ESITYSLISTA 2015 LAPIN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNTA EDUSTAJISTON KOKOUS 2/2015 AIKA: 30.3.2015, klo 15.00 PAIKKA: Lapin yliopisto, Yliopistonkatu 8, LS2 JAKELU: varsinaiset jäsenet: varajäsenet: Ville Luotola 1. Hannu Mällinen Anna Koskimies 2. Tiitu Sulkko Jarkko Luusua 3. Linda Venetkoski Eetu Ahola 4. Pekko Riihonen Antti Liimatainen 5. Sirke Tuomivaara Johanna Teijonmaa Emmi Hasu Julius Matilainen Samuli Rissanen Jenna Mikkola Siiri Oinas-Panuma Paulus Lehtola Rida Haapala Mirjam Yeboah Niko Uusi-Simola Aleksi Välikangas Ira Hietanen Harri Karjalainen Mikko Lindroos 1. Ville-Sakari Ervasti 2. Miika Puisto 3. Reeta Holmi 4. Jouni Kuokkanen 1. Miikka-Markus Leskinen 2. Elina Kokkonen 3. Eveliina Heinäluoma 1. Siiri Hautsalo 2. Kirsikka Paakkinen 1. Micke Kari 2. Leo Haapalainen 1. Olli Häyrynen 2. Ulla Ilvesluoto Atte Rimppi Asetettu nähtäväksi ylioppilaskunnan ilmoitustaululle. /2015.
1. KOKOUKSEN AVAUS Edustajiston puheenjohtaja avaa kokouksen. 2. KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Asia: LYY:n sääntöjen 19 : Edustajiston kokouksesta on ilmoitettava ylioppilaskunnan toimiston ilmoitustauluilla vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta. Lisäksi kokouskutsu asetetaan nähtäville ylioppilaskunnan internetsivuille ja se lähetetään sähköpostitse. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat. Edustajisto voi yksimielisesti ottaa käsiteltäväkseen asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Kokouskutsu on aina lähetettävä kirjallisena edustajiston jäsenille vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta lähettämispäivä ja kokouspäivä mukaan lukien. LYY:n sääntöjen 20 : Edustajiston kokous on laillinen ja päätösvaltainen, mikäli se on kutsuttu koolle 19 :n mukaisesti ja läsnä on vähintään yksitoista (11) edustajiston jäsentä puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan lukien. Esitys 1: Todetaan kokous laillisesti koolle kutsutuksi. Esitys 2: Todetaan kokous päätösvaltaiseksi. Päätös 1: Päätös 2: 3. PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN KUTSUMINEN Asia: LYY:n sääntöjen 22 :... Kokouksen puheenjohtaja kutsuu pöytäkirjantarkastajiksi kaksi (2) läsnäolevaa edustajiston jäsentä. Pöytäkirjantarkastajat toimivat tarvittaessa ääntenlaskijoina. Esitys: Puheenjohtaja kutsuu kaksi pöytäkirjantarkastajaa. 4. ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEKSI Asia: LYY:n sääntöjen edustajiston työjärjestyksen 6 : Edustajiston kokouksessa käsitellään vain esityslistalle merkityt asiat. Kuitenkin edustajisto voi yksimielisellä päätöksellä ottaa käsiteltäväksi asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Esitys: Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi.
