PÖYTÄKIRJA 5.2.2013 Matkailualan tutkimus- ja koulutusinstituutin johtoryhmän kokous 1/2013 Aika: Tiistai 5.2.2013 klo 13.00 15.30 Paikka: MTI, Viirinkankaantie 1, kokoushuone 226 Läsnä: Johan Edelheim, johtoryhmän puheenjohtaja Tarja Tammia, koulutustiimin puheenjohtaja Eila Linna, kehittämisryhmän puheenjohtaja Eero Korhonen, palvelutiimin puheenjohtaja Jose-Carlos García-Rosell, tutkimustiimin varapj., poissa Kaija Kivelä, sihteeri 1. Kokouksen avaus Johan Edelheim avasi kokouksen. 2. Järjestäytyminen Lisäykset asialistan muihin asioihin. 3. Johtoryhmän 9/2012 pöytäkirjan läpikäynti Johtoryhmä kävi läpi 9/2012 kokouksen pöytäkirjan. Siihen liittyen todettiin, että MTI:n englanninkielinen strategia tulee toimittaa painoon. Jaana Ojuva hoitaa asian. 4. Pöytäkirjan tarkastaminen Esitys: Johtoryhmän kokousten pöytäkirjat lähetetään sähköpostilla kaikkien johtoryhmän jäsenten hyväksyttäväksi. Jäsenillä on pöytäkirjan lähettämisestä viikko aikaa antaa korjausehdotuksensa pöytäkirjaan ja mikäli kommentteja ei määräajan mentyä umpeen ole tullut, katsotaan pöytäkirja hyväksytyksi. Päätös: Esitys hyväksyttiin. 5. Tiimien ajankohtaiset asiat, tiimien pj:t Kehittämisryhmä: Eila Linna
2 Eila esitteli kehittämisryhmän ja hankkeiden ajankohtaiset asiat (liitteet 1 ja 2). Keskusteltiin valmisteilla olevasta Viisumivapauden vaikutusten selvittäminen -hankkeesta (Lapin liitto/eakr). Mitä MTI tekee em. asialle? Em. hankkeen hakemuksen jättö on 28.2. Eila informoi, että jatkossa jokaiseen uuteen hankehakemukseen tulee sisällyttää seuraava lause: Rovaniemen ammattikorkeakoulu lopettaa toimintansa ja sen toiminnot siirtyvät Lapin ammattikorkeakoululle 1.1.2014 alkaen. Tämän hakemuksen ja myöhemmän mahdollisen rahoitussopimuksen mukaiset oikeudet ja velvollisuudet siirtyvät seuraanto-organisaatiolle, mikäli kaikki osapuolet hyväksyvät siirron. Rovaniemi UAS will close down its activities and they will be assigned to Lapland University of Applied Sciences as of 1.1.2014. The rights and duties according to this application and to the subsequent possible funding contract will be transferred to the legal successor, Lapland University of Applied Sciences, provided that all the parties accept the transfer. Koulutustiimi: Tarja Tammia Tarja esitteli koulutustiimin ajankohtaisina asioina tiimin kevään 2013 aikataulut (liite 3a) sekä tiimin 24.1.2013 pidetyn kokouksen muistion mukaiset asiat (liite 3b). Tarja kertoi Mikko Vehkaperän ja Tarja Tammian laativan pohjaa koulutusstrategian toimeenpanosuunnitelmaksi vuosille 2013 2016. Suunnitelma käsitellään kevään aikana koulutustiimissä. Palvelutiimi: Eero Korhonen Eero esitteli palvelutiimin ajankohtaiset asiat. Palvelutoiminnan suunnittelija Päivi Kontiokosken työsopimusta on jatkettu 31.12.2013 saakka. Eero kertoi lisäksi Opetushallituksen joulukuussa 2012 käynnistyneestä hankkeesta, Ennakoinnin lisäselvitys: Monipalvelut kiinteistö- ja kotityöpalvelualalla. Passikoulutus on käynnistynyt Rovaniemellä ja Sallassa. Oppisopimustyyppinen koulutus on käynnistynyt ja Rovaniemellä opiskelijoita on 20 sekä Turussa 10. Ely-keskus kävi esittelemässä MTI:ssä yhteishankintakoulutusta, joka on herättänyt kiinnostusta. Rovaniemen alueella tehdään mahdollisesti kysely koulutustarpeista ja tiedot niihin liittyvistä yhteydenotoista välitetään Eerolle, Leilalle ja Päiville. Jatkossa kaikki yhteydenotot laitetaan CRM:lle. Tutkimustiimi: Jose-Carlos Garcia-Rosell Jose-Carlos toimitti sähköpostilla ajankohtaiset asiat. Eila ja JC hoitavat hankkeiden asettamispäätökset ja niihin liittyvät ohjeistukset lopulliseen muotoon.
