Asialista/ Pöytäkirja Nro 4/2016 1 Kokoustiedot Kokousaika kello 14.00 Kokouspaikka Frami D, Siru&Bitti Käsitellyt asiat Pykälä Asia 1 Kokouksen avaus 3 2 Kokousmuistio 20.4.2016 4 3 Valmistelevien työryhmien tilannekatsaus 5 4 Työryhmien jäsenyyksien tarkistaminen 7 5 Etelä-Pohjanmaan SOTE projektisuunnitelma 2016-2018 9 6 Henkilöstörekrytointi 13 7 Muut mahdolliset asiat 14 7 Kokouksen päättäminen 15
Asialista Pöytäkirja Nro 4/2016 2 Kokousaika kello 14.00 14.40 Kokouspaikka Osallistujat Harri Jokiranta Piia Aro Hannele Koivisto Vesa Maunuksela Kari Nuuttila Jouni Nummi Maria-Liisa Nurmi Tuula Peltoniemi Tanja Penninkangas Jaakko Pihlajamäki Hannu Puolijoki Minna Sillanpää Lasse Anttila Poissa Tero Järvinen Kirsti Kähärä Tytti Luoto Anna-Kaisa Pusa Raija Ranta Päivi Saukko Jaana Uotila Frami D, Siru&Bitti projektinjohtaja, E-P sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistus perusturvajohtaja, Lapuan kaupunki kuntayhtymän johtaja, JIK peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Tehy, henkilöstöjärjestöjenedustaja liikelaitoskuntayhtymän johtaja, Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä kuntayhtymän johtaja, Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymä perusturvajohtaja, Alavuden kaupunki erityisasiantuntija, SOSTE ry peruspalvelujohtaja, Järvi-Pohjanmaan perusturva sairaanhoitopiirin johtaja, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri varalla kehitysjohtaja Teemu Puolijoki, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri johtajaylilääkäri, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri toimitusjohtaja, Etelä-Pohjanmaan yrittäjät ohjausryhmän puheenjohtaja toimitusjohtaja (Kuusiolinna Terveys Oy), Kuusiokuntien terveyskuntayhtymä terveyspalvelujohtaja, Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä sosiaalijohtaja, Ilmajoen kunta kuntayhtymän johtaja, Kuntayhtymä Kaksineuvoinen kansliapäällikkö-toimialajohtaja, Seinäjoen kaupunki tulosaluejohtaja (sosiaalityö), Seinäjoen kaupunki johdon sihteeri, Seinäjoen kaupunki Pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat Allekirjoitukset Harri Jokiranta Puheenjohtaja
3 1 Kokouksen avaus Stvk, 1 Todetaan läsnäolijat. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 14.00 Todettiin läsnäolijat Hyväksyttiin asialistalle Henkilöstörekrytointi 6
4 2 Kokousmuistio 20.4.2016 Stvk, 2 Työvaliokunnan kokousmuistiot on luettavissa osoitteessa http://www.seinajoki.fi/seinajoenkaupunki/etela-pohjanmaansote/tyovaliokunta/kokousasiakirjat.html Kokousmuistiot tarkastetaan työvaliokunnan pidetyn kokouksen jälkeen seuraavassa kokouksessa. Hyväksytään kokousmuistio 20.4.2016 Hyväksyttiin.
