JulkICTLab projektisuunnitelma

Projektisuunnitelma v 1.0 JulkICTLab 20.5.2015 JulkICTLab projektisuunnitelma Dokumentin versiohistoria Versio Päiväys Tekijä Muutoksen kuvaus 0.1 7.1.2015 MVa Projektiaihio 1.0. valmis 0.2. 6.3.2015 KPi Dokumentti luotu projektiaihion ja Jiran työvuon pohjalta 0.3 23.3.2015 KPi Dokumenttia päivitetty 20.3.2015 VM-CSC työpalaverin pohjalta 0.4 1.4.2015 MVa Kommentit 0.5 7.4.2015 KPi Projektisuunnitelma päivitetty kertyneiden kommenttien (MVa, PKo, JLa) pohjalta.. Päivitetty liite 1. 0.9 27.4.2015 KPi Päivitetty ohjausryhmän 20.4.2015 kokouksessa keskustellun mukaisesti, lähetty tarkistettavaksi ohjausryhmälle, lopulliset kommentit pyydetty sähköpostitse 16.5. 2015 mennessä. 1.0. 20.5.2015 KPI Dokumentti kiinnitetty versioon 1.0. Uusia kommentteja ei tullut ohjausryhmältä version 0.9. tarkistusaikana. id Valtiovarainministeriö Puh. 09 160 01 tai 09 578 11 (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi 09 160 33123 PL 28, 00023 Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi www.vm.fi Y-tunnus 0245439-9

2 (10) Sisällysluettelo 1 TAUSTAA... 3 1.1 PROJEKTIN ASETTAMISPÄÄTÖKSEN MUKAISET YLEISET TAVOITTEET... 3 1.2 PROJEKTIN TAVOITTEIDEN MITTAAMINEN... 3 2 PROJEKTIN ORGANISOINTI, VASTUUT, RAJAUKSET... 4 2.1 PROJEKTIN OHJAUS... 4 2.2 PROJEKTIN RAHOITUS... 5 2.3 RAPORTOINTI- JA SEURANTAKÄYTÄNNÖT... 5 2.4 PROJEKTISUUNNITELMAN HALLINTA... 5 2.5 PROJEKTIIN LIITTYVÄ DOKUMENTOINTI... 6 2.6 PROJEKTIN VIESTINTÄ... 6 2.7 PROJEKTIN RAJAUKSET... 6 3 PROJEKTIN RIIPPUVUUDET... 7 4 PROJEKTIN VAIHEISTUS JA TEHTÄVÄT... 7 4.1 PROJEKTIN VAIHEISTUS PROJEKTIAIHION MUKAISESTI... 7 4.2 PROJEKTIN TYÖSUUNNITELMA... 8 5 RISKIANALYYSI JA RISKIENHALLINTA... 9 LIITE 1. ASETTAMISPÄÄTÖS VM084:00/2013 JULKICTLAB PROJEKTIN ASETTAMISPÄÄTÖKSEN JATKAMINEN... 10 LIITE 2. HANKINTAPÄÄTÖS VM/454/02.07.01/2015 JULKICTLAB PROJEKTIN ASIANTUNTIJAPALVELUT... 10 LIITE 3. PROJEKTIN TEHTÄVIEN LISTAUS... 10

3 (10) 1 Taustaa Projekti asetettiin 27.8.2013 ajalle 27.8.2013-31.12.2014 ja toimikautta jatketaan VM084:00/2013 päätöksellä (liite 1) 31.12.2015 asti. Hankintapäätöksellä VM/454/02.07.01/2015 (liite2) JulkICTLab projektin jatkokehityksen asiantuntijapalvelut on hankittu CSC-Tieteen tietotekniikan keskus Oy:ltä. JulkICTLabin tehtävänä on toimia julkisen hallinnon uudenlaisen ketterän ja osallistavan palvelukehittämisen välineenä ja avoimena kehitysympäristönä julkisen hallinnon (ml. kunnat sekä valtionhallinto), yhteisöjen, yritysten ja käyttäjien yhteisessä palveluinnovaatiotoiminnassa. Se tarjoaa kehitystoimintaan osallistuville toimijoille käytännöt ja toimintatavat, jotka mahdollistavat JulkICTLabissa kehitettyjen palveluiden käyttöönoton ja hyödyntämisen julkisella sektorilla. 