Suomen Jousiampujain liitto ry Liittohallitus 9/2015 PÖYTÄKIRJAOTE Kokous 12.9.2015 klo 13.00, Valo-talo, Radiokatu 20, 00240 Helsinki Kutsutut: Andres Gross, Kari Mäenpää, Ensio Lehto, Susanna Makkonen, Miika Kataja, Jukka Karvonen, Jani Savilampi, Sari Uitto, Petteri Alahuhta, Anne Lantee. Esityslista 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Andres Gross avasi kokouksen klo 13.12 2. Läsnäolijoiden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Läsnä Andres Gross, Petteri Alahuhta, Ensio Lehto, Jani Savilampi, Jukka Karvonen ja Anne Lantee. Etänä Kari Mäenpää. 3. Kokouksen työjärjestyksen vahvistaminen Vahvistettiin esityslista työjärjestykseksi. 4. Edellisen kokouksen pöytäkirjan vahvistaminen Toimitettu sähköpostitse 9.9.2015 Vahvistettiin pöytäkirja. 5. Sähköpostipäätösten vahvistaminen 13.8.2015 Joukkueenjohtajan kustannukset arvokisoissa 1. Mikäli SJAL nimittää joukkueenjohtajan ja päättää maksaa tämän kustannukset, maksettavat kustannukset pitävät sisällään matkakulut, majoituskustannukset, ruokailukustannukset (esim. päiväraha ellei sisälly majoitukseen), akreditointimaksut ja muut kulut, jotka liittyvät suoraan joukkueen menestyksen varmistamiseen. Joukkueenjohtajan kustannukset budjetoidaan SJAL:n budjetissa tilaisuuden luonteen mukaisesti (Nuorisotoiminta, Huippu-urheilu, harrasteliikunta, jne). Mikäli joukkueenjohtaja on toimihenkilö, hänelle maksetaan kulukorvauksia SJAL:n työsopimuksen edellyttämällä tavalla. Kulukorvauksien tiliöinti tarkistetaan erikseen. Poikkeukset tähän menettelyyn päätetään hallituksessa joukkueenjohtajan nimeämisen yhteydessä. 2. Esityksen 1 menettelyä sovelletaan jo tämän vuoden kisoihin, joihin SJAL on nimittänyt joukkueenjohtajan ja luvannut korvata kustannukset (Juniori-MM, taulu-mm, European Games ja Maasto-EM).
3. Kaikista arvokisoista laaditaan kustannusarvio, joka hyväksytään hallituksessa viimeistään joukkueenjohtajan ja/tai joukkueen nimittämisen yhteydessä. Kustannusarvio sisältää matkaja majoituskulut, ilmoittautumismaksut, arvion menestysbonuksista ja toimihenkilöiden palkoista sekä muista mahdollisista kuluista. Samassa yhteydessä tarkistetaan myös kustannusten tiliöinti eri "kustannuspaikoille". 19.8.2015. SM-viikon kisamuoto SM-viikolla ammutaan henkilökohtainen kilpailu, johon otetaan enintään 96 ampujaa, alkukilpailu 30 (tai jos aikataulu antaa periksi niin 60) nuolta, ensimmäinen pudotuskierros 1/8 (tai myöhempi, jos vähemmän osallistujia). Karsintana kisaan käytetään sääntöjen mukaisesti edellisen sisä-sm:n jälkeen 31.1.2016 mennessä ammuttuja tuloksia. Perusteluna kilpailusääntöjen vastaiseen aikaiseen ajankohtaan on SM-viikon ajankohta, johon emme voi vaikuttaa näissä kisoissa ja kisatapahtumasta saatava näkyvyyshyöty lajille. SJAL on mukana ensimmäistä kertaa Suomessa järjestettävällä SM-viikolla, jossa vajaan viikon aikana on useiden lajien SM-kilpailut. Yle on vahvasti mukana tapahtumassa, jota koordinoi Valo. 20.8.2015 SM-viikon kisamuoto ja luokkakiintiöt Päätettiin paikkajaoksi halli-sm:ään sarjoittain N 16, Y 32, NT 6, YT 26, NV 4, YV 12. 