Lainsäädäntöasioiden osasto 2 TARJOUSPYYNTÖ CDR/TL2/14/2016 KOHEESIOPOLITIIKKA, KAUPUNKIPOLITIIKKA JA LIIKENNEPOLITIIKKA Toimituserä 1: Koheesiopolitiikka Toimituserä 2: Kaupunkipolitiikka Toimituserä 3: Liikennepolitiikka TARJOUSERITELMÄ 1/34 FI
SISÄLLYSLUETTELO 1. TIETOA TARJOUSKILPAILUSTA... 3 1.1 Osallistuminen... 3 1.2 Menettely ja hankinnan luonne... 3 1.3 Sopimusehdot... 4 1.4 Sovellettavan lainsäädännön noudattaminen... 4 1.5 Sopimuksen kesto ja suorituspaikka... 4 1.6 Aikataulu, asiantuntijaselvitysten esittäminen ja kokoukset... 4 1.7 Yhteiset tarjoukset... 6 1.8 Alihankinta... 6 1.9 Tarjouksen muoto ja sisältö... 6 1.10 Tarjoajaa koskevat tiedot... 7 1.11 Tarjouskilpailuasiakirjat... 8 2. TEKNISET ERITELMÄT... 8 2.1 Tarjouskilpailun tausta ja tarkoitus... 8 2.2 Sopimuksen yleistavoite... 9 2.3 Erityistavoite... 9 2.4 Erilaiset asiantuntijatoimet Euroopan alueiden komitean työskentelyn tukena... 10 3. TARJOAJIEN JA TARJOUSTEN ARVIOINTI... 14 3.1 Arvioinnin vaiheet... 14 3.2 Hyväksyttävyyden varmistaminen... 14 3.3 Valintaperusteet... 15 3.4 Vähimmäisvaatimusten täyttymisen varmistaminen... 18 3.5 Ratkaisuperusteet... 18 4. SOPIMUKSEN MYÖNTÄMINEN... 20 2/34
1. TIETOA TARJOUSKILPAILUSTA 1.1 Osallistuminen Hankintamenettelyyn voivat osallistua tasapuolisin edellytyksin luonnolliset henkilöt ja oikeushenkilöt, jotka kuuluvat perussopimusten soveltamisalaan, sekä kansainväliset organisaatiot. 1.2 Menettely ja hankinnan luonne Kyseessä on tarjouspyyntöihin perustuva avoin julkinen hankintamenettely rinnakkaisen palveluhankintapuitesopimuksen tekemiseksi. 'Rinnakkaisella palveluhankintapuitesopimuksella' tarkoitetaan tilannetta, jossa Euroopan alueiden komitea (jäljempänä 'komitea', 'AK' tai 'hankintaviranomainen') tekee identtiset palveluhankintapuitesopimukset useiden palveluntuottajien kanssa varmistaakseen, että jokin toimeksisaajista alenevassa järjestyksessä pystyy toteuttamaan tilauksen. Kunkin toimituserän osalta tehdään rinnakkaiset palveluhankintapuitesopimukset niiden kolmen tarjoajan kanssa, joiden tarjoukset arvioidaan parhaimmiksi. Toimeksisaajista laaditaan kutakin toimituserää varten alenevassa järjestyksessä luettelo käsillä olevassa tarjouseritelmässä esitettyjen ratkaisuperusteiden nojalla. Rinnakkainen palveluhankintapuitesopimus pannaan täytäntöön erillissopimusten avulla (puitesopimuksen liite III). Sopimuksen kattamien palveluiden ja tehtävien laatu kuvataan osiossa 2. Mikäli luettelossa ensimmäisenä oleva toimeksisaaja ei voi toteuttaa työtä asetetussa määräajassa, pyyntö palveluiden tuottamisesta lähetetään automaattisesti luettelossa alenevassa järjestyksessä seuraavana olevalle toimeksisaajalle. Mikäli erillissopimus maksetaan vain osittain useammin kuin kerran sopimuksen täytäntöönpanon aikana, komitealla on oikeus lähettää myöhemmät erillissopimukset luettelossa seuraavana olevalle toimeksisaajalle. Tarjoajat voivat tehdä tarjouksen yhdestä, kahdesta tai kaikista kolmesta toimituserästä. Kustakin toimituserästä on tehtävä erillinen tarjous, jossa ilmoitetaan erän numero. Jokaisen tarjoajan on katettava kaikki toimituserään sisältyvät tehtävät. Tarjouksen esittämistä vain osasta tehtäviä ei sallita, ja se johtaa tarjouksen poissulkemiseen. Tarjoajien huomio kiinnitetään siihen, että sopimus ei ole tilaus, vaan siinä sovitaan pelkästään niistä oikeudellisista, taloudellisista, teknisistä ja hallinnollisista ehdoista, jotka koskevat sopimusosapuolten välistä suhdetta sopimuksen voimassaolon ajan. Hankintaan sovellettava sopimusmalli on liitteessä I. Tarjoajan tulee ilmoittaa hyväksyvänsä sen, ja se on otettava huomioon tarjousta laadittaessa. Sopimuksen allekirjoittaminen ei velvoita alueiden komiteaa tekemään erillissopimusta eikä anna toimeksisaajalle minkäänlaista yksinoikeutta sopimusten kattamien palvelujen tarjoamiseen. Alueiden komitea pidättää itsellään oikeuden lopettaa tilausten tekemisen milloin tahansa sopimuksen voimassaolon aikana ilman minkäänlaista korvausvelvollisuutta. Kun Euroopan alueiden komitea haluaa ostaa sopimukseen kuuluvia palveluja, se toimittaa toimeksisaajalle erillissopimuksen, jossa eritellään toimitusehdot, kuten hinta ja toimitusaika, sopimuksessa mainittujen ehtojen mukaisesti. 3/34
Toimeksisaajalle lähetetty erillissopimus on palautettava asianmukaisesti allekirjoitettuna ja päivättynä viiden työpäivän kuluessa sen lähetyspäivästä. Tämä vastaa tilauksen saantitodistusta ja merkitsee toimitusehtojen hyväksymistä. 1.3 Sopimusehdot Tarjoajan tulee pitää mielessään sopimusluonnoksen määräykset, joissa eritellään toimeksisaajan oikeudet ja velvollisuudet, etenkin ne, jotka koskevat maksuja, sopimuksen täytäntöönpanoa, luottamuksellisuutta sekä tarkastuksia ja tilintarkastuksia (ks. liite I). Sopimukseen sovelletaan unionin lainsäädäntöä, jota täydennetään tarvittaessa Belgian kansallisen oikeuden säännöksillä. Sopimuksen määräysten tulkintaan tai soveltamiseen liittyvät sopimuspuolten väliset erimielisyydet, joista nämä eivät pääse sopuratkaisuun, on saatettava Brysselin tuomioistuinten ratkaistavaksi. 1.4 Sovellettavan lainsäädännön noudattaminen Tarjoajan on noudatettava sovellettavan ympäristö-, sosiaali- ja työlainsäädännön velvoitteita, jotka on vahvistettu unionin oikeudessa, kansallisessa lainsäädännössä, työehtosopimuksissa ja direktiivin 2014/21/EU 1 liitteessä X luetelluissa sosiaali- ja ympäristöaloja sekä työtä koskevissa kansainvälisissä sopimuksissa. Tarjoajien on tämän varmistamiseksi vakuutettava noudattavansa edellä mainittua lainsäädäntöä. 1.5 Sopimuksen kesto ja suorituspaikka Sopimus on voimassa yhden vuoden viimeisen sopimusosapuolen allekirjoituksen päiväyksestä laskien. Sopimusta voidaan jatkaa kolme kertaa korkeintaan yhdellä vuodella. Euroopan alueiden komitea pidättää itsellään nimenomaisesti oikeuden olla uusimatta sopimusta. Palvelut, jotka toimeksisaaja voi saada tehtäväkseen tämän menettelyn puitteissa, suoritetaan pääsääntöisesti toimeksisaajan tiloissa. 1.6 Aikataulu, asiantuntijaselvitysten esittäminen ja kokoukset 1.6.1 Aikataulu Palvelujen suoritusaikataulusta sovitaan kussakin erillissopimuksessa, jossa määritellään myös tarkka toimituspäivämäärä. 1 Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2014/24/EU, annettu 26 päivänä helmikuuta 2014, julkisista hankinnoista ja direktiivin 2004/18/EY kumoamisesta (EUVL L 94, 28.3.2014, s. 65). 4/34