1.1 Projektin asettamispäätöksen mukaiset yleiset tavoitteet JulkICTLab kehittää itse ja hyödyntää FORGE:ssa määriteltäviä kehittämisen ja tuotteistamisen käytäntöjä ja toimintamalleja ja soveltaa niitä julkisen hallinnon erityispiirteet ja säädökset huomioiden. JulkICTLab tarjoaa avoimet työkalut eri toimijoiden väliseen yhteisölliseen käyttäjälähtöiseen kehittämiseen ja toimii uusien palvelujen kehittämis- ja pilotointialustana. Tavoitteena on yhdistää eri toimijat avoimeen yhteisen kehittämisen ekosysteemiin ja mahdollistaa ideoiden jalostaminen julkisen hallinnon digitaalisiksi palveluiksi. JulkICTLab-jatkoprojektissa toimeenpannaan vuoden 2015 aikana kerätyn palautteen ja VTT:n arviointiraporteissa tunnistettujen tarpeiden osoittamat kehittämistoimenpiteet. Lisäksi täsmennetään JulkICTLabin konseptia ja toimintaprosessia sekä Labissa toimivien kehittämishankkeiden yhteisiä toimintatapoja niin, että ne vastaavat paremmin palvelukehittämistä toteuttavien kokeiluprojektien tarpeita. JulkICT Labin konseptointitoiminta käynnistetään ja konseptointiin liittyvää yhteistyötä edistetään muiden linkittyvien hankkeiden kanssa. JulkICTLabin keskeisimmät tavoitteet vuoden 2015 aikana ovat: - JulkICT Labin toimintatapojen jatkokehittäminen sisältäen julkisen hallinnon tarpeisiin soveltuvien yhteisten palvelukehittämisen menetelmien tuottamisen ja kuvaamisen - VTT:n arviointiraportin mukaisten kehittämistoimenpiteiden toimeenpano, käsittäen mm. o Yhteisen toimintamallin jatkokehittäminen ja jalkauttaminen käsittäen kokeiltavan palvelun konseptoinnin, testaamisen ja tuotteistamisen sekä tarvittaessa tuotantoon viennin ohjeistuksen sekä kokeilun vaikuttavuuden varmistamisen menetelmät o Viestinnän kehittäminen ja toiminnan näkyvyyden nostaminen o Toimijoiden osallistaminen ja tiiviimpi kehittämishankkeiden välisen yhteistyön o tuki sekä kytkentä muihin hankkeisiin Kehitettyjen palvelujen, komponenttien ja parhaiden käytäntöjen jakelu ja uudelleenkäytön mahdollistaminen - Uusien toimintatapojen kokeilu ja avointen tietovarantojen hyödyntäminen julkisen hallinnon palvelujen kehittämistoiminnassa - Toiminta Kansallisen palveluarkkitehtuuriohjelman (KaPa) testausympäristönä ja tukena JulkICTLab pyrkii osaltaan toimimaan myös muun kansallisen palveluinnovaatiotoiminnan kumppanina. Yhteistyötahoja ovat Labin kehittämishankkeiden lisäksi mm. palvelupaja FORGE, VM:n Avoimen tiedon ohjelma (ATO), Open Government Partnership (OGP), avoindata.fi ja OKM:n Avoin tiede ja tutkimus -hanke (ATT), jotka osaltaan tuottavat sekä toimintatapoja ja ideoita että aineistoa JulkICTLabin toiminnan tueksi. 1.2 Projektin tavoitteiden mittaaminen Jatkokehittämisprojektin tavoitteena on markkinoida ja lisätä JulkICTLabin kehittämisympäristön ja toimintatapojen käyttöä julkisen hallinnon palvelukehittämisprojekteissa. Tämä tapahtuu mm. Labin nä-

