Tempo-rahoitus Hyväksyttävät kustannukset ja projektiseuranta Rahoitusehdot: Yritysten de minimis -avustus 5.5.2017 DM 1817091 v.2 Copyright Tekes
Projektin vastuullinen johtaja: Lue rahoituspäätös ja rahoitus- ja mahdolliset erityisehdot huolellisesti läpi, jotta osaat toimia niiden mukaisesti Käy päätös ja ehdot läpi taloushallinnon/tilitoimiston kanssa ja toimita päätös ja ehdot myös tilintarkastajalle tiedoksi Anna valtuutus raportointia ja tilitystä varten niille henkilöille, jotka tulevat toimimaan projektin asioissa Tekesin asiointipalvelussa Apua saat neuvontapalvelusta puh. 029 505 5051 Ohje raportointiin asioinnissa Lähetä rahoituspäätöksen hyväksymisilmoitus Tekesiin asiointipalvelun kautta Järjestä projektikirjanpito ja työajan seuranta heti, kun projekti on käynnistynyt
Projektikirjanpito Rahoituksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että projektista aiheutuneet kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja kustannustilitykseen voidaan todentaa. Työajanseuranta on osa projektikirjanpitoa (katso seuraava dia) Projektin asiakirjat ja muu projektin valvonnan ja tarkastuksen kannalta tarpeellinen aineisto (sisältää henkilökohtaisesti pidetyn työajanseurannan) on säilytettävä vähintään kymmenen vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä.
Projektin työaika Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tehdystä työstä (esimerkkilomake löytyy Tekesin verkkosivuilta) Projektituntien lisäksi on seurattava myös kokonaistyöaikaa, jos henkilöön ei sovelleta työaikalakia tai henkilölle ei ole määritelty työaikaa Huom: Tempossa tähän tuo kevennystä rahoituspäätöksen erityisehto, jossa yritystä vähintään 10 prosentilla omistavalle henkilölle hyväksyttävien rahapalkkojen määrä on max. 3000 e/kk (19 e/h). Omistajayrittäjän on pidettävä tuntitasoista työajaseurantaa projektille tehdystä työstä, mutta rahoitusehtojen määrittämää kokonaistyöajanseurantaa ei edellytetä. Tehdyt työtunnit on kohdistettava niille päiville, joina työ on tehty Projektin vastuullisen johtajan tai työntekijän esimiehen on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa Vahvistamisesta on jäätävä merkintä seurantajärjestelmään Työajanseurantaan liittyvä aineisto, tuntikohtaiset seurantaraportit sekä vahvistetut kuukausittaiset yhteenvedot on säilytettävä kymmenen vuoden ajan projektin viimeisen maksuerän maksamisesta Tekesillä on oikeus jättää rahapalkat osittain tai kokonaan hyväksymättä, jos työajanseurantaa ei ole järjestetty yleisten ehtojen mukaisesti
5
Tilitysten yleiset periaatteet Päivitetty projektisuunnitelma on osa rahoituspäätöstä ja toimii pohjana kustannusten hyväksymiselle Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisestä ja vastaa siitä, että tilitettävät kustannukset kohdistuvat projektiin, ovat projektisuunnitelman mukaisia ja syntyneet rahoituspäätöksessä mainittuna kestoaikana Hyväksyttävien kustannusten tulee olla nettomääräisiä ja arvonlisäverottomia ja rahoituksen saajan kirjanpidossa Palkkojen ja ostopalveluiden pitää olla maksettu rahana ennen tilitystä Projektille ei voi kohdistaa menoa, joka perustuu ennen projektijakson alkua tehtyyn tilaukseen paitsi silloin, kun tilaukseen liittyy projektin käynnistymiseen kytketty purkamismahdollisuus Tositteita ei tarvitse toimittaa. Tekes pyytää tarvittaessa lisätietoja kustannuksiin liittyen