5 3 Valmistelevien työryhmien tilannekatsaus Stvk, 3 Työryhmien aikataulut, kokousasiakirjat ja kokousmateriaalit on luettavissa osoitteessa: http://www.seinajoki.fi/seinajoenkaupunki/etela-pohjanmaansote/tyoryhmat.html Työryhmien yhteinen seminaari 29.4.2016 Yhteistä käsitemäärittelyä - Palvelurakenteen elämänkaari hahmotusta tarkistettiin siten, että korostetaan kansalais- / ihmislähtöistä näkemystä; ihminen keskellä elämänkaarta - Tulevaisuuskuvan hahmotusta tarkistettiin ajatuksella, jossa korostuu palvelun jakeluväylien uudistuminen ja sen vaikutus asiakkaiden/ihmisten kohtaamiseen ja palvelurakenteeseen Syksyn aikana toteutetaan työryhmien yhteiset seminaarit: - digitalisaatio ja ict sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa (ydin prosessit) - palvelurakenteen alueellisuus sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa (ydin prosessit) - tietotuotanto sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa (ydin prosessit) Työryhmien työssä huomioitavaa - Projektin nimestä käytetään muotoa Etelä-Pohjanmaan SOTE. - Työryhmien esityksissä ja muistioissa käytetään tyhjää esityspohjaa, kunnes yhteinen viestintämalli on valmistunut. - Merkitään tiedoksi valmistelevien työryhmien tilannekatsaukset. - Hyväksytään työryhmien yhteisen seminaarin linjaukset Käsittely: Keskustelussa todettiin, että työryhmien väliraporteissa esitetään nykytilanne ja näkymä tulevaan palvelurakenteeseen. Syksyllä työstetään väliraporttien ja muun aineiston perusteella Etelä-Pohjanmaan sote palvelurakenteen ensimmäinen versio. Sovittiin syksyn teemaseminaarien ajankohdat 29.4.2016 tehdyn esityksen mukaisesti (paikka ilmoitetaan myöhemmin); - maanantai 12.9.2016 klo 09.00-12.00, digitalisaatio ja ict sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa (ydin prosessit) - keskiviikko 28.9.2016 klo 09.00-12.00, palvelurakenteen alueellisuus sosiaalija terveydenhuollon palveluissa (ydin prosessit) - tiistai 25.10.2016 klo 09.00-12.00, tietotuotanto sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa (ydin prosessit)
6 - Merkittiin tiedoksi valmistelevien työryhmien tilannekatsaukset. - Hyväksyttiin työryhmien yhteisen seminaarin linjaukset - Merkittiin tiedoksi työryhmien väliraporttien rakenne - Merkittiin tiedoksi työryhmien teemaseminaarien ajankohdat
7 4 Työryhmien jäsenyyksien tarkistaminen Stvk 5.2.2016, 4 Työryhmien aikataulut, kokousasiakirjat ja kokousmateriaalit on luettavissa http://www.seinajoki.fi/seinajoenkaupunki/etela-pohjanmaansote/tyoryhmat.html Projektin jatkotyöskentelyä varten on perustettu työryhmät; Ikäihmisten hyvinvoinnin edistäminen (kevät 2016) Terveyden ja toimintakyvyn edistäminen (kevät 2016) Lasten ja nuorten kasvun tukeminen (kevät 2016 Digiloikka (kevät 2016) ICT (kevät 2016) Taustatieto (kevät 2016) Kiinteistöt-tila-talous (kevät 2016) Tiedotus-viestintä (2016) Laatu (kevät 2016) Hallintorakenne (kesä-syksy 2016) Henkilöstö (kesä-syksy 2016) Valmistelevien työryhmien tehtävänä on ollut tammikuun 2016 loppuun mennessä tehdä ehdotus varsinaisen työryhmän työsuunnitelmasta ja kokoonpanosta työvaliokunnalle. Osa työryhmistä on aloittanut toimintansa myöhemmin, mikä huomioidaan varsinaisten työryhmien tehtävä- ja kokoonpanomäärittelyssä. Varsinaisten työryhmien kokoonpanossa huomioidaan asiantuntijuus ja alueellinen edustavuus. Kuntajohtafoorum evästi kokouksessa 29.1.2016 työryhmien kokoonapanon osalta huomioitavaksi yhteistoiminta-alueita alueellisen edustavuuden lähtökohtana. Projektin työssuunitelmassa työryhmien työsekentelyssä on edellytetty huomioitavan; matala kynnys peruspalvelut, kuntarajapinnat, hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen ja verkostoitunut toiminta. Skjf 29.1.2016, 5 (EPSOTE tilannekatsaus) käsittelyn yhyteydessä todetaan, että palvelurakenteen mallintamisessa huomioidaan tilannekatsauksessa esitetyt asiat (http://www.seinajoki.fi/material/attachments/seinajokifi/seinajoenkaupunki/etelapohjanmaansote/kuntajohtajat/kx34wt2n3/epsote_kuntajohtajafoorum_tilannekatsaus_29.1.2016.pdf ). Valmistelevat työryhmät esittelevät ehdotuksensa varsinaisen työryhmän työsuunnitelmaksi ja kokoonpanoksi. - Merkitään tiedoksi valmistelevien työryhmien tilannekatsaukset. - Hyväksytään varsinaisten työryhmien alustavat työsuunnitelmat ja kokoonpanot. Käsittely: Käytiin läpi työryhmien työsuunnitelmat ja ehdotukset kokoonpanoista. Kiinteistö-tila-talous-, hallintorakenne- ja henkilöstötyöryhmien osalta valmistelu on vielä kesken.
