Tiedon hallinnan sanastotyö

Tiedon hallinnan sanastotyö Projektisuunnitelma Tekijät: Lingsoft / Riikka Heikkilä Liitteet: Liite 1, Aikataulu Liite 2, Projektin keskeiset lähteet Versio: 4.0. Tiedon hallinnan sanastotyö - projektisuunnitelma Sivu 1/19

Dokumentin tarkoitus Tämä dokumentti kuvaa tiedon hallinnan sanastotyön projektisuunnitelman. Dokumentin muutoshistoria Versio Päiväys Tekijä Kuvaus 0.5 14.04.2016 R.H. / Lingsoft 1.0 30.5.2016 R.H. / Lingsoft 1.1. 22.8.2016 R.H. / Lingsoft 2.0. 26.8.2016 R.H. / Lingsoft 3.0. 1.12.2016 R.H. / Lingsoft 4.0. 6.3.2017 R.H. / Lingsoft Luonnos VM:n kommentteja varten Päivitetty versio 15.4. ja 25.5. pidettyjen palaverien (VM + Lingsoft) perusteella Projektisuunnitelman päivitystä ja tarkennuksia Päivitetty projektisuunnitelma 25.8.2016 pidetyn palaverin (VM + Lingsoft) perusteella Päivitetty projektisuunnitelma 25.8.-1.12.2016 välisenä ajankohtana sovittujen ja/tai toteutettujen asioiden perusteella Päivitetty projektisuunnitelma 24.2. pidetyn projektiryhmän palaverin perusteella Tiedon hallinnan sanastotyö - projektisuunnitelma Sivu 2/19

Sisällysluettelo 1. Projektin tausta ja tavoitteet 1.1. Tausta 1.2. Haasteet 1.3. Tavoitteet 1.4. Ratkaisu 2. Aikataulu 3. Suunnitelma 3.1. Projektin käynnistäminen 3.2. Aiheen rajaus, kohderyhmä, määriteltävät käsitteet 3.2.1. Aiheen rajaus 3.2.2. Kohderyhmä 3.2.3. Käsitteiden määrä 3.2.4. Käsitteiden valinta 3.3. Sanastotyön valmistelu 3.3.1. Aineiston ja lähteiden keruu 3.3.2. Sanastotyön työympäristön kehittäminen 3.4. Sanastotyön toteuttaminen 3.4.1 Termien luokittelu ja valinta 3.4.2 Käsitejärjestelmien luominen 3.4.3 Määritelmien kirjoittaminen 3.4.4 Termien valinta ja uusien termien muodostaminen 3.4.5 Kääntäminen 3.4.6 Lausuntokierros 3.4.7 Viimeistely 4. Projektin lopputulokset 5. Tulosten käyttöönotto 6. Projektiorganisaatio ja projektin seuranta 6.1. Vastuut ja roolit 6.1.1. Ohjausryhmä 6.1.2. Projektiryhmä 6.1.3. ryhmä 6.1.4. Muut resurssit 6.2. Seuranta ja raportointi 7. Työskentelytapa ja viestintä 7.1. Työskentelytapa 7.2. Lingsoftin ja asiakkaan välinen viestintä 8. Liitteet Tiedon hallinnan sanastotyö - projektisuunnitelma Sivu 3/19

