MATKAILUALAN TUTKIMUS- JA KOULUTUSINSTITUUTTI JOHTOKUNNAN KOKOUS 1/2011 PÖYTÄKIRJA Aika: 21.1.2011, klo 9.10-11.45 Paikka: MTI, kokoushuone 328 Osallistujat: +Martti Lampela +Jaakko Lehtonen >9.24 +Arto Ylitalo +Mauri Ylä-Kotola -Jaakko Naasko +Hannu Mällinen +Markku Tarvainen asiantuntija +Markku Vieru koollekutsuja 1 Kokouksen avaus Koollekutsuja avasi kokouksen. 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Johtosäännön mukaan kokouskutsu on toimitettava seitsemän vuorokautta ennen kokousta joko sähköisesti tai kirjallisesti. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka. Kokouksen asialista on toimitettava viisi vuorokautta ennen kokousta joko sähköisesti tai kirjallisesti. Kokous on päätösvaltainen silloin, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan lukien vähintään puolet istä on paikalla. Johtosäännön mukaan instituutin johtokunnan muodostavat Lapin yliopiston rehtori, Rovaniemen ammattikorkeakoulun rehtori ja Rovaniemen koulutuskuntayhtymän johtaja, elinkeinoelämän neuvottelukunnan puheenjohtaja sekä instituutin henkilöstön ja opiskelijoiden edustaja. Jokaisella johtokunnan ellä on nimetty henkilökohtainen vara. Johtokunnan päätökset tehdään esittelystä. Johtokunnan esittelijänä toimii instituutin johtaja. Johtokunnassa henkilöstöen toimikausi on kaksi vuotta ja opiskelijaen toimikausi yksi vuosi. Henkilöstö- ja opiskelijayydet ovat kiertäviä osapuolten kesken. Henkilöstön ja opiskelijoiden edustajien nimeämisessä käytetään vuorotteluperiaatetta siten, että henkilöstön ja opiskelijoiden edustajat eivät ole samasta osapuolesta. Henkilöstön ja opiskelijoiden edustajat nimitetään opiskelijajärjestöjen ja henkilöstön esityksestä. Johtokunta voi tarvittaessa kuulla asiantuntijoita ja päättää pysyvien
2 asiantuntijoiden kutsumisesta. Korkeakoulukonsernin johtajalla on oikeus osallistua asiantuntijaenä johtokunnan työskentelyyn. Todetaan läsnäolijat ja päätetään kokouksen laillisuudesta ja päätösvaltaisuudesta. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Kokouksen järjestäytyminen Johtosäännön mukaan johtokunta valitsee keskuudestaan johtokunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Lisäksi johtokunnalle tulee valita pöytäkirjanpitäjä. Valitaan johtokunnan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä. Puheenjohtajaksi valittiin Martti Lampela, varapuheenjohtajaksi Mauri Ylä-Kotola ja pöytäkirjanpitäjäksi Markku Vieru. 4 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Esittelijä jakoi tuoreen esityslistan. Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 5 Varaten valinta Johtosäännön mukaan jokaisella johtokunnan ellä on nimetty henkilökohtainen vara. Johtosäännön mukaan henkilöstö- ja opiskelijayydet ovat kiertäviä osapuolten kesken. Henkilöstön ja opiskelijoiden edustajien nimeämisessä käytetään vuorotteluperiaatetta siten, että henkilöstön ja opiskelijoiden edustajat eivät ole samasta osapuolesta. Henkilöstön ja opiskelijoiden edustajat nimitetään opiskelijajärjestöjen ja henkilöstön esityksestä. Henkilöstö- ja opiskelijajärjestöt ovat nimenneet johtokuntaedustajat ja heidän henkilökohtaiset varaet. Muiden ten osalta varaten nimeäminen puuttuu. Valitaan henkilökohtaiset varaet Martti Lampelalle, Jaakko Lehtoselle, Arto Ylitalolle ja Mauri Ylä-Kotolalle. Martti Lampelan henkilökohtaiseksi varaeksi valittiin Outi Hyry- Honka, Jaakko Lehtosen henkilökohtaiseksi varaeksi valittiin Taneli Kokkila, Arto Ylitalon henkilökohtaiseksi varaeksi valittiin Seppo Hänninen ja Mauri Ylä-Kotolan henkilökohtaiseksi varaeksi valittiin Jukka Mäkelä.