kyvyyttä parantamalla tiedottamisen ja selkeiden sekä hyvin dokumentoitujen tuki- ja toimintaprosessien ja ohjeistuksen kautta ja kytkemällä Labin toiminta käynnissä oleviin kehittämisprojekteihin jo suunnitteluvaiheessa. Yleisenä tavoitteena pyritään tukemaan tehokkaammin JulkICTLabiin tuotuja julkisen hallinnon palvelukehittämisprojekteja tarjoamalla laajennettua tukipalvelua projektien suunnitteluvaiheesta tuotantoon vientiin (vaiheiden prosessien mallinnus ja ohjeistus) ja tuomalla Labin toiminta luontevaksi osaksi koko palvelukehittämisprosessia mm. laajentamalla ja täydentämällä asiakaslähtöisesti kehittämisympäristön työkaluvalikoimaa ja kehittämällä Labin sisäistä toimintakonseptia niin, että se vastaa paremmin kehittämishankkeiden tarpeisiin. Kehittämisprojekteja tukeva kokonaisuus tarjotaan käyttöön veloituksetta, ts. ilman lisäresursointia kehittämisprojekteilta. Laajennettu tukipalvelu käsittää mm. kehittämisprojektien ohjeistuksen ja teknisen tuen sekä mahdollisesti myös palvelumuotoilun tuen (saatavana mm. FORGE:lta). Projektin tavoitteiden toteutuminen ja sen käyttämät menetelmät sekä niiden tarkoituksenmukaisuus arvioidaan hankekauden päättyessä riippumattoman tahon toimesta. Arvioinnin lähtökohtana tulee olla asiakaslähtöisyyden ja palveluinnovaatioiden tuen toteutuminen JulkICTLabissa. PROJEKTIN TAVOITTEET JA NIIDEN MITTARIT tavoitealue tavoite tai vaatimus mittari toiminnalliset tavoitteet Uusi kehittämisympäristön versio on tuotantokäytössä aikataulussa Kyllä / ei tai vaati- mukset Työkaluvalikoima ja toiminta- ja tukiprosessit on dokumentoitu Kyllä / ei ja laajennettu laadulliset tavoitteet Kehittämisympäristö ja sen tarjoamat työkalut vastaavat Arviointi tai vaatimuk- set käyttäjäorganisaatioiden tarpeita Päivitetty toimintaprosessi voidaan kytkeä helposti palvelukehittämishankkeiden Arviointi omaan projektinhallintaan ja pro- sesseihin taloudelliset tavoitteet tai vaatimukset Projekti ei ylitä budjettia Kyllä / ei Palvelu on kustannustehokas kokonaistaloudellisesta näkökulmasta tarkasteltuna ja verratessa sitä vastaaviin palveluihin Aikataulutavoitteet tai vaatimukset Määrälliset tavoitteet tai vaatimukset Projekti pysyy aikataulussa Jatkuva palvelu on käynnissä ja jalkautettu 1.1.2016 JulkICTLabissa on enemmän kehittämisprojekteja ja palvelua käyttää useampi organisaatio, kuin kehittämisvaiheessa 4 (10) Arviointi, palvelu- / kustannusvertailu Kyllä / Ei Kyllä / Ei Lukumäärä, arviointi, vertailu 2014 toimintaan 2 Projektin organisointi, vastuut, rajaukset 2.1 Projektin ohjaus Projektin omistajana ja rahoittajana toimii valtionvarainministeriön JulkICT-toiminto. JulkICTLab toteutuksesta ja ohjauksesta vastaa valtiovarainministeriön asettama ohjausryhmä. Projektihenkilöstö raportoi projektin etenemisestä ja tavoitteiden saavuttamisesta projektin ohjausryhmälle. Ohjausryhmän kokoonpano: Puheenjohtaja: Mikael Vakkari, valtiovarainministeriö Varapuheenjohtaja: Markus Rahkola, valtiovarainministeriö Jäsenet: Maria Nikkilä, valtiovarainministeriö / Kansallinen palveluarkkitehtuuriohjelma Ville Meloni, HRI / Forum Virium / Helsingin kaupunki Aleksi Rossi, OKF / Datademo Matti Saastamoinen, 6 Aika / Tampereen kaupunki Antti Kosonen, MML

