Integroitu Taloushallintoohjelmisto Macintosh:lle ja Windows:lle Manuaali 1: Johdatus Office/2:en Asennus, TyšpšytŠ, Yritys, Tyšn aloitus, Asiakkaat, Tuotteet, ja JŠrjestelmŠ moduuli 1998 Hansa Business Solutions Oy Ab, Helsinki, Finland Kaikki oikeudet pidštetššn. 30.11.1998
Esipuhe Office/2 tehokas taloushallinto-ohjelmisto Windows ja Macintosh tietokoneille. Ohjelma on kšytšnnšssš katsoen identtinen molemmissa kšyttšjšrjestelmissš ja on suunniteltu tekemššn hallinto ja laskentatoimi niin helpoksi ja nopeaksi kuin vain on mahdollista. TietyillŠ alueilla joissa Macintosh ja Windows versiot eroavat, niin tšmš manuaali kuvailee molemmat versiot, mutta useimmissa tapauksissa esimerkit on otettu Windows versiosta.
Kuinka nšmš manuaalit on organisoitu? Manuaali1: Esittely Esittely ja asennus Office/2:n asennus, perusideat TyšpšytŠ Office/2:en peruselementit: moduulit, rekisterit, windows, valikot, toiminnot, painikkeet Office/2 ja yritys Miten Office/2:n asettuu yritykseesi, laskutuksen ja ostoreskontran integroituminen kirjanpitoon Tyšn aloitus Alkusaldojen syšttšminen Asiakkaat Asiakkaat, asiakasryhmšt ja asiakasraportit Tuotteet Tuotteet ja palvelut, hinnoittelu JŠrjestelmŠ moduuli Asetukset ja toiminnot. JŠrjestelmŠ laaja kšyttš. Manuaali 2: Taloushallinto Laskutus Ostoreskontra Kirjanpito Laskut, suoritukset, myyntisaamiset Ostolaskut, maksut ja ostovelat Peruskirjanpito moduuli. Liiketapahtumat ja budjetit Manuaali 3: Materiaalihallinto Myynnin tuki Varasto Manuaali 4: LisŠtoiminnot Tilaukset ja toimitukset. Laskut tilauksista. Toimitukset, saapuvat toimitukset ja varasto-otot. Kalenteri Tapaamisten seuranta pšivš, kuukausi ja kalenteri muodoissa. SŠhkšposti SŠhkšpostin lšhettšminen ja vastaanottaminen Kirjeet Kirjeiden, sšhkšpostiviestien luominen ja tulostaminen TehtŠvŠŠ TehtŠvien rekisteršinti ja mieleenpalauttaminen, yhteystietojen hallinta
SisŠllysluettelo Esipuhe... I I Kuinka nšmš manuaalit on organisoitu?...i I I Esittely ja Asentaminen...1 2 Office/2:n rakenne...12 Tyšn kulku...13 Monivuotinen Tietokanta...16 Office/2 ja Vuosi 2000...17 Asennukseen valmistautuminen...19 Tehokasta hallintaa...19 Suunnittelu ja perustaminen...20 Asennus...22 KŠyttšjŠrjestelmŠ vaatimukset...22 Windows...22 Macintosh...23 Asennus...23 Windows...23 Macintosh...24 Monen kšyttšjšn jšrjestelmš...25 Asennuksen jšlkeen...25 Office/2:n kšynnistys...27 Yritykset ja Tietokannat...27 Olemassa olevan tietokannan ja yrityksen lataaminen...28 Uuden tietokannan luominen...29 Tuonti varmuuskopiosta...30 Perusikkuna...30 Uuden yrityksen perustaminen...30 Asetukset...33 Tietokanta-avain...34 Perustilikartan ja tilijšrjestelmšn luominen...36 Uuden tietokannan luominen - MonikŠyttŠjŠ...38 Serveri moduulin perustaminen...39 Clientilla yhteyden ottaminen...40 Varmuuskopiointi...42 PŠivitys vanhemmista versioista uudempaan Office/2:een...45 4
SisŠllysluettelo Kappale 2: Office/2:n tyšpšytš...4 7 Perusikkuna... 47 NŠppŠinrivi... 48 Kirja...49 Painikkeet...49 Kirjoitin...50 Yritystietoruutu...50 Moduulipainikkeet... 50 Toimintopainikkeet... 50 Valinta-alue... 52 Valintaikonit... 52 Kovalevytilaa... 53 Valikot ja alavalikot... 53 Valikkorivi...53 Arkistovalikko...53 Muokkaus Valikko...61 Tietue Valikko...64 Rekisterit...66 Erikoistoiminta Valikko...67 Ikkuna Valikko...67 Tietoja Office/2...68 Ikkunat... 68 Selaa Ikkuna...69 Tapahtumaikkuna...70 Raportti Ikkuna...74 Luettelo Ikkuna...77 Valikoima Ikkuna...78 Arkistodialogi ikkuna...78 Tietueen kanssa tyšskentely... 79 Ajankohtainen Tietue...79 Uusi Tietue...79 Kopioi Tietue...80 Poista Tietue...80 Raportit... 80 Viennit muihin ohjelmiin...81 Office/2 ja Yritystoiminta...8 4 SisŠiset ja Ulkoiset Raportit... 84 Liiketapahtuma rekisterit... 85 Liiketapahtumat Office/2:ssa... 85 Ostolaskut...92 5
Maksut...94 Tilikartta...100 Kenen tarvitsee tietšš yrityksesi toiminnasta?...102 KŠytŠnnšllinen tapa kšyttšš taloushallinnon informaatiota...102 PŠŠoman hankinta...102 Veroilmoitukset...102 ALV Ilmoitus...102 Uusi tilikausi ja tilinpšštšstilit...104 Kirjanpito...104 Tositteet...104 Tuloslaskelma...104 TASE...104 JŠrjestelmŠdokumentaatio...104 Aloitus Office/2 ohjelmalla...106 Alkuasetukset ja avaava tase...106 Asetukset...106 EnsimmŠisen Asiakkaan syšttš...106 EnsimmŠisen tuotteen syšttš...108 Alkusaldojen syšttš...108 Kirjanpito moduulin alkusaldot...109 Myyntireskontran alkusaldot...111 Ostoreskontan avoimet saldot...118 Varasto moduulin alkusaldot...119 Varastosaldojen tuonti...119 Raporttien tulostaminen...120 Asiakkaat...124 Asetukset...124 AsiakasryhmŠt...124 Asiakasrekisteri...127 Asiakkaan perustaminen...127 Asiakkaan ylšosa...129 Kortti 1...130 Kortti 2...132 Kortti 3...133 Kortti 4...137 Asiakastietojen muuttaminen...139 Asiakkaan poistaminen...139 6
SisŠllysluettelo Erikoistoiminto valikko... 140 Asiakastilanne... 140 Raportit... 141 Asiakasluettelo... 141 Asiakastilasto... 143 Asiakastilanne... 145 Tuotteet ja hinnoittelu...148 TuoteryhmŠt ja kustannustilišinti... 148 Tuoteryhmien syšttš... 151 YlŠosa... 151 Sivu 2... 154 TuoteryhmŠn poistaminen... 155 Tuoterekisteri... 156 Tuotteen syšttšminen... 156 Tuotteen YlŠosa... 157 Sivu 1... 159 Sivu 2... 161 Sivu 3... 163 Sivu 4... 164 Tuotteen muokkaaminen... 165 Tuotteen poistaminen... 165 Erikoistoiminta valikko... 166 Tuotetilanne... 166 Tuotetilanne raportti... 166 Hinnat... 168 Esipuhe... 168 Perushinta... 168 Hinnastojen rakenne... 169 Hinnastot... 170 Raportit... 173 Tuoteluettelo... 173 Tuotetilasto... 174 Asiakas/Tuotetilasto... 176 Hinnasto... 178 JŠrjestelmŠ moduuli...182 7
Asetukset...182 KŠyttŠjŠryhmŠt...182 Perusvaluutta...189 PŠivŠykset ja numerot...190 Tietokanta-avain...191 Tilikaudet...192 Lukitukset...193 Kirjoittimet...195 Windows...196 Macintosh...197 MŠŠrittelyt kun kirjoittimet ovat kšytšssš...198 Raporttikaudet...198 Pyšristys...199 Oletusnumerosarjat...201 Tyylit...201 Yritykset rekisteri...204 Yritysten syšttšminen...204 Yritysten parissa tyšskentely...205 Henkilšt rekisteri...206 Lomakemallit...208 Kohteiden muokkaus...209 Erikoistoiminta valikko...212 Tilit Rekisteri...214 Kaikkien tilien nšyttšminen ruudulla...215 Tilin etsiminen...215 Tilien tarkastaminen tai muuttaminen...216 Tilin syšttšminen...217 Tilin poistaminen...217 Tilikartan tulostaminen...218 Ohjelma...218 YllŠpito...219 Vanhojen tapahtumien poisto...220 Raportit...221 Yritystiedot...221 8
SisŠllysluettelo Rekisterilaskuri... 222 Tuonnit... 223 Automaattinen... 223 Viennit... 224 Tekstivarmuuskopio yritys / tietokanta... 224 Tekstivarmuuskopion palauttaminen... 226 Tekstivarmuuskopio Client... 228 Perustietovienti... 229 Perusrekisterit... 230 Tapahtumarekisterit (kausi)... 231 Raakatietovienti... 232 Hakemisto...234 9
10
Esittely ja Asentaminen 11
Esittely ja Asentaminen Office/2 on integroitu taloushallinnonohjelma Windowsille ja Macintoshille. Se sisšltšš Laskutus-,Ostoreskontra- ja Kirjanpito moduulit sekš Varasto- ja Myynnin tuki moduulit joita voidaan kšyttšš hallinnossa ja myyntitilausten serannassa TŠssŠ kappaleessa kšymme lšpi kohdat jotka sinun tulee kšydš lšpi kun aloitat tyšskentelyn Office/2 ohjelmiston kanssa. Aiheita joita kšydššn lšpi on Asennus (sekš yhden kšyttšjšn ettš monen kšyttšjšn versiot) ja uuden tietokannan perustaminen. Seuraavat kappaleet kattavat Office/2:n toimintaympšristšn, rakenteen, tiedon kulku ja tyšn aloittaminen. JŠljelle jššvšt kappaleet kšsittelevšt Asiakkaat ja Tuotteet rekistereitš, joita kšytetššn lšpi ohjelman ja JŠrjestelmŠ moduulia ja muita yksittšisiš moduuleita yksityiskohtaisesti. Office/2:n rakenne Office/2 jšrjestelmš koostuu useista moduuleista jotka kommunikoivat toistensa kanssa usealla tavalla. Jokainen moduuli kšyttšš useita rekistereitš tai tiedostoja joihin tietyn tyyppiset tiedot on varastoitu. Esimerkiksi, kaikki tiedot asiakkaista on varastoitu Asiakkaat rekisteriin, kaikki tieto toimittajista on varastoitu Toimittajat rekisteriin jne. Seuraavassa kuvassa esitellššn rekisterit, jotka ovat olemassa jokaisessa Office/2:n moduulissa. 12
TyšpšytŠ Tyšn kulku Moduulien všlinen Integrointi on aika suoraviivaista,jotkut rekistereistš ovat kšytšssš useammassa kuin yhdessš moduulissa mahdollistaen tiedon lisššmisen ohjelman eri osista Office/2 Taloushallinto-ohjelmistossa Jos jokin rekisteri on olemassa vain yhdessš moduulissa, voi muista moduuleista pššstš kšsiksi tietoon, joka on kyseisessš moduulissa Esimerkiksi, Laskutus, Ostoreskontra ja Kirjanpito moduuli voi olla yhteydessš Tilikarttaan, joka on varastoituna JŠrjestelmŠ moduulista lšytyvššn Tilit rekisteriin. Rekisterien lisšksi,on useita pienempiš jotka sijaitsevat eri moduuleiden asetuksissa. Asetuksen ja rekisterin ero tulee niiden kšytšn toistuvuudesta ja luonteesta. Tieto jota tarvitset pšivittšin on varastoitu rekistereihin kun taas tiedot joita tarvitaan harvemmin on varastoitu asetuksiin mššrittelemššn sitš tapaa miten jokin tietty funktio toimii. Yrityksen hallinto aina liitetššn tiettyjen tšiden ja tehtšvien jšrjestšmiseen. TyypillisessŠ kauppaa kšyvšssš yrityksessš, tuotteet ostetaan toimittajilta, tuotteet saapuvat varastoon, myyntitilaukset kšsitellššn, varastomššriš tarkkaillaan, tavarat toimitetaan ja laskutetaan, maksut maksetaan ja suoritukset saadaan. Kaikkia tapahtumia seurataan, rekisteršidššn ja rahanliikkeitš seurataan esijšrjestelmissš. Nykyaikainen Taloushallinto-ohjelmisto kuten Office/2 on suunniteltu automatisoimaan mahdollisimman monta nšistš hallinnollisista tapahtumista. Jos tieto on syštetty yhteen kohtaan jšrjestelmšš, niin silloin ei pitšisi olla tarpeen syšttšš tietoa uudestaan. Tieto pitšš rekisteršidš uudelleen kšyttšš varten ja sen pitšš olla koko JŠrjestelmŠn kšytšssš. 13
The administrative workflow in a business N/L N/L Tr N/L Tr Paymt P/L Invoice S/L Paymt Invoice Invoice Purch ord Purchase Sales Orders Stock O rder Quotes Goods rec Shipmt D el note Supplier Receiving S tock Shipping Customer Operative flow (of goods) YllŠ oleva esitys nšyttšš yksinkertaistetun kuvauksen eri toimintojen ja tietojen toisiinsa liittymisestš perinteisessš kauppaa kšyvšssš yrityksessš. Fyysinen tavaravirta on kuvattu alalaidassa, ÒoperatiivinenÓ tavaroiden kšsittely kuten vastaanottaminen, varastointi ja toimitukset. Laatikot jotka ovat operatiivisen toiminnan ylšpuolella ovat ÒhallinnollisiaÓ toimintoja jotka kšsittelevšt tiedon kulkua yrityksessš. Katkoviivalla varustettu kehys on yrityksen raja: vaikka toimittajat ja asiakkaat ovat ulkopuolella niin niiden kanssa kšydššn jatkuvaa tiedon vaihtoa. Yksi tehtšvistš on yllšpitšš yrityksen ÒmuistiaÓ. TŠmŠ tapahtuu tiedostojen ja rekisterien avulla, joissa tiedot liiketapahtumista sšilytetššn. Seuraava kuva nšyttšš rakenteen kuten yllš, mutta viestit on poistettu ja korvattu yrityksen pitšmillš rekistereillš. 14