1.6.2 Asiantuntijaselvitysten esittäminen Palveluista, joita toimeksisaaja suorittaa erillissopimuksen toimeenpanemiseksi, tulee laatia kirjalliset selvitykset, jotka toimeksisaajan tulee toimittaa komitealle sähköisessä muodossa (sähköpostitse), ellei muuta ole ilmoitettu. Word-muotoinen versio (ei pdf-tiedosto) selvityksestä tulee aina toimittaa sähköpostitse osoitteeseen studies@cor.europa.eu sekä asianomaisessa erillissopimuksessa mainittuun osoitteeseen. Lisäksi tarjoajaa saatetaan pyytää toimittamaan kyseiset asiakirjat sähköisesti tai tallennettuina CD-ROM-levylle ja/tai muulle digitaaliselle tallennusvälineelle sellaisena tiedostotyyppinä ja sellaisessa muodossa, jota komitea pystyy käsittelemään (Word, Excel tai vastaava). 1.6.3 Väliraportit Mikäli erillissopimuksessa vaaditaan väliraportin laatimista, siinä tulee kuvata väliraportin toimittamiselle asetettuun määräpäivään mennessä suoritetut tehtävät ja saavutetut tulokset. Väliraportista tulee ilmetä erityisesti, mitä mahdollisia vaikutuksia saaduilla tuloksilla on erillissopimukseen sisältyviin tehtäviin kokonaisuutena sekä loppuraportin toimittamista edeltävälle jaksolle suunniteltuun työohjelmaan. Väliraportit tulee toimittaa komitealle erillissopimuksessa määriteltynä päivänä. 1.6.4 Loppuraportti Loppuraportissa tulee kuvata kaikki suoritetut tehtävät, ja sen tulee sisältää erillissopimuksen toimeenpanossa saavutetut tulokset. Lisäksi siinä on esitettävä tiivistelmä tärkeimmistä tuloksista. Kutakin asiantuntijatehtävää vastaavan loppuraportin tulee olla toimeksisaajan tai niiden asiantuntijoiden allekirjoittama, jotka vastaavat tässä tarjouseritelmässä mainittujen palvelujen suorittamisesta. Loppuraportin luonnos on toimitettava komitealle viimeistään erillissopimuksessa mainittuna päivänä. Tämän jälkeen komitea saattaa hyväksyntänsä tai huomautuksensa toimeksisaajan tiedoksi sopimuksen I.6.3 artiklassa asetetussa määräajassa. Toimeksisaajan tulee toimittaa komitealle sopimuksen I.6.3 artiklassa asetetussa määräajassa loppuraportin lopullinen versio. 1.6.5 Kokoukset Erillissopimusten mukaisesti suoritettujen palvelujen laadun seuraamiseksi voidaan järjestää tarpeen mukaan kohdassa 2.4.2 tarkoitettuja toimeksisaajien ja komitean välisiä kokouksia Brysselissä komitean tiloissa. Kokousten avulla voidaan valvoa seuraavien sopimusperusteisten velvoitteiden noudattamista: laatukriteerien täyttyminen palvelupyyntöihin annettujen vastausten nopeus ja laatu määräaikojen noudattaminen sopimuksen hallinnoinnin laatu tarjottujen palvelujen laatu. 5/34
1.7 Yhteiset tarjoukset Yhteisellä tarjouksella tarkoitetaan talouden toimijoiden ryhmän (luonnollisten henkilöiden tai oikeushenkilöiden) tekemää tarjousta. Yhteiseen tarjoukseen voi osallistua ryhmän jäsenten lisäksi myös alihankkijoita. Kun on kyse yhteisestä tarjouksesta, kaikki ryhmän jäsenet ovat yhteisvastuussa hankintaviranomaiselle koko sopimuksen täytäntöönpanosta eli niillä on sekä taloudellinen että operatiivinen vastuu. Tarjoajien on kuitenkin nimettävä yksi talouden toimijoista ainoaksi yhteystahoksi (ryhmän edustajaksi), jonka kanssa hankintaviranomainen hoitaa hallinnolliset ja talousasiat sekä sopimuksen operatiivisen hallinnoinnin. Sopimuksen myöntämisen jälkeen hankintaviranomainen allekirjoittaa sopimuksen joko ryhmän kaikkien jäsenten kanssa tai muiden jäsenten valtakirjalla valtuuttaman ryhmän edustajan kanssa ryhmän kaikkien jäsenten puolesta. 1.8 Alihankinta Alihankinta on sallittua, mutta toimeksisaajalla on täysi vastuu hankintaviranomaiseen nähden koko sopimuksen täytäntöönpanosta. Tarjoajien on yksilöitävä kaikki alihankkijat. Tarjouksessa ilmoitetun alihankkijan vaihtaminen sopimuksen täytäntöönpanon aikana edellyttää kirjallista etukäteishyväksyntää hankintaviranomaiselta. 1.9 Tarjouksen muoto ja sisältö Tarjoajan valtuuttaman edustajan / valtuuttamien edustajien tulee allekirjoittaa tarjous. Tarjous tulee toimittaa kolmena kappaleena (alkuperäiskappale ja kaksi kopiota) jollakin Euroopan unionin virallisista kielistä. Tarjoajat voivat esittää tarjouksensa kaksipuolisena tulosteena ja/tai uusiopaperille tulostettuna. (Uusiopaperi: uusiokuidusta tehty paperi, joka on valkaistu ilman alkuaineklooria [ECF] tai kokonaan ilman kloorikemikaaleja [TCF].) Tarjouksen valmistelusta ja esittämisestä aiheutuvia kuluja ei korvata. Tarjouspyynnön ehtojen täyttäminen ei velvoita Euroopan alueiden komiteaa tekemään sopimusta. Euroopan alueiden komitea ei ole velvollinen maksamaan korvauksia tarjoajille, joiden tarjousta ei ole hyväksytty. Komitea ei ole velvollinen korvauksiin myöskään silloin, jos se päättää jättää sopimuksen tekemättä. Kaikki tarjoajan toimittamat asiakirjat siirtyvät Euroopan alueiden komitean omistukseen. Asiakirjoja käsitellään luottamuksellisina. Tarjoukset tulee esittää seuraavasti: Osa A: Tarjoajaa koskevat tiedot (ks. kohta 1.10) Osa B: Tekninen ehdotus, johon on sisällytettävä erillisinä osioina seuraavat tiedot: Osa B.1: Poissulkemisperusteisiin liittyvät tiedot (ks. kohta 3.2) 6/34
Osa B.2: Valintaperusteisiin liittyvät tiedot (ks. kohta 3.3) Osa B.3: Tekninen tarjous (ks. kohta 3.5) Teknisen tarjouksen on katettava kaikki näkökohdat ja teknisissä eritelmissä edellytetyt tehtävät ja siinä on mainittava kaikki ratkaisuperusteiden soveltamiseen tarvittavat tiedot. Tarjoukset, jotka poikkeavat vaatimuksista tai eivät kata kaikkia vaatimuksia, voidaan hylätä sillä perusteella, että ne eivät vastaa tarjouseritelmää, eikä niitä arvioida. Osa C: Hintatarjous (ks. kohta 3.5) Tarjottava hinta on ilmoitettava euroissa. Euroalueen ulkopuolisiin maihin sijoittautuneiden tarjoajien on ilmoitettava hintansa euroissa. Ilmoitettua hintaa ei voida tarkistaa valuuttakurssivaihteluiden mukaan. Tarjoaja kantaa vastuun kurssivaihteluun liittyvistä riskeistä tai eduista. Hinnat tulee ilmoittaa ilman maksuja, veroja ja muita kuluja (myös ilman alv:tä), sillä Euroopan unioni on Euroopan unionin erioikeuksista ja vapauksista tehdyn pöytäkirjan 3 ja 4 artiklan määräysten nojalla vapautettu kyseisistä maksuista. Alv:n määrä voidaan ilmoittaa erikseen. Ilmoitetun hinnan on oltava kiinteä summa, joka kattaa kaikki kustannukset (matka- ja oleskelukulut mukaan luettuina). Matka- ja oleskelukuluista ei voi hakea korvausta erikseen. Toimeksisaajan matka- ja majoituskulut, joita ei ole vahvistettu tarjouseritelmässä ja jotka aiheutuvat Euroopan alueiden komitean kokouskutsusta, korvataan Euroopan alueiden komitean toimintaan osallistuvien kolmansien tahojen edustajien kulujen korvaamista koskevan säännön N:o 5/2014 2 mukaisesti. 