8 Käsittelyn aikana sovittiin seuraavista asioista: - Yhteinen aloitus työryhmille: seminaaripäivä/ohjausryhmän kokous - Yhteisen kuvan luominen/työvaliokunnan rooli/työsuunnitelma - Näkymien hakeminen professioiden ulkopuolelta - Kansalaisnäkökulma: tulevaisuusverstaat, digitaalinen dialogi - Kansallisesti kootut palvelut, globalisaatio - Kolmen lisähenkilön rekrytointi maakunnan sisältä, 10 kk - Työvaliokunnan jäsenet osallistuvat vain yhteen työryhmään Työryhmien työsuunnitelmat ja kokoonpanot liitetään verkkosivuille. Työvaliokunta päätti merkitä tiedoksi työryhmien tilannekatsaukset sekä hyväksyä työryhmien työsuunnitelmat ja kokoonpanot sekä käsittelyn aikana sovitut tarkennukset. Stvk, 4 Työryhmien muodostamisessa on noudatettu työvaliokunnan perustamisen logiikkaa, jossa perustan muodostavat nykyiset yhteistoiminta-alueet, Lapuan ja Seinäjoen kaupunki sekä Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri ja Eskoon sosiaalipalveluiden kuntayhtymä. Tämän lisäksi työryhmien kokoonpanoissa huomioidaan tarvittava asiantuntijuus. Työryhmät ovat työskentelyn aikana jakautuneet alatyöryhmiin, joiden työskentelyssä on erityisesti korostettu riittävää asiantuntijuutta. Työryhmien työsuunnitelmat ja kokoonpanot hyväksytään työvaliokunassa. Työvaliokunta selkeyttää työryhmien kokoonpanot. Noudatetaan alkuperäistä työryhmien jäsenyyden logiikkaa.
9 5 Etelä-Pohjanmaan SOTE projektisuunnitelma 2016-2018 Stvk 5.2.2016, 5 Työryhmien aikataulut, kokousasiakirjat ja kokousmateriaalit on luettavissa http://www.seinajoki.fi/seinajoenkaupunki/etela-pohjanmaansote/tyoryhmat.html Projektin jatkotyöskentelyä varten on perustettu työryhmät; Ikäihmisten hyvinvoinnin edistäminen (kevät 2016) Terveyden ja toimintakyvyn edistäminen (kevät 2016) Lasten ja nuorten kasvun tukeminen (kevät 2016 Digiloikka (kevät 2016) ICT (kevät 2016) Taustatieto (kevät 2016) Kiinteistöt-tila-talous (kevät 2016) Tiedotus-viestintä (2016) Laatu (kevät 2016) Hallintorakenne (kesä-syksy 2016) Henkilöstö (kesä-syksy 2016) Valmistelevien työryhmien tehtävänä on ollut tammikuun 2016 loppuun mennessä tehdä ehdotus varsinaisen työryhmän työsuunnitelmasta ja kokoonpanosta työvaliokunnalle. Osa työryhmistä on aloittanut toimintansa myöhemmin, mikä huomioidaan varsinaisten työryhmien tehtävä- ja kokoonpanomäärittelyssä. Varsinaisten työryhmien kokoonpanossa huomioidaan asiantuntijuus ja alueellinen edustavuus. Kuntajohtafoorum evästi kokouksessa 29.1.2016 työryhmien kokoonapanon osalta huomioitavaksi yhteistoiminta-alueita alueellisen edustavuuden lähtökohtana. Projektin työssuunitelmassa työryhmien työsekentelyssä on edellytetty huomioitavan; matala kynnys peruspalvelut, kuntarajapinnat, hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen ja verkostoitunut toiminta. Skjf 29.1.2016, 5 (EPSOTE tilannekatsaus) käsittelyn yhyteydessä todetaan, että palvelurakenteen mallintamisessa huomioidaan tilannekatsauksessa esitetyt asiat (http://www.seinajoki.fi/material/attachments/seinajokifi/seinajoenkaupunki/etelapohjanmaansote/kuntajohtajat/kx34wt2n3/epsote_kuntajohtajafoorum_tilannekatsaus_29.1.2016.pdf ). Valmistelevat työryhmät esittelevät ehdotuksensa varsinaisen työryhmän työsuunnitelmaksi ja kokoonpanoksi. - Merkitään tiedoksi valmistelevien työryhmien tilannekatsaukset. - Hyväksytään varsinaisten työryhmien alustavat työsuunnitelmat ja kokoonpanot. Käsittely: Käytiin läpi työryhmien työsuunnitelmat ja ehdotukset kokoonpanoista. Kiinteistö-tila-talous-, hallintorakenne- ja henkilöstötyöryhmien osalta valmistelu on vielä kesken.