5 (10) Jari Juopperi, Digile Elisa Kettunen, Kuntaliitto Sihteeristö: Kirsi Pispa, JulkICTLab projektipäällikkö, CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy Pinja Koskinen, JulkICTLab koordinaattori, CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy Pysyvät asiantuntijat: Klaus Lindberg, CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy Ville Peltola, IBM Ohjausryhmää voidaan tarvittaessa laajentaa asiantuntijoilla. Projektipäällikkö vastaa projektin operatiivisesta johtamisesta, suunnittelusta ja toteutuksesta projektiaihion mukaan ja raportoi ohjausryhmälle, joka toimii projektipäällikön tukena, seuraa tavoitteiden ja kustannusten toteutumista ja ohjaa hanketta. Projektikoordinaattori vastaa verkostoyhteistyöstä ja viestinnästä ja toimii yhteyshenkilönä palvelukehittämistoimintaan liittyvien toimijoiden ja hankkeiden välillä. CSC tarjoaa projektin hallintaan ja kehittämiseen liittyvän teknisen tuen. Muu tekninen tuki ja infrastruktuuripalvelut saadaan Digilen palvelupaja FORGE:n kautta. 2.2 Projektin rahoitus JulkICTLab -projektin kustannukset vuonna 2015, enintään 350 000 euroa maksetaan momentilta 28.70.03 (Kansallisen tietoalan ohjaus ja kehittäminen). Valtiovarainministeriön JulkICT toiminto ohjaa toteutusta. Budjetista enintään 265 000 euroa on hankintapäätöksellä VM/454/02.07.01/2015 (liite2) JulkICTLab projektin jatkokehitykseen liittyvää asiantuntijapalvelua CSC-Tieteen tietotekniikan keskus Oy:ltä. JulkICTLab toteutuksen operatiivinen toteutus ja menetelmäkehitys tehdään ulkoisilla asiantuntijaresursseilla, kokouksista ei makseta palkkioita tai matkakustannuksia. Valtiovarainministeriö tekee toteutuksen ja menetelmäkehityksen hankinnoista erilliset päätökset. Toteutuksessa voidaan käyttää myös muita ulkoisia asiantuntijoita määrärahojen puitteissa. JulkICT Lab toiminnan tekninen tuki ja palveluinfrastruktuuri saadaan LVM:n rahoituksella toteutetulta palvelupaja FORGE:lta. Päätökset mahdollisista toimeksiannoista tekee valtiovarainministeriö. Laki julkisista hankinnoista edellyttää, että yli 50 % julkista tukea saavat hankkeet ja niistä vastaavat tahot noudattavat hankkeisiin liittyvissä hankinnoissaan hankintalakia (348/2007). Kehittämistarpeiden määrittelyssä ja niihin liittyvässä selvitys- ja konsultointityössä hyödynnetään tarvittaessa Hanselin puitesopimuksen IT-konsultointipalveluita. Määrittelyjen pohjalta kilpailutuksen ja hankinnan toteuttaa joko CSC tai VM, sopimuksen ja ohjausryhmän linjausten mukaisesti. 2.3 Raportointi- ja seurantakäytännöt Kustannusraportointi VM:lle projektin ohjausryhmän puheenjohtajalle (Mikael Vakkari) sekä hankintapäätöksessä nimetylle controllerille (Timo Hattinen) 2 krt/vuosi o Kustannusraportointi annetaan tiedoksi ohjausryhmälle Projektipäällikkö raportoi projektin etenemisestä ohjausryhmälle säännöllisesti o Tilanneraportti ohjausryhmän kokoukseen o Kehitysprojektit raportoivat projektipäällikölle Projektin arviointi toteutetaan ulkopuolisen tahon toimesta Ohjausryhmä käsittelee projektin loppuraportin ja arviointiraportin 2.4 Projektisuunnitelman hallinta Projektiaihion pohjalta ohjausryhmältä on pyydetty sähköpostitse projektisuunnitelmaa varten kommentteja 30.3.2015 mennessä