5. YHTIÖIDEN KUULUMISET Asia: LYY omistaa 100% Lapin Lyyli Oy:sta ja 98% Rovaniemen Laky Oy:sta. Myöhemmin keväällä pidetään yhtiökokoukset, joihin edustajisto valitsee yhtiökokousedustajan ja ohjeistaa yhtiökokouksessa tehtäviä päätöksiä varten. Yhtiöiden toimitusjohtaja Liisa Ansala esittelee yhtiöiden kuulumisia ja yhtiökokouksessa käsittelyyn tulevia asioita. Esitys: Merkitään yhtiöiden kuulumiset edustajistolle tiedoksi. 6. ILMOITUSASIAT Asia: Edustajistolle ilmoitetaan seuraavat asiat: 5.1. Katsaus hallituksen toimintaan 5.2. Toimiston kuulumiset Esitys: Merkitään ilmoitusasiat edustajistolle tiedoksi 7. MUUTOKSET EDUSTAJISTON JÄSENISTÖSSÄ Asia 1: Superlistan Mari Paavola on valittu ylioppilaskuntaan järjestösihteeriksi ja on näin ollen estynyt toimimaan edaattorina. Asia 2: Kokoomuksen Leo Haapalainen on jättänyt eroanomuksen edustajiston varajäsenyydestä. Esittelijänä pääsihteeri. Esitys 1: Todetaan, että Mari Paavola on estynyt toimimaan edaattorina. Superlistan varsinaiseksi jäseneksi nousee Paulus Lehtola ja viimeiseksi varaedustajaksi Eveliina Heinäluoma. Esitys 2: Myönnetään ero Leo Haapalaiselle edustajiston varajäsenen tehtävästä. Todetaan, että tilalle nousee Lauri Miikkulainen. Päätös 1: Päätös 2: 8. YLIOPPILASKUNNAN TILINPÄÄTÖKSEN JA TOIMINTAKERTOMUKSEN VAHVISTAMINEN VUODELTA 2014 Asia: Käsitellään ylioppilaskunnan tilinpäätös ja toimintakertomus vuodelta 2014. Ylioppilaskunnan säännöt:
34 Tilinpäätös Hallituksen on kultakin tilikaudelta tehtävä ylioppilaskunnan tilinpäätös. Hallituksen on annettava tilinpäätös tilintarkastajien tarkistettavaksi viimeistään tilikautta seuraavan maaliskuun loppuun mennessä. Samalla on tilintarkastajille annettava kirjanpito siihen liittyvine asiakirjoineen sekä muut ylioppilaskunnan taloutta ja hallintoa tilikauden aikana selvittävät asiakirjat. 35 Tilintarkastuskertomus Tilintarkastajien on annettava hallitukselle tilintarkastuskertomus kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa siitä, kun tilinpäätös siihen liittyvine asiakirjoineen on heille luovutettu. Hallituksen on toimitettava kertomus sekä tehtyjen muistutusten johdosta tehdyt selvitykset edustajistolle käsittelyä varten kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa siitä, kun tilintarkastajat ovat luovuttaneet kertomuksensa hallitukselle. 17 Edustajiston tehtävät 8 käsitellä ylioppilaskunnan vuosikertomus ja päättää sen aiheuttamista toimenpiteistä; 9 päättää ylioppilaskunnan tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille sekä päättää sen aiheuttamista toimenpiteistä; Hallitus on käsitellyt tilinpäätöksen kokouksessan 9/2015 23.3.2015. Tilinpäätös on 3530,69 euroa alijäämäinen. Liitteet: Vuodelta 2014 tasekirja, tuloslaskelma, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus. Esittelijänä pääsihteeri Esitys 1: Hallitus esittää edustajistolle, että se vahvistaa vuoden 2014 tilinpäätöksen ja hyväksyy vuoden 2014 toimintakertomuksen. Päätös 1: Esitys 2: Päätetään myöntää vastuuvapaus vuoden 2014 tilivelvollisille. Päätös 2: 9. TILINTARKASTAJIEN VALINTA VUODELLE 2015 Asia: Ylioppilaskunnan säännöt 33 Tilintarkastajat Tilikauden tilejä ja hallintoa tarkastamaan edustajisto valitsee yhden (1) keskuskauppakamarin hyväksymän tilintarkastajan (KHT) tai kauppakamarin hyväksyn tilintarkastajan (HTM) ja henkilökohtaisen varatilintarkastajan, tai vastaavanlaisen tilintarkastusyhteisön. Edustajisto voi päättää toiminnantarkastajan tai valvontatilintarkastajan nimeämisestä. Ylioppilaskunnan säännöt 17 Edustajiston tehtävät: 4 valita ylioppilaskunnan tilintarkastajat ja varatilintarkastajat; Tilintarkastus on kilpailutettu vuonna 2012, jonka tuloksena ylioppilaskunnan tilintarkastajiksi valikoitui Ernst & Young Oy. EY on tarkistanut ylioppilaskunnan tilit vuodelta 2012, 2013 ja 2014.