TyšpšytŠ Office/2:n modulaarinen rakenne tarjoaa useita tehtšviš jokaiselle yrityksen toiminta-alueelle. Rakenne on hyvin joustava, joten monenlaiset yritykset voivat kšyttšš ohjelmistoa toiminnassaan. Office/2:ssa on aina mahdollista ottaa yhteys eri moduulissa sijaitsevaan tietoon. Jos esimerkiksi henkilšn joka on tekemisissš ostolaskujen kanssa tarvitsee tietoa myyntilaskusta niin silloin tieto on hšnelle všlittšmšsti tarjolla ilman ettš tšytyisi poistua ohjelmasta. Office/2 on Integroitu kirjanpitojšrjestelmš. JŠrjestelmŠn eri osat kommunikoi keskenššn. Laskutus esimerkiksi on integroitu Kirjanpitoon siten ettš heti kun lasku on hyvšksytty, kaikki yrityksen reskontrat ja tilit pšivittyvšt automaattisesti. TŠmŠ integrointi on všlitšntš ja kattaa koko taloushallinto-ohjelmiston. Kaikki rekisterit, reskontrat ja raportit on pšivitetty kaikille kšyttšjille. Monissa tapauksissa, tšmš integrointi tarkoitaa ettš sinš, kšyttšjš, et huomaa todellisen kirjanpidon tositteen syntymistš Laskutus- ja Ostoreskontra moduuleista. NŠmŠ tositteet pitšvšt sisšllššn 80% tositteista, jotka muutoin jouduttaisiin tekemššn manuaalisesti Ð saatat helposti unohtaa sen ja reskontrien aiheuttaman harmin. Office/2 tekee tšmšn kaiken automaattisesti. Kuva alla nšyttšš Integrointi prosessin. 15
Office/2 Integrointi Tapahtumat ILasku Suoritus Ostolasku Maksu Kirjanpidon viennit syntyvšt automaattisesti Kirjanpidon viennit syštettšessš manuaalisesti Kirjanpito Monivuotinen Tietokanta Office/2 kšyttšš monivuotista tietokantaa. TŠmŠ tarkoittaa ettš tositteet, laskut, jne useilta vuosilta on varastoitu samaan tietokantaan. Kaikkien tilien loppusaldot on automaattisesti muutettu avaussaldoiksi seuraavalle kaudelle. Monivuotinen tietokanta siten yksinkertaistaa vuoden vaihde toimenpiteita. Office/2:n tietokanta on jatkuva. Tositteet varastoidaan jatkuvasti, jolloin kausia ei ole lyšty lukkoon etukšteen. On mahdollista ottaa raportteja tšysin mielivaltaiselta všliltš. Kun tietty kausi on lopulta saatu valmiiksi niin se on mahdollista lukita tulevilta tapahtumilta. Kuitenkin sinulla voi olla niin monia kausia kuin haluat. Jokaisella tositesarjalla on omat numerosarjat. Numerosarjoja ei ole rajoitettu, jotka voidaan perustaa jokaisen moduulin ÔAsetuksetÕ toiminnossa. 16
TyšpšytŠ Office/2 ja Vuosi 2000 Vuosisadan lšhestyessš kysymys mitš tapahtuu tietokoneohjelmistolle tulee tšrkešmmšksi. Joten anna meidšn vakuuttaa sinulle, ettš Office/2 ohjelmiston kšyttšjšnš, sinulla EI OLE MIT N ONGELMIA kun siirryt vuodesta 99 vuoteen 00. Anna meidšn toistaa mikš pššhuolenaihe on. Kun syštšt pšivšyksen tietokone ohjelmaasi, normaalisti syštšt vuosikymmen numerot, esim. 7 mieluummin kuin 1997. Jotkut jšrjestelmšt (useimmiten vanhemmat) rekisteršivšt vain kaksi vuosi numeroa sisšisesti. PŠivŠyksiŠ kšytetššn Taloushallinto-ohjelmassa hyvin paljon esim. laskeaksemme kuinka monta pšivšš lasku on erššntynyt. Jos kšytšt vain kaksinumeroista vuosinumeroa pšivšys muuttujassa Ð muotoa YYMMDD- ja yritšt erottaa 991221 numerosta 000224, tulos on negatiivinen, ja Myyntireskontra on tšysin vššršssš. Niin ei ole Office/2:ssa. Office/2 kšyttšš VAIN PITKI P IV YKSI sisšisesti, esim. 1997-04-10 tai 10-04-1997. Koko hommaa ohjaa tietokoneen kello. Jos kello on 20:llŠ vuosisadalla, niin vuosi Ò01Ó tulkitaan vuodeksi 1901, mutta jos kello on 21:llŠ vuosisadalla niin 01 tulkitaan vuodeksi 2001. TŠllŠ tavalla voit olla varma ettš kaikki raportit on oikein, korkolaskut on oikein jne. PŠivŠys ja numeroiden kšsittely on asetettu JŠrjestelmŠ moduulissa, voit pššttšš pšivšyksien ja numeroiden muodot. Jos vuosisata rasti on laitettu, Office/2 nšyttšš vuosisata numerot kaikille pšivšyksille. Kuitenkaan sinun ei tarvitse syšttšš kahta ylimššršistš numeroa, ne lisššntyvšt automaattisesti Office/2:n toimesta. Jos syštšt Ò100497Ó pšivšys kenttššn niin Office/2 muuttaa sen Ò10-04-1997Ó. 17
TŠmŠn hetkisessš Office/2 versiossa, vuosisata rasti tšytyy laittaa jotta pitkšt pšivšykset ilmestyvšt tekstivarmuuskopioon ja Office/2n eri vienti tiedostoihin. Jos rastia ei ole laitettu, kaikki pšivšykset vienti tiedostoissa kirjoittautuvat lyhyinš pšivšyksinš, ilman vuosisata numeroita. TŠmŠ aiheuttaa suuria ongelmia jos myšhemmin tuot tekstivarmuuskopion tai vientitiedosto sisšltšš pšivšyksiš molemmilta vuosisadoilta. MeidŠn suosituksemme on ettš laitat vuosisata rastin. TŠmŠ varmistaa ettš Office/2 ohjelma toimii oikein sekš sisšisesti ja kun kommunikoit muiden ohjelmien kanssa. Lopulta, voi olla hyvšksi varoittaa joistakin erikoistilanteista jotka voivat tapahtua jos avaat Office/2:n vienti tiedoston Microsoft Excel ohjelmassa. Joissakin tapauksissa Excel, avattaessa teksti tiedostoa, muuttaa joitakin muuttujia jotka se tulkitsee pšivšyksinš omina sisšisinš muotoina. NiissŠ kohdin, joissa voi odottaa olevan tietoa voit nšhdš esimerkiksi tšmšn tyyppisen numeronò35475ó. Nyt, kun Excel: in taulukko on tallennettu uudelleen ÒTekstinŠÓ niin nšmš muuttujat eivšt muutu takaisin. Joten jos tuot nšmš teksti tiedostot Office/2:een pšivšykset ei tšsmšš. VŠlttŠŠksesi tšmšn ongelman pidš huoli ettš kšytšt Excel tuonti ikkunan kolmatta vaihtoehtoa asettaaksesi kaikki tuotavat kolumnit ÔtekstiÕ muotoon (aktivoi kaikki tietojen esikatselualueen tiedot kšyttšmšllš Shift nšppšintš ja valitse ÔtekstiÕ kolumnin tietomuodoksi). 18
TyšpšytŠ Asennukseen valmistautuminen Office/2 on suunniteltu nykyaikaiseksi graafiseksi kšyttšliittymšksi Ð Windowsiin ja Macintoshiin. Se kšyttšš monia eri ÒIkkunoitaÓ nšytšllš, yksi jokaiselle tehtšvšlle. Perusideana on luoda tyšskentely ympšristš joka lšheisesti liittyy siihen kuinka kšsittelet papereita, tiedostoja, ja muita dokumentteja pšydšllšsi. Kirjanpito tehtšvšt normaalisti vaatii ettš tyšskentelet useiden dokumenttien kanssa samanaikaisesti. TŠmŠ tosiasia on vaikuttanut Office/2:n suunnitteluun, ja lomakkeet ja raportit on kšsitelty hiukan eri tavalla kuin olet tottunut tekstin kšsittely ja taulukko-ohjelmia kšyttšessšsi. Office/2 siten sisšltšš useita toimintoja joihin et ehkš ole tutustunut aikaisemmin. Jos tšmš on ensimmšinen ohjelma jota kšytšt Windows tai Macintosh ympšristšissš, niin sinun tulisi ensin varata aikaa niin paljon kuin mahdollista oppiaksesi tietokoneesta ja kuinka kšyttšš sitš. Ja sinun tulee tietysti olla varma ettš oikea versio kšyttšjšrjestelmšstš on asennettu. Juttele tietokone jšlleenmyyjšsi tai konsultin kanssa, jos olet epšvarma. Kappaleessa ÔOffice/2 ja YrityksesiÕ myšhemmin tšssš manuaalissa voit lukea enemmšn kirjanpidon perustehtšvistš yrityksessšsi. Varmista ettš luet sen jos tšmš on ensimmšinen kerta kun otat kšyttššn tietokoneistetun kirjanpidon. Vaikka olisit tottuneempikin tietokoneen kšyttšjš, sinun pitšisi lukea tšmš esittely, koska Office/2 sisšltšš suuren mššršn toimintoja jotka on suunniteltu auttamaan tyštšsi ja tekemššn sen nopeammaksi. Jos olet ÔEn koskaan lue manuaalejaõ ihmistyyppi, voit tietysti kšyttšš Office/2:ta,se on hyvin yksinkertainen. Ohjelmassa on myšs joitakin ei niin ilmiselviš oikoteitš jotka voivat sššstšš paljon aikaa. Ne kaikki lšytyvšt Manuaalista. Tehokasta hallintaa. Office/2:ta on helppo kšyttšš. Seuraamalla ohjeita asennus kohdassa tšstš manuaalista voit nopeasti perustaa Laskutus jšrjestelmšn. Voit nopeasti saada hyvin toimivan laskutusjšrjestelmšn edut kšyttššsi. Perus idea automaattiseen hallintaan on laittaa tietokone tekemššn suurimman osan rutiini hommista. Aluksi voi nšyttšš paljolta tyšltš syšttšš kaikki tarvittavat tiedot tuotteista ja asiakkaista, mutta siinš on kaikki valmistelut mitš sinun pitšš tehdš. Ei ole tarpeellista kšyttšš kaikkia Office/2:n toimintoja. Muista, kuitenkin, ettš mitš enemmšn syštšt perustietoa eri tiedostoihin ja rekistereihin niin sitš enemmšn ohjelma avustaa sinua tyšssšsi. 19
Suunnittelu ja perustaminen Jos tšmš on ensimmšinen kerta kun otat kšyttššsi tietokoneistetun taloushallinto-ohjelmiston hoitamaanlaskutusta, ostorestkontraa ja kirjanpitoa tai jos olet siirtymšssš toisesta jšrjestelmšstš, miksi et katsoisi yleisesti toimintoja? EhkŠ voit tehdš nykyiset toiminnot tehokkaammin. HyvŠ ajatus on istua alas kynšn ja paperin kanssa hetkeksi ja kšydš lšpi tuotteitasi (tuotteita ja palveluja joita ostat ja myyt), tuoteryhmiš, AsiakasryhmiŠ, tilejš, maksuehtoja ja Ðtapoja. Jos jotkut Office/2:n mššritelmšt on sinulle uusia, niin hyvš idea on miettiš ensin. Office/2 jšrjestelmšn perustaminen vaatii jonkin verran suunnittelua ja lšpikšyntiš. Sinun pitšš tehdš pšštšksiš mm. asiakkaiden numerosarjoista, tuotteista, tilastollisista mššrittelyistš, laskutus prosesseista jne. Office/2 sallii paljon joustavuutta ja voit luoda hyvin monenlaisia tyšskentelyympšristšjš. Mutta muista ettš sinš olet vastuussa. Jos huomaat ettš standardi tilikartta ei sovi yrityksellesi, voit tehdš pšštšksen kšyttšš toista tilikarttaa. Office/2 sallii melkein mitš tahansa. Jos kšytšt Office/2:n monikšyttšjš jšrjestelmšš, sen asennus, kuten on edistyneiden monikšyttšjš jšrjestelmien kanssa tarkoittaa suuria muutoksia pšivittšisiin yrityksen toimintoihin. Ennen kuin asennat, sinun pitšš siksi hyvin huolella harkita kuinka haluat yrityksesi toimivan nyt ja tulevaisuudessa. MitŠ tehtšviš tehdššn ja kuinka ne tehdššn? Kenen pitšisi syšttšš tilaukset, laskut, maksut ja kuinka? MitkŠ dokumentit ovat tarpeellisia ja kuinka tunnistat ja arkistoit dokumentit? MitŠ raportteja haluat ja kuinka haluat tilausten, varastojen, myyntien vaikuttavan tileihisi? Office/2 antaa suuren joustavuuden, mutta on tšrkešš tietšš mitš haluat etukšteen. Me voimakkaasti suosittelemme ettš monikšyttšjš jšrjestelmšn asennusta ei tehdš ilman ammattitaitoista Office/2:n konsulttia. Ota yhteyttš Office/2:n edustajaan neuvojen ja koulutuksen varmistamiseksi. Monet ihmiset ajattelevat ettš tilikauden alku on ainoa aika jolloin sinun pitšisi vaihtaa taloushallinnon prosesseja yrityksessšsi. Melkein toisinpšin on parempi vaihtaa jšrjestelmšš kauden aikana. Silloin voit valita rauhallisen ajan tilikaudesta, syšttšš kaiken tiedon tilikauden alusta ja tarkistaa tulokset aikaisemman jšrjestelmšn raporttien kanssa. Muista ettš kun asennus prosessi on tehty, Office/2 vaatii jonkin verran yllšpitoa. VŠhintŠŠn sinun kuuluu muodostaa sššnnšlliset rutiinit 20
TyšpšytŠ varmuuskopioiden ottamiseksi. Taloushallinto-ohjelmisto on hyvin erilainen tekstin kšsittely ohjelmaan verrattuna, joka kšsittelee yksittšisiš dokumentteja. Office/2 tyšskentelee - kuten kaikki taloushallinto-ohjelmat Ð Tietokannan kanssa, johon kaikki tieto asiakkaista, laskuista, kirjanpidosta jne on varastoitu yhteen tiedostoon. Jos menetšt tuon tiedoston, et ainoastaan menetš yhtš dokumenttia, vaan kaikki taloushallinto ja asiakastiedot. 21