3 6 Kokousasiakirjojen nähtävillä olo Hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi on tarkoituksenmukaista huolehtia tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Esityslistat ja pöytäkirjat ovat saatavilla sähköisessä muodossa korkeakoulukonsernin MOSS-asiakirjojen jakojärjestelmässä, jonne rakennetaan käyttöliittymä. 7 Pysyvien asiantuntijoiden valinta Johtosäännön mukaan johtokunta voi tarvittaessa kuulla asiantuntijoita ja päättää pysyvien asiantuntijoiden kutsumisesta. Kutsutaan Lapin matkailuopiston rehtori johtokunnan pysyväksi asiantuntijaksi. 8 Pöytäkirjan tarkastaminen Johtosäännössä ei ole menettelytapaohjeita pöytäkirjojen tarkastamisesta. Päätetään, että johtokunnan kokousten pöytäkirjat lähetetään sähköpostilla kaikkien johtokunnan ten hyväksyttäväksi, jolloin kokouskohtaisia pöytäkirjantarkastajia ei valita. Jäsenillä on pöytäkirjan lähettämisestä viikko aikaa antaa korjausehdotuksensa pöytäkirjaan ja mikäli kommentteja ei määräajan mentyä umpeen ole tullut, katsotaan pöytäkirja hyväksytyksi. Pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja esittelijä. Markku Vieru poistui kokouksesta kohdan 9 ajaksi esteellisenä asian käsittelyyn. Kokouksen esittelijänä toimi Martti Lampela ja sihteerinä toimi kohdan 9 aikana Markku Tarvainen. 9 Toimenpiteet MTIn johtajan viran täytössä Lapin korkeakoulukonserni haki viiden vuoden määräaikaiseen virkasuhteeseen 1.1.2011 alkaen Matkailualan tutkimus- ja koulutusinstituutin johtajaa. Tehdään kokouksessa. Johtokunnan päätös liitteenä.
4 10 Sopimus ja johtosääntö Lapin korkeakoulukonsernin johtoryhmä ja strategiaryhmä ovat hyväksyneet Matkailualan tutkimus- ja koulutusinstituutin sopimuksen (liite) ja johtosäännön (liite). Sopimus ja johtosääntö on hyväksytty myös Lapin yliopiston ja Rovaniemen ammattikorkeakoulun hallituksissa, sekä viimeisimpänä Rovaniemen koulutuskuntayhtymän hallituksen kokouksessa 19.11.2010. Merkitään tiedoksi. 11 Tulossopimus 2011 Matkailualan tutkimus- ja koulutusinstituutti on sopinut Lapin yliopiston ja Rovaniemen ammattikorkeakoulun kanssa tulossopimuksella instituutin tavoitteista, kehittämistoimista ja resursseista (liite). Sopimus on allekirjoitettu 5.1.2011. Merkitään tiedoksi. Lisäksi sovittiin, i) että laaditaan vuodelle 2011 erillinen Matkailualan tutkimus- ja koulutusinstituutin ja RKK:n välinen tulossopimus Lapin matkailuopiston tavoitteista, kehittämisestä ja resursseista, ja ii) että vuodelle 2012 laaditaan tulossopimus, jossa sovitaan Lapin yliopiston matkailututkimuksen oppiaineen, Rovaniemen ammattikorkeakoulun matkailu-, ravitsemis- ja talousalan sekä Rovaniemen koulutuskuntayhtymän ammatillisen toisen asteen matkailu-, ravitsemis- ja talousalan (Lapin matkailuopiston) tavoitteista, kehittämisestä ja resursseista. 12 Toimintojen organisointi Johtosäännön mukaan instituutin toiminnasta ja johtamisesta vastaavat johtokunta ja johtaja. Instituutilla on kolme sisäistä tulosaluetta: tutkimus, koulutus ja palvelut. Valtakunnallista ja alueellista matkailualan palvelutehtävää varten instituutilla on elinkeinoelämän neuvottelukunta. Tieteellistä tutkimusta ja tutkijakoulutusta varten instituutilla on kansainvälinen tieteellinen neuvottelukunta. Instituutin päätökset tehdään esittelystä. Sisäisten tulosalueiden johtajat esittelevät instituutin johtajalle ja instituutin johtaja esittelee yliopiston rehtorille, ammattikorkeakoulun rehtorille ja kuntayhtymän johtajalle. Toisen asteen koulutukseen liittyvien ammattiosaamisen näyttöjen osalta noudatetaan Rovaniemen koulutuskuntayhtymän hallintosäännön mukaisia menettelyjä. Liitteessä on käytyjen neuvotteluiden pohjalta laadittu esitys MTI:n toimintojen organisoimisesta. Hyväksytään toimintojen organisointi liitteen mukaisesti keskustelussa esitettyjen muutosten mukaisena.