1. Projektin tausta ja tavoitteet 1.1. Tausta Valtiovarainministeriö kilpailutti lokakuussa 2015 tiedon hallinnan sanastotyön toteutuksen. Kilpailutuksen myötä valtiovarainministeriö on solminut Lingsoftin kanssa sopimuksen tiedon hallinnan sanastotyön laatimisesta. Lingsoft toteuttaa sanaston yhteistyössä Tietojohtaminen ry:n kanssa. Sanastotyön toteutuksessa hyödynnetään Lingsoftin projektiosaamista ja kieliteknologisia ratkaisuja sekä Tietojohtaminen ry:n osaamista ja asiantuntemusta. Valtiovarainministeriö ohjaa tietohallinnon kehitystä tukenaan laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta. Lainsäädäntöön kohdistuu muutospaineita, koska lainsäädännön keinot eivät ole riittäviä ja vastaavat vain osittain tiedon hallinnan tarpeisiin. Juha Sipilän hallituksen strategisen ohjelman mukaan valmistellaan esitys tiedonhallintalaiksi. Uuden tiedonhallintalain säännöksillä vahvistetaan yhtenäinen tiedon hallinnan, tietovarantojen hyödyntämisen ja kansalaisen oikeuksien toimintamalli ja mahdollistetaan julkisten palvelujen digitalisointi. Tieto käsitteenä on muuttunut entistä monimuotoisemmaksi. Uusi laki luo pohjaa hallinnon laaja-alaiselle, asiakaslähtöiselle ajattelutavan, toimintamallien ja näiden vuorovaikutuksen samanaikaiselle muutokselle. Kokonaisvaltaisella semanttisella yhteentoimivuudella varmistetaan, että kaikissa palveluissa voidaan käyttää perusrekisterien ja -varantojen tietoja. Hallinnon prosessit automatisoidaan virastorajojen yli ja siirrytään laajasti sähköiseen itsepalveluun. Suomessa ei ole ajantasaista tiedon hallinnan sanastoa. Vuonna 1993 on ilmestynyt Tietohuollon sanasto (TSK 20), jonka laativat Tekniikan Sanastokeskus ry (nyk. Sanastokeskus TSK ry) ja Tietopalveluseura ry (nyk. Tietojohtaminen ry). Tiedon hallinnan termistöä sisältyy eri sanastoihin, kuten JHS-suositusten termistöön ( JHS-käsitteistö ), mutta kokoava nykyisiä tarpeita vastaava sanasto puuttuu. Terminologinen sanastotyö toteutetaan perinteisesti terminologien ja kulloisenkin erikoisalan asiantuntijoiden välisenä yhteistyönä. Perinteisen mallin työtapaan on sisältynyt paljon manuaalisia työvaiheita, asiantuntijat ovat etsineet tietoa useista lähteistä ja analysoineet tietoa perinteisen paperimaailman keinoin. Valmistuneista sanastoista kootaan usein perinteisiä termipankkeja, joissa tietoa ei ole rakenteistettu eikä se siten ole optimaalisella tavalla käytettävissä. Sitä ei voi myöskään hyödyntää muihin tarkoituksiin. Tällaisen sanaston yhteentoimivuus on heikko. Tiedon hallinnan sanastotyö - projektisuunnitelma Sivu 4/19

1.2. Haasteet Miksi tarvitaan tiedon hallinnan sanastoa? Valtiovarainministeriön tarjouspyynnössä kuvatun tarpeen mukaisesti yhtenäistä tiedon hallinnan sanastoa tarvitaan, koska aiemmat sanastot ovat vanhentuneita. Uutta tiedon hallinnan sanastoa syntyy jatkuvasti. Sitä tuottavat muun muassa digitalisaatio, keskustelu tietopolitiikasta ja datavetoisesta taloudesta sekä sähköisten palvelujen ja asioinnin kehittyminen. Yhtenäistä sanastoa tarvitaan selkiyttämään viestintää, tukemaan tiedonsiirtoa ja vähentämään väärinkäsitysten syntymisen riskiä. Tiedon hallinnan sanastoa tarvitaan: tietojohtamisen tueksi tietopolitiikan ja tiedon hallinnan lainsäädännön valmisteluun moniammatilliseen yhteistyöhön tietojärjestelmien suunnitteluun ja kehittämiseen tiedon hallintaan ja hyödyntämiseen sekä uuden teknologian käyttöönottoon ja ymmärrettäväksi tekemiseen. Systemaattista terminologista tiedon hallinnan sanastotyötä tarvitaan mm. julkisen hallinnon suositustyössä (JHS), kokonaisarkkitehtuurityössä ja julkisen hallinnon yhteisten tietojärjestelmien kehittämishankkeissa sekä määriteltäessä julkisen hallinnon ydinkäsitteitä. Kansallisella tasolla yhteisen ja selkeän termistön käyttö tehostaa organisaatioiden toimintaa ja edistää kansallista kilpailukykyä. Laajasti käytetty sanasto tukee tietokoulutusta, edistää tiedon lukutaitoa ja tiedon hallinnan kokonaisuuden ymmärtämistä. Sanaston avulla muodostetaan samalla käsitys tiedon hallinnan kokonaisuudesta sellaisena kuin se tällä hetkellä ymmärretään. Tällöin se hyödyttää tiedon hallinnan organisoinnin kehittämistä sekä julkisella että yksityisellä sektorilla. Miksi tarvitaan uudenlainen prosessi terminologisen sanastotyön toteuttamiseen? Sanastotyön tarve julkisessa hallinnossa on ilmeinen. On myös todennäköistä, että mm. sähköisten palveluiden myötä tämä tarve tulee vain kasvamaan. On tärkeää kehittää menetelmiä, joiden avulla sanastotyötä voidaan toteuttaa laadukkaasti ja kustannustehokkaasti. JHS 175 -suosituksessa on määritelty julkisen hallinnon sanastotyöprosessi, jonka mukaisesti sanastotyötä toteutetaan, ja yleisesti Tiedon hallinnan sanastotyö - projektisuunnitelma Sivu 5/19