6 (10) 20.3.2015 työpalaverissa VM-CSC on käyty läpi projektin tehtäviä ja projektisuunnitelman toteuttamista 1.4.2015 mennessä saatu VM ja CSC:n kommentit projektisuunnitelmaan 20.4.2015 projektisuunnitelma esitellään ohjausryhmälle. 20.4.2015 ohjausryhmän kokouksessa esiintuodut kommentit ja suunnitelman kommentoinnin jatkoajalla vastaanotettujen kommentit huomioitu projektisuunnitelman 0.9 versiossa. Versio 0.9 lähetetty sähköpostitse tarkistettavaksi ohjausryhmälle, minkä jälkeen projektisuunnitelma kiinnitetään versioon 1.0. Projektin työtehtävät lisätään suunnitelmaan erillisinä liitteinä Projektin asettamispäätökset ja hankintapäätökset lisätään projektisuunnitelmaan erillisinä liitteinä. 2.5 Projektiin liittyvä dokumentointi JulkICTLab palvelut ovat löydettävissä osoitteessa: www.julkictlab.fi. Samassa osoitteessa säilytetään myös tiedotteet, kehitysprojektien kuvaukset ja muu asiakasdokumentaatio. JulkICT Labin hallinnollinen dokumentaatio säilytetään osoitteessa: wiki.julkict.fi/julkict/avoindata/julkict-lab/ Projektin työdokumentaatio säilytetään Jirassa (https://jira.csc.fi/browse/jul) joka vaatii tunnukset. 2.6 Projektin viestintä JulkICTLab- projektin viestinnässä käytettävä kieli on suomi. Esitysmateriaalit tuotetaan tarvittavilta osin myös englanniksi. JulkICTLabin ensisijaisena viestintä- ja julkaisukanavana käytetään www.julkictlab.fi sivustoa, josta löytyvät myös englannin- ja ruotsinkieliset osiot. JulkICTLab ei virallisesti viesti hankkeesta sosiaalisessa mediassa, sillä hankkeessa työskentely ei voi perustua esim. Facebookiin kirjautumiseen, eikä hankkeeseen osallistuvilta voida edellyttää esim. Facebookin käyttöä työtarkoitukseen, koska se on monille vahvasti yksityiselämään liittyvä ympäristö. Se, että hanke ei viesti virallisesti Facebookissa tai LinkedIn:ssä ei sulje pois, eikä rajoita hankkeesta käytävää keskustelua sosiaalisissa medioissa. Tiedottamisesta ja mediasuhteista vastaa projektipäällikkö ja projektikoordinaattori VM:n toimeksiantojen mukaisesti. Viestinnän tarvitsemista kuluista sovitaan erikseen VM:n kanssa. 2.7 Projektin rajaukset JulkICTLab ei toimi hankinta- tai rahoituskanavana kehittämisprojekteille. Kehittämisympäristöön tuotavilla hankkeilla ja kokeiluilla tulee olla oma rahoitus ja henkilöresurssit. Lab tarjoaa kehittämisympäristön työkaluineen sekä kehittämisprosessin menetelmät ja tuen. JulkICTLabissa toiminta edellyttää avoimuutta. Palvelukokeilut ja kehittäminen toteutetaan pääsääntöisesti avoimella lähdekoodilla ja tuotosten tulee olla dokumentoituja ja vapaasti hyödynnettävissä (esim. EUPL- tai CC-lisenssillä). JulkICTLab on tarkoitettu julkisen hallinnon palvelujen kehittämiseen, joten se on lähtökohtaisesti maksuton julkiselle hallinnolle ja julkisen hallinnon palvelukehittämisprojekteihin osallistuville sidosryhmille. Labin toimintaa voidaan tarvittaessa laajentaa myös yksityisen sektorin käyttöön mutta tämä edellyttää erillistä sopimista resursoinnista ja yksityisten toimijoiden tasapuolisen kohtelun huolellista varmistamista, jotta vältetään mahdolliset markkinahäiriöt. Labissa voidaan valtiovarainministeriön päätöksellä poiketa em. menettelyistä, mikäli se on esim. julkisuuslain salassapitovelvoitteiden näkökulmasta välttämätöntä (Laki viranomaisten toiminnan