6. Ilmoitusasiat Annettu helmikuisen arvokisatukipäätöksen mukaisesti tukia nuorten MM-kisoista: Eero Mäenpää 9:s, 500 euroa Toni Juusola 9:s, 500 euroa Joukkue 9:s, 500 euroa: Eero Mäenpää, Markus Nikkanen, Samuel Ratilainen (á 166,67 euroa) 7. Syksyn seuratoimintapäivien paikasta ja hinnasta päättäminen (Anne) Anne päättää paikan saatuaan loput tarjoukset. Liitto maksaa yhden osallistujan per seura osallistumisen (ei matkaa), loput osallistujat omakustannehintaan. 8. Liiton henkilöstön esimiehistä päättäminen (Anne) Esimieskuvioiden selkeyttäminen. PE: Toiminnanjohtajan esimiehenä toimii liiton puheenjohtaja tai hänen ollessa estyneenä liiton varapuheenjohtaja. (mainittu työsopimuksesssa). Valmennuspäällikön esimiehenä toimii liiton toiminnanjohtaja. Olympiavalmentajan ja paralympiavalmentajan esimiehenä toimii liiton valmennuspäällikkö. Päätettiin esityksen mukaan. 9. Huippu-urheilukoordinaattorin tehtävien siirto valmennuspäällikölle (Petteri) PE: Päätettiin siirtää liiton huippu-urheilukoordinaattorin tehtävät valmennuspäällikölle.
Päätettiin lakkauttaa huippu-urheilukoordinaattorin oto-toimi ja siirtää siihen liittyneet tehtävät valmennuspäällikölle 1.10.2015. 10. Valmennuspalvelujen suunnittelun reunaehdot (Petteri) Keskustelua käyty sähköpostitse. Päätettiin, että palkkausta ja rahaliikennettä ei hoideta liiton kautta vaan suoraan urheilijan ja valmentajan välillä. Liiton rooli on viestiä mahdollisuuksista ja toimintatavoista puolin ja toisin. Perustetaan liitolle valmentajarekisteri ja huolehditaan siitä, että mm. ajantasaiset sopimuspohjat ja mallit työnantajabyrokratian järjestämiseksi ovat valmentajien käytettävissä. Suomen Valmentajat ry:llä on olemassa jo valmiita sopimuspohjia ja toimintatapoja. Annetaan Juhanalle tehtäväksi selvittää tarkemmin asioita Suomen Valmentajien kautta ja esittää hallitukselle toimivaa mallia. 11. Toiminnanjohtajan raportti ja talouskatsaus (Anne) Toiminnanjohtajan ennuste vuoden 2015 toteutumaksi Toiminnanjohtaja esitteli ennusteen, jonka lähetti myös sähköpostitse hallitukselle yhdessä normaalien talousraporttien lisäksi. Kokonaistulos näyttää pysyvän hyvin budjetissa, tappio on jopa hieman budjetoitua pienempi, mutta yksittäisistä kustannuspaikoista parajousiammunna ja huippu-urheilun kulut ylittävät budjetin selvästi. Parapuolella Anne selvittää Keijon kanssa parhaat metodit kulujen seuraamiseksi (kuukausittain, ennen kisoja tms.). Kirjataan toimintasuunnitelmaan selkeämmin myös malli, että kuluista osa voi jäädä urheilijoiden maksettavaksi (budjetti annetaan esim. kisoittain, voivat valita ketä lähtee ja missä määrin tuetaan budjetin rajoissa). Käytiin keskustelua matkalaskujen ym. käsittelyistä etenkin loma-aikoina. 12. Seuratoiminnan status (Sari) Sari ei paikalla. 13. Huippu-urheilun status (Petteri) Petteri esitteli Juhanan laatimaa statusraporttia, joka on pöytäkirjan liitteenä. Keskusteltiin alueryhmätoiminnasta, todettiin tarve viestiä ryhmistä ja erityisesti aluevalmennuksen kohderyhmästä paremmin. 14. SM-kilpailut ja niiden kehittäminen (Ensio) Ensio esitteli suunnitelman yhteistoimintamallista, jossa on mm. 2 etukäteispalaveria ennen SMkilpailua kisajärjestäjän tasokaavakkeissa mainittujen vastuuhenkilöiden ja liiton kilpailuvastaavan välillä. Päätettiin, että Ensio pilotoi mallia Tampereen SM-kisojen kanssa. Kulut menevät liiton budjetista, TJA:lta ei veloiteta mallista aiheutuvia kustannuksia. 15. Matkalaskujen ja maksujen käsittely (Petteri) Jari Pirttimaan palaute matkalaskun käsittelystä. Lähetetty kesäkuussa.