1.10 Tarjoajaa koskevat tiedot Tarjouksen on sisällettävä tarjoajaa (yhteisen tarjouksen tapauksessa kaikkia tarjoukseen osallistuvia toimijoita) ja mahdollisia ilmoitettuja alihankkijoita edustamaan valtuutetun tahon allekirjoittama saatekirje sekä hankintamenettelyä varten nimetyn ainoan yhteystahon (ryhmän edustajan) nimi. Jos kyseessä on yhteinen tarjous, saatekirjeessä on oltava joko kunkin jäsenen valtuutetun edustajan allekirjoitus tai muiden jäsenten valtakirjalla valtuuttaman ryhmän edustajan allekirjoitus. Allekirjoitetut valtakirjat on niin ikään sisällytettävä tarjoukseen. Tarjouksessa mainittujen alihankkijoiden on toimitettava valtuutetun edustajansa allekirjoittama aiesopimus, jossa ne ilmaisevat halukkuutensa tuottaa tarjouksessa mainitut palvelut käsillä olevan tarjouseritelmän mukaisesti. Kaikkien tarjoajien (yhteisen tarjouksen tapauksessa kaikkien ryhmän jäsenten) on toimitettava allekirjoitettu oikeussubjektilomake liiteasiakirjoineen. Lomake on saatavilla seuraavassa osoitteessa: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm 2 https://webapi.cor.europa.eu/documentsanonymous/cor-2014-02372-00-01-regl-tra_fi.doc 7/34
Tarjoajien, jotka on jo kirjattu hankintaviranomaisen kirjanpitojärjestelmään (eli jotka ovat jo olleet suoria toimeksisaajia), on toimitettava lomake mutta ei välttämättä liiteasiakirjoja. Tarjoajan (tai yhteisen tarjouksen tapauksessa ryhmän edustajan) on toimitettava tilitietolomake liiteasiakirjoineen. Kunkin tarjouksen osalta toimitetaan vain yksi lomake. Alihankkijoiden ja yhteisen tarjouksen tapauksessa ryhmän muiden jäsenten ei tarvitse toimittaa lomaketta. Lomake on saatavilla seuraavassa osoitteessa: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/index_en.cfm 1.11 Tarjouskilpailuasiakirjat Tarjouskilpailuasiakirjat ovat saatavissa seuraavasta internetosoitteesta: http://cor.europa.eu/fi/about/tenders/pages/calls-for-tender.aspx Tarjoajien tulee käydä edellä mainitulla verkkosivustolla säännöllisesti. 2. TEKNISET ERITELMÄT 2.1 Tarjouskilpailun tausta ja tarkoitus Euroopan alueiden komitea aikoo toimielinympäristön huomioiden luoda tarjouspyynnön perusteella tehtävään kiinnitettyjen ulkopuolisten asiantuntijoiden verkoston. Verkoston tarkoituksena antaa komitealle mahdollisuus reagoida nopeasti ja kuulla entistä laajemmin alue- ja paikallistoimijoiden näkemyksiä. Lisäksi komitean valiokunnille tarjoutuu näin mahdollisuus saada kuulla erityisiä kannanottoja ajankohtaisista aiheista sekä AK:lle mahdollisuus hyödyntää tutkimuskeskusten ja yliopistojen tietokantoja ja niille jo kertynyttä asiantuntemusta politiikkojen arvioinnissa. Siitä lähtien, kun Euroopan komission kanssa tehty yhteistyöpöytäkirja hyväksyttiin vuonna 2005, Euroopan alueiden komitea on osallistunut unionin politiikkojen suunnitteluun jo alkuvaiheessa. Siltä pyydetään erityisesti suuntaa-antavia lausuntoja aiheista, joilla on huomattava vaikutus alueisiin, ennen kuin komissio tekee aiheesta lainsäädäntöehdotuksen tai ennen kuin komissio on edes käynnistänyt tiettyä aihetta koskevaa kuulemismenettelyä. Mainitun pöytäkirjan mukaan Euroopan komissio voi pyytää Euroopan alueiden komiteaa toteuttamaan kanssaan vaikutustenarviointeja ennen toimintalinjoja tai lainsäädäntöä koskevien valittujen aloitteiden julkaisemista. Hallintotapaa käsittelevän valkoisen kirjan täytäntöönpano on vaikuttanut myös siten, että alue- ja paikallisviranomaiset osallistuvat paljon aiempaa laajemmin lainsäädäntäprosessin valmisteluvaiheeseen, ja se on antanut AK:lle keskeisen roolin kyseisessä kuulemisprosessissa. Monitasoista hallintoa käsittelevässä Euroopan alueiden komitean valkoisessa kirjassa 3 kehitetään monitasoisen hallinnon käsitettä edelleen ja eritellään aiempaa selkeämmin alue- ja paikallisviranomaisten mahdollisuuksia osallistua politiikkojen muotoiluun EU:n tasolla. 3 CdR 89/2009 fin (http://web.cor.europa.eu/epp/ourviews/documents/white%20paper%20on%20mlg.pdf). 8/34
Myös ennakoivassa vaikutustenarvioinnissa (ex ante) vastaavanlaiset kuulemismenetelmät ja erilaiset asiantuntijapanokset ovat välttämättömiä, jotta voidaan lisätä yhteistyötä muiden toimielinten kanssa etenkin arvioitaessa, millaisia ovat odotettavissa olevat hallinnolliset seuraukset sekä alue- ja paikallistasoon kohdistuvat taloudelliset vaikutukset. 2.2 Sopimuksen yleistavoite Tämän tarjouspyynnön tarkoituksena on, että Euroopan alueiden komitean yksiköillä olisi mahdollisuus hyödyntää puitesopimusta tieteellisten, oikeudellisten sekä dokumentaatioon ja toimittamiseen liittyvien tukipalvelujen hankkimiseksi komitean elinten, jäsenten, esittelijöiden ja omien yksiköiden tueksi. Palvelujen hankkiminen ulkopuolisilta asiantuntijoilta on yksi hallintouudistuksen toteuttamiseen kuuluvista toimista, joista Euroopan alueiden komitean työvaliokunta päätti helmikuussa 2004. Hallinnonuudistuksen toinen strateginen tavoite on tarjota jäsenille entistä parempia palveluja Euroopan alueiden komitean lausuntotoimien vahvistamiseksi ja hyödyntämiseksi lainsäädäntöprosessissa. 2.3 Erityistavoite Pyydettyjen lausuntojen, suuntaa-antavien lausuntojen sekä vaikutuksia koskevien selvitysten entistä paremman laadun varmistaminen edellyttää, että esittelijät saavat asianmukaista tukea. Tuen antaminen puolestaan edellyttää päteviä asiantuntijoita paitsi neuvomaan esittelijöitä myös avustamaan komitean yksiköitä Euroopan alueiden komitean poliittiseen toimintaan liittyviä aiheita koskevien erilaisten selvitysten, tiedotteiden ja muistioiden laatimisessa. Suunnitellun toiminnan tarkoituksena on avustaa erilaisin asiantuntijapanoksin AK:n yksiköitä niiden analysointi-, tutkimus- ja suunnittelutehtävissä, jotta AK:lla olisi käytettävissään syvällistä tietoa, jonka avulla se voi vahvistaa neuvoa-antavaa ja poliittista rooliaan toimielintasolla. Tarjoajan on pystyttävä tarjoamaan kunkin toimituserän osalta kaikki jäljempänä (kohdassa 2.4) eritellyt palvelut. Tarjouksen tekeminen siten, että se koskee vain osaa tehtävistä, ei ole mahdollista ja johtaa tarjouksen hylkäämiseen. AK pyrkii turvautumaan ulkopuolisiin asiantuntijoihin aloilla, jotka liittyvät "alueellinen yhteenkuuluvuuspolitiikka ja EU:n talousarvio" -valiokunnan (COTER) toimialoihin. Intressialat on jaettu tässä tarjouskilpailussa seuraaviin kolmeen toimituserään: Toimituserä 1: Koheesiopolitiikka a. Taloudellinen, sosiaalinen ja alueellinen yhteenkuuluvuus b. Euroopan rakenne- ja investointirahastot c. Aluesuunnittelu d. Makroalueet e. Alueellinen yhteistyö f. Alueelliset tilastot ja indikaattorit Toimituserä 2: Kaupunkipolitiikka a. Kaupunkipolitiikka 9/34