Asennus Office/2:n taloushallinto-ohjelman asennus on teknisesti yksinkertaista. Jos olet tottunut tietokoneisiin ja sinulla on jotain kokemusta ohjelman asentamisesta niin huomaat ettš Office/2:n asentaminen on hyvin suoraviivaista. KŠyttšjŠrjestelmŠ vaatimukset Windows Laitteisto Yhden kšyttšjšn asennukseen, tarvitset Windows tietokoneen, levyaseman ja printterin Office/2:ta ja tietoja varten. Minimi muisti mššrš on 12 Mb (Windows 95;32Mb suosituksena) tai 32 Mb (Windows NT; 128 Mb suosituksena). Sinulla pitšš olla všhintššn 10 Mb vapaata tilaa kovalevyllšsi Office/2:ta ja tiedostojasi varten. Jos asennat monikšyttšjšrjestelmšn, sinun pitšš varata yksi kone verkosta Office/2 Serveriksi (Palvelimeksi). Jokainen Client (tyšasema) pitšš asentaa erilliselle tietokoneelle. Sinulla pitšš lisšksi olla sopiva verkko asennettuna joka sopii yhteen Windows kšyttšjšrjestelmšsi kanssa. Server tietokone pitšisi valita tapahtumien varastointi ja kšsittely mielessš pitšen. Windows NT asennuksessa, serverin minimi nopeus pitšš olla 486 66 MHZ ainakin 32 Mb všlimuistilla varustettuna. (Suosittelemme Pentium 200 MHZ 32 Mb tai uudempaa serveriksi monikšyttšjšympšristšssš) KŠyttšjŠrjestelmŠ Yhden kšyttšjšn Office/2 tarvitsee Windows NT tai Windows 95 kšyttšjšrjestelmšn. Client/Server asennuksessa maksimissaan 4 client voi toimia Windows 95 kšyttšjšrjestelmšllš TCP/IP :een kanssa. Asennettaessa enemmšn clientteja Windows NT on suositus kšyttšjšrjestelmšksi serverille. Office/2 voidaan asentaa tiedostoja jakaviin verkkoihin (Novell) mutta Office/2 ei kšytš tiedostojen jakamis toimintoja. Palvelin tšytyy olla erillinen tietokone, TCP/IP tšytyy olla asennettuna serverille ja clienteille. Office/2 soveltuu seka (PC ja Macintosh) tietoverkkoihin, edellyttšen ettš kakki koneet kšyttšvšt TCP/IP:tŠ Jokaisessa client koneessa joissa kšytetššn Office/2a tšytyy olla Windows versio asennettuna. 22
TyšpšytŠ Macintosh Laitteistot Tarvitset Macintosh:iin všhintššn 4 Mb vapaata sisšistš muistia joka voidaan kohdistaa Office/2:lle (suosituksena 8Mb), kovalevy aseman ja tulostimen. Tarvitset lisšksi všhintššn 7 Mb vapaata tilaa kovalevyltš Office/2:ta ja tietoja varten. Jos asennat monikšyttšjš jšrjestelmšn niin sinun pitšš varata yksi Macintosh Office/2 serveriksi. KŠyttšjŠrjestelmŠ Office/2 vaatii Macintosh kšyttšjšrjestelmšn 7.1 (tai uudempi). Office/2:n monikšyttšjš versio kšyttšš TCP/IP verkkoprotokollaa: tšmš tšytyy olla asennettuna sekš palvelimelle ettš clienteille. Office/2:ta voi kšyttšš sekš verkoissa (Macintosh ja PC) verkoissa, olettaen ettš kaikki koneet kšyttšš TCP/IP:tŠ. Asennus Windows Office/2 toimitetaan asennus ohjelmana, joka kšyttšš tiedostoja kahdessa disketissš. Ennen kuin voit kšyttšš sitš niin se pitšš olla asennettuna kovalevylle. 1. Aloita Windows. 2. SyštŠ disketti. 3. Kaksoisklikkaa "installer.exe" A:asema ikkunassa tai Valitse ÔSuoritaÕ komento KŠynnistys valikosta (Windows 95) tai Tiedosto valikko (Windows NT). Esitys alla on Windows 95:stŠ. 4. KomentorivillŠ syštš ÒA:INSTALLÓ ja paina [OK]. Seuraavanlainen valintaikkuna ilmestyy: 23
Kovalevyn tyhjš tila on nškyvissš alhaalla. Tarkista ettš sinulla on ainakin 7 Mb tilaa. Oletuksena, Office/2 asentuu hakemistoon jonka nimi on ÔOffice/2Õ kovalevyn juureen. Voit valita jonkun toisen kohteen jos haluat. Kun olet pššttšnyt mihin Office/2 on tallennettu, klikkaa [Asenna]. HyvŠksy lisenssi sopimus ja asennus prosessi alkaa. Windows NT, Asennus prosessi luo OhjelmaryhmŠn ja joitakin ikoneita Windows:in Ohjalmahallintaan. Ilmoitus kertoo ettš asennus on onnistunut. Jos jokin on mennyt vikaan niin ohjelma ilmoittaa. Windows 95, Office/2 Ohjelma asentuu uuteen hakemistoon. Asennusohjelma myšs asentaa joitakin muita tiedostoja sisšltšen Tilikartan, raporttimššrittelyt, ohje tiedoston, standardi asetukset, lomakemššrittelyt ja esimerkki tietokannan. Macintosh Office/2 on toimitetaan 3:ssa pakatussa tiedostossa. Ennen kuin kšytšt ohjelmaa, sinun pitšš siirtšš pakatut tiedostot kovalevylle ja purkaa kaikki pakatut tiedostot. 1. Laita tietokone pššlle ja syštš Office/2 disketti diskettiasemaan. 2. Luo ÒOffice/2Ó kansio kovalevylle. SiirrŠ ÒOffice/2 asennusó disketiltš uuteen kansioon. Pura pakattu tiedosto kaksois-klikkaamalla sitš. Valitse Office/2 kansio kohde tiedostoksi ja klikkaa [OK] painiketta. 24
TyšpšytŠ Monen kšyttšjšn jšrjestelmš Monen kšyttšjšn jšrjestelmšn asennuksessa tarvitsee edistyš seuraavasti: 1. Luo verkko johon kuuluu kaikki tietokoneet ja toiset laitteet joita aiot kšyttšš. KŠytŠ Windows:in tai Macintosh:in JŠrjestelmŠ tyškaluja asentaaksesi TCP/IP:een joka koneelle. 2. Valitse yksi tietokone server tietokoneeksi. 3. Asenna Office/2 server tietokoneelle kuten on kuvailtu yhdenkšyttšjšn ohjelman asennuksessa. 4. Asenna Office/2 kaikkiin client koneisiin, taas kuten on kuvailtu yllš. Asennuksen jšlkeen Office/2 hakemisto tai kansio sisšltšš useita tiedostoja: 1. Office/2 ohjelma, sisšltšš ohjelma tiedoston ÒOffice/2.exeÓ tai ÒOffice/2Ó (Windows) tai ÒOffice/2Ó (Macintosh). 2. Kielitiedosto,. Tiedosto 25
tšytyy olla kšytettšvissš samassa kansiossa tai tiedostossa kuin Office/2 ohjelma tiedosto. 3. Tiedosto ÒDBDef.txtÓ, jota kšytetššn Office/2:ssa tuomaan joitakin perusasetuksia aina kun uusi tietokanta luodaan. TŠmŠ tiedosto tšytyy olla samassa tiedostossa kuin ohjelmatiedosto kun uusi tietokanta luodaan. 4. Tiedosto ÒDefault.txtÓ, jota kšytetššn Office/2:ssa tuomaan kaikki perusasetukset kun uusi yritys luodaan. TŠmŠ tiedosto tšytyy olla samassa tiedostossa kuin ohjelmatiedosto kun uusi yritys luodaan. Yritykset ja tietokannat on kuvailtu seuraavassa tšmšn kappaleen kohdassa. 5. Tiedosto ÒAsetus33.txtÓ joka sisšltšš esimerkki tilikartan, raporttimššrittelyt, esimerkki lomakkeet ja muut perustamistiedot. Jos haluat kšyttšš sitš, niin katso seuraavasta kohdasta lšytyvšš ÔUuden yrityksen luominenõ kohtaa luodaksesi ensin uuden tietokannan ja sitten tuo nšmš asetukset. 6. Esimerkkiyrityksen tekstivarmuuskopio on tarkoitettu koulutustarkoituksiin. (Esim.txt). Se sisšltšš tilikartan muut asetukset jotka ovat myšs (Asetus33.txt). KŠyttŠŠksesi esimerkki yrityksen tietokantaa, seuraa ohjeita kohdassa jonka nimi on Ôtekstivarmuuskopion palauttaminenõ myšhemmin tšssš kappaleessa kattaen uuden yrityksen perustaminen ja tekstivarmuuskopion palauttaminen siihen. 26
TyšpšytŠ Office/2:n kšynnistys Yritykset ja Tietokannat Office/2 Taloushallinto-ohjelman avain komponentit ovat ohjelmatiedosto ja tietokanta. Ohjelmatiedostolla, tai ohjelmalla, on oma symbooli hakemistoikkunassa (Windows) tai Finderissa (Macintosh): Tietokanta on tiedosto jota Office/2 kšyttšš varastoimaan tietoa. Monissa tapauksissa, tietokanta sisšltšš tietoa yhdestš yrityksestš, mutta silloin kun eri osastoja tai tytšryrityksiš pidetššn itsenšisinš yksikkšinš, niin silloin tietokanta voi sisšltšš useamman yrityksen tiedot. Jokaista osastoa tai tytšryritystš joka on perustettu Office/2:n tietokantaan kutsutaan ÔyrityksiksiÕ. Jos perustat useampia yrityksiš kuin yksi niin silloin jokainen yritys on erillinen oma kokonaisuus: ei ole yhteistš tietoa, vaikkakin on mahdollista tietoja toisesta ja tuoda tiedot toiseen sisššn kšyttšen viennit ja tuonnit toimintoja. Erilliset saldot tileille pysyvšt ja jokainen tietokannassa oleva yritys voidaan kšsitellš omana kokonaisuutena tai sitten konsolidoida. Huomaa ettš sinun pitšš erotella eri osastot tšmšn toiminnon avulla vain ja ainoastaan silloin jos pidšt osastoille eri tilejš ja taloushallinto on molemmilla oma. Jos pidšt yhden tilikartan joka kattaa koko organisaatiosi (eri osastot) niin silloin sinun ei tarvitse olla kuin yksi yritys tietokannassasi. Tietokanta nškyy dokumentti symboolina: 27
! Tietokannalla tšytyy olla nimi ÒOffice/2.HDBÓ ja sen pitšš olla samassa kansiossa tai hakemistossa kuin Office/2 ohjelma(tiedosto). Jos tietokanta on siirretty tai uudelleen nimetty niin seuraavalla kerralla kun Office/2 avataan niin uusi tietokanta syntyy. Olemassa olevan tietokannan ja yrityksen lataaminen Yksi kšyttšjš KŠynnistŠ Office/2 juuri niin kuin mikš tahansa Windows tai Macintosh ohjelma, kaksois-klikkaamalla ohjelma ikonia. Office/2 lataa tietokannan jonka nimi onòoffice/2.hdbó. Jos tšmš tiedosto ei ole samassa kansiossa tai hakemistossa, niin uusi tietokanta syntyy automaattisesti. Jos sinulla on yksi yritys tietokannassasi, niin silloin se latautuu oletuksena ja olet valmis aloittamaan tyšskentelyn. Jos sinulla on enemmšn kuin yksi yritys tietokannassasi niin silloin ohjelma pyytšš valitsemaan sen yrityksen jonka parissa haluat tyšskennellš. Valitse oikea yritys listalta ja klikkaa [OK]. Oikealla ylhššllš olevassa valkoisessa palkkissa nškyy sen yrityksen nimi missš tyšskentelet. Tietokanta on nyt valmis kšyttššn. 28
TyšpšytŠ Monta kšyttšjšš Monen kšyttšjšn asennuksessa, asenna Office/2 ensin serverille. Seuraa menettelytapaa, joka on kuvailtu edellisessš kappaleessa.valitse yritys kun "Valitse Yritys" ikkuna aukeaa. KŠyttŠjŠt voivat kirjoittautua tyšskentelemššn minkš tahansa yriyksen kanssa jotka ovat tietokannassa. Jos serveri on asennettu, niin seuraamalla ohjeita, jotka on kuvailtu myšhemmin tšssš kappaleessa, Office/2 valitsee serveri moduulin automaattisesti. 'Serveri status' ikkuna ilmestyy. TŠtŠ ikkunaa voidaan kšyttšš verkkotapahtumien seuraamiseen. Serveri voidaan tšmšn jšlkeen jšttšš. Uuden tietokannan luominen Tapahtuma ettš sinun pitšš luoda uusi tietokanta, yksinkertaisesti varmistaa sinulla ei ole olemassa olevaa tietokantaa nimeltš ÒHansa.HDBÓ samassa kansiossa kun avaat. Uusi tietokanta syntyy automaattisesti. ÒDBDef.txtÓ teksit tiedosto tšytyy olla samassa kansiossa kuin ohjelma kun uutta tietokantaa luodaan. Office/2 kšyttšš tiedostoa asettaakseen asetuksia uudelle tietokannalle.! Asennus ei ole tšydellinen ÒDBDef.txtÓ tiedosto puuttuu. 29
Tuonti Office/2 aukaisee nyt ikkunan joka listaa varmuuskopiotiedostot jotka voidaan tuoda.office/2 etsii kansiosta tai luettelosta kansioita jotka ovat nimeltššn "varmuuskopio", "tuonti" ja "systeemi". Kaikki tiedostot nšissš kansioissa jotka ovat oikeassa muodossa on listattu tšssš ikkunassa. Etene seuraten jompaakumpaa tapaa, riippuen olosuhteista 1. Jos asennat Office/2:ta ensimmšistš kertaa, sinulla ei ole varmuuskopio tiedostoja joita tuoda. Jos et halua tuoda esimerkki tiedostoa tai Tilikarttaa, sulje ikkuna kšyttšmšllš sulje laatikkoa ja katso seuraavaa kappaletta, "Perusikkuna". 2. Jos olet luomassa uutta Office/2 tietokantaa joka perustuu olemassaoleviin tiedostoihisi (ehkš otat esimerkiksi uudestaan kšytššn varmuuskopion koska edellinen titokantasi on tuhoutunut) merkitse se varmuuskopiotiedosto, jonka haluat tuoda ja klikkaa [OK] painiketta vasemmassa ylškulmassa. Saadaksesi lisštietoja tšstš menettelystš katso kappaleesta "Varmuuskopion uudelleenkšyttššn otto" myšhemmin tšssš luvussa. Jos asennat Office/2:ta ensimmšistš kertaa ja haluat tuoda esimerkki tietokannan tai Tilikartan aktivoi tuotava tiedosto ja klikkaa [OK] painiketta vasemmassa ylškulmassa. Perusikkuna Riippumatta siitš tuotiinko varmuuskopiotiedosto vai ei, seuraava ikkuna joka ilmestyy on Perus ikkuna, jota kšytetššn perustana kaikelle tyšllesi Office/2:n parissa.. TŠmŠ ikkuna on selitetty tšydelliseti seuraavassa luvussa "Office/2:n tyšpšytš", mutta se on nšytetty myšs alhaalla jotta sinun olisi mahdollista tunnistaa ruudun eri osat jotka on mainittu seuraavissa kappaleissa. Uuden yrityksen perustaminen Uusi Office/2 tietokanta on nyt valmis kšyttššn.,ensimmšinen tehtšvš on hienosšštšš se omaan kšyttššsi. Klikkaa "JŠrjestelmŠ" moduulipainiketta. 30
