HANKE Ohjausryhmän kokous 3/06 Paikka: Sosiaalitaito, Seutulantie 3-5 A, Järvenpää Aika: keskiviikko 13.9.2006, kello 9.00-10.40 Paikalla: Poissa: sosiaalijohtaja Maija Gartman, Keravan kaupunki erikoissuunnittelija Petteri Heino, Sosiaalitaito, puheenjohtaja sosiaalityön päällikkö Satu Karppanen, Karkkilan kaupunki johtava sosiaalityöntekijä Virva Juurikkala, Järvenpään kaupunki lehtori Sirpa Kuusisto-Niemi, Kuopion yliopisto erikoissuunnittelija Anna Väinälä, Stakes projektipäällikkö Hannu Hyytinen, sihteeri tutkija Juhani Joutsenlahti, Uudenmaan liitto sosiaalihuollon johtaja Satu Koskela, Hyvinkään kaupunki tutkija Aino Kääriäinen, Kuopion yliopisto seutukehittäjä Göran Sannholm, Hangon kaupunki 1. Kokouksen avaaminen ja aiemman kokousmuistion hyväksyminen Puheenjohtaja Petteri Heino avasi kokouksen. Kokouksen aluksi käytiin läpi hankkeen toisen ohjausryhmän tapaamisen muistio, joka oli jaettu jäsenille etukäteen tutustuttavaksi. Läsnä olevista jäsenistä kukaan ei esittänyt muutoksia, joten ohjausryhmä hyväksyi 2.5.2006 pidetyn kokouksen muistion. Ohjausryhmän kokoonpano muuttui, kun Pirkko Hynysen tilalle Karkkilasta tuli sosiaalityön päällikkö Satu Karppanen. 2. Hankkeen toiminnan esittely Projektipäällikkö esitteli hankkeen tämän hetkistä tilannetta ja toimintaa. Esittelyn lomassa ohjausryhmä kävi keskustelua ja antoi suosituksia työn jatkamista varten. Keski-Uudenmaan sosiaalipäivystyksen dokumentointikäytännöt Sosiaalipäivystyksen ns. tiedonhallinta-työryhmä on viiden kokoontumisen jälkeen saattanut työnsä lähes loppuun. Työryhmä on määritellyt päivystyksen työprosessin, eri prosessin vaiheissa kirjattavan tiedon ja erilaisia työhön liittyviä käytäntöjä. Dokumentoinnista on koottu excel -pohjainen ohjeistus, tilastoseurantalomake ja päivystyksen lomakkeisto, johon kaikki asiakastieto kirjataan. Laadittuja ohjeita ja lomakkeita testataan Järvenpään poliisilaitoksen sosiaalityössä lokakuun ja marraskuun aikana.
Ohjausryhmä tarttui heti aluksi erittäin oleellisen asiaan. Kun asiakastietoja kirjataan paperilomakkeille, syntyy lain mukaan uusi asiakasrekisteri. Kokouksessa sovittiin, että projektipäällikkö selvittää tietosuojavaltuutetun toimistosta, kuinka tässä tapauksessa tulee menetellä. Melko selvältä näyttää, että lomakkeet edellyttävät rekisteriselostetta ja erillistä lupaa. Itse käytäntöjen testaamista pidettiin hieman raskaina. Kokeiluvaiheessa päivystyksentyöntekijät joutuvatkin kirjaamaan työnsä kahteen eri kertaan: asiakastietojärjestelmiin ja paperilomakkeisiin. Ohjausryhmä otti myös kantaa ohjeistuksen sisältöihin ja esitti muutamia korjauksia. Asiakkaan henkilötunnus on otettava mukaan ja päivystysyhteydenoton ajankohdan luokitteluja tulee lisätä (mukaan esim. klo 22-02 välinen luokka), jotta saadaan tarpeeksi tietoa esimerkiksi työvuorojen suunnittelua varten. Myös tieto tapahtumien jakaantumisesta eri viikonpäiville on tärkeä tilastoida samasta syystä. Asiakastapauksen laatua luokiteltaessa olisi kiinnostavaa myös tietää, kuinka paljon päivystykseen tulee asiakkaita toimeentulo-ongelmien vuoksi. Dokumentointiohjeistusta tulisi laajentaa, jotta se palvelisi paremmin esimerkiksi uusien työntekijöiden perehdyttämistä. Projektipäällikkö kertasi, missä vaiheessa sosiaalipäivystyksen tiedonhallinnan tekniset ratkaisut ovat. Seudullisessa yhteiskäytössä oleva asiakastietojärjestelmä tuskin toteutuu korkeiden kustannusten vuoksi. Viitetietojärjestelmän kuntakohtainen hinta saattaa nousta jopa 100 000 euroon saakka. Eräs mahdollisuus on luoda päivystyksen käyttöön oma web-pohjainen asiakastietojärjestelmä. Sen oletettuina etuina ovat edullinen hankintahinta ja keveys. Järjestelmä ei kuitenkaan mahdollistaisi pääsyä kuntien omiin asiakastietoihin. Päivystysyksiköihin tullaan joka tapauksessa hankkimaan erilliset yhteydet jokaisen kunnan sosiaalitoimen asiakastietojärjestelmiin. Projektipäällikkö avustaa Keski- Uudenmaan