b. Asuminen Toimituserä 3: Liikennepolitiikka a. Liikenne ja Euroopan laajuiset liikenneverkot Toimeksisaajan tulee seurata kulloisenkin edellä mainitun toimituserän osalta alojen kehitystä unionin yleisen toiminnan, toimielinrakenteen ja oikeudellisen järjestelmän sekä paikallis- ja alueviranomaisten näkökulmasta. Lisäksi tämän tulee viitata mahdolliseen myöhempään strategisesti merkittävään kehitykseen kyseisillä politiikanaloilla. 2.4 Erilaiset asiantuntijatoimet Euroopan alueiden komitean työskentelyn tukena 2.4.1 Yleistä Jäljempänä pyydettävien erilaisten asiantuntijatoimien tulee perustua asianmukaiseen metodologiaan ja selkeisiin, yhteisesti sovittuihin tutkimuskysymyksiin, jotka määritellään Euroopan alueiden komitean tekemissä tilauksissa. Tarkennuksia ja selityksiä voidaan tarvittaessa antaa toimeksisaajan ja Euroopan alueiden komitean välisessä myöhemmässä yhteydenpidossa. Toimeksisaajalta saatetaan vaatia kirjallisen aineiston tutkimista, kuten kirjallisuuskatsauksia (asianmukaista metodologiaa soveltaen), sekä perustutkimusta, kuten otantatutkimuksen laatimista tai otantatutkimustulosten analysointia. Vaikka tutkimuskirjallisuus ja tietokannat ovatkin arvokkaita tietolähteitä, toimeksisaajan tulee kuitenkin kyetä tekemään perustutkimusta sekä esittämään viimeisimpiä tietoja ja esimerkkejä tulosten havainnollistamiseksi. Euroopan alueiden komitean työskentelyn tueksi laadittavien tekstien tulee tekstityypistä riippumatta täyttää korkeat laatuvaatimukset, niissä tulee noudattaa asettelusääntöjä (ks. seuraavalla sivulla oleva taulukko) ja niistä tulee ennen kaikkea ilmetä tekstin laatijan tieteellinen huippuosaaminen ja poliittinen riippumattomuus. Työkielenä on englanti. Käsillä olevan tarjouseritelmän kohteena olevat erilaiset asiakirjat tulee toimittaa Euroopan alueiden komitealle englanniksi. 10/34
Kaikkia selvityksiä, muistioita ja tiedotteita koskevat asetteluohjeet Asiakirjan asettelu Sivun asetukset Pysty Ylä 2,5 cm Ala 2,5 cm Vasen 2,5 cm Oikea 2,5 cm Sidontareunus 0 cm Ylätunniste 1 cm Alatunniste 1 cm Vaaka Ylä 2,5 cm Ala 2,5 cm Vasen 2,5 cm Oikea 2,5 cm Sidontareunus 0 cm Ylätunniste 1 cm Alatunniste 1 cm Fontti Times New Roman Pääotsikko 24 Lihavoitu Otsikko 18 tai 16 Lihavoitu, kursivoitu tai ("tärkeydestä" normaali, kapiteelit tai riippuen) alleviivaus ("tärkeydestä" riippuen) Leipäteksti 14 Normaali Alaviitteen teksti 10 Normaali Kappale Leipäteksti Tasaus Molempien reunojen tasaus Sisennys 0 cm Väli ennen 0 pt Väli jälkeen 0 pt Riviväli 1 Alaviitteen teksti Tasaus Molempien reunojen tasaus Sisennys 0 cm Väli ennen 0 pt Väli jälkeen 0 pt Riviväli 1 Sivunumerot (sivun alareuna, keskellä) Numerointi alkaa ensimmäiseltä tekstisivulta (esipuheen ja sisällysluettelon jälkeen). Sisällysluettelo Taulukkomuodossa (keskitetty), sivunumerot näkyvissä Taulukot, kuviot Keskitetty AINA OIKEANPUOLEISELLA (parittomalla) sivulla 11/34
2.4.2 Suoritteet Muistiot ja tiedotteet Muistioita ja tiedotteita laaditaan kaikista AK:n valiokuntien, verkostojen ja elinten työohjelmiin kuuluvista aiheista sekä AK:n kannalta yleisesti kiinnostavista ajankohtaisaiheista. Muistioissa analysoidaan kriittisesti ja tieteellisin perustein lainsäädäntöehdotuksen tai lausuntopyynnön kohteena olevan merkittävän asiakirjan (vihreän kirjan, valkoisen kirjan, tiedonannon yms.) asiaankuuluvia poliittisia ja oikeudellisia näkökohtia, etsitään konkreettisia ratkaisuja erityisiin tutkimustietokysymyksiin ja tarkastellaan kyseessä olevan aloitteen erityisiä alue- ja paikallisulottuvuuksia. Tiedotteissa annetaan (mahdollisesti kaikki EU:n jäsenvaltiot kattavaa) ytimekästä faktatietoa ajankohtaisaiheesta. Tarvittaessa niissä analysoidaan myös toissijaisuus- ja/tai suhteellisuusperiaatteiden kannalta olennaista oikeuskäytäntöä ja/tai akateemisia julkaisuja. Niissä voi olla myös erityisiin tietokantoihin perustuva kirjallisuuskatsaus sillä edellytyksellä, että toimeksisaaja toimittaa asianmukaisen selvityksen soveltamastaan metodologiasta. Muistioiden laatimista voidaan pyytää jälkeenpäin AK:n työjärjestyksen 4 55 artiklan 2 ja 3 kohdassa määrättyjen velvollisuuksien täyttämiseksi. Kohdissa määrätään, että Euroopan alueiden komitean lausuntoihin tulee sisältyä nimenomainen viittaus toissijaisuus- ja suhteellisuusperiaatteiden soveltamiseen ja että niissä tulee arvioida, millaisia ovat odotettavissa olevat hallinnolliset vaikutukset sekä alue- ja paikallistasoon kohdistuvat taloudelliset vaikutukset. Tietyissä tapauksissa muistioita pyydetään Euroopan alueiden komiteassa laadittavia alueellisten vaikutusten arviointeja (TIA) ja kaupunkialueisiin kohdistuvien vaikutusten arviointeja (UIA) varten TIA- ja UIA-työpajojen valmisteluasiakirjoiksi. Arvioinnista riippuen toimeksisaajaa voidaan pyytää ehdottamaan kysymyksiä käytettäväksi julkisissa kuulemisissa ja jäsennellyissä haastatteluissa sekä selvittämään tietoaineiston saatavuutta tiettyjen indikaattorien osalta. Muistioiden pituus voi vaihdella muutamasta sivusta aina 10 20 sivuun, jolloin kyseessä on jo jäsennellympi asiakirja. Ne tulee laatia melko lyhyessä määräajassa (määritelty erillissopimuksessa), joka vaihtelee asian monitahoisuuden ja kiireellisyyden mukaan (muutamasta päivästä enintään neljään viikkoon). Selvitykset Selvityksissä analysoidaan syvällisesti tiettyä politiikanalaa, joten niillä voidaan antaa panos esimerkiksi oma-aloitteisten lausuntojen, suuntaa-antavien lausuntojen tai konferenssien/työpajojen valmisteluun. Lausunnot ovat tärkein väline, jolla AK osallistuu lainsäädäntömenettelyyn Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 307 artiklan määräyksiä noudattaen. Lausunnot laaditaan Euroopan 4 http://cor.europa.eu/en/documentation/documents/rules-of-procedure-of-the-committee-of-the-regions/fi.pdf 12/34