5 13 Yhteiset menot ja niiden jakoperusteet MTI:n vuotuinen talousarvio muodostuu sovitusta osapuolten rahoituksesta sekä täydentävästä rahoituksesta (instituutin omasta maksullisesta palvelutoiminnasta, hankerahoituksesta ja muusta erikseen hankitusta rahoituksesta). MTI:n tulossopimuksessa asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi tarvitaan yhteisten toimintoja johtamiseen ja kehittämiseen. Yhteisten toimintojen määrärahan jakoperusteen päättää johtokunta. Käydyissä neuvotteluissa tarkoituksenmukaisimpana on pidetty mallia, jossa taloushallinto ja raportointi hoidetaan Ramk:n järjestelmien kautta. Yhteisten menojen käyttösuunnitelma vuonna 2011 euroa Johtaminen 104 000 Toimintamenot 19 000 Markkinointiviestintä 30 000 Johtamisen tukipalvelut 20 000 Koneet, laitteet ja ohjelmistot 6 000 Kokouskulut, -palkkiot ja maksut 5 000 Yhteensä 184 000 Palautetaan valmisteluun. 14 Sisäisten tulosalueiden vastuuhenkilöiden valinta Johtosäännön mukaan johtokunnan tehtävänä on valita sisäisten tulosalueiden vastuuhenkilöt. Lapin matkailuopiston käynnistysvaiheen ja uuden johtosäännön soveltamisvaiheen vuoksi tulosaluekohtaiset vastuuhenkilöt on tarkoituksenmukaista nimetään johtokunnassa myöhemmin. Tulosalueiden toimintojen käynnistämiseksi ja toiminnan sujuvuuden turvaamiseksi käynnistysvaiheessa nimetään kuitenkin tulosalueiden toimintaa ja muita keskeisiä toimintoja koordinoivien tiimien puheenjohtajat. Tiimien tehtävänä on koordinoida tulosalueiden toimintoja ja tavoitteiden saavuttamista seuraavasti: Koulutustiimi: Koulutus tulosalue Hanketiimi: Palvelut tulosalue Palvelutiimi: Palvelut tulosalue Tutkimustiimi: Tutkimus tulosalue Nimetään koulutustiimin puheenjohtajaksi Tarja Tammia, hanketiimin puheenjohtajaksi Eila Linna, palvelutiimin puheenjohtajaksi Eero Korhonen ja tutkimustiimin puheenjohtajaksi Seppo Aho. Johtaja nimittää tiimien et puheenjohtajan esityksestä. Tiimien toimikausi on heinäkuun loppuun saakka.
6 15 Toiminta- ja taloussuunnitelma Johtosäännön mukaan MTI:n tulee laatia toiminta- ja taloussuunnitelman (liite). 16 Muut asiat Palautetaan jatkovalmisteluun. Johtokunnan kevään kokousajat. 2-2011: 25.2. klo 14 3-2011: 5.4. klo 14 17 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.45.