sosiaalipäivystyksen kehittäminen hankkeen vetäjää Riitta Suonurmea asian järjestämisessä. Ohjausryhmä katsoi, että selvittelyt tulee saattaa loppuun. Hiiden seudun lastensuojelun dokumentointikäytännöt Hiiden seudun lastensuojelun dokumentointikäytäntöjen kehittäminen on edennyt ohjeistuksen kokeiluvaiheeseen. Kevään ja kesän aikana projektipäällikkö kävi yhdessä Sosiaalitaidon Pia Mäkeläisen kanssa haastattelemassa seudun kuntien lastensuojelun työntekijöitä. Haastattelujen perusteella tehtiin yhteenveto lastensuojelun nykytilanteesta: sisällöistä, tietojärjestelmistä ja työkäytännöistä. Nykytilanteen kuvauksen avulla on koostettu ehdotus dokumentoinnin sisällöiksi ja käytännöiksi. Ehdotusta käsitellään 19.9.06 Karkkilan ja Siuntion työntekijöiden yhteistapaamisessa. Kokouksen tarkoituksena on sopia yhteiset käytännöt ja kokeilun käytännön järjestelyistä. Kokeilu toteutetaan syksyn aikana, loka- joulukuussa. Ohjausryhmä keskusteli tavoitteesta projektipäällikön esittelyn jälkeen. Dokumentointisisältöjen määrittelyt ovat tärkeitä, jotta työntekijöille muodostuu yhteinen käsitys dokumentoinnista. Dokumentointiohjeistuksen sisältöjä voi ehkä avata enemmän, nyt sisällöt ovat turhan niukkoja. Samoin mukana olevia tieto-
ja voisi pohtia: olisiko syytä ottaa mukaan ohjeet dokumentoinnin jatkotoimista. Kokouksessa sovittiin, että hanke toimittaa tietoa kokemuksista myös valtakunnallista tietoteknologia-hanketta varten. Osatavoitteeseen liittyy myös sosiaalisen raportoinnin menetelmän kehittäminen. Toistaiseksi sen osalta ei ole edetty hankkeessa eteenpäin. Ohjausryhmä piti menetelmän toteuttamista tärkeänä ja esitti muutamia vaihtoehtoja, mistä raportointi voisi koostua. Järvenpäässä on esimerkiksi lastensuojelutyötä kehitetty kunnianhimoisesti. Kunnan lastensuojelun intensiivityö voisi olla sopiva kehittämiskumppani hankkeelle. Sosiaalisen raportoinnin tulee tuottaa yhteiskunnallisesti vaikuttavaa tietoa. Sen tarkoituksena on tuoda sosiaalinen ulottuvuus osaksi päätöksentekoa. Tapauksesta riippuen raportointi voisi olla erilaisia suhdelukuja ja volyymeja suhteessa kunnan kokonaistilanteeseen ja muihin toimialoihin nähden. Seudullinen sosiaalialan tiedonhallinnan strategiatyö Projektipäällikkö kertasi hankkeen kolmannen osatavoitteen eli seudullisen sosiaalitoimen strategiatyön tämän hetkisen tilanteen. Projektipäällikkö on neuvotellut asiasta Sosiaalitaidon kanssa. Toistaiseksi on päädytty siihen, että tavoitetta ei toteuteta alkuperäisen suunnitelman mukaisesti. Alun perin tarkoituksena oli tehdä esitys seutujen sosiaali- ja terveysjohtajille strategiatyön sisällöstä. Nyt tarkoitus on selvittää nykyinen tietohallintoyhteistyö ja sen tarjoamat mahdollisuudet sosiaalitoimen tiedonhallinnalle. Projektipäällikkö onkin ollut asiasta alustavasti yhteydessä Keski-Uudellemaalle. Ohjausryhmä totesi, että strategiatyön on johdettava toiminnan tarpeista. Tällä hetkellä kuntien tietohallinto ja sosiaalihuollon tiedonhallinta ovat yleensä melko erillään. Ensin mainittu keskittyy kunnan eri toimialojen tiedonhallinnan teknisten ratkaisujen luomiseen, sosiaalihuollossa taas tiedonhallinta painottuu tiedontuotantoon ja sen ongelmien ratkaisuun. Ohjausryhmässä ideoitiin sosiaalisen raportoinnin menetelmästä osa strategiatyötä. Tiedontuotantoon liittyvä tavoite voisi yhdistää kuntien sosiaalihuollon intressit paremmin kuin esim. varsinaiseen tekniseen tietohallintoon liittyvät tavoitteet, johon vaikuttaa kirjava joukko eri tekijöitä ja toimijoita. Hankkeen muut ajankohtaiset asiat ja jatkosuunnitelmat Hanke on mukana Järvenpään sosiaalitoimen suunnittelemassa päivähoidon tiedonhallinnan kehittämisen suunnittelussa. Projektipäällikkö on pyynnöstä selvittänyt toimialan asiakastietojärjestelmien nykytilannetta ja kerännyt tietoa muualla maassa tehdyistä päivähoidon tiedonhallinnan ratkaisuista. Toistaiseksi ei ole tiedossa, toteutuuko varsinainen kehittämistyö vai ei.