Käsiteltiin kohdassa 11. Todettiin, että ensi vuodelle pystyy kahdella työntekijällä paremmin huolehtimaan siitä, että lomakaudella toimisto on paremmin avoinna. Vaihtoehto voi olla myös opiskelijan palkkaaminen kesätöihin. 16. Tilannekatsaus toimintasuunnitelman projekteihin 1. Lajianalyysijärjestelmän kehittäminen (Petteri) Petteri esitteli kuluneella viikolla myös julkisuudessa olleen VTT:n hankkeen tilannetta, joka on edennyt yhdessä uimarien kanssa. Hän kirjoittaa aiheesta vuoden viimeiseen Jousiampujalehteen. 2. Aluevalmennustoiminnan käynnistäminen (Juhana) Käsiteltiin huippu-urheilun raportissa aiemmin. 3. Nuorisotoiminnan kehittäminen (Juhana) Käsiteltiin huippu-urheilun raportissa aiemmin. 4. Sporttirekisteri- ja TAPU-ohjemateriaalin tuotto Pidetään seuraosiossa, kuten nytkin on, sisältöä laajennetaan tarpeen mukaan. 5. Kilpailun järjestämismanuaali (Ensio) Enska esitteli Harri Haaviston kanssa laatimaansa luonnosta manuaaliksi. 6. Maastoammuntatapahtuman toteutus käytännössä - Ei toteudu tänä vuonna 7. Seurojen viestinnän kehitys - Seuratoimintapäiville 8. Seurojen kehittäminen - Pyritään siirtämään Annelle vastuu (ja työaika) 9. Tulospalvelun kehitysprojekti - Loppuraportti Käsiteltiin Jaakko Setälän lähettämä loppuraportti. Päätettiin, että lähdetään neuvottelemaan laitteiden maahantuojan tai jälleenmyyjän kanssa, Ensio kysyy kontaktiltaan ensin reunaehtoja. Kokonaishintamaksimi päätettiin 8000 euroon, mutta ennen mahdollista hankintaa hallitus tekee vielä päätöksen asiasta erikseen, kun kokonaisuus, mm. sponsorin saama näkyvyys ja lopullinen hinta on selvillä. 10. Maasto-MM 2018 Ei muutoksia 11. Tauluammunnan SM-finaalit 2015 Toteutunut 12. Antidopingtyö Etenee suunnitellusti 17. Toimintasuunnitelma ja budjetti 2016 - Toimintasuunnitelman luonnoksen käsittely o Huomioidaan viestintäsuunntelma - Budjetin luonnoksen käsittely Keskusteltiin päälinjoista. Budjetoinnin osalta todettiin, että jätetään toimihenkilöille
(Juhana huippu-urheilu, Anne mm. seuratoiminta) vastuuta miettiä vuoden aikana tulevia parhaita toimintamalleja, projekteja ei oteta liikaa. Päätettiin aikataulusta. Toimintasuunnitelman ja budjetin syyskokoukselle esitettävät versiot pitäisi olla valmiina viimeistään 27.9.2015. Maanantaina 14.9. laitetaan työversio toimintasuunnitelmasta ja excel budjetista Driveen Tiistaina 22.9. etäkokous keskustelutilaisuutena klo 17.30, jossa käsitellään vain toimintasuunnitelmaa ja budjettia. Keskustelun evästyksillä tehdään muokkaukset dokumentteihin, jonka jälkeen lopullisista versioista päätetään sähköpostilla 27.9. mennessä, pe 25.9. mennessä päätösversio. 18. Seuraavan kokouksen ajankohta ja paikka Ei päätetty seuraavaa kokousta. Tarvittaessa kokoonnutaan seuratoimintapäivien yhteydessä tai sovitaan siellä seuraavasta kokouksesta. 19. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 17.25. Andres Gross Hallituksen puheenjohtaja Jukka Karvonen Hallituksen sihteeri