3 6. MTI:n markkinointiviestintä Tiina Kaksosen lähdettyä Jaana Ojuva on siirtynyt hoitamaan MTI:n markkinointiviestinnän tehtäviä. Työsopimus on tehty Lapin yliopistolle vuoden 2013 loppuun. Markkinointiviestinnän toimenpiteiden toteutuksen resursseista on sovittu siten, että korkeakoulut (LaY ja Ramk) osoittavat kumpikin toimintaan 12000 euroa (yhteensä 24000) ja Lamon osalta toimenpiteet laskutetaan niiden toteutumisen mukaan erikseen. MTI:n yhteisten resurssien osalta käyttötaloussuunnitelmaan tehdään 30000 euron arvio. Toiminnan sujuvuuden kannalta on tarkoituksenmukaista, että toimintaan on yksi kustannuspaikka, jonka kautta toiminta operoidaan johtoryhmän hyväksymän toteutussuunnitelman mukaan. Viestintätiimi päivittää toteutussuunnitelman vastaamaan toimintaan varattua määrärahaa. Johtoryhmä hyväksyy päivitetyn toimenpidesuunnitelman. Jaana Ojuvan työtehtävien ja työtilanteen sekä sijaisuuden osalta käydään keskustelu johtoryhmässä. Esitys: MTI:n yhteinen budjetti rakennetaan siten, että yhteiseen markkinointiviestintään varataan 30 000 euroa MTI:n yhteisen budjetin pysyessä samana eli 205 000 euroa. Johtoryhmä hyväksyy päivitetyn toimenpidesuunnitelman. Jaana Ojuvan sijaisuus laitetaan auki välittömästi yliopistolle. Jaana Ojuva käynnistää rekrytoinnin valmistelut. Tässä yhteydessä Eero Korhonen kertoi Lapin matkailuopiston osalta tehdystä tarkastuksesta oppilaitoksen oman ja MTI:n yhteisten markkinoinnin toimenpiteiden päällekkäisyydestä, mistä oli keskusteltu joryn edellisessä kokouksessa. Päätös: Johtoryhmä päätti esityksen mukaisesti, että MTI:n yhteiseen markkinointiviestinään budjetoidaan kustannuspaikalle 135825 yhteensä 30.000 euroa, kokonaisbudjetin pysyessä 205 000 eurona. Jaana Ojuvalle avataan asiatarkastusoikeudet em. kustannuspaikalle. Jaana Ojuvan sijaisuuteen liittyvä dokumentaatio tehtävänkuvineen (liite 4) tulee laatia valmiiksi viivytyksettä ja rekrytointi käynnistetään heti, kun Jaanan työvapaa on hyväksytty. Jaana hoitaa asiaa yliopiston henkilöstöasioiden hoitajan kanssa. 7. Yhteistyösopimusten toimeenpano ja kumppanuudet sekä työelämäja sidosryhmäyhteydet MTI:llä on perustamissopimuksen mukaiset yhteistyösopimukset Pohjois-Lapin toimijoiden ja ILO:n kanssa. Kevään aikana toteutetaan
4 alueorganisaatiotapaamiset tai vaihtoehtoisesti sovitaan yksittäisiä tapaamisissa keskeisten yhteistyökumppaneiden kanssa. Minna Sipponen on valmistellut suunnitelmaa alumnitoiminnan kehittämiseksi sekä pelisääntöjä kokoustilojen ja auditorion nimeämisestä yhteistyökumppaneille. Esitys tuodaan joryn käsittelyyn. Esitys: Nimetään sopimusten toimeenpanon vastuuhenkilöt sekä käynnistetään alueyhteistyömallin suunnittelu. Päätös: Johtoryhmä päätti, että mallia yhteistyölle kehitellään. Kehittämisryhmä aloittaa työn. 8. Yhteistyösopimus Staalon teatterifestien kanssa Kittilän kunnasta on esitetty MTI:lle kahden vuoden yhteistyösopimusta, jossa osapuolet sitoutuvat olemaan mukana Staalo teatterifestien kehittämistyössä erityisesti tapahtumaosaamisen ja koulutuksen näkökulmasta. Syksyllä 2012 MTI on ollut mukana toteutuksessa Sateenkaari ja Oppiva Matkailu hankkeiden kautta ja palautteet ovat olleet hyvät. Tämän toteutuksen pohjalta esitetään nyt pitkäaikaisempaa yhteistyötä tapahtuman ympärille. Esitys: Johtoryhmä hyväksyy yhteistyösopimuksen (liite 5). Yhteistyön koordinoinnista vastaa koulutuspäällikkö Tarja Tammia ja hän raportoi toiminnasta puolivuosittain johtoryhmälle. Päätös: Johtoryhmä päätti, että sopimus hyväksytään. Sopimukseen tehdään ennen hyväksymistä mahdollisesti tarvittavat muutokset. Koulutuskuntayhtymällä on sopimuksessa mainitut, tarvittavat vastuuvakuutukset olemassa. Yhteistyön koordinoinnista vastaa koulutuspäällikkö Tarja Tammia ja hän raportoi toiminnasta puolivuosittain johtoryhmälle. 9. Matkailun turvallisuuden yhteistyösopimus oppilaitosten kesken Useat ammattikorkeakoulut ja turvallisuusalan oppilaitokset ovat osoittaneet mielenkiintoa ja yhteistyöhalukkuutta matkailun turvallisuutta ja MTI:a kohtaan. Em. seikkoihin ja aiempiin tapaamisiin pohjautuen on noussut ajatus oppilaitosten välisen yhteistyösopimuksen laatimisesta keskeisten oppilaitosten kesken. Näitä olivat esim. Tamk, Polamk, Laurea ja Pelastusopisto. Yhteistyösopimuksessa määriteltäisiin yhteiset tavoitteet, sopijaosapuolten roolit yhteistyössä, yhteistyön muodot sekä sopimuksen toteutuksen seuranta ja arvionti. MTI:n näkökulmasta sopimuksella nostetaan MTI:n asemaa kansallisena toimijana sekä laajennetaan matkailun turvallisuuden osaamista ja kehittämismahdollisuuksia.
