Pöytäkirja 4-14 TURUN INSINÖÖRIT TUIKE ry 26.4.2014 TURUN INSINÖÖRIT TUIKE RY:N HALLITUKSEN KOKOUS 4-14 Aika Torstaina 24.4.2014 kello 18.00 Paikka LOUSI ry:n toimisto, Rätiälänkatu 10 G, 20810 TURKU Läsnä / osallistunut: 1-14 2-14 (s-posti) 3-14 4-14 Jani Pelkonen puheenjohtaja x x x x Kari Haajanen varapuheenjohtaja x x Pauli Ares jäsen x x x* x Teppo Ilmanen jäsen x x x x Piia Jansen jäsen x x x Martti Kaurimo jäsen x x x x Sanna Mattila jäsen x x x Niko Putaala jäsen x x x Markku Risku jäsen x x x Joonas Suominen jäsen x x* Taru Tolonen jäsen x Karlo Villa jäsen x x x x Annika Toiviainen opiskelijajäsen x x Jenni Jokinen opiskelijajäsen x Jonna Aaltonen Lousi ry:n pj x* * = poistunut tai saapunut kesken kokousta 1. KOKOUKSEN AVAUS Esitys: Hallituksen puheenjohtaja Jani Pelkonen avaa kokouksen. Päätös: Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18.07. 2. PÄÄTÖSVALTAISUUS Esitys: Todetaan kokous sääntöjen mukaan koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi Päätös: Esityksen mukaan. 3. KOKOUKSEN JÄRJESTÄYTYMINEN Esitys: Valitaan kokouksen puheenjohtajaksi puheenjohtaja Jani Pelkonen ja valitaan kokouksen sihteeriksi Sanna Mattila sekä ääntenlaskijoiksi Pauli Ares ja Markku Risku. Päätös: Esityksen mukaan, mutta valittiin ääntenlaskijaksi Markku Riskun tilalle Martti Kaurimo. 4. TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Esitys: Hyväksytään kokouskutsun asialista kokouksen työjärjestykseksi. Päätös: Esityksen mukaan.
5. EDELLISTEN KOKOUSTEN PÖYTÄKIRJOJEN HYVÄKSYMINEN Esitys: Edellisen kokouksen sihteeri Karlo Villa on ladannut kommenttien perusteella korjatun pöytäkirjan yhdistyksen palvelimelle. Kommenttien perusteella korjattu pöytäkirja kierrätetään kokouksessa. Tehdään tarvittavat päätökset. Päätös: Hyväksyttiin edellisen kokouksen (3-14) pöytäkirja. 6. ILMOITUSASIAT Esitys: 6.1 LOUSI ry:n kevätedustajakokouksen kuulumiset. 6.2 Kuullaan ja merkitään tiedoksi mahdolliset osallistujien ilmoittamat asiat. Päätös: 6.1 Vappuboolit 30.4. Monkey-ravintolassa klo 17-19. Hyväksyttiin vuoden 2013 tilinpäätös ja valittiin edustajakokousedustajiksi Jonna Aaltonen, Heikki Heimonen, Jani Pelkonen ja Veli Tiainen vuosille 2014-2015. 6.2 Ei muita asioita. 7. TALOUS Esitys: Päätös: Kuullaan taloudenhoitaja Pauli Areksen katsaus yhdistyksen talouteen. Tehdään tarvittavat päätökset. Kierrätetään edellisen kuukauden tiliote kokouksessa. 24.4.14 yhdistyksen tilillä oli rahaa 60 172,50. Kierrätetään maaliskuun tiliotteet seuraavassa kokouksessa. 8. MENNEET JA TULEVAT TAPAHTUMAT Esitys: Päätös: Käydään läpi yhdistyksen menneet ja tulevat tapahtumat. Tapahtumakalenteri on liitteessä 1 ja Vuosikello liitteessä 2. Vuosikello löytyy myös palvelimelta kansiosta Muuta. Puheenjohtaja pitää varjokirjanpitoa menoista eli tieto tapahtumien laskuista, osallistujamäärästä ja osallistumismaksusta myös puheenjohtajalle. Menneet: 22.3. Laskettelumatka Himokselle o yht. 43 hlö, alle budjetoidun 300 8.4. Kevätkokous o 22 jäsentä, lisäbudjetti Helsingin matkalle 2 500, kokouksen kulut alle budjetoidun 443 16.4. Viini-ilta + juustoja Tulevat: 10.5. Tuike-GP 7.6 Helsingin reissu. Lisäbudjetti saatu kevätkokoukselta ja neljäs bussi tilataan. 