sanastotyön organisointia on käsitelty ISO-standardissa numero 15188. Lisäksi on keskeistä ottaa huomioon varsinaisen terminologisen sanastotyön prosessinomainen toteuttaminen ja automatisaatio kaikissa niissä työvaiheissa, joissa se on mahdollista. Tällä tavalla kallis asiantuntijatyö voidaan kohdistaa niihin prosessin kohtiin, joissa sitä todella tarvitaan. Tulevaisuudessa sanastoja hyödynnetään monissa eri yhteyksissä, minkä vuoksi sanastojen yhteentoimivuus tulee ottaa huomioon niitä laadittaessa. Sanastot on julkaistava sellaisessa muodossa, että niiden käytettävyys on optimaalinen. 1.3. Tavoitteet Tavoite 1: tiedon hallinnan sanastotyön toteuttaminen Projektin ensisijaisena tavoitteena on toteuttaa valtiovarainministeriön tilaamat, tiedon hallinnan sanastotyöhön liittyvät tehtävät. Sanastotyö toteutetaan perinteisestä sanastotyöstä poikkeavalla tavalla ja siinä yhdistetään Lingsoftin projektiosaaminen ja kieliteknologiset ratkaisut sekä Tietojohtaminen ry:n asiantuntemus. Tavoitteena on tuottaa laajaan käyttöön tuleva tiedon hallinnan sanasto, jota päivitetään jatkuvasti. Tavoite 2: Lingsoftin malli (Lingsoft Way) sanastotyön toteuttamiselle Tiedon hallinnan sanastotyön toteuttamiseen (tavoite 1) kytkeytyy projektin toinen tavoite: luoda Lingsoftin malli sanastotyön tekemiselle. Tavoite konkretisoituu Lingsoftin kehittämänä tuotantoympäristönä, joka ohjaa sanastotyön tekemistä prosessina. Prosessi noudattaa sanastotyön standardeja ja toimintaperiaatteita. Lisäksi tuotantoympäristön kautta tausta-aineisto, ontologiat yms. ovat asiantuntijoiden käytettävissä ja hyödynnettävissä strukturoidusti osana tuotantoprosessia. Tuotantoympäristö pohjautuu Lingsoftin kieliteknologisiin ratkaisuihin ja käyttää hyväkseen digitalisaation ja avoimen datan mukanaan tuomia mahdollisuuksia. Tavoite 3: julkisen hallinnon sanastotyön laajempien tavoitteiden ymmärtäminen ja Lingsoftin ratkaisut Lingsoftin mallissa tavoitteena on sanastoja tuotettaessa ymmärtää ja ottaa huomioon niiden käyttötarkoitus ja merkitys perinteistä sanakirjaa tai termipankkia laajempana rakenteellisena kokonaisuutena. Tähän Tiedon hallinnan sanastotyö - projektisuunnitelma Sivu 6/19

kytkeytyy projektin kolmas tavoite: ymmärtää ja huomioida sanastojen ja sanastotyön laajempi käyttötarkoitus ja yhteiskunnallinen merkitys. Tavoitteena on ymmärtää paitsi se, mihin projektissa tuotettavaa tiedon hallinnan sanastoa tarvitaan, myös se, mihin julkinen hallinto yleisesti tarvitsee sanastoja, ontologioita ja sanastotyötä ja miten niiden avulla kehitetään ja parannetaan julkista palvelua, palveluiden yhteiskäyttöä ja digitalisaatiota. Ymmärtämällä sanastotyön takana olevat laajemmat prosessit ja yhteiskunnalliset tavoitteet, Lingsoft pystyy tuottamaan paremmin asiakkaiden tarpeita vastaavia sanastoja ja myös tarjoamaan asiakkaille laajempia kielen hallintaan liittyviä ratkaisuja käytettäviksi niissä digitaalisissa palveluissa ja prosesseissa, joita asiakkaat ovat kehittämässä. 1.4. Ratkaisu Edellä kuvattujen tavoitteiden saavuttamiseksi Lingsoft esittää ratkaisuksi tiedon hallinnan sanaston toteuttamisen Lingsoftin sanastotyön mallin mukaisesti. Lingsoftin mallissa hyödynnetään Lingsoftin kehittämää teknologista tuotantoympäristöä, ja asiantuntijoiden tekemää termityötä tuetaan teknologisilla ratkaisuilla, kuten Lingsoftin tehokkailla analyysi-, haku-, luokittelu- ja tarkistintyökaluilla. Lingsoftin ratkaisut perustuvat Lingsoftin teknologiaan, jonka avulla suomen kielen sanat ja sanaliitot voidaan tunnistaa niiden kaikissa taivutusmuodoissa ja yhdyssanojen osina. Sanastotyötä tekevien asiantuntijoidemme käytössä ovat muun muassa: - Lingsoftin tehokkaat analyysi- ja kontekstintarkistamistyökalut, jotka tukevat (monikielisten) termien löytämistä ja vertailua - Lingsoftin tuotantoympäristö ja -prosessi, joka tukee eri käsitteistöjen, sanastojen ja ontologioiden keskinäistä vertailua, yhteensopivuutta ja tiedon visualisointia. Ratkaisut yhdessä asiantuntijoidemme tietämyksen kanssa mahdollistavat laadukkaan tiedon hallinnan sanaston toteuttamisen sekä prosessin automatisoinnin ja sanastotyön uudenlaisen toteuttamistavan. 2. Aikataulu Luonnos aikatauluksi on tämän projektisuunnitelman liitteenä 1. Tiedon hallinnan sanastotyö - projektisuunnitelma Sivu 7/19