Hyväksytty kustannusarvio Rahapalkat teholliselta työajalta Henkilösivukustannukset (enintään 50 % palkoista) Ostetut palvelut (eriteltävä sisältöraportissa kohdassa Voimavarat ja yhteistyö: toimittajan nimi ja Y-tunnus) Muut kustannukset (laskennallinen erä, enintään 20 % rahapalkkojen ja ostettujen palveluiden yhteissummasta) Muiden kustannusten sisältöä ei tarvitse raportoida, eikä niiden tarvitse sisältyä projektikirjanpitoon
Rahapalkat Maksetut ennakonpidätyksenalaiset rahapalkat projektin teholliselta työajalta Enintään 11 kk/vuosi/hlö Omistajien palkkoja enintään 19 e/h (3 000 e/kk), jos omistus on vähintään 10 % Toimitusjohtajan työaikaan ei sovelleta 80 %:n projektityökattoa, jos hänen palkkansa on rajattu tai muutoin jää alle 19 e/h (3 000 e/kk) Työntekijä pitää itse työajanseurantaa tuntitasolla Palkkaa maksetaan kokonaistyöajasta, Tekesille tilitetään projektille kuuluva osuus Palkkoja tilitettäessä liitteenä oltava palkkaerittelylomake (Y4)
Henkilösivukustannukset Kustannusarvion mukainen prosenttiosuus tehollisen työajan rahapalkoista, enintään 50 % Jos henkilölle ei makseta loma-ajan palkkaa, hsk on 30% Tekesillä on oikeus puuttua kustannusarviossa hyväksyttyjen henkilösivukustannusten määrään sellaisten työsuhteiden yhteydessä, joissa palkoista ei makseta samoja hskkustannuksia kuin tavanomaisissa työsuhteissa työsuhde, johon ei sovelleta työaikalakia (johtavassa asemassa olevat osakkaat) ulkomailta Suomeen tulevat ja ulkomailla työskentelevät henkilöt Henkilösivukustannuksia ovat mm. palkalliset poissaolot: loma-ajan ja sairausajan sekä arkipyhien palkat + lomaraha sosiaaliturvan kustannukset muut työvoimakustannukset (esim. luontoisedut, rekrytointikustannukset, henkilöstökoulutus)
Ostettavat palvelut 1/2 Hyväksytään projektisuunnitelman ja laskutuksen mukaisina; voivat sisältää muun muassa Projektin tilintarkastus Tiedonhankinta Teollisoikeuksien haku EU-määritelmän mukaisten suurten yritysten teollisoikeuksiin liittyviä kustannuksia ei hyväksytä Lisenssinostot pois lukien ohjelmistolisenssit Lahjoitukset ja stipendit sekä rahoituksen saajan rahoitusosuudet Tekesin rahoittamaan tutkimusorganisaatiossa toteutettavaan projektiin eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia
Ostettavat palvelut 2/2 Rahoituksen saajan on eriteltävä ostetut palvelut sisältöraportissa kohdassa Voimavarat ja yhteistyö Toimittajan nimi ja Y-tunnus Muihin kustannuksiin sisältyviä eriä ei voi tilittää ostetuissa palveluissa (matka-, aine- ja tarvike-, laite- ja yleiskustannukset) Ostopalvelut intressiyhtiöiltä (intressi määritelty rahoitusehdoissa) Ostopalveluja intressiyhtiöiltä ei pääsääntöisesti hyväksytä Kuitenkin oman konsernin sisältä ostetut palvelut hyväksytään laskun mukaisena. Erillistä intressitilitystä ei tarvitse tehdä
Muut kustannukset Enintään 20 % tilitettyjen rahapalkkojen ja ostettujen palveluiden yhteissummasta ks. rahoituspäätöksen kustannusarvio Laskennallinen kerroin sisältää yleis-, matka-, aine- ja tarvikekustannukset sekä laiteostot, laitepoistot ja -vuokrat ja pilvipalvelut Näitä kustannuksia ei voi tilittää palkoissa tai ostettavissa palveluissa Kustannusten sisältöä ei tarvitse raportoida Tekesille eikä näiden tarvitse sisältyä projektikirjanpitoon