julkisuudesta 1999/621) tai yksityisen sektorin palvelukokeilu katsotaan julkisen hallinnon palvelukehittämisen näkökulmasta kriittiseksi 7 (10) 3 Projektin riippuvuudet JulkICTLab on osa hallitusohjelman ja ICT strategian toimeenpanoa ja se toteuttaa ja jalkauttaa julkisen hallinnon palvelujen kehittämisen kannalta keskeistä palveluinnovaatioiden ekosysteemiä. JulkICT- Lab toimii palvelujen kehittämisalustana erityisesti julkisen hallinnon sisäisille palvelukehittämisprojekteille, joten kytkökset ja yhteistyö muiden julkisen hallinnon projektien kanssa tulee huomioida. Julkisen hallinnon palvelujen kehittämisen näkökulmasta keskeinen yhteistyökumppani on kansallinen palveluarkkitehtuuriohjelma, joka sisältää runsaasti palveluihin liittyvää testausta ja pilotointia. Keskeinen kehittämistyön raaka-ainetta tarjoava kanava ovat julkisen hallinnon avautuvat tietovarannot. Jatkossa yhteistyötä tulee tiivistää myös muiden hallinnonalojen kehittämishankkeiden kanssa, joten yhteistyö mm. Valtionhallinnon sähköisen palvelutoiminnan kehittämisryhmän (VATKAUS) kanssa toiminta on keskeinen edellytys onnistumiselle erityisesti Labin jalkautuksen näkökulmasta. JulkICTLab suosittelee avoimen lähdekoodin käyttöä ja avoimen ohjelmistotuotteen hallintamallia kehitysympäristössä tehdyille toteutuksille, joten kytkös kokonaisarkkitehtuurityön ohella kehitettyyn avoimen tuotteen hallintamalliin on ilmeinen. Projekti toteutetaan yhteistyössä julkisen hallinnon ja muun käyttäjäyhteisön kanssa. PROJEKTIN RIIPPUVUUDET Riippuvuus riippuvuuden ja sen perustelun kuvaus Hallitusohjelma Poliittinen tavoite palvelun toteuttamiselle JulkICT-strategia Julkisen hallinnon ICT-toiminnan yleiset tavoitteet Avoimen tiedon ohjelma 2013 2015 Avoimen datan palvelua ohjaavat käytännöt ja säädökset avoindata.fi Avoimen datan kansallinen palvelu Kansallinen palveluarkkitehtuuri Pilotointi- ja testauskohteita JulkICTLabiin (KaPA) Avoimen tuotteen hallintamalli Kehitettyjen komponenttien ja tuotteiden hallinta VATKAUS Yhteistyö ja koordinointi muiden hallinnonalojen kanssa Palvelupaja FORGE Infrastruktuuri ja sen tukipalvelut 4 Projektin vaiheistus ja tehtävät 4.1 Projektin vaiheistus projektiaihion mukaisesti Aikataulu Päävaihe Tehtävät 1Q2015 1Q- 2Q2015 Projektin järjestäytyminen, käynnistys ja vaiheistus Teknisen toteutuksen suunnittelut ja toteutus 1. VM ja CSC käynnistävät projektin 2. Kehittämisresurssien hankinta (sopimus CSC:n kanssa) 3. Jatkokehittämistarpeiden selvitys ja tarvekartoitus ja toteutuksen suunnittelu a. Sidosryhmäkuulemiset 4. JulkICTLabin täydennetyn tukiprosessin suunnittelu ja määrittely a. Palvelukonseptointi ja tuotteistaminen a. Tarpeiden identifiointi ja mm. työkalujen implementointi b. Kehittämisalustan päivitys c. Jatkokehittämistoimenpiteiden toteutus d. Ylläpidon ja jatkuvan palvelun suunnittelu