Hankkeen jatkosuunnitelmat Sosiaalipäivystyksen dokumentointityö: 2) Käytäntöjen testaaminen poliisin sosiaalityössä loka-joulukuussa 06-16.10. tiedonhallinnan työryhmän tapaaminen, jossa käydään läpi kokemukset testauksen kahdelta ensimmäiseltä viikolta 3) Sosiaalipäivystys-seminaari 23.11.06 Keski-Uudellamaalla - tiedonhallinta eräänä teemana, kokemusten ja tiedon välittäminen seudun työntekijöille 4) Käytäntöjen muokkaaminen kokemusten perusteella, tammi-helmikuu 2007 - käyttöön vuoden 2007 alusta Keski-Uudenmaan sosiaalipäivystysyksiköissä Lastensuojelun dokumentointityö 1) Karkkilan ja Siuntion lastensuojelun työntekijöiden tapaaminen 19.9.06 - testauksen käytännön toteuttamisen ja seurannan sopiminen 2) Käytäntöjen testaaminen, loka-joulukuussa 06 3) Karkkilan ja Siuntion lastensuojelun työntekijöiden työkokous, marraskuu 06 - kokemukset dokumentoinnista ja ohjeistuksista 3) Yhteenveto dokumentoinnin käytäntöjen testauksesta, tammikuu 07 4)Hiiden seudun lastensuojelutyöntekijöiden tapaaminen, tammikuu 07 - kokeilun tuloksista raportointi ja jatko-ohjelman esittely, mahdollinen koulutusosuus dokumentoinnista 8) Kokeilun laajentaminen vuonna 2007 koko seudulle (tai osiin kunnista) Selvitys seudullisesta sosiaalipäivystyksen asiakastietojärjestelmästä 1) Selvitykset valmiina syksyllä 2006 - viitetietojärjestelmä ja web-pohjainen asiakastietojärjestelmä 2) Rahoitusmahdollisuuksien, kustannuksen ja hankinnan tarkempi selvittäminen, lokakuu-joulukuu 2006 Seudullinen sosiaalitoimen tiedonhallinnan strategiatyö 1) Yhteydenotot seutujen (Länsi-Uusimaa, Keski-Uusimaa ja Hiisi) tietohallintotyöryhmiin - mitä yhteistyötä tietohallinnossa on tällä hetkellä meneillään 2) Jatkotyöskentely auki? - valmisteltu esitys siitä, mitä strategiatyöskentely voisi olla ja mihin se tähtäisi/ SOTE-johto - seudullisesta ( tai alueellisesta) työkokouksesta sopiminen - varsinainen alueellinen työkokous vuonna 2007, jossa kootaan yhteen seuduilla työstettyjä asioita 3. Keskustelu hankkeen kehittämistyöstä ja tavoitteista Ohjausryhmän kommentoi ja antoi toimenpide-ehdotuksia projektipäällikön hankkeen toimintaa kertovan esityksen lomassa.
4. Hankkeen arviointi Ajan puutteen vuoksi sovittiin, että ohjausryhmän kokouksessa mukana olleet jäsenet arvioivat hanketta sähköpostitse toimitettavalla lomakkeella. Projektipäällikkö esitteli lyhyesti koosteen toukokuun kokouksessa tehdystä itsearvioinnista. Arvioinnin perusviestinä oli, että hankkeen toiminta on lähtenyt melko lupaavasti käyntiin. Oleellista jäsenten mielestä oli toukokuussa se, että tavoitteita kirkastetaan ja konkretisoidaan jatkuvasti. Valittuja tavoitteita ja toimintatapoja ohjausryhmä piti keväällä oikeina. 5. Muut asiat Ohjausryhmä kokoontuu seuraavan kerran keskiviikkona 22.11. klo 9. Paikka ilmoitetaan myöhemmin. Seuraavassa kokouksessa päätetään vuoden 2007 kokousajoista.