parlamentin, neuvoston tai Euroopan komission pyynnöstä. Niiden tarkoituksena on korostaa paikallisja alueviranomaisten näkemyksiä, huolia ja ehdotuksia jostakin lainsäädäntöä tai politiikkaa koskevasta ehdotuksesta. Pakollista ja oma-ehtoista kuulemista koskevat alat on määritetty sopimuksessa Euroopan unionin toiminnasta. Joissakin tapauksissa AK voi päättää antaa oma-aloitteisia lausuntoja, joissa tähdennetään erityisiä alueellisia ja paikallisia etuja jollakin politiikan alalla. Tällaisia lausuntoja voidaan laatia vastauksena Euroopan komission tiedonantoihin, kertomuksiin tai lainsäädäntöehdotuksiin, jotka on annettu AK:lle tiedoksi. Näitä lausuntoja voidaan myös antaa puheenjohtajavaltiona parhaillaan tai seuraavaksi toimivan jäsenvaltion pyynnöstä tai AK:n omasta aloitteesta. Suuntaa-antavia lausuntoja laaditaan aiheista, joilla on huomattava vaikutus alueisiin. Lausunnot annetaan ennen kuin komissio tekee aiheesta lainsäädäntöehdotuksen tai edes aloittaa tiettyä säädöstä koskevan kuulemismenettelyn. Selvitykset ovat pitkiä, yleensä noin 50 100 sivun mittaisia asiakirjoja. Tietyt selvitykset laaditaan toimeksisaajan laatimien ja lähettämien ja AK:n hyväksymien kyselyjen (otantatutkimusten) pohjalta. Mikäli kyseessä on jäsenvaltioiden vertailuanalyysi, sen on katettava vähintään neljäsosa unionin jäsenvaltioista ja siinä on otettava huomioon jäsenvaltioiden moninaisuus sekä kokoa että maantieteellistä sijaintia ajatellen. Toimeksisaajan on kyseisiä selvityksiä laatiessaan toimittava yhteistyössä AK:n yksiköiden kanssa. Tarjoajan tulee sen vuoksi sisällyttää tarjouksensa kustannusselvitykseen yhden kokouksen kustannukset. Yksityiskohtaista tietoa kyseisen kokouksen sisällöstä ja järjestämisestä on kohdassa 1.6.5. Lisäksi huomautetaan, että selvityksiin tulee sisältyä tiivistelmä, johdanto ja päätelmät ja että ne tulee useimmissa tapauksissa esitellä valiokunnan kokouksessa. Kyseisiin kokouksiin liittyvät toimeksisaajan matka- ja majoituskulut maksetaan tällöin Euroopan alueiden komitean toimintaan osallistuviin kolmansien tahojen edustajiin sovellettavien sääntöjen (sääntö N:o 5/2014 5 ) perusteella eikä niitä siis sisällytetä tarjouslaskelmaan. Toimeksisaajan on toimitettava selvityksen lopullisen version kanssa Powerpoint-esitys, joka 50- sivuisen selvityksen kyseessä ollessa on enintään neljän dian pituinen ja 100-sivuisen selvityksen kyseessä ollessa enintään seitsemän dian pituinen. Powerpoint-esitykseen tulee kiteyttää selvityksen keskeiset päätelmät. Selvityksen laadinnalle asetettava määräaika riippuu aiheen kiireellisyydestä (toimielinten välinen aikataulu otetaan tarvittaessa huomioon) ja mutkikkuudesta, mutta määräaika on yleensä enintään neljä kuukautta. Selvityksissä tulee käsitellä myös toissijaisuus- ja suhteellisuusperiaatteiden soveltamista erityisesti siten, kuin asia määritellään Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen liitetyssä toissijaisuus- ja 5 https://webapi.cor.europa.eu/documentsanonymous/cor-2014-02372-00-01-regl-tra_fi.doc 13/34
suhteellisuusperiaatteiden soveltamista koskevassa pöytäkirjassa (perussopimuksiin liitetty pöytäkirja N:o 2). 3. TARJOAJIEN JA TARJOUSTEN ARVIOINTI 3.1 Arvioinnin vaiheet Tarjoajia ja tarjouksia arvioidaan yksinomaan tarjouksessa esitettyjen tietojen perusteella. Arviointivaiheet ovat seuraavat: (1) tarjoajien hyväksyttävyyden varmistaminen poissulkemisperusteiden nojalla (2) tarjoajien valinta valintaperusteiden nojalla: oikeustoimikelpoisuus ja sääntelyllinen kelpoisuus vakavaraisuus ja luottokelpoisuus tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys (3) tässä tarjouseritelmässä määriteltyjen vähimmäisvaatimusten täyttymisen varmistaminen (4) tarjousten arviointi seuraavien ratkaisuperusteiden nojalla: tarjouksen tekninen arviointi tarjouksen taloudellinen arviointi. Hankintaviranomainen voi hylätä poikkeuksellisen alhaiset tarjoukset, etenkin jos se toteaa, että tarjoaja tai alihankkija ei noudata sovellettavan ympäristö-, sosiaali- ja työlainsäädännön velvoitteita (ks. kohta 1.4). Voidakseen edetä arviointimenettelyn vaiheesta seuraavaan vaiheeseen tarjouksen tulee täyttää kaikki edellisten vaiheiden vaatimukset. 3.2 Hyväksyttävyyden varmistaminen Kaikkien tarjoajien on toimitettava valtuutetun edustajan allekirjoittama ja päiväämä kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus (ks. liite III), jossa ne ilmoittavat, etteivät ne ole yhdessäkään poissulkemiseen johtavassa tilanteessa, joka vakuutuksessa mainitaan. Kun on kyse yhteisestä tarjouksesta, ryhmän kunkin jäsenen on toimitettava valtuutetun edustajan allekirjoittama kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus. Kun on kyse alihankinnasta, kaikkien niiden alihankkijoiden, joiden kapasiteetti on välttämätön valintaperusteiden täyttämiseksi, on toimitettava valtuutetun edustajan allekirjoittama kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus. 14/34
Tarjouskilpailun voittajan on toimitettava kunnian ja omantunnon kautta annetussa vakuutuksessa perusteena oleviksi asiakirjoiksi luetellut asiakirjat hankintaviranomaisen asettamassa määräajassa ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tämä vaatimus koskee yhteisen tarjouksen kyseessä ollessa ryhmän kaikkia jäseniä sekä kaikkia niitä alihankkijoita, joiden kapasiteetti on välttämätön valintaperusteiden täyttämiseksi. Velvollisuus esittää perusteena olevia asiakirjoja ei koske kansainvälisiä organisaatioita. Tarjoajan (tai yhteisen tarjouksen tapauksessa ryhmän jäsenen tai alihankkijan) ei tarvitse toimittaa asiakirjatodisteita, jos ne on jo toimitettu muun AK:n järjestämän hankintamenettelyn yhteydessä ja jos asiakirjojen laatimisesta on kulunut enintään vuosi hankintaviranomaisen niitä vaatiessa ja ne ovat tuolloin edelleen voimassa. Tällöin tarjoajan on vakuutettava kunnian ja omantuntonsa kautta, että asiakirjat on jo toimitettu aiemman hankintamenettelyn yhteydessä, ilmoitettava menettelyn viite ja vahvistettava tilanteensa pysyneen muuttumattomana. Tarjoajan (tai yhteisen tarjouksen tapauksessa ryhmän jäsenen tai alihankkijan) ei tarvitse toimittaa tiettyä asiakirjaa, jos se on maksutta hankintaviranomaisen saatavilla kansallisessa tietokannassa. 