Esittelijänä pääsihteeri Esitys: Hallitus esittää, että tilintarkastajiksi valitaan vuodelle 2015 Ernst & Young Oy:stä KHT, JHTT Anne Räisänen ja varatilintarkastajaksi KHT Ari Tauriainen. 10. HENKILÖSTÖSUUNNITELMAN 2015-2017 HYVÄKSYMINEN Asia: Henkilöstösuunnitelma on ylioppilaskunnan henkilöstöpolitiikkaa ohjaava asiakirja, jossa otetaan huomioon työhyvinvointiin ja perehdyttämiseen liittyviä kysymyksiä. Suunnitelma on päivitetty vuosille 2015-2017. Hallitus on hyväksynyt henkilöstösuunnitelman kokouksessaan 9/2015 23.3.2015. Ylioppilaskunnan säännöt: 17 Edustajiston tehtävät 15) hyväksyä ja vahvistaa ylioppilaskunnan säännöt, vaalijärjestys, edustajiston ja hallituksen työjärjestykset, taloussääntö sekä muut johto- ja ohjesäännöt. Ylioppilaskunnan säännöt vahvistaa Lapin yliopiston rehtori; Esittelijänä pääsihteeri Esitys: Hallitus esittää liitteen mukaisen henkilöstösuunnitelman hyväksymistä vuosille 2015-2017. 11. PERUSAVUSTUSTEN MYÖNTÄMINEN Asia: LYY:n hallitus on kokouksessaan 1/2015 julistanut vuoden 2015 perusavustukset haettavaksi. Ylioppilaskunnan perusavustusohjesäännön 1 mukaan ylioppilaskunta myöntää perusavustuksia ylioppilaskunnan piirissä toimiville ainejärjestöille ja yhdistyksille. Perusavustuksille on vuodelle 2015 budjetoitu 3000 euroa. Hakemuksia saapui hakuajan puitteissa 11 kappaletta. Hakemuksista 8 on ainejärjestöiltä ja 3 muilta opiskelijajärjestöiltä. Hallitus on kokouksessa 6/2014 tehnyt esityksen perusavustusten jakamisesta, jossa ainejärjestöille jaetaan 2500 ja loput 500 jaetaan muiden järjestöjen kesken. Lista hakeneista ja esitys avustusten jakamisesta liitteenä. LYY:n Perusavustusohjesäännön 1 3 : Lapin yliopiston ylioppilaskunta myöntää perusavustuksia ylioppilaskunnan piirissä toimiville ainejärjestöille ja yhdistyksille. Perusavustusta voidaan myöntää Lapin yliopiston ylioppilaskunnan jäsenten keskuudessa toimivalle rekisteröityneelle yhdistykselle, jonka tiedot yhdistysrekisterissä ovat ajantasaisia. Perusavustusta myönnetään perustoiminnan taloudelliseen tukemiseen. Lapin yliopiston edustajisto myöntää perusavustukset vuosittain maaliskuussa. Esittelijänä pääsihteeri. Esitys: Jaetaan perusavustukset liitteen mukaan.
12. MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT 13. EDUSTAJISTON SEURAAVA KOKOUS Seuraava kokous 23.4. klo 16.00 14. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Edustajiston puheenjohtaja päättää kokouksen. Ville Luotola Edustajiston puheenjohtaja Sanna Juutinen Pääsihteeri