Aikatauluun kirjattuja työvaiheita on täsmennetty seuraavassa suunnitelmassa. 3. Suunnitelma 3.1. Projektin käynnistäminen Sopimus tiedon hallinnan sanastotyön toteuttamisesta valtiovarainministeriön ja Lingsoftin välillä on solmittu helmikuussa 2016. Projektin kick-off-tapaaminen valtiovarainministeriössä järjestettiin maaliskuussa 2016. 3.2. Aiheen rajaus, kohderyhmä, määriteltävät käsitteet 3.2.1. Aiheen rajaus Projektin aihe on rajattu sanastotyön kilpailutusvaiheessa, jolloin on määritelty, että projektissa laaditaan terminologinen tiedon hallinnan sanasto. Tiedon hallinnan terminologiaa voidaan ryhmitellä aihealueisiin seuraavassa kuvatulla tavalla: Tiedon hallinnan sanastotyö - projektisuunnitelma Sivu 8/19

3.2.2. Kohderyhmä Myös kohderyhmä on määritelty tarjouspyyntövaiheessa. Tiedon hallinnan sanaston kohderyhmä ja potentiaalinen käyttäjäkunta on laaja: tiedon hallinnan ja tietohallinnon johtotehtävissä työskentelevät, asiantuntijat, tietoasiantuntijat, toiminta- ja tietoarkkitehdit, järjestelmäsuunnittelijat, analyytikot, tutkijat, visualisoijat, kouluttajat ja viestintätehtävissä työskentelevät. Tiedon hallinnan sanastoa tarvitaan raportoinnissa, tilastoinnissa, laatuohjeistuksessa ja laatutyössä, valtion ja kuntien tiedon hallinnan hankkeissa ja lainvalmistelussa. Käyttäjätahoja on valtioneuvoston, eduskunnan, kuntien, yritysten ja yhteisöjen piirissä. Tiedon hallinnan sanastolla päivitettävää JHS-käsitteistöä hyödyntävät myös suositusten laatijat, viranomaiset ja järjestelmien toimittajat. 3.2.3. Käsitteiden määrä Käsitteiden määrä on määritelty tarjouspyynnössä seuraavasti: - Projektissa laaditaan jatkuvasti ylläpidettävä tiedon hallinnan terminologinen sanasto, joka käsittää arviolta noin 200 termiä. - Näitä 200 uutta tiedon hallinnan termiä verrataan JHS-käsitteistön sisältämiin termeihin ja poistetaan mahdolliset päällekkäisyydet. Uusi tiedon hallinnan termistö yhdistetään olemassa olevaan JHS-käsitteistöön, jolloin muodostuu arviolta noin 800 termiä käsittävä päivitetty JHS-käsitteistö. Projektiryhmän palaverissa 24.2. tehtiin seuraavat tarkennukset: - Projektissa laaditaan noin 200-300 termiä sisältävä Tietotermit-sanasto. - JHS-sanasto julkaistaan omana sanastonaan. Mikäli Tietotermit-sanastossa ja JHS-sanastossa on samoja termejä, nämä yhdenmukaistetaan niin pitkälle kuin mahdollista. 3.2.4. Käsitteiden valinta Valtiovarainministeriö on antanut projektin alkaessa Lingsoftille listan uusista määriteltävistä käsitteistä sekä nykyisen JHS-käsitteistön, jonka kanssa uudet termit tulee yhtenäistää. Tiedon hallinnan sanastotyö - projektisuunnitelma Sivu 9/19