3.3 Valintaperusteet Tarjoajien tulee todistaa, että niillä on tehtävien suorittamisen edellyttämä oikeustoimikelpoisuus, sääntelyyn liittyvä kelpoisuus, vakavaraisuus, luottokelpoisuus, tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys. Tarjoaja voi käyttää hyväksi muiden tahojen kapasiteettia riippumatta niiden välisten yhteyksien oikeudellisesta luonteesta. Sen on tällöin osoitettava hankintaviranomaiselle, että sillä on hankinnan suorittamiseksi tarvittavat voimavarat. Tämä voidaan tehdä esimerkiksi esittämällä kyseisiltä tahoilta saatu sitoumus voimavarojen asettamisesta tarjoajan käyttöön. 3.3.1 Vakuutus ja todistusasiakirjat Tarjoajien (yhteisen tarjouksen tapauksessa ryhmän kunkin jäsenen) sekä alihankkijoiden, joiden kapasiteetti on välttämätön valintaperusteiden täyttämiseksi, on toimitettava valtuutetun edustajan allekirjoittama ja päiväämä kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus (ks. liite III), jossa ne ilmoittavat täyttävänsä niihin sovellettavat valintaperusteet. Kun on kyse yhteisestä tarjouksesta, tarjoajaan sovellettavien kriteerien täyttyminen tarkistetaan siten, että annetut vakuutukset yhdistetään kokonaisarvion tekemistä varten. Kyseinen vakuutus on osa poissulkemisperusteita koskevaa vakuutusta (ks. kohta 3.2), joten kukin asianomainen taho toimittaa vain yhden vakuutuksen, joka kattaa molemmat näkökohdat. Kun sopimus on myönnetty, tarjouskilpailun voittajan on toimitettava jäljempänä mainitut asiakirjat hankintaviranomaisen asettamassa määräajassa ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tämä vaatimus koskee yhteisen tarjouksen kyseessä ollessa ryhmän kaikkia jäseniä sekä niitä alihankkijoita, joiden kapasiteetti on välttämätön valintaperusteiden täyttämiseksi. 15/34
Tarjoajan (tai yhteisen tarjouksen tapauksessa ryhmän jäsenen tai alihankkijan) ei tarvitse toimittaa asiakirjatodisteita, jos ne on jo toimitettu muun AK:n järjestämän hankintamenettelyn yhteydessä ja jos asiakirjojen laatimisesta on kulunut enintään vuosi hankintaviranomaisen niitä vaatiessa ja ne ovat tuolloin edelleen voimassa. Tällöin tarjoajan on vakuutettava kunnian ja omantuntonsa kautta, että asiakirjat on jo toimitettu aiemman hankintamenettelyn yhteydessä, ilmoitettava menettelyn viite ja vahvistettava tilanteensa pysyneen muuttumattomana. Tarjoajan (tai yhteisen tarjouksen tapauksessa ryhmän jäsenen tai alihankkijan) ei tarvitse toimittaa tiettyä asiakirjaa, jos se on maksutta hankintaviranomaisen saatavilla kansallisessa tietokannassa. 3.3.2 Oikeustoimikelpoisuus ja sääntelyllinen kelpoisuus Tarjoajien on todistettava, että ne saavat harjoittaa tämän tarjouskilpailun kohteena olevien tehtävien hoitamisen edellyttämää ammattitoimintaa. Tarjoajien (yhteisen tarjouksen tapauksessa kaikkien ryhmän jäsenten) on toimitettava seuraavat tiedot, jos niitä ei toimiteta oikeussubjektilomakkeen yhteydessä: Oikeushenkilöiden osalta mukaan tulee liittää selkeä jäljennös niiden henkilöiden nimittämisasiakirjasta, jotka ovat valtuutettuja edustamaan tarjoajaa suhteissa kolmansiin osapuoliin sekä oikeustoimissa, tai jäljennös kyseisen nimityksen julkaisemisesta, mikäli julkaisemista edellytetään asianomaiseen oikeushenkilöön sovellettavassa lainsäädännössä. Tämän valtuutuksen siirtäminen toiselle edustajalle, jota ei mainita virallisessa nimityksessä, on todistettava. Luonnollisten henkilöiden tulee liittää mukaan, jos sovellettavassa lainsäädännössä niin edellytetään, todiste kuulumisesta ammatti- tai elinkeinorekisteriin tai muu virallinen asiakirja, josta rekisteröintinumero ilmenee. 3.3.3 Vakavaraisuus ja luottokelpoisuus Tarjoajalla on oltava riittävät taloudelliset resurssit ja rahoitusvarat voidakseen panna sopimuksen täytäntöön sen päättymiseen saakka. Kapasiteettinsa toteen näyttämiseksi tarjoajan on täytettävä seuraavat valintakriteerit, joita sovelletaan kaikkiin kolmeen toimituserään: Liikevaihto on ollut ainakin kahtena kolmesta viimeksi päättyneestä tilikaudesta vähintään 100 000 euroa. Tätä kriteeriä sovelletaan tarjoajaan kokonaisuutena, eli yhteisen tarjouksen tapauksessa ryhmän kaikkien jäsenten kapasiteetti lasketaan yhteen (alihankkijat mukaan luettuina). Tarjoajan tulee pystyä hankintaviranomaisen pyynnöstä esittämään lyhyellä varoitusajalla seuraavat todisteet: kopio kunkin asianomaisen oikeushenkilön tuloslaskelmasta ja taseesta kolmelta viimeksi päättyneeltä tilikaudelta muussa tapauksessa pankin asianmukaiset lausunnot. Jos hankintaviranomainen katsoo, ettei tarjoaja voi perustellusta poikkeuksellisesta syystä toimittaa jotakin edellä mainittua asiakirjaa, tämän vakavaraisuus ja luottokelpoisuus voidaan osoittaa jollakin 16/34
muulla hankintaviranomaisen asiamukaiseksi katsomalla asiakirjalla. Hankintaviranomaiselle on joka tapauksessa ainakin ilmoitettava poikkeuksellinen syy perusteineen. Euroopan alueiden komitea pidättää itsellään oikeuden pyytää mitä tahansa muuta asiakirjaa, jonka avulla se voi tarkistaa tarjoajan vakavaraisuuden ja luottokelpoisuuden. 3.3.4 Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys A. Tarjoajaa koskevat arviointiperusteet Tarjoajien (yhteisen tarjouksen tapauksessa ryhmän kaikkien jäsenten ja ilmoitettujen alihankkijoiden yhteensä) on täytettävä seuraavat vaatimukset: Vaatimus A1: Tarjoajan on osoitettava toteuttaneensa kolmen viimeksi kuluneen vuoden aikana vähintään viisi hanketta, jotka ovat yhdessä koskeneet ainakin yhdeksää EU-maata. Vaatimus A2: Tarjoajan on osoitettava toteuttaneensa kolmen viimeksi kuluneen vuoden aikana vähintään kolme hanketta asianomaiseen toimituserään (kohta 2.3) liittyviä asioita käsitteleviltä tutkimusaloilta. Vaatimus A3: Tarjoajan on osoitettava kykynsä laatia selvityksiä englanniksi. Todiste vaatimusten A1 ja A2 osalta: Luettelo viimeksi kuluneiden kolmen vuoden aikana toteutetuista kyseisen alan hankkeista lukuineen, ajankohtineen ja julkisine tai yksityisine tilaajineen. Tärkeimmistä toimeksiannoista edellytetään tasoltaan tyydyttävän toteutuksen todisteeksi kirjallisia lausuntoja, joissa todetaan toimeksiantojen toteutuksessa osoitettu ammattimaisuus sekä se, että ne on suoritettu loppuun kokonaisuudessaan. Todiste vaatimuksen A3 osalta: Tarjoajan on toimitettava yksi vähintään 10-sivuinen englanniksi laadittu asiakirja (selvitys, tutkimus tms.), joka on julkaistu tai jonka se on toimittanut asiakkaalleen kahden viime vuoden aikana. Varmentaminen suoritetaan viiden asiakirjasta poimitun sivun perusteella. B. Tehtävää suorittavaa työryhmää koskevat arviointiperusteet Tehtävän suorittavan työryhmän toimijoiden on täytettävä ainakin seuraavassa mainitut pätevyysvaatimukset. Todisteeksi tulee toimittaa tehtävää suorittavan työryhmän ansioluettelot. Kussakin ansioluettelossa on ilmaistava suunniteltu tehtävänkuva toimeksiannon toteuttamisessa. B1 Projektipäällikkö: Vähintään viiden vuoden kokemus hankejohtamisesta, johon on sisältynyt hankevalvontaa, toimitettavan palvelun laadunvalvontaa, asiakaspalvelua ja ristiriitojen ratkaisua; kokemusta vähintään yhdestä vastaavanlaisesta hankkeesta ja vähintään viiden henkilön työryhmän johtamisesta. 17/34