8 (10) 2Q- 3Q2015 Toimintamenetelmien päivitys ja toteutus a. Prosessien kehittämistarpeiden kartoitus b. Toimintamallin ja prosessien päivitys c. Tuotantovaiheen selvitys ja kehittäminen 4Q2015 Tuotosten pilotointi ja jatkokehittäminen Palvelun ja toimintaprosessin arviointi ja projektin päättäminen a. Toimintamallien jalkauttaminen ja yhtenäistäminen b. Toimintaprosessin ja kehittämisalustan testaus piloteilla c. Jatkuva kehittämissuunnitelman toteutus a. Jatkuvan teknisen palvelun toimintamallin arviointi b. JulkICTLab kehittämisprosessin arviointi c. Ylläpidon organisointi ja palvelun vakiinnuttaminen 4.2 Projektin työsuunnitelma Projektin tehtävät kirjataan Jiraan. Projekti on jaoteltu seuraaviin pääkomponentteihin: Projektin tehtäviä päivitetään ja lisätään joustavasti sekä VM:n ja CSC:n välisissä työpalavereissa ja ohjausryhmän toimesta tehtyjen päätösten mukaisesti, kutenkin vähintään kvartaaleittain. Tehtävien etenemistä seurataan projektin ohjausryhmän toimesta. Projektin tehtävät lisätään erillisinä liitteinä projektisuunnitelmaan. Tehtävät 1Q-2Q2015 on esitetty liitteessä 3.

9 (10) 5 Riskianalyysi ja riskienhallinta Projektin etenemiseen vaikuttavat tekijät ja riskien hallinta. Taulukon T on todennäköisyys ja V on vaikutus (1 hyvin epätodennäköinen/merkitykseltään vähäinen ja 5 erittäin todennäköinen/merkitykseltään hyvin tärkeä). Riski T V T*V*V Vaikutus Korjaava toimenpide Projektin toimeksianto on liian väljä ja tulkinnanvarainen. Käyttäjät/kehittäjät ovat tyytymättömiä JulkICTLabin tarjoamaan kehitysvälineistöön Kehitysprojektien tukemisessa ei päästä yhteisöjen luomisen tai yhteisen kehittämisen tukemisen tasolle. Projektin tavoitteiksi asetettuihin konseptien ja menetelmien mallintamisiin ei päästä kiinni riittävällä tasolla Allekirjoituksia vaativa sopimusprosessi ei palvele 3 3 27 Käyttäjien ennakkoodotukset eivät vastaa projektin toimeksiantoa, palvelun käyttäjämäärä jää vähäiseksi 4 4 64 Palvelu saa huonon maineen ja alhaisen käyttöasteen. Palvelua ei käytetä. 3 5 75 JulkICTLab jää enemmän tekniseksi kokeiluympäristöksi kuin laajempia hyötyjä tuovaksi kehitysympäristöksi. JulkICTLab ei tarjoa kehittäjille lisäarvoa. 3 4 48 Projektin anti jää yksittäisten kokeilujen tuoman hyödyn tasolle, eikä pystytä kehittämään jaettavissa olevia toimintamalleja jotka edistäisivät aidosti palvelukehitystä 3 4 48 Palvelu saa huonoa mainetta ei-kette- Palvelun kuvaus pidetään jatkuvasti ajan tasalla osoitteessa www.julkictlab.fi, ulkoiseen viestintään ja sidosryhmätoimintaan sekä palautteen keruuseen panostetaan enemmän. Projektin ohjausryhmä vastaa projektin kehittämiseen liittyvistä linjauksista, ja projektipäällikkö sekä koordinaattori vastaavat