Valitut käsitteet Tietosanaston uudet käsitteet JHS-käsitteistön termit Tehtävä Selvitetään asiakkaalta saadun Tietosanaston uusien käsitteiden sisällöt ja annetaan niille määritelmät täydentävine huomautuksineen. Edellisessä kohdassa määriteltyjä uusia käsitteitä verrataan JHS-käsitteistön sisältämiin termeihin ja poistetaan mahdolliset päällekkäisyydet. 3.2.5. Julkaistavien sanastojen nimet Projektiryhmän palaverissa päätettiin 24.2., että projektissa julkaistaan kaksi sanastoa: - Tietosanaston uudet käsitteet julkaistaan Tietotermit-nimisenä terminologisena sanastona. - JHS-käsitteistö julkaistaan erillisenä sanastona nimellä JHS-sanasto. 3.3. Sanastotyön valmistelu 3.3.1. Aineiston ja lähteiden keruu Lingsoft käy ennen varsinaisen sanastotyön aloittamista läpi tiedon hallinnan aihealueeseen liittyvää aineistoa, kerää keskeiset lähteet ja vie ne osaksi Lingsoftin kehittämää, sanastotyön tekemiseen suunniteltua tuotantoympäristöä. Tuotantoympäristön kautta lähteet ja niissä käytetty terminologia ja määritelmät ovat tehokkaalla ja luotettavalla tavalla sanastotyötä tekevien asiantuntijoiden hyödynnettävissä. Lingsoftin analyysityökalujen avulla voidaan analysoida sanastotyön lähdeaineistoa, etsiä sieltä aihealueeseen liittyviä käsitteitä sekä luokitella nämä käsitteet, niiden määritelmät ja muu käsitteitä kuvaava tieto. Lingsoftin kehittämillä ratkaisuilla ja kielityöprosesseilla voidaan automatisoida tausta-aineiston käsittelyä ja luokittelua, mikä pelkästään ihmistyönä toteutettuna on aikaavievää. Projektissa käytettävät keskeiset lähteet on koottu projektisuunnitelman liitteeseen 2. Liitteeseen kirjataan myös arvio lähteiden luotettavuudesta ja Tiedon hallinnan sanastotyö - projektisuunnitelma Sivu 10/19

tarkoituksenmukaisuudesta sekä kerrotaan, onko lähteet viety jo osaksi Lingsoftin järjestelmää. Tarpeellista tausta-aineistoa voidaan lisätä järjestelmään koko projektin ajan. 3.3.2. Sanastotyön työympäristön kehittäminen Lingsoft määrittelee ja kuvaa uuden, automatisoidun sanastotyön prosessin vaiheet ja suunnittelee ja toteuttaa tämän pohjalta sanastotyön tekemiseen tarkoitetun tuotantoympäristön. Tuotantoympäristö otetaan käyttöön heti projektin alussa, jotta uudenlaiset työtavat tulevat heti käyttöön. Käyttäjiltä kerätään palautetta ja työympäristöä parannetaan jatkuvasti niin, että projektin edetessä työympäristö kehittyy ja lopulta on saatu luotua uusi, tehokas, laadukas ja prosessiorientoitunut tapa toteuttaa terminologista sanastotyötä. Tuotantoympäristöä hyödynnetään myös sanaston lausuntokierroksilla niin, että valtiovarainministeriön valitsema asiantuntijaryhmä antaa palautteensa tuotantoympäristön kautta. Tätä varten tuotantoympäristöön toteutetaan kommentointimahdollisuus. 3.4. Sanastotyön toteuttaminen 3.4.1 Termien luokittelu ja valinta Käsitteiden analyysi aloitetaan luokittelemalla käsitteet valtiovarainministeriöltä saadun aihealuekaavion (ks. Luku 3.2.1) mukaisiin luokkiin. Tämä luokittelu tehdään sekä valtiovarainministeriön antamalle käsitelistalle että nykyiselle JHS-käsitteistölle. Luokittelussa käytetään asiantuntijoiden intuitiivista näkemystä ja äänestysmenettelyä. Luokittelulla on kaksi pääasiallista tavoitetta: auttaa tiedonhallinnan sanastoon valittavien termien rajauksessa ja toisaalta antaa alustava kuva käsitejärjestelmien rakenteesta (ks. luku 3.4.2). Luokittelun tulosten perusteella Lingsoft keskustelee valtiovarainministeriön kanssa siitä, mitkä termit otetaan mukaan tiedon hallinnan sanastoon ja mitkä mahdollisesti jätetään sen ulkopuolelle. Erityisesti tämä koskee JHS-käsitteistön termejä, koska on odotettavissa, että ne liittyvät useisiin eri aihealueisiin. Tiedon hallinnan sanastotyö - projektisuunnitelma Sivu 11/19