Todiste: ansioluettelo. B2 Kielitaidon tarkistaminen: Vähintään neljällä työryhmän jäsenellä on oltava äidinkielen tasoinen tai vastaava englannin taito (vastaa taitavan kielenkäyttäjän tasoa C2 kieliä koskevassa yhteisessä eurooppalaisessa viitekehyksessä), mistä on osoituksena todistus tai asiaankuuluva aiempi kokemus. Todiste: kielitaitotodistus tai asiaankuuluva aiempi kokemus. B3 Asiantuntija(t) asianomaiseen toimituserään (kohta 2.3) liittyviä asioita käsitteleviltä tutkimusaloilta: vähintään viiden vuoden työkokemus kyseiseltä tutkimusalalta tai kyseisiltä tutkimusaloilta. Yliopistotutkinto tai vastaava korkeakoulututkinto. Todiste: ansioluettelo. B4 Tiedonkeruusta vastaava työryhmä: Työryhmän jäsenillä on oltava yhteensä vähintään kuuden EU:n virallisen kielen taito (itsenäisen kielenkäyttäjän taso B2 kieliä koskevassa yhteisessä eurooppalaisessa viitekehyksessä) ja heidän on osoitettava kolmen vuoden kokemus tiedonkeruutekniikoista. Todiste: ansioluettelo ja kielitaitotodistus tai asiaankuuluva aiempi kokemus. 3.4 Vähimmäisvaatimusten täyttymisen varmistaminen Ennen ratkaisuperusteisiin pohjautuvaa arviointia arviointikomitea tutkii, täyttääkö tarjous tässä tarjouseritelmässä määritellyt vähimmäisvaatimukset. Jokaiseen tarjoukseen tulee lisäksi sisältyä liitteen IV mukainen kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus, jossa tarjoajat (yhteisen tarjouksen kyseessä ollessa ryhmän kukin jäsen sekä alihankkijat, joiden kapasiteetti on välttämätön valintaperusteiden täyttämiseksi) vakuuttavat noudattavansa ympäristö-, sosiaali- ja työlainsäädännön velvoitteita. Tarjoukset, jotka poikkeavat tarjouseritelmässä määritellyistä vaatimuksista tai eivät kata kaikkia vaatimuksia, suljetaan pois, koska ne eivät vastaa tarjouseritelmää, eikä niitä arvioida. 3.5 Ratkaisuperusteet Tarjoajan tulee selittää tekninen ehdotuksensa yksityiskohtaisesti. Tarjoajan tulee kuvailla kunkin asiantuntijatehtävän osalta ehdotetut työmenetelmät sekä ilmoittaa, minkälaiset henkilöresurssit ja tekniset voimavarat sillä on käytössään voidakseen vastata nopeasti AK:n esittämiin yksittäisiin yhteistyöpyyntöihin. Tarjouspyynnön yhteydessä tarjoajan tulee ilmoittaa aiheeseen liittyen, mitkä ovat tutkimuksen teoreettiset lähtökohdat (esimerkiksi taloustieteet, oikeustiede, valtiotieteet) 18/34
minkälaisia tiedonkeruu- ja tiedonkäsittelymenetelmiä tutkimuksessa voidaan soveltaa (esimerkiksi institutionaalinen analyysi, määrällinen tutkimus) minkälainen tiedonkeruu- ja tiedonkäsittelykapasiteetti tutkimusta varten on käytettävissä (esimerkiksi yhteistyöverkosto, tutkimuksen kattama maantieteellinen ja kielialue, tietokannat). Ehdotukseen tulee sisältyä myös tilausten seuranta-, suunnittelu- ja hallintomenettelyjen kuvaus. Sopimus myönnetään sen tarjouksen perusteella, joka on parhaan hinta-laatusuhteen määrittämiseen perustuvan menetelmän (osio 4) mukaan kokonaistaloudellisesti edullisin. 3.5.1 Tarjousten tekninen arviointi Tarjouksen laatua arvioidaan seuraavassa esitettyjen kriteerien perusteella. Pisteitä voi saada yhteensä enintään 100. 1. Työn organisointi, mukaan lukien tehtävien ja vastuualojen jakaminen, ajan, henkilö- ja muiden resurssien käyttö kaiken kaikkiaan. Tarjouksessa on mainittava yksityiskohtaisesti kyseisten seikkojen jakautuminen perusteluineen (tämän kriteerin täyttyminen tulee mm. demonstroida laatimalla skenaario 10-sivuisen muistion ja 50-sivuisen kyselyä edellyttävän selvityksen toteuttamisesta) 6. (40 pistettä, saatava vähintään 50 %) 2. Tutkimusmenetelmien (myös tiedonkeruunmenetelmien) ja ehdotetun tutkimushankkeen tehokkuus, laatu ja tarkoituksenmukaisuus. Tarjoajien on syytä panna merkille, että liian käsitteellisiin tai abstrakteihin metodologioihin ei suhtauduta suopeasti. (40 pistettä, saatava vähintään 50 %. 3. Laadunvarmennustoimet, mukaan lukien suoritteiden laadun varmistaminen, kieliasun laadun varmistaminen ja toiminnan jatkuvuus työryhmän tärkeimpien jäsenten poissaolon aikana. (20 pistettä, saatava vähintään 50 %) Ilmoitettu pisteiden määrä on enimmäispistemäärä, joka kunkin kriteerin perusteella voidaan antaa. Tarjousten on saatava vähintään 50 % kunkin kriteerin perusteella jaettavista pisteistä ja vähintään 60 % yhteenlasketuista pisteistä. Vähimmäislaatutason alapuolelle jäävät tarjoukset hylätään eikä niitä aseteta paremmuusjärjestykseen. 3.5.2 Tarjousten taloudellinen arviointi Tarjoajan on ilmoitettava hintatarjouksessaan kaikki hintaa koskevat tiedot ja sitä varten on käytettävä liitteessä II olevia lomakkeita. Liitteessä II olevien hintatarjouksessa käytettävien lomakkeiden kaikki kohdat on täytettävä eikä niitä saa muuttaa millään tavoin. Puutteelliset tai muutetut tarjoukset suljetaan arviointimenettelyn ulkopuolelle. 6 Erityisiä lomakkeita ei vaadita, joten tarjoaja voi itse päättää, miten skenaariot on parasta esittää. 19/34
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous eli tarjous, jonka hinta-laatusuhde (osio 4) on paras, määritellään liitteessä II mainitun arviointiennusteen kokonaishinnan perusteella (hintalomake 3). Arviointiennusteet perustuvat pätevyysvaatimuksia vastaaviin yksikköhintoihin, ja niissä otetaan huomioon arvio annetusta kokonaistyömäärästä. Tarjoajille korostetaan, että lomakkeilla pyritään ainoastaan luomaan hintatarjouksille tasapuolinen ja syrjimätön vertailuperusta. Täytetyt lomakkeet eivät niin ollen missään tapauksessa velvoita komiteaa tekemään tilausta kyseisistä palveluista tai määristä eivätkä anna tarjoajalle mitään oikeuksia tai aihetta minkäänlaisiin odotuksiin. Minkä tahansa liitteessä II mainituille tehtäville pyydetyn hinnan puuttuminen mitätöi tarjouksen. 4. SOPIMUKSEN MYÖNTÄMINEN Kunkin toimituserän sopimus tehdään sen tarjoajan kanssa, jonka tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin eli seuraavassa esitetyn laskukaavan ja seuraavien painotusten mukaisesti hintalaatusuhteeltaan paras: laatu 70 prosenttia ja hinta 30 prosenttia. tarjous X:n pistemäärä = edullisin hinta tarjous X:n hinta * 100 * hinnan painotus (30/100) + tarjous X:n kokonaislaatupisteet (100:sta) kaikkien ratkaisuperusteiden pohjalta * laadun painotus (70/100) Sopimus tehdään niiden tarjoajien kanssa, joiden esittämät tarjoukset ovat laskukaavalla saadun tuloksen perusteella ensimmäisellä, toisella tai kolmannella sijalla. * * * 20/34