TyšpšytŠ Valinta-alueella nškyvšt nyt kaikki JŠrjestelmŠ moduulin rekisterit. Jos yrityksesi on sellainen jossa on useita osastoja tai tytšryhtišitš jotka pitšvšt erillisiš tilejš, nšmš voidaan laittaa itsenšisiksi laskenta yksikšiksi Office/2:een kšyttšmšllš Yritys rekisteriš JŠrjestelmŠ moduulissa Jokainen osasto tai tytšryhtiš nimetššn "Yritykseksi". Jos laitat enemmšn kuin yhden yhtišn Office/2:een jokainen on "Yritys".Jos laitat enemmšn kuin yhden yhtišn jokainen on tšysin erillinen: ei tule siis olemaan mitššn yleistš tietoa, vaikka onkin mahdollista kopioida tietoa yhtišstš toiseen kšyttšmšllš tuonti ja vienti toimintoja. Erilliset laskenta taseet pidetššn yllš ja jokaisesta yrityksestš tietokannan sisšllš voidan ottaa varmuuskopio erikseen tai yhdessš Huomaa ettš sinun tulisi kšyttšš tštš ominaisuutta vain erottaaksesi toisistaan eri osastot jos aiot tehdš laskennen erikseen niistš jokaiselle. Jos pidšt vainyksiš tilejš jotka kattavat koko organisaatiosi, tarvitset vain yhden yryksen tietokannassasi Kaksoisklikkaa [Yritykset] Valinta-alueella. Osana tietokannan luontiprosessia Office/2 on jo luonut uuden Sinulle yrityksen. TŠmŠ nškyy "Yritykset:tarkasta" ikkunassa joka avautuu (esimerkki kyseisestš ikkunasta on havainnolistettu alhaalla) On todennškšistš ettš haluat muuttaa tštš yrityksen nimeš jonkin verran sopivammaksi. TehdŠksesi tšmšn, klikkaa ensimmšisen kolumninin kenttšš ÒkoodiÓ ja syštš uusi koodi. Paina Tabulaattoria tai Enter nšppšintš siirtyšksesi seuraavaan kenttššn. Seuraavanlaiset kentšt ovat kšytšssšsi kyseisessš ikkunassa: 31
Koodi Nimi Lyh. TCP/IP Portti SyštŠ yksilšllinen numeerinen koodi suurempi kuin nolla tai aakkosellinen joka voi olla maksimissaan 5 merkkiš. SyštŠ yrityksen nimi tai osasto jonka haluat perustaa. Jos sinulla on useampia yrityksiš tietokannassasi niin on mahdollista vaihtaa eri yritysten všlillš tyšskennellessšsi. Silloin lyhenne kertoo sinulle ikkunan nimen edessš sen mihin yritykseen kyseinen ikkuna kuuluu. TŠmŠ kenttš on kuvailtu seuraavassa kohdassa 'Uuden tietokannan luominen - monikšyttšjš versio'. TŠtŠ kohtaa ei tarvitse miettiš yhden kšyttšjšn jšrjestelmšssš. TŠmŠ kenttš on kuvailtu seuraavassa kohdassa 'Uuden tietokannan luominen - monikšyttšjš versio'. TŠtŠ kohtaa ei tarvitse miettiš yhden kšyttšjšn jšrjestelmšssš. Jos sinun tarvitsee luoda useampia yrityksiš, klikkaa ensimmšistš vapaana olevaa koodi kenttššn ja syštš tieto siten kuin on kuvailu yllš. Muista ettš uusia yrityksiš tai osastoja tulee perustaa vain jos ne ovat itsenšisiš kirjanpito velvollisia yksikšitš kuin ensimmšinen perustamasi yritys. Sinulla voi 4 eri yritystš Office/2 tietokannassasi. ÒDefault.txtÓ teksti tiedosto tšytyy olla samassa kansiossa kuin ohjelmatiedosto silloin kun uusi yritys luodaan. Office/2 kšyttšš tštš tiedostoa tiettyjen perusasetusten tuomiseen uudelle yritykselle. Kun syšttš on tšydellinen, klikkaa [OK] painiketta yllš. On viisasta syšttšš niin monta yritystš kuin tarvitset samalla kertaa, jotta sinun ei tarvitse hankkia tietokanta-avainta kuin vain kerran. Voit syšttšš esim tilikartan yhdelle yritykselle ja sitten viedš tilikartan muidelle yrityksille. Muista ettš jokainen yritys pitšš tšysin omat tilit, joten ei ole tarvetta perustaa uutta yritystš jollekin osastolle joka kuuluu yrityksen laskentajšrjestelmššn. (Eli kšyttšš samoja tilijš). Sinun pitšisi nyt valita missš yrityksessš haluat tyšskennellš. ÔValitse yritysõ ikkuna ilmestyi automaattisesti kun klikkasit [OK] yrityksen perustamisen jšlkeen. 32
TyšpšytŠ Valitse yritys jossa haluat tyšskennellš ja klikkaa [OK]. Asetukset Jokainen moduuli sisšltšš asetuksia, joita kšytetššn kontrolloimaan miten moduulia kšytetššn. Asetuksiin pššsee Arkisto valikon ÔAsetuksetÕ kohdasta tai painamalla [Asetukset] toimintopainiketta. Ennekuin aloitat tyšskentelyn jossakin moduulissa sinun tulisi kšydš lšpi kyseisen moduulin asetukset. Monet Asetukset, kuten JŠrjestelmŠn kšyttš, ovat erilaisia vaihtoehtoja. Toiset asetukset kuten, yritystiedot, joita tarkastellaan seuraavaksi, vaativat tietoa tai numeroita syštettšvšksi. Yritysnimen muuttaminen Seuraava tehtšvš on varmistaa ettš yrityksen tiedot tulevat syštetyksi oikein. Jos sinulla ei ole Asetukset ikkuna auki niin, valitse ÔAsetuksetÕ ikkuna nšytšlle valitsemalla ÔAsetuksetÕ toimintopainikkeet valikosta:. Valintaalueelta valitse ÔYritystiedotÕ. ÔYritystiedot: TarkistaÕ ikkuna ilmestyy. Tiedot joita tšnne syštetššn kšytetššn raporteissa ja lomakkeissa kuten laskuissa. 33
SyštŠ nimi, osoite ja muut tiedot. NŠyttš- ja Raporttityyli kentšt mahdollistavat sinun valita eri tyylejš nšyttšja raporttityyleille. Jos mitššn ei ole laitettu nšihin kenttiin niin Office/2n oletus tyyli on kšytšssš. Oletus tyyli on valittu maksimaalisen luettavuuden saavuttamiseksi ja sinun ei pidš vaihtaa tyyliš ellei sinulla ole hyvš syy siihen. Lakikoodia kšytetššn varmistamaan tiettyjš paikallisia muutoksia joita maassasi on kšytšssš. Suomessa tšmš koodi pitšš olla 13. Pankin as. nro kšytetššn joissakin automaattisissa (Modeemi) yhteyksissš tiettyjen luottolaitosten kanssa joissakin maissa. (Ei kšytšssš suomessa). Kun olet tšydentšnyt ikkunan, klikkaa [OK] tallentaaksesi muutokset. Huomaa ettš yritysikkuna ylhššllš nšppšin rivin oikealla puolella nšyttšš yritysnimen jonka syštit tšnne. Ennen kuin siirryt seuraavaan kohtaa, jos alun perin loit enemmšn kuin yhden yrityksen niin sinun tulisi tšyttšš yritystiedot kaikille yrityksille. KŠytŠ ÔYrityksetÕ kohtaa Arkisto valikosta vaihtaaksesi yritystš ja valitse ÔAsetuksetÕ Arkisto valikosta ja sitten ÔYritystiedotÕ. TŠmŠ tehtšvš pitšisi suorittaa loppuun ennen kuin pyydšt Tietokanta-avaimen. Tietokanta-avain Seuraava askel on kertoa Office/2lle ettš sinulla on tšysi lisenssi kšyttšš ohjelmaa. Office/2n lisenssi normaalisti antaa oikeuden kšyttšš yhtš tietokantaa. Jokainen tietokanta vaatii oman avaimen. Tosin et tarvitse montaa 34
TyšpšytŠ tietokantaa ellei esim. yrityksesi sijaitse fyysisesti eri paikoissa ja ne eivšt ole verkossa. TŠmŠ siksi ettš Office/2n yksi tietokanta sallii useita yrityksiš. Tietokanta-avain on saatavissa ohjelmistotuesta. Ilman avainta, Office/2lla on 90 pšivšn demo aika: eli se on tšysin toimintakuntoinen 90 pšivšš, mutta siitš ei voi tulostaa mitššn. Saadaksesi tšyden hyšdyn ohjelmasta, tietokanta-avain pitšš hankkia ja syšttšš ÔAvainÕ kenttššn. TehdŠksesi tšmšn, toimi seuraavasti: 1. KŠytŠ moduulit painikkeita varmistaaksesi ettš olet JŠrjestelmŠ moduulissa ja valitse ÔAsetuksetÕ Arkisto valikosta. Listalta valitse ÔTietokanta-avainÕ. ÔTietokanta-avain:TarkistaÕ ikkuna ilmestyy.! 2. Ota yhteys Office/2:n ohjelmistotukeen numeroon 09-68248033 tai 096824800 ja ilmoita Toiminta- ja Valvontakoodi. Sinulle annetaan avain. 3. SyštŠ avain ja klikkaa [OK] tallentaaksesi Tietokanta-avaimen. TŠmŠ kertoo Office/2lle ettš sinulla on tšysi oikeus kšyttšš sitš. Jos jšrjestelmš moduulin jšrjestelmšrekisterissš asetuksessa, asetuksia muutetaan niin Office/2 menee 90 pšivšn demo muotoon. Office/2:n tšysi kšyttšmahdollisuus saadaan kun jšrjestelmšrekisterin asetus palautetaan oikeaan mššritykseen. Jos uusi yritys lisštššn tietokantaan, tai yrityksen nimeš muutetaan yritystiedot asetuksessa olemassa olevalle yritykselle, tšmš vielš aiheuttaa Office/2:n menemisen 90 pšivšn DEMO muotoon. TŠssŠ tapauksessa tšysi toimintakunto saavutetaan pyytšmšllš uusi avain. Perusta yritykset ja mššrittele ja Yritystiedot Asetukset jokaiselle ennen kuin hankit Tietokantaavaimen. 35
Jos yritšt perustaa uutta tietokantaa kuten kuvailtu yllš kohdassa "Uuden tietokannan perustaminen", mutta "DBDef.txt tiedosto ei ole samassa kansiossa tai hakemistossa ohjelmatiedoston kanssa, tietokanta syntyy. Kuitenkin prosessi eroaa kuvaillusta kaavasta kolmessa kohtaan: 1. Lista mahdollisista tekstitiedostoista jotka voidaan tuoda, ei tule nškyviin. 2. Uusi yritys ei synny automaattisesti sinulle. Sen sijaan ensimmšinen ikkuna joka aukeaa ('Yritykset: pšivitš') tarjoaa mahdollisuuden luoda ensimmšinen yritys. 3. Sinulla on vain mahdollisuus mennš jšrjestelmš moduuliin. Voit joko kšynnistšš uudelleen tai edetš tyhjšn tietokannan kanssa. Aikaisempi vaihtoehto on suositeltavaa koska vain všhemmšn aikaa menee hukkaaan. Seuraa nšitš kohtia: 1. Sulje Office/2 kšyttšmšllš 'Sulje' komentoa arkisto valikosta. 2. Tuhoa "Office2.hdb" tiedosto. 3. Etsi "DBDef.txt" tiedosto ja siirrš se kansioon tai tiedostoon joka sisšltšš Office/2 ohjelmatiedoston. 4. KŠynnistŠ Office/2 uudelleen ja seuraa toimintoja, jotka kerrottiin kohdassa 'Uuden tietokannan perustaminen' Jos pšštšt edetš tyhjšn tietokannan kanssa, niin toimi seuraavasti: 1. Varmista ettš "Default.xt" tiedosto on ohjelma tiedoston kanssa samassa kansiossa ja syštš ainakin yksi yritys 'yritykset:pšivitš' ikkunaan. TŠmŠ ikkuna on kšyty lšpi kohdassa 'Uuden yrityksen luominen' yllš. Klikkaa [OK] painiketta tallentaaksesi. 2. Suljettaessa tšmš ikkuna, 'Valitse yritys' ikkuna aukeaa. Kaksois-klikkaa yritystš jonka parissa haluat tyšskennellš. 3. JŠrjestelmŠ moduuli on ainoa kšytettšvissš oleva kaikkiin moduuleihin. 4. Palaa 'Uuden tietokannan luominen'. Perustilikartan ja tilijšrjestelmšn luominen Office/2n mukana tulee perustiedot tilikartan ja perusasetusten luomiseksi ja jšrjestelmšsi perustaksi. Perustiedot saadaan sisššn tuomalla Asetus.txt tiedosto. Asetus.txt sisšltšš ALV koodit, Tilikartan, RaporttimŠŠrittelyt jne. 36
