Asetettu nähtäväksi ylioppilaskunnan ilmoitustaululle. /2017.

Transkriptio

1 ESITYSLISTA LAPIN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNTA EDUSTAJISTON KOKOUS 4/2017 AIKA: , klo PAIKKA: Lapin yliopisto, Yliopistonkatu 8, JAKELU: varsinaiset jäsenet: varajäsenet: 1. Amanda Näsi 2. Johanna Teijonmaa 3. Jussi Kiiski 4. Mikko Saarinen 5. Antti Hämäläinen 6. Annika Juhola 7. Kaisa-Maria Poikela 8. Ville Luotola 9. Mikkel NäkkäläjärvI 10. Alexandra Lindqvist 11. Pirkko Sivonen 12. Savanna Paulin 13. Emma Kähkönen 14. Venla Johansson 15. Janne Väätäjä 16. Ida Ala-aho 17. Inna Kallioinen 18. Anni-Sofia Sihvo 19. Saana Lindeman 20. Minna Kallioharju Mikko Kaunisvaara Veli-Matti Tikkanen Roi Hakanen Otso Etelämäki Niko Träff Johanna Pokela Eemeli Lehtinen Rida Haapala Tuomas Latva-Pirilä Erkka Lehtoranta Paulun Lehtola Matti Karjalainen Matilda Taipale Mika Kunnari Lauri Laitinen Hilja-Maria Semkin Riikka Hotakainen Sauli Konttajärvi Rosa Vetri Miikka Keränen Asetettu nähtäväksi ylioppilaskunnan ilmoitustaululle. /2017.

2 1. KOKOUKSEN AVAUS Edustajiston puheenjohtaja avaa kokouksen. 2. KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Asia: LYY:n sääntöjen 19 : Edustajiston kokouksesta on ilmoitettava ylioppilaskunnan toimiston ilmoitustauluilla vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta. Lisäksi kokouskutsu asetetaan nähtäville ylioppilaskunnan internetsivuille ja se lähetetään sähköpostitse. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat. Edustajisto voi yksimielisesti ottaa käsiteltäväkseen asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Kokouskutsu on aina lähetettävä kirjallisena edustajiston jäsenille vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta lähettämispäivä ja kokouspäivä mukaan lukien. LYY:n sääntöjen 20 : Edustajiston kokous on laillinen ja päätösvaltainen, mikäli se on kutsuttu koolle 19 :n mukaisesti ja läsnä on vähintään yksitoista (11) edustajiston jäsentä puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan lukien. Esitys 1: Todetaan kokous laillisesti koolle kutsutuksi. Esitys 2: Todetaan kokous päätösvaltaiseksi. 3. PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN KUTSUMINEN Asia: LYY:n sääntöjen 22 :... Kokouksen puheenjohtaja kutsuu pöytäkirjantarkastajiksi kaksi (2) läsnäolevaa edustajiston jäsentä. Pöytäkirjantarkastajat toimivat tarvittaessa ääntenlaskijoina. Esitys: Puheenjohtaja kutsuu pöytäkirjantarkastajat. 4. ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEKSI Asia: LYY:n sääntöjen edustajiston työjärjestyksen 6 : Edustajiston kokouksessa käsitellään vain esityslistalle merkityt asiat. Kuitenkin edustajisto voi yksimielisellä päätöksellä ottaa käsiteltäväksi asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Esitys: 5. ILMOITUSASIAT 5.1. Katsaus hallituksen toimintaan 5.2. Toimiston kuulumiset 5.3. Muut Toimitettu edustajistolle sähköpostitse etukäteen. Merkitään tiedoksi.