10 Käsittelyn aikana sovittiin seuraavista asioista: - Yhteinen aloitus työryhmille: seminaaripäivä/ohjausryhmän kokous - Yhteisen kuvan luominen/työvaliokunnan rooli/työsuunnitelma - Näkymien hakeminen professioiden ulkopuolelta - Kansalaisnäkökulma: tulevaisuusverstaat, digitaalinen dialogi - Kansallisesti kootut palvelut, globalisaatio - Kolmen lisähenkilön rekrytointi maakunnan sisältä, 10 kk - Työvaliokunnan jäsenet osallistuvat vain yhteen työryhmään Työryhmien työsuunnitelmat ja kokoonpanot liitetään verkkosivuille. Työvaliokunta päätti merkitä tiedoksi työryhmien tilannekatsaukset sekä hyväksyä työryhmien työsuunnitelmat ja kokoonpanot sekä käsittelyn aikana sovitut tarkennukset. Sohj 26.2.2016, 4 EPSOTE projektin resurssin tarkentamisesta on keskustelu kuntajohtajafoorumin kokouksessa 29.1.2016, jolloin todettiin projektin etenemisen kannalta tarvittavan lisäresurssin tarve. Tarvittava lisäresurssi huomioiden projektin työsuunnitelma ja sen mukaisten työryhmien käynnistyminen olisi; * sosiaali- ja terveydenhuollon asiantuntija, jonka tehtävänä on tukea ydinprosessityöryhmien työtä, tehdä tarvittavaa taustatiedon hankintaa ja analyysiä * assistentti, jonka tehtävä on projektin verkkosivujen ylläpito ja kehittäminen, avustaa tarvittavan taustatiedon hankinnassa ja analyysissä * sihteeri/assistenttipalvelujen osto vastaamaan työryhmien työn käytännön järjestelyistä ja taloushallinnosta Tarvittava työtila on mahdollista vuokrata Into Seinäjoki Oy (Tilapalvelut) seuraavin ehdoin; - sijainti C-talon 5 krs - tilassa on 82,5 m2 jyvitettyä toimistotilaa, todellisia neliöitä on 70 - tilan vuokra on 1 240,00 /kk + alv Kansallisen SoTe uudistuksen täytäntöönpanon mukaisesti tarkoituksen mukaista on kevään 2016 aikana tehdä suunnitelma ja päätös projektin jatkamisesta 31.1.2018 saakka. Projektin työsuunnitelman tehtävien mukaisesti lisäresurssivaraus tehtäisiin ajalle 1.3.-31.12.2018. Lisäresurssin kustannusarvio ja aikaisemmin hyväksytty projektin kustannusarviosta laskettu EPSOTE projektin muutettu talousarvio ajalle 1.3.2016 31.12.2016 olisi yhteensä 297 300 (muutos 131 000 ), mikä vastaisi vuositason kustannusarviota. Kustannukset katetaan 17.12.2014 3 tehdyn päätöksen perusteella kuntien kesken asukaslukuperusteisesti.