TyšpšytŠ Jos et tuonut tštš tiedostoa kun loit uuden tietokannan (kuten kuvailtiin kohdassa 'Uuden tietokannan luominen' yllš), niin voit tuoda sen milloin vain. Tuodaksesi tšmšn varmista ettš olet JŠrjestelmŠ moduulissa valitsemalla moduulit painikkeista jšrjestelmš ja Arkisto valikosta ÔTuonnitÕ ÔTuonnitÕ ikkuna nšyttšš seuraavalta: Valitse ÔAutomaattinenÕ, ja paina [OK] painiketta. Office/2 avaa valinta ikkunan listaten tuotavat tiedostot jotka sijaisevat tekstivarmuuskopio, tuonnit ja asetus kansiossa. Etsi ÒAsetus.txtÓ ja klikkaa [OK]. Tiedosto tulee sisššn. Ilmoitusikkuna kertoo tuonnin edistymisestš. Kun tuonti loppuu, sulje ÔTuonnitÕ ikkuna kšyttšen sulje rastia. Office/2 tietokantasi on nyt valmiina kšytettšvšksi. Voit vapaasti muuttaa tilikarttaa, mutta huomaa ettš jotkut oletus asetukset Office/2:ssa olettavat ettš oletustilikarttaa kšytetššn muuttamattomassa muodossa. Jos muutat tilikarttaa, sinun pitšš myšs muuttaa oletuksia siellš missš muutoksella on vaikutuksia. Esimerkiksi, jos muutat myynnin ALV:n tilinumeroa niin sinun pitšš myšs tehdš vastaava muutos ALV koodi rekisterissš, ALV raportissa jne. Jos et halua kšyttšš Office/2n mukana toimitettua perustilikarttaa Voit myšs vapaasti suorittaa tilien perustamisen. Jos valitset toimia nšin niin lue ensin kappale ÔOffice/2 ja YrityksesiÕ jossa joitakin perus laskentaperusteita on kšyty lšpi. Sitten, viitaten tšmšn manuaalin tarvittaviin kappaleisiin, sinun tulee perustaa ALV koodit Kirjanpitoon (kšyty lšpi manuulissa 2) ennen kuin perustat tilikartan JŠrjestelmŠ moduuliin 37
(Manuaalin 1 lopussa). Viitattaessa myynti- ja ostoreskontran kappaleisiin, varmista ettš oikeat tilit on mššritelty tilišinti, myyntilaskut ja tilišinti, ostolaskut asetuksissa. TuoteryhmŠt ja maksutavat tulee myšs tarkistaa. Oman tilikartan tuominen Jos siirryt jostain toisesta taloushallinto-ohjelmistosta Office/2:een, voit tuoda tilikartan myšs edellisestš jšrjestelmšstš. TŠllŠ on kolme etua: tuonti prosessi on suhteellisen nopea (verrattuna tilien syšttšmiseen kšsin), tietojen syšttš virheet on minimoitu ja voit kšyttšš tilikarttaa jonka jo hyvin osaat. Jos haluat toimia nšin niin ole hyvš ja toimi kuten yllš edellisessš kohdassa ÔPerustilikartan ja tilijšrjestelmšn luominenõ tuotiin teksti tiedosto. Saadaksesi tietoa tekstitiedoston muodosta, ota yhteyttš Office/2n Ohjelmistotukeen. Tietojen syšttšminen ja avaussaldot Office/2 tietokantasi on nyt valmis tietojen syšttššn ja avaussaldoja varten. Palauta mieleesi kappale ÔTyšn aloittaminenõ saadaksesi lisštietoja kuinka edetš. Ennen kuin teet niin niin on suositeltavaa ettš luet tšmšn kappaleen jšljellš olevat kohdat. ÔOffice/2:n tyšskentely pšytšõ tekee Office/2:n eri tyškalut tunnetuksi, ikkunat ja tyšskentelytavat, kun taas ÔOffice/2 ja YrityksesiÕ kuvailee joitakin Office/2:ssa kšytettyjš laskenta konsepteja. Uuden tietokannan luominen - MonikŠyttŠjŠ Luodaksesi uuden monen kšyttšjšn tietokannan, oleellista on ettš samat kohdat mitkš on mainittu yllš tulee kšydš lšpi. TyšskennellŠksesi serverillš, varmista ettei ohjelma tiedoston kanssa samassa kansiossa ole tietokanta tiedostoa nimeltš ÒHansa.HDBÓ. Avaa ohjelma kaksois-klikkaamalla ohjelma kuvaketta tai ohjelmatiedostoa. Kuitenkin pidš huoli ettš ÒDBDef.txtÓ tiedosto on samassa kansiossa. Uusi tietokanta muodostuu. Kuten yhdenkšyttšjšn jšrjestelmšssš, Office/2 luo ensin uuden yrityksen sinulle. Muuttaaksesi sen nimen ja syšttššksesi uusia yrityksiš, kšytš yritys rekisteriš kuten kuvailtu kohdassa joka on nimetty 'Uuden yrityksen luominen' aikaisemmin tšssš kappaleessa. PidŠ huoli ettš ÒDefault.txtÓ tiedosto on samassa kansiossa kuin ohjelma tiedosto luodessasi uusia yrityksiš. Uudestaan tšssš vaiheeessa sinun ei tarvitse miettiš TCP/IP ja Portti kenttiš. Luo niin monta yritystš kuin on tarpeen joskin ylšraja on 4 yritystš. Kun syšttš on tehty, klikkaa [OK] painiketta. Taas, kuten yhden kšyttšjšn jšrjestelmšssš, seuraava askel on kertoa Office/2:lle mitš kyseisistš 38
TyšpšytŠ yrityksistš haluat kšyttšš. ÔYrityksetÕ lista ilmestyy: aktivoi oikea yritys ja klikkaa [OK]. Huomaa, ettš ei ole všliš minkš yrityksen valitset tšssš vaiheessa: kaikki ovat kšytettšvissš kun client kone ottaa yhteyttš. Serveri moduulin perustaminen Tietokanta-avain vaatii ettš teet rekisteršit kšyttšjšmššršt serverillš. klikkaa [JŠrjestelmŠ] moduuli painiketta ja sitten [Rekisterit] toimintopainiketta. Kaksois-klikkaa 'JŠrjestelmŠ' valinta-alueelta. ÔJŠrjestelmŠn kšyttš: TarkistaÕ ikkuna ilmestyy. Varmista ettš kšyttšjšmššrš on oikein ja klikkaa [OK]. Ikkunan Moduulit kohdassa valitse Serveri moduuli klikkaamalla sen edessš olevaa laatikkoa. Klikkaa myšs muiden ostamiesi moduuleiden kohdalla. Varmista ettš ÔkŠyttŠjiŠÕ kohdassa on oikea mššrš KŠyttŠjiŠ (Clienteja) ja tarkista ettš yritysmššrš on oikein. Sinun pitšš nyt syšttšš yrityksen nimi, osoite, ja muut tiedot ÔYritystiedotÕ asetuksen kautta. TŠmŠ kohta on tšysin kuvailtu ÔYritysnimen muuttaminenõ kohdassa aikaisemmin tšssš kappaleessa. TŠmŠ pitšš tehdš jokaiselle yritykselle ennen seuraavaa vaihetta: Tietokanta-avaimen hankinta. TŠydet ohjeet tšstš lšydšt edeltš kohdasta ÔTietokanta-avainÕ. Tietokanta-avain tarvitsee vain syšttšš serverille: avain kopioituu Client koneilleautomaattisesti! Perusta yritykset ja mššrittele jšrjestelmšn kšyttš ja yritystiedot asetuksissa ennen kuin hankit tietokanta-avaimen. Seuraava vaihe on tehdš tietokanta kšytettšvšksi verkon všlityksellš. Klikkaa [Rekisterit] toimintopainiketta. Kaksois-klikkaa [Ohjelma] kuvaketta valinta-alueelta. TŠmŠn ikkunan kentšt pitšisi tšyttšš seuraavasti: 39
Ohjelman nimi Jos kšytšt Office/2:a Windowsissa, voit mššritellš ikkunan nimen jolla Office/2 ilmestyy ja Ohjelma painikkeen nimen tehtšvšpalkkiin (Windows 95). SyštŠ nimi tšnne. Oletus yritys Jos haluat tietyn yrityksen olevan oletusyritys silloin kun kšynnistšt Office/2:n, syštš oletusyrityksen rekisterinumero tšhšn. Serverin portti TŠmŠ kenttš on TCP/IP kommunikaatiota varten Office/2:n clienttien kanssa. MŠŠrittele tšhšn neljš numeroinen porttin numero, jota TCP/IP yhteytesi kšyttšš. Jos sinulla on enemmšn kuin yksi server joka kšyttšš Office/2:ta, tai enemmšn kuin yksi tietokanta samassa koneessa niin silloin jokaiselle ohjelmalle tšytyy olla mššriteltynš oma Serverin portti koodi. KŠynnistyy serverinš Laita tšmš rasti jos haluat Office/2:en kšynnistettšessš ohjelman avautuvan Serveri moduuliin suoraan. TŠmŠ rasti tulee olla laitettuna server koneella toimivassa Office/2 ohjelmassa. Kun kohdat on tšytetty, klikkaa [OK] tallentaaksesi, ja sitten klikkaa sulje rastia ÔAsetuksetÕ listalta. Lopullinen tehtšvš on valita ÔServeriÕ TehdŠksesi tšmšn, sammuta office/2 ja kšynnistš uudelleen. Yrityksen valinnan jšlkeen ÔServeri StatusÕ nšyttš ilmestyy. TŠmŠ merkitsee ettš ollaan serveri moduulissa. Jos tšmš ikkuna ei ilmesty, niin 'kšynnistyy serverinš laatikkoon ei ole laitettu rastia'. Serverin voi nyt jšttšš yksin. Clientilla yhteyden ottaminen Jokaisessa Clientissa, uusi tietokanta pitšš luoda. Clientin tietokannan ainoa tehtšvš on mahdollistaa sinun ottaa yhteyden Serveriin: Tietoa ei tallenneta client koneisiin. Taas, oleellista on kšydš lšpi yllš mainitut kohdat. Varmista ettei Ohjelma tiedoston "Office2.exe" kanssa samassa kansiossa ole tietokanta tiedostoa nimeltš ÒOffice2.HDBÓ. Avaa ohjelma kaksois-klikkaamalla ohjelma kuvaketta tai ohjelmatiedostoa. Kuitenkin pidš huoli ettš ÒDBDef.txtÓ tiedosto on samassa kansiossa. Uusi tietokanta muodostuu nimeltš ÒOffice2.HDBÓ. 40
TyšpšytŠ Kuten yhdenkšyttšjšn jšrjestelmšssš, ensimmšinen tehtšvš on syšttšš uusi yritys. Jos yhtššn ei sillš hetkellš ole olemassa, Office/2 automaattisesti avaa ÔYrityksen valinta: TarkistaÕ ikkunan joka mahdollistaa sinun tehdš uuden yrityksen. TŠmŠ ikkuna on tšysin kuvattu kohdassa ÔUuden yrityksen perustaminenõ aikaisemmin tšssš kappaleessa. PidŠ huoli ettš ÒDefault.txtÓ tiedosto on samassa kansiossa kuin ohjelma tiedosto. TŠssŠ tapauksessa et kuitenkaan ole luomassa yhdenkšyttšjšn yritystš tšnne, kuten olisit tehnyt yhden kšyttšjšn versiossa, mutta listaat tššllš ne yritykset jotka on mššritelty Server tietokoneen tietokantaan, jotta voit ottaa niihin yhteyden. TCP/IP kenttš ja portti kentšt tulevat nyt oleellisiksi. TCP/IP kentšssš, server koneen TCP/IP osoite kenttššn. TŠmŠ saadaan TCP/IP:n protokollan asetuksista server-koneelta ja kšytetššn mahdollistamaan clientin ottaa yhteyttš oikeaan serveriin verkossa. Portti kentšssš syštš sama portin arvo jonka syštit server ohjelmaan jšrjestelmš moduulin asetuksista lšytyvššn ohjelma kohtaan. TŠllŠ mahdollistetaan clientin ottamaan yhteys oikeaan Office/2:n serveriin serverikoneella. Jos listaat enemmšn kuin yhden Yrityksen, niin on tšrkešš ettš listaat samat serverillš olevat yritykset myšs client ohjelmaan samassa jšrjestyksessš. Kun olet syšttšnyt kaikki oleelliset yritykset, klikkaa [OK]. ÔYrityksetÕ lista ilmestyy sallien sinun kertoa minkš yrityksen kanssa haluat tyšskennellš. Kaksois-klikkaa oikea yritystš listalta tai aktivoi se ja klikkaa [OK]. TyypillisessŠ monikšyttšjš asennuksessa, seuraava tehtšvš on syšttšš yksityiskohdat jokaisesta yrityksen henkilšstš joka tulee kšyttšmššn Office/2:ta. Voit ehkš haluta rajoittaa jokaiselle kšyttšjšlle oman alueen (KŠyttŠjŠryhmŠn) joka sopii kyseisen henkilšn tyšn kuvaan ja antaa jokaiselle oma salasana estššksesi laittoman kšytšn. TehdŠksesi tšmšn kšytšt jšrjestelmš moduulista lšytyvšš Henkilšt rekisteriš: palauta mieleesi JŠrjestelmŠ moduuli saadaksesi lisštietoa tšstš. Kun tšmš tehtšvš on tšytetty, palauta mieleesi kohta ÔPerustilikartan ja tilijšrjestelmšn luominenõ saadaksesi tietoja tilijšrjestelmšn perustamisesta. On suositeltavaa ettš tšmš perustamistyš tehdššn joltain yhdeltš Clientilta tai serverissš itsessššn. Silloin kun sitš tehdššn niin muut kšyttšjšt eivšt saa ottaa yhteyttš Serveriin. 41
Varmuuskopiointi Kun pšivšn tyšt Office/2:lla on tehty, suosittelemme sinun tekevšn tekstivarmuuskopion. HyvŠ idea on tallentaa kopio tiedostosta disketille ja varastoida se johonkin turvalliseen paikkaan. Voi tuntua turhalta tehdš varmuuskopio joka pšivš, mutta kun se kestšš lyhyen aikaa niin se on hyvš investointi jos kovalevyllesi tapahtuu jotain. Tietojen varmistaminen on erityisen tšrkešš kun, yrityksen taloudellisia tietoja liittyy siihen. Jos sinun pitšisi hšvittšš kaikki taloudelliset tiedot huomaisit olevasi kiusallisessa tilanteessa, kaikki laskut, suoritukset, raportit jne. puuttuisivat. PidŠ huoli ettš teet varmistuksen aina kun tyšskentelet Office/2:n kanssa. NimeŠ kopiot systemaattisesti pšivšmššrien kanssa joten voit helposti palauttaa tietokantasi jos onnettomuus tapahtuu. Jos saat viruksen tietokoneeseesi, sinun pitšš ensin yrittšš selvittšš pšivšys milloin tietokoneesi sai tartunnan. TŠssŠ tapauksessa sinun pitšš palauttaa tilanne varmuuskopiolla joka on luotu ennen tartunta pšivšmššršš. Muutoin jos kšytšt uudenpaa niin sinulla on riski saastuttaa koneesi uudelleen. Office/2:n tapa tehdš varmuuskopio on nopea ja taloudellinen. Tieto tallennetaan tavalliselle tekstitiedostolle. TŠmŠ vie minimaalisen mššršn tilaa (ei ole ihmeellistš ettš koko vuoden kirjanpito mahtuu yhdelle disketille), varmuuskopiot ovat riippumattomia ohjelma versioista. Tietysti on mahdollista kopioida tietokanta tiedosto kuten se on kovalevyllš, mutta tšmš ei ole taloudellista jos ajatellaan kovalevyn tilaa. Palauttaminen ei ehkš myšskššn ole mahdollista jos Office/2 ohjelma versiosi on muuttunut siitš kun teit varmuuskopion tietokannasta. SitŠ varten tšytyy asentaa silloin vanha versio ja tehdš siitš tekstivarmuuskopio ja tuoda se uuteen versioon.! KŠytŠ Office/2:n sisššnrakennettua tekstivarmuuskopiointi toimintoa varmistaaksesi tuloksellisen varmistamisen. 42