3 6. MUUTOKSET EDUSTAJISTON KOKOONPANOSSA Asia: YTK:n Superlistan varaedustaja Matti Karjalainen on pyytänyt eroa edustajiston jäsenyydestä. Myös Kokoomuksen ryhmän varsinainen edustaja Saana Lindeman on pyytänyt eroa edustajiston jäsenyydestä. Esittelijänä Pääsihteeri. Esitys 1: Myönnetään Matti Karjalaiselle ero edustajiston varajäsenyydestä ja todetaan että YTK:n Superlistan viimeiseksi varaedustajaksi nousee Jenni-Juulia Tikka. Esitys 2: Myönnetään Saana Lindemanille ero edustajiston varajäsenyydestä ja todetaan että Kokoomuksen ryhmän varsinaiseksi jäseneksi nousee Rosa Vetri ja varajäseneksi Leo Haapalainen. 7. YLIOPPILASKUNNAN TILINPÄÄTÖKSEN JA TOIMINTAKERTOMUKSEN HYVÄKSYMINEN VUODELTA 2016 Asia: Käsitellään ylioppilaskunnan tilinpäätös ja toimintakertomus vuodelta Ylioppilaskunnan säännöt: 34 Tilinpäätös Hallituksen on kultakin tilikaudelta tehtävä ylioppilaskunnan tilinpäätös. Hallituksen on annettava tilinpäätös tilintarkastajien tarkistettavaksi viimeistään tilikautta seuraavan maaliskuun loppuun mennessä. Samalla on tilintarkastajille annettava kirjanpito siihen liittyvine asiakirjoineen sekä muut ylioppilaskunnan taloutta ja hallintoa tilikauden aikana selvittävät asiakirjat. 35 Tilintarkastuskertomus Tilintarkastajien on annettava hallitukselle tilintarkastuskertomus kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa siitä, kun tilinpäätös siihen liittyvine asiakirjoineen on heille luovutettu. Hallituksen on toimitettava kertomus sekä tehtyjen muistutusten johdosta tehdyt selvitykset edustajistolle käsittelyä varten kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa siitä, kun tilintarkastajat ovat luovuttaneet kertomuksensa hallitukselle. 17 Edustajiston tehtävät 8 käsitellä ylioppilaskunnan vuosikertomus ja päättää sen aiheuttamista toimenpiteistä; 9 päättää ylioppilaskunnan tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille sekä päättää sen aiheuttamista toimenpiteistä; Liitteet: Vuodelta 2016 tasekirja, vuoden tuloslaskelma, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus.

4 Esittelijänä pääsihteeri Esitys: Vahvistetaan tilinpäätös ja toimintakertomus vuodelta 2016 ja myönnetään vastuuvapaus hallitukselle ja muille tilivelvollisille vuodelta TILINTARKASTAJIEN VALINTA VUODELLE 2017 Asia: Ylioppilaskunnan säännöt 33 Tilintarkastajat Tilikauden tilejä ja hallintoa tarkastamaan edustajisto valitsee yhden (1) keskuskauppakamarin hyväksymän tilintarkastajan (KHT) tai kauppakamarin hyväksyn tilintarkastajan (HTM) ja henkilökohtaisen varatilintarkastajan, tai vastaavanlaisen tilintarkastusyhteisön. Edustajisto voi päättää toiminnantarkastajan tai valvontatilintarkastajan nimeämisestä. Ylioppilaskunnan säännöt 17 Edustajiston tehtävät: 4 valita ylioppilaskunnan tilintarkastajat ja varatilintarkastajat; Tilintarkastus on kilpailutettu vuonna 2012, jonka tuloksena ylioppilaskunnan tilintarkastajiksi valikoitui Ernst & Young Oy. EY on tarkistanut ylioppilaskunnan tilit vuodelta 2012, 2013, 2014 ja Esittelijänä pääsihteeri Esitys: Valitaan tilintarkastusyhteisöksi Ernst & Young Oy. Tilitarkastajana toimii Anne Räisänen (KHT, JHT) ja varatilintarkastajana Ari Tauriainen. 9. YHTIÖKOKOUSTEN TOIMIOHJEET Asia: Ylioppilaskunta omistaa 100 % Lapin Lyyli Oy:stä ja noin 98 % Rovaniemen Laky Oy:stä. Rovaniemen Lakyllä on tytäryhtiö, LYY-kiinteistöt Oy. Yhtiöiden yhtiökokoukset on suunniteltu pidettäväksi Yhtiökokouksissa käsitellään tilinpäätökset ja hallituksen valinta. Edustajisto päättää yhtiökokousedustajan valitsemisesta ja ohjeistamisesta yhtiökokouksessa tehtäviä päätöksiä varten. Vuodesta 2016 Rovaniemen Laky Oy:llä ja LYY-Kiinteistöt Oy:llä on ollut sama hallitus jonka puheenjohtajana on toiminut Antti Laakso. Muina hallituksen jäseninä on toiminut Antti Rinta- Säntti, Mika Parkkari ja Laura Kantomaa. Yhtiöiden toimitusjohtaja on Laura Kantomaa. Hallituksen jäsenistä Antti Rinta-Säntti on halukas jatkamaan hallitustyössä. Lapin Lyyli Oy:n hallituksen puheenjohtajana on toiminut Liisa Ansala. Muina hallituksen jäseninä on toiminut Eveliina Hiltunen, Minna Kallioharju, Mikko Lindroos ja Päivi Tahkokallio. Yhtiön toimitusjohtajana toimii Henna Kokko. Hallituksen jäsenistä Minna Kallioharju ei ole halukas jatkamaan hallituksen jäsenenä. Esitys 1: Valitaan Rovaniemen Laky Oy:n yhtiökokousedustajaksi EPJ Väätäjä ja hänen