11 Stvk 20.4.2016, 5 Talousarvio ja kuntien maksuosuudet on luettavissa osoitteessa: http://www.seinajoki.fi/seinajoenkaupunki/etela-pohjanmaansote/ohjausryhma/materiaalit.html Ohjausryhmä hyväksyy asiaselostuksen mukaiset esitykset; - EPSOTE muutettu talousarvio 1.3. 31.12.2016 - lisäresurssin rekrytointi ajalle 1.3. 31.12.2018 - työtilan vuokraus 1.3. 31.12.2016 - kevään 2015 aikana laaditaan tarkennettu suunnitelma EPSOTE projektin jatkamisesta 31.12.2018. Muutettu ehdotus kokouksessa: Ohjausryhmä hyväksyy asiaselostuksen mukaiset esitykset; - jatketaan EPSOTE projektia 31.12.2018 saakka - kevään 2015 aikana laaditaan tarkennettu suunnitelma 31.12.2018 saakka - toteutetaan työtilajärjestely 1.3.2016 31.12.2018 - lisäresurssin rekrytointi ajalle 1.3.2016 31.12.2018 - EPSOTE muutettu talousarvio 1.3.2016 31.12.2016 Muutettu päätösehdotus hyväksyttiin. Ohjausryhmän kokouksen (Sohj 26.2.2016, 4) päätöksen mukaisesti valmistellaan tarkennettu projektisuunnitelma 2016 2018, siten, että se voidaan hyväksyä ohjausryhmän kokouksessa 20.5.2016. Projektisuunnitelman luonnos on luettavissa verkkosivulla http://www.seinajoki.fi/material/attachments/seinajokifi/seinajoenkaupunki/etelapohjanmaansote/tyovaliokunta/sjdukmhwx/ep-sote_projektisuunnitelma_2016-2018_tyovaliokunta20.4.2016.pdf Osana projektisuunnitelmaa on esitetty palvelurakenteen malli. Palvelurakennemallia on käsitelty työvaliokunnan ja kuntajohtajafoorumin kokouksissa sekä esitelty informaatiotilaisuuksissa. Palvelurakennemallissa lähtökohtana ovat näkymä maakunnan väestö- ja aluerakenteesta 2040 sekä SOTE reformille asetetut kansalliset tavoitteet. Työvaliokunta - evästää projektisuunnitelman 2016-2018 valmistelun - hyväksyy palvelurakennemallin projektin jatkotyöskentelyn pohjaksi.
12 Stvk, 5 Työvaliokunta päätti - hyväksyä projektisuunnitelman - hyväksyä palvelurakennemallin jatkotyöskentelyn pohjaksi siten, että huomioidaan o osaamisen varmistaminen o palveluiden joustavuus o kootut palvelut, yksi palvelualue o akuuttipalvelujen organisointi, lähellä/kaukana Työvaliokunta on käsitellyt projektisuunnitelmaa 2016-2018 kokouksessaan 20.4.2016. Projektisuunnitelman luonnos on luettavissa verkkosivulla http://www.seinajoki.fi/material/attachments/seinajokifi/seinajoenkaupunki/etelapohjanmaansote/tyovaliokunta/sjdukmhwx/ep-sote_projektisuunnitelma_2016-2018_tyovaliokunta20.4.2016.pdf Työvaliokunta hyväksyy projektisuunnitelman esitettäväksi ohjausryhmälle 20.5.2016 Hyväksyttiin.
13 6 Henkilöstörekrytointi Stvk, 6 Hakuaika avoimena olleisiin tehtäviin päättyi 22.4.2016. Sosiaali- ja terveydenhuollon asiantuntijan tehtävään tuli yhteensä 38 hakemusta. Haastatteluun kutsutaan kolme henkilöä ja haastattelut pidetään 2.5.2016 ja 10.5.2016. Asiantuntija-assistentin tehtävään tuli yhteensä 47 hakemusta. Haastatteluun kutsutaan kolme henkilöä ja haastattelut pidetään. Tehtävien täyttöprosessi toteutetaan Seinäjoen kaupungin henkilöstöhallinnon periaatteiden mukaisesti siten, että tehtävien vastaanotto voi toteutua mahdollisimman pian. Työvaliokunta merkitsee tiedoksi henkilöstörekrytoinnin tilanteen. Merkittiin tiedoksi.
14 7 Muut mahdolliset asiat Stvk, 7 Ei muita asioita.
15 7 Kokouksen päättäminen Stvk, 7 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.40.