työryhmä antoi palautetta 30.10.2016 mennessä Lingsoftin ja Tietojohtaminen ry:n tekemästä luokittelusta. Palaute annettiin Lingsoftin järjestelmän kautta ja siinä kommentointiin sekä sanastoon sisällytettäviä käsitteitä että niiden luokittelua aihepiirien mukaisiin ryhmiin. Asiantuntijoiden antaman palautteen perusteella on ryhdytty seuraavaan työvaiheeseen, käsitejärjestelmien luomiseen. 3.4.2 Käsitejärjestelmien luominen Lingsoft on marraskuun 2016 aikana aloittanut Tietotermit-sanaston käsitejärjestelmien luomisen ja käsitteiden välisten suhteiden analysoimisen. Lingsoft ja Tietojohtaminen ry:n asiantuntijat käyvät käsitejärjestelmät systemaattisesti läpi, ja kaikki käsitekaaviot valmistuvat toukokuun 2017 loppuun mennessä. Koottua lähdeaineistoa hyödynnetään käsitteiden analysoinnissa ja niiden välisten suhteiden määrittämisessä. Lingsoftin tuotantoympäristön kautta lähdeaineisto on asiantuntijoiden käytettävissä tehokkaalla ja järjestelmällisellä tavalla, mikä tehostaa työtä ja varmistaa, että lähteitä hyödynnetään mahdollisimman kattavasti. Lingsoftin tuotantoympäristö tukee eri käsitteistöjen, sanastojen ja ontologioiden keskinäistä vertailua ja yhteensopivuutta. Vertailun tulokset näkyvät käyttäjälle visualisoituina. Lingsoft pystyy tämäntyyppisen teknologisen ratkaisun ansiosta toteuttamaan tehokkaasti uusien tiedon hallinnan termien ja JHS-käsitteistön jo sisältämien termien vertaamisen sekä hyödyntämään ja käsittelemään eri lähteistä koottua tausta-aineistoa. 3.4.3 Määritelmien kirjoittaminen Lingsoft kiinnittää erityistä huomiota määritelmien laatimiseen. Määritelmät kirjoitetaan siten, että käsitteet sijoitetaan oikein käsitejärjestelmään ja ne kuvataan tarkoituksenmukaisesti omassa käsitejärjestelmässään. Määritelmien laatiminen ja käsitejärjestelmien jäsentely toteutetaan käytännössä samanaikaisesti. Määritelmät kirjoitetaan niin, että ne ovat mahdollisimman lyhyitä ja että ne sisältävät vain sen tiedon, jonka lukija tarvitsee sijoittaakseen käsitteen oikealle paikalle käsitejärjestelmään. Muu tarpeelliseksi katsottu tieto kirjoitetaan määritelmää täydentäväksi huomautukseksi. Mikäli Lingsoftin tuotantoympäristöön viedystä taustamateriaalista löytyy olemassa olevia tunnettuja määritelmiä terminologin parhaillaan Tiedon hallinnan sanastotyö - projektisuunnitelma Sivu 12/19

työstämälle käsitteelle, tuotantoympäristö ehdottaa automaattisesti terminologille näitä aiempia määritelmiä. Tuotantoympäristö kertoo myös, mistä lähteistä aiemmat määritelmät ovat löytyneet ja antaa arvion kyseisten lähteiden luotettavuudesta. Jos käyttökelpoinen määritelmä on jo olemassa jossakin tunnetussa ja luotettavassa lähteessä, on yhteentoimivuuden vuoksi järkevää käyttää kyseistä määritelmää uuden määritelmän kirjoittamisen sijaan. Koska tiedon hallinnan sanastotyön laatimiseen osallistuu useita terminologeja, on lisäksi keskeistä, että eri terminologit käyttävät samoja periaatteita ja käytäntöjä määritelmiä muotoillessaan. Tässä yhteydessä hyödynnämme Lingsoftin laatutarkistimia, joiden avulla voidaan esimerkiksi huomauttaa kirjoittajalle, jos hänen laatimansa määritelmä on liian pitkä, jos hän on käyttänyt välimerkkejä tai isoja/pieniä kirjaimia sovittujen käytäntöjen vastaisesti, jos hän ei ole määritellyt termiä sovittujen käytäntöjen mukaisesti jne. 3.4.4 Termien valinta ja uusien termien muodostaminen Kun käsitteet on sijoitettu käsitejärjestelmiin ja kun määritelmät on kirjoitettu, jokaiselle käsitteelle valitaan termi, joka heijastaa käsitteen piirteitä ja joka on mahdollisimman lyhyt. Valittavat termit sallivat taivuttamisen ja johdokset. Tehtävä Kuvaus Tekijä Status Käsitteeseen viittavan termin valinta Valitaan ihannetapauksessa vain yksi käsitteeseen viittaava termi. Jos käsitteestä käytetään useampia termejä, yksi niistä valitaan suositettavaksi termiksi. Synonyymit, mukaan lukien lyhenteet, merkitään sallittaviksi tai hylättäviksi termeiksi. Harmonisointi Sanastotyön tulosten esittäminen Vertaillaan eri käsitejärjestelmiä ja harmonisoidaan nissä esiintyvät termit. Sanastotyön tulokset esitetään termitietueena. Jokainen termitietue sisältää tietoja yhdestä käsitteestä. Tiedon hallinnan sanastotyö - projektisuunnitelma Sivu 13/19