5 varaedustajakseen EVPJ Amanda Näsi. Samalla pidetään kokous yhtiön ainoan osakkeenomistajan päätöksistä Lapin Lyyli Oy:ssä. Yhtiökokousedustajaa ohjeistetaan seuraavasti: Esitys 2: Vahvistetaan yhtiöiden tilinpäätökset vahvistetaan ja tilivelvollisille myönnetään vastuuvapaus toimikauden 2016 osalta. Esitys 3: Yhtiöiden tilintarkastajaksi valitaan tilintarkastusyhteisö Ernst & Young vastuullisena tilintarkastajana KHT, JHTT Anne Räisänen ja varatilintarkastajana KHT Ari Tauriainen. Päätös 3: Esitys 4: Rovaniemen Laky Oy:lle ja LYY-kiinteistöt Oy:lle valitaan sama hallitus. Hallituksen jäseniksi nimetään Mikko Lindroos, Antti Rinta-Säntti ja Matias Kassala. Lindroos tulee toimimaan hallituksen puheenjohtajana. Lindroosin ja Rinta-Säntin hallituskausi on kaksivuotinen ja Kassalan hallituskausi vuoden. Päätös 4: Esitys 5: Lapin Lyyli Oy:n hallituksen jäseniksi nimetään Liisa Ansala, Eveliina Hiltunen, Mikko Lindroos ja Päivi Tahkokallio. Lisäksi edustajisto valtuuttaa valintatoimikunnan etsimään yhtiön hallitukseen yhden opiskelijajäsenen ja hoitamaan valintamenettelyt yhtiökokoukseen mennessä. Uuden valittavan opiskelijajäsenen hallituskausi on kaksivuotinen, toisena opiskelijajäsenenä jatkavan Lindroosin hallituskausi kestää vielä vuoden. Päätös 5: Esitys 6: Yhtiöiden hallituspalkkiot ovat seuraavat: Rovaniemen Laky Oy ja LYY-Kiinteistöt Oy. Puheenjohtaja 2000 Hallituksen jäsen 1000 Lapin Lyyli Oy. Puheenjohtaja 3000 Asiantuntijajäsenet 2000 Opiskelijajäsenet 1000 Palkkiot maksetaan vuosittain kahdessa erässä. Hallituksen jäsenille korvataan hallitustyöskentelystä aiheutuvat kohtuulliset matkakulut. Tilintarkastajalle maksetaan kohtuullisen laskun mukaan.