7.8. Emma-teatteri, 70 paikkaa Juoksut: 28.6 Paavo Nurmi sekä 25.10 Kaarinassa. 10 /hlö. Tuike ei vakuuta juoksijoita eikä ilmoittautumismaksua palauteta. Muut mahdolliset päivitykset tuleviin tapahtumiin. Tulevat: -10.5. Tuike GP, 3 paikkaa jäljellä -7.6. Helsingin reissu, kuultiin tilannekatsaus Tepolta, neljäs bussi varattu -7.8. kesäteatteri Naantalin Emmassa, Suomi-Hulluu Touhuu
-Juoksut, Kari hoitaa -Uusien ilta syksyllä, vaihtoehtona Mieletön Turun tulevaisuus Linnateatterissa, asiaa selvitellään -Louhisaari elokuussa, Martti selvittää vielä ajankohtaa Syyskokouksessa on päätetty, että tapahtumanjärjestäjät pääsevät aina ilmaiseksi järjestämiinsä tapahtumiin. Keskusteltiin myös tapahtumien järjestäjien avecien osallistumismaksuista ja päätettiin, että asia käsitellään aina tapahtumakohtaisesti osallistumismaksun yhteydessä. 9. ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄN / HOLVIN PELISÄÄNNÖT Esitys: Teppo Ilmanen on perustanut Holviin Tuikekaupan, jonka jäseneksi jokainen Holviin rekisteröitynyt hallituksen jäsen tai tapahtuman järjestäjä voidaan kutsua. Kaupassa ja siten myös tilillä tehdyistä toimenpiteistä jää aina jälki ja näin toiminnan tekijä voidaan yksilöidä. Tämä mahdollistaa läpinäkyvän toiminnan, mitä edesauttaa pelisäännöistä sopiminen. Kuullaan työryhmän esitys Holvissa olevan Tuikekaupan käytön pelisäännöistä. Päätös: Holvin pelisäännöt pöytäkirjan liitteenä 3. Pääkäyttäjänä toimii Teppo, Jani ja Karlo ovat jäseniä. Sovittiin, että tapahtuman järjestäjä hoitaa aina tilityksen Tuiken Osuuspankin tilille. Tilitystä varten täytyy pyytää viitenumero rahastonhoitajalta. 10. TIEDOTUSVASTAAVAN PUHEENVUORO Esitys: Käsitellään tarjous TUIKEn verkkosivujen päivityksestä. Tehdään tarvittavat päätökset. Päätös: Käytiin läpi Vesan tarjous Tuiken verkkosivujen päivityksestä ja päätettiin hyväksyä tarjous. Nettisivujen päivitys maksaa 1200 + alv 24%. Karlo on lähettänyt Tuiken jäsenien sähköpostiin kevään uutiskirjeen. 11. OPISKELIJOIDEN PUHEENVUORO Esitys: Kuullaan opiskelijoita. Päätös: Ei opiskelijoita paikalla. 12. LOUSI RY:N TILANNEKATSAUS Esitys: Kuullaan katsaus Lousi ry:n asioista ja tulevista tapahtumista Päätös: Ei tiedotettavaa. 13. MUUT ASIAT Esitys: Keskustellaan mahdollisista muista asioista. Päätös: Ei muita asioita. 14. SEURAAVAN KOKOUKSEN AJANKOHDAN SOPIMINEN Esitys: Seuraava hallituksen kokous on aikataulun mukaan sovittu pidettäväksi 5.6.2014 klo 18. Kuullaan ehdotukset paikasta ja tehdään tarvittavat päätökset. Päätös: Puheenjohtaja ilmoittaa myöhemmin kokouspaikan. 15. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Esitys: Puheenjohtaja Jani Pelkonen päättää kokouksen. Päätös: Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.55.