aktiivisesta viestinnästä tehtyjen linjausten mukaisesti. Projektin ohjausryhmän jäsenet tukevat viestintään liittyviä toimenpiteitä omien verkostojensa osalta. Palvelua ja kehittämisvälineistöä sekä näistä viestimistä kehitetään asiakaslähtöisesti. Kerätään käyttäjäpalautetta säännöllisesti, tehdään suunnitelma palvelun ja esim. työkaluvalikoiman kehittämisestä palautteen pohjalta, ja tuodaan se ohjausryhmän hyväksyttäväksi. Keskitytään tukemaan kehitysprojekteja niiden sisällön kautta. Laajennetaan Labin kautta saatavaa asiantuntijatyötä ulottumaan useampiin toimijoihin ja verkostoihin. VM:n verkostojen kautta tuetaan strategisten hankkeiden välistä yhteistyötä käytännön tasolla. Kehitysprojektit velvoitetaan kuvaamaan kehittämänsä konseptit ja mahdollisuuksien mukaan myös toimintatapansa siten että niiden hyödyntäminen yleisellä tasolla on mahdollista. Tätä tuetaan ja ohjeistetaan tarvittaessa Labin toimesta. Projektissa pyritään keskittymään Q3 Q4 prosessien kehittämiseen yhteistyössä sidosryhmien kanssa. Palvelun omistaja priorisoi palvelun riittävän tärkeäksi

aloittavia kehitysprojekteja riittävän nopeasti Kehitysprojekteille ei saada luotua selkeää polkua kokeilusta jatkuvampaan kehittämiseen ja tuotantoon Päätöstä JulkICT- Lab konseptin vakiinnuttamisesta 2015 jälkeen ei linjata tai päätöstä ei saada riittävän aikaisessa vaiheessa. ränä, eivätkä kehittäjät pysty tekemään suunniteltuja palveluita haluamassaan aikataulussa 3 5 75 Kehitysprojektit eivät tule JulkICTLabiin, koska ne joutuvat itse etsimään infrastruktuurin, joka mahdollistaa jatkokehittämisen ja tuotantoon siirtymisen. 4 5 100 Kehittäjät eivät sitoudu käyttämään JulkICTLab ympäristöä sen jatkuvuuden epävarmuuden vuoksi. Kehitysprojektien määrä jää vähäiseksi tai kokeilut jäävät kesken ja Labin toiminta kuihtuu pois allekirjoitusprosessissa. Henkilösidonnaisuudet minimoidaan kaikissa uusien kehitysprojektien aloittamiseen liittyvissä vaiheissa ja Labin tuottamiseen liittyvissä organisaatioissa. Lisäksi määritellään tarvittavat sijaisjärjestelyt. VM:n tahtotila on ratkaisevassa asemassa palvelukehittämisen jatkumon luomisessa. Edetään muutaman kehitysprojektin kautta kokeilusta kehittämis- ja tuotantoympäristölle asetettaviin vaatimusmäärittelyihin ja selvitetään samalla julkisen hallinnon tarpeet. Jatkumon mahdollistavat rahoitusmallit ratkaistaan VM:ssä. Toteutetaan projektin arviointi riittävän ajoissa ennen 2015 loppua, jotta VM:llä on tarvittavat tiedot jatkopäätöksen suunnitteluun ajoissa. Valmistellaan tarvittavat rahoitus-, toiminta- ja sopimusmallit riittävän ajoissa. Projektin ohjausryhmän puheenjohtaja huolehtii, että jatkolinjaukset saadaan riittävän ajoissa. 10 (10) Liite 1. Asettamispäätös VM084:00/2013 JulkICTLab projektin asettamispäätöksen jatkaminen (erillinen dokumentti) Liite 2. Hankintapäätös VM/454/02.07.01/2015 JulkICTLab projektin asiantuntijapalvelut (erillinen dokumentti) Liite 3. Projektin tehtävien listaus (erillinen dokumentti)