TyšpšytŠ Luodaksesi tekstivarmuuskopion seuraa seuraavia kohtia: 1. Valitse ÔJŠrjestelmŠÕ Moduulit painikkeesta. 2. Valitse ÔViennitÕ Arkisto valikosta tai klikkaa [viennit] painiketta toimintopainikeriviltš. Viennit ikkuna nšyttšš valinta-alueella seuraavalta: 3. Valitse ÔTekstivarmuuskopio, yritysõ (jos haluat varmistaa tiedot tietokannasta yhdelle yritykselle jossa parhaillaan olet) tai ÔTekstivarmuuskopio, tietokantaõ (jos haluat varmistaa koko yrityksen tiedot) ja klikkaa [OK]. 4. Office/2 avaa valintaikkunan jossa voit nimetš tiedoston ja valita paikan minne tallennat. SyštŠ tiedosto nimi ja mššrittele kohde normaalilla tavalla. TŠmŠ kohta tarjoaa 40 merkkiš pitkšn tiedosto nimen. Varmuuskopion nimen tulisi sisšltšš pšivšys milloin varmuuskopio on tehty, mutta muista ettš maksimissaan 8 merkkiš voidaan kšyttšš jos kšytšt Windows 3.1 tai NT versio 3:sta. Sitten, klikkaa [OK]. Jos tulee tarpeen palauttaa tekstivarmuuskopio niin tšmš tiedoston nimi nškyy palautettavien tiedostojen joukossa, joka aukeaa ja jonka nimi on "BackupÓ. Ilmoitus ikkuna nšyttšš sinulle viennin edistymisestš. Kun vienti on loppunut, sinš tulet takaisin ÔViennitÕ listaan. Sulje se kšyttšen sulje laatikkoa 43
Tekstivarmuuskopion palautus Palauttaaksesi tekstivarmuuskopion, sinun pitšš ensin luoda uusi tietokanta. Sitten tuo varmuuskopio kšyttšmšllš ÔTuonnitÕ toimintaa JŠrjestelmŠ moduulin Arkisto valikosta. Tekstivarmuuskopion palauttaminen ei ole tuhoava prosessi, esim. varmuuskopio tiedosto ei muutu palautus prosessin aikana. TŠmŠ tarkoittaa ettš voit kšyttšš samaa varmuuskopiota useammin kuin kerran. Varmuuskopion palauttaminen on tehty seuraavalla tavalla: 1. SiirrŠ vanha tietokanta (nimetty ÒHansa.HDBÓ) toiseen kansioon/hakemistoon tai disketille, estššksesi tietojen sekoittumisen. Uudelleen nimeš ne jotta tiedšt mitš ne sisšltšš. 2. Kaksois-klikkaa Office/2 ohjelmaa pakottaaksesi sen luomaa uuden tietokannan.! On tšrkešš palauttaa uusi, tyhjš tietokanta, všlttššksesi palautettavan tiedon sekoittumisen vanhaan, vahingoittuneeseen tietokantaan. ÒDBDef.txtÓ ja ÒDefault. txtó tiedostot pitšisi aina olla samassa kansiossa/hakemistossa kuin tietokanta tiedosto. Ne sisšltšvšt tšrkeštš tietoa kun luodaan uusi tietokanta ja luotaessa uusia yrityksiš. Jos nšmš tiedostot puuttuvat Office/2 ohjelma ei ehkš toimi kuten odotat sen toimivan. 3. ettavien tiedostojen joukossa, joka auš niin tuotavissa olevat tiedostot tulevat nškyviin. Jotta tekstivarmuuskopio tulisi nškyviin niin se kuuluu olla tallennettuna "Backup" kansioon, joka pitšš olla samassa kansiossa kuin Office/2 ohjelma tiedosto. Listalla jokaisen tekstivarmuuskopion tiedosto nškyy yhdessš pšivšyksen kanssa jolloin se tallennettiin (katso kohta 4 edellisestš kohdasta). 4. Aktiovoi tiedosto, jonka haluat tuoda (varmuuskopio jonka haluat palauttaa) ja klikkaa [OK] tai kaksois-klikkaa tiedostonimen kohdalla. 44
TyšpšytŠ Ilmoitus ikkuna ilmoittaa sinulle tuonnin edistymisestš. Kun tuonti loppuu, tulet takaisin ÔtuonnitÕ ikkunaan. Sulje se painamalla sulje rastia. PŠivitys vanhemmista versioista uudempaan Office/2:een Office/2:n uudet versiot všistšmšttšmšsti sisšltšvšt merkittšviš rakenteellisia muutoksia. TŠmŠn takia, ei voida taata ettš vanhempia tietokantoja voidaan aukaista suoraan uudemmissa ohjelmissa ilman ettš tekstivarmuuskopion vientiš ja tuontia on kšytetty. PŠivittŠŠksesi, toimi seuraavasti: 1. Ennen kuin asennat uuden version, luo tekstivarmuuskopio kuten tavallisesti kuvailtu yllš kšyttšen vanhaa ohjelma versiota. 2. Asenna Office/2n uusi versio uuteen kansioon tai hakemistoon. 3. Varmista ettš uusi kansio tai hakemisto sisšltšš ÒDBDef.txtÓ ja ÒDefault.txtÓ tiedostot, mutta ei ÒOffice.HDBÓ tiedostoa. Varmista myšs ettš kansio sisšltšš "Backup" kansion, joka puolestaan sisšltšš varmuuskopion joka tehtiin kohdassa 1. 4. KŠynnistŠ Office/2 ohjelma. Uusi tietokanta syntyy. 5. Tuo varmuuskopio joka on tehty aikaisemmassa Office/2 versiossa kšyttšmšllš prosessia joka kuvailtiin ÔTekstivarmuuskopion palautusõ kohdassa. Nopeuden takia, on suositeltavaa ettš palautus ja pšivitys hoidetaan Server koneella monikšyttšjš jšrjestelmšssš. 45
Office/2:en tyšpšytš 46
n TyšpšytŠ Kappale 2: Office/2:n tyšpšytš Perusikkuna Kun tietokanta avataan tai luodaan ensi kertaa aukeaa kuvaruudulle Office/2:n tyšpšytš (Perusikkuna), jossa on tyškalut rivit tyšpšydšn ylš ja alareunassa, kahdenlaisia painikkeita ja valinta-alue. Tyškaluja ja kuvakkeita kšytetšš oikoteinš ohjelman eri osiin. Useimmat Office/2:n ohjelmatoiminnot saavutetaan kolmella eri tavallañ valitsemalla toiminto valikosta klikkaamalla kuvaketta tyškalurivistš antamalla nšppšinkomento KŠytŠ itsellesi sopivinta tapaa liikkua ohjelmassa. Alussa voi olla helpointa hakea toiminnot valikkojen alta tai kšyttšš klikata kuvaketta tyškalurivistš. NŠppŠimmistšn komennot voivat tuntua nopeakšyttšisemmiltš heti kun on tottunut ohjelmaan. 47
Painikerivi Valikkorivi Valikko Moduuli painikkeet Toiminto painikkeet Valinta-alue Valintaikonit Yritystieto laatikko NŠppŠinrivi TyšpšydŠn ylšosassa valikko rivin alla on neljš painiketta ja kaksi kuvaketta. TŠtŠ tyškaluriviš kutsumme nšppšinriviksi Painikkeiden toiminnot lšydšt myšs Tietue valikosta. 48
n TyšpšytŠ Kirja NŠppŠinrivin vasemmassa reunassa on kirja kuvake. TŠmŠn kuvakkeen avulla voit selata tyšpšydšllš olevaa tietoa. Kun kirjassa nškyy tekstiš, voit selailla klikkaamalla sivuja. Toiminto vaihtelee hieman riippuen siitš, missš ohjelman osassa tyšskentelet. PgUp ja PgDn nšppeimet hoitaa samat toiminnot. Selaa ikkuna Selaa Ikkunassa voit kirja kuvakkeen avulla voit selata luetteloa sivu kerrallaan. Klikkaa kirjan vasenta sivua jos haluat selata luettelossa taaksepšin ja klikkaa kirjan oikeata sivua jos haluat selata luettelossa eteenpšin. Tietua ikkunat Kun tyšskentelet Tietua rekisterissš yksittšisen tietueen parissa voit liikkua tietueesta toiseen kirja kuvakkeen avulla. Tietue avataan kaksoiklikkaamalla sitš rekisterin Selaa Ikkunassa. Jos klikkaat kirjan vasenta sivua aukeaa luettelon edellinen tietue ja samalla kaikki tietueeseen tekemšsi muutokset tallentuvat. Jos klikkaat kirjan oikeata sivua seuraava tietue avautuu ja tietueeseen tekemšsi muutokset tallentuvat. Raportit Kirja kuvakkeen avulla voit myšs siirtyš raportissa eteenpšin ja taaksepšin. Klikkaamalla kirja oikeata sivua siirryt eteenpšin ja klikkaamalla kirjan vasenta siivua pšset raportissa taaksepšin. Painikkeet NŠppŠinrivissŠ on neljš painiketta. Painikkeiden toiminnot lšytyvšt myšs Tietue valikosta. [OK] vahvistaa syštetyn tiedon, eli tallentaa tietueeseen tehdyt muutokset tai tallentaa uuden tietueen rekisteriin. [OK] Painike avaa rekisterin selaa Ikkunassa valitsedun (valaistun) tietueen. [Kumoa] keskeytš ja kumoaa tiedon syštšn ja palauttaa edellisen ikkunan. [Uusi] Avaa uuden tyhjšn tietueen tiedon syšttšš varten. [Kopioi] luo kopion kuvaruudulla valitusta. 49
Kirjoitin NŠppŠinrivin oikeassa reunassa on Kirjoitin kuvake. Voit pyytš tulostusta valitsemalla haluamasi tietueen tai tietueet ja klikkaamalla kirjoittimen kuvaa. TŠmŠ edellyttšš, ettš tyšpšydšllš on jotain mitš voidaan suoraan tulostaa kuten raportti tai rekisteri Ikkunassa oleva tapahtuma Arkisto valikon Tulosta komento toimii samalla tavalla kuin Kirjoitin kuvake. Tulostettaessa tieto tulostuu suoraan valitulle kirjoittimelle. Tavallisesti kirjoittimen valikko ikunna tule nškyviin tyšpšydšlle. Yritystietoruutu NŠppŠinrivin viimeisen kohtana oikeassa reunassa on ruutu, missš nškyy yrityksen nimi sekš missš Office/2n moduulissa tyšskentelet tšllš hetkellš. Moduulipainikkeet NŠppŠinrivin alla on moduulipainikkeet. NŠitŠ kšytetššn valitsemaan missš osassa (moduulissa) ohjelmaa halutaan tyšskennellš. NŠmŠ painikkeet ovat tšrkeš osa Office/2n kšyttšliittymšš. Vaihtaaksesi moduulia klikkaa haluamaasi painiketta. Uudet kuvakkeet ilmestyvšt valinta-alueelle. Toimintopainikkeet Valinta-alueen oikeassa reunassa ovat toimintopainikkeet. Jokainen niistš on oikotie arkistovalikossa oleviin toimintoihin. Toimintopainikkeiden 50
n TyšpšytŠ klikkaaminen aiheuttaa uusien kuvakkeiden ilmestymisen valinta-alueelle. MitkŠ kuvakkeet tulevat nškyviin, riippuu siitš missš moduulissa tyšskennellššn. [Rekisterit] Rekisterit edustavat kaikkea sitš erityyppistš tietoa, mitš rekistereihin on tallennettu ja riippuvat siitš missš moduulissa tyšskennellššn. Kun painiketta on klikattu, valinta-alue nšyttšš rekisterit jotka on kšytettšvissš valitussa moduulissa; kaksois-klikkaa jotain nšistš aukaistaksesi rekisterin selaa ikkunan. TŠmŠ ikkuna listaa kaiken mitš se sisšltšš. [Raportit] TŠtŠ painiketta kšytetššn eri tulosteiden tulostusmallien valintaan. Voit myšs mššritellš raporttien sisšllšn annettujen parametrien mukaan.sekš valita minne tulosteet tulostuvat. Kun painiketta on klikattu, valintaalue nšyttšš kšytettšvissš olevat raportit, kaksoisklikkaamalla jotain niistš voit aloittaa raportointi prosessin. [Lomakkeet] Lomakkeet painiketta voidaan kšyttšš yrityksen ulkopuoliseen kšyttššn tarkoitettujen lomakkeiden tulostukseen. [Asetukset] Asetuksia kšytetššn toimintaedellytysten antamiseen Office/2 ohjelmassa ja nšin toiminnot muokataan vaatimusten mukaisiksi. KŠytettŠvissŠ olevat asetukset muuttuvat moduulin mukaisesti. Ennen moduulin kšyttššnottoa on harkittava moduulin asetuksia, koska moduulin toiminnot ovat riippuvaisia asetusten oikeellisuudesta. Monet asetukset ovat vaihtoehtoisia tai ensisijaisia. Toisiin asetuksiin on tšytettšvš tietoa, ettš moduulin voi ottaa kšyttššn. Kun painiketta on klikattu, valinta-alue nšyttšš kšytettšvissš olevat asetukset, kaksois-klikkaamalla jotain niistš voit lisštš tai muuttaa asetusta. [Viennit] Painiketta tarvitaan kun tehdššn tekstivarmuuskopioita tai kun viedššn tietoa Office/2:sta. Kun painiketta on klikattu, valinta-alue nšyttšš kšytettšvissš olevat viennit, kaksois-klikkaamalla jotain niistš voit aloittaa vienti prosessin. 51