Kokouksen puheenjohtaja Jani Pelkonen Kokouksen sihteeri Sanna Mattila
Liite 1 Tapahtuma Ajankohta Budjetti päivä vastuuhenkilö Hallituksen aloituskokous Jani Pelkonen 800 Hallituksen joulukokous Jani Pelkonen 800 Tuike kevätkokous ti 8.4. Jani Pelkonen 1000 Tuike syyskokous ke 5.11. Jani Pelkonen 1000 Tuike GP kevät Karlo/ Niko 3500 Kurssit/ koulutukset 3.3. 14.6. Teppo 3000 Merkittävin opinnäytetyö -siltatilaisuus Kari 1000 laitesukelluksen peruskoulutus Tuiken uusien jäsenten tilaisuus syksy Karlo 2000 Linnateatteri Alumni- ja silta-ilta Karlo 1000 Koulutusmatka syyskuu Pauli 8000 Pärnu Ekskursiot Liikuntalajikokeilut Kari/ Teppo 2000 2000 Piia selvittää Fazeria Viinien, olueiden tai suklaan maistelu ke 16.4. Kari 1000 Viinille-ravintola Juoksu-tapahtumaan osallistuminen Kari 1750 Kulttuurilajikokeiluja to 7.8. Martti/ Markku 2000 kesäteatteri Toimintaraha 1500 Hallituksen kokoukset ja yleiskokoukset Jani Pelkonen 1500 Kulukorvaukset ja matkakulut 2200 WWW-sivuston ylläpito 1000 Laskettelumatka la 22.3. Jani Pelkonen 2000 Himos Linnanmäki ja teatteri kesäkuu Teppo/ Niko 8500 Kotiseutu tutuksi -matka elokuu Martti 2000 Louhisaari Balettimatka Tallinnaan 14.-16.3. Sanna/ Piia 7000 56550
Liite 2 VUOSIKELLO 2014 Tammikuu päivä vastuuhenkilö Sukellusintro 8.1 & 15.1 Teppo Hallituksen aloituskokous Ke 22.1.14 Jani Pelkonen Helmikuu Maaliskuu Laitesukelluksen peruskoulutus 3.3. - 14.6. Teppo Balettimatka Tallinnaan Pe-Su 14.3.-16.3. Sanna/ Piia Hallitiuksen kokous To 20.3.14 Jani Pelkonen Laskettelumatka Himokselle La 22.3.14 Jani Pelkonen Huhtikuu Tuike kevätkokous Ti 8.4.14 Jani Pelkonen Punaviini- ja juustomaistiaiset Ke 16.4.14 Kari Juoksutapahtuma: Masku Su 13.4.14 Kari Hallitiuksen kokous To 24.4.14 Jani Pelkonen Toukokuu Tuike GP La 10.5.14 Karlo/ Niko Kesäkuu Hallitiuksen kokous To 5.6.14 Jani Pelkonen Helsinki (Lintsi ja teatteri) La 7.6.14 Teppo/ Niko Heinäkuu Elokuu Emma-teatteri: Suomi - Hulluu Touhuu To 7.8.14 Markku / Martti Kotiseutu tutuksi -matka: Louhisaari elokuu Martti Hallitiuksen kokous To 28.8.14 Jani Pelkonen Syyskuu Koulutusmatka: Pärnu To-Su 18.-21.9. Pauli Uudet jäsenet: Linnateatteri syksy Karlo Lokakuu Juoksutapahtuma: Masku La 25.10.14 Kari Hallitiuksen kokous To 9.10.14 Jani Pelkonen Marraskuu Tuike syyskokous Ke 5.11.14 Jani Pelkonen Joulukuu Hallituksen joulukokous To 11.12.14 Jani Pelkonen
Liite 3 TUIKEN HOLVI-TILIN PELISÄÄNNÖT: Holvin TUIKE-kauppaa käytetään vain omilla tunnuksilla eli omia tunnuksia ei luovuteta muille. Tapahtuman järjestäjä luo myytävän tuotteen TUIKE-kauppaan ja tekee linkin TUIKEn verkkosivuilla olevaan tapahtumailmoitukseen, jolloin siirtyminen ilmoittautumaan ja maksamaan on ilmoittautujalle vaivatonta. Tapahtuman järjestäjä seuraa aktiivisesti tapahtumaan tehtyjä ilmoittautumisia. Lähtökohtaisesti ilmoittautumismaksua ei palauteta. Perustelluista syistä maksu voidaan palauttaa huomioiden 0,9 transaktiomaksu. Peruutustilanteessa, jossa jonotuslistalta löytyy uusi osallistuja, luovuttaja ja jonotuslistalta tullut sopivat ilmoittautumismaksusta keskenään tapahtuman järjestäjän avustuksella Tapahtuman järjestäjä tilittää järjestämänsä tapahtuman ilmoittautumismaksut (vähennettynä Holvin kuluilla) viimeistään viikko tapahtuman jälkeen TUIKE ry:n pankkitilille (FI69 5710 0420 2365 80) käyttäen rahastonhoitajalta saamaansa viitettä. Mikäli HOLVI tukee jatkossa ulosmaksamisen rajoittamista, niin silloin ulosmaksuoikeudet vain virallisilla tilinkäyttöoikeuden omaavilla eli PJ:llä ja rahastonhoitajalla.