Jokainen käsitettä koskeva tieto tallennetaan omalle kentälleen, termitietueessa. Jokaisella kentällä on oma, yksilöllinen tunnuksensa 3.4.5 Kääntäminen Kääntäminen otetaan huomioon projektin valmisteluvaiheesta alkaen ja käännöstyötä tehdään sanastotyön kanssa samanaikaisesti. Sanastotyötä tehdessään asiantuntijat tallentavat tietoa kääntäjän työn tueksi. Näin varmistetaan, että kääntäjän ei tarvitse etsiä samoja lähdeaineistoja myöhemmin uudestaan ja että kääntäjä ymmärtää asian samalla tavalla terminologin kanssa. Lingsoftin asiantuntijat ja kääntäjät tekevät tiivistä yhteistyötä koko projektin ajan ja asiantuntijoiden tietämys on kääntäjien käytettävissä käännöstyötä tehtäessä. 3.4.6 Lausuntokierros Tiedon hallinnan sanastotyö toimitetaan lausuntokierrokselle valtiovarainministeriön valitsemalle asiantuntijaryhmälle. Lausuntokierroksen toteuttamisessa hyödynnetään Lingsoftin tuotantoympäristöä, jonka kautta asiantuntijat voivat kommentoida ehdotettuja termejä ja niiden määritelmiä. Lingsoft pystyy järjestelmän kautta vastaamaan asiantuntijoille ja tarvittaessa kysymään tarkentavia tietoja. Asiantuntijoiden lausuntoa pyydetään luokitteluvaiheen jälkeen sanaston hierarkiaan liittyen. Lisäksi suomenkielinen sanasto lähetetään lausuntokierrokselle määritelmien laatimisen jälkeen. Tietotermit-sanaston määritelmät ja käsitekaaviot lähetetään asiantuntijatyöryhmälle kommentoitavaksi aiheryhmittäin. Alustava aikataulu lausuntokierroksille on seuraavankaltainen: - Ensimmäinen erä (Tietosisällöt) lähetetään kommentoitavaksi tammikuun alkupuolella. Tiedon hallinnan sanastotyö - projektisuunnitelma Sivu 14/19

- Toinen erä lähetetään kommentoitavaksi maaliskuun loppupuolella. - Kolmas erä lähtetään kommentoitavaksi toukokuun aikana. Kullekin lausuntokierroksella varataan aikaa noin kolme viikkoa. 3.4.7 Viimeistely Lingsoft viimeistelee sanaston lausuntokierrokselta saatujen kommenttien perusteella. 4. Projektin lopputulokset Projektin lopputuloksena syntyy: - Tietotermit-sanasto - JHS-sanasto - Molemmat sanastot julkaistuna käyttäjilleen ilmaisessa verkkopalvelussa JHS-sanasto julkaistaan verkkopalvelussa niin pian kuin mahdollista. Tietotermit-sanaston (noin 200-300 termiä) julkaisuajankohdaksi on sovittu elo-syyskuun vaihde 2017. Sanasto julkaistaan tässä vaiheessa sähköisenä versiona. Kirjaversiot sanastosta tuotetaan myöhemmin. 5. Tulosten käyttöönotto Tietotermit-sanaston ja JHS-sanaston julkaisu verkkopalvelussa/verkkosivuilla Lingsoft julkaisee ja ylläpitää Tietotermit-sanastoa ja JHS-sanastoa tarjoamassaan julkisessa, käyttäjilleen ilmaisessa verkkopalvelussa tai verkkosivuilla koko sopimuskauden ajan. Lingsoftin ehdotuksen mukaisesti julkaisupaikka on Skosmos-järjestelmään perustuva alusta, jonka ulkoasusta ja brändistä valtiovarainministeriö ja Lingsoft sopivat tarkemmin. Sanasto on siirrettävissä muihin järjestelmiin Tiedon hallinnan sanastotyö - projektisuunnitelma Sivu 15/19