5 Esitys: Käynnistetään yhteistyökumppaneiden kartoitus ja yhteistyöneuvottelut MTI:n kannalta relevanttien kumppanien kanssa. Sopimuksen valmistelusta vastaa Eila Linna, joka raportoi etenemisestä ja vaiheista jorylle. Päätös: Johtoryhmä päätti käynnistää em. oppilaitosyhteistyökumppaneiden kartoituksen ja -yhteistyöneuvottelut MTI:n kannalta relevanttien kumppanien kanssa. Sopimuksen valmistelusta vastaa Eila Linna, joka raportoi etenemisestä ja vaiheista jorylle. Johan Edelheim käynnistää yhteistyötä Laurean kanssa. 10. Tulossopimuksen toteutuminen, tiedonkeruu ja raportointi Tulossopimuksen toteutumatiedot eivät ole vielä kaikilta osin valmiita, mutta tiedonkeruu voidaan aloittaa niiltä osin kun tiedot on saatavilla. Tulossopimuksen toteuman tulisi olla raportoitavissa seuraavassa johtokunnan kokouksessa. Esitys: Sovitaan tulossopimuksen toteutumien tiedonkeruusta, tavoitteiden saavuttamisen raportoinnista, aikatauluista, menettelyistä ja vastuista. Päätös: Kaija Kivelä koordinoi tulossopimuksen toteumatiedot yhteen 15.2. mennessä niiltä osin kun tiedot ovat saatavilla. Hän raportoi ne edelleen johtoryhmälle seuraavan viikon kuluessa. Tulossopimuksen toteuma raportoidaan seuraavassa johtokunnan kokouksessa 29.4. 11. Kehittämisryhmän aikataulut Kehittämisryhmän yhtenä tehtävänä on valmistella asioita johtoryhmän käsittelyyn, joten aikataulutus on tarkoituksenmukaista tehdä joryn aikatauluja ennakoiden. Esitys: Kehittämisryhmän kokoontumiset sijoitetaan joryn kokouksia edeltäville viikoille seuraavasti: 1.3. klo 9-12 1.4. klo 9-12 6.5. klo 9-12 3.6. klo 9-12 Tarvittaessa kery voidaan kutsua koolle myös ylimääräisiin työkokouksiin. Päätös: Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. 12. Edustajan nimeäminen Lapin työvoima- ja yrityspalveluneuvottelukuntaan
6 Lapin TE-toimisto asettaa lakisääteistä viranomais- ja sidosryhmäyhteistyötään varten työvoima- ja yrityspalveluneuvottelukunnan (TYneuvottelukunta). Neuvottelukunnan toimikausi on kolmivuotinen. Kirjeellään 23.1.2013 TE-toimisto on pyytänyt MTI:a nimeämään edustajansa toimikuntaan. MTI:n nimeämä asiantuntija toimii toimikunnassa Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun varajäsenenä. TE-toimisto on pyytänyt kirjallisen esityksen nimettävästä henkilöstä 22.2.2013 mennessä (liite 6). Esitys: Johtoryhmä nimeää edustajansa TE-toimiston TYneuvottelukuntaan Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun edustajan varajäseneksi. Päätös: Johtoryhmä nimesi Eero Korhosen TE-toimiston TYneuvottelukuntaan Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun edustajan varajäseneksi. 13. Muut asiat Johtoryhmä keskusteli laaditun suunnitelman pohjalta MTI:n kansainvälisten asioiden koordinaatiosta ja toteutuksesta keväästä 2013 lähtien (liite 7). Keskustelun mukaisesti päädyttiin siihen, että MTI:n kansainvälisten asioiden koordinaatio ja toteutus hoidetaan jatkossa liitteenä olevan suunnitelman mukaisesti. Ainejärjestö Jalot Villit on tehnyt esityksen MTI:lle vuosijuhlanauhan hankkimisesta. Johtoryhmä päätti, että jatkossa opiskelijajärjestöille myönnetään vuosittain tietty rahasumma, 500 ja lisäksi toimitilat. Vastineeksi opiskelijajärjestöt laittavat mainoksen haalareihin. Järjestöt laativat sopimuspohjan, jossa on myös maininta vastineesta. 14. Kokouksen päättäminen Johan Edelheim päätti kokouksen klo15.30.