1(6) PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 15/2014 Aika: 23.10.2014 klo 17:00 Paikka: HO / Paasikivi Läsnä: Pekka Hassinen, kuraattori Jenni Rönkkö, sihteeri Teemu Laakso, toiminnanohjaaja Laura Kylliäinen, taloudenhoitaja Olga Penkkilä, varapuheenjohtaja Mari Teinilä (poistui kohdassa 13) Iina Jokilaakso (poistui kohdassa 12) Kari Tuominen (saapui kohdassa 6) Juhani Takkunen (saapui kohdassa 7) Anna Zitting (saapui kohdassa 10) Poissa: Paula Talonen 1. Avaus Kuraattori avasi kokouksen kello 17:13. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Työjärjestys Esityslista (liite 1) hyväksyttiin työjärjestykseksi. 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 2) Kukaan ei ollut tarkastanut pöytäkirjaa ajoissa. Päätettiin, että se hyväksytään seuraavassa kokouksessa. 5. Ilmoitusasiat a. Tavastia ry:n kuulumiset (liite 3) Mari Teinilä kertoi suullisesti Tavastia ry:n kuulumiset. Keskusteltiin menneestä ja tulevasta yhteistyöstä Tavastia ry:n kanssa erityisesti sen suhteen, pitäisikö kerho kutsua useampiin
2(6) tapahtumiin. Hallitus on myötämielinen tämän suhteen. Keskusteltiin siitä, kuinka lokakuun yleiskokoukseen oli tuotu huonosti valmisteltuja ehdotuksia: muutokset virkalijaohjesääntöön ja ehdotukset Hälläpyörän päätoimittajan valinnasta marraskuun yleiskokouksesta tulkittiin ristiriitaisiksi, eikä ehdotuksia voitu hyväksyä sellaisenaan. Todettiin, että ehdotukset tulee valmistella jatkossa huolellisemmin. 6. Tehdyt edustusvierailut Jenni Rönkkö ja Laura Kylliäinen kävivät EPO:n Parttenkoliaasissa ja tutustuivat kuraattoriin ja useisiin inspehtoreihin. He istuivat samassa pöytäseurueessa PPO:n kanssa. Pekka Hassinen, Iina Jokilaakso ja Paula Talonen olivat Nyllen Haukijuhlassa ja kuraattorinvaihtokaronkassa, jotka oli yhdistetty. Lahjaksi vietiin Säätiön historiikki, osakunnan laulukirja ja uistin. Väistyvä kuraattori sai pullon skumppaa. Kari Tuominen saapui. 7. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja kertoi, että viime teeillassa osakunnalla sattui varkaus. HOL:ilaisilta katosi rahaa ja kaksi kännykkää treenien aikana. Lisäksi osakunnan bileläppäri katosi. Toiminnanohjaaja sanoi, että tällaiset tapaukset ovat ikäviä, mutta niitä on lähes mahdoton estää, varsinkin kun osakunta on teeiltoina avoinna. Lisäksi hän kertoi, että Ella Keskipanula (osakuntavaalirenkaan pyörittäjä) oli pyytänyt osakunnan telttaa käyttöönsä. Toiminnanohjaaja ei nähnyt syytä kieltäytyä, sillä teltan käyttö on aina mainosta osakunnalle. Fuksisitsit menivät railakkaasti. Siellä olivat Teemu Laakso, Paula Talonen ja Olga Penkkilä. Osa hallituksesta oli ollut sitsien aikaan kossu ja #viskifestareilla, jotka olivat sujuneet rauhallisesti. Juhani Takkunen saapui.
3(6) 8. Taloudenhoitajan asiat Talousiltakoulu pidetiin edellisenä päivänä. Siellä käytiin läpi, mitä eri momentit budjetissa sisältävät. Kerhojen rahankäyttö fuksiaisissa oli herättänyt hämmennystä. KoVK oli kerhoille välittämässään viestissä maininnut, että kerhoilla voisi olla mahdollisuus saada rahoitusta rastien järjestämiseen. KoVK:n oli tarkoitus hakea hallitukselta tarvittaessa YTM rahaa tähän. Pääosin kerhot maksoivat fuksiaisten rastit omista momenteistaan. 9. Saapunut posti a. Lunds Nation kiittää kutsusta vuosijuhlaan (liite 4) 10. Saapuneet kutsut i. Sibelius Akatemian 118. vuosijuhlat 15.11. (liite 5) Todettiin, että juhlat ovat omien vuosijuhliemme päällä. Kiinnostuneita ei ilmoittautunut. Laitetaan kutsu virkalijalistalle. ii. Tarton yliopiston vuosijuhlat 1.12. (liite 6) Teemu Laakso ja Kari Tuominen ilmoittivat olevansa alustavasti kiinnostuneita. Kutsu oli tullut korp! Sakalalta ja korp! Filiae Patriaelta. Laura Kylliäinen ja Pekka Hassinen ilmoittivat myös olevansa kiinnostuneita. Kutsun voisi laittaa myös virkalijalistalle. Keskusteltiin useampien osallistujien sponsoroinnista. Päätettiin jatkaa selvittelyä kokouksen ulkopuolella. iii. PPO:n kekri 25.10. (liite 7) Kiinnostuneita ei ilmaantunut. Koska tapahtuma oli niin pian, päätettiin että kutsua ei tarvitse laittaa virkalijoille. iv. SaVO:n Talakkunajuhlat 22.11. (liite 8) Teemu Laakso, Olga Penkkilä ja Laura Kylliäinen sanoivat harkitsevansa. Anna Zitting saapui. Olga Penkkilä kysyi, onko HYY:n vuosijuhlaan 26.11. tullut vielä kutsua. Ei ollut. 11. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset (liite 9) Tarkoitus oli hyväksyä tämän ja edellisen kokouksen kerhojen kuulumiset. Kuraattori ei ollut ehtinyt perehtyä kuulumisiin, joten ne käytiin myös suullisesti läpi.