Kustannukset, joita ei hyväksytä Vientiin liittyvä toiminta eli suoraan vientimääriin, jakeluverkon perustamiseen ja toimintaan tai muuhun vientitoimintaan liittyvät juoksevat kustannukset Edustuskulut, lahjoitukset, stipendit tai apurahat Tuotantoon, mainontaan, markkinointiin tai myyntiin liittyvät kustannukset, kuten matkat, esitteet, ilmoituskulut tai messut Rahoituskulut Suurten yritysten teollisoikeuksiin liittyvät kustannukset Rahoituksen saajan rahoitusosuudet tutkimusorganisaatiossa toteutettavaan projektiin Kustannukset, joihin kohdistuu sellaista julkista tukea, jonka ehdoissa kielletään muu julkinen tuki Ostetut palvelut intressiyhtiöiltä lukuun ottamatta saman konsernin yhtiöitä Projektisuunnitelmaan kuulumattomat kustannukset
Hankintamenettelyt Kun rahoituksen saaja on julkinen hankintayksikkö tai jos yritys saa hankintaan yli 50 % Tekesin myöntämää ja muuta julkista tukea, rahoituksen saajan on noudatettava lakia julkisista hankinnoista (1397/2016) Hankinta on kilpailutettava julkisena hankintana, kun se arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on 60.000 euroa tai enemmän. (Ennen 1.1.2017 tehtyjen hankintojen kilpailutusraja on 30.000 euroa) Jos julkinen hankintayksikkö on tehnyt hankinnan vastoin hankintasäännöksiä, hankinta ei ole projektille hyväksyttävä kustannus Yrityksellä avustusosuus kilpailuttamattomaan hankintaan voi olla enintään 50 % Kilpailutus on osoitettava liittämällä tilitykseen kopio hankintailmoituksesta, joka on julkaistu HILMAssa (hankintailmoitukset.fi) tai esittämällä perusteet suorahankinnalle Lisätietoja hankintalaista Tekesin verkkosivuilla
Projektimuutokset Muutoksesta etukäteen kirjallinen hakemus perusteluineen Tekesille Yleisimpiä projektimuutoksia: Kustannuslajimuutokset Aikataulumuutokset Raportointipäivän siirto Projektin vastuullisen johtajan vaihtaminen Merkittävät muutokset projektisuunnitelmassa Muutos pankkitilitiedoissa Muutoshakemuslomake löytyy Tekesin verkkosivuilta http://www.tekes.fi/asiointi/lomakkeet/ Lähetetään Tekesiin suojatulla sähköpostiyhteydellä https://asiointi.tekes.fi/suojaposti
Projektin tilintarkastajan tarkastusraportti Loppuraportti ja lopputilitys pitää tehdä 4 kuukauden kuluessa projektin päättymisestä ja se koskee projektin koko kestoaikaa ja kaikkia tilitettyjä kustannuksia Lopputilitykseen liitetään riippumattoman tilintarkastajan määrämuotoinen tarkastusraportti löytyy Tekesin verkkosivuilta Tilintarkastaja kiinnittää erityistä huomiota, että projektikirjanpito ja työajanseuranta on toteutettu rahoituspäätöksen yleisten ehtojen mukaisesti ja että jäljitettävyysketju on aukoton Ei tarvitse ottaa kantaa Muut kustannukset -kertoimeen sisältyviin kustannuksiin Tarkastusraportin kustannus voidaan hyväksyä projektille Tekesiin toimitettava tilityksen liitteenä laskukopio ja maksutosite
Ota huomioon myös: Kaikki projektisuunnitelman mukaiset kustannukset raportoidaan ja tilitetään Tekesille Jos kustannusarvion kustannuslajikohtaiset enimmäismäärät olennaisesti ylittyvät, kustannusarvioon on haettava muutos (katso Projektimuutokset, dia 15) Kustannukset hyväksytään projektille lopullisesti vasta sen jälkeen kun tilintarkastajan tarkastusraportti on toimitettu Loppuraportin ja -tilityksen hyväksymisen jälkeen projektille ei voi enää esittää kustannuksia Projektin aikana tehdystä työstä aiheutunut lasku voidaan maksaa projektin jo päätyttyä Projektin asiakirjat ja muu aineisto pitää säilyttää kymmenen vuotta projektin viimeisestä maksuerästä mahdollista tarkastusta varten