LIITTEET: I. Sopimusmalli II. Hintatarjouksessa käytettävät lomakkeet III. Poissulkemis- ja valintaperusteita koskeva kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus IV. Ympäristö-, sosiaali- ja työlainsäädännön velvoitteiden noudattamisesta kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus * * * 21/34
LIITE I Sopimusmalli * * * 22/34
LIITE II Hintatarjouksessa käytettävät lomakkeet YLEISTÄ Tarjoajan tulee esittää hintatarjouksensa taulukkomuodossa (jäljempänä esitettyjen mallien mukaisesti) ja ilmoittaa kunkin suoritettavan tehtävän kokonaiskustannukset. Eri hintalomakkeissa (1 3) on ilmoitettava kaikki niihin tehtäviin ja toimiin liittyvät kulut, jotka tarjoaja arvioi tarpeellisiksi tämän tarjouspyynnön kohteena olevien palvelujen suorittamiseksi. Komitea ei korvaa ylimääräisiä kuluja, joita ei ole ilmoitettu hintalomakkeissa. Poikkeuksen muodostavat erityisanomukset, jotka koskevat hintalomakkeessa mainitsemattomista tehtävistä aiheutuvia kuluja. Hintatarjoukseen tulee sisältyä myös erikseen ilmoitettava arvio matka- ja oleskelukustannuksista. Tarjous on tehtävä euroissa. Hintalomake 3 sisältää arviointiennusteen. Se käsittää esimerkinomaisia, käsillä olevaan tarjouspyyntöön sisältyviä erilaisia tehtäviä, ja sitä käytetään ainoastaan hintatarjousten vertailemiseen. Lomakkeessa 3 ilmoitettavien eri tehtävien hinnoittelussa tulee käyttää hintalomakkeissa 1 2 ilmoitettuja hintoja. Hintalomakkeet 1 3 on toimitettava paperilla. 23/34
HINTALOMAKE (1): muistiot ja tiedotteet TEHTÄVÄT TARVITTAVIEN HENKILÖIDEN MÄÄRÄ JA TEHTÄVÄT NOIN 5 SIVUN KIINTEÄ HINTA NOIN 10 SIVUN KIINTEÄ HINTA NOIN 20 SIVUN KIINTEÄ HINTA Tietojen keruu Asiakirjan suunnittelu- ja toimitustyö (koko A4 = 38 riviä x 60 merkkiä) Vakiomallin mukainen taitto (koko A4 = 38 riviä x 60 merkkiä) Asiakirjan kääntäminen englanniksi sekä korjaukset (koko A4 = 38 riviä x 60 merkkiä) Muut kustannukset (eriteltävä) YHTEENSÄ 24/34
HINTALOMAKE (2a): selvitykset, joihin ei liity kyselyä TEHTÄVÄT TARVITTAVIEN HENKILÖIDEN MÄÄRÄ NOIN 50 SIVUN KIINTEÄ HINTA NOIN 100 SIVUN KIINTEÄ HINTA JA TEHTÄVÄT Tietojen keruu Asiakirjan suunnittelu- ja toimitustyö (koko A4 = 38 riviä x 60 merkkiä) Vakiomallin mukainen taitto (koko A4 = 38 riviä x 60 merkkiä) Asiakirjan kääntäminen englanniksi sekä korjaukset (koko A4 = 38 riviä x 60 merkkiä) Matkakustannukset Muut kustannukset (eriteltävä) YHTEENSÄ 25/34
HINTALOMAKE (2b): kyselyä edellyttävät selvitykset TEHTÄVÄT TARVITTAVIEN HENKILÖIDEN MÄÄRÄ NOIN 50 SIVUN KIINTEÄ HINTA NOIN 100 SIVUN KIINTEÄ HINTA JA TEHTÄVÄT Tietojen keruu Asiakirjan suunnittelu- ja toimitustyö (koko A4 = 38 riviä x 60 merkkiä) Vakiomallin mukainen taitto (koko A4 = 38 riviä x 60 merkkiä) Asiakirjan kääntäminen englanniksi sekä korjaukset (koko A4 = 38 riviä x 60 merkkiä) Matkakustannukset Muut kustannukset (eriteltävä) YHTEENSÄ 26/34
HINTALOMAKE (3): työhypoteesi arviointiennuste Hintalomake (3) sisältää arviointiennusteen. Se käsittää esimerkinomaisia, käsillä olevaan tarjouspyyntöön sisältyviä erilaisia tehtäviä, ja sitä käytetään ainoastaan hintatarjousten vertailemiseen. TEHTÄVÄT 1.1 Muistiot ja tiedotteet noin 5 sivun kiinteä hinta (vrt. hintalomake) 1.2 Muistiot ja tiedotteet noin 10 sivun kiinteä hinta (vrt. hintalomake) 1.3 Muistiot ja tiedotteet noin 20 sivun kiinteä hinta (vrt. hintalomake) 2.1 Selvitykset, joihin ei liity kyselyä noin 50 sivun kiinteä hinta (vrt. hintalomake) 2.2 Selvitykset, joihin ei liity kyselyä noin 100 sivun kiinteä hinta (vrt. hintalomake) 3.1 Kyselyä edellyttävät selvitykset noin 50 sivun kiinteä hinta (vrt. hintalomake) 3.2 Kyselyä edellyttävät selvitykset noin 100 sivun kiinteä hinta (vrt. hintalomake) HINTA YHTEENSÄ * * * 27/34
Versio: maaliskuu 2016 LIITE III Poissulkemis- ja valintaperusteita koskeva kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus Allekirjoittanut [tämän lomakkeen allekirjoittajan nimi], joka (vain luonnolliset henkilöt) omalta osaltaan Henkilötunnus tai passin numero: (jäljempänä toimija ) (vain oikeushenkilöt) seuraavan edustamansa oikeushenkilön osalta: Täydellinen virallinen nimi: Virallinen oikeudellinen muoto: Yritys- ja yhteisötunnus: Täydellinen virallinen osoite: alv-tunnus: (jäljempänä toimija ) I POISSULKEMISEEN JOHTAVAT TILANTEET ilmoittaa, onko edellä mainittu toimija jossakin seuraavassa mainituista tilanteista: (a) se on tehnyt konkurssin, sen osalta on käynnistetty maksukyvyttömyystai likvidaatiomenettelyjä, sen varoja hallinnoi selvitysmies tai tuomioistuin, sille on vahvistettu akordi, sen liiketoiminta on keskeytetty tai se on muun vastaavan kansallisten lakien tai määräysten mukaisen menettelyn alainen; (b) lainvoimaisessa tuomiossa tai lopullisessa hallinnollisessa päätöksessä on todettu, että toimija on laiminlyönyt velvollisuutensa maksaa sijoittautumismaansa, hankintaviranomaisen sijaintimaan tai sopimuksen täytäntöönpanomaan lainsäädännön nojalla määrättyjä veroja tai sosiaaliturvamaksuja; (c) lainvoimaisessa tuomiossa tai lopullisessa hallinnollisessa päätöksessä on todettu, että toimija on syyllistynyt ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen rikkomalla sovellettavia lakeja tai määräyksiä tai toimijan harjoittaman ammatin eettisiä sääntöjä tai osallistumalla mihin tahansa muuhun virheelliseen toimintaan, joka vahingoittaa toimijan ammatillista uskottavuutta, jos kyseinen toiminta osoittaa vilpillistä aikomusta tai vakavaa laiminlyöntiä, mukaan lukien erityisesti jokin seuraavista: i) väärien tietojen antaminen vilpillisesti tai tuottamuksellisesti, kun näitä tietoja vaaditaan sen tarkistamiseksi, ettei poissulkemisperusteita ole tai että valintaperusteet täyttyvät, tai sopimuksen täytäntöönpanossa; ii) sopimuksen tekeminen muiden toimijoiden kanssa kilpailun vääristämiseksi; KYLLÄ EI 28/34