4(6) Kari Tuominen ehdotti, että hän ehdottaisi UAV:n kokouksessa, että ulkomaiset vieraat kutsuttaisiin itsenäisyyspäivän soihtukulkueeseen, mitä ei ennen ole tehty. Hallitus ei vastustanut ehdotusta. Kuraattori kertoi YVK:n asian säätiön tulevasta remontista. Joulukuun yleiskokouksessa pitäisi perustaa muutaman jäsenen remonttitoimikunta. Juhani Takkunen ehdotti, että toimikunnassa toimisi toiminnanohjaaja, huoneistomestari, YVK:n hallitusvastaava ja YVK:n puheenjohtaja tai sihteeri, jotta informaation kulku varmistuisi. Päätettiin, että seuraavassa kokouksessa keskustellaan tulevista toimenpiteistä HOS:in suhteen, koska vuoden alussa vaadittu osuus hämäläis osakuntalaisista jäsenistä ei tule toteutumaan. Mari Teinilä kertoi, että valokuvaajien lukumäärästä on käyty keskustelua VVK:ssa. Todettiin, että VVK:n puheenjohtaja voi tehdä ehdotuksen yleiskokoukselle siitä, kuinka paljon valokuvaajia tarvitaan. 12. Muutokset virkailijaohjesääntöön a. Hälläpyörän päätoimittajaa koskevat muutokset (liite 10) Hälläpyörän päätoimittajaa koskevat muutokset virkalijaohjesääntöön hyväksyttiin viime kokouksessa. b. Ympäristövastaavaa ja huoneistomestaria koskevat muutokset (liite 11) Juhani Takkunen oli laatinut sääntömuutosesityksen virkailijaohjesäännön YVK:n virkalijoita koskevasta osasta. Ehdotus hyväksyttiin sellaisenaan. Huoneistomestarin ohjesääntöön tulevat muutokset eivät ole vielä valmiit, ja ne tehdään erillään virkalijaohjesäännön muutoksista. Pidettiin tauko. Iina Jokilaakso poistui. 13. Hallituksen tavoitteiden eteneminen (liite 12) Kolme hallituslaista ei ollut läsnä kokouksessa. Siitä huolimatta käytiin läpi hallituksen tavoitteet vuodelle 2014. Sovittiin, että toiminnanohjaaja laittaa hallitukselle viestin
5(6) virkalijawikin kehittämisestä. Mari Teinilä poistui. 14. Testamenttiasian eteneminen (liite 13) Lakimiehen laatima ehdotus perinnönjaon lähtökohdista oli saapunut sihteerille samana päivänä. Kuraattori kertoi, että Anna Kulju säätiön hallituksesta oli ilmoittanut haluavansa konsultoida osakunnan hallitusta asiasta. Ilmoitetaan hänelle seuraavan kokouksen ajankohta, jotta hän voi toimittaa neuvonsa hallitukselle. Hänelle toimitetaan kaikki testamenttia koskevat asiakirjat. Pöydättiin asia seuraavaan kokoukseen tai iltakouluun siihen asti, että Kuljulta ollaan saatu jotakin tietoa hänen kannastaan. 15. Ulkojäsenhakemukset a. Ulkojäsenhakemus (liite 14) Hyväksyttiin ulkojäsenhakemus. 16. Määräraha anomukset Määräraha anomuksia ei ollut tullut. 17. Tilahakemukset a. Valtteri Aaltosen tilahakemus varpajaisia varten 1.11.2014. (liite 15) Hakemus luettiin ääneen. Kirjoitusvirhe oli tarkistettu, tarkoitettu päivämäärä oli 1.11.2014. Hyväksyttiin kuraattori emerituksen tilahakemus. 18. Muut asiat Teemu Laakso ilmoitti, että Iina Yrjänä oli pyytänyt eroa taidekerhon puheenjohtajan virasta. Tarvittaisiin kirjallinen eroanomus. Eroa ei myönnetty. 19. Kokouksesta tiedotettavat asiat Toiminnanohjaaja tiedottaa virkailijalistalla varkaustapauksesta asialliseksi katsomallaan tavalla.
6(6) 20. Seuraava kokous Sihteeri tekee doodlen. 21. Kokouksen päättäminen Kuraattori päätti kokouksen 19:12. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Pekka Hassinen Kuraattori Jenni Rönkkö Sihteeri