6 Päätös 6: 10. PÄÄSIHTEERIN VALINTA Asia: Pääsihteeri Kantomaa on jäämässä perhevapaalle. Vapaa kestää noin vuoden. LYYn sääntöjen 17 mukaan: Edustajiston tehtävänä on erityisesti valita ylioppilaskunnan pääsihteeri --- Hallitus on kokouksessaan 6/2017 julistanut sijaisuuden avoimeen hakuun. Hakuaika päättyy Valintatoimikunta käsitteli hakemuksia ja on valinnut haastatteluun kutsuttavat. Haastattelut on järjestetty Esittelijänä Pääsihteeri. Esitys: 11. PERUSAVUSTUKSET VUODELLE 2017 Asia: LYY:n hallitus on kokouksessaan 5/2017 julistanut vuoden 2017 perusavustukset haettavaksi. LYY:n Perusavustusohjesäännön 1 3 : Lapin yliopiston ylioppilaskunta myöntää perusavustuksia ylioppilaskunnan piirissä toimiville ainejärjestöille ja yhdistyksille. Perusavustusta voidaan myöntää Lapin yliopiston ylioppilaskunnan jäsenten keskuudessa toimivalle rekisteröityneelle yhdistykselle, jonka tiedot yhdistysrekisterissä ovat ajantasaisia. Perusavustusta myönnetään perustoiminnan taloudelliseen tukemiseen. Lapin yliopiston edustajisto myöntää perusavustukset vuosittain maaliskuussa. Perusavustuksille on vuodelle 2017 budjetoitu 5000 euroa. Hakemuksia saapui hakuajan puitteissa 10 kappaletta. Hakemuksista 8 on ainejärjestöiltä ja 2 muilta opiskelijajärjestöiltä. Hallitus on kokouksessa 7/2017 käsitellyt hakemuksia ja päättänyt jatkaa hakuaikaa saakka. Epäilyksenä on avustusten hakukuulutus on mahdollisesti saavuttanut etenkin muiden kuin ainejärjestöjen edustajat huonosti. Esittelijänä pääsihteeri. Liitteenä koonti perusavustushakemuksista. Esitys:

7 12. EDUSTAJISTOVAALIT 2017 Asia: Edustajistovaalit tullaan pitämään jälleen syksyllä Edustajisto on keskustellut vaalien järjestämisestä sähköisesti ja pyytänyt hallitusta ja pääsihteeriä valmistelemaan asiaa. Myös edustajistovaalien varsinainen päivämäärä täytyy päättää. Myös uusi keskusvaalilautakunta tulee nimittää. LYYn sääntöjen Vaalijärjestyksen mukaan: 2 Vaalien järjestämisajankohta Edustajiston vaalit järjestetään joka toinen vuosi. Edustajiston vaalien järjestämisajankohdan määrää ylioppilaskunnan edustajisto. 4 Keskusvaalilautakunnan valinta, kokoonpano, toimikausi ja avustajat Vaalien toimittamista varten ylioppilaskunnan edustajisto valitsee äänivaltaisten jäsenten joukosta vaalikaudeksi keskusvaalilautakunnan, johon kuuluu kuusi (6) varsinaista jäsentä ja kuusi (6) varajäsentä. Keskusvaalilautakunnan 2-vuotinen toimikausi alkaa vaalivuonna 1. elokuuta ja päättyy seuraavana vaalivuonna 31. heinäkuuta. Keskusvaalilautakunta valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Keskusvaalilautakunta valitsee myös sihteerin, jonka ei tarvitse olla lautakunnan jäsen. Esittelijänä Pääsihteeri. Esitys 1: Päätetään että edustajistovaalien varsinainen vaalipäivä Ennakkoäänestyspäivämäärästä päättää valittu keskusvaalilautakunta myöhemmin. Esitys 2: Päätetään toteuttaa edustajistovaali sähköisesti. Esitys 3: Valitaan keskusvaalilautakunnan jäseniksi seuraavat henkilöt: Päätös 3: 13. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Edustajiston puheenjohtaja päättää edustajiston kokouksen. Janne Väätäjä Edustajiston puheenjohtaja Laura Kantomaa Pääsihteeri