att hitta en tydlig sammanfattning på det språk som används mindre? Har det på annat håll publicerats texter inom samma område som det går att länka till? 18
4 Kielilain huomioonottaminen julkaisuprosesseissa ja verkkojulkaisuissa Tämän työvälineen tarkoituksena on auttaa viranomaisia ja viranhaltijoita soveltamaan kielilakia (423/2003) julkaisuprosesseissa ja verkkojulkaisuissa. Parhain lopputulos, joka turvaa kielellisten oikeuksien toteutumisen, saavutetaan, jos kielilainsäädäntö muistetaan erityisesti työn alkuvaiheessa ja sen jälkeen kaikissa työvaiheissa. Mitä kielilaki edellyttää Valtion ja kaksikielisen kunnan viranomaisen yleisölle suunnatussa tiedottamisessa on kaksikielisessä kunnassa käytettävä suomen ja ruotsin kieltä (kielilain 32 1 mom.). Viranomaisten laatimien selvitysten, päätösten tai muiden vastaavien tekstien julkaiseminen ei velvoita kääntämään niitä sellaisinaan. Viranomaisen tulee kuitenkin huolehtia sekä suomen- että ruotsinkielisen väestön tiedonsaantitarpeista (kielilain 32 3 mom.). Tarkistuslista julkaisujen yleiseen suunnitteluun, mukaan lukien verkkojulkaisut Tuntevatko kaikki julkaisun tekijät tai tilaajat, mitä kielilaki edellyttää? Onko julkaisutoiminnassa päätetty sisäisistä linjavedoista ja priorisoinnista, jotka koskevat kansalliskieliä? Onko molemmat kielet otettu huomioon viranomaistahon graafisessa ilmeessä? Onko olemassa valmiita malleja esimerkkejä siitä, miten kieliä kuuluu käyttää? Tarkistuslista erityisesti verkkojulkaisuihin Onko kielivalinta helppo löytää? 4 Beaktande av språklagen i publikationsprocesser och webbpublikationer Avsikten med detta verktyg är att hjälpa myndigheter och tjänsteinnehavare att tillämpa språklagen (423/2003) i sina publikationsprocesser och webbpublikationer. Det bästa resultatet, som tryggar de språkliga rättigheterna, uppnås om språklagstiftningen beaktas särskilt i början av arbetet och därefter i alla arbetsskeden. Vad språklagen förutsätter När statliga och tvåspråkiga kommunala myndigheter riktar information till allmänheten ska den ges på både finska och svenska (32 1 mom. i språklagen) Att utredningar, beslut eller andra liknande texter som en myndighet utarbetat publiceras medför inte att de behöver översättas som sådana. Myndigheten ska dock se till att både den finskspråkiga och den svenskspråkiga befolkningens behov av information tillgodoses (32 3 mom. i språklagen). Checklista för allmän planering av publikationer, inklusive webbpublikationer Vet alla som utarbetar eller beställer publikationer vad språklagen förutsätter? Finns det interna riktlinjer och prioriteringar för hur språken beaktas i publikationsverksamheten? Beaktas båda språken i myndighetens grafiska linje? Finns det färdiga mallar med exempel på hur språken ska användas? Voiko millä tahansa sivulla vaihtaa kielestä toi- 19
seen ja kuitenkin pysyä samassa sisällössä? Jos tekstissä on linkki toisenkieliselle sivulle, onko tästä maininta linkin kohdalla? Toimivatko ulkoiset linkit molemmilla kielillä? Toimiiko hakutoiminto molemmilla kielillä? Onko liitteet käännetty ja esitetäänkö ne samalla tavoin, tai kerrotaanko asiakkaan äidinkielellä, että tarjolla on myös liitteitä vain toisella kotimaisella kielellä. Tarkistuslista julkaisujen graafiseen ilmeeseen Käytä kaksikielisen viranomaisen nimeä kaikissa yhteyksissä suomen ja ruotsin kielellä. Käytä mieluiten yhtä suurta kirjainkokoa molemmilla kielillä. Käytä kaksikielisen viranomaisen nimessä molempia kansalliskieliä. Pelkkä englanninkielinen nimi ei riitä. Checklista särskilt för webbpublikationer Är det lätt att hitta språkvalsknapparna? Kan man byta från det ena språket till det andra och direkt komma till samma innehåll? Om det finns länkar i texten och dessa för till en sida på ett annat språk, nämns detta vid länken? Fungerar de externa länkhänvisningarna på rätt språk? Fungerar sökfunktionen på båda språken? Har bilagor översatts och visas de på samma sätt eller sägs det på kundens modersmål att dessa finns, men bara på det andra inhemska språket. Checklista för publikationers grafiska linje Använd i alla sammanhang både det finska och det svenska namnet på en tvåspråkig myndighet. Använd helst samma bokstavsstorlek på båda språken. Använd båda nationalspråken för namn på tvåspråkiga myndigheter. Namn enbart på engelska räcker inte. 20
le kielille. Käytä kaksikielisen viranomaisen nimessä molempia kansalliskieliä. Pelkkä englanninkielinen nimi ei riitä. Bild på svenska Prosessikuvaus ja tarkistuslista julkaisuja varten Julkaisun suunnittelu Tee julkaisut ja muut painotuotteet samanaikaisesti suomen- ja ruotsin kielellä tai kaksikielisiksi (esim. suomen- ja ruotsinkielinen teksti vierekkäin tai saman julkaisun eri puolilla). Varaa jo tässä vaiheessa riittävästi aikaa kääntämiselle. Katso enemmän käytännön vinkkejä työvälineestä Miten osoitat käyttäväsi kansalliskieliä ja edistät niiden käyttöä?. Sisältääkö julkaisu säädösehdotuksia? Katso kielilain 31. Mahdollinen hankinta Onko mahdollisella alihankkijalla tietoa siitä, että lopputuloksen on täytettävä kielilain edellytykset? Katso työväline Kielilain huomioon ottaminen hankintamenettelyssä Kääntäminen Kuka kääntää? Tehdäänkö käännös viranomaisessa vai ostetaanko se ulkoa? Mitä käännetään? Onko käännösprosessiin varattu riittävästi aikaa, mukaanlukien oikoluku? Suunnittele aikataulu niin, että suomen- ja ruotsinkielinen versio voidaan julkaista samanaikaisesti. Jakelu Jos julkaisusta on eri kieliversioita, huolehdi siitä, että vastanottaja saa julkaisun omalla kielellään. Kaksikielinen viranomainen: muista kaksikielinen saatekirje. 21
Processbeskrivning och checklista för publikationer Planering av publikation Gör materialet samtidigt på både finska och svenska, eller gör det tvåspråkigt (t.ex. den finska och den svenska texten jämsides eller på vardera sidan av publikationen) Reservera redan här tid för översättning Se verktyget Hur visar du utåt att du använder nationalspråken och hur främjar du användningen av dem? för mera råd Innehåller publikationen författningsförslag? Se språklagens 31. Eventuell upphandling Känner eventuella underleverantörer till att slutresultatet ska fylla språklagens förutsättningar? Se verktyget Beaktande av språklagen vid upphandlingsförfarande Översättning Vem översätter? Görs översättningens hos myndigheten eller köps tjänsten utifrån? Vad översätts? Finns det tillräckligt med tid för översättning, inklusive korrekturläsning? Planera tidtabellen så att den finska och svenska versionen kan ges ut samtidigt Distribution Se till att mottagaren får publikationen på sitt eget språk om det finns skilda versioner på finska och svenska Tvåspråkig myndighet: Kom ihåg ett tvåspråkigt följebrev 22