Lingsoft sitoutuu siihen, sanastot ovat siirrettävissä järjestelmästä toiseen vähintään XML-muodossa. Lingsoft sitoutuu tarvittaessa siirtämään sanastot asiakkaan valitsemaan julkiseen, käyttäjilleen ilmaiseen verkkopalveluun ja ylläpitämään sanastoja siinä sopimuskauden ajan. Erilliset koosteet tai julkaisut Tietotermit-sanastosta voidaan erikseen sovittaessa toteuttaa myös erillisiä koosteista ja julkaisuja; esimerkiksi: - Tietojohtaminen ry:n julkaisuna - Lingsoft Language Library -sarjassa - Lingsoft One-Hour-Word-sarjassa - Ellibsin e-kirjakaupassa. 6. Projektiorganisaatio ja projektin seuranta 6.1. Vastuut ja roolit 6.1.1. Ohjausryhmä Nimi Anne Kauhanen-Simanainen Pekka Niemi Juhani Reiman Pirjo Kainu Riikka Heikkilä Rooli projektissa Projektin omistaja, hyväksyntä JHS-valmistelun edustaja Lingsoftin edustaja Tiedon hallinnan asiantuntija Projektiryhmän edustaja 6.1.2. Projektiryhmä Nimi Rooli projektissa Tiedon hallinnan sanastotyö - projektisuunnitelma Sivu 16/19

Riikka Heikkilä Katri Haverinen Eija Majuri Hannele Näveri-Ranta Leena Raustia Projektipäällikkö 6.1.3. ryhmä Nimi Aino Kianto, Lappeenrannan teknillinen yliopisto Pirjo Valpas, Tietojohtaminen ry Aulikki Pakanen, puolustusministerilö Anna-Maija Marttila, valtiovarainministeriö Anne Miettinen, liikenne- ja viestintäministeriö Nina Wiiala, Väestörekisterikeskus Eeva Koivisto, ELY-keskus Jari Ylikoski, Kuntaliitto Kaisa Kuhmonen, valtioneuvoston kanslia Pirjoleena Forsström, CSC Suvi Remes, valtiovarainministeriö Tuija Kuusisto, valtiovarainministeriö Mirja Anttila, Helsingin yliopisto Tero Huttunen, opetus- ja kulttuuriministeriö Tomi Kytölä, opetus- ja kulttuuriministeriö Rooli projektissa Tiedon hallinnan sanastotyö - projektisuunnitelma Sivu 17/19

Virpi Kalliokuusi, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Tuula Kuoppala, valtioneuvoston kanslia Liisa Sipola, valtioneuvoston kanslia Kirsi Janhunen, valtiovarainministeriö Saija Ylönen, Tilastokeskus Päivi Tommila, työ- ja elinkeinoministeriö Olli-Pekka Mattila, Suomen Ympäristökeskus Sanna Pitkänen, BTJ Oy Mikko Hyvärinen, Nokia Oyj Dea Crichton, työ- ja elinkeinoministeriö Juha-Pekka Maijala, ympäristöministeriö Minna Perähuhta, ympäristöministeriö 6.1.4. Muut resurssit Nimi Rooli projektissa Englannin kääntäjä Ruotsin kääntäjä 6.2. Seuranta ja raportointi Projektiryhmä kokoontuu tarvittaessa tai vähintään kerran viikossa katselmoimaan tuloksia. Statuskokoukset voidaan järjestää joko paikan päällä Lingsoftissa tai etäpalaverina Skypellä. Tiedon hallinnan sanastotyö - projektisuunnitelma Sivu 18/19

Projektipäällikkö tuottaa projektin statusraportin kuukausittain. Statusraportissa seurataan projektin etenemistä, aikataulua, resursseja, mahdollisia ongelmia ja riskejä. Projektipäällikkö raportoi mahdollisista ongelmista välittömästi ohjausryhmälle. Ohjausryhmä kokoontuu sovitusti katselmoimaan ja/tai hyväksymään projektin lopputulokset. 7. Työskentelytapa ja viestintä 7.1. Työskentelytapa Lingsoft työskentelee kokouksia lukuunottamatta omissa tiloissaan. Lingsoft toteuttaa tiedon hallinnan sanastotyön hyödyntämällä Lingsoftin kehittämää tuotantoympäristöä, jossa asiantuntijat tekevät sanastotyötä ja jossa hyödynnetään Lingsoftin kieliteknologisia ratkaisuja. Lingsoftin projektiryhmä kokoontuu säännöllisesti, ja Lingsoftin projektipäällikkö seuraa työn edistymistä ja raportoi siitä ohjausryhmälle. 7.2. Lingsoftin ja asiakkaan välinen viestintä Lingsoftin projektipäällikkönä toimii Riikka Heikkilä, joka on asiakkaan tavoitettavissa sähköpostilla ja puhelimella. Projektin etenemisestä tiedotetaan ohjausryhmälle sähköpostilla. Projektiryhmän keskinäisissä keskusteluissa voidaan hyödyntää pikaviestimiä, kuten Skypeä tai Lynciä, joihin perustetaan projektiryhmän oma nimetty keskusteluryhmä. 8. Liitteet Liite 1, Projektin aikataulu Liite 2, Projektin keskeiset lähteet Tiedon hallinnan sanastotyö - projektisuunnitelma Sivu 19/19