Valinta-alue Valinta-alue vie suurimman osan perusikkunan tilasta. Se sisšltšš kuvakkeita, joita kaksois-klikkaamalla voidaan aukaista rekisterejš tai asetuksia, tulostaa raportteja tai lomakkeita tai luoda tiedostovientejš. Kuvakkaiden mššrš ja nimet riippuvat siitš missš moduulissa olet sisšllš ja mitš toimintopainiketta olet painanut. Alla nšhtšvš esimerkki nšyttšš kirjanpidon rekisterit. Klikkaamalla [Asetukset] toimintonšppšintš aiheuttaa kirjanpidon asetusten tulemisen nškyviin. Jos [JŠrjestelmŠ] moduuli nšppšintš on klikattu, valintaalue nšyttšš jšrjestelmš moduulin asetukset. Valintaikonit TŠssŠ manuaalissa, kun pyydetššn vaihtamaan moduulia niin se tarkoittaa ettš pitšš klikata ks. moduulipainiketta. Ikoni sarja alla tunnetaan nimeltš valintaikonit. EnsimmŠiset neljš ikonia nšistš antaa sinulle všlittšmšn yhteyden joita voit kšyttšš helpottamaan pšivittšisiš tehtšvišsi, jšrjestelemššn tulevia tapaamisia ja muita tapahtumia, lšhettšmššn sšhkšpostia ja kirjeitš. Oikean puoleinen ikoni mahdollistaa sinun perustaa ajastetun varmuuskopioinin. Kun on tarpeen kšyttšš nšitš rekisterejš, klikkaa oikeaa ikonia saadaksesi selaa ikkunan aukeamaan všlittšmšsti. Katso manuaalista 4 saadaksesi lisšohjeita kustakin toiminnosta. 52
n TyšpšytŠ Kovalevytilaa TyšpšydŠn alareunassa on kaksi kenttšš, jotka nšyttšvšt tietokannan koon sekš kovalevyllš vapaana olevan levytilan. TŠssŠ tarkoitetaan kovalevyš johon Office/2:n tietokanta on tallennettu. Valikot ja alavalikot Valikkorivi Arkistovalikko Valitse valikko tavalliseen tapaan viemšllš nuoli valikon nimen pššlle, osoittamalla valikon nimeš ja kuljettamalla hiirtš avattua valikkoa pitkin haluttuun kohtaan ja klikkaamalla uudellen haluttua toimintoa. Pikakommennot nškyvšt valikon oikeassa reunassa. Toiset kommennot ovat myšs kšytettšvissš nšppšinrivissš tai kuvakerivissš. NŠppŠinrivi tarjoaa helpoimman tavan jolla saadaan yhteys joihinkin toimintoihin. Kaikki valikon tapahtumat eivšt aina ole kšytettšvissš. Silloin komennot nškyvšt harmaina tai epšselvemmin. Arkistovalikko sisšltšš komentoja tiedostojen, lomakkeiden ja tulosteiden kšsittelyš varten. Sen sijasta ettš toiminto valitaan arkisto valikosta voidaan se myšs useimmissa tapauksissa valita klikkaamalla ko. painiketta tyšpšydšnš oikeassa reunassa olevasta toimintopainikkeesta. Kaikilla arkisto 53
valikon komennoilla on nšppšinpikakomennot. Pikakomennot nškyvšt arkisto valikossa komenon nimen vieressš valikon oikeassa reunassa, kuten. Ctrl-P (Windows) tai Komento-P (Macintosh) tulostusta varten. NŠmŠ pikakommennot nškyvšt yllšolevissa kuvissa, Macintosh versio (vasen) ja Windows versio (oikea). YrityksetÉ TŠmŠ komento avaa tyšpšydšlle ikkunan jossa avataan halutun yrityksen tietokanta. Luettelossa nškyvšt yritykset ovat jo luotu JŠrjestelmŠ moduulin Yritykset rekisterissš. Valitse yritys kaksoisklikkaamalla sen nimeš tai klikkaamalla yrityksen nimeš ja painamalla [OK]-painiketta. AsetuksetÉ TŠmŠn komenno avaaminen on sama kuin klikkaa toimintopainikkeesta 'asetukset'. Asetuksia kšytetššn mššršttyjen ohjelmatoimintojen muokkaamiseen kšyttšjšn vaatimuksien mukaisiksi, jotta ohjelma tuottaa siitš haluttua tietoa. KŠytšssŠ oleva moduuli mššršš ÔAsetuksetÕ ikkunan sisšllšn. Alla olevissa kuvissa on nšytetty JŠrjestelmŠ moduulin Asetukset ja Kirjanpito moduulin Asetukset. 54
n TyšpšytŠ Avaa haluamasi asetus luettelosta kaksoisklikkaamalla sitš tai klikkaamalla sitš kerran ja painamlla [OK]. Kunkin moduulin asetukset kšsitellššn yksityiskohtaisesti tšmšn moduulin kappaleessa edempšnš kirjassa. Viennit É TŠmŠn komennon avulla voidaan kopioida tietoa Office/2 ohjelmasta ja viedš tieto kovalevylle, levykkeelle jne tekstitiedostona. Tieto on siten kšytettšvissš toisissa ohjelmissa, kuten tekstinkšsittelyohjelmissa, tietokantaohjelmissa jne. Komento Viennit valinta arkisto valikosta vastaa [Viennit] toimintopainikkeen painamista. Valittaessa tštš komentoa, valinta-alue nšyttšš kšytettšvissš olevat viennit sen hetkisestš moduulista. TŠmŠ mahdollistaa sinun valita mitš halutaan viedš. Kaksois-klikkaa jotain painikkeista aloittaaksesi viennin. Kuten oli asetusten kanssa niin myšs viennit toiminnot vaihtelevat riippuen missš moduulissa ollaan.. 55
Yksi hyvš syy miksi kannatta kšyttšš ÔViennitÕ toimintaa on tekstivarmuuskopion teko. Tekstivarmuuskopion tekoa kšsitellššn yksityiskohtaisesti ÔTekstivarmuuskopiointiÕ osassa ÔAloitus ja asennusõ kappaleessa. Huomaa ettš Office/2 raportit voidaan tulostaa levykkeelle tekstitiedostoina. TŠmŠ yhdistettynš vienti toimintoihin tekee helpoksi saada tietoa ulos Office/2;sta. Komento Viennit valinta atoimintovalitta TuontiÉ Tuonti tarkoittaa, ettš ohjelmaan luetaan oikeassa muodossa tallennettu tekstitiedosto siihen yritystiedostoon, jossa tyšskentelet. Ainoastaan uusi jaemuutetut tieto pšivittyy tuonnin yhteydessš eikš ole pelkoa, ettš oikein tehdyn tuonnin yhteydessš tiedostot tuplaantuisivat tietokannssa. Huom; hyvšksytyt tapahtumat (esim laskut) ei turvallisuussyistš pšivity tuonnin yhteydessš. Tuonti komento valinnan seurauksena aukeaa ÔTuontiÕ ikkuna, missš valitaan tuotavaksi tarkoitettu tiedosto ennen [OK] painikkeen painamista. Kuten ÔViennitÕ luettelon kohdalla kšytšssš oleva moduuli mššršš ÔTuontiÕ ikkunan sisšllšn. Toiminnalla voidaan tuoda tietoa toisista Office/2 tietokannoista tai toisella tietokoneohjelmalla luoduista tietokannoista tai tiedostoista. Viimeiseksi mainitussa tapauksessa pitšš varmistua siitš, ettš tieto on formatoitu oikeaan muotoon (tiedoston sisšltš on oikeassa jšrjestyksessš eroteltuna oikein) ennen tuontia. Tiedon tuontia kšsitellššn yksityiskohtaisesti tšmšn manuaalin lopussa olevasta liitteessš. Tyypillinen esimerkki missš ÔTuontiÕ toimintaa kšytetššn on tekstivarmuuskopioinilla tallennetun tiedoston vienti uuteen tietokantaan. Tekstivarmuuskopion tuontia kšsitellššn yksityiskohtaisesti tšmšn kirjan kapalleessa ÔAloitus ja asennusõ osassa ÔTekstivarmuuskopion. YllŠpitoÉ YllŠpitoa kšytetššn mššršttyjen tapahtumiessa tštš komentoa, kuten pšivittšmššn hinnastoja tai luomaan korkolaskuja erššntyneille laskuille. Toiminnon valinnan seuraukena aukeaa tyšpšydšlle luettelo, josta voidaan valita tarvittava toiminto. KŠytettŠvissŠ olevat vaihtoehdot vaihtelevat valitun moduulin mukaan. Kunkin moduulin YllŠpito kohta kšsitellššn yksityiskohtaisesti kyseessš olevaa moduulia koskevassa kappaleessa. 56
n TyšpšytŠ Tulosta TŠmŠ vaihtoehto on kšytettšvissš kun nšytšllš on: jotakin, jonka voi suoraan tulostaa (esim. tyšpšydšlle tulostettu raportti, tapahtuma tapahtumarekisterissš). Valittuasi komennon ÔTulostaÕ, tapahtuma tai raportti tulostuu suoraan valitulle tulostimelle. Tavallisesti tšssš ei nšy tulostusvalintataulua. Sen sijasta, ettš valitset Valikko rivistš «Tulosta` toiminnon voit myšs painaa NŠppŠinrivin oikeassa reunassa olevaa Tulostimen kuvaa. RaportitÉ Office/2:lla voi tulostaa raportteja tai lomakkeita. Raportteja kšytetššn ensisijaisesti yrityksen sisšiseen laskentatoimeen ja hallintoon. Office/2:n raportointi on hyvin joustavaa ja saman raportin voi tulostaa niin monta kertaa kun tarve vaatii. Toiset taloushallinnon jšrjestelmšt ovat laadittu niin, ettš tulostuksia voidaan tehdš ainoastaan tietojen syštšn yhteydessš. Office/2 ohjelmassa ei ole tšmšn kaltaisia rajoituksia. Kun ÔRaportitÕ valitaan Arkisto valikosta tai toimintopainikkeesta, niin valinta-alue nšyttšš kšytettšvissš olevat raportit riippuen missš moduulissa tyšskennellššn. Raportit ikkunan sisšltš vaihtuu valitun moduulin mukaan. 57
Avaa tulostettava raportti valitsemalla oikea raportti valinta-alueelta ja avaa haluamasi raportti painamalla [OK] painiketta tai suoraan kaksoisklikkaamalla raporttinimeš. Tulostusohjauksen valinta Raportinikkunnan ollessa valittuna tyšpšydšllš voidaan valita mihin tulostus ohjataan Erikoistoiminta alavalikon neljšstš ylimmšstš vaihtoehdoista. Valittavissa olevat vaihtoehdot ovat Kuvaruutu, Kirjoitin, Tiedosto ja ApupšytŠ. Jos raportti tulostetaan kuvaruudulle (oletusarvo) voidaan se seuraavaksi tulostaa tulostimelle painamalla nšppšinrivissš olevaa tulostin kuvaketta.tai valitsemalla ÔTulostaÕ toiminto arkisto valikosta. TŠmŠ valinta tehdššn rastittamalla Erikoistoiminta valikosta Kirjoittimen valinta niin, ettš paksu vškšnen (Ö) ilmestyy toiminnon vasemmalle puolelle..tulostusvalintataulu halutaan usein nškyviin, jos esimerkiksi tulostetaan raportti monena kappaleena. Myšs silloin kun oletuskirjoitin pitšš vaihtaa tulostuksen ajaksi valitaan ÔKirjoittimen valintaõ Erikoistoiminta valikosta Jos kšytšssš on Macintosh tietokone ÔKirjoittimen valintaõ toiminnon avulla voidaan tulostus ohjata modeemiporttiin ja kytkeš sarja (PC) tulostimeen, esim matriisikirjoittimeen. Arkin mššrittely Arkisto valikossa oleva ÔArkin mššrittelyõ antaa mahdollisuuden muuttaa arkin kokoa ja tehdš muita muutoksia tulostukseen. Lasertulostinta kšytettšessš suosittelemme tulosteiden luettavuutta ajatellen 80 % kokoa. suurimmalle osalle. 58
n TyšpšytŠ Raporttien mššrittely Toisia Kirjanpito moduulin raporttien sisšltšš ja ulkonškšš voidaan. Valitse Erikoistoiminta Valikosta ÔMŠŠrittelyÕ muokkausta varten. LisŠohjeita lšytyy tšmšn manuaalin Kirjanpito moduulista kertovasta kappaleesta. Raporttien pšivittšminen Kun Kuvaruudulle tulostetun raportin sisšltšš muutetaan tulostuksen jšlkeen raportti on helppo pšivittšš. Raporttia ei tarvitse sulkea ja tulostaa uudestaan. Valitsemalla Erikoitoiminta Valikon alta ÔLaske raportti uudestaanõ raportin sisšltš pšivittyy kuvaruudulla LomakkeetÉ Lomakkeet ovat usein yrityksen virallisia tulosteita kuten lšhetteet ja laskut. Office/2 ohjelmassa on monta erilaista lomaketta moduulia kohti. Lomakkeita ei voi tulostaa kuvaruudulle tai tiedostoksi. MŠŠrittele Lomakkeet Samasta lomaketyypistš, esimerkiksi laskulomakkeista, voidaan tehdš monta eri versiota. Erikoistoiminta Valikon alla olevan ÔMŠŠrittelyÕ toiminnon avulla voidaan valita mitš pohjaa halutaan kšyttšš TŠmŠ toiminto on kšytettšvissš kaikille lomakkeille. Allaoleva esimerkki kuvailee miten kšytetššn suomen kielisiš laskulomakepohjia suomen kieleisille asiakkaille ja englannin kieleisiš laskulomakepohjia englannin kielisille asiakkaille. Lomakepohjat voidaan nimetš esimerkiksi LASKU ja LASKUENG kšyttšen JŠrjestelmŠ moduulin asetuksia, Erikoistoiminta valikon alta Lomakkeet. LisŠohjeita lšytyy tšmšn manuaalin JŠrjestelmŠ moduulista kertovasta kappaleesta.. Allaoleva kuvaus kertoo askel askeleelta miten jokaista lomaketta kšytetššn: 1. Valitaan Laskutus moduuli Moduuli valikkoa kšyttšen. 59
2. Klikataan [Lomakkeet] painiketta toimintopainikkeista. ÔLomakkeetÕ ikkuna aukeaa nšyttšen luettelon valittavista lomakkeista. Valitse laskurivi aktiiviseksi klikkaamalla ko. riviš kerran. 3. Sen jšlkeen valitse Erikoistoiminta valikosta mššrittely. MŠŠrittele LASKU lomakkeeksi ensimmšiselle riville ja LASKUENG lomakkeeksi toiselle riville Ñ Jokaiselle riville voidaan mššritellš kieli, kšyttšjšryhmš, mššrštty sarjanumero, lomake ja kirjoitin VŠli KŠyttŠjŠryhmŠ Sarjanumero VŠli kenttš mššršš lomakevalinnan. KentŠn avulla mššritellššn montako kopiota laskusta tulostuu eri lomakkeille yhdellš komennolla Esimerkiksi. jos halutaan tulostaa lšhete ja lasku yhdellš komennolla kšytetššn VŠli kenttšš. LŠhete lomake olisi ensimmšisellš rivillš všli numero 1 kera ja lasku olisi toisella rivillš. MŠŠrŠtylle kšyttšjšryhmšlle voidaan merkitš oma/omat lomake/lomakkeet Kun kšyttšjšryhmšn jšsen tekee tulostuksen jšrjestelmš valitsee automaattisesti ryhmšlle merkityn lomakkeen..ôsijoita ErikoistoimintaÕ (Ctrl-Enter tai Komento-Enter) kšytetššn kšyttšjšryhmšn valintaa varten. KŠyttŠjŠtyhmŠt mššritellššn jšrjestelmš moduulissa. KenttŠ otetaan kšyttššn jos halutaan kšyttšš jotakin numerosarjaa varten omaa lomaketta. NŠin mššrštyn numerosarjan laskut tulostuvat automaattisesti omalle lomakkeelleen. 60
n TyšpšytŠ Lomake TŠhŠn kirjoitetaan kšytettšvšn lomaketiedoston tšydellisen nimen. Nimen tulee olla tšsmšlleen oikein kirjoitettuna, pienet ja suuret kirjaimet huomioonotettuna. ÔSijoita ErikoistoimintaÕ (Ctrl-Enter tai Komento-Enter) kšytetššn lomaketiedoston valintaa varten. Lomketiedostot sijaitsevat JŠrjestelmŠ moduulissa. Kirjoitin TŠhŠn kenttššn kirjoitetaan kirjoitinkoodin ohjataksesi tulostuksen KirjoitinryhmŠt asetuksessa mššrštylle lisškirjoittimelle. KirjoitinryhmŠt asetus sijaitsee JŠrjestelmŠ moduulissa. ÔSijoita ErikoistoimintaÕ (Ctrl- Enter tai Komento-Enter) tuo luettelon esiin. [OK] painiketta klikataan muutosten tallennusta varten. TŠstŠ lšhtien jšrjestelmš valitsee automaattisesti oikean lomakkeen kielikoodien ja muitten mššritysten mukaan. TŠmŠ prosessi voidaan tehdš melkein kaikille vaadittaville lomakkeille. Lopeta Tyšskentely Office/2:ssa lopetetaan. Muista ottaa varmuuskopioita tarpeeksi usein! Mieluiten jokaisen tyšjakson jšlkeen. Muokkaus Valikko TŠmŠn valikon komentoja kšytšt ensisijaisesti silloin, kun tyšstšt erillisten kenttien sisšltšš, eli numeroita ja tekstiš. Kun haluat kopioida tai pyyhkiš koko tietueen tai tapahtuman kšytšt sen sijaan Tietue valikon komentoja. Vaihtoehtoisesti kšytetššn painikkeitta Uusi ja Kopio nšppšinrivillš. Kun kuvaruudulle ei ole mitššn muokattavaa, nškyvšt muokkausvalikon eri komennot himmennettyinš. Jokaisella muokkaus valikossa olevalla 61
komennolla on nšppšimistšpikakomento, kuten Ctrl-Z (Windows) tai Komento-Z (Macintosh) ÔPeruÕ komentoa varten Pikakomennot ovat kuvattuna yllšolevissa kuvissa, Macintosh versio vasemmalla puolella ja Windows piakomennot oikealla puolella Peru Peru komento valitaan kun viimeinen toimenpide halutaan mitštšidš. Peru palauttaa kentšn sisšllšn siihen muotoon, millainen se oli kun viimeksi kenttššn tultiin. Office/2 ohjelmassa on muutama toiminto mitš ei voida tehdš tekemšttšmiksi Peru komennon avulla. Tietue valikon ÔPoistaÕ komento on peruuttamaton kuten. Muokkaus valikon ÔPyyhiÕ. Leikkaa ÔLeikkaaÕ komenot poistaa valitun tekstin ja siirtšš siitš kopion ApupšydŠlle. Se osa tietokoneen muistista on varattu tiedon tilapšiseen sšilyttšmiseen. Leike voidaan sitten sijoittaa johonkin toiseen kohtaan, kerran tai useammankin kunnes leikataan jotakin muuta. Silloin uusi materiaali korvaa vanhan materiaalin. (Ctrl + X) ErŠissŠ kentissš, esimerkiksi jo tallennetuissa tositteiden tilinumerokentissš, ei voi valita ÔLeikkaaÕ, koska kentšn tietojen pyyhkiminen ei ole luvallista. Jos halutaan kopioda kentšn tiedot kšytetššn komentoa ÔKopioiÕ. Kopioi ÔKopioiÕ komentoa kšytetššn, kun halutaan kopioida tekstiš tai numeroita kentšstš toieen pyyhkimšttš alkuperšisen kentšn tietoja. Kopio sijoitetaan ApupšydŠlle, siihe osaan tietokoneen muistia, joka on varattu tšhšn tarkoitukseen. Sitten voit sijoittaa kopioidun materiaalin johonkin muualle, yhteen tai useampaan paikkaan. Kopio sššilyy AppupšydŠllŠ kunnes kopioidaan tai leikataan jotakin muuta. Silloin vanha kopio korvataan uudella. (Ctrl + C) Huomaa, ettš ÔKopioiÕ (ja ÔLeikkaaÕ) kšytetššn vain yksittšisten tekstien tai arvojen kopioimiseen. Jos halutaan kopioida kokonainen Tietue kšytetššn sen sijaan Tietue valikon ÔKopioiÕ (tai [Kopioi] painiketta nšppšinrivissš). Sijoita TŠllŠ komennolla sijoitetaan se teksti tai arvo, jonka komennoilla ÔLeikkaaÕ tai ÔKopioiÕ ollaan sijoitettu ApupšydŠlle. Kopio sijoittuu syšttšpisteeseen eli kursorin kohdalle. Jos merkkierš on valittuna, ÔSijoitaÕ komento korvaa kaiken valitun tekstin. ApupšydŠn kopiolla. (Ctrl + V) 62
n TyšpšytŠ Pyyhi ÔPyyhiÕ poistaa ne merkit, jotka olet valitsenut kopioimatta nitš ApupšydŠlle.Huomaa, ettš komento astaa pyyhintš nšppšintš eikš poistonšppšintš.. ÔPyyhiÕ komento poistaa yksittšisiš tekstejš tai arvoja. Jos halutaan poistaa kokonaisen rekisteritiedon, kšytetššn sen sijaan Tietue-valikon komentoa ÔPoistaÕ. Aktivoi kaikki TŠllŠ komennolla aktivoit kentšn koko sisšllšn. KentŠn sisšltšš ehkš muokataan ja halutaan korvata koko kentšn sisšltš. Valitaan ÔAktivoi kaikkiõ niin seuraava merkki joka kirjoitetaan korvaa kentšssš olevan tiedon. Aktivoi rivi TŠllŠ komennolla aktivoidaan kokonainen rivi silloin, kun rivin tiedot ovat eri kentissš TŠmŠ koskee esimerkiksi tositteen rivejš. Kun valitaan ÔAktivoi riviõ,komento, aktivoituu koko se rivi, jolla osoitin (kursori) sijaitsee. Komennolla on sama vaikutus, kuin jos osoitetaan rivin numerokenttš (ŠŠrivasemmalla). 63
Tietue Valikko Tietue valikko sisšltšš ne komennot, joita tarvitaan tšytettšessš, muuttaessa ja poistaessa tietoja eri rekistereistš. Melkein kaikkiin vaihtoehtoihin pššsee myšs nšppšinriviš kšyttšen. LisŠksi kaikille vaihtoehdoille lšytyy nšppšinyhdistelmš, pikakomento. Ne vaihtoehdot, jotka eivšt ole tietyllš hetkellš valittavissa, nškyvšt valikossa himmennettyinš.! Tietue valikko komentoja ei voi perua Muokkaus valikon ÔPeruÕ komennolla. Seuraava Kun tyšskennellššn tietue ikkuna, jossa nškyy vain yksi tietue rekisterissš, ÔSeuraavaÕ komento vie eteenpšin seuraavaan tietueeseen. (PgDn) Komento hyvšksyy ja tallentaa tietueeseen tehdyt muutokset.. 64
n TyšpšytŠ Kun tyšskennellššn Selaa Ikkunassa, selaa ÔSeuraavaÕ komento esille seuraavan tietoryhmšn, toisin sanoen seuraavan sivun. Kun tyšskennellššn raportin parissa, selaa ÔSeuraavaÕ raportin seuraavan osan/sivun. Edellinen ÔEdellinenÕ komento toimii samalla tavalla kuin nšppšinrivillš olevan Kirja kuvakkeen vasen sivu. (PgUp) Komento toimii samalla tavalla kuin ÔSeuraavaÕ komento, mutta selaa esille edellisen tietueen, sivun tai tulostuksen osan. Myšs ÔEdellinenÕ komento hyvšksyy ne muutokset, jotka on tehty sivulle, jolta poistutaan. OK TŠmŠ komento vastaa nšppšinrivin [OK] painiketta. KŠytettynŠ tietue Ikkunassa, komento sulkee tietueen ja tallentaa kaikki muutokset. Jos komentoa kšytetššn Selaa Ikkunassa, se avaa valitun (aktivoidun) tietueen muokkausta varten. (Ctrl + Shift) Kumoa Sulkee tietueen ilman ettš muutokset tallennetaan Uusi Komentoa kšytetššn kun halutaan tehdš Uusi tietue. Uusi komentoa voidaan kšyttšš ainoastaan silloin, kun ollaan avattu rekisteri joko kuvake rivistš tai rekisteri valikosta. Komento avaa tyhjšn ikkunan mihin voidaan syšttšš uudet tiedot. Painamalla [OK] painiketta, tietue tallentuu rekisteriin.painamalla uudestaan [Uusi] painiketta tietue tallentuu ja uusi tyhjš ikkuna aukeaa,johon voidaan syšttšš seuraavan tietueen tiedot samaan rekisteriin. Klikkaamalla [Kumoa], tietue sulkeutuu mutta tiedot ei tallennu. Kopioi Komento kopioi tietueen niin, ettš siitš voidaan hyšdyntšš uudestaan kaikki oleellinen tieto saman tyyppisen tietueen luonnissa. Kopioi aukeaa ikkunaan, jonka otsikkorivillš on teksti ÔUusiÕ. Tietue voidaan kopioida suoraan tietue Ikkunasta, joka nšyttšš avatun kopioitavan tietueen tai suoraan Selaa luettelossa aktivoimalla ensin tietuerivi luettelosta ja valitsemalla tšmš jšlkeen Kopio komento 65
Poista Komento poistaa jo tallennetun ja hyvšksytyn titueen. Tietueen tšytyy olla poistettavissa Ð tietueet kuten laskut ja kirjanpidon tapahtumat eivšt ole poistettavia tietueita hyvšksymisen jšlkeen tietue pitšš avata ikkunaan, jotta se voidaan poistaa Ð ei riitš, ettš tietue aktivoidaan luetteloikkunassat. Kun tietue on poistettu, rekisterin seuraava tietue tulee nškyviin ikkunaan.! Muista, ettš poistettua tietuetta ei voi palauttaa muokkaus valikon peru komennolla. Rekisterit. Office/2 muodostuu eri moduuleista, jotka sisšltšvšt erilaisia rekistereitš ja tiedostoja johon tieto tallentuu. Jokaisessa moduulissa on sarja rekistereitš, jotka ovat saatavilla Rekisterit valikossa. Alla olevasta kuvasta ilmenee mitkš rekisterit ovat kšytettšvissšjokaisessa moduulissa. Kunkin rekisterin sisšltš ja toiminta selostetaan tarkemmin tšmšn manuaali moodulikohtaisessa kappaleessa. Jotta voidaan tyšskennellš mššrštyssš rekisterissš (halutaan esimerkiksi syšttšš ohjelmaan uusi myyntitilaus) pitšš ensin valita oikea mooduuli Moduuli valikkoa kšyttšen ja tšmšn jšlkeen klikata asiaankuuluvaa rekisterin kuvaketta Kuvake rivistš tai valita Rekisteri valikosta oikea rekisteri Nyt aukeaa Selaa ikkuna, joka listaa kaikki tšmšn rekisterin olemassa olevat Tietueet (tšssš tapauksessa kaikki Myyntitilaukset.). NŠppŠinrivissŠ klikataan [Uusi] painiketta ja silloin aukeaa tyhjš tietue ikkuina johon tšytetššn tšmšn uuden tietueen tiedot. 66
n TyšpšytŠ Erikoistoiminta Valikko Erikoistoiminta valikko ilmestyy ainoastaan mššršttyjen ikkunoiden yhteydessš. Erikoistoiminta valikon sisšltš muuttuu tšysin tyšpšydšllš olevan ikkunan mukaan ja on mššrštyn ikkunan ominaistoiminta Yksityiskohdat lšytyvšt modulikohtaisista kappaleista muualta tšssš manuaalissa. Ikkuna Valikko TŠmŠ on normaali Ikkuna Valikko, jota kšytetššn ikkunoiden jšrjestelemiseen tyšpšydšllš. Kaksi viimeistš toimintaa ÔTallenna ikkunaõ ja ÔPalaa alkuperšiseenõ ovat Office/2:n erikoistoimintoja ja mahdollistavat yksittšisen ikkunan asetusten tallentamisen. ÔTallenna ikkunaõ toiminto tallentaa ikkunan mššršttyyn kohtaan ja mššrštyn kokoiseksi tyšpšydšlle tallentaen myšs Selaa Ikkunassa tai Sijoita Ikkunassa annetun hakumššrityksen. TŠmŠn valikko on ainoastaan Windows kšyttšjiš varten. 67
Tietoja Office/2 TŠmŠ komento? valikossa (Windows) tai Omena valikon alla (Macintosh) nšyttšš copyright tietoja Office/2sta. Ohjelman versio numero, version pšivšmššrš sekš lisenssinumero ja omistaja nškyvšt Ikkunassa. Ohjelman palataan painamalla [OK]. Ikkunat Office/2 antaa mahdollisuude tyšskennellš monen eri tyšpšydšllš olevan ikkunan parissa samaan aikaan. KŠytšssŠ oleva ikkuna tunnetaan Ôaktivoituna ikkunanaõ. Aktiivinen ikkuna on pššllimmšisin ikkuna, jonka nimikepalkki ei ole himmennettynš. Windows versiossa voidaan ikkunat pienentšš tyšpšydšlle kuvakkeiksi kšyttšen komentoa ÒTee kuvakkeiksió tai kšyttšen jokaisen ikkunan oikeassa ylšlaidassa olevaa kuvaketta ÒÑÓ Ikkuna voidaan avata suureksi klikkaamalla kuvaketta uudestaan. Aktivoitua ikkunaa voidaan siirtšš raahamalla sitš nimikepalkista ja muuttaa sen kokoa pitšmšllš hiirellš kiinni ikkunan alakulmista ja vetšmšllš ikkunaa suuremmaksi. Ikkuna suljetaan sulje nelištš kšyttšen. TŠmŠn lisšksi voidaan tallentaa mššrštyn ikkunan ominaisuuksia kuten koko ja sijainti kšyttšmšllš Ikkuna valikkoa (Windows) tai Ikkuna ala-valikkoa Muokkaus valikossa (Macintosh). 68